P5 Selos extrajudiciais: Redesenho de processos. Bizagi Process Modeler

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1

P5 Selos extrajudiciais: Redesenho de

processos

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P5ME1 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Informada demanda à Divisão de

Arrecadação do FERMOJU (Almoxarifado/Sala-Cofre)

ORDEM DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES FONTE

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO

1 Acessa o sistema SELOJUD e CPA-ALMOX. Sistema SELOJUD e CPA-ALMOX Funcionários do Almoxarifado do TJCE Disponibilizar o acesso aos funcionários do Almoxarifado para o sistema SELOJUD 2 Identifica a quantidade de selos para aquisição. Sistema SELOJUD

e CPA-ALMOX Funcionários do Almoxarifado do TJCE Qualificar os funcionários do Almoxarifado para operacionalização do sistema SELOJUD. 3 Informa à Divisão de Arrecadação do FERMOJU o

quantitativo e tipo de selos para aquisição.

Sistema CPA-ALMOX Funcionários do Almoxarifado do TJCE Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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5

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Solicitação analisada e Termo de

Referência elaborado (Divisão de Arrecadação do FERMOJU)

1 Acessa o sistema CPA-ALMOX e SELOJUD. Sistema SELOJUD e CPA-ALMOX

Funcionários da Divisão de Arrecadação do

FERMOJU 2 Analisa a informação do quantitativo e tipo de selos. Sistema SELOJUD

e CPA-ALMOX

Funcionários da Divisão de Arrecadação do

FERMOJU 3 Elabora o Termo de Referência da Licitação para

compra de Selos, conforme demanda.

Termo de Referência da Licitação Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU 4 Encaminha o Termo de Referência da Licitação à

Secretaria de Finanças. Termo de Referência da Licitação Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(6)

6

P5ME3 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Analisado o Termo de Referência

da Licitação (Secretaria de Finanças)

1 Recebe o Termo de Referência da Licitação. Termo de Referência da

Licitação

Secretário de Finanças

2 Verifica o quantitativo e tipo de selos descritos no Termo de Referência da Licitação.

Termo de Referência da

Licitação

Secretário de Finanças

3 Encaminha o Termo de Referência da Licitação para a Comissão de Licitação do TJCE.

Termo de Referência da Licitação Secretário de Finanças Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(7)

7

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Informado a não conformidade

(Secretaria de Finanças)

1 Elabora relatório da não conformidade do Termo de Referência da Licitação.

Relatório de não conformidade

Assessor do Secretário de Finanças 2 Disponibiliza o Relatório de não conformidade à Divisão

de Arrecadação do FERMOJU. Relatório de não conformidade Assessor do Secretário de Finanças Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(8)

8

P5ME5 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Termo de Referência da Licitação

elaborado (Secretaria de Finanças)

1 Elabora Termo de Referência da Licitação considerando:

Quantitativo de selos; Tipo de selos; e

Prioridade do certame licitatório.

Termo de Referência da

Licitação

Assessor do Secretário de Finanças

2 Encaminha o Termo de Referência da Licitação para a Comissão de Licitação do TJCE.

Termo de Referência da Licitação Assessor do Secretário de Finanças Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(9)

9

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Elaborado Edital de Licitação

para análise jurídica (Comissão de Licitação)

1 Verifica a descrição do quantitativo e tipos de selos. Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 2 Elabora o Edital de Licitação considerando o

quantitativo e tipo de selos.

Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 3 Encaminha o Edital de Licitação para a Assessoria

Jurídica do TJCE.

Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(10)

10

P5ME7 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Edital de Licitação analisado e

validado (Assessoria Jurídica)

1 Verifica o escopo do Edital de Licitação, conforme legislação vigente.

Edital de Licitação Funcionários da Assessoria Jurídica 2 Aprova o Edital de Licitação. Edital de Licitação Funcionários da

Assessoria Jurídica 3 Encaminha o Edital de Licitação para a Comissão de

Licitação para publicação.

Edital de Licitação Funcionários da Assessoria Jurídica Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(11)

11

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Licitação realizada e vencedor

proclamado (Comissão de Licitação)

1 Realiza a Licitação por meio presencial e/ou eletrônico. Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 2 Proclama o vencedor do certame licitatório. Edital de Licitação Funcionários da

Comissão de Licitação 3 Informa o vencedor do certame licitatório ao Setor de

Contratos e Convênios. Ata da Reunião da Comissão de Licitação do TJCE Funcionários da Comissão de Licitação Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(12)

12

P5ME9 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Contrato elaborado e

disponibilizado para assinatura (Contratos e Convênios)

1 Recebe informação sobre o vencedor do certame licitatório. Edital de Licitação e Ata da Reunião da Comissão de Licitação do TJCE Funcionários do Setor de Contratos e Convênios 2 Elabora o Contrato com base nos termos legais da

licitação.

Contrato Funcionários do Setor de Contratos e

Convênios 3 Disponibiliza o Contrato para assinatura pelo Secretário

Geral e Secretário de Finanças do TJCE.

Contrato Funcionários do Setor de Contratos e Convênios Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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13

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Contrato assinado (Secretaria de

Finanças)

1 Recebe Contrato e analisa o seu conteúdo. Contrato Secretário de Finanças 2 Assina o Contrato e devolve ao Setor de Contratos e

Convênios.

Contrato Secretário de Finanças

Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(14)

14

P5ME11 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS _{SUB-PROCESSO – Assinatura de contrato realizada}

(FORNECEDOR)

1 Recebe o Contrato. Contrato Funcionários do

Fornecedor 2 Analisa as informações conforme Edital de Licitação. Edital de Licitação Funcionários do

Fornecedor 3 Assina o Contrato e devolve-o para o Setor de

Contratos e Convênios. Contrato Funcionários do Fornecedor Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(15)

15

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS _{SUB-PROCESSO – Contrato lançado no sistema}

(Contratos e Convênios)

1 Recebe o Contrato assinado pelo Fornecedor. Contrato Funcionários do Setor de Contratos e

Convênios 2 Cadastra o fornecedor nos sistemas S2GPR (SEFAZ) e

SGF. _{S2GPR e SGF} Funcionários do Setor de Contratos e Convênios Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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16

P5ME13 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS _{SUB-PROCESSO – Nota de Empenho, adoção e}

reserva orçamentária elaborados (DEOF do FERMOJU)

1 Elabora a Nota de Empenho especificando a última numeração do tipo de selo demandado.

Nota de Empenho Funcionários do DEOF

do FERMOJU Empenho a última Inserir na Nota de numeração do tipo de selo. 2 Encaminha a Nota de Empenho ao Fornecedor.

Nota de Empenho Funcionários do DEOF _{do FERMOJU} 3 Realiza a adoção e reserva orçamentária, conforme

valores constantes na Nota de Empenho Nota de Empenho

Funcionários do DEOF do FERMOJU Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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17

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS _{SUB-PROCESSO – Selos confeccionados e}

encaminhados ao TJCE (FORNECEDOR)

1 Recebe Nota de Empenho.

Nota de Empenho Funcionários do Fornecedor 2 Analisa o tipo, quantitativo e sequência numérica dos

selos. Nota de Empenho

Funcionários do Fornecedor 3 Realiza a confecção dos selos

Nota de Empenho Funcionários do _Fornecedor 4 Encaminha os selos confeccionados ao TJCE,

juntamente com o respectivo DANF-e. DANF-e

Funcionários do Fornecedor Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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P5ME15 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Conferência, lançamento dos

selos realizados nos sistemas e fornecedor informado (Almoxarifado/Sala-cofre)

1 Realiza a conferência dos volumes, conforme

especificação nas embalagens e nas notas de simples remessa. Notas de Simples Remessa Funcionários do Almoxarifado Designar procedimento de conferência ao Almoxarifado. 2 Lança no sistema CPA-Almox e SELOJUD o

quantitativo e a numeração inicial e final para cada tipo de selo. Nota de Simples Remessa Funcionários do Almoxarifado SETIN deve disponibilizar acesso ao Sistema SELOJUD. 3 Realiza a separação por tipo de selos, conforme Nota

de Simples Remessa..

Nota de Simples Remessa

Funcionários do Almoxarifado 4 Designa selos para armazenamento em sala-cofre no

Arquivo do TJCE, por tipo de selo.

Nota Fiscal do

Fornecedor Funcionários do _Almoxarifado _{PVC adequados;} Providenciar palets de Adequar a climatização e acessibilidade da sala cofre. Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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19

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Documentos analisados (DEOF

do FERMOJU)

1 Recebe do Fornecedor os documentos (certidões negativas e Nota Fiscal de Serviços) exigidos para pagamento.

CND’s e Nota Fiscal

Funcionários do DEOF

do FERMOJU com a descrição de todos Elaborar check-list os documentos.

2 Analisa a conformidade dos documentos. CND’s e Nota Fiscal

Funcionários do DEOF do FERMOJU

Implantar o uso do check-list.

3 Autoriza o pagamento ao Fornecedor. Nota Fiscal Funcionários do DEOF do FERMOJU Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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20

P5ME17 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Pagamento realizado (DEOF do

FERMOJU)

1 Verifica as informações contidas no check-list. Check-list Funcionários do DEOF do FERMOJU 2 Verifica a disponibilidade de recurso a partir da reserva

orçamentária.

SGF Funcionários do DEOF do FERMOJU

3 Realiza o pagamento. S2GPR e SGF Funcionários do DEOF

do FERMOJU Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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21

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Fornecedor comunicado (DEOF

do FERMOJU)

1 Verifica a não conformidade nos documentos disponibilizados para pagamento.

Funcionários do DEOF do FERMOJU 2 Informa ao Fornecedor o tipo de não conformidade. CND’s e Nota

Fiscal Funcionários do DEOF do FERMOJU Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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22

P5ME19 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Correção e Emissão de

documentos realizados (FORNECEDOR)

1 Verifica os documentos não conformes para pagamento.

Funcionários do Fornecedor 2 Emite documentos necessários para o pagamento. CND’s e Nota

Fiscal

Funcionários do Fornecedor 3 Encaminha ao DEOF do FERMOJU os documentos

corrigidos para pagamento.

CND’s e Nota Fiscal Funcionários do Fornecedor Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(23)

23

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Selos disponíveis para retirada

(Almoxarifado/Sala-cofre)

1 Armazena os selos por tipo. Nota Fiscal do

fornecedor

Funcionários do Almoxarifado

Substituição dos atuais

palets por palets de fibra 2 Disponibiliza os selos para retirada, conforme

demanda. CPA-Almox e SELOJUD Funcionários do Almoxarifado Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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24

P5ME21 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Monitoramento de selos realizado

(Almoxarifado)

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO 1 Consulta nos sistemas CPA-Almox e SELOJUD as

entradas e saídas por tipo de selo.

CPA-Almox e SELOJUD

Funcionários do

Almoxarifado para acesso ao sistema Elaborar procedimento SELOJUD.

2 Informa o quantitativo e tipo de selos à Divisão de Arrecadação do FERMOJU. CPA-Almox e SELOJUD Funcionários do Almoxarifado Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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25

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Demanda de Selos analisada (DIV.

ARRECADAÇÃO DO FERMOJU)

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO 1 Recebe a solicitação de demanda de selos (tipo e

quantitativo)

SELOJUD Funcionários da Divisão de Arrecadação do

FERMOJU 2 Analisa a disponibilidade do quantitativo e tipo de selos

em estoque, conforme solicitação de demanda.

CPA-Almox Funcionários da Divisão de Arrecadação do

FERMOJU

Analisar o histórico de pedidos (quantidade e tipo) dos cartórios no sistema SELOJUD.

3 Autoriza a retirada dos selos, conforme solicitação. CPA-Almox Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Designar ao Almoxarifado do TJCE a responsabilidade pela entrega física dos selos.

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P5ME23 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Cartório comunicado sobre demanda

não autorizada (DIV. ARRECADAÇÃO DO FERMOJU)

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO 1 Verifica as não conformidades na solicitação.

SELOJUD Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Elaborar instrumento formal de comunicação via web sobre demanda não autorizada.

2 Contacta o Cartório e solicita a checagem (correção) das não conformidades.

SELOJUD Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

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27

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Solicitação analisada e pendência

regularizada (Cartórios)

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO 1 Verifica no sistema SELOJUD as irregularidades

apontadas pela Divisão de Arrecadação do FERMOJU. SELOJUD

Funcionários dos Cartórios 2 Executa os ajustes/alterações necessárias.

SELOJUD Funcionários dos Cartórios 3 Encaminha a solicitação de demanda de selos à

Divisão de Arrecadação do FERMOJU. SELOJUD

Funcionários dos Cartórios Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

(28)

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P5ME25 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO

SELOS EXTRAJUDICIAIS – FERMOJU

PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Selos separados e lançamento no

sistema realizado (Almoxarifado)

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO 1 Verifica o quantitativo e tipo de selo, conforme demanda

solicitada pelo(s) cartório(s). SELOJUD

Funcionários do Almoxarifado 2 Separa fisicamente os selos por tipo e quantidade.

SELOJUD Funcionários do Almoxarifado 3 Insere os selos nos envelopes padronizados do TJCE.

N.A. Funcionários do Almoxarifado 3 Lança a saída dos selos no sistema CPA-Almox.

CPA-Almox Funcionários do Almoxarifado 4 Identifica a forma de retirada por parte do solicitante:

CORREIOS: Acessa o sistema SIGEP para realizar lançamento da remessa; Gera relatório (Vale postal, etiqueta de SEDEX e selo de SEDEX); Encaminha Relatório de Remessa e o envelope dos selos ao Setor de Malotes do TJCE.

Balcão: Emite nota de entrega protocolada.

SELOJUD SIGEP

Funcionários dos

Cartórios Almoxarifado a atribuição Designar ao de entrega física de selos.

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PROCESSO: SELOS EXTRAJUDICIAIS SUB-PROCESSO – Selos despachados (Setor de Malotes)

INFORMAÇÃO CARGO EXECUTOR MELHORIA - SUGESTÃO 1 Recebe o(s) envelope(s) do(s) selo(s) e o Relatório de

Remessa.

Relatório de Remessa

Funcionários do Setor de Malotes 2 Efetua o despacho aos CORREIOS. Relatório de

Remessa Funcionários do Setor de Malotes Especialista da SEPLAG/TJCE ____/____/____ Facilitador do IAG ____/____/____ Coordenador da SEPLAG/TJCE ____/____/____

P5 Selos extrajudiciais: Redesenho de processos. Bizagi Process Modeler