REGULAMENTO DA SUPERVISÃO DOS SERVIÇOS
ADMINISTRATIVOS, FINANCEIROS,TÉCNICOS E
ACADÉMICOS DO INSTITUTO SUPERIOR TÉCNICO NO
CAMPUS
DO TAGUSPARK
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ÍNDICE
CAPÍTULO I – Disposições Gerais CAPÍTULO II – Da Organização Interna CAPÍTULO III – Das Competências CAPÍTULO IV – Do Director-Adjunto CAPÍTULO V – Das Unidades Operativas
Secção I – Área Financeira
Secção II – Área Académica e de Pessoal Secção III – Área Técnica
REGULAMENTO DA SUPERVISÃO DOS SERVIÇOS
ADMINISTRATIVOS, TÉCNICOS E ACADÉMICOS DO IST NO
CAMPUS DO TAGUSPARK
O presente regulamento explicita as competências, responsabilidades e funcionamento da Supervisão dos Serviços Administrativos, Técnicos e Académicos do IST no
Campus do Taguspark.
CAPÍTULO I Disposições gerais
Artigo 1.º
Natureza
A Supervisão dos Serviços Administrativos, Técnicos e Académicos do IST no Campus do Taguspark é o serviço que dirige as actividades administrativas, financeiras, técnicas e académicas do IST no Campus do Taguspark, de acordo com a estratégia e directrizes emanadas dos órgãos de gestão do IST.
Artigo 2.º
Atribuições
À Supervisão dos Serviços Administrativos, Técnicos e Académicos do IST no Campus do Taguspark compete assegurar as actividades administrativas, financeiras, patrimoniais, de gestão de recursos humanos e académicos que se realizam no Campus do IST no Taguspark.
CAPÍTULO II Organização Interna
Artigo 3.º
Organização
1- Este serviço, dirigido por um Director-Adjunto, organiza-se em Áreas. 2- O organigrama correspondente apresenta-se no Anexo I.
Artigo 4.º
Funcionamento
A estrutura da Supervisão dos Serviços Administrativos, Técnicos e Académicos do IST no Campus do Taguspark é composta por Áreas que tendem a responder a necessidades permanentes.
CAPÍTULO III Das Competências
Artigo 5.º
Competências do Director Adjunto para o Campus do IST no Taguspark
1 - Ao Director-Adjunto para o Campus do IST no Taguspark compete exercer as competências que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, coordenar os trabalhos dos Coordenadores de Área e zelar pelo funcionamento e dinamização dos serviços do Campus do IST no Taguspark, nomeadamente:
a) Elaborar e submeter à aprovação dos órgãos do IST competentes planos anuais e plurianuais de actividades para o Campus do IST no Taguspark, com identificação dos objectivos a atingir,
b) Assegurar, controlar e avaliar a execução dos planos de actividades e a concretização dos objectivos propostos;
c) Elaborar e submeter à aprovação dos órgãos do IST competentes, projectos de orçamento de funcionamento e de investimento para o Campus do IST no Taguspark, tendo em conta os planos de actividade e os programas aprovados;
d) Executar o orçamento de acordo com uma rigorosa gestão dos recursos disponíveis, adoptando as medidas necessárias à correcção de eventuais desvios ou propondo as que ultrapassem a sua competência;
e) Elaborar e submeter à aprovação dos órgãos do IST competentes, relatórios de actividades com indicação dos resultados atingidos face aos objectivos definidos;
f) Praticar todos os actos necessários ao normal funcionamento do Campus do IST no Taguspark, no âmbito da gestão dos recursos humanos, financeiros, materiais e patrimoniais;
g) Assegurar as condições necessárias ao exercício do controlo financeiro e orçamental pelos órgãos do IST competentes;
h) Autorizar a realização de despesas públicas, dentro dos limites estabelecidos pelo Presidente do IST, sob proposta do Presidente Adjunto para os Assuntos Administrativos;
i) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido nos Serviços e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação de serviços, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
j) Cooperar, comunicar e concertar com o Director Executivo e com o membro docente do Conselho Directivo designado para a Supervisão dos Serviços Académicos em todas e quaisquer matérias que sejam da competência destes;
k) Promover a utilização racional das instalações, bem como a sua manutenção e conservação;
l) Propor aos órgãos do IST competentes a prática dos actos de gestão para os quais não tenha competência, assim como as medidas que considere mais aconselháveis para se atingirem os objectivos e metas consagrados;
m) Organizar os Serviços do IST no Campus do Taguspark, propondo ao Conselho Directivo a criação, modificação ou extinção de unidades operativas e as regras necessárias ao seu funcionamento, articulação e, quando existam, formas de partilha de funções comuns;
n) Promover, em concertação com os Coordenadores de Área, o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários dos Serviços, proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respectivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade dos serviços a prestar;
o) Em concertação com os Coordenadores de Área, divulgar junto dos funcionários dos Serviços os documentos internos e as normas de procedimento a adoptar, bem como debater e esclarecer as acções a desenvolver para cumprimento dos objectivos, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários; p) Proceder de forma objectiva à avaliação dos Coordenadores de Área, em
função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objectivos e no espírito de equipa;
q) Identificar, em concertação com os Coordenadores de Área, as necessidades de formação específica dos funcionários dos Serviços e propor a frequência das acções de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;
r) Proceder ao controlo efectivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários dos Serviços, em concertação com os Coordenadores de Área;
s) Velar pela existência de condições de saúde, higiene e segurança no trabalho no Campus do IST no Taguspark, garantindo, designadamente, a avaliação e registo actualizado dos factores de risco, planificação e orçamentação das acções conducentes ao seu efectivo controlo;
t) Gerir de forma eficaz e eficiente a utilização, manutenção e conservação dos equipamentos afectos ao Campus do IST no Taguspark.
u) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados nos Serviços, excepto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.
2 - Dentro das limitações legais e com exclusão da autorização de despesas, o Director-Adjunto para o Campus do IST no Taguspark poderá delegar competências em outros membros da Comissão de Gestão do Campus do IST do Taguspark.
Artigo 6.º
Competências dos Coordenadores de Área
Os Coordenadores da Área exercem as competências previstas em lei para Chefes de Divisão e ainda as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, coordenar os trabalhos e zelar pelo funcionamento e dinamização da Área, nomeadamente:
a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na Área e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação de serviços, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
b) Promover o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários da Área, proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respectivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade dos serviços a prestar;
c) Divulgar junto dos funcionários da Área os documentos internos e as normas de procedimento a adoptar, bem como debater e esclarecer as acções a desenvolver para cumprimento dos objectivos, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários; d) Proceder de forma objectiva à avaliação dos funcionários da Área, em
função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objectivos e no espírito de equipa;
e) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da Área e propor a frequência das acções de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;
f) Proceder ao controlo efectivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da Área;
g) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na Área, excepto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados;
CAPÍTULO IV Do Director Adjunto
Artigo 7.º
O Director Adjunto
1 - O Director-Adjunto é nos termos do n.º1 do artigo n.º40 dos Estatutos do IST nomeado pelo Conselho Directivo, sob proposta do Presidente do IST.
2 - O Director-Adjunto é substituído nas suas faltas e impedimentos por um dos dois docentes eleitos como membros da Comissão de Gestão do Campus do IST no Taguspark, conforme o n.º 1 alínea b) do artigo 41 dos Estatutos do IST. A nomeação deste substituto é feita pelo Conselho Directivo sob proposta do Director-Adjunto.
CAPÍTULO V Das Unidades Operativas
SECÇÃO I
Área Financeira do Campus do IST no Taguspark
Artigo 8.º
Domínio e Composição
A Área Financeira do Campus do IST no Taguspark exerce as suas atribuições nos domínios da gestão financeira, respeitando as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticos, garantindo a sua regulamentação e aplicação sendo ainda responsável pela gestão orçamental, patrimonial e de economato assegurando os procedimentos administrativos e o expediente necessário, em total cooperação, concertação e comunicação com a Direcção Executiva do IST. Em particular, a Área Financeira seguirá os procedimentos que forem definidos pelo Director da Direcção Financeira do IST.
Artigo 9.º
Coordenação
1 – A Área Financeira é dirigida por um Coordenador, sempre que possível equiparado para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um técnico superior e reporta hierarquicamente ao Director-Adjunto do Campus do IST no Taguspark.
2 – A nomeação do Coordenador é feita por despacho do Conselho Directivo do IST, após proposta do Director-Adjunto do Campus do IST no Taguspark e ouvido o Director-Executivo, na sequência de processo legal de recrutamento, sempre que necessário.
Artigo 10.º
Competências da Área Financeira
1. Compete à Área Financeira do Campus do IST no Taguspark, o seguinte: 1.1. No que concerne ao Orçamento:
a) Preparar e elaborar a componente referente ao Campus do IST no Taguspark do orçamento ordinário e dos necessários orçamentos suplementares e acompanhar os processos de alteração orçamental levados a cabo pelo Núcleo de Gestão Orçamental do IST, designadamente de reforço e transferência de verbas;
b) Acompanhar e garantir a execução financeira do orçamento afecto à operação do Campus do IST no Taguspark;
c) Apoiar quando necessário o Núcleo de Gestão Orçamental do IST, na realização de todos os procedimentos em conformidade com o definido legalmente no que concerne, ao Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central (PIDDAC);
d) Cumprir todas as circulares e prazos definidos pela Direcção Geral do Orçamento (DGO), assim como todas as imposições fiscais e o descrito no Plano Oficial de Contabilidade para o sector da educação;
e) Apresentar balancetes mensais e outros indicadores de gestão que lhe forem determinados;
f) Cumprir todos os procedimentos e prazos definidos pelos Director Executivo g) Estabelecer uma gestão financeira adequada às necessidades do Campus do
IST no Taguspark.
1.2. No que concerne à Contabilidade:
a) Executar a contabilidade orçamental e patrimonial, independentemente da fonte de financiamento, de acordo com as regras orçamentais e os princípios contabilísticos do Plano Oficial de Contabilidade para o sector da educação; b) Assegurar o cumprimento das normas de contabilidade pública orçamental e
patrimonial para o sector da educação e garantir a sua regulamentação e aplicação em estreita articulação com a Direcção Financeira do IST;
c) Adoptar os critérios definidos em concertação com a Direcção Financeira do IST, para a contabilização das receitas e despesas e proceder ao seu registo; d) Receber e conferir as propostas de despesa apresentadas pelos diferentes
serviços do Campus do IST no Taguspark, procedendo à respectiva cabimentação;
e) Receber os processos de despesa devidamente conferidos e proceder ao registo da obrigação;
f) Verificar todos os processo de despesas quanto à sua elegibilidade e legalidade;
g) Receber facturas e documentos de fundo de maneio, devidamente conferidos, e proceder ao registo da obrigação;
h) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar, depois da verificação de cabimento financeiro, emitindo autorizações de pagamento; i) Enviar à tesouraria para pagamento, as ordens de pagamento devidamente
autorizadas;
j) Contabilização/imputação de custos/proveitos internos; k) Proceder mensalmente às reconciliações bancárias;
l) Proceder à emissão de facturas e documentos equivalentes e sua contabilização;
m) Controlar o recebimento das facturas emitidas produzindo mensalmente relatório a enviar ao Director Adjunto, após verificação do coordenador de área;
o) Controlar contas correntes com diversas entidades, fornecedores, serviços, estudantes e outros devedores, procedendo a conciliações periódicas e à verificação dos prazos de pagamento e recebimento, de forma a garantir o cumprimento das previsões de tesouraria, bem como a verificação dos movimentos contabilísticos;
p) Elaborar e sistematizar dados e informações necessários a previsões financeiras;
q) Efectuar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas; r) Apresentar balancetes mensais e outros indicadores de gestão que lhe forem
determinados, para controlo interno;
s) Proceder ao arquivo organizado de processos de natureza financeira;
t) Arquivar toda a documentação comprovativa das receitas e despesas dos projectos;
u) Apurar mensalmente os montantes de taxas, impostos e receita a transferir para o Núcleo de Tesouraria do IST no Campus da Alameda, respeitando os prazos por estes definidos.
1.3. No que concerne à Gestão de Projectos:
a) Apoiar a elaboração de candidaturas a novos projectos, nomeadamente na análise do tecto dos contratos e dos “consortium agreement”, assim como dos respectivos orçamentos;
b) Envio de contratos para o Núcleo de Apoio a Contratos e Auditoria de Projectos do IST para análise e posterior assinatura pelo Presidente do IST ou pelo Presidente-Adjunto para os Assuntos Administrativos;
c) Fazer a abertura de novos projectos no sistema informático, com exepção dos projectos europeus que deverão ser abertos no Núcleo de Apoio a Contratos e Auditoria de Projectos do IST;
d) Acompanhar a gestão económico-financeira dos projectos/financiamentos e garantir a execução financeira do orçamento na aplicação informática no módulo de gestão de projectos;
e) Proceder ao controlo do recebimento e pagamento de overheads; f) Controlar a imputação de despesas relativas a transferências internas;
g) Acompanhar as acções de auditoria dos projectos financiados e elaborar contraditórios às auditorias sempre que necessário;
h) Receber dos serviços adquirentes os processos de despesa, devidamente organizados e completados;
i) Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e legalidade;
j) Elaborar as autorizações de despesa, depois da verificação de cabimento financeiro e envio para a contabilidade do Taguspark;
k) Solicitar à contabilidade a emissão de facturas;
l) Preparar e acompanhar a execução dos relatórios financeiros de projectos, dos protocolos, e contratos programa no âmbito de entidades financiadoras, e assegurar a respectiva organização dos dossiers de projecto.
m) Arquivar toda a documentação comprovativa;
n) Preparar e manter actualizadas análises globais sobre a execução de projectos;
o) Apurar os valores a transferir para os membros dos consórcios de projectos liderados pelo IST.
1.4. No que concerne à Tesouraria:
a) Arrecadar e contabilizar todos os recebimentos e pagamentos; b) Efectuar os pagamentos depois de devidamente autorizados;
c) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;
d) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos nas instituições bancárias; e) Proceder às reposições do fundo de caixa;
f) Controlar e verificar o fundo de maneio;
g) Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos e transferências bancárias;
h) Emitir e controlar os cheques e pedidos de transferências bancárias;
i) Acompanhar diariamente o movimento de valores e comprovar os saldos de cada uma das contas bancárias;
j) Elaborar listas dos cheques em movimento;
k) Comunicar aos interessados as datas de pagamento e elaborar o expediente geral relacionado com o seu funcionamento normal;
l) Manter actualizada a sua escrita, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;
m) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos e cobranças a efectivar;
n) Emissão de vendas a dinheiro, carregamento de cartões de fotocópias, compras de direitos de impressão e envio à contabilidade para sua contabilização;
o) Emissão dos recibos, depois de cobradas as facturas e documentos equivalentes e sua contabilização;
p) Proceder à venda de senhas de refeição dos SASUTL aos alunos do Campus do IST no Taguspark sempre que o sistema de venda automático não se encontrar em funcionamento, mantendo actualizados todos os movimentos; q) Enviar mensalmente à Área Académica e de Pessoal uma listagem com toda
a informação sobre o número e valor de senhas vendidas;
r) Proceder à transferência para os serviços de acção social da SASUTL do montante referente à venda de senhas de refeição;
s) Proceder à transferência para o Núcleo de Tesouraria do IST no Campus Alameda, dos montantes correspondentes a taxas e impostos apurados pela Área Financeira do Campus do IST no Taguspark;
t) Arquivar toda a documentação comprovativa das receitas e despesas; u) Efectuar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas; 1.5. No que concerne ao Economato:
a) Garantir uma gestão eficiente de recursos materiais através de um correcto sistema de controlo de consumos;
b) Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos de todas as unidades;
c) Criar e manter actualizados ficheiros, que permitam realizar um inventário permanente das existências dos bens adstritos;
d) Garantir o estudo do mercado e oferta de bens, materiais e serviços nos casos em que não se encontrem disponíveis no Núcleo de Economato do IST; e) Contactar fornecedores de imobilizado e disponibilizar catálogos; f) Analisar e dar parecer sobre os pedidos formulados pelas unidades;
g) Manter, em coordenação com o Núcleo de Economato do IST, um stock local de itens;
h) Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços necessários ao funcionamento do Campus do IST no Taguspark até ao valor correspondente à delegação de competências, para realização de despesas, no Director-Adjunto do Taguspark, organizando os respectivos processos, em total concertação com o Núcleo de Economato do IST;
i) Fornecer, após verificação de autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou actuação dos serviços, controlando as entregas;
j) Efectuar o controlo de stocks através do registo das entradas e saídas dos artigos de expediente e outros bens e proceder a contagens físicas periódicas; k) Proceder à recepção de bens materiais com entrada em armazém,
assegurando a qualidade e quantidade dos produtos;
l) Efectuar uma gestão material (de armazém), administrativa e económica dos stocks;
m) Remeter para as unidades competentes toda a documentação justificativa das despesas efectuadas;
n) Organizar, mediante autorização dos órgãos competentes, os concursos para aquisição de bens e serviços em colaboração com os serviços aos quais caiba a competência para a gestão e fiscalização dos correspondentes fornecimentos;
o) Cooperar com o Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos do IST nas prospecções de mercado e na elaboração dos processos administrativos de aquisição de bens e serviços necessários às unidades, submetendo-os a decisão superior;
p) Garantir a uniformização dos cadernos de encargos relativos a aquisição de bens e serviços;
q) Assegurar a aquisição directa de bens nas situações em que a urgência e a imprevisão obriguem a recorrer a esse procedimento, nos termos e limites da lei;
r) Promover a efectivação de contratos de seguro, mantendo-os actualizados; s) Elaborar o expediente necessário;
t) Garantir a execução de fotocópias de enunciados de testes e exames nas condições de segurança necessárias.
SECÇÃO II
Área Académica e de Pessoal do Campus do IST no Taguspark
Artigo 11.º
Domínio e Composição
A Área Académica e de Pessoal do Campus do IST no Taguspark exerce as suas atribuições nos domínios da gestão académica, gestão de recursos humanos e acção social, coordenação e controlo dos serviços previstos para a Área, assegura todos os procedimentos administrativos e expediente necessário em total cooperação, concertação e comunicação com a Direcção Executiva do IST e com os membros docentes do Conselho Directivo, designados para a supervisão dos serviços académicos e dos assuntos de pessoal.
Artigo 12.º
Coordenação
1 – A Área Académica e de Pessoal é dirigida por um Coordenador, sempre que possível equiparado para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um técnico superior e reporta hierarquicamente ao Director-Adjunto do Campus do IST no Taguspark.
2 – A nomeação do Coordenador é feita por despacho do Conselho Directivo do IST, após proposta do Director-Adjunto do Campus do IST no Taguspark e ouvido o Director-Executivo, na sequência de processo legal de recrutamento, sempre que necessário.
Artigo 13.º
Competências da Área Académica e de Pessoal
1. Compete à Área Académica e de Pessoal do Campus do IST no Taguspark, o seguinte:
1.1. No que concerne aos assuntos académicos:
a) Colaborar com o membro docente do Conselho Directivo responsável pela supervisão dos Serviços Académicos na definição das políticas gerais da Área.
b) Efectuar o atendimento ao público, nomeadamente aos alunos;
c) Gerir os processos e procedimentos relacionados com cursos de 1º e 2º ciclo; d) Gerir os processos e procedimentos relacionados com cursos de formação
contínua não conducentes a grau académico;
e) Divulgar, organizar e desenvolver todos os procedimentos inerentes à candidatura e funcionamento dos cursos do Campus do IST no Taguspark; f) Organizar e controlar os processos relativos à matrícula, inscrição,
frequência e aproveitamento dos alunos do Campus do IST no Taguspark; g) Instruir todos os processos de propinas nomeadamente no que diz respeito à
sua cobrança;
h) Garantir a cobrança de taxas, emolumentos e demais pagamentos a efectuar por alunos do Campus do IST no Taguspark;
i) Remeter para a Área Financeira do Campus do IST no Taguspark toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas recebidas, nomeadamente os elementos necessários à contabilização das receitas provenientes das actividades desenvolvidas;
j) Proceder à edição, lançamento e arquivo de pautas; k) Gerir os processos associados ao registo académico;
l) Organizar processos de atribuição de equivalência de graus e títulos académicos;
m) Proceder à emissão e entrega de cartas de curso, diplomas, certidões e certificados;
n) Preparar todas as tarefas inerentes à criação, alteração e suspensão de cursos; o) Dar apoio aos processos de elaboração de planos de equivalências e
p) Dar andamento aos processos relativos à definição dos planos curriculares; q) Providenciar sempre que necessário o envio de informações para publicação
em Diário da República;
r) Proceder às notificações de despachos e informação aos alunos; s) Assegurar a elaboração e envio de correspondência;
t) Enviar ao Núcleo respectivo do IST no Campus da Alameda os documentos originais a constar nos processos dos alunos para conveniente Arquivo; u) Efectuar o arquivo do expediente;
v) Proceder ao registo, recepção e envio do expediente. 1.2. No que concerne à Organização Pedagógica:
a) Proceder à organização e gestão dos horários dos diferentes cursos leccionados no Campus do IST no Taguspark em colaboração com a Área Técnica;
b) Proceder à elaboração de mapas de provas de avaliação de conhecimentos em colaboração com a Área Técnica;
c) Fornecer informações aos Coordenadores de Curso, Delegados de Ano e/ou Curso;
d) Colaborar com os serviços adequados na supervisão do processo de inscrição nas turmas.
1.3. No que concerne aos assuntos de Pessoal:
a) Colaborar com o Director Executivo e o membro docente do Conselho Directivo responsável pela supervisão da Área de Pessoal na definição das políticas gerais da Área.
b) Avaliar os processos de promoção e progressão nas carreiras no contexto do Taguspark;
c) Emitir pareceres nos processos de recrutamento e mobilidade interna envolvendo o Taguspark;
d) Emitir parecer nos processos de reconversão e reclassificação profissional envolvendo pessoal do Campus do IST do Taguspark;
e) Realizar o levantamento de necessidades de formação e desenvolvimento profissional do pessoal do Campus do IST no Taguspark;
f) Definir prioridades, elaborar e propor o Plano Anual de Formação para o pessoal do Campus do IST no Taguspark;
g) Proceder à avaliação anual da formação no Campus do IST no Taguspark e do seu impacto e elaborar o respectivo relatório;
h) Colaborar na análise das propostas de reestruturação do quadro de pessoal do IST;
i) Analisar a situação existente no que se refere a remunerações e prémios no
Campus do IST no Taguspark e propor ao Conselho Directivo do IST
políticas a implementar;
j) Prestar apoio técnico aos processos de avaliação do desempenho do pessoal
Campus do IST do Taguspark;
k) Delinear e implementar o estudo de análise e descrição de funções do pessoal colocado no Campus do IST no Taguspark;
l) Colaborar com a Área de Pessoal do IST na definição dos instrumentos de gestão de recursos humanos para utilização nas diversas unidades do IST no Taguspark;
m) Colaborar com a Área de Pessoal do IST na definição dos programas de provas de conhecimentos específicos para concursos de pessoal não docente no Campus do IST no Taguspark;
n) Propor ao Conselho Directivo em cooperação com a Área de Pessoal do IST, as alterações ao quadro de pessoal;
o) Fazer o levantamento do universo de funcionários do Campus do IST no Taguspark em condições de promoção;
p) Recepcionar as candidaturas dos concursos;
q) Prestar apoio e assessoria aos júris de concurso envolvendo pessoal do
Campus do IST no Taguspark;
r) Fornecer informação sobre as acções referentes aos processos de recrutamento e selecção de pessoal para o Campus do IST no Taguspark; s) Organizar os dados referentes ao pessoal do Campus do IST no Taguspark
para o Balanço Social e lista de antiguidade, de acordo com a legislação aplicável;
t) Estabelecer procedimentos que permitam obter a situação de cada docente em relação ao Campus do IST no Taguspark;
v) Organizar e implementar os concursos para atribuição de bolsas de investigação científica e instruir os processos de contratação de bolseiros. w) Instruir os processos relativos às deslocações em serviço, equiparações a
bolseiro e dispensas de serviço para submissão a autorização superior; x) Assegurar o controlo de assiduidade do pessoal e respectivo gozo de
licenças;
y) Informar os processos relativos a licenças;
z) Apoiar o Núcleo de Processos de Pessoal do IST na organização, manutenção e actualização dos processos individuais dos funcionários; aa) Manter actualizada a base de dados de pessoal;
bb) Em tudo o que não for da sua competência, servir de interface entre o pessoal docente e não docente do Campus do IST no Taguspark e os serviços do IST no Campus da Alameda.
1.4. No que concerne ao Apoio Social:
a) Promover o sucesso escolar, nomeadamente através de acções de Divulgação/Ingresso e Acolhimento/Acompanhamento dos alunos, o que inclui o Programa de Mentorado;
b) Promover, em colaboração com o NAPE, a Divulgação do IST e das suas linhas de formação junto dos alunos do ensino secundário, através da organização e acompanhamento de visitas de estudo ao IST (Campus da Alameda e Taguspark), em particular, junto dos potenciais candidatos ao ensino superior;
c) Promover acções do tipo das referidas no ponto anterior, específicas para o
Campus do IST no Taguspark;
d) Promover, com a colaboração do NAPE, a divulgação do Campus do IST no Taguspark e das suas linhas de formação, junto dos alunos do ensino secundário, através da organização e acompanhamento de deslocações a estabelecimentos do ensino secundário, a feiras e mostras de Ciência e Tecnologia, em particular, as orientadas para estudantes;
e) Colaborar com o GCRP (Gabinete de Comunicação e Relações Públicas) na coordenação editorial do Guia dos Cursos e auxiliar o NAPE a promover a distribuição desta brochura em todas as escolas secundárias;
f) Dar apoio aos processos de matrícula, inscrição e colocação dos novos alunos, no Campus do IST no Taguspark, através da disponibilização de Guias do NAPE;
g) Promover, organizar e desenvolver junto dos novos alunos do Campus do IST no Taguspark, nacionais e estrangeiros, todas as actividades inerentes à implementação do Programa de Mentorado;
h) Promover e organizar, em colaboração com os professores coordenadores dos cursos do Campus do IST no Taguspark, o NAPE, o NAMP (Núcleo de Apoio Médico e Psicológico) em interacção com os SASUTL, o acompanhamento de alunos com necessidades especiais;
i) Apoiar o NAPE na coordenação editorial e distribuição, por ano lectivo, da “Agenda do IST”;
j) Promover e desenvolver uma actividade contínua de atendimento e informação personalizada junto de todos os utentes do Campus do IST no Taguspark, em particular da população estudantil;
k) Promover e organizar, em colaboração com outras entidades (Unidades Académicas do IST, AEIST, APIST e outras) um conjunto de actividades extra-curriculares, de âmbito sócio-cultural e desportivo, como complemento da função de integração dos estudantes e com o objectivo de fomentar o convívio entre os novos alunos e todos os outros utentes da Escola em geral e do Campus do IST no Taguspark em particular, incluindo funcionários docentes e não docentes, nomeadamente, nas áreas de cinema, fotografia, teatro, dança e música, artes plásticas, literatura, voluntariado e desporto; l) Promover e incentivar o estabelecimento de protocolos com várias entidades
externas promotoras de actividades sócio-culturais e desportivas, com o objectivo de estabelecer parcerias para o financiamento das actividades extra-curriculares referidas no ponto anterior;
m) Colaborar no recrutamento, selecção e gestão dos recursos humanos, nomeadamente, das equipas de guias, bolseiros, alunos de licenciatura do IST no Campus do IST no Taguspark, no âmbito da implementação do Programa de Mentorado;
n) Organizar, em colaboração com o Núcleo de Alojamentos, os processos de candidatura aos alojamentos do IST, dos estudantes do Campus do IST no Taguspark;
o) Colaborar com o NAMP na promoção de boas condições de vida e de trabalho para os estudantes, docentes e funcionários não docentes do
Campus do IST no Taguspark, de forma a propiciar um ambiente adequado
ao processo de aprendizagem e às actividades de ensino e investigação, nomeadamente, através da disponibilização de apoio médico e psicológico; p) Disponibilizar, em estreita colaboração com o NAMP, a toda a comunidade
do Campus do IST no Taguspark, a prestação de cuidados médicos e de enfermagem;
q) Promover, em estreita colaboração com o NAMP, para todos os utentes do
Campus do IST no Taguspark actividades de aconselhamento psicológico e
psicoterapêutico nas vertentes de intervenção de crise e psicoterapia individual e de grupo;
r) Propor o estabelecimento de tabelas de preços e de horários de atendimento para as diferentes áreas de apoio médico e psicológico;
s) Remeter para a Área Financeira do Campus do IST no Taguspark toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas recebidas, nomeadamente os elementos necessários à contabilização das receitas provenientes das actividades desenvolvidas.
SECÇÃO III
Área Técnica do Campus do IST no Taguspark
Artigo 14.º
Domínio e Composição
A Área Técnica do Campus do IST no Taguspark exerce as suas atribuições nos domínios da gestão técnica e patrimonial, coordenação e controlo dos serviços previstos para a Área, assim como assegurar todos os procedimentos administrativos e expediente necessário em total cooperação, concertação e comunicação com a Direcção Executiva e com a Direcção Técnica do IST.
Artigo 15.º
Coordenação
1 – A Área Técnica do Campus do IST no Taguspark é dirigida por um Coordenador, sempre que possível equiparado para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um técnico superior e reporta hierarquicamente ao Director-Adjunto do Taguspark. 2 – A nomeação do Coordenador é feita por despacho do Conselho Directivo do IST, após proposta do Director-Adjunto do Campus do IST no Taguspark e ouvido o Director-Executivo, na sequência de processo legal de recrutamento, sempre que necessário.
Artigo 16.º
Competências da Área Técnica
1. Compete à Área Técnica do Campus do IST no Taguspark, o seguinte: 1.1. No que concerne ao Apoio Geral:
a) Assegurar a funcionalidade e adequação dos espaços internos e externos do
Campus, de forma a permitir a criação das melhores condições para o
desenvolvimento das actividades de ensino e investigação da Escola;
b) Gerir os espaços, colaborando no planeamento e programação das actividades, permanentes e eventuais, e garantir, em colaboração com outras Áreas, no respeitante à ocupação das salas de aula, e à disponibilidade e bom funcionamento dos equipamentos, a realização de aulas e de outras actividades de ensino e investigação nas melhores condições possíveis; c) Cooperar com o Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde do IST, através da
colaboração na implementação da vigilância dos referidos edifícios e na realização de operações de rotina para solução de eventuais problemas relacionados com a segurança de pessoas e bens, ou de higiene e segurança no trabalho;
d) Garantir, em estreita colaboração com o Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos, o funcionamento adequado de todos os serviços externos contratados (“Outsourcing”);
e) Organizar e gerir todos os chaveiros de todos os espaços referidos;
f) Recepcionar e registar toda a correspondência, distribui-la internamente pelas várias entidades, assim como recolher e expedir a correspondência dos serviços do IST;
g) Analisar e organizar a documentação com um sistema de classificação; h) Efectuar o expediente que lhe seja solicitado pelos serviços do IST, assim
como a organização, manutenção e permanente actualização de um arquivo da Área;
i) Recepcionar, registar e organizar os serviços de transporte;
j) Zelar pela manutenção e conservação das viaturas que estiverem ao seu serviço, nomeadamente através de revisões periódicas;
k) Remeter para os serviços competentes toda a documentação justificativa das despesas, nomeadamente os elementos necessários à cobrança;
l) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização que permita um conhecimento das deslocações efectuadas e/ou a efectuar; m) Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e
quilometragem das viaturas;
n) Garantir e assegurar o serviço de mudanças dentro do Campus do IST no Taguspark e entre este e o Campus do IST na Alameda;
o) Elaborar os processos administrativos de mudanças;
p) Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos;
q) Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e dos bens afectos à respectiva Área;
r) Gerir os sistemas de acesso às fotocopiadoras em regime livre para estudantes, docentes e funcionários mantendo um sistema de controlo de gestão de stocks;
t) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e relatórios anuais;
u) Cooperar com a Área Financeira nas prospecções de mercado e na elaboração dos processos administrativos de aquisição de bens e serviços necessários à unidade, submetendo-os a decisão superior;
v) Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumo de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos.
1.2. No que concerne ao Património:
a) Coordenar a organização das operações de aquisição, alienação, transferências, abates, permutas, valorizações (grandes reparações ou beneficiações), desvalorizações (deterioração ou obsolência), gestão de bens móveis e imóveis em conformidade com o Regulamento de Cadastro e Inventário (CIBE – Cadastro e Inventário dos Bens do Estado) atendendo às regras estabelecidas pelo POCED;
b) Providenciar a inventariação anual do imobilizado, mantendo actualizadas as fichas de imobilizado dos bens móveis e imóveis seguindo as metodologias definidas pelo Núcleo de Património do IST;
c) Efectuar o processo de etiquetagem de bens móveis;
d) Manter um registo específico para bens cedidos a outros organismos, para bens abatidos, furtados, alienados ou em qualquer outra situação específica; e) Manter um registo actualizado com a caracterização física de todos os
imóveis, número de pisos, salas, áreas, ano de construção;
f) Apoiar o Núcleo de Património do IST na elaboração de processos de registo de todos os imóveis na conservatória do registo predial;
g) Apoiar o Núcleo de Património do IST na elaboração de processos de inscrição matricial de todos os imóveis na respectiva repartição de finanças; h) Proceder periodicamente a conferências físicas de bens móveis;
i) Acompanhar a contabilização das imobilizações em curso;
j) Criar regras que permitam manter actualizado o inventário e cadastro de todos os bens móveis e imóveis do Campus do IST no Taguspark;
k) Garantir que todo o imobilizado em estado de uso se encontra afecto aos respectivos centros de custo;
l) Efectuar um controlo rigoroso em todos os processos de alterações patrimoniais;
m) Elaborar e enviar ao Director-Adjunto listas de bens afectos ao Campus do IST no Taguspark, sinistrados, furtados e outros, onde constem a sua identificação, os números de inventário e respectivos valores;
n) Elaborar o expediente necessário.
1.3. No que concerne a Instalações e Equipamentos e no contexto da realização de obras:
a) Promover o desenvolvimento dos espaços físicos do Campus do IST no Taguspark em todas as suas vertentes, nomeadamente, edifícios, espaços exteriores e infra-estruturas em colaboração com o Núcleo de Obras do IST; b) Utilizar os recursos humanos e materiais que lhe estão adstritos, sem
prejuízo do dever de cooperação entre todos os sectores e funcionários dos serviços técnicos, e recurso a terceiros para o fornecimento de serviços e bens e para a execução de obras no Campus do IST no Taguspark;
c) Colaborar com o Núcleo de Obras do IST, na preparação, coordenação e desenvolvimento de acções e instrumentos relativos a obras e a projectos, com especial incidência nas seguintes tarefas:
- Execução de estudos, planos e projectos;
- Organização dos processos necessários à adjudicação de empreitadas ou prestação de serviços;
- Acompanhamento dos trabalhos das equipas projectistas contratadas; - Acompanhamento das empreitadas e fiscalização da obra;
d) Colaborar com o Núcleo de Obras do IST na coordenação e acompanhamento da execução financeira e material do plano de investimentos legalmente instituído, bem como organizar os processos de candidatura às diversas fontes de financiamento estabelecidas;
e) Colaborar com os Núcleos de Obras e de Manutenção na programação e promoção das intervenções de nível médio e profundo em edifícios e infra-estruturas;
f) Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e dos bens afectos à Área;
g) Remeter para a Área Financeira toda a documentação justificativa das despesas efectuadas.
1.4. No que concerne a Instalações e Equipamentos e no contexto do trabalho de manutenção:
a) Promover a manutenção estética e funcional dos espaços físicos do Campus do IST no Taguspark em todas as suas vertentes, nomeadamente, edifícios, espaços exteriores e infra-estruturas;
b) Providenciar para que todos os equipamentos e instalações existentes estejam em boas condições de utilização, nomeadamente executando as reparações e ou beneficiações necessárias e instruindo os utilizadores sobre o manuseamento dos equipamentos e as normas de segurança a cumprir; c) Zelar pela conservação e existência do equipamento, máquinas, ferramentas
e instalações que lhes forem confiadas e manter actualizado um ficheiro de trabalhos executados e a executar e do material, mão-de-obra e acessórios utilizados e a utilizar;
d) Providenciar a existência de um stock mínimo de material e acessórios indispensáveis à execução das reparações e ou beneficiações necessárias em todo o equipamento e instalações existentes no Campus do IST no Taguspark;
e) Preparar, para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior, equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da actividade normal da Área e remetê-1a ao Director-Adjunto para aprovação superior e elaboração do respectivo orçamento;
f) Elaborar os processos administrativos de pequenas obras de conservação e manutenção e de aquisição de bens e serviços necessários aos diversos pedidos solicitados;
g) Identificar, sistematizar e priorizar os elementos necessários à elaboração dos programas de trabalho e remeter para a Área Financeira, toda a documentação justificativa das despesas realizadas;
h) Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e dos bens afectos à manutenção.
1.5. No que concerne a Instalações e Equipamentos e no contexto da Segurança, Higiene e Saúde e em estreita colaboração com o Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde do IST:
a) Zelar pela segurança dos bens, edifícios, pessoas e espaços preparando, coordenando e desenvolvendo acções de planificação de segurança e vigilância;
b) Conceber, estruturar e propor medidas de prevenção e protecção;
c) Implementar e acompanhar a execução de medidas de prevenção e protecção, assegurando a respectiva eficiência e eficácia dos sistemas de prevenção e protecção;
d) Colaborar na elaboração do plano de prevenção do Campus do IST no Taguspark;
e) Colaborar na concepção, estruturação e implementação dos planos de emergência internos referentes ao Campus do IST no Taguspark, nomeadamente os específicos de combate a incêndios, evacuação e primeiros socorros;
f) Identificar e avaliar os riscos para a segurança e saúde no trabalho, identificando os perigos associados às condições de segurança, aos agentes químicos, biológicos e físicos, elaborando os relatórios e respectivos procedimentos a implementar após avaliação, bem como, manter actualizados os resultados das avaliações de riscos relativos aos grupos de funcionários;
g) Acompanhar e organizar os processos administrativos de aquisição de bens e serviços necessários ao bom funcionamento dos espaços físicos do Campus do IST no Taguspark, nas suas vertentes de segurança, higiene e saúde; h) Afixar a sinalização de segurança nos espaços físicos do Campus do IST no
Taguspark, fazer a manutenção do material de combate a incêndios e a sinalização de emergência;
i) Controlar e planificar a manutenção de sistemas de segurança, redes de incêndios e extintores;
j) Conceber e desenvolver, programas de informação e formação sobre prevenção de riscos profissionais;
k) Colaborar com a Área Académica e de Pessoal para promover a elaboração de registos de listas de acidentes de trabalho e listas de baixas por doenças de trabalho e absentismo por motivos de doença profissional;
l) Assegurar a remoção de resíduos banais (RSU) produzidos no Campus do IST no Taguspark e assegurar a remoção de resíduos perigosos;
m) Colaborar com o Conselho Directivo na elaboração do regulamento de acesso ao Parque de Estacionamento do IST no Campus do Taguspark e definir, em harmonia com orientações superiores, os respectivos locais de estacionamento;
n) Colaborar na definição, de acordo com orientações superiores, da elaboração da política de segurança do IST para posterior aprovação e publicação; o) Colaborar na orientação do trabalho dos vigilantes e empresas prestadoras de
serviços de segurança;
p) Remeter para a Área Financeira toda a documentação justificativa das despesas efectuadas;
q) Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e dos bens afectos à Segurança Higiene e Saúde;
r) Elaborar o expediente necessário.
CAPÍTULO IV
Disposições finais e transitórias
Artigo 17.º
Organograma
O Organograma anexo ao presente regulamento tem carácter meramente descritivo das unidades operativas que compõem a Supervisão dos Serviços Administrativos, Técnicos e Académicos do Campus do IST no Taguspark.
Artigo 18.º
Omissões
Em tudo o que não esteja previsto no presente regulamento aplicar-se-ão as normas legais em vigor.
Artigo 19.º
Revogação
São revogadas todas as anteriores disposições que regulem sobre a matéria do presente regulamento.
Artigo 20.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor após a sua aprovação pelo Conselho Directivo do IST.
