4.1 É expressamente proibido o manuseio do sistema de pregão eletrônico por pessoas não treinadas.

(1)

Segurança Eletrônica e de Telecomunicações (DETEL)

Eletrônica e de Telecomunicações (DETEL)

Segurança Institucional (DGSEI)

ATENÇÃO: A cópia impressa a part ATENÇÃO: A cópia impressa a part ATENÇÃO: A cópia impressa a part

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ir da ir da ir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controladaé cópia não controladaé cópia não controladaé cópia não controlada

Base Normativa Base NormativaBase Normativa

Base Normativa Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página: Ato Executivo 2.950/2003

Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 11 de 11de de de 10101010 1

11

1 OBJETIVOOBJETIVO OBJETIVOOBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para instalação de novos Sistemas de Pregão Eletrônico, em prédios do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), bem como de sua respectiva manutenção corretiva.

2 22

2 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIACAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO EVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações, da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DETEL), bem como provê orientações a servidores das demais unidades organizacionais (UO) que tem interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 05/07/2013.

3 33

3 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAIS FUNÇÃO

FUNÇÃO FUNÇÃO

FUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE Diretor do Departamento de

Segurança Eletrônica e de Telecomunicações (DETEL)

• Elaborar o escopo para instalação do sistema, avaliá-lo, acompanhá-lo e mantê-lo.

4 44

4 CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS 4.1

4.14.1

4.1 É expressamente proibido o manuseio do sistema de pregão eletrônico por pessoas não treinadas.

5 55

5 ELABORAR ESCOPO DE IELABORAR ESCOPO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMAELABORAR ESCOPO DE IELABORAR ESCOPO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMANSTALAÇÃO DO SISTEMA DE NSTALAÇÃO DO SISTEMADE DE DE PREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICO PREGÃO ELETRÔNICO 5.1

5.15.1

5.1 Em decorrência de solicitação do interessado, o engenheiro designado do DETEL solicita ao Departamento de Planejamento de Obras, da Diretoria Geral de Engenharia (DGENG/DEPLA), as plantas do local de instalação do sistema de pregão eletrônico.

(2)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 22 de 22de de de 10101010 5.2

5.25.2

5.2 Identifica e registra na planta as áreas relevantes para instalação dos alto-falantes.

5.3 5.35.3

5.3 Realiza reunião com a Direção da Unidade Organizacional (UO), com a finalidade de obter informações sobre os locais de maior relevância.

5.4 5.45.4

5.4 Com base nas informações colhidas, delimita a abrangência do sistema.

5.5 5.55.5

5.5 Encaminha ao Supervisor Técnico a planta com os pontos marcados para instalação.

6 66

6 INSTALAR SISTEMA DE INSTALAR SISTEMA DE PREGÃO ELETRÔNICOINSTALAR SISTEMA DE INSTALAR SISTEMA DE PREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICO 6.1

6.16.1

6.1 O Supervisor Técnico recebe do engenheiro responsável do DETEL a planta com os pontos marcados para a instalação.

6.2 6.26.2

6.2 Agenda a data para vistoria técnica do local.

6.3 6.36.3

6.3 Solicita abertura do FRM-DGSEI-020-01 – Ordem de Serviço de Telecomunicações, para a execução da vistoria técnica.

6.4 6.46.4

6.4 O Técnico de Som comunica à Direção da Unidade Organizacional a data da instalação.

6.5 6.56.5

6.5 O Supervisor Técnico designa equipe técnica para execução do serviço.

6.6 6.66.6

6.6 A equipe técnica se dirige ao Setor de Controle de Materiais e retira o material necessário para instalação do sistema de alarme presencial.

6.6.1 6.6.16.6.1

6.6.1 Anexa Requisição de Materiais e Ferramentas à Ordem de Serviço correspondente.

6.7 6.76.7

6.7 Caso a equipe não tenha conseguido realizar a instalação, registra no FRM-DGSEI-020-01 - Ordem de Serviço de Telecomunicações o motivo técnico e

(3)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 33 de 33de de de 10101010 encaminha ao Supervisor Técnico, que analisa o motivo do impedimento da realização do serviço.

6.7.1 6.7.16.7.1

6.7.1 Caso seja de fácil resolução, viabiliza a execução do serviço e retorna ao item 6.3.

6.7.2 6.7.26.7.2

6.7.2 Caso não seja de fácil resolução, encaminha ao Engenheiro, que reavalia o escopo de instalação.

6.7.3 6.7.36.7.3

6.7.3 Caso seja necessário alterar a planta previamente planejada, comunica o fato à Direção da UO.

6.7.4 6.7.46.7.4

6.7.4 Encaminha planta com alterações ao Supervisor Técnico, que refaz as atividades de acordo com o prescrito a partir do item 6.3.

6.8 6.86.8

6.8 O Técnico de Som registra no FRM-DGSEI-020-01 - Ordem de Serviço de Telecomunicações a realização da instalação nos locais determinados.

6.9 6.96.9

6.9 Comunica à Direção da UO e ao Supervisor Técnico o término do serviço com preenchimento do FRM - DGSEI-020-01 - Ordem de Serviço de Telecomunicações, que posteriormente, recebe o visto da Direção da UO.

6.10 6.106.10

6.10 A equipe técnica devolve o material não utilizado ao Setor de Controle de Materiais, bem como a Requisição de Materiais e Ferramentas e recebe Histórico de Materiais da respectiva Ordem de Serviço, para arquivamento.

6.11 6.116.11

6.11 O Supervisor Técnico realiza testes de vistoria no sistema.

6.12 6.126.12

6.12 Caso identifique alguma irregularidade, retorna ao item 6.3.

6.13 6.136.13

6.13 A Equipe Técnica promove, para um mínimo de três servidores da UO, designados pela Direção, treinamento preparatório para a operação do Sistema de pregão eletrônico.

(4)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 44 de 44de de de 10101010 6.13.1

6.13.16.13.1

6.13.1 Os servidores treinados se responsabilizarão pela correta utilização do sistema de pregão eletrônico, de acordo com o Anexo 4 “Instruções de Uso do Sistema de Pregão por Telefone”.

6.14 6.146.14

6.14 O Supervisor Técnico comunica à Direção do DETEL a conclusão da instalação e do treinamento.

6.15 6.156.15

6.15 A Direção do DETEL, ou seu representante, realiza a entrega da obra à Direção da UO.

7 77

7 REALIZAR MANUTENÇÃO REALIZAR MANUTENÇÃO DO SISTEMA DE REALIZAR MANUTENÇÃO REALIZAR MANUTENÇÃO DO SISTEMA DE DO SISTEMA DE DO SISTEMA DE PREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICO 7.1

7.17.1

7.1 O DETEL recebe, via

e-mail

, ofício e/ou telefone, informação sobre o defeito do sistema.

7.2 7.27.2

7.2 A informação é encaminhada ao Supervisor Técnico para análise e medidas decorrentes a serem tomadas.

7.2.1 7.2.17.2.1

7.2.1 O Supervisor Técnico agenda visita ao local a fim de solucionar os problemas apresentados.

7.2.1.1 7.2.1.17.2.1.1

7.2.1.1 Neste caso, o Supervisor Técnico determina a abertura de FRM-DGSEI-020-01 - Ordem de Serviço de Telecomunicações e designa uma equipe técnica para o reparo do sistema.

7.3 7.37.3

7.3 Anexa o FRM-DGSEI-21-001 – Histórico de Manutenção de Equipamentos à Ordem de Serviço.

7.3.1 7.3.17.3.1

7.3.1 A equipe técnica se dirige ao Setor de Controle de Materiais e retira o material necessário para instalação do sistema de alarme presencial.

7.3.2 7.3.27.3.2

7.3.2 Anexa a Requisição de Materiais e Ferramentas à Ordem de Serviço correspondente.

7.4 7.47.4

(5)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 55 de 55de de de 10101010 7.5

7.57.5

7.5 Preenche a Ordem de Serviço e o FRM-DGSEI-021-01 – Histórico de Manutenção de Equipamentos.

7.7 7.77.7

7.7 Comunica a supervisão o término do serviço com entrega da Ordem de Serviço e do FRM-DGSEI-021-01 – Histórico de Manutenção de Equipamentos para arquivamento.

7.8 7.87.8

7.8 A equipe técnica devolve o material não utilizado ao Setor de Controle de Materiais , bem como a Requisição de Materiais e Ferramentas e recebe Histórico de Entrada e Saída de Materiais e Ferramentas da respectiva Ordem de Serviço, para arquivamento.

8 88

8 GESTÃO DE REGISTROS GESTÃO DE REGISTROS GESTÃO DE REGISTROS GESTÃO DE REGISTROS 8.1

8.18.1

8.1 O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGOCÓDIGOCÓDIGO CCD* CCD* CCD* CCD* RESPON RESPONRESPON RESPON----SÁVEL SÁVEL SÁVEL SÁVEL ARMAZENA ARMAZENAARMAZENA ARMAZENA----MENTO MENTOMENTO MENTO RECUPERA RECUPERARECUPERA RECUPERA----ÇÃO ÇÃOÇÃO

ÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃO RETENÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE CORRENTECORRENTE CORRENTE ----PRAZO PRAZOPRAZO PRAZO DEDEDEDE GUARDA GUARDA GUARDA GUARDA NANANANA UO**) UO**)UO**) UO**) DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO FRM-DGSEI-020-01 (Ordem de Serviço de Telecomunicações )

0-7-5 b DETEL Pasta geka e/ou

arquivo digital Data/n° O.S.

Condições apropriadas 2 anos DGCON/ DEGEA*** Histórico de Manutenção de Equipamentos

0-7-5 b DETEL Pasta Geka Data/UO Condições

apropriadas 2 anos

Eliminação na UO Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional

***DGJUR/DEGEA =Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:

(6)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 66 de 66de de de 10101010 b) DGJUR /DEGEA – procedimentos da RAD-DGCON-002 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos

da DGCON-017 – Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON-021- Gerir Arquivo Permanente;

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

9 99

9 ANEXOSANEXOS ANEXOSANEXOS

• Anexo 1 – Fluxograma do procedimento Elaborar Escopo de Instalação do Sistema de Pregão Eletrônico;

• Anexo 2 - Fluxograma do procedimento Instalar Sistema de Pregão Eletrônico;

• Anexo 3 - Fluxograma Fluxograma do procedimento Realizar Manutenção do Sistema de Pregão Eletrônico.

• Anexo 4 – Instruções de Uso do Sistema de Pregão por Telefone. ==========

(7)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 77 de 77de de de 10101010 ANEXO 1

ANEXO 1 ANEXO 1

ANEXO 1 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTO ELABORAR ESCOPO DE INSTALAÇÃO PROCEDIMENTOELABORAR ESCOPO DE INSTALAÇÃO ELABORAR ESCOPO DE INSTALAÇÃO ELABORAR ESCOPO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMA DE

DO SISTEMA DE DO SISTEMA DE

(8)

ANEXO 2 ANEXO 2

ANEXO 2 ---- FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTO INSTALAR SISTEMA DE PROCEDIMENTOINSTALAR SISTEMA DE INSTALAR SISTEMA DE PREGÃO INSTALAR SISTEMA DE PREGÃO PREGÃO PREGÃO ELETRÔNICO ELETRÔNICO ELETRÔNICO ELETRÔNICO

(9)

ANEXO 3 ANEXO 3

ANEXO 3 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO REALIZAR MANUTENÇÃO DO REALIZAR MANUTENÇÃO DO REALIZAR MANUTENÇÃO DO REALIZAR MANUTENÇÃO DO SISTEMA DE

SISTEMA DE SISTEMA DE

SISTEMA DE PREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICOPREGÃO ELETRÔNICO

(10)

Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGSEIDGSEIDGSEIDGSEI----023023023023 05 050505 10101010 de de de 10de 1010 10 ANEXO ANEXO 4ANEXO ANEXO 44 –4––– INSTRUÇÕINSTRUÇÕINSTRUÇÕINSTRUÇÕES DE USO DO SISTEMA DE PREGÃO POR TELEFONEES DE USO DO SISTEMA DE PREGÃO POR TELEFONEES DE USO DO SISTEMA DE PREGÃO POR TELEFONE ES DE USO DO SISTEMA DE PREGÃO POR TELEFONE

1. Retire o telefone do gancho;

2. Se não for ‘hot line’*, disque o número do ramal;

3. Aguarde o atendimento após o primeiro toque completo;

4. Faça o pregão. Não tenha pressa. Fale normalmente como em uma conversa telefônica comum. (ver texto sugerido);

5. Após fazer o pregão, aguarde até ouvir o sinal de ocupado, pois se o telefone for colocado no gancho antes do sinal de ocupado, este sairá nos alto-falantes causando desconforto às pessoas;

6. Ponha o telefone no gancho.

Sugestões de texto para pregão Sugestões de texto para pregãoSugestões de texto para pregão Sugestões de texto para pregão 1) “ ...xx...(nome da serventia),

Audiência das :...yy...horas, Processo número:...zz...

Autor: fulano de tal, Réu: beltrano de tal,

Sala:..nº..., ...nº andar .

2) “ __xx___ vara de família, Audiência das __yy___ horas, Processo número:_____zz__ Fulano de tal e beltrano de tal, Somente advogados e partes, As testemunhas deverão aguardar a chamada no corredor”.

Observação 1: Observação 1:Observação 1:

Observação 1: O Sistema de pregão esta programado para durar 15 segundos. A utilização por um período inferior a este deverá ser efetuada com a máxima atenção para que o telefone não seja colocado no gancho antes que seja ouvido o sinal de ocupado. A recorrência neste erro tem causado muitas reclamações, que serão repassadas a U.O. de origem por se tratar de erro de operação.

Observação 2 Observação 2Observação 2

Observação 2: A divulgação indevida do ramal do pregão é de inteira responsabilidade dos servidores treinados.

**** Hot Line: Hot Line: Hot Line: Hot Line: Discagem automática para determinado ramal previamente programada.