RISCOS E CONTROLES INTERNOS EM UMA EMPRESA FAMILIAR - ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE SERVIÇOS ELÉTRICOS
Roberta Sampaio de Lima 1* (IC), Sheila Raquel de Moraes Rêgo Lima 2 (PQ)
1. Faculdade Metropolitana da Grande Fortaleza (FAMETRO) - Curso de Ciências Contábeis 2. Faculdade Metropolitana da Grande Fortaleza (FAMETRO) - Curso de Ciências Contábeis
robertarafa@hotmail.com
RESUMO
O presente artigo tem o objetivo de apresentar uma empresa familiar do ramo de serviços elétricos, de pequeno porte econômico, os controles internos existentes na empresa e sua eficiência, pretendendo-se cumprir o objetivo geral através de um estudo de caso, no qual foram analisadas as atividades desenvolvidas nos departamentos da entidade, para então, sugerir procedimentos de implantação e melhoria na eficiência de seu controle interno. A pesquisa é descritiva e qualitativa e a técnica utilizada é de estudo de caso.
Constatou-se a ineficácia dos controles internos pela falta de conscientização da importância dos controles internos, por alguns funcionários e o diretor, que não aplicaram corretamente e também pela falta de cobrança da administração e de controles eficientes.
Palavras-chave: Controle interno Risco. Mitigação de riscos. Empresa Familiar.
INTRODUÇÃO
No contexto atual, a gestão de riscos nas empresas é uma estratégia utilizada para implementar ou aprimorar os controles internos baseados na identificação e mensuração dos riscos empresariais.
Para isto, a administração da empresa deve utilizar controles que garantam a segurança das informações. O controle interno ajuda a prevenir erros e irregularidades, por isto, um planejamento organizacional de todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa devem ser elaborados, com a finalidade de identificar quais os controles internos são mais apropriados para cada empresa (SIPIES, 2011).
A alta Administração tem como papel adotar os controles internos que mais se adequam a empresa e que assegurem a fidedignidade e integridade dos registros e informações administrativas e contábeis. Os controles internos têm o papel fundamental de mitigar os possíveis riscos para a empresa, além de melhorar o desempenho da mesma (JORION, 1997).
Tem o presente artigo a seguinte problemática: qual o funcionamento do sistema de Controle Interno na mitigação de ricos em uma empresa familiar? Desta maneira, este artigo tem como objetivo geral, verificar o funcionamento dos controles internos como
CONEXÃO FAMETRO: ÉTICA, CIDADANIA E SUSTENTABILIDADE
XII SEMANA ACADÊMICA
ISSN: 2357-8645
ferramenta de controle e fiscalização uma empresa familiar.
Por fim, será o processo de identificação dos procedimentos que regulam e padronizam de tarefas dentro das divisões da organização por meio de análise documental. Considera-se nesta pesquisa o fato do autor ser um pesquisador participante, funcionário da empresa em estudo, o que facilita ao acesso as informações desejadas.
DESENVOLVIMENTO / PERCURSO METODOLÓGICO
A metodologia explicativa para a realização do estudo de caso sobre o controle interno, riscos e mitigação dos mesmos e seus reflexos em uma empresa familiar;
também foram aplicados dois roteiros de entrevistas, além de documentos coletados na empresa, comprovante de parcelamento de dívidas, comprovantes de pagamentos, notas fiscais, controles de funcionários, balanços, entre outros, dos anos de 2010 a 2015.
O presente estudo caracteriza-se por ser descritivo, também é qualitativo, com abordagem descritiva, e a técnica a ser utilizada é o estudo de caso (GIL, 2010). Este estudo foi realizado em uma organização familiar de iniciativa privada, que atua há 25 anos no mercado de prestação de serviços elétricos, com sede na cidade de Fortaleza, no trabalho foi usado o nome fictício de Beta Instalações Elétricas.
Num primeiro momento, foram diagnosticados quais os controles internos existentes na empresa, em seguida foram coletados os dados dos setores, e aplicado roteiros de entrevistas, aplicadas junto aos colaboradores. Foram feitos dois roteiros de entrevista, no qual um para os setores técnico e comercial, e outro para os setores administrativo, financeiro e contabilidade e foram respondidos por todos da empresa.
APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
Apresentação da empresa
Fundada em 28 de maio de 1990, a Beta Instalações Elétricas, é uma empresa tributada pelo lucro presumido e tem como formato societário uma LTDA, composta por dois sócios, sendo um ativo dentro da empresa e outro não participante. A empresa começou apenas com a força de trabalho de seu proprietário, que sem planejamento, iniciou suas atividades atuando na prestação de serviços no segmento de instalações elétricas prediais e industriais.
As funções financeiras são: controle, avaliação e projeção de fluxo de caixa, controle de contas a pagar e contas a receber, faturamento e cobrança. Já as funções administrativas estabelecidas são: administração de contratos, auxílio ao departamento pessoal, atendimento ao cliente e arquivo.
Figura 1 – Organograma da Empresa Estudada
Fonte: Setor Administrativo da empresa estudada.
Atualmente, a empresa tem dezesseis colaboradores desempenhando papéis administrativos e operacionais, a contabilidade da empresa é realizada por uma empresa terceirizada em conjunto com o financeiro, o engenheiro possui vínculo com a empresa por meio de contrato. Na empresa há um organograma utilizado pela gerência, como exposto abaixo.
A empresa estudada não possui um manual de procedimentos, dificultando a padronização das operações, colocando em risco suas atividades. Os colaboradores seguem procedimentos estipulados pelos gerentes no momento da contratação.
Análise de Dados
Inicialmente foi verificado o nível de escolaridade dos colaboradores dos setores e da contabilidade, pois de acordo com as análises quando menor o grau de escolaridade, menos importância se dá a existência e eficiência dos controles.
Gráfico 1- Escolaridade dos colaboradores e da contabilidade
Fonte: Elaborado pelo autor
No roteiro de entrevistas aplicado aos dois setores e a contabilidade, foi perguntado sobre o que se entende de controle interno. Os colaboradores de níveis de instrução mais baixos, eletricistas, auxiliar de eletricista e o diretor da empresa, entendem que os
controles internos só dificultam a execução do trabalho, e que não tem muita importância.
Gráfico 2 - O que se entende sobre controle interno.
Fonte: Elaborado pelo autor
Verificamos que os colaboradores com maior nível de instrução responderam de forma clara e objetivo que os controle internos possibilitam ao gestor a atingir metas e diminui os riscos de fraudes, já os colaboradores de nível de escolaridade mais baixo, veem os controles internos como forma de atrapalhar o processo de trabalho.
No setor técnico-comercial, foi questionado sobre programas de treinamentos e conscientização de riscos e todos responderam que não existe, ficando assim os colaboradores mais propícios a riscos de acidentes de trabalho e a empresa ao risco de perdas financeiras.
Ainda sobre o roteiro de entrevista, foi perguntado como é feito o controle de obras da empresa. As respostas foram que existem algumas planilhas, mas não são utilizadas, pois as mesmas são de responsabilidade do engenheiro, o mesmo realiza esses controles em obras maiores, mas o mesmo não é feito de forma eficaz.
Gráfico 3 - Custo de Obra.
Fonte: Elaborado pelo autor.
Também foi questionado sobre a autorização de propostas, os mesmos responderam que este é feito de forma informal, geralmente por contato telefônico sendo o controle quantitativo e não existe feedback. Em relação as metas de tempo de obra, estas são estabelecidas na etapa do orçamento, mas não há um controle efetivo sobre o
tempo de execução de obras, sendo assim as metas estipuladas geralmente não são alcançadas.
Quanto ao roteiro de entrevistas aplicado ao setor administrativo, financeiro e a contabilidade, foi questionado sobre o controle de despesas, as respostas foram similares, sendo que segundo os colaboradores deste setor existem planilhas, não são usadas de forma correta, pois não há como ter um controle correto com a falta de informações.
Foi perguntado se há separação do patrimônio da empresa e patrimônio do diretor, e a resposta foi unanime que não existe separação, pois são pagos do dinheiro da empresa, plano de saúde da família, curso do filho, empregada doméstica, e ainda há receitas de obras que não entram na conta da empresa.
Em relação aos dados contábeis há um controle de planilhas, onde são mandadas pelo financeiro para a contabilidade mensalmente, como os controles de faltas, fluxo de caixa, mas não há protocolo de entrega de documentos. O sistema usado pela contabilidade é da Fortes, considerado eficiente pela mesma. Os controles existentes pela empresa não são analisados periodicamente, havendo com isso uma maior chance de fraude. São feitos backups pelos gestores da empresa e também pela contabilidade.
A comunicação existente entre a contabilidade e o setor financeiro é considerada eficaz, contudo a comunicação da gerencia com a direção é pouca. Não há sistema de autorização, aprovação ou verificação em relação a documentação financeira, pagamento, faturamento, entre outros. Existe também na empresa a segregação de funções, sendo uma pessoa para todo o setor financeiro e para o administrativo, tendo um auxiliar administrativo somente para funções burocráticas.
A empresa não possui objetivos claros, e não existem metas estratégicas, estas de acordo com a resposta, trabalho somente para atender a demanda do mercado, sendo assim difícil de estabelecer metas anuais. Sobre o controle de caixa, contas a pagar e contas a receber, foi respondido que existem controles de planilhas do Excel, utilizadas para fazer relatórios financeiros entregues ao diretor da empresa.
Sugestões de Controles e Aperfeiçoamentos
Após avaliar o funcionamento da empresa, observou-se que possui algumas ferramentas de controle, no entanto há algumas orientações e sugestões para aperfeiçoar os controles já existentes e garantir informações mais confiáveis que possibilitem a tomada de decisões e diminua os riscos financeiros.
A empresa possui um controle das pequenas ferramentas e equipamentos de proteção individual, no entanto não possui nenhum controle sobre os equipamentos de proteção coletivos. Sendo assim, sugere-se a empresa proceder a uma contagem patrimonial, em seguida elaborar um controle de manutenção e melhorias destes bens, a fim de identificar o custo benefício, sendo este controle supervisionado pelo gerente
técnico.
Em relação aos treinamentos e palestras descritos nos programas de P.P.R.A e P.C.M.S.O, recomendamos uma negociação junto a empresa que realiza os programas, para realização dos treinamentos e palestras. No entanto, alguns podem ser ministrados pelo gerente técnico, (eletrotécnico) e pelo técnico de segurança do trabalho da empresa.
Tal proposta pode proporcionar a diminuição dos riscos com acidentes de trabalhos, além dos custos em relação aos mesmos.
Sugerimos para o P.T.R, que seja feito em planilhas eletrônicas e encaminhado, diariamente, para análise do gerente técnico. Propomos que a elaboração do cronograma seja realizada para todas as obras e que o mesmo envie relatórios semanais dos custos e desenvolvimento da obra, assim como informações sobre custos adicionais e tempo de obra, para o gerente técnico - comercial. Estes devem ser feitos pelo engenheiro e sobre a supervisão do gerente técnico, que serão responsáveis por definir uma reprogramação, caso necessário, para melhor controle da obra, ao final os relatórios deveram ser entregues ao diretor da empresa.
Quanto ao controle de funcionários feitos por controles de pontos, que são assinados diariamente pelo técnico de segurança do trabalho. Sugerimos relatório de horas trabalhadas, possibilitando a administração mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indicar mudanças necessárias ou correção das metas de trabalho.
No setor comercial sugerimos que o sistema existente seja ampliado e criação de ordem de serviço, que as propostas sejam passadas para o diretor da empresa e autorizadas através de assinaturas.
Para melhor organizar o setor de compras sugeriu-se a empresa utilizar-se da solicitação e aprovação de compras, com todas as informações necessárias, como o produto, fornecedor e quantidade, para facilitar tanto a compra como a conferência dessas mercadorias.
No que se refere as planilhas de preços devem ser feitas de forma integrada no sistema de orçamentos e realizados por pessoas distintas, tais como o gerente técnico comercial e um auxiliar de compras. Percebe-se a necessidade de uma planilha de programação de pagamento semanal que sejam atribuídas a este as contas vencidas e a vencer para melhor programar os pagamentos.
A empresa tem um controle gerencial para caixa e banco em planilha de Excel, com lançamentos de todas as entradas e saídas de valores, sugere-se melhor identificar custos, despesas e receitas, para um melhor uso da Contabilidade, incluindo os lançamentos dos cheques a compensar para facilitar uma projeção de saídas e efetuar o controle de recebimentos antecipados. Tal fluxo de caixa visa prever a necessidade de captar empréstimos para possíveis negociações de dividas.
Pode-se inserir na empresa a distribuição de lucro, sendo esta tributada com base
no lucro presumido, podendo este ser distribuído, sem incidência de imposto, diminuído do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, inclusive adicional, quando devido, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, da Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e das contribuições para o PIS/PASEP.
Nos controles financeiros preocupou-se com os serviços realizadas sem documento fiscal, pois há serviços realizados pela empresa, onde não há emissão de nota fiscal. A sugestão é utilizar uma ordem de serviço, desenvolvida para controlar todas as vendas e contas receber da empresa e ter uma contabilização, mas eficiente.
Constatou-se que para o abatimento de juros dos clientes, é necessário apenas autorização verbal do gestor, o que não oferece nenhuma segurança administrativa e contábil, pois não existe critério de desconto de juros, sugere-se então de um controle de autorização de dispensa de juros com assinatura do gestor.
Capacitação e treinamento de pessoal dos setores administrativo, em busca de padronização em métodos e processos. Quando houver necessidade de emissão ou recebimento de cheques, estes devem ter assinatura do diretor, devendo fazer cópia do cheque e dado a baixa ou entrada pelo setor financeiro.
Quanto ao setor de cobrança sugere-se a criação de planilhas de inadimplência, e regando relatórios mensais, que deveram se entregues ao gerente administrativo- financeiro e posteriormente a contabilidade e ao diretor da empresa. Sugerimos que haja um protocolo de entrega dos documentos enviados para a contabilidade e que seja feito backup, além da criação de um calendário de entrega de DRE, Balanço e Balancete, pois os mesmos só são entregues quando solicitados pela direção da empresa.
Recomendamos também que sejam feitas reuniões mensais com o diretor da empresa, o engenheiro, técnico de segurança e, gerentes, para explorar os pontos fracos da empresa e corrigi-los.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A existência de um adequado controle interno propicia às empresas uma proteção menos onerosa e mais eficaz. Identificou-se que a empresa possuía controles frágeis e inadequados a sua necessidade, como por exemplo, o controle financeiro, a ausência do controle do imobilizado, a segregação de funções, etc. Após o levantamento dos controles existentes na empresa, passou-se então a sugestão de melhorias ou novas propostas dos controles internos.
A constatação da ineficácia dos controles internos ficou clara pela falta de conscientização da importância dos controles internos, por alguns funcionários e o diretor, que não aplicaram corretamente e também pela falta de cobrança da administração e de controles eficientes. Contudo, não basta apenas criá-los é preciso testá-los e aperfeiçoá- los ao longo do tempo. Um controle interno só é importante se gera informações eficientes e seguras, que provocaram melhores resultados.
REFERÊNCIAS
GIL, Antônio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 6. Ed. São Paulo: Atlas, 2010.
JORION, P. Value at Risk: The new benchmark for controlling market risk. The McGraw-Hill, 1997. Traduzido “A nova fonte de referência para o controle do risco de Mercado”. 5. Ed. São Paulo: Bolsa de Mercadorias e Futuros, 1998.
SPIES, Silvo. A importância do controle interno para uma gestão mais eficaz em um mercado de Barreiras – BA. Ed. Barreiras: Monografia, 2011.
