COMUNICAÇÃO ORAL E ESCRITA
Ana Paula Souza Pires e Marly Pivotto de Araújo
AD Apoio Digital 2020
A comunicação pode causar grandes efeitos na vida de uma pessoa, pois através dela é possível conseguir uma boa oportunidade de emprego, uma promoção para o cargo almejado, ter um ótimo desempenho na empresa, construir relacionamentos duradouros com as pessoas, e, além de tudo, uma grande satisfação pessoal e realização profissional.
Mas tão necessário quanto saber se comunicar é saber ouvir, retribuir com a devida atenção para quem está falando e interpretar a mensagem transmitida.
Sendo assim a comunicação oral e escrita tão necessária dentro de um ambiente empresarial requer que saibamos nos comunicar de forma rápida, clara e precisa.
A comunicação nos permite:
• Trocar informações e ideias
• Trocar experiência
• Fazer amizades
• Manter relacionamentos
• Aprender coisas novas
• Ensinar coisas aos colegas e familiares
• Enviar mensagens
• Faze contatos comerciais
• Sentir emoções
• Participar da vida social
• Ler instruções
Em um processo de comunicação presencial, temos dois tipos de mensagens: a verbal e a não verbal.
A mensagem verbal é aquela que se faz através das palavras, sendo, no caso da palavra falada, denominada oral. A palavra também está presente na comunicação escrita. Em ambos os casos, o uso correto das regras gramaticais valoriza o emissor, ou seja, a pessoa que deseja transmitir uma mensagem.
A grande dificuldade em nosso idioma é o fato dele não ser fonético, ou seja, não há uma correspondência única entre os sons que produzimos e as letras que os representam. Existem casos em que as palavras são escritas e faladas de maneira idêntica, porém com significados bem diferentes.
Exemplo: cabo pode significar um acidente geográfico, um posto militar, um conjunto de fios elétricos ou ainda a extremidade de algo por onde se pega o objeto. Para saber à qual deles o texto ou a fala se refere, o receptor da mensagem precisa conhecer o contexto.
NÍVEIS DE FALA
As pessoas não falam como escrevem. Também não falam da mesma forma. A idade, profissão, região geográfica, condições socioculturais, etc. fazem com que os diferentes grupos sociais apresentem variações na sua linguagem.
A língua falada apresenta diferentes níveis que são basicamente três: Gíria, Linguagem coloquial e Linguagem padrão.
Gíria - É de curta duração e facilmente substituída. É uma linguagem muito expressiva. Elas existem também em grupos fechados (estudantes, policiais, militares, operários, jornalistas, etc.).
Exemplo: - E aí mano? Suave?
Linguagem coloquial - É espontânea e informal. Geralmente usada no ambiente familiar e entre amigos. É a linguagem do dia a dia, sem preocupação com a gramática. Exemplos: Ele nem “se tocou”
do horário. Tô preocupado.
Linguagem padrão ou culta - Usada pelas pessoas instruídas. É diferente da linguagem coloquial, pois é elaborada com as normas gramaticais e usa vocabulário escolhido, eliminando gírias e repetições.
Exemplos: Nós iremos à escola. Estou preocupado.
PALAVRAS E EXPRESSÕES
QUE TRAZEM DIFICULDADES
MAS, MAIS E MÁS Mais
É o oposto de menos. Está relacionado com quantidade, aumento, grandeza, superioridade ou comparação.
Exemplos: Você quer seu café com mais açúcar? Sua riqueza cresce cada dia mais. São Paulo é o mais populoso dos estados do Brasil. É mais difícil fazer do que criticar.
Cuidado!!! Nunca use as expressões : “Mais grande” – deve-se usar “maior” “Mais pequeno” – deve-se usar
“menor” “Mais bom” – deve-se usar “melhor” “Mais ruim” – deve-se usar “pior”
Exemplos: O Maracanã é maior do que a Bombonera. Brasil: o melhor país do mundo.
Mas
Exprime oposição ou restrição; porém, entretanto, no entanto, contudo.
Exemplo: Estudou, mas foi reprovado. Não foram convidados, mas vieram à festa.
Más
Plural do adjetivo má (é oposto a boas).
Exemplo: Não eram más ideias (eram boas ideias). Estavam com más intenções (não tinham boas intenções).
POR QUE / POR QUÊ / PORQUE OU PORQUÊ?
Por que
Quando for a junção da preposição por + pronome interrogativo ou indefinido que, significará por qual razão, por qual motivo:
Por que você não vai ao cinema?(por qual razão)
Não sei por que não quero ir ao cinema. (por qual motivo)
Quando for a junção da preposição por + pronome relativo que, significará pelo qual e suas variações (pelos quais, pelas quais etc.)
O motivo por que ( pelo qual, pelos quais ) os funcionários fazem o curso são os mais diversos.
Estes são os terrenos por que lutamos tanto? (pelos quais)
Porque
A forma porque é conjunção, equivalendo a pois, já que, uma vez que, como. Costuma ser utilizado em respostas, para explicação ou causa:
Vou ao supermercado, porque não temos mais frutas.
Você veio até aqui porque não conseguiu telefonar?
Por quê
Utiliza-se antes de um ponto (final, exclamação e interrogação):
Você quer participar do curso, por quê?
Nós sabemos por quê.
Será muito chato você perguntar novamente por quê!
Porquê
A forma porquê representa um substantivo. Significa “causa”, “razão”, “motivo” e normalmente surge acompanhada de palavra determinante (artigo, por exemplo).
Ficou definido na pesquisa o porquê de nossa preferência.
Não consigo entender o porquê de sua ausência.
FAZ OU FAZEM
Quando significa tempo passado, sempre deverá ser utilizado faz:
Faz cinco anos que fomos à Europa.
Faz dois minutos que ele saiu daqui.
Quando significa produzir alguma coisa, na 3ª p.p, deverá ser utilizado fazem:
Os suíços fazem os melhores queijos, e os belgas fazem os melhores chocolates.
USO DO MIM OU EU
Costuma-se dizer: “ Mim não conjuga verbo.” E é correto.
Só usamos os pronomes pessoais do caso reto (eu, tu, ele, ela, nós, vós, eles, elas) quando funcionarem como sujeito de um verbo no infinitivo (a forma original do verbo, ou seja, com terminação em AR, ER, IR, OR e UR).
Os pronomes oblíquos tônicos (mim, ti, si, ele, ela, nós, vós, eles, elas), são usados somente com preposição, funcionam como complemento e não como sujeito do verbo.
Para facilitar as coisas pode-se generalizar e dizer que todas as vezes que nas frases ocorrerem verbos no infinitivo usa-se EU antes desse verbo (geralmente os verbos que denotem uma ação, como fazer, conferir, ler, contar, gastar, dormir,etc).
EU vem sempre antes do verbo MIM vem sempre depois do verbo
EU MIM
Era para eu sair mais cedo hoje.
Este livro é para eu ler!
Manda-me o dinheiro para eu conferir!
Comprei o jornal para eu ler!
Cante para eu dormir!
Não há mais nada entre mim e ela.
Tudo está acabado para mim.
Deixaram tudo para mim.
Estas frutas são para mim.
REDAÇÃO EMPRESARIAL
Os textos produzidos no ambiente empresarial são diversos:memorando, circular, comunicado, ata, mensagens eletrônicas, ofícios, etc.
Para produzi-los o profissional deve ter habilidade no trato com a língua portuguesa. Quem escreve bem, pensa bem, expressa com clareza suas ideias, apresenta argumentos convincentes, utilizando-se da força poderosa da linguagem. E para que a mensagem do texto seja transmitida bem é preciso praticar a leitura e redação.
Segue abaixo alguns documentos mais comuns na rotina administrativa de empresas, órgãos e departamentos, porém a relação de documentos pode ser bem mais extensa dependendo da empresa e do ramo de atividade que a mesma atua.
PRINCIPAIS TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS/EMPRESARIAIS E SUAS FINALIDADES
ATA
É um documento que deve conter um resumo de uma situação de forma detalhada e as soluções a que chegaram as pessoas convocadas e presentes em uma reunião ou assembleia. Ela serve como registro e atua como documento para posterior consulta e deve ser assinada por todos os presentes.
ATESTADO OU CERTIFICADO
È um documento em que se faz fé de algo e portanto tem valor legal. Ex.: atestado ou certificado de conclusão de curso.
BILHETE
É uma correspondência rápida ou informal, porém deve conter:
VOCATIVO: nome do receptor.
TEXTO: comunicação que se quer fazer.
NOME DO EMISSOR: quem comunica DATA E HORA
CARTA COMERCIAL OU CORRESPONDÊNCIA TÉCNICA
Usada para iniciar, manter ou encerrar negociações. Ultimamente está sendo substituída pelo e-mail, devido à rapidez do mesmo.
CIRCULAR
Comunicação dirigida a muitas pessoas ou órgãos no sentido de transmitir de forma simultânea avisos, ordens ou instruções.
DECLARAÇÃO
Usada quando se quer declarar ou confirmar algum fato ou situação no sentido de garantir um direito a uma determinada pessoa.
É uma correspondência rápida e eficiente porém deve-se observar os cuidados com a gramática e estética, ser clara, simples e coerente bem como se evitar as abreviações.
MEMORANDO
É uma comunicação entre departamentos e/ou setores e não entre pessoas ou seja, funciona de forma interna para solicitações e providências diversas cujo conteúdo é planificado entre todos os envolvidos.
OFÍCIO
É uma comunicação de caráter público e oficial e equivale a uma carta comercial no qual deve ser claro e objetivo além de observar um certo grau de formalidade.
PROCURAÇÃO
É um documento que pode ser público (feito em cartório) ou particular onde se autoriza e outorga poderes de representação à outra pessoa física ou jurídica.
APRESENTAÇÕES
DICAS PARA APRESENTAÇÕES
Segue, segundo o professor de oratória Reinaldo Polito, uma lista com os dez principais conselhos para você ter sucesso nas apresentações em público e falar com segurança e desembaraço.
1) Prepare-se para falar. Assim como você não iria para a guerra municiado apenas com balas suficientes para acertar o número exato de inimigos entrincheirados, também para falar não deverá se abastecer com conteúdo que atenda apenas ao tempo determinado para a apresentação. Saiba o máximo que puder sobre a matéria que irá expor. Isto é, se tiver de falar 15 minutos, saiba o suficiente para discorrer pelo menos 30 minutos. Não se contente apenas em se preparar sobre o conteúdo, treine também a forma de exposição. Faça exercícios falando sozinho na frente do espelho, ou, se tiver condições, diante de uma câmera de vídeo. Atenção: embora esse treinamento sugerido dê fluência e ritmo à apresentação, de maneira geral, não dá naturalidade. Para que a fala atinja bom nível de espontaneidade fale com pessoas. Reúna um grupo de amigos, familiares ou colegas de trabalho, ou de classe, e converse bastante sobre o assunto que irá expor.
2) A naturalidade pode ser considerada a melhor regra da boa comunicação. Se você cometer alguns erros técnicos durante uma apresentação em público, mas comportar-se de maneira natural e espontânea, tenha certeza de que os ouvintes ainda poderão acreditar nas suas palavras e aceitar bem a mensagem. Entretanto, se usar técnicas de comunicação, mas apresentar-se de forma artificial, a plateia poderá duvidar das suas intenções. Respeite seu estilo de comunicação. Você vai se sentir seguro e suas apresentações serão mais eficientes.
3) Não confie na memória, leve um roteiro como apoio. Algumas pessoas memorizam suas apresentações palavra por palavra imaginando que assim se sentirão mais confiantes. A experiência demonstra que, de maneira geral, o resultado acaba sendo muito diferente. Se você se esquecer de uma palavra importante na ligação de duas ideias, talvez se sinta desestabilizado e inseguro para continuar. O pior é que ao decorar uma apresentação você poderá não se preparar psicologicamente para falar de improviso e ao não encontrar a informação de que necessita, ficará sem saber como contornar o problema. Use um roteiro com as principais etapas da exposição, e frases que contenham ideias completas. Assim, diante da plateia, leia a frase e a seguir comente a informação, ampliando, criticando, comparando, discutindo, até que essa parte da mensagem se esgote. Se a sua apresentação for mais simples poderá recorrer a um cartão de notas, uma cartolina mais ou menos do tamanho da palma da mão, que deverá conter as palavras-chave, números, datas, cifras, e todas as informações que possam mostrar a sequência das ideias. Com esse recurso você bate os olhos nas palavras que estão no cartão e vai se certificando que a sequência planejada está sendo seguida.
4) Use uma linguagem correta. Uma escorregadinha na gramática aqui, outra ali, talvez não chegue a prejudicar sua apresentação. Entretanto, alguns erros grosseiros poderão ser fatais. Os mais graves que costumam ocorrer são:
"fazem tantos anos", "menas", "a nível de", "somos em seis", "meia tola", entre outros. Mesmo que você tenha uma boa formação intelectual, sempre valerá a pena fazer uma revisão gramatical, principalmente quanto à conjugação verbal e às concordâncias.
5) Saiba quem são os ouvintes. Cada público possui características e expectativas próprias, e que precisam ser consideradas em uma apresentação. Procure saber qual é o nível intelectual das pessoas, até que ponto conhecem o assunto e a faixa etária predominante dos ouvintes. Assim, poderá se preparar de maneira mais conveniente e com maiores chances de se apresentar bem.
6) Tenha começo meio e fim. Anuncie o que vai falar, fale e conte sobre o que falou. Depois de cumprimentar os ouvintes e conquistá-los com elogios sinceros, ou mostrando os benefícios da mensagem, diga qual tema vai abordar.
Assim, a plateia acompanhará seu raciocínio com mais facilidade, porque saberá aonde deseja chegar. Em seguida, transmita a mensagem, sempre facilitando o entendimento dos ouvintes. Se, por exemplo, deseja apresentar a solução para um problema, diga antes qual é o problema. Se pretende falar de uma informação atual, esclareça inicialmente como tudo ocorreu até que a informação nova surgisse.
7) Tenha uma postura correta. Evite apoiar-se apenas sobre uma das pernas e procure não deixá-las muito abertas ou fechadas. É importante que se movimente diante dos ouvintes para que realimentem a atenção, mas esteja certo de que o movimento tem algum objetivo, como por exemplo, destacar uma informação, reconquistar parcela do auditório que está desatenta, etc. Caso contrário é preferível que fique parado. Cuidado com a falta de gestos, mas seja mais cauteloso ainda com o excesso de gesticulação. Procure falar olhando para todas as pessoas da plateia, girando o tronco e a cabeça com calma, ora para a esquerda, ora para a direita, para valorizar e prestigiar a presença dos ouvintes, saber como se comportam diante da exposição e dar maleabilidade ao corpo, proporcionando, assim, uma postura mais natural. O semblante é um dos aspectos mais importantes da expressão corporal, por isso dê atenção especial a ele. Verifique se ele está expressivo e coerente com o sentimento transmitido pelas palavras. Por exemplo, não demonstre tristeza quando falar em alegria. Evite falar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou nas costas. Também não é recomendável ficar esfregando as mãos, principalmente no início, para não passar a ideia de que está inseguro ou hesitante.
8) Seja bem-humorado. Nenhum estudo comprovou que o bom humor consegue convencer ou persuadir os ouvintes.
Se isso ocorresse os humoristas seriam sempre irresistíveis. Entretanto, é óbvio que um orador bem-humorado consegue manter a atenção dos ouvintes com mais facilidade. Se o assunto permitir e o ambiente for favorável, use sua presença de espírito para tornar a apresentação mais leve, descontraída e interessante. Cuidado, entretanto, para não exagerar, pois o orador que fica o tempo todo fazendo gracinhas pode perder a credibilidade.
9) Use recursos audiovisuais. Esse estudo é impressionante: se apresentar a mensagem apenas verbalmente, depois de três dias os ouvintes vão se lembrar de 10% do que falou. Se, entretanto, expuser o assunto verbalmente, mas com auxílio de um recurso visual, depois do mesmo período, as pessoas se lembrarão de 65% do que foi transmitido. Mais uma vez, tome cuidado com os excessos. Nada de PowerPoint acompanhado de “brecadinhas” de carro, barulhinhos de máquina de escrever, e outros ruídos que deixaram de ser novidade há muito tempo e por isso podem vulgarizar a apresentação. Um bom visual deverá atender a três grandes objetivos: destacar as informações importantes, facilitar o acompanhamento do raciocínio e fazer com que os ouvintes se lembrem das informações por tempo mais prolongado. Portanto, não use o visual como "colinha", só porque é bonito, para impressionar, ou porque todo mundo usa. Observe sempre se o seu uso é mesmo necessário. Faça visuais com letras de um tamanho que todos possam ler.
Projete apenas a essência da mensagem em poucas palavras. Apresente números em forma de gráficos. Use cores contrastantes, mas sem excesso. Posicione o aparelho de projeção e a tela em local que possibilite a visualização da plateia e facilite sua movimentação. Evite excesso de aparelhos. Quanto mais aparelhos e mais botões maiores as chances de aparecerem problemas.
10) Fale com emoção. Fale sempre com energia, entusiasmo, emoção. Se nós não demonstrarmos interesse e envolvimento pelo assunto que estamos abordando, como é que poderemos pretender que os ouvintes se interessem pela mensagem? A emoção do orador tem influência determinante no processo de conquista dos ouvintes.
