RELATÓRIO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UEL – SAUEL (referente ao ano de 2016) ÓRGÃO DE APOIO
Londrina 2017
Universidade
Estadual de Londrina
LISTA DE ABREVIATURAS UTILIZADAS
AESI – Assessoria Especial de Segurança e Informação ATI - Assessoria de Tecnologia de Informação
BC – Biblioteca Central
CCAD – Comissão Central de Avaliação de Documentos CECA – Centro de Educação, Comunicação e Artes CLCH – Centro de Letras e Ciências Humanas
CMTU – Companhia Municipal de Trânsito e Urbanização de Londrina CSAD – Comissão Setorial de Avaliação de Documentos
CT – Conselho Técnico
CTU – Centro de Tecnologia e Urbanismo CVUEL - Comissão da Verdade da UEL DAI – Divisão de Arquivo Intermediário DAP – Divisão de Arquivo Permanente DAT – Divisão de Apoio Tecnológico
DEOPS-PR – Delegacia de Ordem Política e Social do Paraná DPC – Divisão de Protocolo e Comunicação
HV – Hospital Veterinário HU – Hospital Universitário
ICA-Atom – International Council Archives – Acess to Memory IPPUL – Instituto de Pesquisa e Planejamento Urbano de Londrina PCU – Prefeitura do Campus Universitário
PJU – Procuradoria Jurídica
PROAF – Pró-Reitoria de Administração e Finanças PROEX – Pró-Reitoria de Extensão
PRORH – Pró-Reitoria de Recursos Humanos PROPLAN – Pró-Reitoria de Planejamento
PROPPG – Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
SAME-HU – Serviço de Arquivo Médico do Hospital Universitário SEBEC – Serviço de Bem-Estar à Comunidade
SEI – Sistema Eletrônico de Informações
TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos UnB – Universidade de Brasília
UNIOESTE – Universidade Estadual do Oeste do Paraná
LISTA DE TABELAS
TABELA 1-NÚMERO DE SERVIDORES NA SAUEL–2005 A 2016 ... 9
TABELA 2-NÚMERO DE ESTAGIÁRIOS NA SAUEL–2006 A 2016 ... 9
TABELA 3-EVOLUÇÃO DO NÚMERO DE CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS, ENVIADAS E DESPESAS COM POSTAGEM -2007 A 2016 ... 11
TABELA 4-ESTATÍSTICA REFERENTE A PROCESSOS, MALOTES E TRÂMITE DE DOCUMENTOS -2007 A 2016 ... 13
TABELA 5-PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS CONFERIDOS, PREPARADOS E MICROFILMADOS -2007 A 2016 ... 16
TABELA 6-COMPARATIVO DE MONTAGEM DE JAQUETAS E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS -2007 A 2016 ... 17
TABELA 7-DOCUMENTOS RECEBIDOS PARA MICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO -2008 A 2016 ... 18
TABELA 8-ESPÉCIES DOCUMENTAIS IDENTIFICADAS E AVALIADAS -2012 A 2016 ... 19
TABELA 9-ESTATÍSTICA DE ACERVOS DOCUMENTAIS CUSTODIADOS PELA DAI-2011 A 2016 ... 20
TABELA 10-FOTOS DIGITALIZADAS PARA ATENDIMENTO INTERNO E EXTERNO DA UEL 2011-2016 ... 22
TABELA 11-CONSULTAS/VISITAS AO ACERVO DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL -2012 A 2016 ... 23
TABELA 12-QUANTIDADE DE CAIXAS DE DOCUMENTOS RECOLHIDAS DA UEL-2010 A 2016 ... 24
TABELA 13-DOCUMENTOS TEXTUAIS DIGITALIZADOS PELA DAP–2012 A 2016 ... 24
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1-CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS -2007 A 2016 ... 11
GRÁFICO 2-NÚMERO DE CORRESPONDÊNCIAS ENVIADAS -2007 A 2016 ... 12
GRÁFICO 3-DESPESAS COM POSTAGEM -2007 A 2016 ... 12
GRÁFICO 4-NÚMERO DE PROCESSOS ABERTOS NAS TRÊS UNIDADES HABILITADAS –2007–2016...13
GRÁFICO 5-COMPARATIVO DO NÚMERO DE PROCESSOS ABERTOS E ARQUIVADOS -2007 A 2016 ... 14
GRÁFICO 6-PROCESSOS DO ESTADO (E-PROTOCOLO) ABERTOS PELA DPC-2009 A 2016 ... 14
GRÁFICO 7-MALOTES RECEBIDOS/ENVIADOS JUNTO ÀS DIVERSAS UNIDADES DA UEL-2007 A 2016 .. 15
GRÁFICO 8-NÚMERO DE DOCUMENTOS (SUPORTE PAPEL) TRAMITADOS DENTRO DOS MALOTES -2007 A 2016 ... 15
GRÁFICO 9-NÚMERO DE JORNAIS DISTRIBUÍDOS -2007 A 2016 ... 16
GRÁFICO 10-COMPARATIVO DE MONTAGEM DE JAQUETAS E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS -2007 A 2016 ... 17
GRÁFICO 11- DOCUMENTOS RECEBIDOS PARA MICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO -2008 A 2016 ... 188
GRÁFICO 12-ESPÉCIES DOCUMENTAIS IDENTIFICADAS E AVALIADAS -2012 A 2016 ... 20
GRÁFICO 13-DOCUMENTOS RECEBIDOS, TRANSFERIDOS, ELIMINADOS E ARQUIVADOS -2011 E 2016 . 21 GRÁFICO 14-CAIXAS DE ARQUIVOS DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS E ELIMINADOS -2013 A 2016.... 21
GRÁFICO 15-FOTOS DIGITALIZADAS PELA DAP- 2011 A 2016 ... 22
GRÁFICO 16-CONSULTAS/VISITAS AO ACERVO DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL -2012 A 2016 ... 23
GRÁFICO 17-QUANTIDADE DE CAIXAS DE DOCUMENTOS RECOLHIDAS DA UEL-2010 A 2016 ... 24
GRÁFICO 18-DOCUMENTOS TEXTUAIS DIGITALIZADOS PELA DAP–2014 A 2016 ... 25
GRÁFICO 19–PROCESSOS RETIDOS/ARQUIVADOS PELA DAP–2012 A 2016 ... 25
SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO ... 6
1.1. HISTÓRICO ... 6
1.2. MISSÃO ... 6
1.3. OBJETIVO ... 6
2. ESTRUTURA FÍSICA ... 6
3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ... 7
4. EQUIPE ... 9
4.1. SERVIDORES ... 9
4.2. ESTAGIÁRIOS ... 9
5. ATRIBUIÇÕES ... 10
6. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ... 11
6.1. DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO -DPC... 11
6.2. DIVISÃO DE APOIO TECNOLÓGICO –DAT ... 16
6.3. DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO -DAI ... 19
6.4. DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE –DAP... 22
7. CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 26
8. AVALIAÇÃO EM RELAÇÃO AO PLANO DE AÇÃO (SAUEL)... 29
9. PLANEJAMENTO DE AÇÕES A CURTO, MÉDIO E LONGO PRAZO – 2016 A 2019 ... 32
1. APRESENTAÇÃO 1.1. Histórico
O Sistema de Arquivos da UEL - SAUEL foi criado através da Resolução do Conselho Universitário nº 76/2005, como órgão de Apoio da UEL. Com a finalidade de administrar a produção arquivística da Instituição.
1.2. Missão
Promover a interação e interdependência dos diversos setores responsáveis pela custódia de arquivos, estabelecendo a política e a gestão arquivística de documentos, conservação, preservação e acesso ao patrimônio documental, assegurando interesses da Universidade, o direito da sociedade e a memória institucional.
1.3. Objetivo
Desenvolver uma política de aperfeiçoamento das atividades arquivísticas, compatíveis com as necessidades de agilização da informação e de eficiência administrativa;
Promover a interação e interdependência dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos, considerando a integração das diferentes fases da gestão documental;
Estabelecer política de conservação, preservação e acesso ao patrimônio documental de modo a assegurar os interesses da Universidade, os direitos da comunidade e a memória institucional;
Proteger o acervo arquivístico da Universidade, permitindo que seja possível sua utilização como fonte de referência, informação, prova ou para novas pesquisas.
2. ESTRUTURA FÍSICA
O SAUEL está alocado no Centro Administrativo Reynaldo Ramon com 9.945 m2.
Ocupa, atualmente, para realização de suas atividades:
05 salas onde se encontram o suporte administrativo de três divisões (Divisão de Arquivo Permanente, Divisão de Arquivo Intermediário, Divisão de Apoio Tecnológico, Secretaria e Direção).
1 sala para almoxarifado;
1 sala para arquivo dos Processos Administrativos de Sindicância e Disciplinar;
1 sala para arquivo de fotografias;
1 sala para atividades de estagiários;
1 sala para acondicionamento de documentos que estão em processo de microfilmagem;
1 sala de equipamentos de digitalização;
1 copa/refeitório
1 sala laboratório para microfilmagem;
1 sala para arquivo de microfilmes;
1 sala laboratório para revelação de microfilmes;
1 depósito, no subsolo, para guarda do acervo arquivístico;
1 sala para higienização de documentos;
1 sala depósito para acondicionamento de documentos que serão eliminados;
2 salas para atividades administrativas, atualmente ocupadas pela Divisão de Patrimônio da UEL.
1 grande depósito para guarda de documentos (2 terços desse espaço estão sendo ocupados, temporariamente, pela Divisão de Patrimônio da UEL).
3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Diretoria
Secretaria
Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD
Conselho Técnico - CT
Divisão de Arquivo Intermediário - DAI
Divisão de Arquivo Permanente - DAP
Divisão de Apoio Tecnológico - DAT
Divisão de Protocolo e comunicação - DPC
Arquivos Setoriais
Rede de Arquivos
Arquivos Setoriais (vinculados aos órgãos da UEL)
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos vinculados aos órgãos da UEL)
ARQUIVO CENTRAL
COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
CONSELHO TÉCNICO
SECRETARIA EXECUTIVA
DIVISÃO DE ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
DIVISÃO DE ARQUIVOS PERMANENTES
DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO
DIVISÃO DE APOIO TECNOLÓGICO
ARQUIVOS SETORIAIS
COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ORIENTAÇÃO TÉCNICA E
NORMATIVA
R E D E D E A R Q U I V O S
VÍNCULO ADMINISTRATIVO:
UNIDADES E SUBUNIDADES
Órgão de apoio criado pela Resolução nº. 76/2005 do Conselho Universitário em 10/05/05.
SISTEMA DE ARQUIVOS DA UEL
4. EQUIPE
4.1. Servidores
Tabela 1 - Número de servidores na SAUEL – 2005 a 2016
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Técnicos-Administr. 0 17 17 17 14 13 13 12 13 12 13 13
Vagas Não Preenchidas 0 0 0 0 0 1 3 3 3 3 3 3
Docentes 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1
0
TOTAL 1 17 17 17 14 14 16 16 17 16 17 16
Fonte: PRORH
4.2. Estagiários
Tabela 2: Número de estagiários no SAUEL – 2005 a 2016
Curso
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Arquivologia 1 3 11 2 8 4 7 0 0 1 4
Ciência da Computação 0 0 0 2 2 2 1 0 0 0 0
Ensino Médio 0 0 0 2 2 4 4 0 4 4 4
Epesmel 0 0 0 2 2 1 2 0 4 4 4
História/ voluntário 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 2
Total de Estagiários 1 4 11 8 14 11 15 0 8 9 14
5. ATRIBUIÇÕES
Apresentamos a seguir as atribuições dos conselhos, divisões e setores que compõe a estrutura do SAUEL:
Diretoria: a qual compete o controle, avaliação e planejamento das atividades desenvolvidas em todos os setores do órgão visando cumprir a missão e os objetivos do SAUEL, conforme explicitados nos tópicos 1.2 e 1.3.
Secretaria Executiva: proporciona suporte administrativo às ações formuladas e implementadas pela Diretoria.
Divisão de Arquivo Intermediário (DAI): encarregada da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e da custodia dos documentos em idade intermediária.
Divisão de Arquivo Permanente (DAP): encarregada pela gestão de documentos em idade permanente, recolhidos pelo Arquivo Central.
Divisão de Protocolo e Comunicação (DPC): encarregada pelo recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos.
Divisão de Apoio Tecnológico (DAT): encarregado pelo planejamento, supervisão e realização da duplicação de documentos por meio dos processos de digitalização e de microfilmagem.
Conselho Técnico (CT): órgão colegiado de caráter permanente do SAUEL com a atribuição de discutir, subsidiar e aprovar as políticas e diretrizes estabelecidas pelo sistema de arquivos.
Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD): órgão colegiado de caráter permanente do SAUEL, responsável pela elaboração e acompanhamento, juntamente das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, de processos de avaliação das tabelas de temporalidade dos documentos da Universidade.
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSAD): formadas por servidores (docentes e técnicos) de todos os órgãos da UEL. São responsáveis, a partir das diretrizes da CCAD, pela gestão dos arquivos setoriais existentes nas diversas unidades acadêmicas e administrativas da UEL.
6. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS
6.1. Divisão de Protocolo e Comunicação - DPC
Tabela 3: Evolução do número de correspondências recebidas, enviadas e despesas com postagem no período de 2007 a 2016
Ano
Número de Correspondências
Recebidas
Número de Correspondências
Enviadas
Número de SEDEX
DESPESAS COM POSTAGEM
2007 185.000 155.221 9.392 214.694,24
2008 193.000 210.348 11.043 268.271,65
2009 187.500 291.981 3235 303.914,03
2010 198.000 210.074 3.303 320.683,81
2011 188.631 202.438 3.456 334.349,92
2012 190.500 143.656 2.514 286.618,96
2013 189.650 83.675 2.181 208.644,47
2014 177.670 98.379 2.857 229.994,49
2015 153.000 69.575 1.295 169.091,16
2016 142.000 51.596 1.078 155.426,04
Gráfico 1: Número de Correspondências recebidas no período de 2007 a 2016
Gráfico 2: Número de Correspondências Enviadas no período de 2007 a 2016
Gráfico 3: Despesas com Postagem no período de 2007 a 2016
Tabela 4: Estatística da Divisão de Protocolo e Comunicação no período de 2007 a 2016
Ano
PROCESSOS
MALOTES recebidos/
enviados
Documentos Tramitados
Jornais Distribuidos
ABERTOS Total de
Processos Abertos
Total de Processos Arquivados
Processos do Estado Div. de
Protocolo
Hospital Universitário
Diretoria de Material
2007 33.869 3.733 1.365 38.967 10.869 13.488 142.200 49.000
2008 37.469 4.550 633 42.652 10.402 13.640 125.316 54.280
2009 33.801 4.961 537 39.299 7.012 277 13.420 134.600 54.160
2010 34.200 4.326 389 38.915 7.386 294 13.800 138.900 60.552
2011 34.472 4.419 370 39.261 7.888 146 13.920 156.745 52.500
2012 29.660 4.245 315 34.220 3.308 256 14.124 139.316 60.960
2013 28.874 4.097 320 33.291 64 351 14.928 141.511 22.176
2014 27.337 3.541 229 31.107 0 545 15.312 153.890 29.968
2015 21.483 3.168 161 24.812 0 507 15.456 153.960 56.448
2016 23.513 3.470 158 27.141 0 529 15.648 132.000 15.154
Fonte: SAUEL
Gráfico 4: Número de processos abertos nas três unidades habilitadas no período de 2007 a 2016
Gráfico 5 - Comparativo do número de processos abertos e arquivados - 2007 a 2016
Obs.: A partir de 2013, os processos que anteriormente eram arquivados na DPC passaram a ser armazenados no prédio do Arquivo Central do SAUEL, localizado no Centro Administrativo Reynaldo Ramon.
Gráfico 6 - Processos do Estado (E-Protocolo) abertos pela DPC - 2009 a 2016
Obs.: Os processos do Estado (E-Protocolo) são os processos de capa branca utilizados para o trâmite de documentos entre os órgãos públicos do Estado do Paraná (Governo, Secretarias de Estado, Universidades, etc..)
Gráfico 7: Malotes recebidos/enviados no período de 2007 a 2016
Gráfico 8 - Número de documentos (suporte papel) tramitados dentro dos malotes - 2007 a 2016
Gráfico 9 - Número de Jornais distribuídos - 2007 a 2016
6.2. Divisão de Apoio Tecnológico – DAT
Tabela 5 - Produção de documentos conferidos, preparados e microfilmados - 2007 a 2016
Ano Conferência Preparação Microfilmagem
2007 215.376 306.687 213.433
2008 92.543 104.538 0
2009 233.388 218.985 237.508
2010 202.787 179.010 227.216
2011 346.094 315.768 268.893
2012 195.984 229.701 259.457
2013 209.079 324.241 194.792
2014 185.601 135.554 234.917
2015 179.928 195.659 12.326
2016 126.039 136.153 199.843
Tabela 6 - Comparativo de montagem de jaquetas e digitalização de documentos - 2007 a 2016
Ano Montagem de
Jaquetas
Digitalização
2007 207.093 0
2008 142.317 88.000
2009 266.478 259.505
2010 89.366 131.369
2011 236.824 58.540
2012 113.534 60.223
2013 78.910 83.025
2014 38.119 34.186
2015 93.347 0
2016 86.078 312.722
Gráfico 10 - Comparativo de montagem de jaquetas e digitalização de documentos - 2007 a 2016
Tabela 7 - Documentos recebidos para microfilmagem e digitalização - 2008 a 2016
Ano Recebidos
Microfilmagem
Recebidos Digitalização
2008 128.397 88.000
2009 218.985 259.505
2010 179.010 131.369
2011 315.768 58.540
2012 113.534 60.223
2013 128.397 88.000
2014 218.985 259.505
2015 179.010 131.369
2016 315.768 58.540
Gráfico 11 - Documentos recebidos para microfilmagem e digitalização - 2008 a 2016
6.3. Divisão de Arquivo Intermediário - DAI
Tabela 8 - Espécies documentais identificadas e avaliadas - 2012 a 2016
Órgão 2012 2013 2014 2015 2016
Identificadas Avaliadas Identificadas Avaliadas Identificadas Avaliadas Identificadas Avaliadas Identificadas Avaliadas Reavaliadas
GR 5 4 2 2 0 0 0 0 0 0 0
BC 0 0 0 0 200 0 0 0 0 0 0
PROAF 4 4 20 0 0 0 0 0 86 6 0
PROEX 96 5 84 0 0 0 0 0 0 93 0
PROGRAD 257 1 0 236 0 0 0 0 0 0 29
PRORH 30 0 32 30 0 0 0 0 0 0 0
PROPPG 18 18 139 48 0 0 0 83 0 0 0
HEMOCENTRO 0 0 200 200 0 0 0 0 3 3 0
HU 0 0 2 0 0 0 0 0 3 3 0
SAUEL 0 0 0 0 0 0 0 0 139 0 0
SEBEC 2 2 12 12 0 0 0 0 27 0 0
DIVISÃO DE NUTRIÇÃO E DIETÉTICA -
HU 0 0 0 0 0 0 21 0 0 21 0
PREFEITURA
DO CAMPUS 0 0 0 0 0 0 105 0 0 0 0
CENTRO DE L.
DE CIÊNCIAS
HUMANAS 0 0 0 0 0 0 189 0 0 0 0
TOTAL 412 34 491 528 200 0 315 83 258 120 29
Gráfico 12 - Espécies documentais identificadas e avaliadas - 2012 a 2016
Tabela 9 - Estatística de acervos documentais custodiados pela DAÍ - 2011 a 2016
Situação dos Documentos 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Caixas Eliminadas 128 0 258 135 229 412
Caixas Recebidas pelo SAUEL 403 1964 2484 185 119 110
Caixas Aguardando transferência 2750 66 71 71 111 205
Caixas de Documentos Arquivadas 0 383 4413 4648 4767 4.305
Caixas de Processos Arquivadas 0 1581 71 71 111 0
Total de Caixas Arquivadas 4.538 4.305
Gráfico 13 - Documentos recebidos, transferidos, eliminados e arquivados - 2011 e 2016
Gráfico 14 - Caixas de arquivos de documentos transferidos e eliminados - 2013 a 2016
6.4. Divisão de Arquivo Permanente – DAP
Tabela 10 - Fotos digitalizadas para atendimento interno e externo da UEL 2011-2016
Gráfico 15 Fotos digitalizadas pela Divisão de Arquivo Permanente
Fotos digitalizadas pela Divisão de Arquivo Permanente-DAP
ANO 2011 2012 2013 2014 2015 2016
FOTOS DIGITALIZADAS PELA
DAP 8438 2961 1117 2177 1988 144
Tabela 11 - Consultas/visitas ao acervo de memória institucional - 2012 a 2016 Consultas/Visitas ao Acervo Permanente
2012 2013 2014 2015 2016
5 11 3 34 37
Gráfico 1 - Consultas/visitas ao acervo de memória institucional - 2012 a 2016
Tabela 12 - Quantidade de caixas de documentos recolhidas da UEL - 2010 a 2016 Quantidade de Caixas Recolhidas
Até 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
211 302 504 154 1559 67 117
Gráfico 17 - Quantidade de caixas de documentos recolhidas da UEL - 2010 a 2016
Tabela 13 - Documentos textuais digitalizados pela Divisão de Arquivo Permanente – 2012 a 2016
Documentos textuais digitalizados pela Divisão de Arquivo Permanente
2012 2013 2014 2015 2016
10 2286 1801
Gráfico 18 - Documentos textuais digitalizados pela Divisão de Arquivo Permanente – 2014 a 2016
Gráfico 19 – Processos retidos/arquivados pela Divisão de Arquivo Permanente – 2012 a 2016
7. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Durante o ano de 2016, o SAUEL, por meio de sua equipe técnica, e com o apoio das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD e da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, continuou e intensificou o trabalho de identificação, análise e aprovação das tabelas de temporalidades dos documentos da Universidade.
Foram realizadas reuniões informativas para orientação e avaliação dos arquivos setoriais dos seguintes órgãos: Hospital Veterinário - HV, Centro de Educação, Comunicação e Artes – CECA, Centro de Tecnologia e Urbanismo – CTU, Divisão de Arquivo da Pró-Reitoria de Recursos Humanos – PRORH, Arquivo de plantas e projetos da Pró-reitoria de Planejamento – PROPLAN, Comissão de Ética – Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação – PROPPG, e no Hospital Universitário – HU, nas seguintes divisões: Hemocentro, Divisão de Nutrição e Dietética, Divisão de Convênios e Divisão de Licitações.
As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos da Prefeitura de Campus – PCU, Biblioteca Central – BC, Serviço de Bem-Estar à Comunidade – SEBEC, Centro de Letras e Ciências Humanas – CLCH, Pró-Reitoria de Administração e Finanças – PROAF e da Diretoria Administrativa do Hospital Universitário – HU, se reuniram para aprovação de suas Tabelas de Temporalidade de Documentos - TTD. Estas estão sendo objeto de aprovação, no primeiro semestre de 2017, pela Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD.
Alguns dos órgãos acima citados tiveram aprovação parcial da totalidade de tipos documentais existentes. Algumas divisões ainda estão em processo de identificação dos tipos documentais. Do SEBEC está faltando a Divisão do Restaurante Universitário; Da PROAF foram aprovadas as tabelas da Divisão de Contabilidade, Divisão de Controle Financeiro de Alunos e Divisão de Liquidação; e do Hospital Universitário foi aprovada a tabela da Divisão de Nutrição e Dietética além de alguns tipos documentais que faltavam para completar a tabela do Hemocentro, cuja TTD ficou agora com 100% de aprovação.
Por sua vez a Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD analisou a aprovou, ainda no ano de 2016, todas as tipologias identificadas da PROPPG (83); PROEX (93); HU – Divisão de Nutrição e Dietética (21), Setor de Reprografia (3) e Hemocentro (3);
PROAF – Divisão de Contabilidade (6); PRORH (29).
O SAUEL, por meio de seu diretor, continuou participando dos trabalhos da Comissão da Verdade da UEL – CVUEL. A CVUEL foi criada a pedido da Comissão Estadual da Verdade, com objetivos de analisar documentos e investigar a atuação da Assessoria Especial de
Segurança e Informação – AESI, durante as décadas de 1970 e 1980. A AESI foi uma espécie de extensão dos órgãos de vigilância do regime militar dentro da Universidade. Suas denúncias, junto à Delegacia de Ordem Política e Social do Paraná – DEOPS-PR serviram de base para demissões de docentes e perseguições a alunos e demais membros da comunidade universitária que se opunham ao regime militar. Documentos e depoimentos de ex-professores e alunos estão sendo colhidos pela Comissão. Todo este acervo, após a finalização dos trabalhos da Comissão, previsto para o segundo semestre de 2017, serão depositados no Arquivo Permanente do SAUEL que o disponibilizará para pesquisa das comunidades interna e externa da UEL. A participação na CVUEL deve-se ao fato de que o acervo de documentos da AESI estar sob guarda do SAUEL.
Em parceria com a Divisão de Treinamento da PRORH, o SAUEL promoveu o curso de capacitação “Como identificar tipologias de documentos”. Direcionado aos servidores da Universidade este curso, por meio de quatro turmas, capacitou 143 servidores das mais variadas unidades da UEL, incluindo servidores do Hospital Universitário e dos órgãos suplementares e de apoio sediados fora do campus.
Em parceria com o Departamento de Ciências da Informação, o SAUEL, além de servir como laboratório profissional para capacitação dos alunos do 4º ano por meio do estágio curricular obrigatório, recebeu visitas técnicas de alunos do 1º ao 3º ano do curso de Arquivologia.
Em agosto o SAUEL recebeu a visita técnica de um grupo de servidores da UNIOESTE, campus de Cascavel, Toledo e Marechal Cândido Rondon, interessados em conhecer a estrutura e experiência arquivística desenvolvida pelo Sistema de Arquivos da UEL, considerado por eles como referência no Estado do Paraná.
Visando diminuir o risco de acidentes de trânsito, como atropelamentos do qual quase foi vítima uma estagiária do SAUEL, bem como melhorar o sistema viário das vias que fazem o entorno do Centro Administrativo Reynando Ramon, por iniciativa do SAUEL, foi formado um comitê das instituições desta região, a saber:
. Faculdade Teologia Sul Americana;
. Centro de Educação Profissional Mater Ter Admirábilis (Santa Casa);
. Construtora Thá;
. Associação Cristã Evangélica Sul-Americana – ACESA;
. Colégio PGD
. SAUEL
A partir dessa mobilização as entidades conseguiram convocar uma reunião com a participação de representantes do Instituto de Pesquisa e Planejamento Urbano de Londrina – IPPUL, Diretoria de Trânsito da Companhia Municipal de Trânsito e Urbanização de Londrina – CMTU, além de 6 vereadores.
Várias reuniões foram realizadas durante o ano de 2016. Com a mudança de comando na administração municipal, no início de 2017, os contatos foram retomados e dois projetos estão sendo formulados visando a instalação de um semáforo para pedestres na faixa sentido centro–distrito da Rodovia Mábio Palhano, nas proximidades do Posto do Carrefour. Também foi solicitado um projeto de um “oitão”, conjunto com duas rotatórias, para ser feito junto ao viaduto próximo ao SAUEL, limite entre a av. Madre Leonia e rodovia Mábio Palhano. Este
“oitão” seria semelhante ao já existente junto do viaduto próximo à UNOPAR. Este segundo projeto além de melhorar o fluxo do trânsito, ajudaria na diminuição da velocidade no local.
Talvez por falta de experiência das demais entidades coube ao SAUEL não só tomar a iniciativa desta mobilização bem como agendar as reuniões e convocações para órgãos da Prefeitura e vereadores. A previsão é de que no início do segundo semestre de 2017, o primeiro projeto seja realizado, aumentando a segurança dos pedestres que cruzam a rodovia. No caso especifico do SAUEL, de seus estagiários e pesquisadores.
No segundo semestre de 2016, a equipe técnica do SAUEL priorizou fazer reuniões com as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos. As centenas de tipologias aprovadas foram sistematizadas para aprovação pela CCAD (primeiro semestre de 2017). Além disso, foi iniciado o trabalho de assessoria a diversos órgãos para identificação de tipologias documentais.
Durante o ano de 2016, uma comissão formada por representantes do SAUEL, ATI e PROPLAN, e contando com o apoio da reitoria, realizou estudos visando a implantação do protocolo digital na UEL. Em outubro o SAUEL, por meio de seu diretor, e a ATI, por meio do diretor de Desenvolvimento de Sistemas, Wellington Cardador, realizaram uma visita técnica à Universidade de Brasília - UnB, visando conhecer o processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.
Tanto a implantação do SEI quanto outras iniciativas relacionadas aos documentos digitais refletem a preocupação que o SAUEL tem em procurar antecipar futuros problemas de gestão e preservação das informações depositadas em documentos no suporte digital. Para
tanto deve-se ressaltar a importância dos investimentos feitos pela gestão da Universidade junto à ATI no sentido de garantir repositórios digitais que dêem conta da atual e futura demanda da Universidade para este tipo de suporte documental.
Faz-se necessário deixar registrado que todo este trabalho só foi possível graças à minha pequena, porém determinada e compromissada equipe de servidores e de estagiários.
Outros encaminhamentos realizados referentes ao Plano de Ação, apresentado no relatório de 2015, estão descritos no quadro abaixo. Em seguida apresentamos as propostas e expectativas do nosso planejamento para o triênio 2017-2020.
8. AVALIAÇÃO EM RELAÇÃO AO PLANO DE AÇÃO (SAUEL)
Em relação ao plano de ação de 2016 o SAUEL apresenta os seguintes resultados:
Reformas no prédio Reynaldo Ramon para as necessidades do SAUEL:
1) Realizar vistoria com representantes da PROAF e Corregedoria do Estado na UEL: As reformas necessárias para utilização, em condições ideais para acondicionamento de documentos, no grande barracão do prédio do Centro Administrativo Reynaldo Ramon, continuam dependendo da liberação de verba por parte do governo do Estado. O relatório com as necessidades de reformas foi elaborado e entregue à reitoria no primeiro semestre de 2016.
2) Acompanhar as reformas do prédio Reynaldo Ramon: As reformas estruturais, de maior custo financeiro, aguardam a liberação de recursos por parte do governo do Estado. A PROPLAN, juntamente do SAUEL já tem os projetos para as adequações físicas e de controle de temperatura para transformar o grande depósito em um espaço adequado para a guarda de documentos do arquivo permanente do SAUEL.
Definição de uma política de gestão documental para a construção do Plano de Classificação e das Tabelas de Temporalidade da UEL:
1) Levantar funções, atividades, documentos e temporalidade com o apoio das Comissões Setoriais das unidades da UEL: Foram identificadas 389 tipologias documentais dos seguintes órgãos/setores: Sistema de Arquivos da UEL – SAUEL, Biblioteca Central, PROAF – Divisão de Contabilidade, Divisão de Controle Financeiro de Alunos e Divisão de Liquidação;
2) Elaborar as Tabelas de Temporalidade e submeter à aprovação da Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD e demais instâncias: Foram analisadas e aprovadas as 83 tipologias da PROPPG, 93 da PROEX, 29 da PRORH, 6 da PROAF, 27 do HU.
3) Definir normas e procedimentos para produção, guarda e preservação documental: O SAUEL elaborou estudos para atualizar as normas para produção dos documentos que são protocolados. A minuta com as alterações da norma vigente foi encaminhada para análise da Procuradoria Jurídica e aprovação posterior do Gabinete da Reitoria. Com relação aos documentos produzidos pela UEL o SAUEL está fazendo estudos no sentido de elaborar um manual de normas e procedimentos a ser enviado para todos os setores administrativos da instituição.
4) Levantar as necessidades de cada Unidade em relação aos documentos eletrônicos: A gestão dos documentos eletrônicos será objeto de estudos da Câmara Técnica de Gestão e Preservação de Documentos Digitais a qual deverá começar seus trabalhos no segundo semestre de 2017.
5) Criar repositório institucional arquivístico para a UEL: A Assessoria de Tecnologia e Informação – ATI, juntamente do SAUEL já estão providenciando a aquisição dos equipamentos necessários para que se garanta, por um longo tempo, o armazenamento dos documentos digitais de idade permanente da UEL.
6) Definir regras e padrões para a proteção e preservação de documentos arquivísticos digitais: Como previsto no planejamento a definição de regras e padrões será objeto de trabalho da Câmara Técnica de Gestão e Preservação de Documentos Digitais.
Estabelecer critérios para transferência, guarda e recuperação dos documentos dos arquivos intermediário e permanente:
1) Estudar as necessidades de cada tipologia documental aprovada em Tabela:
Este trabalho que já vinha sendo realizado teve prosseguimento durante o ano de 2016. O SAUEL além de continuar com o trabalho de identificação das tipologias de documentos em todos os setores da UEL procura orientar os diversos setores da importância da organização e estruturação, quando possível, da formação de arquivos setoriais nas unidades de origem. Os documentos que tiveram suas tipologias aprovadas pela CCAD automaticamente são encaminhados para o Arquivo Central do SAUEL (intermediário e permanente). Sua recuperação é obtida por meio das listagens que as duas divisões (Intermediário e Permanente) possuem e que garantem o rápido acesso à informação.
2) Criar instrumentos de controle para viabilizar a transferência e recolhimento dos documentos aos arquivos: A transferência de documentos para o SAUEL (Arquivos: Intermediário e Permanente) ocorre somente depois de aprovadas as tabelas de temporalidade de cada órgão. O setor encaminha uma listagem com a descrição das tipologias e respectivas quantidades para o SAUEL.
3) Realizar a transferência e recolhimento dos documentos ao SAUEL: Este processo ocorre obedecendo-se o prazo estipulado nas respectivas tabelas de temporalidade dos diversos órgãos da UEL.
Disponibilizar informações acerca do acervo histórico da UEL.
1) Descrever o acervo segundo os padrões de descrição arquivística: O SAUEL conta em sua equipe, tanto na Divisão de Arquivo Intermediário quanto na Divisão de Arquivo Permanente, com arquivistas especializados. Todo o trabalho de planejamento e arranjo documental, junto aos acervos históricos, segue rigidamente as normas arquivísticas.
2) Elaborar instrumentos de pesquisa e disponibilizá-los ao público: Como previsto no Plano de Ações para 2016, o SAUEL continuou com a divulgação, por meio de sua página no site da UEL, dos acervos já organizados e disponibilizados ao público. A Divisão de Arquivo Permanente – DAP, também disponibilizou instrumentos de pesquisa impressos na sala reservada para os pesquisadores no SAUEL. O SAUEL, por meio do DAP, está implantando, em parceria com o Departamento de Ciências da Informação, o programa ICA-Atom, ferramenta digital para disseminação dos acervos históricos do SAUEL.
3) Criar formas para preservar os documentos históricos: Os documentos históricos recebem tratamento diferenciado com acondicionamento apropriado visando sua preservação. O depósito onde estão acondicionados estes acervos conta hoje com climatização e controle de umidade e temperatura.
Implantar uma política de produção, guarda e preservação dos prontuários de pacientes:
1) Estudo de viabilidade de alocação dos prontuários em espaço adequado: O SAUEL aguarda a liberação, por parte do Governo do Estado, de recursos financeiros para poder adequar o grande depósito do SAUEL para a guarda em condições adequadas de todos os prontuários que por questões de preservação e respeito às suas respectivas tabelas de temporalidade necessitem de uma guarda permanente ou de longa duração. Atualmente grande parte do acervo de prontuários do Hospital Universitário, além de parte do acervo de prontuários do Ambulatório do Hospital de Clínicas e Hospital Veterinário encontra-se no grande depósito.
2) Contratação de pessoal para realizar o tratamento dos prontuários: O SAUEL, nem mesmo a UEL, tem autonomia financeira para contratar o número adequado de servidores que seriam necessários para um trabalho contínuo de tratamento dos prontuários de toda a UEL;
3) Providenciar equipamentos, material de consumo etc.: O SAUEL providenciou paletes e algumas estantes para acondicionamento dos prontuários. O SAME/HU – Serviço de Arquivo Médico do Hospital Universitário é quem administra o acervo que se encontra acondicionado no grande depósito do SAUEL.
4) Estudar formas de implantar o prontuário eletrônico nas unidades produtoras desse documento: Em 2017, o SAUEL, como já demonstrado neste relatório, iniciará os trabalhos da Câmara Técnica de Gestão e Preservação de Prontuários. Esta Câmara além de discutir a gestão e preservação dos
prontuários irá discutir possibilidades de implantação do prontuário eletrônico. De qualquer forma mesmo criando o prontuário eletrônico, por questões legais, será necessária a manutenção dos prontuários no suporte papel até o prazo estipulado pela respectiva TTD.
9. PLANEJAMENTO DE AÇÕES A CURTO, MÉDIO E LONGO PRAZO – 2017 a 2020
Objetivos Ações
Período de Realização
Curto Médio Longo
2017 2018 2019 2020
Reformas no prédio Reynaldo Ramon para as necessidades do SAUEL.
1 Realizar reformas do prédio visando dar condições adequadas de limpeza, climatização e controle de umidade.
x x x
2 Acompanhar as reformas do prédio
Reynaldo Ramon. x x x
Definição de uma política de gestão documental para a construção do Plano de Classificação e das
Tabelas de Temporalidade (TTD) da UEL
1 Levantar funções, atividades, documentos e temporalidade com o apoio das Comissões Setoriais das Unidades da UEL e Pró-Reitorias.
x x x
2 Elaborar as TTDs e submeter à aprovação da PJU, da CCAD e do Conselho de Administração.
x x x
3 Definir normas e procedimentos para produção, guarda e
preservação documental.
x x
4 Levantar as necessidades de cada Unidade em relação aos
documentos eletrônicos.
x x x
5 Criar repositório institucional
arquivístico para a UEL. x x
6 Definir regras e padrões para a gestão e preservação de
documentos arquivísticos digitais por meio da Câmara Técnica de Gestão e Preservação de Documentos Digitais (SAUEL)
x x
Implantar o protocolo eletrônico
1 Elaborar e implantar a abertura e trâmite de processos administrativos no suporte eletrônico em parceria com a ATI
x x
Estabelecer critérios para transferência, guarda e recuperação dos
documentos dos arquivos intermediário e
permanente.
1 Estudar as necessidades de cada tipologia documental aprovada em Tabela.
x x x
2 Criar instrumentos de controle para viabilizar a transferência e
recolhimento dos documentos aos
arquivos. x
3 Realizar a transferência e recolhimento dos documentos ao
SAUEL. x x x x
Disponibilizar informações acerca do acervo histórico da UEL.
1 Descrever o acervo segundo os
padrões de descrição arquivística x x x x 2 Elaborar instrumentos de pesquisa
e disponibilizá-los ao público. x x x x
3 Criar formas para preservar os
documentos históricos. x x x
Implantar um Memorial referente à história da UEL com um espaço para exposições temporárias abertas ao público
1 Estruturar o Memorial com objetos e documentos referentes aos ofícios que existiram e/ou existem na UEL 2 Organizar um espaço para exposições temporárias
x x
Implantar uma política de produção, guarda e preservação dos
prontuários de pacientes.
1 Estudo de viabilidade de alocação dos prontuários em espaço
adequado. Implantação da Câmara Técnica de Gestão e Preservação de Prontuários - SAUEL
x x
2 Contratação de pessoal para realizar o tratamento dos prontuários.
x x
3 Providenciar equipamentos,
material de consumo etc. x x x x
4 Estudar formas de implantar o prontuário eletrônico nas unidades produtoras desse documento.
x x x
Realização de cursos e treinamentos na área de Arquivos
1. Realização de oficinas de capacitação para servidores e docentes da UEL para identificação e descrição de tipologias dos documentos.
x x
Edson José Holtz Leme
Diretor do Sistema de Arquivos da UEL – SAUEL
