REVISTA SABER ACADÊMICO N° 25 / ISSN 1980-5950 – MUTTI, M. A. 2018
A RELAÇÃO ENTRE A CONTABILIDADE E A ADMINISTRAÇÃO PARA AS EMPRESAS
Marcos Aparecido Mutti1.
RESUMO
O artigo torna-se importante ao esclarecer a relação entre a contabilidade e a administração para as empresas. Para isso, teve como finalidade demostrar que a contabilidade não deve ser vista somente como cumprimento de obrigações fiscais e determinações legais, mas como o braço direito da administração, para que assim, o administrador possa planejar, organizar, controlar e tomar as decisões necessárias dentro da organização. Neste sentido o artigo enfatiza a importância do administrador conhecer os dados descritos nas demonstrações contábeis, para transforma-los em preciosas informações, ou seja, dar vida e significados aos números. Para tanto, foi realizada uma revisão bibliográfica dos conceitos fundamentais da administração e da contabilidade.
Palavras-Chave: Administração. Contabilidade. Análise financeira.
ABSTRACT
The article becomes important in clarifying the relationship between accounting and management for companies. For this purpose, the purpose was to demonstrate that accounting should not be seen only as compliance with tax obligations and legal determinations, but as the right arm of the administration, so that together the administrator can plan, organize, control and make the necessary decisions within Organization. In this sense, the article emphasizes the importance of the administrator to know the data described in the financial statements, to transform them into precious information, that is, to give life and meanings to the numbers. For this, a bibliographical review of the fundamental concepts of administration and accounting was carried out.
Keywords: Administration. Accounting.Financial Analysis
INTRODUÇÃO
Desde a antiguidade, o homem sempre procurava administrar seu patrimônio por meio do controle, da organização e do gerenciamento intuitivo, para que ele fosse aplicado para a sua própria sobrevivência. Neste período, ele submetia em seu poder os bens, e as coisas, que satisfaziam as necessidades que possuía, surgia então de certa forma a administração, que é o ato de controlar, planejar, organizar e dirigir. O autor Chiavenato
1 Graduado em Administração de Empresas (2008) e Ciências Contábeis (2010). Especialista em Controladoria e
Gestão de Finanças (2013) e Ensino e Aprendizagem na Educação de Jovens e Adultos (2016). Licenciado no Programa de Formação Pedagógica de Docentes para a Educação Profissional (2014). Gestor Contábil e Docente do Curso Técnico em Contabilidade, Marketing e Administração de Empresas do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza.
(2003, p.40) explica que “no decorrer da história da humanidade sempre existiu alguma forma – simples ou complexa – de administrar as organizações”.
O professor Chiavenato apresenta o processo de evolução da administração, da seguinte forma:
O conteúdo da Administração varia conforme a teoria considerada: para a Administração Cientifica, eram os métodos e processos de trabalho de cada operário; para a Teoria Clássica, a Administração envolve previsão, organização, direção, coordenação e controle do trabalho realizado em toda a organização; para a Teoria das Relações Humanas, a Administração deve buscar os melhores resultados por meio de condições que permitam a integração das pessoas nos grupos sociais e a satisfação das necessidades individuais. (CHIAVENATO, 2003, p.20)
Uma das principais características da administração concentra-se na necessidade de gestão, independente do porte ou da atividade operacional da empresa. Segundo Chiavenato (2003, p.10): “A tarefa de administrar se aplica a qualquer tipo ou tamanho de organização, seja ela uma grande indústria, uma cadeia de supermercados, uma universidade, um clube, um hospital, uma empresa de consultoria ou uma organização não governamental (ONG)”.
Neste sentido a contabilidade e a administração são ciências entrelaçadas de forma intima, pode-se considerar a contabilidade como irmã da administração. No entanto, quando o homem quis administrar seu patrimônio, ele definiu primeiramente um comportamento, o que leva a crer que a ciência contábil é uma irmã um pouco mais velha do que a administração.
Os autores e professores Marion e Ribeiro (2011, p.2) explicam que “a contabilidade é uma ciência social que tem por objeto o controle do patrimônio das organizações” e ainda que “as informações apresentadas pela contabilidade fundamentam-se em registros mantidos em livros ou em arquivos magnéticos, devidamente elaborados com a observância das técnicas contábeis, das leis e das normas internacionais da contabilidade”.
Esses dados contábeis e registros são realizados por um especialista chamado de contador. Desta forma a contabilidade é um instrumento que fornece através das demonstrações contábeis o máximo de dados úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa. No entanto para isso é necessário que, o administrador conheça muito bem os dados contidos nos relatórios para interpretá-los e converte-los em preciosas e confiáveis informações para a melhor gestão da empresa.
As demonstrações contábeis ou financeiras são aquelas extraídas dos livros, registros e documentos que compõem o sistema financeiro de qualquer tipo de empresa, devendo na sua elaboração serem observados os princípios fundamentais de contabilidade aprovados pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC). As demonstrações contábeis devem especificar sua natureza, a data ou período e a empresa a que se referem cujo grau de revelação deve propiciar o suficiente entendimento do que cumpre demonstrar, inclusive com o uso de notas explicativas.
O autor Matarazzo (1998) revela que a Lei nº 6.404, de 1976, atualizada pela Lei nº 11.638 de 2007, estabelece em seu art. 176 que ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial (BP), Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (ou Mutação do Patrimônio Líquido), Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC) e se companhia aberta, Demonstração do Valor Adicionado (DVA). A análise das demonstrações exige conhecimento do que representa cada conta que nela figura. Há uma infinidade de contas decorrentes de inumeráveis operações realizadas por empresas das mais diferentes atividades. Segundo Matarazzo (1998, p.41): “a análise das demonstrações financeiras exige noções do seu conteúdo, significado, origens e limitações”.
O contador fica responsável pela elaboração e entrega das demonstrações contábeis de acordo com as normas e prazos, tornando-se assim, peça de fundamental importância para a análise das demonstrações. Matarazzo (1998, p.48) relata que: “As demonstrações financeiras devem ser preparadas para a análise, da mesma forma que um paciente que vai submeter-se a exames médicos”. É de responsabilidade do administrador, analisar as demonstrações financeiras para auxiliar em suas tomadas de decisões. Elas fornecem um elenco de dados capazes de gerar amplas e profundas informações, sobre o desempenho, a situação econômico-financeira e a gerência das empresas de acordo com as regras contábeis, ou seja, é preciso conhecê-las para interpretá-las.
Segundo os autores Marion e Ribeiro (2011, p.16):
A informação contábil gerencial ajuda os agentes internos, especialmente os gerentes e os executivos, a mensurar o custo de produtos, serviços e clientes; e a tomar decisões que resultem na redução desses custos, na melhoria da qualidade e da eficiência das operações, na melhoria da pontualidade na entrega de produtos e serviços aos clientes, no aumento da produtividade, no incremento da produção de bens e serviços mais rentáveis, no incentivo de novos
projetos e na promoção da descontinuidade da produção de alguns produtos e serviços que apresentem baixa lucratividade.
A preocupação básica do contador é o registro das operações. Por exemplo, na aquisição de uma máquina registram-se quais os custos que comporão o custo de aquisição, a taxa de depreciação, qual será sua classificação no balanço patrimonial. O contador procura captar e organizar dados. O administrador preocupa-se com a análise das demonstrações contábeis que, por sua vez, precisam ser transformadas em informações que permitam concluir se a empresa merece ou não crédito, se tem ou não condições de pagar suas obrigações, se a empresa é ou não lucrativa, se vem evoluindo ou regredindo, se é eficiente ou ineficiente, se há condições de continuar operando ou não. Portanto, a contabilidade e a administração são matérias entrelaçadas de forma íntima. A relação entre elas é de suma importância para a análise dos resultados e tomadas de decisões.
A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE PARA OS ADMINISTRADORES
O autor Marion (1998, pág. 24) mostra a importância da contabilidade através da seguinte comparação: “Uma empresa sem boa contabilidade é como um barco, em alto-mar, sem bússola”.
Não se pode nunca pensar numa administração sem a contabilidade. Até no sentido legal é necessário o auxilio de ambas as ciências. Segundo o Código Civil Brasileiro de 2002, as empresas devem possuir os balanços patrimoniais, que servirão de base para as decisões administrativas, e lembrando que o balanço patrimonial e as demais demonstrações contábeis são registradas e entregues pelo profissional da contabilidade. Porém elas não devem ser vista apenas como necessárias para o cumprimento de obrigações fiscais e determinações legais, elas devem ser notadas como importantes instrumentos administrativos, capazes de controlar efetivamente todo o patrimônio da empresa e ainda de propiciarem dados úteis e confiáveis ao processo de tomada de decisão por parte do administrador.
Ainda o autor Marion da ênfase a esse parágrafo da seguinte forma
Todas as movimentações possíveis de mensuração monetária são registradas pela contabilidade, que, em seguida, resume os dados registrados em forma de relatórios e os entrega aos interessados em conhecer a situação da empresa. Esses interessados, através de relatórios contábeis, recordam os fatos acontecidos, analisam os resultados obtidos, as causas que levaram aqueles resultados e tomam decisões em relação ao futuro. (MARION, 1998, p.24)
A palavra análise segundo o dicionário da língua portuguesa de Bueno (2002 p.24) significa: “decomposição de um todo em suas partes constituintes; exame de um todo”. Nesse caso pode-se assegurar que a análise das demonstrações contábeis, que é um importante instrumento que os administradores devem utilizar, visando aperfeiçoar, ou seja, melhorar os resultados e criar novas situações para a empresa, começa onde termina os procedimentos contábeis. No entanto com o aumento cada vez maior da competitividade dos mercados, as empresas buscam novas tecnologias que permitam à administração visualizar perspectivas futuras para as organizações, por essa razão a contabilidade também tem se desenvolvido muito nos últimos anos. Conceitos de gestão, qualidade, rentabilidade, planejamento estratégico entre outros, utilizados internamente somente pela administração, estão cada vez mais incorporados na prestação de serviços contábeis. Por essa razão os administradores não vêem mais a contabilidade como uma ferramenta indispensável para a gestão da empresa, nem como um remédio amargo, porém necessários somente para o cumprimento de obrigações fiscais e determinações legais. A atividade contábil passou a exercer o papel de auxiliar, braço direito da administração, pois sua principal função gerencial é fornecer informações distintas sobre as mudanças ocorridas no patrimônio, a cada momento, para auxiliar na tomada de decisões, em todos os níveis de sua atividade. Por essa razão os administradores estão adotando uma nova filosofia de gestão, com o auxilio da contabilidade, conhecida como: sabemos que o que não se mede não se gerencia.
A TRANSFORMAÇÃO DE DADOS EM INFORMAÇÕES PRECISAS PARA OS ADMINISTRADORES
As demonstrações contábeis fornecem um elenco de dados capazes de gerar amplas e profundas informações sobre o desempenho, a situação econômico-financeira e a gerência das empresas de acordo com as regras contábeis. Se por um lado as mesmas podem funcionar como um banco de dados para o administrador, por outro lado, para sua análise, o administrador precisará converter esses dados em informações.
É importante a distinção entre dados e informações para a realização da análise do Balanço Patrimonial em conjunto com a Demonstração do Resultado do Exercício e as demais demonstrações financeiras. Dados são números ou descrição de objetos ou eventos que, isoladamente, não provocam nenhuma reação ao administrador, já a informação representa para o administrador uma comunicação que pode produzir reação ou decisão, frequentemente acompanhada de um efeito-surpresa. As demonstrações financeiras mostram que, por exemplo: uma empresa possui um valor em dívida, isto é um dado. A conclusão de que a
dívida é excessiva ou normal, de que a empresa pode ou não pagá-la é uma informação. (MARION E RIBEIRO, 2011).
Para que o administrador comece o processo de transformação de dados em informações, que o auxiliarão para suas tomadas de decisões, é evidente que ele precisará conhecer cuidadosamente cada conta registrada pelo seu aliado contador nas demonstrações financeiras. Por essa razão, Matarazzo (1998, p.41) relata que, “a análise das demonstrações financeiras exige conhecimento do que representa cada conta que nela figura”. Então a análise do administrador transforma esses dados encontrados nas demonstrações em preciosas informações
CONVENÇÃO FUNDAMENTAL
Segundo o autor Leite (1997), uma das características básicas da contabilidade que contribui para o seu conhecimento e uma possível análise de dados das demonstrações financeiras é a importância de se adotar a convenção fundamental de seu método contábil. Se a regra diz, por exemplo, que no balanço patrimonial o lado esquerdo é o grupo dos bens e direitos e representa as aplicações de recursos, não tem o porquê contestar.
O autor Leite (1997, p.16) exemplifica o parágrafo acima da seguinte forma: “assim como ninguém está interessado em compreender porque o lado direito foi escolhido para ser a mão em uma avenida, ninguém perdera tempo em buscar explicações para essa regra”.
CONCLUSÃO
Reconhecendo as necessidades de planejamento, controle, organização e direção dos administradores na gestão empresarial pode-se concluir que o exercício da contabilidade no universo estudado não se limita a um apontamento de números ou que somente existe para cumprimento de obrigações fiscais e determinações legais, esta deve ser encarada como uma importante ferramenta gerencial capaz de administrar efetivamente todo o patrimônio da empresa e de propiciar dados úteis e confiáveis ao processo de tomada de decisões.
Torna-se relevante afirmar que a contabilidade é o braço direito da administração, pois é através da análise das demonstrações contábeis que o administrador consegue obter preciosas informações referentes ao patrimônio da empresa. Porém para isso é necessário que os profissionais da administração tenham o conhecimento do que representa cada conta registrada pelo seu aliado contador nas demonstrações. Por essa razão conclui-se que a Administração e a Contabilidade precisam caminhar juntas, ou seja, uma ciência dando
suporte e colaborando para a outra. Pois só assim o administrador consegue gerir e tomar as decisões necessárias, corretas e essenciais dentro da organização.
REFERÊNCIAS
BRASIL. Código Civil, Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002. 1º Edição. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2002.
BUENO, Silveira. Minidicionário da língua Portuguesa. Edição para o ensino fundamental. São Paulo: Editora FTS S.A. 2002.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração: Uma Visão
Abrangente da Moderna Administração das Organizações. 7º Edição. Rio de Janeiro:
Editora Elsevier, 2003.
LEITE, Helio de Paula. Contabilidade para Administradores. 4º Edição. São Paulo: Editora Atlas S.A, 1998.
MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. 6º Edição. São Paulo: Editora Atlas S.A, 1998.
MARION, José Carlos; RIBEIRO, Osni Moura. Introdução à Contabilidade Gerencial. São Paulo: Editora Saraiva, 2011.
MATARAZZO, Dante Carmine. A análise Financeira de Balanços. 5º Edição. São Paulo: Editora Atlas, 1998.
Recebido em Dezembro de 2017 Aceito em Fevereiro de 2018
