APRENDIZAGEM NA IMPLANTAÇÃO DO PCP
Renato Martins das Neves
Eng.Civil, M.Sc., Doutorando do NORIE/UFRGS. Prof. Assistente do NUHAM/UFPA. Av Osvaldo Aranha, 99 - 3 andar. CEP: 90035-190-POA/RS. E-mail: [email protected].
HenriqueOtto Coelho
Eng.Civil/Mestrando do NORIE/UFRGS. Av Osvaldo Aranha, 99 - 3 andar. CEP: 90035-190-POA/RS. E-mail: [email protected].
Carlos Torres Formoso
Eng.Civil, M.Sc, PhD. Prof. Adjunto do NORIE/UFRGS. Av Osvaldo Aranha, 99 - 3 andar. CEP: 90035-190-POA/RS. E-mail: [email protected].
Abstract
This paper aims to verify learning in implanting of the model planning and production control concerning micro and small construction companies. Also it aims to verify some indicators and to define the nature of problems.
Last Planner sheets of eleven building sites, have been analyzed. Eight of these building sites took part of the implantation of PCP developed by Bernardes (2001) from 1998/1999 and three other building sites from 2000/2001.
Through the results it was inferred that: the basic requisite of Last Planner is not being fulfilled as definition work package. That both researchers and building companies learned to implant PCP.
Also new issues have been proposed to better define work package, constraints, resources planning, once these concepts are important in last planner.
Palavras chaves: Learning, Planning and Production Control, Last Planner.
1. Introdução
Atualmente têm sido marcante, em todos os setores industriais, a necessidade das organizações se posicionarem estrategicamente frente a seus objetivos e repensarem o seu modo de agir. Os princípios gerenciais estão sendo revistos e modificados, o alinhamento entre os objetivos estratégicos e as ações práticas tem sido buscado, a diminuição dos custos e eliminação das perdas têm sido constantemente foco de atenção de diretores e proprietários. Contudo, pouco tem sido feito com sucesso, pois é comum que, nesta busca por melhoria, muitas empresas adotem e implementem novas técnicas de gestão, obtenham ganhos significativos e logo após, sem motivo aparente, abandonam tais idéias.
Neste aspecto, também as empresas de construção civil vêm buscando formas de aprimorar seus processos produtivos e gerenciais. A busca pela implementação de seus processos visa à melhoria de seus produtos finais com conseqüente acréscimo no valor percebido de seu produto, pelo cliente final. Com a Qualidade Total, Certificação ISO 9000 e outros programas de melhorias, as empresas têm procurado trabalhar e aprimorar seus processos. Neste sentido, comprovadamente, o processo de Planejamento e Controle da Produção (PCP) tem papel fundamental no encaminhamento da construção civil rumo a
Porém, segundo GARVIN (1993) a causa de fracasso de muitos programas de melhoria contínua, em empresas americanas, é o fato de não ser considerado, além do processo de implementação, o processo de aprendizagem e apropriação de tais programas como sendo um de seus elementos essenciais.
Os fundamentos teóricos do PCP, ao contrário de muitos programas de melhoria, têm sua base justamente alicerçada no aprendizado. A tomada de decisão, o controle e o replanejamento são sempre realizados utilizando dados e indicadores coletados durante o processo anterior e visam sempre a melhoria, baseados na aprendizagem, tentando entender os reais motivos de problemas ocorridos para que estes não venham a acontecer de novo, mantendo assim uma postura pró-ativa frente aos problemas.
Tendo em vista a importância destes fatores, e considerando a aprendizagem como um dos requisitos mais valorizados pelo processo de planejamento, este trabalho objetiva identificar e demonstrar a aprendizagem na implantação do modelo de PCP para micro e pequenas empresas de construção desenvolvido e utilizado pelo NORIE/UFRGS;
Para tanto, serão analisados alguns indicadores que normalmente são coletados no planejamento de curto prazo e outros que, embora não são usualmente coletados também podem ser retirados das planilhas tradicionais do curto prazo.
As relações entre indicadores assim como os próprios indicadores analisados são: relação entre o percentual de pacotes completados e o percentual de pacotes
bem definidos (PPC x PPBD);
as origens das causas que levam ao não cumprimento dos pacotes de trabalho; a evolução dos tipos de problemas com o decorrer do tempo, e
a evolução da natureza dos problemas com o decorrer do tempo.
Para o melhor entendimento e análise de tais considerações, foram adotados os seguintes pressupostos:
a diferença entre sistemas construtivos não afeta a natureza e o tipo dos problemas;
a fase da obra não afeta a natureza e o tipo dos problemas, e
algumas empresas ainda vêem o PPC como um avaliador de seu desempenho.
2. Método do Trabalho
O método utilizado neste trabalho apresentou quatroetapas:
A pesquisa bibliográfica foi realizada com intuito de sedimentar os conceitos sobre o processo de planejamento e controle da produção e de aprendizagem.
O levantamento das planilhas consistiu em sua obtenção junto aos pesquisadores responsáveis pelos estudos de caso e sua organização em ordem cronológica. Além disto foram contatadas as empresas que atualmente estão utilizando o modelo de PCP, para que estas fornecessem suas planilhas de obras recentes.
A seleção de obras consistiu em verificar quais delas tinham os dados representativos em uma seqüência de no mínimo oito semanas sem falhas de registro, para que assim pudesse ser realizada a identificação de aprendizagem na aplicação do modelo.
A análise das planilhas consistiu em retirar informações e indicadores sobre eventuais problemas acontecidos, suas datas de ocorrência, o PPC semanal, o PPBD (porcentagem de pacotes bem definidos) e a origem dos problemas.
Do universo de 11 obras de empresas construtoras, sendo que oito destas fizeram parte da implantação do PCP desenvolvido por Bernardes (2001), no período de 1998/1999 e três empresas no período de 2000/2001, somente foram analisadas e consideradas para este trabalho, dez obras de cinco empresas, sendo que três empresas do primeiro estudo de caso e duas do período mais recente.
Para realização do levantamento e análise dos dados, foi necessário definir um novo indicador (PPBD), resgatar alguns conceitos utilizados no planejamento de curto prazo e admitir as seguintes considerações:
3.1. PBBD (Percentual de Pacotes Bem Definidos)
O termo pacote de trabalho pode ser entendido como tarefa designada à determinada equipe de trabalho com tamanho possível de ser completado em um determinado horizonte de tempo e que tem sua conclusão facilmente identificada. Para os pacotes de trabalho serem considerados bem definidos, foi levada em consideração a definição de Marchesan (2001), segundo a qual o pacote deve conter três elementos: ação, que indica a natureza da tarefa executada (montagem, escavação e etc.); o elemento, que se refere a um componente físico do produto (parede, viga e etc.), e o local, que define a zona em que a ação tem lugar (ala leste, parede sul e etc.). O PPBD é definido pelo quociente entre o número de pacotes de trabalho bem definido e o número total de pacotes de trabalho programados.
3.2. Classificação em relação às origens dos problemas
As origens dos problemas são as causas que levaram ao não cumprimento dos pacotes de trabalho. Para classificar estas causas, a investigação, realizada durante a reunião de curto prazo, é conduzida de forma a analisar a verdadeira origem dos problemas.
Apesar de, no momento do registro das causas do não cumprimentos dos pacotes de trabalho, buscar-se detalhar e explorar a fundo o verdadeiro motivo do não cumprimento das tarefas, para análise e exposição dos dados, é desejável que estas causas sejam agrupadas em grandes áreas de concentração (projeto, fornecimento de materiais, planejamento, etc.). Esse procedimento se deve a necessidade de prover o tomador de decisão com informações mais simples, diretas, claras e de fácil manipulação.
Em relação às origens, os problemas foram classificados da seguinte forma:
planejamento (erro de planejamentos das tarefas, superdimensionamento, atraso na tarefa anterior e etc.);
condições adversas do tempo;
falta de material (atraso na entrega e falta de materiais no canteiro); falta de mão-de-obra;
indefinidos (descomprometimento e/ou falta de registro).
É importante ressaltar que para esta análise não foi levado em consideração o requisito de qualidade para definição do pacote de trabalho, somente o registro de problemas na planilha do planejamento semanal.
3.3. Classificação quanto à natureza dos problemas
Outra importante análise quanto à possibilidade de identificação de aprendizagem, que pode ser realizada diante da categorização das causas do não cumprimento dos pacotes de trabalho, é em relação à natureza dos problemas. Podem ser considerados de natureza externa, problemas que estejam fora do alcance preventivo da empresa, como por exemplo, atrasos na entrega de materiais (quando o pedido é feito dentro do prazo correto), chuva, quebra de equipamentos, absenteísmo e etc. Problemas de planejamento, superdimensionamento e de organização administrativa podem ser considerados como de natureza interna.
4. Análise dos Resultados
Na análise dos resultados obtidos com as planilhas anteriormente citadas, além de identificar ocorrências típicas, buscou-se identificar comportamentos que indicassem a aprendizagem no processo de implementação do PCP.
Para análise das planilhas foram considerados e levantados os indicadores de PPC e o PPBD. O PPC possibilita a identificação da eficácia do planejamento e conseqüentemente das variações na produção, e o PPBD indica se a definição dos pacotes
Além disto, procurou-se identificar a origem dos problemas que ocorriam com maior freqüência, bem como a análise da eventual evolução destes tipos de erros ao longo do tempo e o amadurecimento da utilização do PCP pela empresa, com eventual identificação do efeito aprendizagem.
4.1 Evolução do PPC
Referências bibliográficas (Ballard e Howell, 1997) indicam um comportamento típico para a evolução dos valores de PPC em empresas que esteja implementando o PCP pela primeira vez e que demonstrem aprendizagem. Nestes casos é comum que nas primeiras semanas de aplicação do processo, os valores de PPC tenham alta variabilidade e baixas médias (com valores próximos de 50%). Conforme a implementação do processo vai sendo consolidada, esses valores tendem a aumentar até um patamar em torno de 80%, mas mantendo ainda certa variabilidade. Após a empresa ter o processo completamente dominado e conseqüentemente maior estabilização da produção, a variabilidade dos valores de PPC fica bastante reduzida e ocorre a média destes valores gira em torno de 90%.
O gráfico abaixo mostra a seqüência típica de PPC acumulado de uma obra de uma construtora que pela primeira vez aplicou o processo de PCP e demonstrou aprendizagem no processo.
Figura 1: evolução típica do PPC
Como se pode notar neste exemplo, nas primeiras semanas os valores de PPC são baixos (em torno de 60%), mas com o maior domínio das ferramentas de controle, por parte da empresa, esses valores tendem a aumentar gradativamente e estabilizar-se em torno dos 85%.
Como na coleta e análise de qualquer tipo de indicador, deve-se ter certo cuidado quando se analisa a evolução dos valores de PPC. Observou-se neste levantamento, que uma empresa alcançou rapidamente valores estáveis de PPC muito altos e sem qualquer variabilidade. Nestes casos, a análise deve ser feita cuidadosamente. Alguns autores citam a ocorrências destes fatos quando há indícios da existência de um comportamento de autoproteção, onde as empresas usam os valores de PPC como propaganda de seu processo ou os responsáveis pelo PCP encaram o PPC como um indicador de qualidade de seu trabalho. Outra possível razão pode estar na má aplicação dos procedimentos do processo de PCP, onde pela falta do conhecimento da real capacidade produtiva das equipes, pode ocorrer o subdimensionamento de sua capacidade. No gráfico da figura 2 é possível verificar a evolução do PPC acumulado da empresa. Desde o princípio seu comportamento não foi conforme o esperado, e após um intervalo de coleta de dados, o PPC atingiu valores médios muito altos, o que sugere que a empresa tenha errado em sua utilização, involuntariamente ou não. PPC acumulado 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 Sem anas PP C
PPC acumulado 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Semanas P P C ac u m u lad
Figura 2: PPC acumulado distorcido
4.1.1. Influência do PPBD na evolução do PPC
Nesta análise, buscou-se identificar a influência do Percentual de Pacotes bem Definidos no Percentual de Pacotes Completados, ou seja, se ocorrendo variação no PPBD com o decorrer do tempo a evolução do PPC demonstra alguma correlação. Novamente observou-se que em empresas que estão em fase inicial de implantação do PCP, quando o pacote de trabalho é bem definido a dificuldade do cumprimento deste pacote é maior. Quando é mal definido e o pacote não tem definição precisa de quantidade ou local, qualquer quantidade de serviço executado pode ser considerado como 100% terminado.
Em outras palavras, quando existem pacotes mal definidos a análise do cumprimento ou não do pacote é subjetiva, o que deixa margens para julgamentos errados. Em empresas com um maior tempo de implementação do PCP, verifica-se que a produção tem maior estabilidade, comprovada pela total falta de dependência entre o PPC e PPBD.
O gráfico da figura 3 é um exemplo da relação existente entre PPC e PPBD em uma empresa iniciou a implantação do PCP e demonstrou aprendizagem com o passar do tempo. Relação entre PPC e PPBD 0 20 40 60 80 100 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Semanas PPC / PP B PPC PPBD
Figura 3: relação entre PPC e PPBD
A partir deste gráfico, de uma obra de 1998, pode-se concluir que enquanto a empresa está nas semanas iniciais de implementação do processo de PCP o percentual de planos completados sofre forte influência da qualidade na definição dos pacotes, porem quando o processo de PCP adquire certo patamar de amadurecimento e todos os pacotes de trabalho são bem definidos os valores de PPC têm comportamento normal e independente.
4.2. Origens dos problemas
Na análise das origens dos problemas, mais uma vez buscou-se, após algum tempo de implantação do PCP, identificar a aprendizagem, através da observação da existência ou
que a etapa da obra não influencia a origem dos problemas, foram observadas as evoluções dos principais tipos de erros no decorrer do tempo de implementação do processo de PCP. Novamente, em empresas em níveis baixos de implantação do PCP foram observadas tendências diferentes das de empresas com maior tempo de aplicação do PCP.
4.2.1. Evolução dos tipos de problemas
Quando da análise deste indicador se detecta que determinado tipo de problema tem um elevado número de ocorrências em um determinado período consecutivo de tempo espera-se que sejam tomadas decisões que visem a solução destes problemas. Feito isso, espera–se que o número de ocorrências diminua consideravelmente ou que simplesmente não existam mais ocorrências. Portanto, o comportamento típico esperado em um gráfico de evolução dos tipos de problemas para que se possa inferir que houve aprendizagem neste quesito é semelhante ao da figura 4.
Evolução dos problemas
0 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Sem anas no . oc or r ê n c i
planejamento chuva fornecedor
Figura 4: evolução dos tipos de problemas
Neste gráfico pode-se observar que em determinado momento, o número de ocorrências de falhas de planejamento estava muito elevado. Após a análise destes dados a empresa se viu obrigada a tomar decisões visando à solução destes problemas. Então, após a tomada de decisão (semana 6) nota-se no gráfico que a quantidade de problemas relativos ao planejamento foi decrescendo gradualmente até que não ocorressem mais problemas deste tipo. Outros tipos de problemas fora do alcance da tomada de decisão da empresa aparecem aleatoriamente durante todo decorrer do tempo.
4.2.2.Natureza dos problemas
Outra importante análise sobre aprendizagem que pode ser feita diante da categorização das causas do não cumprimento dos pacotes é quanto à natureza dos problemas.
O comportamento esperado na evolução da natureza dos problemas é de que nas primeiras semanas de implementação do modelo de PCP, a porcentagem dos problemas de natureza interna responsáveis pelo não cumprimento dos pacotes de trabalho seja maior do que a porcentagem dos problemas de natureza externa, e que com o decorrer do tempo a porcentagem de problemas de natureza interna diminua enquanto que a porcentagem de problemas de natureza externa aumente.
A inversão da natureza dos problemas ocorridos, com o decorrer do tempo, identifica a aprendizagem da empresa no processo de PCP, pois problemas de natureza interna são típicos de ambientes com planejamento e controle precários, enquanto que problemas de natureza externa são encontrados em qualquer tipo de ambiente.
A figura 5 demonstra a evolução típica da natureza dos problemas quando existe aprendizagem no processo de PCP.
Evolução da natureza dos problemas 0 20 40 60 80 100 Sem anas Po rc e n ta g e
PPC Origens internas Origens externas
Figura 5: evolução da natureza dos problemas
Neste gráfico, verifica-se uma aproximação do gráfico apresentado por BALLARD e HOWELL (1997). Se desprezarmos as semanas iniciais, o que pode ser compreendido devido aos ajustes iniciais de implementação, nota-se claramente a existência de aprendizagem no processo de PCP.
5. Considerações finais
Como pode ser notado neste estudo, existem vários indicadores que podem ser analisados e utilizados no sentido de identificar e demonstrar o nível de aprendizagem alcançado pelas empresas construtoras frente ao processo de PCP. O que se espera é que este tipo de análise seja feito sempre quando da primeira implementação do processo de PCP em empresas ou obras sob nova direção, e de acordo com o resultado obtido sejam tomadas decisões objetivando eventuais melhorias no processo de aprendizagem.
Outro ponto que merece destaque diante da análise das planilhas de curto prazo de várias obras e construtoras que utilizam o modelo de PCP do NORIE/UFRGS, foi o fato de que quando não há presença de pesquisadores junta a empresa, um dos requisitos básicos do planejamento de curto prazo (a correta definição dos pacotes de trabalho) ainda não é cumprido. Um pacote bem definido é importante para avaliar a verdadeira eficácia do PCP, tornando mais transparente a utilização e conferência do pacote de trabalho.
A análise correta das causa do não cumprimento dos pacotes de trabalho, ainda não é realizada, o que interfere diretamente no aprendizado, pois não há uma retro-alimentação do processo. Talvez em vez de perguntar o porquê dos problemas, se deve mudar a pergunta para: O que eu deveria fazer para que o problema não aconteça novamente?
Pode-se inferir que o modelo de PCP utilizado gera grandes possibilidades de aprendizado para as empresas, pois sua própria base teórica é fundamentada no aprendizado. Além disso, supõe-se que houve falhas na implementação do processo em algumas empresas, pois foram detectados erros na aplicação da sistemática. Isto pode ser notado diante de problemas na diferenciação e uso dos conceitos essenciais utilizados no modelo, como no caso da diferença de pacotes de trabalho, restrições e o planejamento de recursos.
Pode-se inferir também que o PPC varia inversamente com o PPBD em empresas em fase de implantação do PCP, e que não existe relação alguma quando os pacotes de trabalho são bem definidos, pois com o pacote bem definido e estabilidade do processo de PCP, a variação do PPC é em função de problemas aleatórios e imprevisíveis.
6. Sugestões para trabalhos futuros
Como sugestões para novas pesquisas ficam as seguintes questões: Esta correta a definição de pacote de trabalho?
O que é uma restrição?
Foi notório nas análises dos resultados, que em muitas empresas existe esta falta de definição, ocasionando em alguns casos falhas na qualidade do planejamento e até o não cumprimento da tarefa. Abaixo são descritos alguns exemplos, retirados das planilhas pesquisadas, do que tem sido considerado como pacotes de trabalho e alguns registros de problemas pelo não cumprimento das tarefas, para a discussão:
O que é um pacote de trabalho? Manter a rua limpa?
Ligar p/ Corsan perguntando a respeito da ligação de água? Contratar reforma das persianas?
Agendar reuniões? Contratar mão-de-obra?
Recebimento andaimes p/ escoramento?
O que é um problema que impeça o cumprimento de um pacote de trabalho? Mãe do pedreiro morreu?
Atraso na tarefa antecedente? Faltaram os blocos?
Descomprometimento? Indecisão dos blocos?
7. Agradecimentos
As empresas que forneceram os registros das planilhas de planejamento de curto prazo e ao Prof. Dr. Mauricio Bernardes, pela concessão dos dados das empresas que fizeram parte do seu estudo de caso e pelas sugestões para o desenvolvimento deste trabalho.
8. Referência Bibliográfica
BALLARD, G.; HOWELL, G. Shielding Production: An Essential in Production
Control. Technical Report N0 97-1, Department of Civil and Environmental Engineering,
University of California, 1997.
BERNARDES, M. Desenvolvimento de um Modelo de Planejamento e Controle da
Produção para Micro e Pequenas Empresas da Construção. Porto Alegre:
Universidade Federal do Rio Grande do Sul – Curso de Pós-Graduação em Engenharia Civil, 2001. Tese de Doutorado.
FORMOSO, C. A Knowledge Based Framework for Planning House Building
Projects. Salford: University of Salford – Departament of Quantity and Building
Surveying, 1991a. Tese de Doutorado.
FORMOSO, C; BERNARDES, M.; OLIVEIRA, L; OLIVEIRA, K Termo de Referência
para o Planejamento e Controle da Produção em Empresas Construtoras. Porto
Alegre: Universidade Federal do Rio Grande do Sul – Curso de Pós-Graduação em Engenharia Civil, 1999.
GARVIN, D. Building a Learning Organization. Havard Business Review, jul-aug, p. 78-91, 1993.
