0 28/03/2006 Emissão inicial MA / MAR Comitê da Qualidade
Sumário
0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO ... 2
1. ESCOPO DO ACORDO DE FORNECIMENTO ... 2
2. PRAZO ... 2
3. DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO EMPREENDIMENTO ... 2
4. OBJETIVOS E METAS ... 3
5. INTERFACES TÉCNICAS ORGANIZACIONAIS ... 5
5.1. Principais ... 5
5.2. Secundárias ... 5
6. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ... 6
6.1. Equipe Guimar ... 6
7. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ... 7
8. ATRIBUIÇÕES DAS FUNÇÕES ... 7
8.1. Gerência de Contrato ... 7 8.2. Coordenador de projetos ... 8 8.3. Fiscal de campo ... 10 9. COMUNICAÇÃO ... 11 9.1. Cartas ... 11 9.2. Fax ... 12
9.3. Mensagens Eletrônicas (e-mails) ... 12
9.4. Notas de Reunião ... 12
10. NORMAS E PROCEDIMENTOS ... 12
11. MATRIZ DE TREINAMENTO ESPECÍFICO ... 13
12. SEGURANÇA DO TRABALHO, MEIO AMBIENTE ... 13
13. REGISTROS DA QUALIDADE ESPECÍFICOS ... 14
14. ENCERRAMENTO DOS TRABALHOS ... 14
15. AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO DOS CLIENTES ... 15
Prefácio
Este documento, parte do Sistema Guimar de Gerenciamento de propriedade da Guimar Engenharia S.A., estabelece as diretrizes para a execução dos serviços objetos do acordo de fornecimento celebrado entre a Suzano Papel e Celulose (SPC) e a Guimar Engenharia S.A. e serve de orientação aos membros da equipe
envolvida com o mesmo, sendo peça essencial no sucesso da condução do gerenciamento deste empreendimento.
0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
O objetivo deste documento é estabelecer as atividades da Guimar Engenharia S.A. no empreendimento da Suzano Papel e Celulose , na cidade de Suzano – SP e compatibilizar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ – Guimar) com as peculiaridades do acordo de fornecimento 4600000719 celebrado com o cliente em 02 de maio de 2005, definindo assim a utilização de metodologias específicas, normas e procedimentos internos e externos, quando aplicáveis.
1. ESCOPO DO ACORDO DE FORNECIMENTO
A equipe Guimar desempenha funções nas áreas de planejamento físico, fiscalização de obras civis, fiscalização de montagens eletromecânicas e coordenação de projetos de engenharia em projetos de investimentos anuais da SPC, através da disponibilização da mão de obra qualificada previamente definida no acordo de fornecimento, a ser utilizada conforme as necessidades da SPC e sob sua supervisão direta.
O escopo do acordo de fornecimento prevê serviços de escritório com a aplicação de auxiliares administrativos e arquivistas; planejamento físico de projetos de investimento com a aplicação de técnicos de planejamento; implantação e fiscalização de obras civis e de montagens eletromecânicas com a aplicação de técnicos fiscais de obras e engenheiros de implantação e projetos de engenharia, com a aplicação de coordenadores de projetos e de gerentes de projeto.
2. PRAZO
A vigência do acordo de fornecimento é de 12 meses, iniciando-se em 02/05/2005 e concluindo-se em 30/04/2006.
3. DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO EMPREENDIMENTO
A SPC é um dos mais competitivos produtores do mercado de celulose e de papel de imprimir e escrever do mundo. Suas duas unidades industriais no estado de São Paulo têm capacidade instalada de produção anual de 420 mil toneladas de celulose de eucalipto e de 510 mil toneladas de papel, sendo auto-suficientes em madeira e na geração de energia elétrica necessária à sua produção.
A empresa está localizada na área urbana da cidade de Suzano, próxima a capital do estado de São Paulo.
O constante esforço da SPC na manutenção e melhoria deste seu complexo industrial exige permanentemente o desenvolvimento de novos projetos de engenharia e sua conseqüente implantação, dos quais a Guimar participa.
4. OBJETIVOS E METAS
DIMENSÕES OBJETIVO FÓRMULA INDICADOR META FREQUÊNCIA
QU
ALID
ADE Cumprir todos os
procedimentos Guimar aplicáveis a esta Operação conforme item 10 do MCE.
Zero Não Conformidade nas auditorias internas da Guimar ou avaliação do Gerente de Contrato
ID = 0 Excelente Zero Não Conformidade Mensal 0 < ID = 2 Bom 2 < ID Insatisfatório PRAZ O Atender tempestivamente as solicitações de mobilização da SPC, caso a caso
Comparação com o prazo médio de seleção e contratação de 15 dias
ID = ou < 15 dias - Excelente
Até 15 dias Mensal
ID > 15 dias - Insatisfatório
SEGU
RAN
ÇA
Zero acidente envolvendo a equipe Guimar.
Número de Não Conformidades registradas
ID = 0 Excelente
Zero acidente Mensal
ID > 0 Insatisfatório
Cumprir todas as normas e procedimentos de segurança,
meio ambiente e saúde ocupacional da SPC
ID será medido pelo número de não conformidades relacionadas ID = 0 - Excelente Zero não conformidades Mensal ID > 0 - Insatisfatório CUS TO
Zero erros nas medições efetuadas
Número de erros nas medições
ID > 0 - Insatisfatório
CLIENTE
Obter a satisfação do Cliente Conforme pesquisa junto ao cliente
ID =Nenhum item abaixo de Bom e mais de 70% dos itens avaliados como excelente -
Excelente Nenhum item
abaixo de Bom e até 30% como
Excelente
Semestral
ID = Nenhum item abaixo de Bom e até 30% dos itens avaliados como Excelente - Bom ID = Algum item com avaliação < do que Bom - Insatisfatório REC URS OS HUM A N OS Desempenho da equipe (organização, clima, motivação, iniciativa, integração)
ID será medido através da avaliação mensal do Gerente de Contrato e/ou
auditorias
ID = Tudo conforme - Excelente
Tudo conforme Mensal
ID = Poucas observações com indício de Não Conformidade - Bom
ID = Constatação de Não Conformidade - Insatisfatório
Desmobilização por solicitação de reposição do cliente por não atendimento das suas necessidades
ID será medido através do número de desmobilizações solicitadas
ID = 0 - Excelente
Turn over zero Mensal
ID > 0 - Insatisfatório
APOIO SEDE
Apoio da Sede as demandas operacionais (apoio/visita
DIOPE, apoio DIAFI, auditorias)
ID será medido através da avaliação mensal do Gerente de Contrato
ID = Tudo conforme - Excelente
Tudo conforme Mensal
ID = Poucas observações com indício de Não Conformidade - Bom
ID = Constatação de Não Conformidade - Insatisfatório
Para os demais objetivos, metas e indicadores relacionados a este contrato consultar o Relatório de Informações Gerenciais – RIG da Guimar. Não Conformidade grave é aquela que constata quebra em um dos processos do sistema.
5. INTERFACES TÉCNICAS ORGANIZACIONAIS 5.1. Principais
Gestor do contrato SPC;
Outros gerentes e colaboradores da SPC, clientes dos serviços prestados e
Gerentes de contrato das empresas contratadas.
5.2. Secundárias
Coordenadores de campo e representantes das empresas contratadas;
Coordenadores e engenheiros das empresas subcontratadas e
6. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 6.1. Equipe Guimar Gerente de Projeto Especialista Projeto / Implantação Especialista Projeto / Implantação Gerente de Contrato Fiscalização Especialista Projeto / Implantação Coordenadores de Projeto Guimar SPC
7. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Atividades ou processos
Cargos / Funções
GPEN GECON CP FI
Interfaces SPC - Guimar - E P P
Interfaces com terceiros - C/E E E
Atendimento as políticas de Segurança, Meio
Ambiente e Saúde Ocupacional da SPC - C/E E E
Relatório Estatístico Mensal - C/E P P
Boletim de Medição Guimar A C/E P P
Recrutamento, seleção e mobilização A C/E P P
Emissão de Relatórios Gerenciais - C/E P P
Disponibilização de recursos para o trabalho,
incluindo EPIs - C/E - -
Controle de documentação técnica - C/E E E
Simbologia:
GPEN – Gerência de Projetos (SPC)
Cargos/Funções provenientes da estrutura corporativa da Guimar: GEEMP – Gerente de Empreendimentos; GECON – Gerente de contrato.
Cargos/Funções específicos deste contrato: CP – Coordenador de Projetos; FI – Fiscalização.
C – Coordena, E – Executa, A – Aprova, P – Participa.
Quem coordena é o responsável pelo processo.
8. ATRIBUIÇÕES DAS FUNÇÕES 8.1. Gerência de Contrato
O Gerente de Contrato reporta-se ao Gerente de Empreendimentos da empresa (GEEMP) e tem as seguintes atribuições:
Garantir o fiel cumprimento da filosofia empresarial, normas e procedimentos da Guimar aplicáveis ao contrato;
Garantir a plena execução dos itens contratuais por parte da Guimar;
Cumprir as normas e procedimentos SPC relacionadas com a segurança do trabalho, meio ambiente e saúde ocupacional;
Emitir e aprovar com o Gestor da SPC o fechamento do rateio do Controle de Horas da equipe Guimar;
Emitir e aprovar com o Gestor da SPC, com base no fechamento do rateio do Controle de Horas, o Boletim de Medição para Faturamento da Guimar;
Elaborar e emitir Relatório Estatístico Mensal (REM) para a Segurança do trabalho da SPC;
Coordenar as reuniões do Diálogo Semanal de Segurança (DSS) da equipe Guimar, emitindo o relatório presencial do DSS;
Apoiar a equipe de trabalho, zelando para que tenham recursos técnicos e administrativos suficientes para executar as tarefas sob sua responsabilidade;
Zelar pelo bom desempenho de toda a equipe Guimar, no tocante ao custo, prazos e qualidade da execução dos serviços e tomar as ações corretivas necessárias quando forem detectados desvios;
Participar da Reunião Mensal de Segurança coordenada pela Segurança do Trabalho da SPC;
Acompanhar a avaliação de desempenho relativa aos serviços prestados pela Guimar, divulgando-a para a equipe e buscando sempre a sua melhoria.
Requisitos mínimos da função - Gerente de Contrato
Formação: Engenharia, atualizado com conhecimentos de tecnologias modernas de gerenciamento de empreendimentos e conhecimentos básicos em informática (Word, Excel e desejável MS Project).
Habilidades: Facilidade de comunicação; habilidade para lidar e liderar pessoas; iniciativa; mobilidade; ritmo; autoridade; ser comprometido e ativo; bem como direto; influente; autoconfiante e persuasivo; ser motivado para cumprir metas e resultados e ter visão sistêmica.
Experiência: 5 anos de experiência no gerenciamento de projetos de médio e grande porte.
8.2. Coordenador de projetos
O coordenador de projetos reporta-se administrativamente ao gerente de contrato e tem as seguintes atribuições:
Cumprir a filosofia empresarial, a norma de conduta do colaborador e outras normas e procedimentos Guimar aplicáveis a Operação;
Cumprir as normas e procedimentos SPC relacionadas com a segurança do trabalho, meio ambiente e saúde ocupacional;
finais de qualidade, orçamento e prazo, influenciando sobre os demais membros da equipe a definirem o investimento com base em estudos técnicos e propostas de fornecimento;
Assegurar a perfeita integração das equipes de projetos, promovendo e coordenando reuniões sistemáticas de atualização de informações com a equipe e fornecedores, divulgando as atas e elaborando relatórios periódicos;
Desenvolver o planejamento dos projetos e assegurar a máxima eficiência no cumprimento das metas, utilizando os recursos necessários para planejamento inicial e reavaliações periódicas, cobrando prazos estabelecidos, controlando e replanejando as atividades e eventos não cumpridos, os recursos humanos e materiais;
Assegurar a máxima eficiência no cumprimento dos orçamentos dos projetos, analisando o orçamento antes de sua aprovação, utilizando os recursos necessários para controle durante o andamento, e garantindo que o escopo se restrinja aos itens previstos no orçamento aprovado;
Elaborar e emitir os termos de aceitação provisória e definitiva do projeto;
Assegurar a aquisição de todos os materiais, equipamentos e serviços necessários para o desenvolvimento do projeto, solicitando emissão das requisições de compra, avaliação das propostas técnicas e elaboração dos memoriais descritivos em conjunto com os engenheiros de processo e especialistas;
Aprovar em conjunto com o gestor SPC os boletins de medição e o termo de comprovação de evento das prestadoras de serviços do projeto;
Assegurar o fornecimento de toda a documentação atualizada do projeto para as áreas de produção e manutenção, difundindo as informações e programando treinamento para capacitar a operação e a manutenção no bom desempenho do projeto no “start up” e após a sua implantação;
Assegurar que todos os documentos emitidos pelos fornecedores sejam corretamente controlados e que somente os documentos certificados possam ser utilizados no processo de compra e implantação dos equipamentos;
Assegurar que as empresas prestadoras de serviços apresentem as documentações legais necessárias e que os serviços por elas executados sejam supervisionados pelos fiscais Guimar, para que a implantação aconteça em conformidade com os padrões e normas;
Assegurar o envolvimento das equipes de manutenção e operação nas fases de projeto, montagem e comissionamento;
Acompanhar a avaliação de desempenho relativa aos serviços prestados pela Guimar, buscando sempre a sua melhoria.
Requisitos mínimos da função - Engenheiro
Formação: Engenharia mecânica ou elétrica e completo domínio em informática (Word, Excel, e desejável MS Project e Autocad).
Habilidades: Iniciativa; organização, ser comprometido e ativo; ter visão sistêmica e facilidade de relacionamento interpessoal.
Experiência: 10 anos de experiência nas áreas de planejamento e controle, administração de contratos e controle de custos.
8.3. Fiscal de campo
O fiscal de campo mecânico ou civil, apoiado pela equipe técnica de fiscalização da obra reporta-se administrativamente ao gerente de contratos Guimar e tecnicamente ao gestor de implantação da SPC e tem as seguintes atribuições:
Cumprir a filosofia empresarial, a norma de conduta do colaborador e outras normas e procedimentos Guimar aplicáveis a Operação;
Fiscalizar todos os serviços prestados pelas construtoras, instaladores e fornecedores de materiais e serviços, visando sua execução conforme projeto executivo, com o melhor custo, no prazo, com qualidade e segurança;
Buscar constantemente a melhoria da qualidade técnica e prazos dos processos de implantação, considerando a heterogeneidade dos parceiros e fornecedores internos e externos e o envolvimento da equipe em projetos simultâneos;
Garantir que todas as atividades de implantação sejam executadas com máxima segurança, com base nas normas da OSHSAS, tendo em vista os riscos inerentes ao processo de implantação que geralmente ocorrem simultaneamente com o processo produtivo em funcionamento;
Cumprir as normas e procedimentos da SPC relacionados com a segurança do trabalho, saúde e meio ambiente, de forma a atingir a meta de zero acidente e nenhum problema ambiental;
Garantir que toda implementação seja executada com máxima qualidade, tendo em vista a diversidade da qualidade de mão de obra e serviços que integram o processo;
Garantir que todos os projetos sejam instalados dentro dos prazos acordados com Gerência de Produção, tendo em vista o elevado valor das perdas de contribuição das máquinas por tempo de parada do processo produtivo;
Desenvolver novos fornecedores e novas técnicas de implementação, visando assegurar o cumprimento das metas e resultados previstos nos projetos, otimização de conceitos, ferramentas, equipamentos e procedimentos de construção e montagem;
envolvidas na implantação, discutindo e resolvendo os problemas que surgirem durante o seu desenvolvimento;
Analisar em profundidade a conclusão de eventos geradores dos boletins de medição das EPS, dando o seu aval para a emissão dos mesmos, após o cumprimento dos requisitos;
Acompanhar e fazer cumprir o planejamento executivo da obra emitido pelas EPS;
Analisar tecnicamente as propostas de serviços adicionais emitidas pelas EPS envolvidas na implantação, dando ou não o seu aval para a aprovação das mesmas;
Cuidar para que os sistemas de qualidade, segurança e saúde das EPS sejam cumpridos;
Acompanhar os testes em equipamentos e serviços com exigência de relatórios;
Conhecer a avaliação de desempenho relativa aos serviços prestados pela Guimar, buscando sempre a sua melhoria.
Requisitos mínimos da função - Engenheiro
Formação: Engenharia Mecânica, Civil e / ou arquitetura e com domínio de informática (Word e Excel).
Habilidades: Organização, capacidade de trabalhar em equipe, facilidade de relacionamento interpessoal, ser comprometido com as metas, amistoso, positivo e participativo.
Experiência: 8 anos na função e 12 anos em montagens eletromecânicas. Requisitos mínimos da função -Técnico
Formação: Técnica em mecânica e / ou edificações com conhecimentos de informática (Word e Excel).
Habilidades: Organização; capacidade de trabalhar em equipe; facilidade de relacionamento interpessoal; ser comprometido com as metas; positivo; participativo e ter iniciativa para alcançar resultados.
Experiência: Mínimo de 5 anos no acompanhamento de empreendimentos e fiscalização de montagens eletromecânicas e construção civil de médio e grande porte.
9. COMUNICAÇÃO
São as seguintes as principais formas de comunicação com o cliente, contratadas e terceiros:
9.1. Cartas
É o instrumento formal de comunicação. Da mesma forma deve ser orientado e solicitado as outras partes interessadas que estabeleçam a sua comunicação formal via cartas.
As cartas emitidas devem receber a numeração no formato “PIS-GEC-CAR-Número Seqüencial” sendo protocoladas e arquivadas. As cópias distribuídas internamente para ciência devem ser destruídas.
As cartas externas recebidas são protocoladas e distribuídas internamente, mantendo-se apenas o original arquivado.
9.2. Fax
Apesar deste meio de comunicação não ser o mais indicado, eventualmente poderá ser usado visando a agilização de processos intermediários.
9.3. Mensagens Eletrônicas (e-mails)
A comunicação via correio eletrônico é caracterizada como informal. A ferramenta possibilita uma grande agilidade na comunicação pessoa - pessoa, devendo ser tomados os cuidados de endereçamento e confidencialidade quando do uso deste meio de comunicação.
9.4. Notas de Reunião
As notas de reuniões são distribuídas para os participantes e para os interessados, nas formas eletrônicas ou impressas.
10. NORMAS E PROCEDIMENTOS
Considerando as características próprias deste empreendimento, as normas e procedimentos utilizados pela equipe Guimar são:
GEN MGQ 001 – Manual de Gestão da Qualidade
GEN NCI 001 – Comunicação e Informática
GEN NGE 001 – Filosofia Empresarial Guimar
GEN NGE 002 – Diretrizes de conduta do colaborador Guimar
GEN NGE 003 – Estrutura Organizacional
GEN NGE 004 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Empreendimento
GEN NRH 001 –Recursos Humanos
GEN PCI 003 – Comunicação e Informática - Controle de Documentos e Registros
nesta Operação as normas e procedimentos da Guimar relacionadas à Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional (GEN NSE 001, GEN PSE 001 e GEN PSE 002) bem como os outros documentos disponíveis no Boletim Informativo, acessíveis através do www.guimar.com.br/informativo .
11. MATRIZ DE TREINAMENTO ESPECÍFICO
PROCEDIMENTO INSTRUTOR TREINANDOS
GEN MGQ 001 – Manual de Gestão da
Qualidade RD / Consultoria Especializada Todos
PIS MCE 001 – Manual de Coordenação do
Empreendimento GECON Todos
GEN NCI 001 – Comunicação e Informática GECON Todos
GEN NGE 001 – Filosofia Empresarial
Guimar GECON Todos
GEN NGE 002 – Diretrizes de Conduta do
Colaborador Guimar GECON Todos
GEN NGE 003 – Estrutura Organizacional GECON Engenheiros
GEN NGE 004 – Conceitos Básicos de
Gerenciamento de Empreendimento GEEMP GECON
GEN NRH 001 – Recursos Humanos GECON Todos
GEN PCI 003 – Comunicação e Informática
- Controle de Documento e Registros GECON Engenheiros
GEN PRH 001 – Gerenciamento de
Recursos Humanos - Operações GECON Todos
12. SEGURANÇA DO TRABALHO, MEIO AMBIENTE
Para este empreendimento a Guimar observa a política e procedimentos relacionados com a Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional da SPC.
Em face da importância do assunto, toda a equipe da Guimar está conscientizada para, no decorrer de suas atividades, comunicar todas as não-conformidades observadas ao responsável para que este providencie a sua devida correção.
13. REGISTROS DA QUALIDADE ESPECÍFICOS
Identificação Local e tipo do arquivo Acesso Proteção Tempo de retenção Descarte REM Escritório Guimar na Operação Pasta específica
Solicitação à Secretaria Arquivo com chave Durante o tempo da Operação Entrega para o cliente no encerramento do contrato Relatórios específicos Escritório Guimar na Operação Pasta específica por
assunto
Solicitação à Secretaria Arquivo com chave Durante o tempo da Operação Entrega para o cliente no encerramento do contrato Atas de Reunião Escritório Guimar na Operação Pasta específica por
assunto
Solicitação à Secretaria Arquivo com chave Durante o tempo da Operação Entrega para o cliente no encerramento do contrato RNC – Relatório de Não Conformidade (Processos das Contratadas) Escritório Guimar na Operação Pasta específica por
assunto
Solicitação à Secretaria Arquivo com chave Durante o tempo da Operação
Entrega para o cliente no encerramento
do contrato
14. ENCERRAMENTO DOS TRABALHOS
O processo de encerramento administrativo contempla a consolidação da documentação comprobatória dos serviços efetuados necessária à formalização e aceitação dos serviços junto a SPC, assegurando que ela refletirá o cumprimento do escopo contratual, o sucesso do alcance dos objetivos e a eficiência em atingi-los. Esta documentação será arquivada de modo a utilizá-la no futuro.
Ao final dos trabalhos serão listadas as experiências e lições aprendidas neste empreendimento, visando a obtenção de um banco de dados que possibilite o estudo de melhorias nos processos de gerenciamento executados pela empresa.
A documentação basicamente consistirá de:
Arquivos dos registros históricos relevantes do empreendimento;
Avaliação final do Cliente;
A Guimar, num prazo não superior a seis meses, solicita que a SPC preencha um questionário de avaliação da equipe, que deve ser encaminhado à diretoria de operações. Após a análise dos comentários do cliente, são feitas as correções eventualmente solicitadas e marcada reunião para comunicar as ações corretivas a serem implantadas, se existirem.
Cabe ao gerente de contratos fazer o acompanhamento destas ações para garantir que o SPC obtenha sua satisfação quanto ao desempenho da equipe.
