Desafios e estratégias para a preservação a longo prazo de
documentos arquivísticos digitais da UNICAMP
Andressa Cristiani Piconi
Analista de Desenvolvimento de Sistemas, Arquivo Central do Sistema de Arquivos (AC/SIARQ) – Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) – Campinas – SP – Brasil
e-mail: andressa@unicamp.br
Resumo: Neste trabalho, objetiva-se apresentar as iniciativas do Arquivo Central do Sistema de Arquivos (AC/SIARQ) da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) para a definição e a implementação de estratégias institucionais de preservação de documentos arquivísticos digitais a longo prazo. As estratégias propostas foram baseadas em iniciativas estrangeiras como o projeto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) e o modelo OAIS (Open Archival Information System) e em iniciativas nacionais da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional: a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital e o e-Arq Brasil, além das resoluções nº 20 e nº 24 do CONARQ. No âmbito da Unicamp, foi criado em 2004, o Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para a Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos, o GDAE, tendo como principais objetivos levantar propostas de ações para: criar políticas, normas e diretrizes corporativas; vincular essa iniciativa ao Planejamento Estratégico da universidade; desenvolver um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) para dar suporte a gestão e a preservação de documentos tanto convencionais como digitais; implementar a estrutura conceitual e tecnológica para a preservação e acesso aos documentos digitais produzidos pela universidade e a criação de uma comissão para implantação dessas diretivas. Em 2008, a universidade integrou-se ao projeto InterPARES 3, por meio de convênio com o Arquivo Nacional, onde foram propostos seis estudos de caso referentes a documentos arquivísticos digitais produzidos por unidades da administração universitária, cujas características pudessem provocar análises específicas: fotografias, filmes, e textos. Diante desta realidade, o AC/SIARQ, alinhado ao plano de ações elaborado pelo GDAE e com base nos estudos citados anteriormente, elaborou propostas de políticas e procedimentos de gestão arquivística de documentos digitais (desde a sua produção até a sua guarda por longo prazo ou permanentemente, visando a preservação, a acessibilidade e assegurar condições de preservação da memória da universidade), tais como: a adoção de padrões de formatos (PDF para documentos textuais, TIFF para documentos iconográficos, WAV para documentos sonoros e AVI para documentos audiovisuais); elaboração de normas para orientar e padronizar a produção de documentos arquivísticos digitais;
estudos e adaptações dos sistemas e aplicações atuais que produzem documentos arquivísticos na universidade para que possam contemplar metadados mínimos especificados no e-Arq Brasil; dotar a universidade de uma infraestrutura física e lógica para armazenamento desses documentos e de um sistema informatizado e integrado de gestão arquivística de documentos (SIGAD); elaboração de um Plano de Preservação Digital que determinará como toda a universidade deve conduzir a questão do documento digital, do ponto de vista de estrutura técnica, administrativa, financeira e tecnológica, abordando desde a produção do documento até a sua destinação final. O AC/SIARQ já iniciou os primeiros passos a fim de enfrentar os desafios impostos pela preservação de documentos digitais a longo prazo e minimizar possíveis perdas de informação, que podem comprometer o patrimônio cultural e científico da universidade, porém, estudos precisam ser realizados para análise, validação e possíveis adequações dessas propostas.
Palavras-chave: Preservação Digital. Documentos Arquivísticos Digitais. InterPARES. OAIS. SIGAD.
1 Introdução
O Arquivo Central do Sistema de Arquivos (AC/SIARQ) da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) tem como missão “desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na Universidade, visando agilização da informação, eficiência administrativa e preservação da memória institucional.” (SIARQ, 2011).
Diante disso, surge o desafio de como lidar com os documentos que são produzidos em meio digital em decorrência das atividades da universidade, os documentos arquivísticos digitais, ou seja, os documentos produzidos (elaborados ou recebidos), codificados em dígitos binários, no decorrer de uma atividade, retidos para ação ou referência, acessíveis e interpretados por meio de sistema computacional (CTDE, 2010). Esses documentos digitais apresentam especificidades que podem comprometer sua autenticidade, como: a fragilidade do armazenamento digital com a degradação física do suporte; rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos; dificuldade em garantir a integridade dos documentos devido ao fácil acesso; complexidade e custos da preservação digital.
Diante desta realidade, o AC/SIARQ, com base em estudos nacionais e estrangeiros, elaborou propostas de políticas e procedimentos de gestão arquivística de documentos digitais, apresentadas a seguir, visando gerir os documentos em meio digital desde sua produção até a
sua destinação final e assegurar a autenticidade, integridade, acesso e preservação desses documentos por longo prazo ou permanentemente.
2 Preservação Digital
Segundo Ferreira (2006) a preservação digital compreende ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo com todas as suas características: físicas, lógicas e conceituais.
A preservação física está centrada nos conteúdos armazenados em mídias (magnéticas ou ópticas). A preservação lógica procura na tecnologia formatos atualizados para produção dos dados, de preferência formatos e padrões abertos e no caso da preservação conceitual ou intelectual, o foco são os mecanismos que garantem a integridade e autenticidade da informação dos documentos digitais (ARELLANO, 2004).
A rápida obsolescência tecnológica, tanto do hardware como dos softwares e dos formatos em que os documentos estão armazenados, com uma produção e/ou digitalização sem critérios e padrões, também é um dos problemas para a preservação dos documentos em meio digital. Outros problemas são: a dificuldade em garantir a integridade dos documentos devido à facilidade de acesso e alteração do documento em meio digital e principalmente o custo da preservação digital.
É preciso chamar a atenção para a importância de informar o contexto do objeto digital a ser registrado (e preservado) por meio do uso de metadados de preservação para que, dessa maneira, futuros usuários possam entender o ambiente tecnológico no qual ele foi criado (ARELLANO, 2004).
Como podemos ver a seguir, o assunto preservação digital com o objetivo de desenvolver padrões, modelos e normas visando preservar a integridade e o acesso ao documento digital ao longo do tempo, é uma preocupação tanto no cenário estrangeiro como no Brasil.
2.1 Iniciativas estrangeiras
O Open Archival Information System (OAIS), recomendado pelo Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS, 2002) dos Estados Unidos, define um modelo
referencial ISO 14721 de 2003 (International Organization for Standardization - ISO) para o desenvolvimento de Sistemas Abertos de Informações de Arquivos. A aplicação do OAIS em arquivos consiste na organização de pessoas e sistemas, tendo como responsabilidade a preservação e o acesso da informação à comunidade interessada e como foco principal a informação digital.
Já o objetivo geral do International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES (INTERPARES, 2011), elaborado pela Universidade de British Columbia, é identificar métodos que garantam a preservação dos documentos digitais a partir do momento em que estes deixam de interessar à instituição que os criou e passam a assumir um contexto de importância histórico-social.
No contexto europeu, em Portugal, foi elaborado pela Direcção Geral de Arquivos, o documento “Recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital” que orienta as unidades de arquivo a tomar medidas que possam garantir as condições materiais mínimas para preservar a informação digital, durante o período pelo qual a organização necessite (DGARQ, 2010).
2.2 Iniciativas nacionais
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Brasil e tem a função de definir normas, diretrizes, procedimentos técnicos e instrumentos legais sobre gestão arquivística e preservação dos documentos digitais (CTDE, 2011) e elaborou dentre suas atividades:
a) A Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital que manifesta a necessidade de estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais (CTDE, 2011).
b) O e-ARQ – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), segundo a Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 do CONARQ, que visa orientar a implantação de sistemas de gestão arquivística de documentos; fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a
especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2009; CTDE, 2011).
c) As Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, através da Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, que auxiliam as instituições arquivísticas a estabelecer padrões no processo de digitalização de documentos de caráter permanente (CTDE, 2011).
2.2 Iniciativas na Unicamp
No âmbito da Unicamp, foi criado em 2004 o Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para a Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos da Universidade Estadual de Campinas, o GDAE (GDAE, 2006).
Seus principais objetivos foram levantar propostas de ações para: criar políticas, normas e diretrizes corporativas; vincular essa iniciativa ao Planejamento Estratégico da universidade; desenvolver um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) para dar suporte a gestão e a preservação de documentos tanto convencionais como digitais; implementar a estrutura conceitual e tecnológica para a preservação e acesso aos documentos digitais produzidos pela universidade e a criação de uma comissão para implantação dessas diretivas.
O Arquivo Central (AC/SIARQ) passou a fazer parte em 2008 do projeto internacional InterPARES 3, através de um convênio firmado com o Arquivo Nacional do Brasil, como coordenador de 6 estudos de caso dentro da universidade, com o objetivo de elaborar procedimentos e padrões para a produção e preservação de documentos considerados de extrema importância para a universidade e que hoje são produzidos somente em meio digital, são eles: os boletins de notas e frequências dos alunos de graduação, as teses e dissertações, os demonstrativos de pagamento dos funcionários, as reportagens fotográficas produzidas pela Assessoria de Imprensa, os filmes institucionais e os projetos de arquitetura e engenharia da universidade (INTERPARES, 2011).
Também foi criada a Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais (CDD) da Unicamp (RESOLUÇÃO GR-045/2007), com a responsabilidade de discutir assuntos ligados à produção e preservação de documentos digitais na universidade e aplicar as propostas dos planos de ações elaboradas pelo GDAE.
Além disso, a universidade conta com um Fórum Técnico Consultivo para Assuntos de Software Livre coordenado pela Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC (RESOLUÇÃO GR-021/2006), que está estudando a proposta de adotar o formato livre e aberto ODF (OpenDocument Format) como padrão de formato para a produção de documentos digitais pela universidade visando a preservação arquivística.
O AC/SIARQ como órgão orientador para a produção de documentos na universidade e responsável pela preservação da memória institucional, com base nas iniciativas acima citadas se viu diante da responsabilidade de elaborar propostas de preservação para a universidade, bem como de encarar os desafios para a preservação do documento em meio digital, motivando as experiências a seguir.
3 As experiências e desafios do AC/SIARQ para preservação a longo prazo
Como a Unicamp não dispõe de padrão de formato e de metadados para a produção de documentos digitais, nem mesmo de normas e de infraestrutura técnica e tecnológica adequadas, coube ao AC/SIARQ, com base nas iniciativas estrangeiras, nacionais e da Unicamp citadas anteriormente, definir propostas de normas e padrões alinhadas ao plano de ações elaborado pelo GDAE, a fim de minimizar a perda de informação e assegurar condições de preservação a longo prazo da memória da universidade (GDAE, 2006).
3.1 Adoção de padrões e formatos
O AC/SIARQ, no âmbito do GDAE (GDAE, 2006) definiu inicialmente os padrões de formatos (Tabela 1) para serem adotados para a preservação de documentos digitalizados ou produzidos em meio digital classificados como permanentes ou de longo prazo de guarda (PICONI e INNARELLI, 2005) a fim de minimizar perda de informação e garantir o acesso a longo prazo, de acordo com as recomendações do CONARQ (CONARQ, 2010).
Tabela 1. Padrões de formatos (PICONI e INNARELLI, 2005)
Formato Tipo de documento Justificativa
PDF (Portable Document Format)
Textuais Este padrão tem características para o
gerenciamento e uso de longo prazo de documentos onde o conteúdo e a aparência devem permanecer estáveis por longo período de tempo, oferecendo uma capacidade de metadados sobre o documento.
TIFF (Tagged Image File Format)
Iconográficos Incorpora metadados de todos os formatos,
permitindo a adição de informações técnicas e recursos, facilitando a preservação e o acesso de longo prazo.
WAV (Waveform Audio File) Sonoros Oferece qualidade na gravação do áudio com fidelidade de som.
AVI (Audio Video Interleave) Audiovisuais É um dos formatos mais utilizado para armazenamento de vídeo digital, por ser baseado em frames BMP. Proporciona melhor resolução de imagem.
São necessárias análises, estudos, readequações e monitoramentos constantes destes formatos definidos pela equipe técnica do AC/SIARQ para identificar se estes são os mais adequados e suficientes para atender a demanda de documentos produzidos pela universidade.
3.2 Elaboração de normas
O AC/SIARQ vem atualizando e complementando os instrumentos de gestão arquivística atuais visando contemplar também os documentos arquivísticos digitais para orientar e padronizar a produção, acesso e destinação dos documentos digitais pelas unidades e órgãos da universidade, tais como: a tabela de temporalidade de documentos, os planos de classificação e as instruções normativas (GDAE, 2006).
O AC/SIARQ também vem trabalhando desde 2003, através de fóruns técnicos, a disseminação do conceito da preservação dos documentos arquivísticos digitais e a sensibilização dos técnicos da universidade da importância desse assunto por meio de palestras, seminários, cursos e intercâmbios para a capacitação dos profissionais (GDAE, 2006).
Recentemente, o AC/SIARQ publicou uma resolução (RESOLUÇÃO GR-17/2011), que estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Unicamp.
3.3 Metadados de preservação digital
Segundo Duranti e Macneil (2002), para assegurar condições mínimas de preservação dos documentos digitais se torna necessário o desenvolvimento de normas para codificação de anotações explicativas (metadados) que permitam a interpretação destes documentos e a padronização de formatos para sua produção.
Os metadados também são fundamentais para a garantia do contexto histórico do documento digital, mantendo a sua origem e descrevendo-os com rigor técnico suficiente para permitir seu acesso, uso e preservação a longo prazo.
Desse modo, o Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp em conjunto com os técnicos que compõem o projeto InterPARES 3 (INTERPARES, 2011) e segundo propostas do GDAE (GDAE, 2006) estão estudando e adaptando os sistemas e aplicações atuais que produzem documentos arquivísticos para que possam contemplar metadados mínimos especificados no e-Arq Brasil (ARQUIVO NACIONAL, 2009), que garantam a preservação do documento digital, aplicando esses metadados tanto em suas bases de dados como em arquivos no formato XML (eXtensible Markup Language).
Esses metadados estão classificados como: a) metadados de descrição: que visam a descrição, pesquisa e recuperação do documento; b) metadados de gestão ou estruturais: que visam organizar, manter os dados de tramitação, direito de acesso e arquivar o documento; c) metadados de preservação: que visam assegurar a conservação a longo prazo do documento e condições físicas do documento e d) metadados técnicos: que visam fornecer informações técnicas, como: formato de arquivo, taxa de compressão, versão, etc.
3.4 Infraestrutura para Armazenamento dos documentos
Visando a preservação física dos documentos arquivísticos digitais, é necessário dotar a universidade de uma infraestrutura física e lógica para armazenamento dos documentos arquivísticos produzidos pelos diversos sistemas de informação que a universidade possui (GDAE, 2006), com o objetivo de minimizar os riscos de perda da informação e obsolescência tecnológica.
Com este intuito, o AC/SIARQ integra um grupo de trabalho da universidade chamado GT/Storage, coordenado pela Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC), que visa discutir e definir a infraestrutura física e lógica necessária para o armazenamento desse volume de documentos produzido pela universidade (GDAE, 2006), buscando com essa participação, garantir que os critérios de gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais sejam levados em consideração nesse ambiente.
Além disso, o AC/SIARQ destaca que é necessário criar uma área dentro de sua estrutura com a responsabilidade pelo gerenciamento e preservação destes documentos de longo prazo de guarda, com infraestrutura técnica e tecnológica adequadas, com profissionais capacitados (GDAE, 2006) para aplicação das estratégias de preservação tanto com relação ao monitoramento e controle de versões de formatos, quanto com relação à atualização tecnológica (hardware e software).
3.5 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
O AC/SIARQ vem trabalhando desde 2009 para dotar a universidade de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), seguindo os padrões e formatos, as normas, a estrutura de metadados e a de armazenamento citados anteriormente, bem como o padrão OAIS (CCSDS, 2002), os requisitos e metadados do e-Arq Brasil (ARQUIVO NACIONAL, 2009), com o objetivo de viabilizar a captura, o registro, o controle, a tramitação, o arquivamento, a eliminação, a preservação e o acesso de documentos arquivísticos digitais e convencionais (em papel) produzidos pelas atividades dos órgãos e unidades que compõe a universidade (GDAE, 2006).
3.6 Proposta de Plano de Preservação Digital
Para garantir que todos estes itens sejam respeitados e para dar continuidade às estratégias de preservação digital, o AC/SIARQ está elaborando um Plano de Preservação Digital que determinará como toda a universidade deve conduzir a questão do documento digital, do ponto de vista de estrutura técnica, administrativa, financeira e tecnológica, abordando desde a produção do documento até a sua destinação final (GDAE, 2006), baseado
no documento “Recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital”, desenvolvido pela Direcção Geral de Arquivos de Portugal (DGARQ, 2010).
As ações elaboradas nesse plano serão coordenadas pelos membros da Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais (CDD) que nomearão técnicos da universidade que ficarão responsáveis por executar cada uma das ações.
4 Conclusão
As iniciativas de estratégias para a preservação dos documentos arquivísticos digitais pelo Arquivo Central do Sistema de Arquivo da Unicamp (AC/SIARQ) apresentadas neste artigo visam minimizar os possíveis problemas de perdas de informação dentro do contexto digital.
Estas estratégias, mesmo sendo baseadas em estudos nacionais e estrangeiros, tiveram que ser adaptadas para a realidade da universidade e, mesmo assim, os desafios para a implantação dessas estratégias são muito grandes, pois há um impacto na cultura de produção de documentos na universidade, com o estabelecimento de normas e padrões para todo o ciclo de vida do documento arquivístico digital, desde sua produção, até sua destinação final, neste caso, a guarda por longo prazo ou permanentemente.
Percebe-se que ainda há muito a ser feito para a implantação das estratégias visando à preservação dos documentos arquivísticos digitais. Além disso, estudos precisam ser realizados para análise, validação e possíveis adequações dessas propostas. Porém, o AC/SIARQ já iniciou os primeiros passos a fim de enfrentar os desafios impostos pela preservação de documentos digitais a longo prazo e minimizar possíveis perdas de informação, que podem comprometer o patrimônio cultural e científico da universidade.
Referências
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