ESTUDO SOBRE SISTEMA DE CRÉDITO E DE COBRANÇA EM UMA COOPERATIVA AGROPECUÁRIA: UM ESTUDO NA COTRIROSA.
Patricia Martins Girotto1 Pedro Luís Büttenbender2
Resumo
Considerando que o atual cenário econômico enfrenta diversas dificuldades, com alto número de desemprego, o processo de concessão de crédito tem extrema importância, inclusive nas cooperativas. Estudar a estrutura e o sistema de funcionamento da análise de crédito e de cobrança como instrumento de efetividade das operações, a sustentabilidade financeira e do negócio de uma cooperativa agropecuária. Como objetivos específicos do estudo estão: a) a fundamentação da importância da qualificada política de análise de crédito e das ações de cobranças em uma cooperativa agropecuária; b) descrição e análise da atual estrutura e funcionamento da gestão financeira e da análise de crédito e de cobranças; c) diagnosticar contribuições da política de análise de crédito e de cobranças para a efetividade financeira, do negócio e da sustentabilidade da cooperativa; e d) Propor iniciativas de aprimoramento da estrutura e das políticas de análise de crédito e de cobranças, visando o fortalecimento da Cotrirosa. Este estudo expressa a sua importância, pois ao aumentar as operações comerciais e financeiras com os associados, indica para uma progresso qualificado das políticas e prioridades na análise de créditos e das cobranças. O aumento da competitividade e a redução das margens, requerem maior equilíbrio econômico-financeiro, através do aprimoramento dos mecanismos de controle e cumprimento dos prazos, para conseguir se manter forte em um mercado cada vez mais competitivo. Enquanto suporte metodológico, o estudo caracteriza-se como estudo de caso, exploratório e descritivo, de natureza quali-quantitativo. As suas fontes são primárias, com entrevistas e consulta a processos e documentos e fontes secundarias, contemplando registros, relatórios, e outros documentos e publicações sobre os temas. A sistematização e análise considera também elementos de pesquisa participante, pois a autora, integra o quadro funcional da cooperativa e atua no setor em estudo. A base teórica foi feita a partir de pesquisa bibliográfica, e o estudo de campo foi feito levando em consideração o ambiente da cooperativa estudada. A forma de cobrança na cooperativa era feita por nota promissória, cartão de crédito ou cheque. Havia um grande número de contas atrasadas. Implantou-se então a cobrança por boleto bancário, e continuou-se também com cheques e cartões. A forma de concessão de crédito também teve mudanças, todos os novos cadastros que as unidades fazem são enviados ao financeiro para análise e liberação do crédito.
Palavras – Chaves: Gestão Cooperativa; Financeiro; Crédito; Cobranças
1 Pós- Graduada pelo Curso de Pós- Graduação lato sensu MBA em Gestão de Cooperativas, UNIJUI-
Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul. 2018 pati.martins@outlook.com.
2 Professor orientador. Doutor em Administração (UNaM 2014), Mestre em Gestão Empresarial (FGV-
EBAPE 2001), Especialista em Cooperativismo (UNISINOS 1992), Especialista em Administração Estratégica (UNIJUI 1996), Professor do Curso de Pós- Graduação lato sensu MBA em Gestão de Cooperativas, UNJUI. pedrolb@unijui.edu.br
1 - INTRODUÇÃO
Considerando a instabilidade econômica que existe em nosso país, passa a ser cada vez mais necessário rever as formas e processos que buscam reduzir os riscos relacionados com a concessão do crédito, afinal isto interfere na sustentabilidade financeira da cooperativa. A concessão do crédito pode trazer para cooperativa problemas, o risco maior é de que este valor não retorne. A cobrança então tem um papel de grande importância, quando usada juntamente com a política de crédito.
As operações possuem riscos, e a inadimplência, é ligada as operações de crédito e pode prejudicar o desempenho e provocar instabilidade financeira de qualquer instituição inclusive da cooperativa. A fim de evitar surpresas desagradáveis, o caixa deve ser controlado, levando em consideração o giro financeiro da cooperativa.
Então se busca com este estudo identificar como a análise de credito contribui para reduzir a inadimplência, mostrar como ela influência o desenvolvimento organizacional, descrever o funcionamento do processo de análise de crédito, e quais os benefícios a análise de crédito traz para a cooperativa. As cooperativas da mesma forma que qualquer outra organização buscam o equilíbrio financeiro, as situações indesejadas e prejudiciais estão por toda a parte afetando a sustentabilidade financeira.
Estudar a estrutura e o sistema de funcionamento da análise de crédito e de cobrança como instrumento de efetividade das operações e a sustentabilidade financeira e do negócio de uma cooperativa agropecuária. Como objetivos específicos do estudo estão: a) a fundamentação da importância da qualificada política de análise de crédito e das ações de cobranças em uma cooperativa agropecuária; b) descrição e análise da atual estrutura e funcionamento da gestão financeira e da análise de crédito e de cobranças; c) diagnosticar contribuições da política de análise de crédito e de cobranças para a efetividade financeira, do negócio e da sustentabilidade da cooperativa; e d) Propor iniciativas de aprimoramento da estrutura e das políticas de análise de crédito e de cobranças, visando o fortalecimento da Cotrirosa.
Para se atender aos objetivos foi feito um estudo de caso, de natureza quali- quantitativo, considerando a Cooperativa estudada, onde a autora faz parte do quadro funcional.
O cooperativismo vem sendo objeto de estudos sobre a gestão e a estruturação de seus diferentes ambientes. Estudos estes que abrangem, cooperativas dos 13 ramos do cooperativismo, como destacado Büttenbender (2011). O Estudos anteriores foram realizados sobre a Cotrirosa, explorando assuntos sobre o planejamento estratégico (CONTI et al, 2017) e o desenvolvimento da cooperativa e do seu negócio (SAVOLDI et al, 2010). Mesmo com vários estudos anteriores, este se apresenta em primazia por explorar um tema ainda não estudado de forma estrutura e acadêmica. Estudar a estrutura e sistema de análise de crédito e o de cobranças na Cotrirosa. Justifica-se assim este trabalho porque, conhecendo melhor as formas de análise de crédito é possível adotar medidas de prevenção e assim possivelmente identificar clientes que futuramente possam a vir se tornar inadimplentes, podendo assim implantar uma carteira de crédito mais saudável.
Conforme Silva (2005) ao se fornecer condições de pagamento aos clientes, ao se dar prazos de pagamentos, implica em custos, principalmente financeiros, desta forma o aumento do volume de duplicatas a receber é um risco de se atingir um índice de inadimplentes elevado. É fundamental para a cooperativa assim como para qualquer empresa, possuir uma política de crédito bem resolvida para se obter sucesso e principalmente sobreviver no mercado. E não deve somente ser analisado em quantas vezes se irá vender, mas analisar aspectos relacionados a concessão do crédito e de que forma será administrado e cobrado as situações sujeitas a inadimplência. É necessário regras objetivas e bem definidas para a política de crédito, formas de venda a prazo, limite, formas de pagamento.
2 - REFERENCIAL CONCEITUAL
Para a boa evolução do trabalho é importante o referencial teórico, para tanto, este trabalho apresenta tópicos que se identificam com o objetivo do artigo. Nesse sentido, este estudo possui os seguintes tópicos para o referencial teórico:
2.1 Crédito
O crédito é algo que encontra-se presente no cotidiano das pessoas e das empresas mais do que imaginamos, inclusive na relação cooperativa e seus cooperados. A origem da palavra crédito é do latim creditu, que quer dizer confiança. Conforme Santos, crédito refere-se à troca de um valor presente por uma promessa de reembolso futuro, não necessariamente certo, em virtude do fator risco (SANTOS, 2006).
Nas palavras de Schrickel, crédito é todo ato de vontade ou disposição de alguém de destacar ou ceder, temporariamente, parte do seu patrimônio a um terceiro, com a expectativa de que esta parcela volte a sua posse integralmente, após decorrido o tempo estipulado (SCHRICKEL,1998). Espera-se que a pessoa que tomou o crédito cumpra a sua parte e efetue o pagamento do mesmo.
Definir a palavra crédito é algo bem amplo, o fato de dar credibilidade, seja em valores ou venda de produtos a uma pessoa ou empresa, na confiança de ocorrerá o pagamento, pode deixar na dúvida a parte que está cedendo o crédito. Desta forma o consumidor que está tomando o crédito precisa conquistar a confiança, comprovando que tem capacidade para tal e que vem conseguindo quitar seus compromissos junto ao mercado. Santos defende, que crédito inclui duas noções fundamentais: confiança, expressa na promessa de pagamento e tempo, que se refere ao período fixado entre a aquisição e a liquidação da dívida (SANTOS, 2000).
No sistema de crédito e cobrança, na montagem ou criação devem ser estabelecidos critérios e procedimentos que possam ser usados na concessão ou não do crédito, sempre de acordo com a real situação do cliente/associado tomador do crédito e assim estipular de acordo com as informações prazos e limites para suas compras.
Desta forma a cooperativa, assim como as empresas precisam estar preparadas para os riscos que correm ao se conceder o crédito, e de que forma irão agir no momento da cobrança.
Conforme Lansini, o conjunto de dados e informações transcritos para uma ficha própria, possibilitando eventuais consultas futuras para a concessão do crédito (LANSINI, 2003). O primeiro passo para a concessão do crédito é que haja uma ficha cadastral corretamente preenchida, e que tenha assinatura do cliente, pois será muito importante caso ocorra a necessidade de cobrá-lo. Para Blatt, um dos mais eficazes e tradicionais instrumentos de análise de crédito ainda é, e jamais deixará de ser, a ficha cadastral (BLATT, 1999).
Conforme Assaf Neto, as contas a receber dizem respeito à troca de bens presentes por bens futuros. De um lado, uma empresa que concede crédito troca produtos por uma promessa de pagamento futuro. Já uma empresa que obtém crédito recebe produtos e assume o compromisso de efetuar o pagamento futuro. O resultado de uma operação de crédito refere-se ao compromisso assumido pelo comprador em quitar sua dívida. (ASSAF NETO; SILVA, 2002).
A concessão do crédito é necessária para quem recebe e para quem concede o crédito. Para as empresas ou cooperativas quando concedem o crédito é essencial que ocorram os pagamentos, que os valores cedidos retornem, e assim ocorra o giro do capital. Para o tomador do crédito é necessário para resolver problemas financeiros, ou seja, a possível aquisição de algum bem. No caso das cooperativas agropecuárias os associados precisam que as Cooperativas lhe concedam o crédito, para que possam investir no plantio e conservação da sua lavoura, para posteriormente pagar na safra, com o retorno da mesma.
Ao realizar uma venda a prazo, e o pagamento não for cumprido por parte do cliente a empresa/cooperativa, passa a sofrer os impactos gerados pela inadimplência. De acordo com Angelo e Siveira, o termo inadimplência refere-se ao devedor que inadimple, que não cumpre no termo convencionado suas obrigações contratuais. De acordo com essa definição, qualquer atraso, mesmo que por um dia, colocaria o consumidor na condição de inadimplente. Entretanto, as empresas e as instituições possuem créditos próprios para considerar uma pessoa inadimplente (ANGELO E SILVEIRA, 2000).
A inadimplência traz inúmeros problemas para a cooperativa, pois ao vender-se se acredita que na data combinada terá este valor para receber, e quando isto não ocorre, e precisa-se do mesmo, tem que buscar alternativas para honrar com suas obrigações. As causas mais comuns que levam uma pessoa a tornar-se inadimplente são perda do emprego, falta de organização das contas, doenças, má fé, no caso dos produtores quando não tem a safra esperada devido à frustrações na lavoura, entre outras que normalmente aumentam em épocas de crise.
Nas palavras de Assaf Neto, o risco de crédito é determinado pela possibilidade de as obrigações de caixa de uma dívida não serem corretamente liquidadas, em outras palavras, pela possibilidade de um devedor deixar de cumprir com suas obrigações financeiras, seja pela inadimplência no pagamento do principal da dívida, e/ou na remuneração dos juros. (ASSAF NETO, 2009).
Conforme Santos, a determinação do risco de inadimplência constitui-se em uma das principais preocupações dos credores, tendo em vista relacionar-se com a ocorrência de perdas financeiras que poderão prejudicar a liquidez (capacidade de honrar dívidas como os supridores de capital) e a capacidade de recursos nos mercados financeiros e de capitais. (SANTOS, 2006).
Uma maneira de se tentar evitar a inadimplência é preciso que no momento do cadastro do cliente seja solicitado o maior número de informações do mesmo, a fim de
poder verificar qual é a real situação do mesmo, se vem honrando seus compromissos. Uma ferramenta muito utilizada pelas empresas é o Serviço de Proteção ao Crédito - SPC ou SERASA.
2.3 Risco de Crédito
Considerando a situação econômica do mercado o risco do negócio é uma variável que depende de vários fatores que devem ser controlados para tentar reduzir, sendo assim ele deve ser analisado pelos gestores, pois deve-se usar ferramentas eficazes e de procedimentos para diminuir os riscos da concessão do crédito. Enquanto promessa de pagamento, há o risco da mesma não ser cumprida (SILVA,2003)
A análise de crédito envolve a habilidade de fazer uma decisão de crédito, dentro de um cenário de incertezas e constantes mutações e informações incompletas. Esta habilidade depende da capacidade de analisar logicamente situações, não raro, complexas, e chegar a uma conclusão clara, prática e factível de ser implementada (SCHRICKEL, 1998).
De acordo com Gitman, risco pode ser definido como “possibilidade de perda, ou como variabilidade de retornos esperados relativos a um ativo; incerteza seria outro termo formalmente usado com o mesmo sentido de risco” (GITMAN, 1997). No entender de Brito, o risco de crédito também pode ser exposto pelos prejuízos que a empresa poderá ter se o cliente que adquiriu a dívida não liquidar suas obrigações no período acordado de vencimento, em que lhe foi cedido (BRITO, 2003).
É necessário se obter o maior número de informações do cliente, para que se possa fazer uma melhor análise do crédito, ferramenta essencial para fazer a liberação ou não do crédito, e assim diminuir os riscos da concessão do mesmo. Risco é o grau de incerteza associado a um investimento. Quanto maior a volatilidade dos retornos de um investimento, maior será o seu risco. Quando dois projetos têm os mesmos retornos esperados, escolhe-se aquele de menor risco (GROPPELLI, 2006).
O risco de crédito é determinado pela possibilidade de as obrigações de caixa de uma dívida não serem corretamente liquidadas, em outras palavras, pela possibilidade de um devedor deixar de cumprir com suas obrigações financeiras, seja pela inadimplência no pagamento do principal da dívida, e/ou na remuneração dos juros (ASSAF NETO, 2009).
Para evitar que ocorram problemas financeiros, é necessário haver retornos consideráveis dos investimentos feitos. Deve-se definir uma estratégia segura para se evitar os riscos, assim evitar minimizar transtornos futuros. Conforme Rodrigues, um fator importante do qual se deve ter conhecimento quando se menciona concessão de crédito é de que, a partir do momento em que se permite ao cliente usar de produtos e serviços, com o respectivo pagamento realizado posteriormente, se sujeita ao risco de inadimplência, ou seja, toda venda a prazo corre o risco de não ser honrada (RODRIGUES, 2011).
Na origem do risco de crédito e dificuldade da sua gestão, encontra-se o problema da assimetria de informação, entre o credor e o devedor, isto é, ao contrário deste último, a organização não é detentor de toda a informação necessária para avaliar a
probabilidade de sucesso do projeto de investimento e a consequente capacidade do devedor na liquidação do empréstimo (FONSECA, 2010).
Santos defende que, a determinação do risco do crédito deve considerar o impacto de fatores sistemáticos ou externos sobre a capacidade de pagamento dos clientes. Um aumento na taxa de juros, por exemplo, pode desencadear situações desfavoráveis à prática de concessão de crédito, em face da maior probabilidade de redução do nível de atividade econômica, recessão e desemprego. Como consequência, empresas e pessoas físicas tendem a enfrentar maiores dificuldades para honrar suas dívidas, expondo os credores a maior probabilidade de perdas financeiras com a inadimplência. (SANTOS, 2006).
Para continuar e se fortalecer no mercado as empresas precisam enfrentar alguns riscos. A venda à prazo a um terceiro, na forma de crediário, é uma forma de colocar em risco recursos da cooperativa, pois o cliente pode não cumprir com a sua obrigação, prejudicando assim a cooperativa. Com o intuito de evitar este riscos é necessário que haja uma gestão extremante rigorosa.
Conforme Rodrigues, um fator essencial do qual se deve ter consciência quando se menciona concessão de crédito é de que, a partir do momento em que se permite ao cliente usar de produtos e serviços, com o respectivo pagamento realizado posteriormente, se sujeita ao risco de inadimplência, ou seja, toda venda a prazo corre o risco de não ser honrada. (RODRIGUES, 2011).
2.4 – Gestão de Análise de Crédito
A gestão de análise de crédito é uma ferramenta essencial no momento da concessão do crédito, pois é desta forma que a cooperativa conhecerá o seu associado ou terceiro, a quem irá conceder o crédito. E é assim que tentará evitar os riscos já mencionados neste artigo.
Conforme Schrickel, a análise de crédito envolve a habilidade de fazer uma decisão de crédito, dentro de um cenário de incertezas e constantes mutações e informações incompletas. Esta habilidade depende da capacidade de analisar logicamente situações, não raro, complexas, e chegar a uma conclusão clara, prática e factível de ser implementada (SCHRICKEL, 1998).
Nas empresas, e no caso da cooperativa, a análise de crédito estará sempre em evidência, e é necessária com o intuito de evitar os riscos, e também fortalecer o relacionamento com o cliente. É necessário que a política de crédito esteja bem alinhada, afinal, não envolve somente decidir em quantas vezes será vendido, envolve todos os aspectos da análise de crédito, da inadimplência e dos mecanismos de cobrança, e também ter regras claras sobre condições de vendas a prazo, e do limite concedido. Conforme Tavares, as políticas básicas de crédito e cobrança deverão ser definidas de forma objetiva, a fim de servirem como instrumento orientativo no processo de decisão gerencial. (TAVARES, 1988)
No entendimento de Rodrigues, a gestão de crédito não consiste apenas no trabalho de determinarmos se devemos ou não efetuar uma venda a prazo para um de nossos clientes, mas também fortalecermos ainda mais o relacionamento com eles, de maneira que possamos encontrar as melhores soluções para as necessidades destes (RODRIGUES, 2011).
A pessoa responsável pela concessão do crédito deve ser bem treinada e deve ter de forma bem clara e objetiva, a estrutura da política de crédito da cooperativa, minimizando desta forma os riscos de perda de capital. Deve ter conhecimento de ferramentas que auxiliem na decisão de conceder ou não o crédito.
Na visão de Silva, a matéria-prima para a decisão de crédito é a informação. A obtenção de informações confiáveis e o competente tratamento das mesmas constituem uma base sólida para uma decisão segura (SILVA, 2008)
A análise de crédito não se resume a uma análise inicial. A situação do cliente, mesmo daqueles antigos e tradicionais, deve ser constantemente monitorada e atualizada quanto aos aspectos de pontualidade, capacidade de pagamento e situação financeira (HOJI,2001). É necessário que esta pessoa que está analisando o crédito tenha a disposição o maior número de informações e que estas informações sejam seguras, a fim de ser possível uma melhor análise antes da liberação. Ela deve ser capaz de avaliar não somente o histórico do cliente, mas também tentar evitar talvez riscos financeiros.
Para Schrickel, embora a análise de crédito deva lidar com eventos passados do tomador de crédito, as decisões de crédito devem considerar primordialmente o futuro desse mesmo tomador. O risco situa-se no futuro; o passado encontra-se apenas história (SCHRICKEL, 2000).
Na visão de Martins, as contas ou duplicatas a receber correspondem aos resultados da concessão de crédito dado pelas empresas aos seus clientes. (MARTINS, 2001).
Para muitas empresas os investimentos em valores a receber representam uma parte significativa de seus circulantes, exercendo, em consequência, importantes influencias em suas rentabilidades. O nível desses investimentos depende do comportamento das vendas e da formulação de uma política de crédito para a empresa. (ASSAF NETO; MARTINS, 1991).
Uma ferramenta que pode ser utilizadas são os 6 C’s do crédito, caráter, condições, capital, capacidade, colateral e conglomerado, como uma forma de tentar conhecer melhor o seu cliente. Segue a definição de cada um deles segundo Araújo (2007):
• caráter: refere-se à determinação de alguém em honrar seus compromissos. Está ligado à honestidade, idoneidade e reputação. Possivelmente o caráter é o componente mais importante da aparência geral do cliente;
• capacidade: é a habilidade, competência empresarial ou profissional do indivíduo, bem como o seu potencial de produção e/ou comercialização. Refere-se aos fatores internos: tradição, experiência, formação, capacidade instalada, recursos humanos, grau de tecnologia, projetos de modernização, instalações, fintes de matéria-prima, etc;
• condições: dizem respeito aos fatores externos e macroeconômicos do ambiente em que está inserido o tomador: interferências governamentais, conjuntura nacional e internacional, concorrência, variações de mercado, etc;
• capital: refere-se à situação econômico-financeira do cliente (bens e recursos possuídos para saldar seus débitos). Para pessoa Física, refere-se aos rendimentos, composição das despesas, evolução e qualidade do patrimônio e endividamento; • colateral: capacidade acessória de oferecer garantias adicionais;
• conglomerado: avaliação acessória do grupo à que pertence à empresa.
É necessário vários critérios de avaliação para a concessão do crédito, sendo assim outra ferramenta que também pode ser utilizada Credit Scoring que é método onde se utiliza as informações dos dados cadastrais dos clientes para conceder uma pontuação ao cliente. Ele é definido como um avaliador através da atribuição de pontos dados as variáveis de decisão de crédito mediante a aplicação de técnicas estatísticas, ou seja, trata-se de um processo que define a probabilidade que um cliente pertença, ou não, a um grupo que possui características desejáveis, por exemplo, assim ficando a critério da organização a tomada de decisão referente a concessão de crédito. (MATIAS, 2007).
De acordo com Matias, o Credit Score é um sistema utilizado por quem fornece crédito, ou seja, uma pessoa jurídica, e seus principais pontos positivos são a redução do tempo de análise do cliente, a padronização do processo de aprovação, a flexibilidade para adaptações e alterações a qualquer tempo, reduz perdas por envolvimento com o cliente e também aumenta a margem de segurança na tomada de decisão do gestor (MATIAS, 2007).
De acordo com Santos, Credit Scoring ou pontuação de risco é um instrumento estatístico desenvolvido para que o analista avalie a probabilidade de que determinado solicitante de empréstimo venha a ser um mau pagador no futuro. O sistema consiste em proceder de acordo com uma fórmula para avaliação de cada solicitação de crédito, levando em conta um conjunto de características que a experiência de cada banco tem evidenciado como relevantes na previsão de reembolso. (SANTOS 2000).
Outra ferramenta para a gestão de crédito é sistema de Ratings, um dos sistemas mais antigo de concessão de crédito, e utilizado por autoridades reguladoras, como base para concessão de crédito e, alocação de capital (BRITO, 2003)
Rating é a determinação, por meio da atribuição de pesos, dentro de uma escala predeterminada, das chances que a empresa tem de efetuar bons negócios com o tomador que está sobre análise. Serve para determinar o quanto de provisão deve ser direcionada a cada operação de crédito fechada para a empresa. (RODRIGUES, 2011).
Para estabelecer critérios e procedimentos, na análise de crédito, é necessário se conhecer as metas, tantos da empresa que deseja conceder o crédito quanto do cliente que quer recebê-lo. O produto da análise serão todas as informações coletadas e analisadas. Na visão de Rodrigues, o trabalho de um analista deve ser o mais preciso possível, pois é sobre ele que recai a capacidade de identificar e mensurar os riscos que cada um dos pretensos tomadores oferece à organização (RODRIGUES, 2011).
O resultado de uma operação de crédito refere-se ao compromisso pelo comprador em quitar sua dívida com o devedor ( ASSAF NETO,1997).
2.5 Cobrança
A cobrança é o método utilizado para se buscar o retorno do dinheiro ou capital investido em negociação de crédito. De acordo com Silva (2005) cada empresa ou cooperativa no geral podem definir metas com esforço de cobrança. Gitman trata a cobrança como um procedimento de recebimento de duplicatas no seu vencimento. (GITMAN, 2001).
A prática da cobrança envolve todos os passos para recebimento dos valores cedidos aos clientes, as diversas formas de recebimento das parcelas, os contatos com os clientes, até que se consiga recuperar os valores investidos em uma concessão de crédito. Este processo precisa ser muito estruturado para buscar resolver rápido e da melhor maneira situações indesejadas, fazendo com que desta forma se diminua a inadimplência e não se conceda crédito a um cliente que esteja em atraso.
Na visão de Chiavenato (2006) as chances de uma conta tornar-se incobrável aumenta quando os padrões de crédito são afrouxados e tende a diminuir quando os padrões tornam-se mais restritivos.
O contas a receber da cooperativa precisa ter definido procedimentos de cobrança com intuito de tentar controlar o recebimento deste. Deve ter penalidades financeiras (multas e juros); critérios e prazos para renegociação de dívidas; a partir de quantos dias de atraso se começara ações de cobrança; contatos a serem feitos com os associados; inclusão do cliente inadimplente nos órgãos de proteção ao crédito; busca por medidas judiciais e extrajudiciais; respeito ao Código de Defesa do Consumidor no que se refere à cobrança de dívidas. Embora seja uma atividade fundamentalmente operacional, a cobrança também requer planejamento e controle para torna-la eficaz (SANTOS, 2001)
A cobrança de uma dívida deve ser feita com muita cautela e discrição. Mesmo que o consumidor seja indelicado, o credor deve ter calma e em momento algum pode deixar levar pelo momento, e não pode ofender o cliente devedor, por isso a pessoa responsável por este setor deve estar muito bem treinada e capacitada, para saber como agir nestas situações.
A cobrança é parte importante do ciclo do negócio e assume cada vez mais um papel relevante e reconhecido nas organizações empresariais e instituições financeiras. O contínuo desafio das empresas para manter ou aumentar sua participação no mercado requer uma política de cobrança focada em dois vetores principais, ou seja, (i) maximização da cobrança visando melhorar o fluxo de caixa da empresa e (ii) minimização das perdas de negócios futuros (SILVA, 2008)
Além disso, o processo de cobrança das empresas também precisa estar bem estruturado para tentar resolver as situações da melhor maneira e o mais rápido possível, diminuindo, com isso, os problemas de inadimplência e evitando que um novo crédito seja concedido ao cliente a um cliente em atraso. Assim, a política de crédito e cobrança deve ser orientada para uma relação com o cliente, respeitando a legislação e evitando demandas judiciais ( SILVA,2008).
2.6 – Cobrança Judicial e Extra-judicial
Caso mesmo após as tentativas de cobrança, o pagamento não ocorra, uma alternativa que as empresas ou Cooperativas buscam é a cobrança por meio judicial e extra-judicial.
Conforme Santos, é a parte mais difícil da negociação, é o limite da cobrança. É mais fácil tentar outra negociação para ambas as partes. Se não tiver mais jeito mesmo com essa outra tentativa de negociação, o cliente terá seu nome protestado judicialmente, acabando com o seu crédito. (SANTOS, 2000).
A extra-judicial é feita no ambiente interno da Cooperativa ou empresa, que é quando o devedor faz uma nova dívida com o credor para substituir a anterior, neste caso é feito um contrato de novação de dívida, que deve ser assinado pelo devedor, pelo credor e mais duas testemunhas. Desta forma tenta-se fazer um novo parcelamento, deforma a vir receber a dívida.
Se mesmo assim o devedor não vir a pagar a dívida, a alternativa que se busca é a cobrança por meio judicial.
Normalmente é muito dispendioso com suas custas processuais, além do tempo de consome dentro dos tribunais, por isso recomenda-se uma prévia avaliação financeira custo benefício antes de se utilizar este recurso. Nas palavras de Leoni, deve ser medido o custo benefício antes de qualquer ajuizamento de ação, pois não adianta gastar tempo e dinheiro para recuperar um valor inferior ao questionado, sendo de vital importância uma comparação neste sentido (Leoni, 1997).
A justiça brasileira disponibiliza ainda uma série de benefícios ao devedor em razão da ação do credor.
Neste caso deve ser bem analisado se realmente valerá a pena, caso os valores inadimplentes sejam muito baixo, o custo com a cobrança judicial será maior.
3. METODOLOGIA
O presente estudo foi realizado através do método de estudo de caso Yin (2001), de natureza exploratória, descritivo e de abordagem sócio-histórico-analítico. Quanto aos meios, apresenta-se como estudo bibliográfico, documental e de campo. As fontes secundárias priorizaram bibliografias, relatórios, registros e documentos da cooperativa. As fontes primárias, abrangendo a consulta aos manuais de procedimentos, contratos e registros de concessão de crédito e de cobrança, e entrevista com questionário semi- estruturado (Anexo 1) com gerente financeiro e coordenador financeiro, que são agentes que estão envolvidos na direção da cooperativa, na gestão do negócio da cooperativa agropecuária e profissionais integrantes do sistema de concessão de crédito e de cobranças da cooperativa.
Como técnica da pesquisa foi utilizada documentação indireta, com consulta em bibliografia de fontes primárias e secundárias, tais como: publicações avulsas, jornais, livros, periódicos e sites da internet. As referidas fontes serviram, tanto para a fundamentação do trabalho, como para a diversificação de sua abordagem, possibilitando a concretização dos objetivos propostos. A pesquisa bibliográfica aplicada, busca reunir nos materiais existentes, os diversos posicionamentos sobre a temática. Conforme Gil (1999), a pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir de material já elaborado, dentre eles, livros e artigos científicos. A principal vantagem deste tipo de pesquisa é que, permite ao pesquisador uma cobertura muito mais ampla dos fenômenos, do que se poderia conseguir ao pesquisar diretamente.
A partir de estudo bibliográfico, optou-se por dar tratamento localizado no tempo à matéria objeto do estudo. Para isso, realizou-se uma caracterização sócio historiográfica, ou seja, desenvolver uma percepção histórica que esteja situada num tempo e espaço no qual as relações sociais se mesclam aos fatos e acontecimentos,
principalmente, para o sistema cooperativo. Foram referenciados acontecimentos, fatos históricos e teorias que serviram de subsídios para o modo de análise dedutivo que, caracteriza-se pela lógica de aprofundamento a partir de um princípio geral chegando, com isso, a algumas conclusões peculiares.
A sistematização foi realizada de forma analítico-descritivo, explorando os temas com o referencias nos fundamentos teórico-conceituais e os objetivos definidos para o estudo. A análise e a descrição dos dados e contribuições do estudo, foi orientado com base nos dados e referências coletadas, e as perspectivas para o aprimoramento do sistema de análise de crédito e de cobranças para o fortalecimento do negócio e a sustentabilidade da cooperativa.
4. APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
4.1 A organização Cooperativa, a estrutura e o sistema de análise de crédito e de cobranças
A presente seção está organizada em quatro partes. Na primeira está colocado sobre a Caracterização da Cooperativa Agropecuária – Cotrirosa. No segundo está demonstrado a Estrutura Organizacional e o sistema de Análise de Crédito e de Cobrança da Cooperativa. No terceiro verifica-se as Contribuições da política de análise de crédito e de cobranças para a Cooperativa. E no quarto Propostas de aprimoramento da estrutura e das políticas de análise de credito e de cobranças, visando o fortalecimento da Cotrirosa.
4.2 – Caracterização da Cotrirosa
A Cooperativa Tritícola Santa Rosa Ltda, Cotrirosa, foi fundada no dia 29 de junho de 1968, por um grupo de 77 agricultores imbuídos do espirito de solidariedade e de ajuda mútua, não pouparam esforços e traçaram os rumos da Cooperativa: assistência Técnica, orientação aos associados, modernização da agricultura, repasse de recursos financeiros para o custeio das lavouras de trigo e soja e formação de uma estrutura de armazenagem. Com espirito cooperativo, os associados conseguiram que a Cooperativa tivesse um rápido crescimento, apesar das dificuldades na agricultura, fortalecendo cada vez mais a união dos produtores e a cooperativa como um todo. A história da Cooperativa é marcada por desafios e conquistas, fruto do trabalho cooperativo e do espírito empreendedor de pessoas que souberam administrar de forma a obter resultados com crescimento e fortalecimento da cooperativa, intensificando as ações em benefício dos seus associados colaboradores e comunidade onde atua.
A matriz está localizada na cidade de Santa Rosa, além de ter atuação em mais 15 municípios: Cândido Godoi, Ubiretama, Campina das Missões, Porto Lucena, Alecrim, Santo Cristo, Tuparendi, Porto Mauá, Tucunduva, Novo Machado, Senador Salgado Filho, Porto Vera Cruz, Giruá, Horizontina e Roque Gonzales. Atualmente conta com 6.283 associados, 1.100 funcionários (COTRIROSA, 2018). Entre as principais atividades econômicas da Cotrirosa citamos supermercados, atualmente temos 21, localizados em 13 municípios. Pos tos de Combustíveis, Lojas de Insumos e ferragens, Unidade de Beneficiamento de Sementes, Moinho de trigo e milho, Atividade Leiteira, um Complexo Agroindustrial com a finalidade de oferecer alternativa a cadeia produtiva, além
da sua atividade principal que é o recebimento, beneficiamento, armazenagem e comercialização de grãos, onde os principais são soja, trigo e milho. Desta forma a Cooperativa desempenha um papel importantíssimo na interação financeira com os associados para sua viabilização econômica produtiva.
Abaixo segue o organograma da cooperativa:
Figura 01 – Organograma Cotrirosa Fonte: Cotrirosa
A área financeira da Cooperativa é composta pelo Gerente Financeiro, Coordenador financeiro, caixa, conciliações bancárias, contas a pagar e contas a receber, este último atua na área credito e cobrança.
Os novos cadastros são feitos nas unidades em que os associados e ou clientes pertencem. Estes ficam bloqueados e sem limite para compras, posteriormente são enviados ao setor financeiro, onde o contas a receber, analisa se constam todos os documentos obrigatórios, juntamente com a ficha cadastral que deve ser assinada pelo cliente e pelo responsável que fez o cadastro. A ficha cadastral foi feita com o intuito de conter todas as informações que possam facilitar a decisão no momento da concessão do crédito, evitando o excesso de informações que não é usado para nada. Os documentos obrigatórios necessários são cópia CPF e RG, comprovante de renda e comprovante de residência, é feito também a consulta nos órgãos de proteção ao crédito SPC e SERASA. Caso falte algum documento ou informação, estes são solicitados para a filial que fez o cadastro, assim como, caso haja alguma restrição está também é informada. Após a análise de todas as informações, se todos os documentos estiverem de acordo e não houver nenhuma restrição é feito a liberação do cadastro, assim como definido um limite de acordo com o comprovante de renda enviado.
A partir de então este cliente pode efetuar compras a prazo, com pagamento em cheque ou boleto. Caso o cliente/associado não cumpra os pagamentos de acordo com o vencimento, são tomados os seguintes procedimentos:
- Cheques: quando retornam do banco a primeira vez, estes são reapresentados, caso novamente não tenha saldo, será carimbado pelo motivo 12 (cheque sem fundo), criando assim uma restrição nos órgãos de proteção ao crédito.
- Boletos: caso o pagamento não ocorra até o vencimento, o cliente tem até cinco dias após o seu vencimento para efetuar o pagamento antes de ir a cartório, se isto não ocorrer os mesmos serão enviados ao cartório então, que emitirá uma intimação dando um novo prazo ao cliente fazer o pagamento. Se mesmo assim o cliente não efetuar o pagamento, este título será protestado, ocasionando da mesma forma que o cheque restrição nos órgãos de proteção ao crédito.
Após estes procedimentos, as unidades são orientadas e treinadas a buscar o recebimento dos valores, tentando contato com o cliente. Nas situações em que o cliente/ associado vai até a cooperativa e demonstra que tem a intenção de pagar, mas não possui todo o valor da dívida, existe a possibilidade de ser feito um contrato de novação de dívida. Este será elaborado buscando se adequar as condições do cliente/associado de acordo com as normas da Cooperativa. Se mesmo após todas estas tentativas o cliente/associado não efetuar o pagamento ou mostrar interesse para tal, será solicitado para que a filial separe os documentos relativos que originaram a dívida e envie ao setor financeiro da Cooperativa. É feito então uma análise dos documentos recebidos, e após estes são enviados para a cobrança por meios judiciais, que atualmente na Cooperativa é feito externamente. Está é mais uma alternativa de buscar receber estes valores créditos concedidos, nos quais o pagamento não foi cumprido.
4.4 - Contribuições da política de análise de crédito e de cobranças para a Cooperativa
Na cooperativa foi formado um comitê de análise de crédito formado por gestores e diretores, para se decidir em relação às concessões de crédito onde envolve maiores valores. Uma vez por semana ocorre uma reunião entre os membros para a tomada das decisões. É levado em consideração as garantias, avais, capacidade de crédito, enfim a comercialização de forma segura.
Conforme o gerente e o coordenador financeiro a partir da implantação da política de crédito foi possível um maior controle do giro financeiro da cooperativa e consequentemente houve uma diminuição da inadimplência e do risco no momento da concessão do crédito.
A política de análise de credito trouxe contribuições para a cobrança, a partir da implantação do novo sistema ERP, foi possível um maior controle efetivo neste ponto, após o cliente/associado ter dívidas vencidas por um certo período de dias, o cadastro fica bloqueado, para que assim evite-se de ocorrer futuras vendas. De acordo ainda com o gerente e o coordenador financeiro quando questionados sobre as lacunas e limitações da política de crédito, colocaram que podemos utilizar ainda mais ferramentas que o sistema nos oferece, por exemplo, o sistema está sendo adaptado para permitir consulta externa automática aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/SERASA), mas para isso é necessário ainda alguns ajustes no sistema e também treinamento para sua utilização.
Ao se intensificar a cobrança por boleto bancário foi possível verificar que antes, em casos que o pagamento não era feio por cartão ou cheque, ao vencer a dívida, alguns associado/ cliente não tinham aquele compromisso de que o pagamento deveria ser em dia. A partir do boleto caso não ocorra o pagamento, após poucos dias é enviado a cartório, e não havendo o pagamento neste prazo, o título é protestado, sendo assim a maioria tenta pagar no vencimento, com o fim de evitar maiores custos.
A política de crédito já trouxe inúmeros resultados positivo, e ainda pode contribuir ainda mais. Deve-se lembrar que, pela natureza do negócio de uma Cooperativa de Grãos, existe sempre a necessidade de alavancar suas operações através de capitais de terceiros, como os bancos. Estes, para a concessão do crédito, também realizam uma análise de crédito e a inadimplência é um dos pontos mais importantes observados. Manter uma inadimplência dentro do que o mercado preconiza, torna a imagem da Cooperativa mais sólida perante as instituições financeiras.
4.5- Propostas de aprimoramento da estrutura e das políticas de análise de credito e de cobranças, visando o fortalecimento da Cotrirosa.
Com intuito de melhorar e aprimorar ainda mais a política de análise de crédito da Cooperativa é necessário:
a) Qualificação no aprimoramento das inovações da análise de crédito e cobrança, considerando-a como elo integrante do negócio da Cooperativa, visando o mesmo entendimento do processo nos diferentes setores;
b) Rotina de capacitação dos funcionários que trabalham diretamente na concessão do crédito e nos mecanismos de cobrança;
c) Maior controle na questão do limite que o cliente / associado possui, para que não seja liberado mais do que a capacidade de pagamento;
d) A cobrança interna, buscando-se todas as tentativas possíveis de cobrança dentro da Cooperativa antes de se enviar ao jurídico.
Ainda conforme o gerente e o coordenador financeiro deve-se intensificar cada vez mais a política de crédito, almejando ainda mais melhorias possíveis. Durante o segundo semestre do ano de 2018, um dos maiores projetos da Área Financeira é a estruturação de um sistema de concessão de limites de crédito para os clientes. Para tanto, torna-se necessário uma parametrização do sistema existente, para que o mesmo, usando dados existentes, como histórico de compras, restrições e histórico de entrega de grãos, possa gerar o Credit Score e Rating da carteira de clientes. O Credit Score é importante porque é ele que determina o limite máximo de compra com base em requisitos pré-determinados, enquanto o Rating segmenta a carteira, com escalas/níveis, conforme o relacionamento do mesmo para com a Cooperativa. Estas informações podem ser demonstradas em formas de gráficos e relatórios, que permitem acompanhar a evolução da inadimplência e a identificação das áreas da empresa, dos produtos vendidos e até mesmo dos locais que merecem mais atenção.
5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS:
Através do trabalho realizado pode-se perceber ainda mais o quanto é importante uma política de crédito bem definida e estruturada, pois o tema crédito é algo que assim como está presente em todas as organizações está presente na Cooperativa também, afinal não basta somente vender, é necessário que seja recebido pelo que foi vendido, e assim ocorra o giro do capital. É preciso lembrar que quanto menos rigorosa for a análise de crédito, é mais provável que as vendas aumentem, porém deve ser considerado que poderá também aumentar as perdas incobráveis, sendo assim acredito que é necessário que a análise de crédito seja feito de forma segura e usando o máximo de informações necessárias, a fim de não prejudicar as vendas, mas com a segurança na concessão do crédito.
Conceder crédito nos dias atuais, diante de toda crise econômica e política, sem que haja inadimplência, é algo que não se consegue, por isso a política de crédito, para que se possa conceder o crédito de forma mais segura, e tentar reduzir ao máximo a inadimplência.
Na Cooperativa a partir de algumas providências que foram tomadas neste âmbito, como o incentivo às emissões de boletos e o bloqueio automático do cadastro após o cliente ficar com contas em atraso por alguns dias, foi possível perceber uma redução de inadimplência.
Sendo assim, é possível perceber como é importante uma política para concessão do crédito e a cobrança dentro da Cooperativa, pois no cenário atual é cada vez mais difícil oferece-lo, sendo imprescindível uma qualificação bem abrangente na concessão de crédito e na cobrança.
Sugere-se como recomendação de estudos futuros, que se realizem estudos sobre crédito, afinal é um ponto de extrema importância e fundamental tanto para a Cooperativa, como para as demais empresas. Este trabalho para mim é uma forma de enriquecer meus conhecimentos e somar ao tema estudado, sendo que o assunto é um dos principais pilares de uma organização, assim como espero que este possa servir de base para futuros estudos.
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ANEXOS:
Anexo 1:
Modelo de Questionário Semi-estruturado, utilizado para a entrevista com gestores. Visando uma contribuição ao trabalho, foi feito uma breve entrevista com o gerente financeiro juntamente com o coordenador financeiro da Cooperativa:
1 De que forma a política de análise de crédito trouxe contribuições para a cooperativa?
2 Quais as principais lacunas e limitações da política de crédito? 3 Quais as propostas de melhoria para o futuro?
