APLICAÇÃO DE UMA MATRIZ CAUSA E EFEITO EM UMA
COOPERATIVA AGROOINDUSTRIAL
Gabriel A. Brizzi¹, Wagner B. Bronzati²
¹ Universidade Estadual de Maringá (UEM) ² Universidade Estadual de Maringá (UEM)
gabriel-brizzi@hotmail.com; wagnerbronzati@hotmail.com
Resumo: este trabalho compreende um estudo de caso em uma cooperativa
agroindustrial que visa uma melhor gestão de suas despesas, fazendo cumprir o orçamento das mesmas para suas unidades operacionais. Para isso, foram comparados os valores orçados com os realizados das despesas para identificar a ocorrência ou não de discrepância entre eles em anos anteriores, além do desenvolvimento do Diagrama e da Matriz Causa e Efeito, visando identificar e priorizar as contas e modos de falhas que mais influenciam para que haja tal variação.
Palavras-Chave: Cooperativa, Gráfico de Pareto, Diagrama Causa e Efeito, Matriz
Causa e Efeito.
1. Introdução
O cenário atual é caracterizado pelo desenvolvimento acelerado do mercado que passou a exigir inovação constante para alcançar a competitividade, uma vez que é preciso, através de respostas rápidas e eficientes, atender consumidores que exigem produtos de alta qualidade, tornando necessário maior grau de especialização na confecção dos mesmos e otimização de custos por parte das empresas.
Frente a um cenário econômico incerto, vendas caindo, economia desacelerada, custos cada vez mais altos, crise fiscal e política, as organizações que se destacam são aquelas que procuram identificar e corrigir os seus erros, eliminando desperdícios na busca de fazer mais com menos. Visto isso, o presente trabalho tem por objetivo identificar os principais modos de falhas existentes em uma
cooperativa agroindustrial do Estado do Paraná para concentrar esforços neles em busca da melhoria contínua e redução dos custos da organização.
O cooperativismo é um mecanismo que faz com que todas as partes envolvidas cooperem por um objetivo principal. Essas cooperativas são formadas por pessoas associadas a elas, criando direitos e obrigações em que os próprios sócios, bem como toda a comunidade, se beneficiam dos resultados dos produtos e serviços gerados.
O Estado do Paraná ocupa o primeiro lugar na produção de milho, trigo, cevada e feijão, e o segundo lugar na produção de soja; possui 74 cooperativas agroindustriais, resultando num total de 139.663 cooperados (OCEPAR, 2015).
A cooperativa centro desse trabalho possui economia baseada na venda de grãos e commodities em geral, destacando-se: soja, milho e trigo. Foi fundada em 1963 e atualmente conta com 70 unidades operacionais e 12,5 mil cooperados. As unidades operacionais possuem três tipos: Unidades Lojas que somente comercializam insumos, materiais e equipamentos agropecuários; Unidades Transbordos, as quais realizam o mesmo papel das Unidades Lojas, porém também recebem grãos dos produtores e repassam para as Unidades Armazenadoras; Unidades Armazenadoras executam as mesmas atividades das Unidades Transbordos e Lojas, além de receberem grãos de outras unidades e armazenarem os mesmos.
2. Materiais e Métodos
Para desenvolvimento deste trabalho utilizou-se o método de pesquisa estudo de caso e pesquisa bibliográfica. Segundo Silva (2010), estudo de caso é o estudo que analisa um ou poucos fatos com profundidade e sua maior utilidade é verificada nas pesquisas exploratórias e no início de pesquisas mais complexas. O objeto a ser analisado nesse tipo de pesquisa pode ser indivíduo, empresa, atividade, organização ou até mesmo situação.
De acordo com Yin (2001), estudo de caso é uma estratégia de pesquisa que compreende um método que abrange tudo em abordagens específicas de coleta e análise de dados, servindo para responder a questionamentos quando o pesquisador não tem muito controle sobre o fenômeno estudado. É um método
muito útil quando o fenômeno a ser trabalhado é amplo e complexo e não pode ser analisado fora do contexto onde ocorre naturalmente.
Já a pesquisa bibliográfica é um método que oferece subsídios teóricos e doutrinários capazes de amparar as análises mais diversas, desenvolvidas nas mais variadas áreas do conhecimento, utilizando como fontes: publicações, dicionários, livros de leitura corrente, jornais, entre outras (SILVA, 2010).
Os dados utilizados neste estudo foram coletados através de um sistema
Enterprise Resource Planning (ERP) utilizado pela cooperativa em estudo,
desenvolvido internamente, o qual consiste em um software gerenciador das informações, de acordo com os procedimentos da organização. O sistema ERP oferece diversas informações sobre os vários processos e unidades/setores da cooperativa, tornando o processo dos gestores mais confiável e rápido, auxiliando nas tomadas de decisões em diversos setores do negócio. Estes dados são submetidos a auditorias frequentes para garantir suas exatidões.
3. Revisão da Literatura
Para desenvolvimento desse estudo as três principais ferramentas utilizadas foram: Diagrama Causa e Efeito, Matriz Causa e Efeito e Gráfico de Pareto.
Para Chiavenato (2006) o Diagrama de Causa e Efeito é uma ferramenta também conhecida como Diagrama de Ishikawa, criador da ferramenta, ou Espinha de Peixe. Ishikawa com seu diagrama tinha como objetivo demonstrar para engenheiros da indústria japonesa que o conjunto de fatores de um processo estavam inter-relacionados.
Esse método foi desenvolvido de forma gráfica de modo a relacionar os fatores (causas) ligados a um processo que ocasionam um resultado indesejado ou problema, ou seja, sua finalidade é apontar as possíveis causas de um efeito gerado, atuando de forma prática para identificar a causa fundamental desse problema e estabelecer as ações corretivas a serem tomadas (J. FITZSIMMONS e M. FITZSIMMONS,2014).
Segundo Campos (2004), o Diagrama de Causa e Efeito pode ser dividido em categorias de causas, conhecidas como “¨6M’s”: matéria-prima, máquina, medida, meio ambiente, mão-de-obra e método. Com essa divisão é possível conduzir um controle mais eficaz de todo o processo, podendo identificar de forma clara perdas,
falhas, variações indesejadas do produto e a relação entre os efeitos e suas prioridades.
Werkema (2006) sugere um esquema para a construção do Diagrama de Ishikawa, escrevendo no eixo principal o efeito a ser estudado e um fluxo básico de causas (“6M’s”) nas espinhas que afetam tal efeito, organizado de forma lógica e em ordem de importância, identificando e priorizando as causas que parecem exercer
um impacto mais significativo para o efeito.
Com relação à Matriz Causa e Efeito, Domenech (2015) afirma que esta é uma ferramenta que leva em consideração a importância dos requisitos estabelecidos pelo cliente, relacionando as entradas chaves às saídas chaves. Juntamente com a matriz causa e efeito é utilizado o gráfico de Pareto que evidencia as entradas mais importantes para posteriores estudos.
Segundo Domenech (2015), para elaborar a matriz é preciso: documentar a matriz para referência futura; identificar os requerimentos chave do cliente relacionados com a base do projeto; identificar as etapas e sub-etapas do processo; analisar a correlação de todas entradas com todas as saídas; obter o produto dos Figura 1 – Diagrama Causa e Efeito (CAMPOS, 2004)
valores de correlação com os valores de prioridade e somar com todas as entradas; usar como indicativo do requerimentos dos cliente a soma das correlações de cada coluna; construir uma tabela paralela com as pontuações obtidas para cada entrada e as variáveis de entrada/sub-etapas do processo; ordenar de forma decrescente as linhas por coluna de pontuações construindo um gráfico de Pareto; construir uma tabela que contenha as notas das sub-etapas (ordenando em forma decrescente pela nota total e construir um gráfico de Pareto priorizando as sub-etapas), para finalizar, usar o gráfico de Pareto priorizando as variáveis de entradas chaves as quais serão selecionadas para trabalhos posteriores.
Segundo Paladini (2006), o Gráfico de Pareto é uma técnica utilizada para identificar problemas ou causas, definindo quais os itens que causam o maior impacto nos efeitos, ou seja, evidencia os aspectos essenciais de um problema, identificando quais devem receber maior atenção em busca de soluções.
De acordo com Werkema (2006), o princípio de Pareto sugere que 80% dos problemas provem de 20% das causas, mais conhecido popularmente como regra do 80/20.
4. Resultados e Discussões
Para início deste trabalho foi feito um comparativo entre os valores financeiros orçados e realizados anuais referentes aos custos das unidades operacionais relativos ao período de 2012 a 2015, com o objetivo de ter conhecimento se o orçamento está sendo cumprido ou há divergência com relação aos custos realizados. Abaixo segue o gráfico comparativo.
Figura 2 - Comparativo Orçado versus Realizado das despesas anuais das Unidades Operacionais Observa-se no gráfico que as unidades Armazenadoras e Transbordos estão gradativamente aumentando o estouro dos seus respectivos orçamentos ao decorrer dos anos, ou seja, os valores financeiros desembolsados pelas unidades estão sendo maiores que os previstos nos orçamentos.
Com base nisso, foram coletados, através do sistema ERP da Cooperativa, os valores realizados das contas (exemplo: energia elétrica, manutenção, aluguel, entre outras) desses dois tipos de unidades, para assim identificar as mais representativas e com valor realizado mais destoante do orçamento e então direcionar os esforços a fim de obter devidas reduções, objetivando o alinhamento do orçado com o realizado dos custos financeiros futuros.
A partir da análise dos dados financeiros e de reuniões com os gestores, foram selecionadas tais contas para realizar a matriz causa e efeito: Energia Elétrica, Aluguel de Veículos, Telefone, Carga e Descarga, Manutenção e Compras, Serviços Temporários, Estrutura de Pessoas e Horas Extras.
Antes da confecção da matriz foi desenvolvido um Diagrama de Causa e Efeito para relacionarmos todas as possíveis formas de obter-se uma elevação dos custos referentes às contas citadas anteriormente.
Tanto o desenvolvimento do Diagrama quanto o da Matriz Causa e Efeito teve a participação dos gerentes e supervisores das unidades, colaboradores
operacionais e engenheiro de produção.
Figura 4 – Matriz Causa e Efeito
3. Considerações Finais
A conclusão da Matriz Causa e Efeito possibilitou a identificação das contas mais impactantes e que devem ser abordadas inicialmente para obter-se redução nos custos das Unidades Operacionais.
Figura 5 – Gráfico de Pareto das Contas
De acordo com as pontuações totais das colunas da matriz, em um primeiro momento os esforços serão direcionados para as contas de Energia Elétrica, Estrutura de Pessoas, Carga e Descarga e Manutenção e Compras. Onde, dentre os quarenta e sete modos de falhas possíveis, através da pontuação total das linhas da matriz, oito modos foram destacados para atenção total, uma vez que são os grandes influenciadores para que as despesas realizadas ultrapassem a quantia que foi orçada, são eles: movimentação de grãos, sazonalidade, utilização dos materiais e equipamentos, planejamento de produção e recebimento, necessidade operacional, fornecedores, treinamentos e taxas e reajustes.
Figura 6 – Gráfico de Pareto dos Modos de Falhas
Referências
CAMPOS, V. F. Controle de Qualidade Total (no estilo japonês). 3ª Edição. Nova Lima, MG:
Tecnologia e Serviços Ltda, 2004.
CARVALHO, M. M.; PALADINI. E P. Gestão da Qualidade: teoria e caos. 1ª Edição. Rio de Janeiro:
Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração Geral e Pública. 2ª Edição. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006 DOMENECH, C. Estratégia Lean Seis Sigma. 1ª Edição. São Paulo: M. I. Domenech, 2015.
FITZSIMMONS, J.; FITZSIMMONS, M. Administração de Serviços. 7ª Edição. Porto Alegre:
McGraw-Hill, 2014.
OCEPAR. O Cooperativismo no Paraná. 2015. Disponível em <
http://www.paranacooperativo.coop.br/> Acesso em 18 de agosto de 2016.
SILVA, A. C. R. Metodologia da Pesquisa Aplicada à Contabilidade. 3ª Edição. São Paulo: Atlas,
2010
WERKEMA, M. C. C.; Ferramentas Estatísticas Básicas para o Gerenciamento de Processos.
Werkema; Belo Horizonte: 2006.
