ASSUNTOS ABORDADOS:
1- RESULTADOS DA AUDITORIA INTERNA N.13: 1.1- Planejamento 50 – Auditoria no SGQ
Este planejamento executado no dia 12/08/2011. Pontos positivos destacados:
3.1- SGQ estabelecido e implementado;
3.2- Todos os documentos da qualidade estão devidamente controlados;
3.3- Os registros da qualidade estão conforme os requisitos estabelecidos pela ISO 9001; 3.4- Política e Objetivos da Qualidade são divulgados e há o entendimento dos colaboradores; 3.5- Melhoria das questões de competência, conscientização e treinamento (com Investimento
em pessoal capacitado, qualificado e comprometido com o sistema de gestão da qualidade) Evidenciado na contratação da Analista de Qualidade: Aline.
3.6- Melhoria do ambiente de trabalho (mais organização e limpeza) Evidência: Treinamento de Pessoal no Programa Viver 5S.
3.7- Melhoria na identificação e rastreabilidade dos serviços e produtos; 3.8- Melhoria na identificação dos produtos de propriedade do cliente; e
3.9- Melhoria na detecção e implementação das ações corretivas e preventivas.
1.2- Planejamento 51
Controle DMM
e
Desenvolvimento de Produto (retrofit)
- Este planejamento foi executado no dia 12/08/2011.Pontos positivos destacados:
Todos os documentos da qualidade estão controlados;
Os registros da qualidade estão conforme os requisitos estabelecidos pela ISO 9001; Política e Objetivos da Qualidade são divulgados e há o entendimento dos colaboradores envolvidos; e
O pessoal que afeta a qualidade do produto está consciente sobre sua importância para que os objetivos da qualidade sejam cumpridos.
1.3- Planejamento 52
PARTICIPANTES
NOME EMPRESA ASSINATURA
JOSÉ FRANCISCO ELBI
JOSÉ CARLOS ELBI
MÁRCIO FLÁVIO ELBI
LEANDRO EDUARDO ELBI
WENDER CHRISÓSTOMO ELBI
EB-CAM-11015-OS e EB-CAM-11022-OS (Documental Engenharia)- Este planejamento foi executado entre os dias 12/08/2011
Pontos positivos destacados:
Todos os documentos da qualidade estão controlados;
Os registros da qualidade estão conforme os requisitos estabelecidos pela ISO 9001; Política e Objetivos da Qualidade são divulgados e há o entendimento dos colaboradores; e O pessoal que afeta a qualidade do produto está consciente sobre sua importância para que os objetivos da qualidade sejam cumpridos.
2- REALIMENTAÇÃO DO CLIENTE
Não foram registradas reclamações por parte do cliente, todas as correções foram realizadas “in loco” em função do dinamismo das obras.
De todas as 31 ordens de serviços finalizadas referente ao 1º semestre de 2011, 4 formulários foram respondidos pelos clientes e em todos os casos ficamos acima da meta estabelecida de 70% de satisfação.
3- DESEMPENHO DE PROCESSO E CONFORMIDADE DO PRODUTO - INDICADORES
4.1- Satisfação do cliente: META: 70% RESULTADO: 80%
Em todas as pesquisas respondidas e encaminhadas à ELBI, não obtivemos resultados abaixo da meta estabelecida, porém ressalta-se a necessidade de um novo indicador para comparar a eficiência da pesquisa de satisfação do cliente, ou seja, comparar se a quantidade de pesquisas respondidas representa uma amostragem que proporcione confiabilidade para o monitoramento do desempenho deste processo.
4.2- Satisfação dos colaboradores META: 00 RESULTADO: 00 – N/A
Optou-se por realizar nova pesquisa somente em setembro, pois estaremos com a equipe estabilizada. No momento turn-over está alto devido a finalização de várias de OS´s.
4.3- Margem de lucro
A alta direção (CAD) avaliou o indicador dos lucros apurados neste período e comunicou que os valores atenderam, em média, as expectativas da empresa. Foram avaliados os resultados pontualmente das ordens de serviços finalizadas neste período de apuração (1º/2011) e ressalta-se que apenas quatro (04) ordens de ressalta-serviço não atenderam a meta proposta pelo departamento comercial. Foi acordado que a identificação/verificação da eficácia dos objetivos propostos será realizada no final do ano através de avaliação do resultado dos dois semestres em reunião do CAD. Caso os objetivos do ano não tenham sido alcançados, será aberta SAC para identificação e correção.
4.4- H/H Produção
A alta direção (CAD) avaliou o indicador de H/H produção apurado neste período e comunicou que os valores atenderam as expectativas da empresa, onde não foram observadas discrepâncias na relação META x EFETIVO. Foram avaliados os resultados pontualmente das ordens de serviços finalizadas neste período de apuração (1º/2011), e ressalta-se que nenhuma ordem de serviço afetou os objetivos propostos.
4.5- H/H Engenharia
A alta direção (CAD) avaliou o indicador de H/H engenharia apurado neste período e comunicou que os valores atenderam as expectativas da empresa, onde não foram observadas discrepâncias na relação META x EFETIVO. Foram avaliados os resultados pontualmente das ordens de serviços finalizadas neste período de apuração (1º/2011), e ressalta-se que nenhuma ordem de serviço afetou os objetivos propostos.
4- AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS
o Ações corretivas As principais ações corretivas foram:
SAC50(11/08/2011) – Não identificada atualização/manutenção do controle de treinamentos
situado em Z:\S G Q\Treinamento\Controle de Treinamentos.
E
xistência de 2 ícones iguais em locais diferentes no sistema, ocasionando a atualização de uma e a desatualização do original.Tratamento: Atualização da pasta Controle de treinamentos situado em Z:\S G Q\Treinamento\Controle de Treinamentos. Eliminação do controle "cópia" gerada em outra pasta, e orientação aos demais responsáveis.
SAC51(10/09/2011) – Identificada ausência de atualização da Avaliação de Eficácia, conforme
PS-010-R08 item 5.4 no Banco de dados situado Z:\S G Q na pasta Controle da Qualidade. Tratamento: Atualizar banco de dados de Avaliação de Eficácia. Gerar pasta contendo avaliações digitalizadas. Prazo para finalizar atualização 10/09/2011.
SAC52(16/08/2011) - Foi evidenciado pelo Analista da Qualidade, que os "Perfis Funcionais"
existentes não estão conforme o requisito 6.2.1 da norma ISO 9001:2008, onde os colaboradores devem ser competentes com base em educação, treinamento, habilidade e experiência. Necessidade de atualização devido a criação de novas funções.
Tratamento: Os perfis funcionais foram revisados, atualizados e solicitados aos gestores (gerências e CAD) que avaliassem os perfis.
SAC53(10/09/2011) - Identificada ausência de atualização da Ficha Profissional, conforme
PS-010-R08 item 5.3. no Banco de dados situado Z:\S G Q na pasta Controle da Qualidade.
Tratamento: Disponibilizado/designado e orientado profissional para execução da atualização, Prazo para finalizar atualização 10/09/2011.
SAC54(28/09/2011) - Identificada ausência de atualização da Ficha de Treinamento, conforme
PS-010-R08 item 5.6 no Banco de dados situado Z:\S G Q na pasta Controle da Qualidade. Tratamento: Disponibilizada/designada e orientada profissional para execução da atualização, Prazo para finalizar atualização Prazo para finalizar atualização 10/09/2011.
SAC55 Documentos não estão sendo controlados na pasta física da OS Conforme PS-017-R01,
item 5.4.Tabela 01 Nas OS's EB-CAM-11015-OS e EB-CAM-11022-OS. Foi aberta a SAC 55 para resolução do problema encontrado.
SAC56 Falha na execução do Item 4.2.4 "Controle de Registros" "Não encontrado os registros de
treinamento introdutório dos funcionários Aline e Luiz Carlos. Controle de registro do treinamento introdutório não possui padrão. Foi aberta a SAC 56 para resolução do problema encontrado.
SAC57 Falha na execução do Item 6.2.2 alinea "a" "Competência, treinamento e
conscientização."Perfil funcional Coordenador de Suprimentos não condiz com as evidências da pasta do colaborador (ausência comprovante de escolaridade e experiência). Foi aberta a SAC 57 para resolução do problema encontrado.
o Ações preventivas As principais ações preventivas foram:
SAP47 – Foi gerada na última auditoria externa, observação que solicita a organização a
adequação da Política da Qualidade conforme requisito normativo 5.3 alínea “a”.
Tratamento: Elaborada campanha interna "Uma Política a Nossa Cara" junto aos colaboradores através de e-mails e anúncios em Quadro de Gestão da qualidade, colhendo opiniões sugestões para elaboração de uma nova Política. Foi estabelecido pela organização que a atual Política a Qualidade atende o requisito da Norma 5.3 alínea "a" - "A alta direção deve assegurar que a Política da qualidade seja apropriada ao PROPÒSITO da organização" e não "apropriada ao NEGÒCIO da organização". A Política será alterada então dentro do prazo da re-certificação evidenciando melhoria contínua.
3.2-SAP48 – Foi gerada na última auditoria externa, observação que evidencia que atualmente a interação de processos disponibilizada pela empresa não atende requisito normativo 4.2.2 alínea “c” Interação entre os Processos.
Tratamento: Realizado mapeamento dos processos através de entrevistas, estudo de procedimentos reais os relacionando com os procedimentos ideais e procedimentos implementáveis.
SAP49 – Foi gerada na última auditoria externa, observação que solicita avaliação para a
exclusão do item 7.5.2 da Norma, para os processos de soldagem..
Tratamento: Não identificada necessidade de inclusão do item 7.5.2, visto que no processo solda realizada não interfere na qualidade o produto.
SAP50 - Identificada necessidade de pequena reforma e aplicação do programa de Viver 5S na
SEDE e instalação anexo de forma a organizar e padronizar colocação de materiais vindos das obras finalizadas, para conservação, além da melhor visualização (imagem) da empresa,
conforme Itens 6.3, 6.4 e 8.5.1.
Tratamento: Reunida frente de trabalho (mão-de-obra disponível) pelo colaborador Luiz Fernando Lobo, para executar os 5S, no anexo da empresa de forma a deixar o ambiente de trabalho e a instalação apta a receber os materiais que chegam das obras de forma a conservá-los para futuro aproveitamento, Padronizado no local forma de armazenamento.
SAP51 – Foi evidenciado que atualmente não existe controle dos materiais de escritório, para se
evitar falta de materiais e estoques desnecessários.
Tratamento: Elaborada ficha de controle e pasta para recolher assinatura, quantidade, material retirado e saldo em estoque. Pessoal orientado do procedimento e designada colaboradora Sandra ara realizar o controle.
SAP52 - Foi evidenciado que atualmente o DDS não é praticado pelos colaboradores da unidade
Sede. Os motivos alegados foram indisponibilidade de alguns colaboradores ara executar e desmotivação em relação ao assunto.
Tratamento: Foi retomado em 20/06/11, com tema sobre "O que é DDS", ministrado pela técnica de Segurança/Estagiária Ana Karolina Kalil com a presença de vários colaboradores. A lista de presença foi assinada por todos e está no departamento de segurança.
A
tendendo a Melhoria Continua da QualidadeSAP53 - Foi evidenciado atualmente, necessidade treinamento tratando de conscientização,
organização e trabalho em equipe.
Tratamento: Criado pela Analista da Qualidade, o programa Viver 5S e implantado no TBI- Assim todo novo colaborador será treinado imediatamente após seu ingresso na empresa, e os demais colaboradores, serão treinados em seus locais de trabalho
SAP54 - Foi evidenciado que atualmente a proporção dos logotipos de Certificação do Bureau
Veritas e ELBI, não atende ao padrão estabelecido no Manual de Uso de Marcas, enviado pelo órgão certificador.
Tratamento: Enviado e-mail para endereço disponibilizado pela Elbi, solicitando autorização para o uso dos logotipos em uma proporção aproximada. Autorização concedida por fabiana.amigo@br.bureauveritas.com, encaminhada autorização e procedimento a todos os colaboradores.
SAP55 - Foi evidenciado que o logotipo bem como a frase apresentada no site da ELBI, não
atendem ao padrão estabelecido no Manual de Uso de Marcas, enviado pelo órgão certificador. Tratamento: Contato com moderador do site, e realizadas as devidas alterações.
SAP56 - Foi evidenciado necessidade de implantação de um sistema de conscientização de
Tratamento: Serão concebidas novas lixeiras e colocadas em local acessível, incluindo o lixo orgânico e lixo de copos descartáveis, além de anexar em cada local, cartazes identificando a funcionalidade de cada cor.
SAP57 – Atualizar controle de PS’s, IT’s e Demais materiais enviados às obras, incluindo
número seqüencial para garantir rastreabilidade, atendendo item 4.2.3. .
Tratamento: Serão enviados materiais, PS’s e IT’s á obra EB-CAM-11022-OS com número seqüencial e observação de cópia controlada. Será executada regularmente substituição das cópias com alterações, eliminando permanência de documentação obsoleta.
SAP58 – Identificada falta de motivação dos colaboradores, desânimo, falta de perspectiva.
Tratamento: Criados programas diários de motivação via mensagem. Envio de mensagens, textos e frases motivacionais de reflexão e de impacto. São os programas “Um Bom Dia Motivado” e “Sexta Motivacional”
SAP59 – Foi identificada necessidade de uma Política ambiental para complementar o plano de
conscientização da coleta seletiva e evidenciar o comprometimento da empresa com relação aos impactos ambientais.
Tratamento: Gerada, implantada e divulgada em quadro de Gestão à Vista a Política Ambiental da Elbi.
SAP60 – Foi identificado descontentamento e desmotivação acentuada dos colaboradores em
geral, o que contrária item 5.3 da norma ISO 9001-2008 onde a empresa se compromete conforme Política atual a " Valorização dos colaboradores".
Tratamento: Execução de palestra motivacional com o máximo de colaboradores liberados pelas obras distribuição de material didático sobre saúde e alimentação aos colaboradores com custo de 50% do valor cobrado pela empresa (A Elbi arcou com os outros 50%, gerando assim satisfação entre os colaboradores que se interessaram pelo material).
SAP61 – Identificada necessidade de cronograma de campanhas mensais de conscientização e
prevenção, com palestrantes e material didático em obra V&M EB-CAM-11022-OS. Trata-se de um dos requisitos do cliente.
Tratamento: Elaboração de cronograma/agenda para realização de eventos mensais em obra. O cronograma terá prazo de 6 meses ou duração à obra.
5- NÃO CONFORMIDADES
4.1- RNC17 (aberto em 21/07/11) – Foi evidenciado pelo gerente administrativo Leandro Souza, erro na geração de ART do cliente V&M Mineração- EB-CAM-11022-OS. Onde constava nos campos de nº de contrato e nº de CNPJ - Numeração divergente aos números identificados no contrato de fornecimento oficial da empresa em questão, impossibilitando a oficialização e assinatura por parte do cliente.
assinatura.
Responsáveis: Daniel Araújo
Prazo: 22/07/11 – ART:191177 substituída por ART: 207542
Ação2: Promover treinamento referente ao item 5.4- PS-017-R00.
Responsáveis: Aline Duarte Prazo: 20/09/11
6- ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES ORIUNDAS DE ANÁLISES CRÍTICAS ANTERIORES
A contratação do profissional especializado para assumir o SGQ foi realizada com sucesso. Foram realizadas Alterações nos PS’s: 001-R13, 002-R07, 003-R10, 005-R14, 006-R10, 007-R08, 008-R07, 010-R09, 011-007-R08, 012-R06, 013-R05, 014-007-R08, 015-R04, 016-R01 e 017-R01.
7- MUDANÇAS QUE PODEM AFETAR O SGQ
Foram realizadas Alterações no MQ-001-R08 onde foi incluído Macrofluxo dos Processos atendendo Observação realizada na última Auditoria Externa Realizada.
O analista da qualidade revisou na documentação do SGQ (MQ, PS). Foi retomado o DDS na sede.
Foi elaborado o TBI – Treinamento Básico Introdutório, para os módulos Qualidade 2.1 Viver 5S proporcionando aos colaboradores recém contratados um entendimento/conscientização sobre o programa.
8- RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIA
Atualizar (revisar) instruções técnicas.
Implementar metas para os indicadores já praticados bem como a análise de tendência.
Implementar novos indicadores de desempenho para os demais processos que afetam a qualidade do produto bem como os objetivos da qualidade.
Atualização do módulo de “Compras” no sistema E-SOFT para implementação do monitoramento de fornecedores com o retorno de Thiago Neves.
Melhoria do sistema com relação ao “controle de registros” facilitando a rastreabilidade. .
9- NECESSIDADES DE RECURSOS
9.1- Através de sugestões propostas pelos colaboradores e análise da alta direção percebe-se a necessidade de treinamento e capacitação para os seguintes quesitos:
Levar Palestras Motivacionais e outras à obras; Gestão de pessoas/liderança de equipes; Capacitação técnica específica por função; Treinamento na NBR ISO 9001:2008;
Treinamento nas normas regulamentadoras exigíveis em detrimento de cada função (NR). 9.2- A construção da nova Sede está em andamento.
10.1- Implementar indicador de desempenho para monitorar a quantidade de pesquisas de satisfação do cliente respondidas em relação ao número de ordens de serviços finalizadas.
10.2- Através da comunicação interna efetiva percebeu-se uma melhoria significativa no desempenho das atividades realizadas pelos colaboradores, tendo em vista os elogios e críticas positivas recebidas pelos colaboradores através de suas reivindicações.
