Descrição Arquivística – Aula 3
Formas de descrição de documentos e acervos. Os instrumentos de pesquisa. O perfil de metadados. Aplicando os instrumentos de pesquisa: divulgação, programas educativos e
projetos etc.
GESTÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
Aula 3 – Descrição Arquivística
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As atividades de descrição:
1. identificar conceitos;
2. gerenciar informações;
3. estabelecer controle intelectual;
4. localizar;
5. explicar o acervo arquivístico e;
6. promover o acesso.
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Identificação de Conceitos
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Identificação de Conceitos
• numa apresentação das características físicas (inclusive diplomáticas) de um ou vários documentos;
– uma parte introdutória, denominada protocolo, onde se encontram as informações que contextualizam os documentos (data, local, assunto destinatário do ato/do documento, fórmulas de polidez introdutórias, etc). É aqui também que se pode localizar o autor do ato/autor do documento.
– uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informações acerca do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. É aqui que se encontra a razão de ser do documento e se pode identificar o ato consignado por meio de um verbo.
– uma terceira e última parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se identificam as fórmulas de polidez conclusivas, o redator do documento (responsável pela articulação do discurso) e outras intervenções no documento.
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Gerenciar Informações
• Ter a informação organizada
• Escolher Normatização para descrição
• Escolher sistema de gerenciamento de
informação
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Gerenciar Informações
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Gerenciar Informações
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Localizar
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Explicar o Acervo
Descrição Arquivística – Aula 3 Sub-série2.3 Documento/ Processo Documento subordinado / Ato informacional Sub-série2 Série3 Documento/ Processo Seção2 Sub-série1 Série2 Documento/ Processo Sub-série2.2 Sub-série2.1 Série1 Fundo
Seção1 GUIA Seção3
INVENTÁRIO
CATÁLOGO
ÍNDICE
Formas de descrição de documentos e acervos.
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11
Relação Hierarquia / Instrumento
Fundo
Seção
Subseção
Série
Subséries
Guia
Inventário
Catálogo
Índices
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Os instrumentos de Pesquisa
• Bellotto (2004) apresenta as formas tradicionais dos instrumentos arquivísticos dereferências:
a) o “guia”, de acesso fácil para o
grande público por ter linguagem
abrangente e popular. O guia é
apresentado como o primeiro
instrumento que deve ser
consultado pelo pesquisador;
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Inventário
O “inventário”, aquele que detêm
representações de conjuntos documentais
ou parcelas do fundo com descrições
sumárias, permitindo um prévio
conhecimento do conteúdo do documento,
antes de se ter acesso a uma descrição mais
detalhada;
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Catálogo
O “catálogo” é aquele instrumento
que possui descrições de cada peça
documental em uma ou mais séries,
ou de uma parcela da documentação
que tenha sido escolhida, respeitando
ou não a ordem de classificação;
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Índice
Os “índices”, que apontam
nomes, lugares ou assuntos,
organizados alfabeticamente
e indicando notações de
localização dos documentos
correspondentes;
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Outros instrumentos de Pesquisa
– d) o “catálogo seletivo”, que traz uma "relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada unidade documental integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente“ ou seja, documentos são escolhidos dentre um ou mais conjuntos documentais para serem descritos;
– f) a “edição de fontes”, uma reprodução de documentos, possivelmente acompanhada de estudos de introdução e fontes paralelas.
E online?
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• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados). • Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação
dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).
• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).
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• A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área.
• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos.
• O estabelecimento de padrões implica -
compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.
Metadados
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• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos
• Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais;
• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais;
• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica;
• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus.
• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) • Meta Content Format (MCF)
• Text Enconding Iniciative (TEI) • Electronic Archive description (EAD) • Resource Description Framework (RDF)
Metadados
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Difusão de Acervo
Ao desenvolver uma reflexão acerca da disciplina arquivística e da atuação profissional na área, Garcia (1996) caracteriza a difusão como uma prática arquivística que deve “desarrollar, de forma práctica, el derecho de los ciudadanos a acceder a la cultura, recogiendo la antigua aspiración decimonónica de instruir al público”.
Conseqüentemente, para alcançar este fim, a difusão arquivística deve proporcionar aos usuários conhecimento do acervo existente; do contexto da produção documental, ou seja, do organismo produtor, e; da importância do tratamento de acervos arquivísticos e das instituições e profissionais que o fazem.
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• Três enfoques para difusão de acervo:
o cultural, o editorial e o educativo.
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A difusão cultural é promovida através de palestras, debates, lançamentos de obras, eventos populares, comentários na imprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários, exposição de documentos, entre outras ações.
A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo do acervo, das atividades e dos programas, através da publicação de catálogos informativos, manuais, edições comemorativas, publicações que referenciam o acervo, entre outras iniciativas.
A difusão educativa é desenvolvida com a realização de exposições a estudantes no arquivo, reprodução de documentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras ações devidamente planejadas.
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Mais idéias para divulgar o acervo de seu
arquivo?
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A internet na difusão
• Vantagens obtidas no uso da Internet como
mecanismo de difusão:
– na disponibilização de informações arquivísticas a diferentes usuários, ao mesmo tempo a qualquer hora ou lugar;
– redução de custos de publicação, uma vez que a edição de páginas, em nível básico, não é difícil nem cara e;
– a preservação dos documentos sem impedir a consulta, pois além de informações sobre o acervo pode disponibilizar inclusive peças ou conjuntos documentais digitalizados.
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