CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ANDREIA DE BARROS REZENDE
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
PARA O E-MAIL CORPORATIVO
NITERÓI 2016
UFF - UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
Andreia de Barros Rezende
Estratégias de preservação digital para o e-mail corporativo
Trabalho
de
Conclusão
de
Curso
apresentado
a
Universidade
Federal
Fluminense como requisito parcial para
obtenção do Grau de Arquivista.
NITERÓI 2016
R467 Rezende, Andreia de Barros
Estratégias de preservação digital para o e-mail corporativo. / Andreia de Barros Rezende – 2016.
64 f: il.
Trabalho de Conclusão de Curso – Universidade Federal Fluminense, Departamento de Ciencia da Informação, Coordenação de Arquivologia, Instituto de Arte e Comunicação Social, Niterói, 2016.
Orientadora: Linair Maria Campos
1. E-mail. Documento Arquivistico digital. 2. Preservação digital. I. Linair Maria Campos (Orient). III. Universidade Federal Fluminense, Departamento de Ciencia da Informação, Coordenação de Arquivologia, Instituto de Arte e Comunicação Social. IV. Título.
CDD CDU
FOLHA DE APROVAÇÃO
ANDREIA DE BARROS REZENDE
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL PARA O E-MAIL CORPORATIVO
Trabalho
de
Conclusão
de
Curso
apresentado
a
Universidade
Federal
Fluminense como requisito parcial para
obtenção do Grau de Arquivista.
Aprovada em de de 2016.
BANCA EXAMINADORA
Profa. Dra. Linair Maria Campos (Orientadora) UFF – Universidade Federal Fluminense
Prof. Dr. Carlos Henrique Marcondes UFF – Universidade Federal Fluminense
Profa. Dra. Margareth Silva UFF – Universidade Federal Fluminense
AGRADECIMENTOS
Quero deixar registrado aqui o meu agradecimento a Deus primeiramente por me sustentar ao longo de todos os anos que passei na Universidade, um sonho atingido. Pelo amor que cativa de tão infinito e perfeito.
Aos meus pais Luiz Antônio e Vanda por estarem sempre ao meu lado nessa caminhada, pelas palavras, atenção e incentivo.
Aos meus irmãos Heloisa e Gilberto pelas boas lembranças e momentos.
A minha orientadora admirável e inspiradora. Obrigada a você, Linair. Pela disponibilidade e seriedade! Forte abraço!
Aos amigos que fiz e que carregarei sempre em meu coração. A todos o meu muito obrigada!
RESUMO
Busca abordar as principais estratégias para a preservação digital do e-mail corporativo sob o aspecto da adoção de boas práticas na produção, tramitação e recebimento da mensagem de e-mail e comunicação interna e externa corporativa. Para isso, apresenta as estratégias consolidadas para a preservação da mensagem de correio eletrônico pelo Conarq na obra Diretrizes para a gestão da mensagem de correio eletrônico (2012) que fornece requisitos para o bom uso da mensagem de correio eletrônico como documento arquivistico e tem como alvo os agentes dos órgãos ou entidades públicas ou privadas com o objetivo de apoiar o curso das funções e atividades institucionais ao longo da produção, transmissão e recebimento da mensagem enquanto documento arquivístico. Relaciona a preservação digital do documento arquivístico sob o aspecto geral as soluções de caráter específicos para a manutenção de alguns documentos e seus propósitos. Discute os diferentes aspectos do documento arquivístico digital, as exigências que envolve cada um deles, as ameaças, fragilidades e complexidade da mensagem de correio eletrônico além dos desafios da preservação digital em nosso tempo.
ABSTRACT
Seeks to address the key strategies for the digital preservation of corporate e-mail from the aspect of adoption of good practices in the production, processing and receipt of e-mail and internal and external corporate communication. For this, it presents the consolidated strategies for the preservation of electronic mail by Conarq the work Guidelines for the management of e-mail message (2012) which provides requirements for the proper use of e-mail message as archival document and targets the agents of the bodies or public or private entities in order to support the ongoing institutional functions and activities throughout the production, transmission and receipt of the message as archival document. Related digital preservation of archival document under the general appearance of the specific character of solutions for the maintenance of some documents and their purposes. Discusses the different aspects of digital archival document, the requirements involving each, threats, weaknesses and complexity of e-mail in addition to the challenges of digital preservation in our time.
Lista de Figuras
FIGURA 1: TEMPLATE DO E-MAIL... 35 FIGURA 2: ARMAZENAMENTO E ORGANIZAÇÃO DA MENSAGEM DE CORREIO ELETRÔNICO DENTRO DO PRÓPRIO SISTEMA DE CORREIO ELETRÔNICO ... 39 FIGURA 3: ANATOMIA DO OBJETO DIGITAL... 42 FIGURA 4: DIAGRAMA DA CAPTURA DA MENSAGEM DE CORREIO ELETRÔNICO PELO SIGAD ... 45
Lista de Quadros
QUADRO1: QUADRO ESTRUTURA DO E-MAIL ... 36 QUADRO 2: ASPECTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL ... 49
Sumário
1. INTRODUÇÃO ... 11 2. OBJETIVOS ... 15 2.1. OBJETIVO GERAL ... 15 2.2. OBJETIVO ESPECÍFICO ... 15 3. JUSTIFICATIVA ... 15 4. METODOLOGIA ... 195. MARCO TEÓRICO CONCEITUAL ... 21
5.1. O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ... 21
5.2. O CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ... 25
5.3. E-MAIL ENQUANTO DOCUMENTO ARQUIVISTICO ... 31
5.4. TRANSMISSÃO DO E-MAIL ... 34
5.5. GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO E-MAIL ... 36
5.6. PRESERVAÇÃO DIGITAL ... 39
5.7. ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL ... 44
6. ASPECTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL ... 48
7. CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 57
1. INTRODUÇÃO
Hoje, a prática de comunicação nas organizações tornou-se predominantemente registrada, isto é, aquilo que era feito utilizando o telefone, por exemplo, passou a ser expressa por escrito com o uso do e-mail. Em virtude disso, nos deparamos com um grande volume de documento registrado que precisa ser preservado.
De acordo com Marcondes (2010, p. 98) “o documento enquanto artefato amplia as funções da linguagem [...] e enquanto artefato sociocultural tem vantagens em relação a ela”o que constitui um avanço sobre as potencialidades da linguaguem, um canal para a externalização e intersubjetividade, ou seja, para a transmissão de mensagens.
O predomínio da forma escrita sobre a oral expõe o contexto de mudanças onde ocorre o desenvolvimento dos documentos. Nele “as formas dos documentos evoluem segundo a função que cumprem e segundo os processos políticos, econômicos e, inclusive, tecnológicos de cada época. ” (ROMERO TALLAFIGO, 2002 apud BELLOTTO, 2010, p. 161). O predomínio do escrito tem continuidade curiosamente com o documento eletrônico
[...] que busca, pretende e garante novas e artificiais formalidades das mesmas virtualidades de autenticidade, confiabilidade, integridade e permanência próprias do tradicional documento escrito conhecido há cinco milênios, junto com as outras estratégias de comunicação e representação na distância. (ROMERO TALLAFIGO, 2002 apud BELLOTTO, 2010, p. 162).
Atualmente, são diversas as formas de escrita a disposição das instituições e dos indivíduos para registrarem suas atividades, dentre elas estão: “bancos de dados, sistemas de informação geográfica, planilhas eletrônicas, mensagens de e-mail, na web, imagens digitais e uma variedade crescente de formatos digitais. ” (ROCHA; SILVA, 2007, p.114).
Hoje o predominio do uso do correio eletrônico, ou o e-mailcomo meio de comunicação interna e externa de instituições e organizações funda também “[...]um novo ambiente e/ou gênero (hiper) textual, um novo tipo de texto passível de ser lido/recebido ou escrito/produzido com os vários recursos que o computador e congêneres colocam à disposição dos usuários. ” (COSTA, 2015, p. 204).
Seja na comunicação de organizações e instituições ou na comunicação pessoal o e-mail permite a inclusão de anexos transmitidos com a mensagem.
O formato digital tem gerado impacto na produção e manutenção em longo prazo de documentos de arquivo o que suscitam novaspesquisa a questões multidisciplinares denominada de preservação digital (DURANTI, 2007 apud PADILHA; ALMEIDA, 2011, p. 739) como a preservação do o e-mail corporativo, assunto que gera discussões nos domínios da arquivologia, do direito, da administração, da computação entre outras áreas de estudo.
Para a preservação digital da mensagem de correio eletrônico corporativo pesquisamos as estratégias de aproveitamento universal e específico à todo e qualquer documento nato-digital e consistem em métodos estruturais e operacionais. Estratégias estrututadoras visam administrar recursos para criar um ambiente propicio à preservação nas organizações. Segundo Arellano (2006) a estratégia operacional são soluções técnicas e tem como principais práticas: a migração de suporte e o refrescamento do meio (preservação física), a conversão dos formatos, a emulação (preservação lógica) e a preservação do conteúdo (intelectual). (ARELLANO, 2006).
As estratégias de preservação são representações de ações concretas a serem postas em prática no ambiente das organizações com vistas à preservação de documentosarquivísticosdigitais.
As mensagens eletrônicas, enquanto documentos nato-digitais, ou seja, nascidas em ambiente digital e em rede, são conteúdos digitais, que urge preservar em muitos casos. Mas ainda são muitos os desafios que se colocam à preservação desse formato com tantas especificidades e diferenças em relação aos demais documentos digitais.
Dentre os grandes problemas que se colocam a preservação que decorrem dos avanços tecnológicos estáà trágica possibilidade de esquecimento, como desdobramento da obsolescência tecnológica de hardware e software e da fragilidade das mídias digitais que favorece o abandono do recurso ao ostracismo e paulatinamente inviabiliza seu funcionamento e, por conseguinte o acesso ao conteúdo.
Como considera Sayão (2010, p. 71) “[...] não é um exagero afirmar que a informação digital é mais frágil que os papiros encontrados nas tumbas dos faraós. ”
A maioria dos problemas inerentes ao meio digital acontece, sobretudo porque a informação digital depende de um aparato tecnológico que intermedia o acesso e a correta interpretação da informação digital. Segundo Sayão (2010, p. 71), “o aparato tecnológico
de mediação é formado pelo hardware, software, mídias, formatos e está em constante mutação, em ciclos de obsolescência cada vez mais rápidos determinados principalmente pelo dueto inovação e competição. ” (SAYÃO, 2010, p. 71).
A primeira vista o que chama a atenção no documento digital é a sua extraordinária vulnerabilidade de duração. Segundo Bruno Delmas (2015, p. 49)
Independente de suporte fixo, a base do documento digital é um conjunto complexo que engloba um meio de armazenamento, um dispositivo para a leitura desse meio, um computador, um sistema operacional e um ou mais programas. E esta simples enumeração, que poderia ser bem maior, mostra que a complexidade e a fragilidade são os alicerces do documento digital.
Para Delmas (2015, p. 49)
A perenidade do sistema depende, como em uma cadeia, da fraqueza ou obsolescência do elo mais frágil. Por isso, cada um dos elementos do dispositivo de leitura deve ser substituído regularmente. Que torna a preservação dos conteúdos em formatos digitais um desafio essencial do nosso tempo.
As ameaças que cercam os objetos digitais são causadas pela sua própria condição física, não fixada em suportes, isto é, não disponível ao alcance das mãos e são fortemente dependentes de contextos tecnológicos específicos e fugazes, conta Sayão (2010, p. 7).
Além disso, o documento digital tem a característica de ser mutável, e de fácil reprodução e a proliferação de cópias tornam ainda mais difícil de identificar uma versão completa ou final de um documento digital. (INTERPARES, 2002-2007).
Não obstante as características que alicerçam todo e qualquer documento digital e os problemas a ele relacionados há problemas que são específicos do e-mail, que estão relacionados à suas funcionalidades inerentes, ao uso de redes de computador, mas também a falta de conhecimentos informáticos do profissional arquivista mais alinhados com as demandas e necessidades da sociedade. Utilizado na produção, na tramitação e no recebimento de mensagens eletrônicas, as quais são documentos natos digitais, as diversas funcionalidades do sistema são oferecidas pelos servidores de e-mail e essa complexa composição cria desafios quanto à compreensão para a gestão e a preservação do e-mail corporativo.
Preservar é um paradoxo, pois segundo o senso comum preservar significa manter imutável e intacto, contudo no ambiente digital recebe novo sentido, o de mudar, recriar e renovar, ou seja, mudar formatos, recriar ou renovar mídias, hardware e software.
Como campo do conhecimento a preservação digital ainda está em construção, portantoainda ausente da formação de profissionais da informação como arquivistas e bibliotecários em muitas instituições acadêmicas.
Somente com a participação ativa das instituições e profissionais de arquivo no processo de gestão arquivística será assegurada a preservação de longo prazo da mensagem de e-mail e o acesso contínuo a esses documentos.
Deste modo, buscamos apresentar a preservação digital como recurso indispensável na intervenção da decadência que torna o documento digital inacessível com o tempo seja pelarápida degradação física, a obsolescência tecnológica, a complexidade e ou devido aos custos tecnológicos. Para que se evite a perda irreversível dos estoques de mensagens eletrônicas que cada vez mais estão entre os principais registros das atividades da sociedade moderna e se defina o que deve ser preservado em meio aos volumes excessivos de mensagens enviadas e recebidas.
“As propostas de preservação digital se diversificam à medida que se incorporam todas as problemáticas relacionadas direta ou indiretamente as novas tecnologias, ” ressaltam Baggio e Flores (2013, p. 12). Consequentemente, hoje há diversas estratégias de preservação digitais disponíveis ao preservador para resolver o problema.
PERGUNTA PARTIDA: Notamos o quanto importa o acesso continuo ao documento digital para as atividades quotidianas das instituições ou organizações e também para a arquivística. A convergência da correspondência física para o e-mail trouxe consigo grande adesão mundial e a rápida evolução dos estoques de informação em meio digital, que acarretam problemas a preservação para o acesso contínuo de conteúdos em formato digital como a rápida degradação física, a obsolescência tecnológica, a complexidade e os custos tecnológicos.
A PERGUNTA QUE SE PRETENDE RESPONDER É: é consenso que a preservação digital requer estratégias e procedimentos para manter a acessibilidade e autenticidade do objeto digital através do tempo, além de
procedimentos de manutenção e preservação de dados da mídia e conteúdo. Todavia, dentre as estratégias de preservação digital disponível ao preservador queremos falar daquelas que melhor se aplicam à mensagem eletrônica.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVOS GERAIS
Definir as estratégias a serem adotadas para a preservação de correspondências de correio eletrônico como prova de ação para o acesso contínuo em longo prazo.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Discutir a abordagem arquivística de documento;
Esclarecer o conceito de documento digital e apresentar o e-mail enquanto documento digital;
Demonstrar o funcionamento e ciclo de vida do e-mail; Explicar o que é preservação digital; e
Estabelecer as estratégias de preservação digital do correio eletrônico para acesso em longo prazo.
3. JUSTIFICATIVA
A temática aponta para uma grande preocupação da arquivologia que consiste na crescente inserção dos documentos digitais em seu domínio, na forma de uma grande variedade de formatos de documentos como os documentos magnéticos ou ópticos. O documento arquivístico digital vem consolidando-se como documento oficial e útil a administração.
A natureza dos documentos digitais permite ampla produção e disseminação de informação no mundo atual que agregam vantagens e desvantagens ao setor de trabalho. Nesta perspectiva, faz-se necessário um tratamento diferenciado por possuírem características próprias para a comprovação de sua autenticidade, a qual é ameaçada pelos acelerados ciclos de obsolescência tecnológica. Além disso, apresentam dificuldades adicionais em razão de serem facilmente duplicados, distribuídos, renomeados,
reformatados ou convertidos, além de poderem ser alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes.
Por isso, é básico que as instituições tenham seu próprio projeto de preservação, pois, a ausência de procedimentos adequados de segurança e de preservação cria dúvidas quanto à confiabilidade, autenticidade e acesso futuro. Logo, é fundamental preservar a mensagem de correio eletrônico que foi e está sendo produzida.
A pesquisa se faz importante porque preservar é uma medida de segurança que permite a transferência da informação para gerações futuras. A preservação em longo prazo de documentos digitais, no entanto, é um tema complexo, com questões ainda não definidas.
São recentes as iniciativas voltadas para a discussão, estudo e capacitação de indivíduos ou equipes para a preservação digital, sobretudo da mensagem de correio eletrônico corporativo. É escassoonúmero de obras com orientações para o tratamento desse tipo de registro em língua portuguesa. Uma delas data entre 2002-2007 nasceu da iniciativa do InterPARES2 Projecte se consolidou nas obras Diretrizes do Preservador e Diretrizes do Produtor. Ambas voltadas para a preservação de documento arquivístico digital, e com público-alvo específico, a primeira para organizações e instituições arquivísticas e a seguinte para pequenas organizações ou grupo de pessoas. Consistem em diretrizes com o propósito de fornecer recomendações concretas para a preservação do documento arquivístico digital em longo prazo de forma generalista. Em 2012, o Conarq formaliza Diretrizes para a gestão arquivística do correio eletrônico corporativo, obra que orienta a gestão arquivística de mensagem de correio eletrônico corporativo, definindo diretrizes e recomendações para tal propósito, como referências para órgãos ou entidades que utilizam o correio eletrônico como ferramenta de trabalho. No entanto, trata de forma muito sucinta da preservação da mensagem de correio eletrônico.
O presente trabalho busca apresentar as principais estratégias que consolidam a preservação da mensagem de correio eletrônico corporativo em longo prazo. Dando continuidade a discussões acerca deste tema relevante para a comunicação interna ou externa de uma organização, tomada de decisão ou ação. Nossas referências estão nas obras Gestão Arquivística do Correio Eletrônico, do Conarq que faz algumas ressalvas e recomenda a adoção das orientações do e-ARQ quanto requisitos para preservação e os elementos de metadados que um SIGAD deve conter. E Diretrizes do preservador – DPV, obra formalizada pelo InterPARESProject (2002-2007a), extraída de outra obra, a
Diretrizes para a preservação do patrimônio digital, da UNESCO, e visa identificar entre as estratégias quais se adéquam as mensagens do correio eletrônico corporativo.
O interesse pelo tema nasceu da experiência vivenciada em estagio na Technip, empresa multinacional francesa do setor de engenharia onshore, offshore e subsea. O tratamento dedicado às mensagens de correio eletrônico pelo setor de documentação daquela empresa era uniforme, isto é, o mesmo dedicado a documentos digitalizados. O procedimento do setor previa a adoção de um protocolo eletrônico que não era adequado a captura de e-mails, as estratégias de preservação não estavam formalizadas, por isso, não eram claras.
A preservação digital se faz importante devido à facilidade de distribuição e reprodução de informação que o correio eletrônico, trouxe para o quotidiano de pessoas e organizações. Produzindo um grande volume de mensagens trocadas com e sem anexo, que se avolumam em sua caixa postal. Hoje o e-mail é ferramenta corporativa que gera mensagens que são produzidas no âmbito das atividades desempenhadas pelos órgãos ou entidades. E preservá-las é um benefício. A maior parte das informações de hoje é produzida e armazenada de forma digital. Por isso, o debate científico em torno da preservação digital revela questões pertinentes a múltiplas disciplinas. Seja devido ao aspecto tecnológico, social, material e intelectual, a mensagem de correio eletrônico propicia as pessoas no curso de suas atividades profissionais a rápida produção, edição, revisão, distribuição além da manipulação de documentos para múltiplas finalidades.
Segundo Kauark, Manhães e Medeiros (2010, p. 52) “a justificativa, num projeto de pesquisa, como o próprio nome indica é o convencimento de que o trabalho de pesquisa possui fundamentos para ser efetivado. ”
Fundamentado nessa premissa, essa pesquisa se faz primeiramente em razão de uma série de vantagens que o uso do correio eletrônico acrescentou as organizações e instituições em relação a outros meios de comunicação anteriores, tais como baixo custo de manutenção, simplicidade no manuseio, economia de tempo e papel, facilidade no arquivo e envio de mensagens além de “[…] agilidade nos procedimentos, facilidade de acesso, mesmo que à distância, e economia de espaço. ” (ROCHA; SILVA, 2007, p. 115). Em razão de todos esses benefícios o correio eletrônico, e-mail ou eletronic mail recebeu uma grande adesão inicialmente como um meio de comunicação muito marcado pela informalidade, mas quede acordo com Oliveira e Pinto (2014, 0. 21) “rapidamente
arraigou-se no quotidiano de pessoas, instituições e organizações, substituindo progressivamente as tradicionais vias de comunicação, como o correio postal, fax, telefone, etc.”
Ainda segundo os autores, (2014, p. 22)
No nível das organizações e instituições tem havido uma progressiva conscientização para a utilização do e-mail como matéria-prima, evidência e suporte para a atividade respectiva. Sua rápida ascensão contribuiu para a evolução em um ritmo constante e acelerado do volume da produção e do armazenamento de documentos digitais e, por conseguintes em diversos formatos, conduzindo ao questionamento cada vez maior a respeito da importância de se ter garantido a disponibilização e preservação por longos períodos de tempo desse recurso.
De sorte que, torna-se fundamental pensar de maneira estratégica a preservação dos documentos atuais e aqueles que ainda virão a ser produzidos. Por isso, esse estudo busca contribuir para o tema com a continuidade do debate científico.
A pesquisa abrange vantagens quanto a melhor sentido das estratégias para a preservação digital de mensagens do correio eletrônico como documento arquivístico para sua disponibilidade por longo tempo. Também visa proporcionar vantagens e benefícios para o criador/receptor de mensagens do correio eletrônico corporativo que buscam estratégias que corroboram para o controle interno, a manutenção física e intelectual desses documentos arquivísticos estejam eles na fase intermediária ou permanente. Procura oferecer as ferramentas e os mecanismos usados para atingi-la. A estratégia para a preservação de mensagens de correio eletrônico culturalmente representa um importante instrumento que contribui para a capacitação do preservador na manutenção dos registros digitais arquivísticos para o acesso em longo prazo além de fortalecer a cultura e o compromisso com a preservação da memória e do patrimônio digital.
4. METODOLOGIA
Segundo Kauark, Manhães e Medeiros (2010, p.53) “a metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, rigorosa e exata de toda ação desenvolvida no método (caminho) do trabalho de pesquisa. ” Seu uso é importante para a estruturação do trabalho científico, favorecendo a produção de estudos, escritos e formatações que concretize a produção científica.
Dentre os procedimentos metodológicos estão os tipos de pesquisa ou delineamento. A palavra delineamento segundo Kerlinger (1980 apud RAUPP; BEUREN, 2008) “[...] enfoca a maneira como um problema de pesquisa é concebido e colocado em uma estrutura que se torna um guia para a experimentação, coleta de dados e análise. ” O autor complementa ainda que
[...] o delineamento é um meio com o qual o pesquisador se direciona para a escolha do plano que ira conduzir as investigações e a obtenção de respostas para o seu problema de pesquisa. Esse processo é cíclico, pois a resposta a um problema proposto virá a ocasionar novos problemas de pesquisas.
Grosso modo, quanto à tipologia de delineamento de pesquisa, não se percebe na literatura uniformidade, portanto elegeremos aquela que guarda maior pertinência com a investigação, são aquelas propostas por Andrade; Santos; Triviños (2002; 1999; 1987 apud RAUPP; BEUREN, 2008) que caracterizaram os tipos de pesquisa como: exploratória, descritiva e explicativa.
O estudo de pesquisa exploratória é o primeiro passo a se percorrer no campo de pesquisa científica, pois por meio dele busca-se conhecer com maior profundidade sobre determinado assunto. Para Gil (1999 apud RAUPP; BEUREN, 2008, p. 80) trata-se de uma abordagem feita quando há pouco conhecimento sobre o tema e por isso proporciona uma visão mais geral ou superficial do assunto por tratar-se de um tema pouco explorado e, portanto, de difícil formulação de hipóteses. Tem por característica o aprofundamento de conceitos preliminares. Sua finalidade é segundo Andrade, (2002 apud RAUPP; BEUREN, 2008, p. 81) “[...] proporcionar maiores informações; facilitar a delimitação do tema de pesquisa; orientar a fixação de objetivos, formulação de hipóteses; ou descobrir um novo enfoque sobre o assunto. ”
Em suma, explorar determinado assunto significa reunir conhecimentos existentes e incorporar características inéditas.
O estudo de pesquisa descritiva “[...] tem como principal objetivo descrever características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre as variáveis. ” (GIL, 1999 apud RAUPP; BEUREN, 2008, p. 81). Por intermédio de técnicas padronizadas de coleta de dados. Exige do pesquisador a delimitação precisa de métodos, técnicas, modelos e teorias para coletar, interpretar dados e conferir validade a pesquisa.
O estudo de pesquisa explicativa segundo Gil (1999 apud RAUPP; BEUREN, 2008, p. 82) “[...] visam identificar os fatores que determinam ou contribuem para a ocorrência dos fenômenos. ” Para Andrade (2002, p. 20 apud RAUPP; BEUREN, 2008, p. 82) esse estudo “[...] aprofunda o conhecimento da realidade procurando o porquê, a razão das coisas e por esse motivo está mais sujeita a erros. ” Ainda segundo o autor isso se deve ao seu método complexo “[...], pois, além de registrar, analisar, classificar e interpretar os fenômenos estudados, procura identificar seus fatores determinantes. ” (ANDRADE, 2002, p. 20 apud RAUPP; BEUREN, 2008, p. 82)
A realização deste trabalho envolve o levantamento bibliográfico, na leitura de questões importantes para o desenvolvimento da pesquisa e a eleição da pesquisa exploratória como meio para o alcance do objetivo da pesquisa que se caracteriza pela apresentação de uma visão mais geral do assunto proposto em razão do pouco conhecimento que se tem a esse respeito, mas que se almeja abordar com mais profundidade de modo a torná-lo mais claro.
O trabalho considera a temática da preservação digital com foco nas mensagens de correio eletrônico de setores de trabalho que são documentos nato-digitais, busca vislumbrar as estratégias para sua consecução e trazer principalmente textos dos últimos 10 anos, contudo dando especial destaque a aqueles mais recentes. Primeiramente, na revisão de literatura priorizou-se uma seleção de materiais encontrados em bases de dados on-line de periódicos na área de ciências da informação, de artigos e teses através do Portal Capes, site do CONARQ, além de livros indicados pela orientadora, para maior esclarecimento do tema a ser abordado. Como recurso para coleta e análise de dados no ambiente web foi aplicado termos de pesquisa como: “Preservação digital”, “Documento digital”, “Documento arquivístico digital”, “Formatos de arquivo”, “Preservação de e-mail” e “Preservação de correio eletrônico” Esta pesquisa busca descrever as estratégias, critérios e políticas de preservação do correio eletrônico como documentos de relevância arquivística.
5. MARCO TEÓRICO CONCEITUAL
Nesta seção é efetuada uma breve introdução dos tópicos abordados por esse estudo que tem como elemento central a mensagem de correio eletrônico. Fazem parte dele, a identificação das dimensões do documento arquivístico, do documento arquivístico digital e do e-mail enquanto documento arquivístico. Trata do funcionamento e do ciclo de vida do e-mail enquanto documento arquivístico. Da preservação digital enquanto campo de conhecimento ainda em construção, área de interesse multidisciplinar que concentra estudos e ações engendradas na formação de estratégias para preservar o e-mail corporativo e seu conjunto de funcionalidades.
5.1. O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Primeiramente é necessário conhecer a natureza do documento arquivístico, e não simplesmente defini-la, pois sem ela, não é possível entender o que de fato essa entidade é e o que significa para a sociedade.
A respeito dos materiais de arquivos Schellenberg (2006, p. 37) adverte que todo material dos diversos países tem dois fatores que dizem respeito aos elementos destacados na proposta de sua definição, são os fatores concretos (tangíveis) e os fatores abstratos (intangíveis). Os elementos relativos aos fatores tangíveis não são essenciais à identificação do documento arquivístico, uma vez que segundo o autor (2006, p. 37), “[...] os materiais arquivísticos podem ter várias formas, várias origens e podem ser preservados em vários lugares. ” Por isso fatores como forma, origem e lugar de arquivamento não devem determinar a qualidade dos documentos arquivísticos.
Os elementos não tangíveis são considerados essenciais à caracterização do material de arquivo e segundo Schellenberg são dois, considerando também um terceiro elemento que Jenkinson reputa essencial.
O primeiro deles diz respeito à razão (grifo nosso) pela qual os documentos foram produzidos e acumulados. Segundo o autor (2006, p. 37)
Para serem arquivos, materiais devem ter sido criados ou acumulados para consecução de algum objetivo. [...]. Se foram produzidos no curso de uma atividade intencional e organizada, se foram criados durante o processo de cumprimento de algum negócio administrativo, legal, ou
outro objetivo social, então desfrutam de um potencial de qualidade arquivística.
O segundo refere-se aos valores (grifo nosso) pelos quais os arquivos são preservados, (SCHELLENBERG, 2006, p. 38), ou seja, a quem essa preservação importa a quem pode servir e atender. De acordo com Schellenberg (2006, p. 38) “para que os documentos sejam arquivos, materiais devem ser preservados por razões outros que não apenas aquelas para as quais foram criados ou acumulados. Estas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. ”
Para Jenkinson “arquivos não se formam no interesse de ou para informação da posteridade. ” Para o autor inglês os documentos eram preservados para atender primeiramenteàs necessidades da entidade produtora. E neste ponto, Schellenberg discorda enfaticamente de Jenkinson. Para Rondinelli (2011, p. 156), Jenkinson não está negando o uso dos arquivos para fins de pesquisa, mas apenas está enfatizandoque esse uso não é o objetivo primeiro para qual são preservados, mas sim o fato de serem úteis à instituição que os criou.
O terceiro elemento considerado por Jenkinson essencial à característica dos arquivos refere-se à custódia. (SCHELLENBERG, 2006, p. 39, grifo nosso). Schellenberg ressalta que somente Jenkinson o considera essencial.Por isso, a questão da custódia ininterrupta se constitui em mais um ponto de discordância de Schellenberg em relação à Jenkinson.
Jenkinson (1922, p. 11 apud RONDINELLI, 2011, p. 156) atrelava a qualidade dos arquivos à “[...] possibilidade de se provar a linha idônea de custodiadores responsáveis. ” Enquanto que para Schellenberg (1956, p. 14 apud RONDINELLI, 2006, p. 156), esta condição não se aplica aos documentos modernos, pois para ele a
“[...] prova de uma ‘linha idônea de custodiadores responsáveis’ ou de ‘custódia ininterrupta’ não pode se constituir em teste de qualidade arquivística. Documentos modernos são em grande volume, de origens complexas e frequentemente casuais em sua criação. A maneira como são produzidos torna fútil qualquer tentativa de controlar documentos individuais, ou, em outras palavras de traçar uma ‘linha idônea’ de ‘custódia ininterrupta‟.
Portanto, é questão de maior importância para o arquivista selecionar dentre a massa de documentos oficiais criados pelas instituições públicas e particulares aqueles de
todos os gêneros para preservação. (SCHELLENBERG, 2006, p. 40). Logo, define documento (records) como
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
Quanto ao termo “arquivos” ou “archives” define
Os documentos (records) de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente (grifo nosso) para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. ” (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).
Assim, no contexto conceitual de Schellenberg, embora os termos recordse archivestambém possam ser traduzidos, respectivamente, para documentos arquivísticos e arquivos, records se aplica a entidades arquivísticas nas fases corrente e intermediária, enquanto que archives à fase permanente. (RONDINELLI, 2011, p. 159).
Em se tratando do contexto arquivístico ação e documento são elementos indissociáveis, segundo Camargo (2000, p. 5 apud RODRIGUES, 2010, p. 176) para a Arquivística, é na relação do documento de arquivo com seu produtor que está alicerçado o estatuto que confere ao documento a qualidade de documento arquivístico.
Para o Comitê de Documentos Eletrônicos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) documento de arquivo é
a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade. (Commiteeon Eletronic Records, 1997 apud RONDINELLI, 2005, p. 47).
O documento arquivístico é antes de tudo autêntico. A diplomática se coloca inicialmente como resposta a esta questão, para a análise da natureza de documentos medievais. Devido a mudanças decorridas no processo produtivo dos documentos esta
passou a abarcar também os modernos. Por isso, para entender os documentos arquivísticos, sobretudo o moderno, se faz necessário conhecer a análise diplomática.
A análise diplomática do documento segundo Bellotto (2015, p. 6) ocorre de dentro para fora, isto é, do documento para o contexto, todavia, o estudo detalhado do teor em si, isto é, o assunto do documento é alheio a diplomática, visto que, interessa-lhe antes, comprovar a legitimidade, a autoridade e a plena compreensão deste conteúdo como um todo. Que dota a teoria arquivística segundo a autora (2015, p. 4) com a capacidade de averiguação da autenticidade dos documentos por meio do reconhecimento abalizado dos caracteres internos, intermediários e externos que os caracterizam e identificam, além de fornecer elementos que sustentam a teoria arquivística em seus princípios básicos como
o da proveniência (documentos emanam do cumprimento das funções/atividades do produtor); o da organicidade (documentos mantêm relações orgânicas internas que refletem aquelas atividades); o da unicidade (o documento será único dentro de determinado conjunto orgânico em determinado momento, independente de haver cópias ou não); e o da indivisibilidade ou da integridade arquivística (solidamente assegurado pelos princípios anteriores, interdita a dispersão dos componentes dos conjuntos arquivísticos). (BELLOTTO, 2015, p. 4). Em convergência com a diplomática clássica surge a diplomática moderna que segundo Duranti (2015, p. 2 apud RONDINELLI, 2011, p. 115) não é a evolução da diplomática clássica, elas coexistem, são, na verdade, paralelas, uma completa a outra e seus objetos de estudo são pertencentes a épocas diferentes. Tem o intuito de avaliar a credibilidade do documento. Para que a diplomática clássica opere os documentos carecem de ser retrospectivos, isto é, antigos. Para Rondinelli (2011, p. 115) a distinção entre diplomática clássica e moderna se faz por meio dos conceitos de documento arquivístico e de diplomática. Assim, na perspectiva da Diplomática clássica um documento arquivístico
[...] é um documento (isto é, informação afixada num suporte) que constitui “a evidência escrita de um fato de natureza jurídica, compilado de acordo com determinadas formas, as quais visam dotá-lo plenamente de fé e crédito”. (DURANTI 2009, p. 2 apud RONDINELLI, 2011, p. 115).
Por essa razão a diplomática clássica se compromete apenas com o estudo dos documentos com tais características “feitos para ter consequências legais, e por isso exigem formas documentais específicas, e é definida como o conhecimento de regras formais que se aplicam a documentos arquivísticos legais. ” (DURANTI 2009, p. 2 apud RONDINELLI, 2011, p. 115).
Já de acordo com a Diplomática moderna um documento arquivístico[...] é um documento criado (isto é, produzido ou recebido e retido para ação ou referência) no curso de uma atividade como instrumento e subproduto dessa atividade. (DURANTI 2009, p. 2 apud RONDINELLI, 2011, p. 115).
Por essa razão a diplomática moderna se interessa por todos os documentos produzidos no curso de todo tipo de negócios. O documento de arquivo é produzido de forma involuntária, naturalmente, no sentido de necessário para o funcionamento do sistema jurídico, pois é criado no decurso de uma atividade. É o resíduo material da ação que lhe dá origem ou a “própria ação autodocumentada”, define AngelikaMenne-Haritz (1998).
A análise do documento arquivístico nesta expectativa une arquivística e diplomática segundo Duranti (1994, p. 51 apud SANTOS, 2012, p. 116), pois, se dará por intermédio de duas hipóteses fundamentais: que os registros tenham como alvo atestar ações e transações e que sua veracidade esteja sujeita as circunstâncias da criação e preservação daquele. O arquivista se aterá a proteção das qualidades do documento, a saber: as características e a integridade dos registros. Por certo, o documento arquivístico sobre este ponto de vista não está condicionado ao tempo já que não corresponde a uma forma fixa única, mas, pode estar registrado em qualquer suporte ou formato.
5.2. O CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
A dimensão do documento arquivístico digital estende-se do documento ao objeto digital em razão da junção dos conceitos de documento, documento arquivístico e documento digital.
No domínio da preservação digital, o termo objeto digital é o mais ambíguo, uma vez que se refere aos aspectos conceituais e também aos técnicos, ou seja, o conteúdo intelectual, sua formatação e também como é estruturado digitalmente (HOFMAN, 2002).
Segundo o Arquivo Nacional (2010) o documento arquivístico digital “é uma unidade de registro de informações (mídia), qualquer que seja o formato ou o suporte. ” (ARQUIVO NACIONAL, 2010, p. 73). Contudo, assim como seu correlato de papel apresenta as seguintes características: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e o envolvimento de cinco pessoas: autor, redator, destinatário, originador e produtor. (RONDINELLI, 2011, p. 227).
Em relação à forma fixa e ao conteúdo estável (grifo nosso), significam segundo Rondinelli (2011) que o documento arquivístico digital tem que manter a mesma apresentação que tinha quando “salvo” pela primeira vez.
No que diz respeito à relação orgânica (grifo nosso), enquanto documento arquivistico os documentos se constituem em registros de atividades e, consequentemente, mantém um vínculo que não pode ser dissociado, pois estão entrelaçados entre si. (RONDINELLI, 2011, p. 228). Como documento arquivístico digital, “essa vinculação se dá entre documentos dentro e fora do sistema, isto é, nos chamados ambientes híbridos, os quais se caracterizam por abranger documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. ” (DURANTI; THIBODEAU, 2008).
Quanto ao contexto identificável (grifo nosso), trata-se de uma hierarquia de estruturas fora do documento arquivístico na qual se dá sua produção e gestão. (RONDINELLI, 2011, p. 228).
O documento é arquivístico em razão de ato ou efeito, isto é, “é um documento produzido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência. ” (CONARQ, 2011, p. 128). De acordo com o Duranti e Preston (2008 apud RONDINELLI, 2011, p. 228), ação (grifo nosso) é sinônimo de ato, isto é, “O exercício consciente da vontade, por uma pessoa, com o intuito de produzir, manter, modificar ou extinguir situações. ”
Logo, deve salvaguardar a relação com o produtor e a atividade (proveniência); a relação com os outros documentos do produtor (organicidade); e não pode estar corrompido (autenticidade).
Por fim, é característica do documento arquivístico os envolvidos no processo de produção (grifo nosso) isto é, autor, redator, destinatário, originador e produtorquese constituem nos elementos intrínsecos da forma do documento arquivístico. (RONDINELLI, 2011, p. 228). Dentre eles, pelo menos as três primeiras têm que estar
presentes num documento arquivístico (MACNEIL e colaboradores, 2005 apud RONDINELLI, 2011, p. 227).
De acordo com a Diplomática, entende-se que os documentos arquivísticos digitais, exatamente como os não digitais, se constituem de determinadas partes as quais, nos digitais, são as seguintes: forma documental, anotações, contexto, suporte, atributos e componentes digitais. (RONDINELLI, 2011, p. 227).
Quanto à forma documental (grifo nosso) os documentos arquivísticos digitais se decompõem em elementos intrínsecos e extrínsecos.
Os elementos intrínsecosda forma documental são considerados como componentes integrais de sua articulação intelectual: o modo de apresentação do conteúdo do documento ou as partes que determinam o teor do todo. (DURANTI, 2015, 203). Segundo ArthurGiry (1893 apud DURANTI, 2015, p.203) “os elementos que compõem sua forma intelectual não são simplesmente justapostos, mas tendem a se agrupar, a ter alguma relação de subordinação entre eles, e por isso formam seções que incluem vários deles. ”
Destaforma que conforme Duranti (2015, p. 203) os elementos intrínsecos integram três seçõesem que cada uma apresenta um objetivo específico. A primeira seção chamada protocolo contém o contexto administrativo da ação (i.e., indicação das pessoas envolvidas, hora e local e assunto) e formulaeiniciais, são definidos como: Autor: “pessoa física ou jurídica que tem autoridade e competência para emitir o documento arquivístico ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido” (DURANTI; PRESTON, 2008, p, 801 apud RONDINELLI, 2011, p. 229);
Redator: “pessoa que tem autoridade e competência para articular o conteúdo do documento arquivístico” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 843apud RONDINELLI, 2011, p. 229);
Destinatário: “pessoa para quem o documento arquivístico é direcionado ou para quem se destina” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 796 apud RONDINELLI, 2011, p. 229); Originador: “pessoa designada no endereço eletrônico no qual o documento arquivístico foi gerado (isto é, do qual é enviado ou onde é compilado ou mantido) ” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 827 apud RONDINELLI, 2011, p. 229);
Produtor: “pessoa a cujo fundo ou arquivo o documento pertence” (DURANTI, 2010 apud RONDINELLI, 2011, p. 229).
Data cronológica: “data (e, possivelmente a hora) de um documento arquivístico, incluída no documento por seu autor, ou pelo sistema eletrônico em nome do autor, no decorrer da sua elaboração” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 804 apud RONDINELLI, 2011, p. 229);
Data tópica: “o lugar da elaboração de um documento arquivístico, incluído no documento por seu autor” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 841 apud RONDINELLI, 2011, p. 229).
A segunda seção segundo Duranti (2015, p. 203) é chamada texto, contém a ação, incluindo as considerações e circunstâncias que deram origem a ela, e as condições relacionadas ao seu cumprimento:
Indicação e descrição da ação ou assunto: a identificação do assunto (linha de assunto) e o teor propriamente dito do documento (DURANTI, 2005, p. 195 apud RONDINELLI, 2011, p. 229).
A terceira seção, de acordo com Duranti (2015, p. 203) chamada escatocolo, contém o contexto documental da ação (i.e., indicação dos meios de validação, indicação das responsabilidades para documentação do ato) e formulae finais.
Atestação: “[...] validação escrita de um documento arquivístico [...] por parte daqueles que participam da sua emissão (autor, redator, autenticador) bem como por testemunhas da ação ou da assinatura do documento” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 800-801 apud RONDINELLI, 2011, p. 229).
Do mesmo modo, em mensagens de correio eletrônico (emails), por exemplo, o nome do remetente que aparece no alto da mensagem, se constitui em uma atestação.
Quanto aos elementos extrínsecos da forma documental, de acordo com a Diplomática, são considerados aqueles que constituem o aspecto do documento e sua aparência externa. Podem ser examinados sem a leitura do documento e estão presentes de forma integral somente no original. (PRATESI, s.d. apud DURANTI, 2015, p. 197). “Eles são o suporte, o texto, a linguagem, os sinais especiais, os selos, as anotações. ” (DURANTI, 2015, p. 197).
O suporte (grifo nosso) segundo Duranti (2015) é o material que comunica a mensagem. Hoje os diferentes materiais de escrita produzidos industrialmente apresentam-se em diferentes tipos de suporte como fitas magnéticas, discos óticos entre outros.
O software de computador, por exemplo, pode ser considerado parte do elemento extrínseco do texto, porque determina o layout e a articulação do discurso, e oferece informação sobre procedência, procedimentos, processos, usos, modos de transmissão e, por último, mas não menos importante, autenticidade.
Além disso, “a verificação, edição e observações à documentação referentes a um sistema eletrônico de informação realizado pelo arquivista que adquire os arquivos de dados eletrônicos, são uma forma moderna de análise diplomática do texto. ” (DURANTI, 2015).
A linguagem (grifo nosso) utilizada no documento é um elemento extrínseco estudado particularmente por diplomatistas de documentos contemporâneos, a partir de um ponto de vista social. Os elementos da linguagem adotados por diferentes grupos em formas de discurso e vocabulários também diferentes, e em cada um deles são adotados estilos formais ou informais, dependendo do objetivo e função dos documentos criados. (DURANTI, 2015, p. 200).
Os sinais especiais (grifo nosso) devem ser observados como elementos intrínsecos devido à sua função de identificar as pessoas envolvidas na atividade de documentação. Que podem ser divididos em duas categorias: os sinais do escritor e dos signatários e os sinais do arquivo.
O selo (grifo nosso) é “o elemento extrínseco mais importante dos documentos medievais, todavia, é o menos comum e relevante nos documentos contemporâneos. ” (DURANTI, 2015, p. 200). A análise diplomática do selo concentra-se
no material de que são feitos, sua forma, tamanho, [...] legenda ou inscrição [...], e o método de afixá-los. A análise desses componentes possibilita a determinação do grau de autoridade e solenidade de um documento, sua procedência e função, e sua autenticidade. (DURANTI, 2015, p. 200).
Anotações (grifo nosso) segundo Duranti e Thibodeau (2008 apud RONDINELLI, 2011, p. 231) são “Acréscimos feitos ao documento arquivístico após a sua produção”. Possuem três categorias:
Podem ser acrescidos na sua transmissão como, uma indicação de prioridade (urgente), data da elaboração e da transmissão, indicação de anexos (incluem autenticação e registro); adicionados no curso das atividades como, por exemplo, data e horado recebimento, providências
tomadas e Como acréscimos próprios da gestão arquivística como código de classificação, data do arquivamento. (RONDINELLI,2011, p. 231).
Quanto ao contexto (grifo nosso) é definido pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2011, p. 126) como o “ambiente em que ocorre a ação registrada no documento”. Nesta perspectiva o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve. O contexto pode ser documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência e tecnológico.
Contexto documental: Refere-se ao “Código de classificação, guias, índices e outros instrumentos que situam o documento dentro doconjunto a que pertence, ou seja, no fundo de arquivo. ” (CONARQ, 2011, p. 126).
Contextojurídico-administrativo: Faz referência as “Leis e normas externas à instituição produtora de documentos que controlam a condução dasatividades desta mesma instituição. ” (CONARQ, 2011, p. 126).
Contexto de procedimentos: Refere-se as “Normas internas que regulam a produção, tramitação, uso e arquivamento dos documentos da instituição. ” (CONARQ, 2011, p. 126).
Contexto de proveniência: Faz referencia aos “Organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a instituição produtora dedocumentos. ” (CONARQ, 2011, p. 126).
Contexto tecnológico: Refere-se ao “Ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que envolve o documento. ” (CONARQ, 2011, p. 126).
No que diz respeito ao suporte (grifo nosso), esta parte constituinte do documento arquivístico digital é definida pelo Conarq (2011, p. 132) como a “base física sobre a qual a informação é registrada. ”. Nesse tipo de documento
[...] (1) suporte e mensagem já não estão mais inextricavelmente unidos; (2) o que está escrito ou afixado no suporte não é o documento em si (palavras ou imagens) mas uma cadeia de bits; (2) a escolha de um suporte pelo produtor ou mantenedor do documento é sempre arbitrária e não carrega nenhum significado em particular (MACNEIL e colaboradores, 2005, p. 27).
O chamado atributo (grifo nosso) do documento arquivístico digital consistenuma “característica definidora do documento arquivístico ou de seu elemento” (DURANTI; PRESTON, 2008 apud RONDINELLI, 2011, p. 233). A partir de características e elementos esse documento é diferenciado dos demais tais como: “nome do destinatário, data e hora da transmissão do documento etc.” (RONDINELLI, 2011, p. 233). Todavia, nem sempre os atributos são aparentes “no caso de um documento arquivístico digital elesestão na maioria das vezes ocultos na forma de metadados, formato do documento, informações relativas a direitos autorais etc.” (RONDINELLI, 2011, p.233).
A componente digital (grifo nosso) aplica-se somente à sua apresentação digital. Trata-se da “formamanifestada, isto é, aquela que é visível ao usuário, à qual corresponde uma codificação digital” (RONDINELLI, 2011, p. 234),do documento digital, arquivístico ou não,em que o documento é exibido numa tela de computador, e quando salvo ou fechado, em oculto fica legível apenas para osoftwarecomouma cadeia de bits.“Cada vez que esse documento é chamado à tela de novo, um mecanismo é acionado no qual a cadeia de bits é processada por um software que a transforma no documento passível de leitura e compreensão. ” (RONDINELLI, 2011, p. 233).
No âmbito da Diplomática o componente digital, é uma das partes do documento arquivístico em formato digital.
5.3. E-MAIL ENQUANTO DOCUMENTO ARQUIVISTICO
Segundo Costa (2015, p. 204) correios eletrônicos (e-mails) e os outros novos tipos de textos da internet são novos ambientes e/ou gêneros (hiper) textuais à disposição dos usuários. Eles guardam semelhanças e diferenças entre os gêneros textuais existentes e emergentes “[...], utilizam linguagem escrita para viabilizar certas ações e, a posteriori, para provar que essas mesmas ações se realizaram. ” (CAMARGO, 2015, p. 16). “Assim, embora usados na comunicação interindividual, a mensagem de correio eletrônico é diferente da carta, [...] do telegrama e mesmo do bilhete, embora, respectivamente, possuam semelhanças. ” (COSTA, 2015, p. 204). Segundo Romero Tallafigo (2002, p. 27 apud BELLOTTO, 2010, p. 161) o documento de arquivo é nada mais que uma
Ferramenta comunicativa de uma determinada sociedade. Em virtude das mudanças nos canais de comunicação, as formas do documento
também evoluíram segundo a função que realizam e de acordo com os processos políticos, econômicos e, inclusive, tecnológicos de cada época. Assim sendo, as mensagens de e-mail resultam dos avanços tecnológicos, e apresentam-se como potenciais objetos da Arquivística já que muitas delas podem ser consideradas documentos arquivísticos. A identificação da mensagem eletrônica como documento arquivístico está baseada no documento, aprovado pela Resolução nº 36 do CONARQ que definediretrizes e recomendações e tem o objetivo de orientar os órgãos ou entidades que utilizam o e-mail como ferramenta de trabalho na gestão arquivística das mensagens de correio eletrônico corporativo.
O documento digital para setornararquivístico precisa de reconhecimento e a maneira de reconhecer a mensagem de correio eletrônico como um documento arquivístico é identificando qual mensagem de correio eletrônico foi produzida para registrar as atividades e tarefas que se desenvolveram para cumprir determinadas atribuições.
Segundo o Arquivo Nacional (2013, p. 9) e Rocco (2014, p. 7) o sítio da Seção de Gestão de Arquivos e Documentos Arquivísticos das Nações Unidasaponta casos que ilustram situações em que a mensagem de correio eletrônico é considerada documento arquivístico, são eles:
Mensagem cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade.
Mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo conteúdo se refere à atividade do órgão ou entidade.
Mensagem recebida de fonte externa (pessoa física ou jurídica) que compõe um documento arquivístico oficial.
Mensagem cujo conteúdo refere-se à pauta ou registro de reunião. Mensagem cujo conteúdo é nota, relatório final ou recomendação para uma ação em desenvolvimento ou finalizada. (ONU)
Em suma, “a mensagem de e-mail registra um documento arquivístico e é fruto da consecução de atividades ou funções do órgão ou entidade. [...] é orgânica, e serve de fonte de prova, [...]e necessita de Gestão Arquivística até a sua destinação final. ” (RODRIGUES, FLORES, ROCCO, 2014, p. 3).
Segundo Conarq (2004) a incorporação de ações arquivísticas em todo o ciclo de vida dos documentos é de suma importância para a preservação dos documentos arquivísticos digitais, antes até dos documentos serem criados, inclusive nas etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, para que
Não haja perda nem adulteração dos registros. Somente desta forma se garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário. (CONARQ, 2004, p. 2).
Quanto a sua escrita, a produção da mensagem de correio eletrônico que é considerada documento arquivísticoé marcadamente caracterizada por uma escrita formal baseada no Manual de Redação da Presidência da República, segundo a qual “deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial” (2002). E deve adotar boas práticas, isto é, “netiquetas” ou etiquetas eletrônicas que estabelecem padrões para sua troca e priorizam a “simplicidade, clareza e objetividade. ” (CONARQ, 2013, p. 16).
Fazem parte da estrutura do texto da mensagem de correio eletrônico: Protocolo inicial, texto e protocolo final,
Saudação e despedida,
A Identificação do autor da mensagem
Mensagem adicional, como: informação sobre sigilo, segurança da informação, ações de preservação
ambiental. (CONARQ, 2012, p. 17).
Ainda nesta fase, a mensagem produzida ou recebida enquanto documento arquivístico digital também deve ser classificada, de acordo com o plano de classificação definido no programa de gestão documental do órgão ou entidade. (CONARQ, 2012, p. 14).
As etapas de “manutenção e o uso da mensagem de correio eletrônico caracterizam-se pelo controle da tramitação, arquivamento e acesso da mensagem. ” (CONARQ, 2012, p. 15). A tramitaçãode uma mensagem eletrônica inicia-se no emissor, com o encaminhamento da mensagem a um ou mais destinatários. O conteúdo tratado na mensagem é o fator que determinará a necessidade de réplicas em relação à primeira, fator que exigirá do responsável pela classificação e avaliação do documento maior atenção.
Éo resultado do processo de avaliação onde se decide pela sua guarda temporária ou permanente, assim como pela eliminação daquelas desprovidas de valor para a guarda. A destinação para ambos os casos deverá estar prevista na tabela de temporalidade e destinação de documentos adotada pelo órgão ou entidade. (CONARQ, 2012, p. 15). A avaliaçãode uma mensagem de correio eletrônico é o processo em que o documento arquivístico é analisado para atribuir-lhes os valores: primário (administrativo) e secundário (informativo ou probatório). Por conseguinte, em decidir pela guarda temporária ou permanente dos documentos, assim como pela eliminação daqueles desprovidos de valor para a guarda.
Ademaisdo aspecto arquivístico da mensagemde correio eletrônico, do ponto de vista tecnológico, existem várias arquiteturas do sistema de correio eletrônico que possibilitam o seu funcionamento, o armazenamento da mensagemno servidor, no computador do usuário cliente ou em ambos.
5.4. TRANSMISSÃO DO EMAIL
A mensagem de correio eletrônico é o resultado da operação de transmissão entre computadores conectados a uma rede via internet ou local e aplicativos que dão origem ao seu serviço.Entreos componentes do serviço de emailsão destaque: “computador conectado a uma rede de computadores; provedor de serviço de correio eletrônico; endereço de correio eletrônico; software de correio eletrônico; eprotocolo de envio, transmissão e recebimento. ” (CONARQ, 2012, p. 9)
A troca de mensagens entre usuários é função dos aplicativos MUA (Mail User Agent ou Agente de Mensagens do Usuário) e MTA (Mail Transport Agent ou Agente Transportador de Mensagens). (CONARQ, 2012, p. 8).
Oenvio da mensagem do aplicativo MUA para o MTA é função exclusiva do protocolo SMTP (Simple Mail TransferProtocol ou Protocolo Simples de Transferência de Mensagens) que cuida também do transporte do aplicativo MTA do remetente para o MTA do destinatário. (CONARQ, 2012, p. 8).
“A transferência entreoprogramaservidor e cliente requer outros programas e protocolos” (CONARQ, 2012, p. 8) para o recebimento de mensagens como[...]o“POP (Post Office Protocol ou Protocolo de ‘Agência’ de Correio), que copia e guarda as
mensagens em caixas postais de um computador local assim que acessadas possibilitando sua leitura off-line. ” (CONARQ, 2012, p. 8) [...] e o IMAP (Internet Message Access Protocol ou Protocolo para Acesso a Mensagens via internet) “[...] protocolo que reside nowebmaileédotadadefuncionalidadesadicionais comparado aoPOP.Neleas mensagens lidas permanecem no servidor até serem excluídas. ” Este tipo de acesso é disponibilizado pelos grandes motores de busca como o Google, Yahoo, Hotmail, entre outros.
Segundo a estrutura do documento, a mensagem de correio eletrônico é composta por cabeçalho, corpo da mensagem e, eventualmente, anexo.
Figura 1: Template da mensagem de e-mail (Fonte: CONARQ, 2013, p. 7).
A mensagem do e-mail é composta por um cabeçalho, onde constam os campos de endereçamento “de”, “para”, “cc” - “cópia carbono” (carboncopy), “cco”-“cópia carbono oculta” (blindcarboncopy), “assunto”, o corpo da mensagem e indicação de anexos. (CONARQ, 2012, p. 15).
No corpo do e-mail além da mensagem pode ainda figurar a assinatura digital que segundo o Conarq (2012, p. 27) consiste num recurso tecnológico que permite aferir a
autoria e/ou a integridade de uma mensagem de correio eletrônico transmitida entre sistemas ou entre usuários e sistemas. Ela é um exemplo de autenticação, visto que identifica o autor da mensagem e permite a verificação de que seu conteúdo não foi adulterado. E que permite proteger contra a falsificação.
O endereço do e-mail ou endereço eletrônico é a caixa postal onde devem ser enviadas as mensagens. É formado pelo nome de usuário (username ou apelido/nickname) e o nome de domínio a que ele pertence.
Quadro 1: Quadro estrutura do e-mail. (Fonte: ZANOTTO, 2005, p. 110 apud COSTA, 2015, p. 227)
5.5. GESTÃO DO E-MAIL.
De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, gestão de documentos(grifo nosso) é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991).Seus procedimentos “[...] são aplicados à mensagem de correio eletrônico ao longo de todo seu ciclo de vida, em sua produção, manutenção, uso e destinação. ” (CONARQ, 2012, p. 14). Portanto, “[...] deve ser inserida tanto na política arquivística quanto no programa institucional de gestão arquivística de documentos para o apoio às funções e atividades e para servir de evidência das ações do órgão ou entidade. ” (CONARQ, 2012, p. 11)
As fases do ciclo de vida documental segundo o Conarq (2004, p.2) “são o resultado de um conjunto de etapas em que os fundamentos da preservação são lançados
na primeira fase (corrente) e abrangem o planejamento e a concepção de sistemas eletrônicos. ” Sua finalidade é “[...] evitar a perda ou adulteração dos registros [...] e garantir que esses documentos permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário. ” (CONARQ, 2004, p. 2).
Na etapa detransferênciaérealizada a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. (CONARQ, 2011, p. 31). Esta etapa pertence ao processo de avaliação (grifo nosso) de uma mensagem de correio eletrônico [...]“que consiste na análise do documento para atribuição de valores primário esecundário e, consequentemente, definição pela guarda ou eliminação detal mensagem, ou seja, sua destinação. ” (ARQUIVO NACIONAL, 2013, p. 14).
Oemailpor ser um nato digital requer “[...] a adoção desistemas informatizados de gestão arquivística de documentos que realize operações técnicas características[...] (CONARQ, 2012, p. 19) tais como:
Captura, avaliação, temporalidade, destinação, pesquisa, localização, indexação, apresentação, segurança, armazenamento e preservação de documentos arquivísticos e metadados relacionados, bem como a utilização dos instrumentos de gestão documental. (CONARQ, 2012, p. 19).
A captura (grifo nosso) é aforma de entrada que“[...] incorpora um documento ao SIGAD, a fim de que seja tratado como arquivístico. ” (CONARQ, 2012, p. 19).A partir dela que o email é declarado como um documento arquivístico, e por meio dela são realizadas as seguintes operações: Registro, classificação, indexação, atribuição de restrições de acessos, atribuição de metadados e arquivamento. A captura consiste na “[...]incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, pormeio de registro, classificação e arquivamento” (CONARQ, 2011, p. 124).
O Conarq (2012, p. 24) recomenda que se dê preferência aum Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD, todavia, na ausência de um SIGAD e para que se não atravanque a gestão arquivística da mensagem de correio eletrônico recomenda que seadotemestratégiasde apoio para a gestão arquivística da mensagem de correio eletrônico que consiste em:um sistema informatizado específico que fará a captura da mensagem de correio eletrônico e a gestão da mensagem dentro do próprio sistema de correio eletrônico.
A primeira estratégia de apoio consiste numa solução parcial que fará a captura da mensagem a partir do correio eletrônico, mas que não a integra a toda documentação arquivística do órgão ou entidade. (CONARQ, 2012, p. 24).
A segundaestratégiade apoio consistenas tarefas de
Armazenamento e organização da mensagem de correio eletrônica enviada e recebida na caixa de entrada do correio eletrônico, [...]a criação de pastas e subpastas na Caixa de entrada, [...]e o seu nomeio [...] de acordo com o Código de classificação de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2013, p. 15).
Na gestão da mensagem de correio eletrônico dentro do próprio sistema decorreio eletrônico, as tarefas que poderiam ser automatizadas pelo sistema de informação ficarão a cargo do usuário do correio eletrônico. A quem caberá:
Adotar o plano de classificação de documentos definido pelo órgão ou entidade para nominar as pastas na caixa de entrada; Indicar o código de classificação de documentos no campo
Assunto da mensagem (para o envio de mensagem);
Identificar se a mensagem de correio eletrônico é documentoarquivístico e eliminar (apagar) aquelas que não o são;
Aplicar a tabela de temporalidade e destinação de documentos (CONARQ, 2012, p. 25).
Essa prática é comum em diferentes órgãos ou entidades, porém é uma gestão limitada que“não contempla todos os procedimentos da gestão arquivística de documentos que é uma estratégia transitória, [...] até o órgão ou entidade desenvolver um SIGAD completo ou apenas um sistema informatizado específico para a gestão. ” (CONARQ, 2012, p. 25).
