DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
BRUNO DOS SANTOS SOUZA
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO DA INSTITUIÇÃO CREMERJ
NITERÓI 2017
BRUNO DOS SANTOS SOUZA
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA INSTITUIÇÃO CREMERJ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientador:Profª Margareth da Silva
Niterói 2016
Souza, Bruno dos Santos, 1990- S729g
Gestão de Documentos e Gestão de Documentos Digitais/ Bruno dos Santos Souza. – 2016.
63 f.
Orientadora: Profª Margareth Silva
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Universidade Federal Fluminense, Curso de Arquivologia, 2016
1.Gestão de Documentos. 2. Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais. 3. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. I. Silva, Margareth. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
BRUNO DOS SANTOS SOUZA
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA INSTITUIÇÃO CREMERJ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /2016
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professora Margareth da Silva - Orientadora
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Lindalva Rosinete Silva Neves
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professor Vitor Manoel Marques Da Fonseca
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2016
Aоs meus pais Silvia e Raymundo que, cоm muito carinho е apoio, nãо mediram esforços para que eu chegasse аté esta etapa dе minha vida.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente aos meus pais, por tudo o que sou e que tenho. Pelo apoio e por sempre acreditarem em mim.
Agradeço aos meus amigos dentro e fora da Universidade, por me apoiarem e compreenderem meus momentos de desespero, dificuldade e por nunca desistirem de mim.
Agradeço meus chefes de estágios anteriores e do meu chefe atual pelos ensinamentos passados que me ajudaram na minha formação.
Agradeço a minha orientadora Professora Margareth da Silva pela atenção e dedicação e por sanar todas as minhas dúvidas no momento do desenvolvimento deste trabalho.
RESUMO
A partir do levantamento realizado na literatura arquivística em relação aos conceitos essenciais da área, procura-se evidenciar neste trabalho a importância dos conceitos e das práticas de GD para serem aplicados no ambiente eletrônico. São comentados o conceito de ciclo de vida e as fases, os organismos que atuaram na sua disseminação e a compreensão da Gestão documental e seus objetivos essenciais: O Documento arquivístico e o digital. Além da exploração da literatura das áreas, para exemplificar tal relação, foi feita uma análise em um sistema informatizado de uma Instituição relacionada à área da saúde, tendo como base alguns requisitos obrigatórios para o gerenciamento arquivístico de documentos digitais, e sua aderência aos requisitos do e-ARQ Brasil.
Palavras Chave: Gestão de Documentos. Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
ABSTRACT
From the survey carried out in the archival literature in relation to the essential concepts of the area, it is tried to evidence in this work the importance of the concepts and practices of GD to be applied in the electronic environment. The concept of the life cycle and the phases, the organisms that worked in its dissemination and the understanding of the Documentary Management and its essential objectives: The Archival and the Digital document. In addition to exploring the literature of the areas, to exemplify such a relationship, an analysis was made in a computerized system of an Institution related to health, based on some mandatory requirements for the archival management of digital documents, and their adherence to the requirements of the E-ARQ Brazil.
Keywords: Document management. Management of Digital Archives. Computerized Document Management System.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO...10
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS...12
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES, FUNÇÕES E CARACTERÍSTICAS...12
2.2 INFORMAÇÃO, DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVISTICO...17
2.3 DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO ARQUIVISTICO DIGITAL...24
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS E DOCUMENTOS DIGITAIS...28
3.1 A DISSEMINAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ...28
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: O CONCEITO E AS FASES...29
3.3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL...33
3.4 A GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS...39
4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA INSTITUIÇÃO CREMERJ...44
4.1 CREMERJ: HISTÓRIA, VISÃO E MISSÃO...44
4.1.1 ARQUIVO DA INSTITUIÇÃO CREMERJ...44
4.2 SISTEMA INFORMATIZADO: CRM FUNCIONALIDADES X REQUISITOS... 46
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...59
1 INTRODUÇÃO
A partir da segunda metade do século XX, sobretudo após a Segunda Guerra Mundial, houve um aumento da produção e do acúmulo de documentos, essa transformação foi chamada de "explosão documental". Com ela, trouxe a necessidade de armazenar, classificar, preservar e eliminar os documentos com intuito de racionalizar a massa acumulada. Assim sendo, foi elaborado o conceito de Gestão de Documentos, nos Estados Unidos, que estabeleceu a visão de ciclo de vida dos documentos, pelo qual os documentos devem ser produzidos de forma racional e mantidos somente pelo tempo necessário.
A bibliografia da área sobre gestão de documentos é vasta, porém são poucos os estudos que tratam da identificação e controle dos documentos digitais. Por ser um assunto relativamente recente e que ainda gera dúvidas quanto à identificação, classificação, avaliação e destinação de tais documentos, é necessário, portanto, reforçar a discussão deste tema. Os autores em vários aspectos discutem em vários aspectos, tais como: a manutenção da autenticidade, bem como as formas mais adequadas de geri-los de forma a assegurar a preservação e acesso.
Com a disseminação do uso das tecnologias de informação e comunicação, a Arquivologia teve que se adaptar à nova realidade imposta pelo formato digital. A tecnologia modificou as formas de elaborar, receber, armazenar e arquivar os documentos. Com a produção e utilização crescente de documentos digitais, os arquivistas se depararam com a dificuldade em identificar o que são documentos arquivísticos nesse novo ambiente. Além disso, a preocupação com a preservação e a acessibilidade desses documentos se tornou um dos temas a serem estudados pela área.
Neste sentido, estamos vivendo numa realidade nova, a da transformação de arquivos tradicionais em arquivos digitais e essa transformação representa muito mais do que uma simples mudança tecnológica.
Este trabalho tem por objetivo geral apresentar a importância dos conceitos e das práticas de GD para serem aplicados no ambiente eletrônico. Como objetivo especifico examinar um sistema informatizado e sua aderência aos requisitos do e-ARQ Brasil. Para isso, apresentará o conceito de ciclo de vida e as fases, os organismos que atuaram na sua disseminação e a compreensão da Gestão documental e os seus conceitos essenciais: O Documento arquivístico e o digital.
Para realizar este estudo, foi usada como metodologia a busca de referencial teórico em literatura específica, como revistas especializadas, Leis, resoluções e livros da área de
Arquivologia. Importante evidenciar a abordagem teórica do Projeto InterPARES, pois foi essencial para a pesquisa deste trabalho, cuja base teórica procura fazer a conexão entre os princípios e conceitos da Diplomática com os da Arquivologia. Além disso, serão utilizados os trabalhos de pesquisa da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Será realizada a análise do Sistema CRM adotado pela Instituição CREMERJ (Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro), que é responsável por fiscalizar a saúde do Estado do Rio de Janeiro, a fim de verificar sua aderência ao e-ARQ Brasil, permitindo exemplificar na prática este trabalho.
O trabalho consiste em três capítulos. O primeiro capítulo consiste em definir os conceitos de arquivo, informação, documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital, documento arquivístico digital, além de suas características e funções.
O segundo capítulo consiste em definir o conceito de ciclo de vida e as fases, os organismos que atuaram na sua disseminação e a compreensão da Gestão documental, tratar da gestão arquivística de documentos digitais, tecnologia da informação e no que diz respeito às diferenças entre sistema de arquivo, sistemas de informação, sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, para as formas de registrar as ações e atividades de uma organização. Além disso, serão abordadas as principais iniciativas nacionais de gestão de documentos, destacando as iniciativas do Conselho Nacional de Arquivos.
O terceiro capítulo apresentará a empresa com uma análise do seu contexto jurídico-administrativo e tecnológico e será verificado se o Sistema CRM está aderente ao e-ARQ Brasil nas seguintes funcionalidades: organização dos documentos arquivísticos (plano de classificação); Tramitação; Captura; Avaliação e Destinação; Pesquisa, Localização e Apresentação dos documentos. Por fim, serão expostas algumas considerações e reflexões sobre o entendimento acerca do tema.
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS
Neste capítulo serão apresentados os conceitos de arquivo, documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital, documento arquivístico digital, além de suas características e funções, de acordo com a literatura arquivística, que discute a fundamentação teórica da Arquivologia.
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES, FUNÇÕES E CARACTERÍSTICAS
O termo arquivo tem sua origem na Antiga Grécia com a palavra archeion, da qual significava o palácio do governo. Já o termo arch, cuja tradução é fundação, comando, poder, autoridade, referia-se às atividades administrativas das pólis (cidades). Mais tarde, os romanos adotaram o vocábulo archeion em sua forma latina archivum. (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 32).
A definição da palavra de origem grega archives pode se encontrada no Oxford
English dictionary como: a) "lugar onde são guardados os documentos públicos e outros
documentos de importância; e b)" registro histórico ou documento assim preservado". Entretanto, essa definição não difere entre a instituição e os materiais de que se ocupa, tornando-a confusa devido ao seu duplo sentido. Portanto, a mesma só poderá ser compreendida após o uso de termos diferentes para os dois casos. Por exemplo, o termo
Archivalien é usado pelos alemães para indicar os materiais, já o seu similar em inglês, archivalia, não obteve aceitação geral (SCHELLEMBERG, 2005, p. 35).
Existem várias definições de arquivo, na literatura arquivística nacional e internacional dos séculos XIX e XX. Podemos começar por umas das definições mais antigas, datada de 1898, no manual mais antigo da Arquivística produzido pelos arquivistas holandeses. De acordo com esse manual, arquivo é:
[...] o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 13).
Outro exemplo de definição de arquivo, apresentado por Jardim e Fonseca, é do
Manual de arquivística publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a
Associação dos Arquivistas Franceses, o qual afirma que os arquivos são:
O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente
reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades. (ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, 1970, p. 23 apud JARDIM; FONSECA, 2005, p.122).
CORTÉS ALONSO (1980) define arquivo como:
[...] Arquivos (a formação dos) é um processo natural, isto é, o destino dos documentos é que marca sua origem. De modo que não são produto de reunião erudita, de coleção programada, nem de acumulação caprichosa de documentos" (CORTES ALONSO, 1980, apud BELLOTTO, 2002, p. 19).
SILVA (1998) considera que arquivo é:
[...] Arquivo é um sistema (semi-) cerrado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais- a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso)- às quais se associa um terceiro: a memória, imbricada nos anteriores" (SILVA, 1998 apud BELLOTTO, 2002, p. 19).
CASANOVA (1928) afirma que:
["...] Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a realização dos fins políticos, legais e culturais daquela instituição ou pessoa" (CASANOVA, 1928, p.19 apud BELLOTTO, 2002, p. 19).
LODOLINI (1991) conclui que:
["...] Arquivo é a sedimentação documentária das atividades administrativas, cujos documentos estão ligados por um vínculo original, necessário e determinado" (LODOLINI, 1991, p. 15 apud BELLOTTO, 2002, p. 19).
Sir Hilary Jenkinson, no seu manual inglês Manual of archive administration, edição de 1937 (1ª edição publicada em Oxford, 1922), definiu arquivos como:
[...] documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação. (JENKINSON, 1937, p.11 apud SCHELLEMBERG, 2006, p. 36).
Já no Brasil podemos encontrar a definição de arquivo, no art. 2º, da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:
[...] Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Enquanto para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arquivo é:
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. suporte Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o custódia processamento técnico, a processamento técnico conservação e o conservação acesso(1) acesso(1) a acesso(1) documentos. Documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2) arquivos(2).
arquivos(2). 4 Móvel destinado à guarda de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)
Para Bellotto (2002), Arquivos são:
[...] Conjuntos orgânicos de documentos produzidos/recebidos/acumulados por um órgão público, uma organização privada ou pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e que, passada sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados, podem ser preservados, por seu valor informativo, para fins de pesquisa científica ou testemunho sociocultural (BELLOTTO, 2002, p. 18).
Para o Manual de Gestão de Documentos: Conceito e Procedimentos Básicos do Arquivo Nacional, Arquivo é:
[...] Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação (ARQUIVO NACIONAL, 1995, P.13).
Camargo (2000) define arquivo como:
[...] Conjunto de documentos acumulados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, em decorrência de exercício de atividades específicas, qualquer que seja a configuração das informações e seu suporte. . (CAMARGO, 1991, p. 8.)
Rodrigues (2006) optou pela seguinte definição de arquivo: [...] conjunto de documentos produzidos e recebidos no
decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família (RODRIGUES, 2006, p.104).
A arquivista espanhola, Antonia Heredia Herrera, no Archivistica general, definiu: [...] Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual seja sua data, sua forma e suporte material, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão, conservados, respeitando aquela ordem, para servir como testemunho e informação para a pessoa ou instituição que os produz para os cidadãos ou para servir de fonte para a história. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 89.)
O arquivista norte-americano, Theodore R. Schellenberg, em Arquivos modernos, publicado em 1956, definiu arquivo como:
[...] os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo a preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2002, p. 41).
O conceito de arquivo mudou no decorrer dos tempos de acordo com as mudanças políticas e culturais que as sociedades viveram, já que os arquivos são produzidos e interpretados como um reflexo da sociedade e das mudanças que ocorrem no tempo que
foram produzidos. Portanto, a finalidade e o suporte que antes eram fatores determinantes como definidores do arquivo, hoje não são mais. (RODRIGUES, 2006, p.104)
A partir da segunda metade do século XX, ocorreram transformações do conceito de arquivos e isso se deve a dois fatores:
a) o uso, cada vez mais extensivo, dos diversos suportes materiais da informação arquivística, eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar os possíveis suportes dos documentos arquivísticos;
b) o surgimento dos princípios da gestão de documentos, nos Estados Unidos e no Canadá, no final da década de 1940, superando-se a ideia predominante de que os arquivos constituem conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia permanente das instituições arquivísticas. (FONSECA; JARDIM, 2005, p.122)
Alguns autores como Rousseau e Couture (1994, p. 284), têm definido arquivo como "um conjunto de informações, e não como um conjunto de documentos." Obviamente, arquivo é um conjunto de informações, porém, não é devidamente esclarecedor usar o termo informação para definir arquivo. A justificativa para isso seria que a informação arquivística não necessite do seu suporte, pois a autenticidade desta é dependente das referências que estão no suporte onde contém a informação. (RODRIGUES, 2006, p.104)
Para Delmas (2010), o progresso tecnológico multiplicou as utilidades dos arquivos. O mesmo definiu quatro utilidades fundamentais:
[...] Os arquivos servem para provar, lembrar-se, compreender e identificar-se. Provar seus direitos é uma utilidade jurídica e judiciária. Lembrar-se é uma utilidade de gestão. Compreender é uma utilidade cientifica de conhecimento. Identificar-se pela transmissão da memória é uma utilidade social (DELMAS, 2010, p.21).
Essas utilidades desenvolveram-se de forma semelhante, entretanto, devido à evolução da sociedade ao longo das épocas, as mesmas sofreram diversas transformações. Na idade média, a memória começou a se desenvolver, enquanto a função de prova dos direitos era o motivo da causa da conservação dos documentos. Já a função de compreender apareceu na época do Renascimento, da qual se desenvolve ininterruptamente, e a de identificar-se na época contemporânea. (DELMAS, 2010, p.21).
Paes (2002, p.20) afirma que "[.] a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história, e sua função básica, é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.".
Bellotto (1989, p. 81) considera que "[.] a finalidade última dos arquivos, seu objetivo maior, é, pois, comprovadamente, o acesso à informação, seja em que idade documental for e, consequentemente, em que âmbito arquivístico for.".
Reutilização das informações em outro momento ou lugar;
Possibilidade de recuperação e interpretação contextual devido exatamente à qualidade da informação estar ligada aos processos de trabalho de forma estruturada;
Como memória dos produtores dos documentos e da sociedade (memória individual, organizacional). capacidade de documentar a própria história;
Importância, para a sociedade, da conservação dos documentos-responsabilidade dos atos das associações, empresas, indivíduos etc.
Apoiar o gerenciamento operacional (possibilitar o funcionamento do organismo);
Prestar contas (garantem responsabilidade e prova das ações)
Conservar a memória, registros da história (herança cultural).
Os arquivos são caracterizados em públicos e privados, conforme a natureza da entidade produtora.Assim sendo, o Arquivo Nacional define arquivos públicos e privados da seguinte forma:
[...] Conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, São também, públicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Arquivos públicos designam também as instituições arquivísticas governamentais incumbidas da gestão e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Público, bem como pela sua preservação permanente e acesso. Exemplos: Arquivo Nacional, Arquivo Público do Distrito Federal, Arquivo do Estado de Minas Gerais, Arquivo Municipal de Rio Claro etc.
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades, isto é, pessoais ou institucionais (eclesiásticos, corporativos, empresariais etc.) (ARQUIVO NACIONAL, 1995, P.13).
É possível afirmar que a maioria dos autores aqui citados, definiram arquivo como conjuntos de documentos acumulados ou recebidos dos quais foram produzidos de forma natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada, e que os mesmos possuem as funções de provar, preservar, tornar disponível as informações contidas neles como testemunho da história e memória de uma instituição, pessoa ou país. Portanto, todas essas definições, os arquivos são definidos como o material que é produzido no curso de uma atividade, sem a atividade de uma organização ou de uma pessoa não há arquivo. Assim sendo, essa seção foi essencial para introduzir sobre os tipos documentais existentes que serão
expostos aqui, tanto no meio arquivístico quanto no meio digital. Visto que conforme Thomassem (2006, p. 5) "o conceito central na Arquivologia é o conceito de arquivo".
2.2 INFORMAÇÃO, DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVISTICO
A ideia de informação surgiu no período pós Segunda Guerra Mundial nos Estados Unidos decorrente do fenômeno chamado "explosão da informação" que emergiu como um recurso estratégico a ser gerenciado. Já que foi atribuído novos valores a informação, como insumo à produção de novos conhecimentos relacionados a sua importância social, econômica e de inovação tecnológica. Porém, nos últimos trinta anos, os estudos da informação se expandiram além dos Estados Unidos, como por exemplo o Brasil, atingindo o patamar acadêmico-institucional. (FONSECA; JARDIM, 2002)
Primeiramente antes de definirmos informação, deve-se conceituar dado, informação e conhecimento, já que esta serve de conexão entre o dado bruto e conhecimento. Portanto, dados é definido como as observações sobre o estado do mundo; informação, como os dados com relevância e propósito; e conhecimento, como informação contextualizada de sabedoria com consequências mais amplas. (MORAES; FADEL, 2010)
Existem várias definições de informação por diversos autores no âmbito nacional e internacional. Para Mcgarry, a definição de informação pode variar gerando vários atributos e objetivos como:
A informação pode ser considerada quase sinônimo de fato; tem por efeito transformar ou reforçar o que é conhecido ou julgado conhecido por um ser humano; a informação é utilizada como coadjuvante de decisão; a informação é a liberdade de escolha que se tem ao selecionar uma mensagem; a informação é algo necessário quando enfrentamos uma escolha. A quantidade de informação requerida depende da complexidade da decisão a tomar; a informação é matéria prima de que deriva o conhecimento; a informação é a matéria prima de que deriva o conhecimento; a informação trocada com o mundo exterior e não meramente recebida; a informação pode ser definida em termo dos seus efeitos no receptor. (MCGARRY, 1984, FONSECA; JARDIM, 2002. p.1)
No sentido organizacional, Choo explica:
A informação é um componente intrínseco de quase tudo que uma organização faz.Sem uma clara compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas não são capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação. (CHOO, 2003, p.7)
Rousseau e Couture vão pelo mesmo caminho de Choo e afirmam que a informação é essencial para uma organização já que ela: “[...]constitui uma mercadoria tão vital para a
empresa como os recursos humanos, materiais ou financeiros.[...]” (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 63).
O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107) conceitua informação como: "Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento."
O Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia traz os vários aspectos da informação, conforme com campos do conhecimento (biblioteconomia, comunicação, informática, engenharia, telecomunicações e linguística).
1. BIB. 1.1 Registro de um conhecimento que pode ser necessário a uma decisão. A expressão ‘registro’ inclui não só os documentos tipográficos, mas também os reprográficos, e quaisquer outros suscetíveis de serem armazenados visando sua utilização. 1.2 Informação, na sua definição mais ampla, é uma prova que sustenta ou apoia um fato. 1.3 Registro de um conhecimento para utilização posterior. 1.4 Dados numéricos alfabéticos ou alfanuméricos processados por computador. 2. BIB COMN INF com a informação podem-se realizar diversas operações, tais como: criação, transmissão, armazenamento, recuperação, recepção, cópia (em diferentes formas), processamento e destruição. A transmissão da informação é feita numa grande variedade de formas, entre as quais se incluem: luz, som, ondas de rádio, corrente elétrica, campos magnéticos e marcas sobre o papel. 3. COMN coleção de símbolos que possuem significados. 4. ENG INF TEL uma informação pode ser descrita em termos de sua manifestação física: o meio que a transporta, a exatidão, a quantidade que é transmitida ou recebida. 5. LING a informação pode ser descrita em termos do seu objeto de referência, seu significado e estrutura. (CUNHA; CAVALCANTI, 2008, p. 201)
Para Guimarães e Silva, a informação pode ser:
(...) o fenômeno cooperativo que forma ou transforma uma representação mental, ou seja, qualquer processo cuja ocorrência exige uma interação comunicativa e sincrônica de sistemas/elementos, cujas atuações se adicionam para levar a um resultado final -que pode ser a formação ou a alteração de uma representação mental.(GUIMARÃES E SILVA, 1996, p. 24)
Marinho Júnior define informação como:
(...) um fenômeno cooperativo de caráter subjetivo, isto é, qualquer processo cuja ocorrência exija a interação simultânea e sincrônica de vários outros processos (químicos, biológicos, físicos etc.) cujas atuações percebidas pelos sentidos humanos (audição, fato, visão e olfato) se adicionem para levar a um resultado final aleatório, ou seja, a mensagem pode ou não levar a uma alteração da estrutura cognitiva. O que existe é uma possibilidade de alteração, um potencial de alteração. Caso ocorra essa alteração, a mensagem se transformará em informação (MARINHO JÚNIOR, 1996, p. 20).
Na arquivística, a informação não tem sido considerada como objeto privilegiado, e sim como uma consequência do documento de arquivo, no qual este aparece como elemento do arquivo. Outro fator, seria a falta de conteúdo teórico, já que a área reconhece os arquivos como seu objeto. Porém, a partir dos anos 1990, por iniciativa de arquivistas canadenses e norte-americanos, o conceito de informação arquivística vem se consolidando na área. (JARDIM; FONSECA, 2005)
Lopes identifica características da informação do tipo arquivístico:
1. A natureza das informações arquivísticas é específica, trata-se de informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor; 2. A primeira característica é sua natureza orgânica, isto é, sua relação umbilical com o produtor; 3. A segunda característica é a sua originalidade, logo, a sua unicidade; 4. A terceira característica é a sua capacidade de ser avaliada em termos de idade e de utilização. 5. A primeira particularidade da informação arquivística é a natureza limitada de seus suportes – convencionais ou eletrônicos. 6. A segunda particularidade refere-se à noção de acumulação das informações – produzidas ou recebidas – por um indivíduo ou um organismo, desde que sejam informações capazes de ter significação; 7. A terceira particularidade refere-se às atividades geradoras que podem ser administrativas, técnicas ou científicas. 8. A quarta particularidade refere-se ao fato da informação arquivística ser a primeira forma tomada por uma informação registrada, quando da sua criação. (LOPES, 2000, p. 103).
Para Belloto (2002), a informação chega a um receptor no qual usa e consome o seu conhecimento, e através desse processo de comunicação, a informação registrada concebe um documento.
A informação e documento são termos polissêmicos amplamente usados por diferentes segmentos sociais e profissionais. O que dificulta suas definições e em qual sentidos estão sendo empregados. Informação permeia toda estrutura social em decorrer de nossas ações como por exemplo, a forma de falarmos e escrevermos. Já o documento é um suporte onde é registrada as informações. (RONCAGLIO; SZVARCA; BOJANOSKI, 2004)
O termo documento é originário da palavra em latim, docere, da qual significa ensinar e de documentum, o que ensina. Portanto, documento é considerado um suporte contendo uma informação, com intuito de ensinar algo a alguém. (BELLOTTO, 2002)
Existem várias definições de documento e documento arquivístico na literatura arquivística. Portanto, serão expostas definições, conceitos e características de vários autores para melhor entendimento.
Para Rousseau e Couture, documento é um: “[...] Conjunto constituído por um suporte [peça] e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeitos de consulta ou como prova”. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 137).
O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73) conceitua documento como “uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato”.
Para o Arquivo Nacional na publicação (Manual de Gestão de Documentos: Conceito e Procedimentos Básicos) documento é:
[...] Toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p.11).
Bellotto define documento da seguinte forma:
[...] documento é como um registro de expressões e ações: Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico, ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. (BELLLOTTO, 2007, p. 35)
Duranti e Preston afirmam que documento é uma: "unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável". "Um documento tem forma fixa e conteúdo estável” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 811).
O Projeto InterPARES 3 (INTERPARES, 2012) define documento como “Uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”.
Gonçalves considera que:
[...] No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que possa registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, "documento" também costuma estar identificado a "documento escrito". (GONÇALVES, 1998 p.16).
Gonçalves acrescenta que atualmente um historiador daria uma definição mais ampla de "documento", da qual abrangeria a vida dos indivíduos de ambas as esferas públicas e privadas no que ocasionaria na contemplação de registros nos mais variados suportes, formas e formatos. Já que para um historiador tudo poderá vir a ser considerado "documento", desde que possa ser usado parar fornecer informação a algum problema passível à investigação histórica. (GONÇALVES, 1998 p.16)
Para Gonçalves (1998), os documentos apresentam elementos característicos como: Suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo e contexto de produção. Com intuito de melhor exemplificar esses elementos, Gonçalves buscou as definições de cada um no Dicionário de Terminologia Arquivística:
Elementos Definição técnica Exemplos
Suporte "Material sobre o qual as informações são registradas."
Fita magnética, filme de nitrato, papel. Forma "Estágio de preparação e de
transmissão de documentos."
Original, cópia, minuta, rascunho.
Formato "Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado."
Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta,
rolo de filme.
Gênero "Configuração que assume um documento de acordo
com o sistema de signos utilizado na comunição de seus conteúdos." Documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual.
Espécie "Configuração que assume um documento de acordo
com a disposição e a natureza das informações
nele contidas."
Boletim, certidão, declaração, relatório.
Tipo "Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a
gerou."
Boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certidão
de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades,
relatório de fiscalização. Obs.: as definições acima relacionadas são as mesmas que se encontram em: Dicionário de Terminologia Arquivística, São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
Para o Arquivo Nacional, na publicação "Capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA", da administração pública federal produzido pelo Arquivo Nacional, no que se refere à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos:
documento ostensivo é aquele que não possui restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não prejudica o órgão ou entidade, nem seus servidores, podendo ser de domínio público.
documento sigiloso é aquele que, pela natureza do seu conteúdo, sofre restrição de acesso e deve ser de conhecimento limitado, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. Esses documentos e as informações que contêm recebem uma classificação de sigilo, isto é, são atribuídos a eles graus de sigilo, conforme a legislação em vigor. Essa classificação também é chamada de classificação de segurança. ( ARQUIVO NACIONAL, 2011. p. 15)
Os valores atribuídos a um documento podem ser:
Valor primário: valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para o órgão ou entidade que o produziu, levando se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais;
valor secundário: valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para o órgão ou entidade e outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi, originalmente, produzido. (ARQUIVO NACIONAL, 2011. p. 15)
A definição de documento arquivístico da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ é apresentada da seguinte forma: “documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 12).
Já o trabalho intitulado Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos, elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), apresenta o documento de arquivo como:
[...] Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são:
Suporte: base física do documento;
Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros;
Anotações: Urgente, arquive-se, ciente e outros;
Contexto jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc. relativos à instituição criadora do documento.
Contexto documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros. (CONARQ, 2004, p. 3)
O Arquivo Nacional no trabalho intitulado Gestão de Documentos: Conceito e Procedimentos Básicos define documento de arquivo como: "Todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação." (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p.11).
Para Rousseau e Couture, documentos arquivísticos são:
[...] Documentos que contém uma informação seja qual for a data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa física ou moral, e por qualquer serviço ou organismo público ou privado, no exercício da sua atividade. ((ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 137)).
A Norma Geral Internacional de descrição arquivística ISAD (G) define documento de arquivo como: "Informação registrada, independentemente de forma ou suporte, produzida ou recebida e mantida por uma instituição ou pessoas no decurso de suas atividades públicas ou privadas." (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVO, 2000, p.15).
Para Santos, Documento arquivístico é:
Um conjunto de dados estruturados, apresentados em uma forma fixa,
representando um conteúdo estável, produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica (pública ou privada), no exercício de uma atividade, observando os requisitos normativos da atividade à qual está relacionado, e preservado como evidência da realização dessa atividade. (SANTOS, 2011, p.142).
Em Arquivos Modernos: princípios e técnicas, Schellenberg define documento arquivístico como:
[...] Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. (SCHELLEMBERG, 2002, p.41).
A publicação e-ARQ Brasil conclui que um documento arquivístico: "é um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade." (CONARQ, 2011, p. 9).
Duranti afirma que documento arquivístico: "é qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade." (DURANTI, 2005, p.7).
Duranti estabelece cinco características para os documentos arquivísticos. A primeira característica é a imparcialidade. De acordo com Duranti (1994, p.51), a imparcialidade refere-se à fidedignidade do fato e da ação, independente da vontade do criador do documento. Os documentos arquivísticos trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribui. Eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados.
A segunda característica é a autenticidade, pois o documento arquivístico deve ser livre de qualquer sinal de corrupção e adulteração:
“Os documentos são autênticos porque são criados tendo a necessidade de agir através deles, mantidos para garantir futuras ações e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados” (DURANTI, 1994, p.51).
A terceira característica diz respeito à naturalidade do documento arquivístico, isto é, o modo como:
Os documentos se acumulam no curso das transações, de maneira contínua e progressiva, de acordo com as necessidades da matéria em pauta, já que estes não são coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados
naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração. (DURANTI, 1994, p.52).
A quarta característica é o inter-relacionamento, que é definida por Duranti (1994, p. 51) como fato de que todo documento se relaciona com os outros documentos tanto dentro quanto fora do mesmo grupo. Os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessária a sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade.
A característica da unicidade evidencia que o documento de arquivo é único, seja ele original ou cópia, “Copias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único”. (DURANTI, 1994, p 52).
2.3 DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO
ARQUIVISTICO DIGITAL.
Os documentos digitais trouxeram uma série de vantagens no que tange a transmissão e acesso a informação, que por sua vez, acarretaram problemas para os documentos arquivísticos. Com a rápida obsolescência da tecnologia digital, a preservação do documento em longo prazo e a acessibilidade contínua está ameaçada pela vida curta das mídias e dos formatos. A facilidade de acesso contribui em muitas situações para “intervenções não autorizadas que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos” (CONARQ, 2011, p. 16).
Segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos eletrônicos (2014) o documento arquivístico digital pode ser definido como “Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico”. Nesta perspectiva, nota-se que o documento arquivístico digital é diferente do documento eletrônico, que é produzido de forma analógica e acessível por meio de equipamento eletrônico.
Rondinelli (2013) esclarece que “todo documento digital é eletrônico, mas nem todo o documento eletrônico é digital” (RONDINELLI, 2013, p. 234). Uma nova perspectiva no processo de identificação do documento arquivístico em meio digital também se modifica no que se refere ao conteúdo, forma e suporte, que no ambiente digital são entendidas
compreendidas separadamente. O suporte é neutro no contexto digital, enquanto no formato analógico é indissoluvelmente ligado ao conteúdo e a forma. (RONDINELLI, 2013).
Duranti afirma que para compreender o conceito documento arquivístico digital deve-se observar seis características desse documento que seriam:
1) forma fixa, significando que o conteúdo binário do documento arquivístico deve ser armazenado de maneira que sua mensagem possa ser apresentada com a mesma forma documental que tinha quando retida pela primeira vez; 2) conteúdo estável; 3) relações explícitas com outros documentos arquivísticos dentro ou fora do sistema digital, por meio de um código de classificação ou outro identificador único; 4) contexto administrativo identificável; 5) autor, destinatário, e escritor; e 6) ação, na qual o documento participa ou que o documento apoia em termos de procedimentos ou como parte do processo de tomada de decisão. (DURANTI, 2005, p.7).
Duranti define documento arquivístico eletrônico como:
Um documento arquivístico produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica, porém retida em papel é um documento arquivístico em papel, enquanto uma carta recebida em papel, porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico eletrônico. (DURANTI, 2005. p.7)
O dicionário de Terminologia Arquivística define documento eletrônico como: “Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75). Já documento digital é definido como: "Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75).
Para o Arquivo Nacional, na publicação "Capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA", da administração pública federal produzido pelo Arquivo Nacional, documento digital é:
Documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de recursos computacionais. São exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas da rede mundial de computadores (internet) e bases de dados. (ARQUIVO NACIONAL, 2011. p.44).
Já documento arquivístico digital é um "documento digital reconhecido e tratado como documento de arquivo." (ARQUIVO NACIONAL, 2011. p.44).
Para o Glossário da CTDE Documento eletrônico é: “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p. 19).
Para o Glossário da Society of American Archivists (2005), documento digital ou eletrônico significa: “Dados ou informações que foram capturados e fixados para armazenamento e manipulação em um sistema automatizado e que exige o uso do sistema para torná-lo inteligível por uma pessoa.” (PEARCE-MOSES, 2005, tradução nossa).
A seguir podemos ver as especificidades que diferenciam os documentos em suporte convencional e os digitais de acordo com o ARQUIVO NACIONAL (2011),
Documentos em papel Documentos digitais
Conteúdo e forma estão intimamente ligados ao suporte, ou seja, são inseparáveis.
Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define pela mídia de armazenamento (disquete, CD, DVD)
Estabilidade do suporte, da forma e do conteúdo
Instabilidade devido à fragilidade intrínseca do suporte, à obsolescência tecnológica e à facilidade de intervenção humana (podem ser manipulados e alterados sem deixar vestígio) O conteúdo é diretamente acessível à
compreensão humana
A linguagem binária não é diretamente acessível ao homem, havendo necessidade de
software e hardware específicos para
decodificar essa linguagem e torná-la compreensível
A preservação depende, principalmente, das condições de armazenamento
A preservação não se resume ao armazenamento em condições ambientais ideias; é necessária a transferência periódica para outros suportes a fim de garantir o acesso contínuo (por exemplo, copiar para novos dispositivos de armazenamento ou converter para outros formatos e sistemas informatizados)
A conversão para outro suporte, como, por exemplo, o microfilme, não apresenta grandes riscos de perda de integridade do documento
Necessidade de procedimentos rigorosos quando da transferência de formato ou suporte, para evitar a perda de integridade do conteúdo
A partir desse quadro podemos verificar que as especificidades apresentadas dos documentos digitais podem oferecer uma ameaça na questão da manutenção da autenticidade, do acesso e da preservação digital.
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS E DOCUMENTOS DIGITAIS
Este capítulo consiste em definir o conceito de ciclo de vida e as fases, os organismos que atuaram na sua disseminação e a compreensão da Gestão documental, tratar da gestão arquivística de documentos digitais, tecnologia da informação e no que diz respeito às diferenças entre sistema de arquivo, sistemas de informação, sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, para as formas de registrar as ações e atividades de uma organização. Além disso, serão abordadas as principais iniciativas nacionais de gestão de documentos, destacando as iniciativas do Conselho Nacional de Arquivos.
3.1 A DISSEMINAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
É possível afirmar que o programa de Records Management começou na época colonial norte-americana, quando os arquivos eram organizados de acordo a normas inglesas de Arquivos. Em 1810, O Congresso Americano assinou o Archives Act, no qual estabelecia a criação de um local para armazenamento dos documentos públicos. Visto que os mesmos viviam em constantes mudanças antes da capital federal ser definida. (INDOLFO, 2007).
Durante o século XIX, os Estados Unidos não possuía problemas com o armazenamento dos documentos públicos. Entretanto, no início do século XX devido à proibição de eliminação destes, houve um aumento significativo da produção documental. Com isso, foram criadas comissões governamentais com o intuito de buscar soluções e melhorias na utilização dos documentos além da construção de um edifício para o Arquivo Nacional (INDOLFO, 2007).
A votação da National Archives Act (Lei Nacional de Arquivos) em 1934 e do projeto de instalação de um local para armazenamento temporário dos documentos (records centers) em 1941, foram fundamentais para desenvolvimento do conceito de records Management. Com a Segunda Guerra Mundial, piorou a situação dos documentos públicos americanos, devido ao grande crescimento da massa documental ocasionando a criação de comissões Hoover (1947-1953) e a Federal Records Act em 1950. Esta última foi responsável por obrigar órgãos governamentais a terem um records management program (INDOLFO,2007)
Penn (1984) e Ricks (1985) (apud LLANSÓ I SANJUAN, 1993, p. 75), afirmam que a lei forneceu os pilares da gestão de documentos nos Estados Unidos, a saber:
1. O conceito de ciclo de vida, 2. Os programas de ação continuada, 3. O controle da gestão
4. A especialização de quem a praticava.
Com relação à especialização dos profissionais, Norton (1985 apud LLANSÓ I SANJUN, 1993, p. 76) identificou que nasceu uma nova profissão: ou como ponto de “nascimento” de uma nova profissão: o records manager. (INDOLFO, 2007, p.32)
As comissões Hoover foram importantes para consolidação da Gestão de Documentos entre 1950-1960, com elas foi possível controlar a produção e eliminação documental, economizar na guarda intermediária dos documentos e criar vários manuais de procedimentos (INDOLFO, 2007).
Nas décadas seguintes (1970-1990) foram estabelecidos importantes marcos legislativos para a área. Como: o Records Managenet Act (1975), na qual regulariza a definição de gestão de documentos; o Amendements on Federal Records Managenet Act (1976), ato responsável pela prestação de contas das agências federais do seu programa de Gestão de Documentos ao Arquivo Nacional Americano e; e a reorganização da administração dos arquivos, quando nos meados dos anos 1980, o NARS (National Archives
and Records Service) passa a denominar-se NARA (National Archives and Records Administration). (INDOLFO, 2007)
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: O CONCEITO E AS FASES
Desde a Antiguidade o homem registra suas ações por meio dos documentos. Ao longo da história, o Arquivo acompanhou historicamente todas as mudanças políticas, econômicas da sociedade. Fatores como a explosão documental no contexto da Segunda Guerra Mundial trouxeram consequências que refletem o papel dos arquivos até os dias de hoje. O conceito de Gestão de documentos surge no âmago deste cenário, em que as administrações públicas tinham a necessidade de racionalizar a massa documental acumulada nos depósitos de arquivo, surgindo então uma nova função para as Instituições Arquivísticas: ser um órgão de apoio à Administração pública. (RODRIGUES, 2008).
Após essas mudanças surgiu um novo ponto de vista a respeito de Arquivo nos Estados Unidos e Canadá, baseada na teoria as três idades, no qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com seu tempo de vida e frequência de consulta: idade corrente, intermediária e permanente (RODRIGUES, 2007). Na idade corrente, a utilização dos documentos é intensa e permanecem próximos à administração que os produziu; a idade intermediária é o momento em que o documento passa ser menos consultado, aguardando
destinação final (eliminação ou guarda) e sua presença e transitória; na idade permanente, os documentos são guardados pelo seu valor histórico e permanente (FRANCO, 1984 apud RODRIGUES, 2007).
Segundo Jardim (1987) neste período, as instituições arquivísticas se destacavam pela função de órgãos de apoio à pesquisa, mantendo sob sua custódia, apenas documentos com valor histórico.
Assim, os documentos correntes eram controlados apenas pelos órgãos produtores, e a instituições Arquivísticas não participavam no apoio à gestão desses documentos. Os problemas decorrentes dos documentos administrativos eram vistos como de responsabilidade exclusiva dos órgãos produtores, os quais deles se utilizavam (RODRIGUES, 1987, p.2).
Segundo Indolfo (2007), o norte-americano Philip C. Brooks foi o primeiro profissional a estudar o ciclo vital dos documentos, no qual foi importante para criação de programas de gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários.
Nesta perspectiva, segundo Duranti (1994) apud Indolfo (2007), Brooks reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo, dessa forma, para a implementação de melhores procedimentos de guarda e a formulação das políticas necessárias a uma gestão responsável de documentos.
Assim, o conceito de records management foi aceito e se disseminou , sendo que Posner e Schellenberg são responsáveis pela divulgação e aplicação do ciclo vital dos documentos nos anos de 1950 e 1960, no qual foram essenciais para inovação da Arquivologia. (INDOLFO, 2007)
Bernardes (1998) contextualiza o conceito de Gestão de documentos como um processo que pressupõe uma intervenção direta no ciclo de documentos, compreendendo todas as idades dos documentos (corrente, intermediária e permanente), assegurando um controle efetivo desde sua produção até a destinação final.
Segundo Indolfo (2007), os Estados Unidos e o Canadá entre outros países anglo-saxônicos, foram responsáveis pela criação do conceito de Gestão de documentos (Records Management) no qual possuíam um objetivo mais administrativo e econômico do que para arquivística. Com isso, melhoraram o funcionamento administrativo, limitaram a geração de documentos e o prazo de guarda.
Para legislação norte americana, gestão de documentos é:
O planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e
transações do governo federal e efetiva e econômica gestão das operações das agências. (FONSECA, 2005 p.44)
A gestão de documentos possui várias definições de diversos autores. Segundo Rodrigues (2007):
A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação (RODRIGUES, 2007, p.6).
Já no Dicionário de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional, a Gestão de Documentos é definida como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, tramitação uso, avaliação e avaliação arquivamento (1, 2) arquivamento (1, 2) de arquivamento (1, 2) documentos em documentos fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou eliminação recolhimento (1, 2) recolhimento (1 2). Recolhimento (1, 2) Também chamado administração de documentos. (ARQUINO NACIONAL, 2005, p.100)
Segundo Jardim (1987), a gestão de documentos é responsável pela produção, eliminação e recolhimento em todas as fases dos documentos, ou seja, idade corrente, intermediária até o arquivamento permanente.
Para Rhoads, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:
• produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
• utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; • destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas. (RHOADS, 1983, p.2)
Além disso, Jardim enfatizou que o conceito de gestão de documentos contribuiu para a arquivística ao garantir que políticas e atividades governamentais fossem arquivadas devidamente, controlou o número de documentos inúteis fossem considerados permanentes, organizou melhor os documentos até sua trajetória permanente, impediu a eliminação de documentos permanentes e garantiu garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país segundo a UNESCO. (JARDIM, 1987)
Em 1976 ocorreu em Washington, o VIII Congresso Internacional de Arquivo, no qual Ricks apresentou um trabalho sobre a gestão de documentos ter se tornado importante para os governos, principalmente dos Estados Unidos devido a importante no significado dos documentos, independente do seu suporte e garantias de preservação. (JARDIM, 1987)
As Instituições Arquivísticas Públicas, com destaque para os arquivos nacionais dos EUA e do Canadá ficaram responsáveis por apoiar à administração pública com intuito de orientar programas de gestão de documentos nos diversos organismos governamentais. Atualmente, as mesmas possuem grande reconhecimento e orçamento devido a economia de dinheiro ao usarem um bom programa de gestão de documentos ocasionando um cenário favorável as instituições (JARDIM, 1987).
Em 1985, ocorreu em Budapeste a Conferência Arquivística Europeia sobre a Criação e Organização de Documentos Contemporâneos, patrocinada pelo Conselho Internacional de Arquivos (C.I.A.), na qual foi apresentado o trabalho de Michael Roper e este constatou que o conceito e prática da Gestão de Documentos não são muito usados e nem reconhecidos nas instituições arquivísticas europeias e que as mesmas não usam jurisdição das instituições arquivísticas nacionais, ou seja, não possuem os modernos programas de gestão de documentos. Sendo estas, mais receptíveis a avaliar e recolher documentos do que usar e mantê-los na primeira e segunda idades. (JARDIM, 1987)
Jardim (1987) aponta que as limitações de ordem legal, escala e complexidade dos governos nacionais, tradições administrativas e o papel histórico dos arquivos nacionais. Seriam fatores inibidores que comprometeriam a adoção das funções de gestão de documentos pelas instituições arquivísticas. Seguindo essas reflexões, foram apontadas as seguintes conclusões da Conferência de Budapeste:
1. Apesar de a criação de documentos ser primeiramente uma responsabilidade de cada agência governamental, é desejável que o Arquivo Nacional esteja envolvido na preparação e implementação de regulamentos referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências (incluindo o uso do microfilme e outras tecnologias de criação de documentos), além de regulamentos quanto à
durabilidade do suporte documental e à administração do acesso público a informação governamentais.
2. São necessárias providências para a guarda de documentos de valor intermediário, ocasionando
vantagens econômicas no uso de instalações físicas e recursos humanos sejam os arquivos intermediários operados pelo Arquivo Nacional ou pelas agências governamentais.
3. Os arquivos nacionais devem assegurar que, de forma condizente com o contexto administrativo e constitucional de cada nação, arquivistas profissionais ofereçam assistência técnica às agências
governamentais e a outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos.
4. Apesar de as circunstâncias constitucionais, legais, administrativas e históricas determinarem para cada autoridade arquivista nacional um papel diferente na administração de documentos
contemporâneos, há determinadas funções nas quais é necessário o envolvimento dos arquivistas do Arquivo nacional, especificamente:
- inspeção de documentos correntes e semicorrentes das administrações públicas; - transferência de documentos das agências governamentais dissolvidas;
- avaliação de documentos para a transferência aos arquivos públicos; - transferência de documentos aos arquivos públicos;
5. A seleção de documentos para preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. (JARDIM, 1987, p. 3)
3.3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
No Brasil, a Constituição de 1988 define que "compete à administração pública, na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parág. 2). A Constituição brasileira ofereceu, assim, o fundamento necessário para aprovação da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei Nacional de Arquivos.
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delega ao Poder Público a responsabilidade em promover a gestão de documentos, dando respaldo legal à aplicação do conceito de gestão de documentos. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). A lei trata não apenas da gestão de documentos, mas a respeito da preservação e do acesso aos documentos de arquivo.
A gestão de documentos é definida no artigo 3º da lei nº 8.159/1991 como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. No art. 21 fica estabelecido que: "Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei".
A Lei 8.159/1991, artigo 1. afirma que: “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação”.
