Hélder Sequeira da Costa
Agradecimentos
Chegou o momento de elaborar o relatório que irá marcar o final do meu percurso académico, durante o qual, aprendi muito mais do que complexas bases económicas. Aprendi fundamentalmente, que a competência e o profissionalismo estão muito próximos quando nos empenhamos seriamente, e por isso não posso deixar de agradecer a todos os que com a sua simples presença e incentivo contribuíram para o meu sucesso.
Quero antes de mais sublinhar e expressar o mais profundo agradecimento à Nova Guarda - Agência de Informação, Lda., o acolhimento fantástico e a aprendizagem multifacetada que me foi transmitida em ambiente de sincero companheirismo e em especial, à Dr. Paula de Melo que com um empenho, eficiência e disponibilidade, proporcionou que a minha aprendizagem fosse, além de, profissional, muito estimulante e vasta.
Agradeço toda a orientação e disponibilidade dada pela minha orientadora de estágio, Prof.ª Ana Cristina Daniel. Quero também expressar o meu mais profundo agradecimento aos meus pais que nunca deixaram de me apoiar e estar presentes.
Agradeço à minha família e amigos, que sempre estiveram a meu lado quando precisei. Um profundo obrigado aos meus amigos, Nuno Ribeiro, Pedro Gomes, Luís Lopes, Marcos Gabriel, Filipe Bidarra e Nuno Fernandes pela amizade dispendida e pelos momentos que vivenciámos.
Não existem palavras que descrevam tudo quanto gostaria de expressar, mas agradeço em especial à Marlene Dos Anjos Carlos por toda a força, apoio e incentivo incansáveis.
Estou grato por ter tido a oportunidade de aprender no seio do Instituto Politécnico da Guarda e pela motivação que todos os professores me dispensaram. A todos os que contribuíram, directa e indirectamente, para que o meu sonho se tornasse realidade, amigos e colegas de curso, o mais sincero obrigado.
Hélder Sequeira da Costa
Identificação do Estagiário
Aluno:
Hélder Sequeira da Costa
Número: 7956
Curso: Gestão
Estabelecimento de Ensino:
Escola Superior de Tecnologia e Gestão da Guarda Local de Estágio:
Nova Guarda - Agência de Informação, Lda.,
Orientador de Estágio na Instituição: Dr. Paula de Melo, TOC nº 53996
Orientador de Estágio na Escola: Prof. Ana Cristina Daniel, TOC nº 24716
Início do Estágio: 19 De Outubro de 2009
Conclusão do Estágio: 18 De Janeiro de 2010
Hélder Sequeira da Costa I
Glossário de Siglas IV Índice de Figuras V Índice de Quadros VI
1. Introdução 1
2. Apresentação da Empresa Acolhedora 2
2.1 Historial 2
2.2 Estrutura Funcional 4
2.3 Sistema Informático 4
3. Enquadramento de Estágio 5
4. Apresentação da Empresa Objecto de Estudo 7
5. Actividades Desenvolvidas 9 5.1 Considerações Gerais 9 5.2 Organização de Documentos 11 5.3 Classificação de Documentos 14 5.4 Lançamentos Contabilísticos 18 5.5 Arquivo 19 5.6 Processamento de Salários 20 5.7 Apuramento do IVA 25 6. Controlo Interno 31 6.1 Considerações Gerais 31 6.2 Conceitos 32
Hélder Sequeira da Costa II 6.4 Procedimentos de Auditoria 35 6.4.1 Nota Introdutória 35 6.4.2 Reconciliação Bancária 36 6.4.3 Reconciliação de Terceiros 37 7. Fim de Exercício 38 7.1 Considerações Gerais 38
7.2 Objectivo das Demonstrações Financeiras 39
7.3 Inventário Final 40 7.4 Regularização de Contas 41 7.5 Balancete Rectificativo do Mês 13 47 7.6 Balancete de Apuramento do Mês 14 47 7.7 Balancete Final do Mês 15 56 8. Obrigações Fiscais 57 8.1 Declaração Modelo 22 57 8.2 IRC 60
8.2.1 Pagamento por Conta 60
8.2.2 Pagamento Especial por Conta 63
9. Prestação de Contas 65
9.1 Considerações Gerais 65
9.2 Balanço 66
9.3 Demonstração de Resultados por Natureza e Funções 67
Hélder Sequeira da Costa III
9.4 Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados 68
9.5 Demonstração dos Fluxos de Caixa 69
9.6 Relatório de Gestão 70
9.7 Informação Empresarial Simplificada 71
9.8 Certificação Legal de Contas 73
10. Dossier Fiscal 75
11. Conclusão 77
Referências Bibliográficas 78
Hélder Sequeira da Costa IV ABAG – Associação de Beneficência Augusto Gil
ABDR – Anexo ao Balanço e a Demonstração de Resultados AICPA – American Institute of Certified Public Accountants CAE – Classificação de Actividade Económica
CIRC – Código do Imposto sobre Rendimentos de Pessoas Colectivas CIRS – Código do Imposto sobre Rendimentos de Pessoas Singulares CIVA – Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado
CNC – Comissão de Normalização Contabilística CSC – Código das Sociedades Comerciais
DFC – Demonstração dos Fluxos de Caixa DGCI – Direcção Geral de Impostos DR – Decreto Regulamentar
DRA – Directriz de Revisão/Auditoria
DRI – Declaração de Remunerações Através da Internet EBF – Estatuto dos Benefícios Fiscais
ESTG – Escola Superior de Tecnologia e Gestão IEFP – Instituto do Emprego e Formação Profissional IES – Informação Empresarial Simplificada
INE – Instituto Nacional de Estatística IPG – Instituto Politécnico da Guarda
IRC – Imposto sobre Rendimentos de Pessoas Colectivas IRN – Instituto dos Registos e do Notariado
IRS – Imposto sobre Rendimentos de Pessoas Singulares IVA – Imposto sobre o Valor Acrescentado
NIPC – Número de Identificação de Pessoa Colectiva OROC – Ordem dos Revisores Oficiais de Contas OTOC – Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas PC – Pagamento por Conta
PEC – Pagamento Especial por Conta POC – Plano Oficial de Contabilidade RAI – Resultado Antes do Imposto RG – Relatório de Gestão
RITI – Regime do IVA nas Transacções Intracomunitárias. RLE – Resultado Líquido de Exercício
ROC – Revisor Oficial de Contas
SNC – Sistema de Normalização Contabilística TA – Tributação Autónoma
TOC – Técnico Oficial de Contas TSU – Taxa Social Única
Hélder Sequeira da Costa V
Figura 1 – Apuramento do IVA 29
Figura 2 –Objectivos do Controlo Interno 31
Figura 3 –Procedimentos de Controlo Interno 35
Figura 4 – Reconciliação Bancária 36
Figura 5 – Operações de Fim de Exercício 40
Figura 6 – Inventário Anual 41
Figura 7 – Esquema Representativo do Apuramento de Resultados 48
Figura 8 – Esquema Representativo do Modelo 22 57
Figura 9 – Balanço Contabilístico 66
Hélder Sequeira da Costa VI
Quadro 1 – Venda a Dinheiro de Gasóleo 15
Quadro 2 – Factura do Banco sobre Contrato de Leasing 15
Quadro 3 – Factura da Portugal Telecom 16
Quadro 4 – N/Factura de Publicação de Publicidade 17
Quadro 5 – Venda a Dinheiro de Assinatura Anual de Jornal 17
Quadro 6 – Recibo do Cliente 17
Quadro 7 – Regime Geral de Contribuição da Segurança Social 20
Quadro 8 – Cálculo das Contribuições para a Segurança Social 21
Quadro 9 – Processamento de Ordenados do Estagiário 22
Quadro 10 – Processamento de Ordenados do Pessoal 22
Quadro 11 – Pagamento das Remunerações 22
Quadro 12 – Pagamento de TSU de Dezembro 23
Quadro 13 – Pagamento de Retenção na Fonte sobre Ordenados 24
Quadro 14 – Pagamento de Retenção na Fonte sobre Renda 24
Quadro 15 – Taxas do IVA 26
Hélder Sequeira da Costa VII
Quadro 16 – Custos Diferidos (Seguros) 43
Quadro 17 – Acréscimos de Custos (Remunerações a Liquidar) 43
Quadro 18 – Amortização de Veículo Automóvel Ligeiro 45
Quadro 19 – Regularização das Amortizações Acumuladas 45
Quadro 20 – Apuramento do Resultado Operacional 51
Quadro 21 – Apuramento do Resultado Financeiro 51
Quadro 22 – Apuramento do Resultado Corrente 52
Quadro 23 – Apuramento do Resultado Extraordinário 52
Quadro 24 – Apuramento do Resultado Antes de Imposto 53
Quadro 25 – Apuramento do Lucro Tributável e Matéria Colectável 53
Quadro 26 – Apuramento do IRC 54
Quadro 27 – Imposto a Pagar 55
Quadro 28 – Apuramento do Resultado Líquido do Exercício 55
Hélder Sequeira da Costa 1
1. INTRODUÇÃO
O estágio curricular é parte integrante da licenciatura em Gestão do Instituto Politécnico da Guarda (IPG), sendo de realização obrigatória para a finalização do curso.
Este mesmo estágio pode ser realizado de acordo com o protocolo celebrado entre a Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) e a Ordem dos Técnicos Oficiais de Contabilidade (OTOC), e foi este o modo escolhido.
Posso afirmar com convicção, de que o estágio é fulcral para a integração de qualquer profissional no mercado de trabalho, aquisição de conhecimentos e práticas reactivas, assim como possibilita o confronto entre o que foi adquirido teoricamente e o que é aplicado na prática.
Este relatório tem como objectivo extrapolar e clarificar todas as actividades desenvolvidas enquanto estagiário na Nova Guarda - Agência de Informação, Lda. e enquadrá-las legalmente no âmbito dos objectivos do estágio.
Assim, será feita uma demonstração das actividades económico-financeiras e obrigações fiscais, levadas a cabo pela própria empresa a cargo do seu técnico oficial de contas (TOC). Será também clarificada a importância da actividade contabilística e dos pressupostos de planificação e auditoria interna como actividade proactiva estratégica, fundamental para qualquer empresa.
No Ponto 2 do relatório apresenta-se a empresa de acolhimento e no Ponto 3 identificam-se os objectivos do plano de estágio. No Ponto 4 identifica-se e caracteriza-se a empresa objecto de estudo. Seguidamente demonstra-caracteriza-se e enuncia-caracteriza-se as actividades desenvolvidas durante o estágio (Ponto 5). No Ponto 6 referem-se as medidas de controlo interno adoptadas e posteriormente enunciam-se os procedimentos necessários para proceder ao encerramento de contas (Ponto 7). No Ponto 8 clarificam-se as obrigações fiscais inerentes à empresa, sendo que no Ponto 9 irá abordar-se tudo o que engloba a prestação de contas. O Ponto 10 refere-se ao dossier fiscal e o Ponto 11 a uma conclusão sobre o trabalho desenvolvido.
Hélder Sequeira da Costa 2
2. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA DE ACOLHIMENTO
A empresa de acolhimento do estágio tem como denominação social Nova Guarda - Agência de Informação, Lda, sendo o seu Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC): 504 731 874.
Quanto à sua estrutura jurídica, trata-se de uma sociedade por quotas, com o código 63910 de Classificação de Actividade Económica (CAE) e a sua actividade principal é a agência de notícias que pública o jornal NOVAGUARDA. Situa-se na Rua António Sérgio, Edifício Liberal, Loja Q, 6300-665 Guarda e o quadro profissional da redacção do Nova Guarda - Agência de Informação, Lda. é constituído por profissionais qualificados e experientes, com carteira profissional.
2.1 HISTORIAL DA NOVA GUARDA - AGÊNCIA DE INFORMAÇÃO, LDA
A Nova Guarda - Agência de Informação, Lda, pública o jornal NOVAGUARDA que saiu para as bancas pela primeira vez no dia 3 de Janeiro de 1996. Foi constituído como empresa, por um conjunto de jovens recém-formados na área do jornalismo.
Nessa primeira etapa, que decorreu até Janeiro de 1997, o Jornal NOVAGUARDA teve a periodicidade quinzenal. Uma gestão pouco rigorosa levou os proprietários a “bater à porta” da Associação de Beneficência Augusto Gil (ABAG) que, em reunião de Direcção, decidiu adquirir o título, apostando numa nova área, mas também colaborando para salvar o projecto.
Foi em 14 de Fevereiro de 1997 que saiu o primeiro número sob a nova direcção e a administração da ABAG. Desde então, a trajectória tem sido sempre no sentido ascendente - mais assinantes, mais leitores, mais publicidade - como consequência lógica da melhoria da qualidade do produto fornecido.
Hélder Sequeira da Costa 3 Em Abril de 1997, o Jornal NOVAGUARDA passa a semanário e dá um passo fundamental para se afirmar no panorama da comunicação social da região. Entretanto, algumas rubricas e secções haviam sido implementadas, criando um jornal com uma identidade própria.
No período de Fevereiro de 1997 a Fevereiro de 1998, o Jornal NOVAGUARDA marcou a sua presença como o primeiro da região a publicar sondagens para as eleições autárquicas. Foram várias as sondagens feitas nos diversos concelhos, sondagens com o máximo rigor, com várias metodologias, entre as quais o voto em urna, respeitando todos os procedimentos exigidos pela Alta Autoridade para a Comunicação Social.
O ano de 1998 foi o da implementação definitiva. Para isso, muito contribuiu a racionalização do processo de produção. Na Guarda, passou a ser feito somente o jornal em suporte informático, sendo as outras etapas do processo entregues a empresas vocacionadas para tal: a impressão passou a ser feita na Gráfica „Mirandela‟ de Lisboa, que também executa o „mailing‟, ficando a distribuição a cargo da distribuidora VASP. A conjunção destes dois factores permitiu ter um jornal sempre a tempo e distribuído em todas as bancas do distrito da Guarda e em muitas bancas dos distritos de Castelo Branco, Coimbra, Lisboa e Viseu.
Em Agosto de 1998, começa a sair o suplemento desportivo „Bolas & Recordes‟, passando o jornal a ter 32 páginas semanalmente, como base, tornando-se o maior do Distrito (em número de páginas). Deste modo, pelo menos no desporto, todo o Distrito passou a ser contemplado no NOVAGUARDA.
Em 1998, o Jornal deixou de ser impresso pela Gráfica „Mirandela‟ de Lisboa, para passar a ser impresso pelo Grupo Zeta, em Salamanca, por motivos de qualidade de impressão. Em 2002, o Grupo Zeta mudou as instalações da gráfica para Placencia – Cáceres – onde actualmente o NOVAGUARDA é impresso.
Entretanto o Jornal mudou de instalações e ficou sedeado na Praça Luís de Camões, num espaço sobre os conhecidos „Balcões‟. Apesar de a localização ser óptima, o espaço mostrar-se-ia insuficiente para as exigências de uma organização destas características, a qual envolve diferentes tarefas e consequentes sectores.
Hélder Sequeira da Costa 4 Em Julho de 1999, o Jornal deixou as instalações da Praça Velha para se instalar na Rua António Sérgio, n.º 49, 4.º andar, passando a dispor de dois amplos apartamentos o que permitiu a disponibilização de espaços próprios para os diferentes departamentos da empresa. Em Agosto de 2000, a distribuição dos jornais nos pontos de venda passou a ser feita pela própria empresa, nas suas próprias viaturas, mudança esta que trouxe menos despesas e maior notoriedade junto da população.
Hoje em dia, o jornal conta já com cerca de 4000 assinantes e uma tiragem média de 6000 jornais por semana, algo digno de sublinhar tendo em conta as dificuldades do passado e o difícil panorama económico actual.
2.2 ESTRUTURA FUNCIONAL
A redacção da Nova Guarda - Agência de Informação, Lda, é constituída por quatro jornalistas, dois comerciais, uma paginadora e uma contabilista, sendo que existe uma cadeia de comando onde no topo se encontra o Director.
A Nova Guarda - Agência de Informação, Lda, recorre também, frequentemente a estagiários formados em diversas escolas de formação profissional e superior como forma de intercâmbio de conhecimentos e possivelmente alargar os quadros da empresa.
2.3 SISTEMA INFORMÁTICO
Em 2008 o software utilizado era o Phc Corporate que permite uma avançada configuração para adaptação do software a cada área de negócio mas devido à ausência de assistência técnica a Nova Guarda - Agência de Informação, Lda, optou por adoptar outro sistema informático em 2009, o Gestware. A gestware é uma empresa nacional produtora e distribuidora de Software de Gestão, possuidora de um vasto know-how nos domínios da produção de software multi-utilizador, da assistência técnica e da comercialização.
Hélder Sequeira da Costa 5
3. ENQUADRAMENTO DO ESTÁGIO
O presente relatório enquadra um estágio realizado na área da contabilidade, ao abrigo do Protocolo ESTG/OTOC. As actividades realizadas cumprem o estabelecido no Artigo 6º do Regulamento de Estágio da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas (CTOC, 2002), nomeadamente:
Plano de Estágio
1. O estágio profissional deve, pelo menos, incidir sobre os seguintes aspectos: a) Aprendizagem relativa à forma como se organiza a contabilidade nos termos
dos planos de contas oficialmente aplicáveis, desde a recepção dos documentos até ao seu arquivo, classificação e registo;
b) Práticas de controlo interno;
c) Apuramento de contribuições e impostos e preenchimento das respectivas
declarações;
d) Encerramento de contas e preparação das demonstrações financeiras e
restantes documentos que compõem o “dossier fiscal”;
e) Preparação da informação contabilística para relatórios e análise de gestão
e informação periódica à entidade a quem presta serviços;
f) Identificação e acompanhamento relativo à resolução de questões da
organização com o recurso a contactos com os serviços relacionados com a profissão.
Tudo o que se relaciona com a área financeira da empresa é fulcral para que os utentes da informação financeira (fornecedores, financiadores, trabalhadores, investidores, administração pública, administradores e gestores da entidade, outros credores e público em geral) consigam determinar em qualquer altura a verdadeira situação económica de determinada organização. E, por isso, e para que esse mesmo
Hélder Sequeira da Costa 6 público-alvo possa sintetizar e reconhecer essa informação, é deveras fundamental que a informação financeira obedeça aos seguintes critérios qualitativos: relevância e materialidade, fiabilidade, comparabilidade e compreensibilidade.
No seio da instituição de acolhimento, irei destacar procedimentos contabilísticos que suportam a realização do estágio ao abrigo do Protocolo entre ESTG/OTOC, bem como proceder à sua análise.
Hélder Sequeira da Costa 7
4. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA ALVO DE ESTUDO
O código deontológico dos técnicos oficiais de contas alerta-nos para o seguinte:
Artigo 10º - Confidencialidade
1. Os Técnicos Oficiais de Contas e os seus colaboradores estão obrigados ao sigilo profissional sobre os factos e documentos de quem tomem conhecimento no exercício das suas funções, devendo adoptar medidas adequadas para a sua salvaguarda.
2. O sigilo profissional abrange ainda documentos ou outras coisas que se relacionem, directa ou indirectamente, com os factos sujeitos a sigilo.
3. A obrigação de sigilo profissional não está limitado no tempo, isto é, mantém-se mesmo após a cessação de funções.
4. Cessa a obrigação de sigilo profissional quando os Técnicos Oficiais de Contas tenha sido de tal dispensados pelas entidades a quem prestam serviços ou por decisão judicial ou ainda quando tenham de dar cumprimento aos deveres legais de informação perante a Direcção-Geral dos Impostos, a Inspecção Geral de Finanças e outros organismos legalmente competentes na matéria. 5. Fora das situações elencadas no número anterior, os Técnicos Oficiais de
Contas só ficam dispensados desta obrigação quando previamente autorizados pela Direcção da Câmara, em casos devidamente justificados.
6. A obrigação de guardar sigilo profissional inclui também a proibição de utilização, em proveito próprio ou de terceiros, de informação obtida no exercício das funções.
7. Os membros dos órgãos da Câmara não devem revelar nem utilizar informação confidencial de que tenham tomado conhecimento no exercício das suas responsabilidades associativas, excepto nos casos previstos na lei.
Desta forma, todos os dados que permitem identificar a empresa objecto de estudo deste relatório foram alterados de forma a garantir a confidencialidade expressa no artigo 10º.
Hélder Sequeira da Costa 8 Assim, o estagiário procederá à elaboração da contabilidade da empresa Agência Egitaniense, Lda, Pessoa Colectiva (NIPC): 504 567 896 cujos planos de contas se apresentam no Anexo 1 (relativo ao exercício de 2008) e no Anexo 2 (relativo ao exercício de 2009). Os dois anexos diferenciam-se nas suas subdivisões de contas, visto pertencerem a programas diferentes.
A Agência Egitaniense, Lda, é uma sociedade por quotas com o código 63990 de actividade económica (CAE). Tem um capital social de 44.891,82 euros. A actividade principal é a prestação de serviço de informação. Situa-se na Rua Cidade Wattrelos n.º 30, Povoa do Mileu, 6300-542 Guarda.
Hélder Sequeira da Costa 9
5. ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS
5.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS
As actividades desenvolvidas durante o estágio estiveram relacionadas a empresas com contabilidade organizada nos termos do POC e do artigo 115º do Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Colectivas (CIRC):
Artigo 115º – Obrigações contabilísticas das empresas
1 - As sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, as cooperativas, as
empresas públicas e as demais entidades que exerçam, a título principal, uma actividade comercial, industrial ou agrícola, com sede ou direcção efectiva em território português, bem como as entidades que, embora não tendo sede nem direcção efectiva naquele território, aí possuam estabelecimento estável, são obrigadas a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei comercial e fiscal que, além dos requisitos indicados no nº 3 do artigo 17º, permite o controlo do lucro tributável.
2 - As entidades referidas no número anterior que estejam impossibilitadas de
obter autenticação dos livros de inventário e balanço e diário nos termos da legislação comercial devem apresentar esses livros, antes de utilizados, com as folhas devidamente numeradas, no serviço de finanças da respectiva área, para que sejam assinados os seus termos de abertura e encerramento e rubricadas as respectivas folhas, podendo ser cancelada.
3 - Na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte: a) Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos,
datados e susceptíveis de serem apresentados sempre que necessário;
b) As operações devem ser registadas cronologicamente, sem emendas ou
rasuras, devendo quaisquer erros ser objecto de regularização contabilística logo que descobertos.
Hélder Sequeira da Costa 10
4 - Não são permitidos atrasos na execução da contabilidade superiores a 90
dias, contados no último dia do mês a que as operações respeitam.
5 - Os livros de contabilidade, registos auxiliares e respectivos documentos de
suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos.
6 - Quando a contabilidade for estabelecida por meios informáticos, a
obrigação de conservação referida no número anterior é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.
7 - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos que não sejam
documentos autênticos ou autenticados podem, decorridos três exercícios após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do director-geral dos impostos, ser substituídos, para efeitos fiscais, por microfilmes ou suportes digitalizados que constituam sua reprodução fiel e obedeçam as condições que forem estabelecidas.
(redacção dada pela lei nº 55-b/ 2004, de 30 de Dezembro)
Para além dos sujeitos passivos mencionados no número anterior, nos termos do artigo 117º, nº 1 do Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (CIRS) estão também obrigados a dispor de contabilidade organizada:
Artigo 117 º – Obrigações contabilísticas
1 - Os titulares de rendimentos da categoria B que não estejam abrangidos pelo
regime simplificado de tributação são obrigados a dispor de contabilidade organizada, nos termos da lei comercial e fiscal, que permita o controlo do rendimento apurado.
2 - Aos sujeitos passivos referidos no número anterior é aplicável o disposto no
Hélder Sequeira da Costa 11 O artigo 31º do Código Comercial diz-nos que os livros obrigatórios para as empresas com contabilidade organizada são:
Artigo 31.º – Livros obrigatórios
1 - As sociedades comerciais são obrigadas a possuir livros para actas.
2 - Os livros de actas podem ser constituídos por folhas soltas numeradas
sequencialmente e rubricadas pela administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando existam, pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa da assembleia-geral da sociedade, que lavram, igualmente, os termos de abertura e de encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
Estes livros deverão ser legalizados nos termos do artigo 32º do Código Comercial, sendo a entidade responsável por este processo a Conservatória do Registo Comercial onde o sujeito passivo tiver a sua sede.
A gestão conveniente de documentos é essencial, porque assegura que a informação produzida e utilizada é bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade da informação, além de que, proporciona benefícios como: a racionalização do arquivo, eficiência e rapidez no desenvolvimento das actividades diárias e nas tomadas de decisões, e o controlo documental desde o momento da sua recepção e produção até ao destino final.
5.2 ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
A empresa acolhedora de estágio, organiza os documentos recepcionados por dossiers, dentro dos quais se encontram separados de forma qualitativa, de modo a facilitar a sua pesquisa e localização.
Hélder Sequeira da Costa 12 O arquivo é subdividido de acordo com a antiguidade dos documentos. Os documentos são arquivados obedecendo a regras específicas e ordenados por temporalidade trimestral e guardados em local designado para o efeito de modo a facilitar a consulta.
O arquivo é constituído pelas seguintes pastas:
Dossier de vendas – Facturas de Vendas (assinantes, publicidade, anúncios e notários), Vendas a Dinheiro, Guias de Transporte e Recibos.
Dossier de contabilidade – Subdividido em Diário de Caixa (depósitos, recibos diversos - CTT, Combustível, Almoços, etc; Diário de Bancos (cheques, recibos de rendas, pagamentos de impostos, serviços caixa e-banking e avisos de débito bancários, smas e seguros) e Diário de Despesas Diversas (n\notas de crédito, v\notas de débito, facturas de combustível, facturas de telecomunicações, electricidade e de subcontratos.)
Dossier de bancos – Documentos enviados pelo banco;
Dossier de pessoal e contratos de trabalho – Contém os contratos de trabalho de cada trabalhador;
Dossier de recibos de pessoal e retenções na fonte – Recibos passados ao pessoal e retenções na fonte efectuada sobre as remunerações dos seus funcionários e sobre o valor da renda;
Dossier de imposto de selo, declarações periódicas e modelo 41/42 – Relativo ao imposto de selo pago e às declarações periódicas enviadas, assim como contém as guias de pagamento modelo 41/42 do IR.
Dossier de memorandos – Reuniões, propostas e pedidos do foro interno da empresa;
Dossier de razão e balancete (Fiscal) – Contém os documentos contabilísticos de demonstração financeira, assim como os de prestação de contas;
Hélder Sequeira da Costa 13 No que compete às facturas, estas têm de estar em conformidade com o disposto nos números 4 e 5 do artigo 35º do Código do Imposto sobre Valor Acrescentado, os quais referem os elementos identificativos que devem constar numa factura:
Artigo 35º – Prazo de emissão e formalidades das facturas e documentos
equivalentes (…)
4 - Os documentos referidos nos números anteriores devem ser processados em
duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.
5 - As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados
sequencialmente e conter os seguintes elementos:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do
fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços
prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas deverão ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
c) O preço líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor
tributável;
d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
e) O motivo justificativo de não aplicação do imposto, se for caso disso;
f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os
serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura.
Hélder Sequeira da Costa 14 5.3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação dos documentos segue o normativo do Plano Oficial de Contabilidade1, sendo o plano de contas ai constante, adequado e ajustado à actividade da empresa em causa, respeitando os critérios de valorimetria, e os princípios contabilísticos, bem como as directrizes e as normas contabilísticas.
Os documentos classificados são geralmente acompanhados por uma folha processual respeitante ao movimento em causa (Saída de caixa, Entrada de caixa, Nota de lançamento interno, etc.) que contém a data, a empresa a que respeita, o número de documento interno e externo, assim como a descrição e a respectiva contabilização segundo o POC. Os documentos devem organizar-se desta forma para facilitar a sua localização em conformidade com o artigo 45 º do CIVA:
Artigo 45º CIVA (…)
2 – Para tal efeito, as facturas, documentos equivalentes e guias ou notas de
devolução, incluindo os emitidos, em nome e por conta do sujeito passivo, pelo próprio adquirente dos bens ou dos serviços ou por um terceiro, serão numerados seguidamente, em uma ou mais séries convenientemente referidas, devendo conservar-se na respectiva ordem os conservar-seus duplicados e, bem assim, todos os exemplares dos que tiverem sido anulados ou inutilizados, com averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituíram, se for caso disso.
Devo ainda referir que dos documentos da Agência Egitaniense, Lda., seleccionei apenas, como exemplo, os mais usualmente utilizados.
1
Actualmente aplica-se o sistema de normalização contabilística, alteração provocada pelo Decreto-Lei n.º 158/2009 de 13 de Julho, com entrada em vigor a partir do dia 1 de Janeiro de 2010.
Hélder Sequeira da Costa 15
Dossier de Contabilidade
Diário de Caixa
O diário de caixa contém todos os movimentos efectuados com o dinheiro de caixa da empresa num determinado mês. Neste caso, temos uma venda a dinheiro de gasóleo e, de acordo com a alínea b) do nº 1 do artigo 21º do CIVA, o IVA nas aquisições de gasóleo é dedutível em 50% do seu valor se considerarmos que o combustível foi adquirido para uso de um veículo ligeiro de mercadorias afecto à empresa tal como representado no Quadro 1:
Quadro 1 – Venda a Dinheiro de Gasóleo
Conta Débito Crédito
6221227 5,00 € 6221223 4.17 € 2432331 0,83 € 111 10,00 € Fonte: Anexo 3 Diário de Bancos
O diário de bancos é constituído pelas operações interbancárias mensais efectuadas e irei demonstrar no Quadro 2 como exemplo uma factura do banco sobre o contrato de leasing:
Quadro 2 – Factura do Banco sobre Contrato de Leasing
Conta Débito Crédito
2432231 50,83 €
68171 13,13 €
261100000002 241,00 €
124 304,96 €
Hélder Sequeira da Costa 16 Diário de Diversos
Este diário contém as notas de crédito, notas de débito, e facturas diversas de fornecedores de bens e serviços, tal como consta no Quadro 3:
Quadro 3 – Factura da Portugal Telecom
Conta Débito Crédito
6317 0,11 € 622223 53,86 € 2211000000012 10,77 € 124 64,74 € Fonte: Anexo 5
Dossier de Vendas
Facturas de VendasUma factura é um documento transmissível, fundamental nas transferências comerciais a crédito e representa o ganho obtido resultante da actividade operacional (venda de assinaturas e publicação de anúncios). Sendo emitida pela entidade vendedora, ela refere as condições e as especificidades da operação, nomeadamente, o número da encomenda do cliente, o número da guia de remessa, quantidades, designações, preços unitários e totais das mercadorias, assim como os descontos efectuados, os encargos debitados, o IVA, o prazo e as condições de pagamento conforme demonstrado no Quadro 4.
2
Alerta-se para o facto de não se identificar o nome dos clientes e fornecedores com vista a cumprir o sigilo profissional.
Hélder Sequeira da Costa 17 Quadro 4 – N/Factura de Publicação de Publicidade
Conta Débito Crédito
211100000002 718,27 €
2433113 598,56 €
721131 119,71 €
Fonte: Anexo 6
Vendas a Dinheiro
A venda a dinheiro é utilizada na Agência Egitaniense, Lda., para transmissões de reduzido valor e pagamentos a pronto, e classifica-se da seguinte forma no Quadro 5:
Quadro 5 – Venda a Dinheiro de Assinatura Anual de Jornal
Conta Débito Crédito
111 25,00 €
2433111 23,81 €
72121 1,19 €
Fonte: Anexo 7
Recibos
Um recibo é um comprovativo de pagamento de determinada factura e serve de suporte para a referida contabilização. O recibo deve ser anexo ao comprovativo do referido pagamento (Quadro 6).
Quadro 6 – Recibo do Cliente
Conta Débito Crédito
121 576,00 €
211100000103 576,00 €
Hélder Sequeira da Costa 18 Guias de Transporte
A Guia de Transporte é o documento legal emitido pelo transportador para acompanhar a mercadoria durante o transporte em território português, assim sendo, não
são alvo de classificação ou contabilização (Anexo 9).
Após ter organizado, separado e classificado cada documento contabilisticamente surge, então, uma das tarefas mais importantes da contabilidade, que exige uma grande dose de concentração, ou seja, verificar que não existem erros de contabilização, organização cronológica ou duplicação de documentos.
5.4 LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS
Nesta fase, efectuam-se os lançamentos contabilísticos no sistema informático. O Gestware é um programa muito completo e simples, que disponibiliza todos os mapas legalmente exigíveis e um conjunto de estatísticas para análise da situação económico-financeira da empresa. Permite portanto que a gestão administrativa esteja em perfeita sintonia com a gestão comercial, facilitando qualquer tipo de consulta a vários níveis (gestão de pessoal, vendas, contabilidade, etc.).
No lançamento consta sempre a data, o número interno do documento que é atribuído sequencialmente pelo programa, e o número externo que corresponde ao número dos respectivos documentos.
No mesmo menu onde são inseridos os dados de contabilização dos documentos, podem referir-se ainda, os seguintes elementos:
A descrição do documento que é atribuída consoante o tipo de documento (Ex: V/Recibo);
Número de origem, que corresponde ao número identificativo do documento;
Hélder Sequeira da Costa 19 Conta, onde são colocadas as contas ou subcontas correspondentes à
classificação do documento;
Valor, montante correspondente a cada conta ou subconta;
Descrição do movimento, consoante a coluna onde é digitado o valor ou montante do documento.
Qualquer tipo de lançamento tem obrigatoriamente que ter suporte documental, tal como previsto nas alíneas a) e b) do artigo 115º do CIRC.
5.5 ARQUIVO
O arquivo é considerado essencial para qualquer actividade económica, quer em termos financeiros, quer fiscais. A organização documental tem vindo a assumir um papel cada vez mais importante nas empresas. Sendo assim, deve obedecer a um conjunto de critérios que a tornem útil, funcional e economicamente viável.
Segundo o artigo 40º do Código Comercial, o arquivo é obrigatório para todos os comerciantes:
“1 - Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos.
2 - Os documentos referidos no número anterior podem ser arquivados com
Hélder Sequeira da Costa 20 5.6 PROCESSAMENTO DE SALÁRIOS
O processamento dos salários na Agência Egitaniense, Lda., é realizado através do Gestware, utilizando uma aplicação denominada «Gestão de Pessoal», que permite automatizar todos os passos relativos ao processamento de vencimentos da empresa. Cada funcionário da empresa detém uma ficha individual personalizada com os seus dados pessoais e com as especificidades respeitantes ao seu contrato de trabalho (duração do contrato, regime de contribuição para a segurança social, vencimento e categoria profissional).
As taxas utilizadas pela Segurança Social, correspondentes à taxa social única (TSU), no cálculo das contribuições a efectuar pelos trabalhadores e entidade empregadora são as constantes no Quadro 7:
Quadro 7 – Regime Geral de Contribuição da Segurança Social
Fonte: http://www.seg-social.pt, em 25 de Fevereiro de 2010.
No momento em que se procede ao pagamento dos respectivos vencimentos (geralmente no fim do mês), são introduzidos os números relativos à assiduidade do trabalhador na respectiva aplicação (nº de faltas, nº de dias de subsídio de almoço, ajudas de custo e prémios ou comissões sobre lucros) e o programa processa o mapa de vencimentos do trabalhador descriminando o vencimento base, as retenções para a segurança social, a retenção sobre o rendimento de pessoas singulares e, claro, o
Hélder Sequeira da Costa 21 vencimento líquido. É também processada em simultâneo a Declaração de Remunerações para a Segurança Social dos trabalhadores dependentes, utilizando o serviço de Entrega de Declarações de Remunerações por Internet (DRI), num ficheiro magnético para, posteriormente, ser enviado à Segurança Social via Internet, através de uma aplicação denominada Gestão de ficheiros DRI da Segurança Social.Através da aplicação «Gestão de Pessoal» é processado um mapa de imputação dos salários a centros de custo (ordenado do estagiário e ordenado do pessoal) e que posteriormente vão ser lançados na aplicação «Contabilidade» do Gestware.
Antes de mais, temos de calcular o valor das contribuições para a segurança social (Quadro 8):
Quadro 8 – Cálculo das Contribuições para a Segurança Social
Fonte: Elaboração própria
São no total 8 trabalhadores efectivos, sendo que apenas um (D) faz parte dos órgãos sociais. O ordenado do estagiário é pago em 40 % pela Agência Egitaniense, Lda, e o restante pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) no âmbito da Portaria nº 586-A/2005, de 8 de Julho, que regulamenta a Medida INOV-JOVEM. 3
Alerta-se para o facto de não se identificar o nome dos trabalhadores com vista a cumprir o sigilo profissional. NIF Nome do trabalhador Data de nascimento Dias de trabalho Valor da remuneração Taxa % Valor da contribuição 11181911847 A3 1972/12/22 30 450,00 € 34,75 156,38 € 11182175426 B 1976/07/11 30 450,00 € 34,75 156,38 € 11104220132 C 1976/02/18 30 511,27 € 34,75 177,67 € 11181623730 D 1965/10/30 30 511,27 € 31,25 159,77 € 10955876061 E 1981/05/11 30 463,50 € 11,00 50,99 € 11154508439 F 1983/05/29 30 463,50 € 11,00 50,99 € 11181751663 G 1968/11/20 30 450,00 € 11,00 49,50 € 12026485838 H 1972/11/16 30 450,00 € 11,00 49,50 € TOTAL: 8 - - 3749,54 € - 851,18 €
Hélder Sequeira da Costa 22 Assim, o lançamento contabilístico do processamento de salários será:
Quadro 9 –Processamento de Ordenados do Estagiário
Conta Débito Crédito
2421 50,00 €
2623 957,68 €
6421 922,28 €
6427 85,40 €
Fonte: Anexo 10
Quadro 10 – Processamento de Ordenados do Pessoal
Conta Débito Crédito
2452 159,77 € 24531 490,43 € 24532 200,98 € 2621 556,14 € 2622 3692,05 € 6411 511,27 € 6417 96,00 € 6421 3238,27 € 6427 710,00 € 6428 100,00 € 64511 108,64 € 64512 335,17 € Fonte: Anexo 10
Quadro 11 – Pagamento das Remunerações
Conta Débito Crédito
2621 556,14 €
2622 3692,05 €
2623 957,68 €
121 5205,87 €
Hélder Sequeira da Costa 23 O recibo original é, então, entregue ao trabalhador e o duplicado é entregue à contabilidade para ser contabilizado. O pagamento da TSU processa-se debitando as contas respectivas em contrapartida da conta 121 (Quadro 12).
Quadro 12 – Pagamento de TSU de Dezembro
Conta Débito Crédito
24531 490,43 €
2452 159,77 €
24532 200,98 €
121 851,18 €
Fonte: Elaboração própria
Relativamente à retenção efectuada, esta deve ser paga até ao dia 20 do mês seguinte ao do processamento. A declaração é enviada para a Direcção Geral de Impostos (DGCI), electronicamente (http://www.e-financas.gov.pt) de forma a comprovar o seu pagamento, visto ser uma obrigação da empresa (em conformidade com a Portaria n.º1214/2001, de 23 de Outubro).
Segundo o art. 99º, 100º e 101º do CIRS os rendimentos das categorias A, B, E, F e H, assim como as comissões devidas pela intermediação na celebração de qualquer negócio, estão sujeitos a retenção na fonte de IRS, no acto do pagamento, do vencimento, no apuramento do quantitativo, ou na transmissão e liquidação das operações.
Os rendimentos auferidos como trabalhador dependente (categoria A) e as pensões (categoria H) estão sujeitas a retenção na fonte e as taxas de retenção mensal variam consoante a situação familiar e pessoal do contribuinte:
Rendimento; Estado civil;
Hélder Sequeira da Costa 24 Número de filhos a seu cargo;
No caso de ser, ou não, o único membro do casal com rendimento;
No caso de ser, ou não, portador de deficiência com grau de invalidez superior a 60 %.
Tratando-se de entidades que, dispondo ou devendo dispor, de contabilidade organizada e que sejam devedoras de rendimentos das categorias B, E, e F, são obrigadas a proceder à retenção do imposto às taxas de 10%, 15%, ou 20%, tendo em conta o tipo de rendimento. É também fulcral fazer a distinção entre retenção de impostos entre titulares residentes e não residentes.
A entrega do imposto devido é acompanhada pela declaração de retenções na fonte IRS/IRC e Imposto de Selo, e o pagamento, tal como previsto no artigo 105º do CIRS, deve ser efectuado na tesouraria da repartição de finanças, em instituições bancárias autorizadas, ou nos correios.
Na Agência Egitaniense, Lda., as retenções na fonte em sede de IRS são feitas, sobre as remunerações dos seus funcionários e sobre o valor de uma renda, sendo contabilizada da seguinte forma, conforme Quadros 13 e 14:
Quadro 13 – Pagamento de Retenção na Fonte sobre Ordenados
Conta Débito Crédito
2421 50,00 €
121 50,00 €
Fonte: Anexo 11
Quadro 14 – Pagamento de Retenção na Fonte sobre Renda
Conta Débito Crédito
2424 69,69 €
121 69,69 €
Hélder Sequeira da Costa 25 O montante de retenção na fonte a entregar ao Estado, é demonstrado num mapa emitido a partir do programa Gestware, na aplicação de Gestão de Pessoal – Contabilidade, onde visionamos directamente o valor das retenções efectuadas sobre os funcionários da empresa. O envio da declaração é efectuado via Internet, através da página da DGCI, sendo emitida uma guia em duplicado para pagamento do imposto.
5.7 APURAMENTO DO IVA
O IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) é um imposto indirecto e plurifásico sobre o consumo dos bens e serviços, visto que é liquidado ao longo do circuito económico, e não é cumulativo uma vez que é permitida a dedução do imposto suportado na aquisição de bens e serviços indispensáveis à realização da venda.
Quando se verificam diferenças entre o IVA liquidado4 e o IVA dedutível5, com as respectivas regularizações, temos imposto a pagar ou a recuperar.
O Código do IVA (CIVA) e o Regime do IVA nas Transacções Intracomunitários (RITI) são os diplomas que regem o IVA.
O artigo 1.º do CIVA diz-nos que estão sujeitos a este imposto:
Artigo 1 º – Incidência
a) As transmissões de bens e as prestações de serviços efectuadas em território nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal;
b) As importações dos bens;
c) As operações intracomunitárias efectuadas no território nacional, tal como
são definidas e regulamentadas no RITI. 4
O imposto é liquidado pelo sujeito passivo nas vendas, prestações de serviços, nas operações referidas nos números 11,13, 17 b) e 19 do art.6º do CIVA, nos auto-consumos externos, na afectação de bens a sector isento e nas operações gratuitas.
5
O imposto é dedutível nas aquisições de bens e serviços, nas referidas nos números 11,13,17 b) e 19 do art.6º do CIVA, nos adiantamentos a fornecedores e nas importações.
Hélder Sequeira da Costa 26 Em operações efectuadas entre sujeitos passivos residentes no território nacional, a liquidação do imposto será efectuada por quem vende os bens ou presta os serviços. Nas transmissões de bens efectuados entre sujeitos passivos localizados em diferentes países, a regra da origem deixa de ter efeito e aplica-se a regra do destino, sendo as operações tributadas no País onde os bens são consumidos, cabendo ao adquirente liquidar e deduzir o IVA.
Como não existem fronteiras na União Europeia, quem liquida é quem recebe os bens, e assim sendo nas operações de aquisições entre diferentes países a saída dos bens não implica qualquer imposto. Nas importações de bens, o imposto terá de ser pago no acto de desembarque às autoridades alfandegárias (liquidação no País de destino).
O sujeito passivo que exerça uma actividade sujeita a IVA está, também, obrigado a entregar antecipadamente uma declaração de início de actividade no Serviço de Finanças competente, conforme o artigo 30º do CIVA.
Quando se verificarem alterações dos elementos presentes na declaração de início de actividade, o sujeito passivo terá de entregar uma declaração de alterações àss Finanças, no prazo de 15 dias a contar da data da alteração, em impresso de modelo oficial, por força do nº 2 do artigo 112º do CIRS.
As taxas de imposto de IVA, que estão definidas no artigo 18º do CIVA são actualmente as constantes no quadro 15. Contudo, o número 8 do mesmo artigo diz-nos que a taxa aplicável é a que vigorará no momento em que o imposto se torne exigível.
Quadro 15 – Taxas do IVA
Hélder Sequeira da Costa 27 As taxas aplicam-se da seguinte forma:
Taxa reduzida é aplicada às importações, operações intracomunitárias, transmissões de bens e prestações de serviços que constem na lista I anexa ao CIVA.
Taxa intermédia é aplicada às importações, operações intracomunitárias, transmissões de bens e prestações de serviços, presentes na lista II anexa ao CIVA.
Taxa normal aplica-se às importações, operações intracomunitárias, transmissões de bens e prestações de serviços, a que não se aplique a taxa de 5% ou de 12%, isto é, às importações, operações intracomunitárias, transmissões de bens e prestações de serviços que não constem nas listas I e II anexas ao código.
A contabilização do IVA incidente sobre as transacções faz-se utilizando a seguinte fórmula:
Taxa de IVA × (Preço do Produto – Descontos + Despesas de Compra) = IVA
A declaração periódica deve ser enviada nos prazos previstos no artigo 40º do CIVA:
No regime mensal deve ser enviado até ao dia 10 do 2.º mês seguinte àquele a que respeitam as operações, no caso de sujeitos passivos com um volume de negócios igual ou superior a € 650.000 no ano civil anterior.
No regime trimestral, até ao dia 15 do 2.º mês seguinte ao trimestre do ano civil a que respeitam as operações, no caso de sujeitos passivos com um volume de negócios inferior a € 650.000 no ano civil anterior.
Hélder Sequeira da Costa 28 O nº 1 do artigo 28º do CIVA declara que os sujeitos passivos são obrigados a enviar mensalmente uma declaração relativa às operações efectuadas no exercício da sua actividade no decurso do segundo mês precedente, com a indicação do imposto devido ou do crédito existente e dos elementos que serviram de base ao respectivo cálculo. Essa declaração periódica deve ser apresentada por transmissão electrónica de dados, considerando-se como cumpridos os prazos aí previstos, desde que a data da sua transmissão tenha ocorrido até ao termo dos prazos definidos no nº 9 do artigo 40º do CIVA, e deve ser enviado pela Internet com os anexos do respectivo modelo.
Outra das obrigações de qualquer sujeito passivo de IVA é a de ter de proceder ao apuramento do imposto através da diferença entre o IVA liquidado e o IVA dedutível.
O apuramento do IVA é realizado na conta 2435 - IVA Apuramento, que se destina a centralizar as operações registadas nas contas 2432 IVA Dedutível, 2433 -IVA Liquidado, 2434 - -IVA Regularizações e 2437 - -IVA a recuperar, para que o seu saldo corresponda ao imposto a pagar ou a recuperar, referente a um determinado período de imposto. Os saldos a crédito passam para a conta 2435 a débito e os saldos a débito da mesma conta passam a crédito.
Se for obtido um saldo devedor na conta 2435 - IVA Apuramento, este será transferido para a conta 2437 - IVA a recuperar, correspondendo a um crédito sobre o Estado, pelo qual a empresa poderá reporta-lo para períodos seguintes, ou então solicitar o seu reembolso. O reembolso deve ser efectuado pela Direcção Geral dos impostos até ao fim do terceiro mês seguinte ao da apresentação do pedido, sendo que após esse período, os sujeitos passivos podem solicitar a liquidação de juros indemnizatórios.
No caso de o saldo obtido ser credor, deverá ser transferida para a conta 2436 - IVA a Pagar, devendo o sujeito passivo entregar o respectivo valor com a apresentação da declaração na Direcção de Serviços de Cobrança do Imposto sobre o Valor Acrescentado ou em outros locais de cobrança legalmente autorizados, segundo art. 27.º do CIVA.
Hélder Sequeira da Costa 29 A figura 1 traduz o apuramento do IVA do 4º Trimestre de 2008 que apresenta um saldo credor 6286,09 €:
Figura 1 – Apuramento do IVA
Fonte: Balancete do mês de Dezembro (Anexo 12)
É gerado automaticamente um ficheiro magnético da declaração do IVA que disponibiliza os valores de IVA dedutível e liquidado. Após verificar cada um dos valores manualmente iremos proceder ao envio, via internet, da respectiva declaração
Hélder Sequeira da Costa 30 periódica modelo A e o respectivo anexo I caso seja necessário. Nesse mesmo instante, cabe-nos imprimir as respectivas guias de pagamento assim como o comprovativo de envio da declaração. O valor do IVA é apurado trimestralmente fazendo uso do programa Gestware, através da aplicação de contabilidade, e podemos encontrar em declarações fiscais o tratamento do IVA – declaração periódica.
A declaração periódica enviada (Anexo 13) foi preenchida nos seguintes campos:
Campos 1 e 3: São os campos respeitantes às bases dos valores de prestação de bens e serviços, correspondentes à conta 72;
Campo 2 e 4: Corresponde ao IVA a favor do estado relativo às bases anteriores;
Campo 8: Corresponde ao valor das operações totais isentas de IVA; Campo 10: É o campo respeitante às aquisições intracomunitárias de
bens;
Campo 11: Relativo ao IVA do campo anterior; Campo 20: IVA deduzido na compra de imobilizado;
Campo 24: Valor de IVA contabilizado nos outros bens e serviços; Campo 40: Valor de IVA trimestral a favor do sujeito passivo;
Campo 61: Corresponde ao excesso a reportar de da declaração anterior; Campo 66 e 68: Respeitante ao anexo do regime de IVA nas
Transacções Intracomunitárias;
Campo 90: Somatório dos campos 1/3/7/8/10; Campo 91: Somatório dos campos 20/24/40; Campo 92: Somatório dos campos 2/4/11;
Hélder Sequeira da Costa 31
6. CONTROLO INTERNO
6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS
Para que um sistema contabilístico seja fiável, ele deverá assentar num sistema de controlo interno singularmente forte. Só assim se poderá confiar na informação gerada. Informações contabilísticas erradas levam indubitavelmente a conclusões erradas e por conseguinte, a tomadas de decisões danosas para a empresa. Assim, a melhor arma contra o insucesso de qualquer empresa é um controlo interno forte pois evita que se criem gastos supérfluos e desnecessários.
“Quando o volume de vendas sofre quebras, torna-se fundamental ter um controlo de custos eficaz. A sobrevivência e a competitividade da empresa podem depender de uma boa gestão de custos.”
Fonte: http://www.ceval.pt/jforum/posts/list/1404.page em 25 de Fevereiro de 2010.
A figura 2 demonstra os benefícios que advêm do controlo interno: Figura 2 – Objectivos do Controlo Interno
Hélder Sequeira da Costa 32 6.2 CONCEITOS
O AICPA - American Institute of Certified Public Accountants, por meio do Relatório Especial da Comissão de Procedimentos de Auditoria, define:
“O Controlo Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adoptados pela empresa, para proteger o seu património, verificar a exactidão e a fidedignidade dos seus dados contáveis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração”.
O Manual do ROC (DRA 410) diz-nos que o sistema de controlo interno interliga cinco componentes entre si:
"Ambiente de controlo" que significa a atitude geral, a consciencialização e as acções da gestão e do órgão de gestão a respeito do sistema de controlo interno e a sua importância dentro da entidade e que dá a tónica a uma organização, influenciando a consciência de controlo do seu pessoal. É o ponto de partida para os outros componentes do controlo interno, proporcionando disciplina e estrutura. "Avaliação do risco" é a identificação e análise pela entidade dos riscos
relevantes para a realização dos seus objectivos, formando a base para a determinação de como os riscos devem ser geridos.
"Procedimentos de controlo" são as políticas e procedimentos que ajudam a assegurar que as directivas da gestão são executadas.
"Informação e comunicação" é a identificação, recolha e troca de informação de forma a permitir aos empregados levarem a cabo as suas responsabilidades.
"Monitorização" é o processo que avalia a qualidade do desempenho do controlo interno ao longo do tempo.
Hélder Sequeira da Costa 33 6.3 LIMITAÇÕES AO CONTROLO INTERNO
Falando em termos económicos actuais em que a concorrência de mercado imposta é enorme, o sistema de controlo interno é fundamental para o desenvolvimento sustentado de qualquer organização, porém, e como em qualquer actividade, existem atenuantes e limites de orçamento, assim como distorções e erros resultantes de fraudes ou falhas humanas que passo a exemplificar:
A exigência usualmente imposta pela administração para a obtenção de um controlo interno eficiente em termos de custo, ou seja, que o gasto com o procedimento de controlo não seja desproporcional em relação à perda potencial, resultante de fraude ou do erro.
O facto de que a maior parte do controlo é direccionado para cobrir transacções conhecidas e rotineiras e não eventuais transacções fora do comum.
O potencial de erro humano por desleixo, omissão, erro de julgamento ou incorrecta interpretação de instruções dadas.
A possibilidade de se escapar a controlos por meio de conluio interno ou externo.
A possibilidade de que determinado controlo seja considerado irrelevante ou esquecido.
A possibilidade de que a alteração do meio envolvente ou a deterioração dos procedimentos implementados tornem obsoleta qualquer controlo interno.
Hélder Sequeira da Costa 34 Na Agência Egitaniense, Lda., o sistema de controlo interno supervisionado pelo seu TOC ao qual todos os funcionários têm de justificar a sua actividade. Os procedimentos internos mais importantes são os seguintes:
Todos os movimentos realizados por caixa são registados num diário e assinados pelos seus intervenientes;
As despesas a que os funcionários incorram no exercício da sua actividade só serão devolvidas mediante a apresentação dos respectivos comprovativos;
Os pagamentos são sempre efectuados por cheque sendo que uma cópia do mesmo será sempre enviada para a contabilidade. Contudo, quando os pagamentos de pequeno montante, utiliza-se o fundo fixo de caixa; São elaboradas mensalmente as listas de clientes devedores, as dívidas
difíceis de cobrar são entregues aos comerciais e cobradores, enquanto as dívidas de curto prazo são impressas no formato de uma carta de aviso e enviadas por correio;
A documentação bancária é primeiramente aberta pelo director sendo em seguida conferida, contabilizada e arquivada pela contabilidade;
A assiduidade é cuidadosamente registada e justificada em reunião própria para o efeito, de modo a evitar erros no processamento de salários;
O dinheiro em caixa é contado pelo TOC e registado no diário de caixa no fim do dia.
É também efectuada mensalmente uma reconciliação bancária como medida preventiva.
Hélder Sequeira da Costa 35 6.4 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
6.4.1 NOTA INTRODUTÓRIA
Como foi anteriormente referido os procedimentos de gestão, são todo o conjunto de acções funcionais necessárias para que os riscos sejam geridos, com o intuito de alcançar os objectivos da empresa. Estes procedimentos podem ser designados da seguinte forma (Figura 3):
Figura 3 – Procedimentos de Controlo Interno
Fonte: Adaptado de Simões (2006)
A auditoria interna é, por isso, muito importante. É a actividade que, numa empresa, ajuda o gestor a estabelecer processos que asseguram a “rastreabilidade” das suas decisões. Este conceito é de grande importância para a gestão de uma empresa, porque permite controlar cada passo efectuado e clarificar se houve um desvio no procedimento habitual e o responsável pelo mesmo.
Hélder Sequeira da Costa 36 6.4.2 RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA
A Reconciliação Bancária é o processo pelo qual é feita uma comparação entre o saldo da contabilidade de uma empresa e o saldo do seu banco (Figura 4). Geralmente, estes dois saldos nunca coincidem devido a documentos em trânsito, e isso implica que seja efectuada uma comparação entre o extracto detalhado da contabilidade e o do banco, de forma a descobrir a causa dessa diferença.
Esta operação deve ser efectuada mensalmente de forma a existir um controlo sobre as contas de depósitos à ordem, por alguém que não tenha à sua responsabilidade a contabilização das operações ou a salvaguarda dos activos, promovendo a rotatividade de funções e a diminuição de desvios.
Neste processo confrontam-se, o extracto de conta da empresa e o extracto mensal do banco analisando, cuidadosamente os movimentos que não se encontram num ou noutro e, para tal, utiliza-se um método vulgarmente designado por “picar” que não é mais do rasurar ou assinalar os movimentos que coincidem nos dois extractos. Aqueles que no final deste procedimento não se encontrarem assinalados, devem ser verificados na contabilidade e corrigidos se for esse o caso. Caso permaneçam dúvidas em relação a algum movimento efectuado ou ao saldo corrente de algum fornecedor, deveremos contactar a empresa em causa e pedir o respectivo extracto de conta.
Figura 4 – Reconciliação Bancária
Hélder Sequeira da Costa 37 A maioria das empresas continua a efectuar a reconciliação no seio da contabilidade justificando, assim, que esta faz uma auditoria interna na área financeira da empresa, descobrindo os erros e/ou desvios que o sector financeiro tiver cometido
A diferença entre os saldos deve-se maioritariamente às seguintes situações: Erros na classificação e contabilização de documentos;
Lançamento errado ou trocado dos documentos;
Documentos em trânsito (facturas, cheques, transferências, encargos e comissões bancárias, etc.) e, por isso, contabilizados em momentos diferentes, no banco ou na contabilidade;
Discordância nos montantes ou nos valores processados; Documentos ausentes ou extraviados.
6.4.3 RECONCILIAÇÃO DE TERCEIROS
É também importante que se faça a reconciliação das contas dos clientes, e dos fornecedores e outros devedores e credores, porem é pouco frequente, pois a informação de que retiraríamos deste procedimento seria menos vasta e justificar-se ia apenas numa óptica de confirmação de saldos.
Obtendo diferenças de saldos, temos de apurar o que a originou. Geralmente utiliza-se um extracto de conta corrente para verificar se existem duplicações, ausência de facturas ou erros. Se tivermos de proceder a rectificações, iremos usar movimentos de estorno sendo que estes deverão ser devidamente justificados em anexo na contabilidade. Após terem sido rectificados, o Balancete Analítico estará correcto.
