Como montar um escritório de cobrança

Como montar um

escritório de

cobrança

Expediente

Presidente do Conselho Deliberativo

Robson Braga de Andrade – Presidente do CDN

Diretor-Presidente

Guilherme Afif Domingos

Diretora Técnica

Heloísa Regina Guimarães de Menezes

Diretor de Administração e Finanças

Vinícius Lages

Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora

Mirela Malvestiti

Coordenação

Luciana Rodrigues Macedo

Autor

LAURI TADEU CORREA MARTINS

Projeto Gráfico

Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura /

Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação /

Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor /

Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas /

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Sumário

5 5. Estrutura ... 6 6. Pessoal ... 7 7. Equipamentos ... 8 8. Matéria Prima/Mercadoria ... 9 9. Organização do Processo Produtivo ...

10 10. Automação ... 11 11. Canais de Distribuição ... 11 12. Investimento ... 12 13. Capital de Giro ... 13 14. Custos ... 14 15. Diversificação/Agregação de Valor ... 15 16. Divulgação ... 16 17. Informações Fiscais e Tributárias ...

18 18. Eventos ... 18 19. Entidades em Geral ... 19 20. Normas Técnicas ... 19 21. Glossário ... 20 22. Dicas de Negócio ... 20 23. Características ... 21 24. Bibliografia ... 23 25. Fonte ... 23 26. Planejamento Financeiro ...

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura /

Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação /

Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor /

Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas /

Sumário

Apresentação / Apresentação

1. Apresentação

Empresas de diferentes portes e segmentos contratam escritórios de cobrança para recuperar dívidas vencidas e não pagas pelos clientes.

Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o

empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender?

A realização de cobrança de débitos a pessoas físicas ou empresas é bastante antiga, mas continua sendo uma atividade muito atual. Antigamente a forma de cobrança era bastante “agressiva” e até mesmo “truculenta”, pois o credor exigia o pagamento por parte do devedor, a qualquer custo.

Mas felizmente os tempos mudaram, o segmento de escritório de cobrança evoluiu, e atualmente tem-se uma sistemática bem mais profissional na forma de abordar o devedor. Em especial, pelo progresso da legislação de proteção ao consumidor que consolidou-se com a promulgação do Código de Defesa do Consumidor em 1990, sendo que no referido código apresenta uma série de condicionantes que orientam o processo de cobrança dos inadimplentes.

Um escritório de cobrança presta serviços a empresas que preferem terceirizar essas atividades para especialistas, visando maximizar os resultados na recuperação de ativos financeiros e evitar riscos desnecessários com tarefas que não fazem parte do foco empresarial. O escritório atua na cobrança extrajudicial e judicial em alguns casos, além de fornecer informações para a elaboração de cadastros de clientes. O segmento de escritório de cobrança é bastante promissor, principalmente pela realidade econômica estável que o Brasil está vivenciando. Essa estabilidade

econômica possibilita a ampliação do crédito. E sabe-se que de todo o crédito liberado em financiamentos e empréstimos uma parte considerável irá se torna inadimplente, nem que seja por período curto.

Apresentação / Apresentação / Mercado

Diante disto existe espaço no mercado para o ingresso de novos empreendedores, com boas possibilidades de sucesso.

Este documento não substitui a elaboração de um plano de negócio. Para elaborar o plano o empreendedor poderá solicitar apoio do Sebrae.

2. Mercado

O mercado para escritório de cobrança apresentou na última década um crescimento bastante expressivo. Esse crescimento se deu em grande parte pela “pouca

experiência” do brasileiro em trabalhar com crédito abundante e juros relativamente baixos para a realidade nacional.

De acordo com a Revista Economia & Tecnologia (RET), nos últimos anos, as operações de crédito apresentaram acentuado crescimento em seu volume. A série histórica produzida pelo Banco Central aponta que, enquanto de 1995 a março de 2003 o aumento foi de apenas 1,6%, os últimos 9 anos apresentaram crescimento real do crédito na ordem dos 209,9%.

O saldo de empréstimos concedidos cresceu em 2012, sobretudo na modalidade pessoa física, e representou o maior componente do crédito no país, com 30% do total. A velocidade com que a expansão do crédito se deu no Brasil nos últimos anos,

entretanto, provoca indagações quanto às possíveis consequências econômicas, o que convida a um olhar mais detalhado para o fenômeno no Brasil.

A demanda por crédito pelo consumidor apresentou elevação, tendo crescido 38,97% de janeiro de 2007 a maio de 2012 segundo dados do Serasa Experian.

O crescimento relativo à faixa de renda inferior, de até R$ 500,00 individuais mensais, foi de 112,72%. A partir do início de 2010 a demanda de crédito por esta faixa de renda tornou-se mais elevada que as demais, e apresentou taxa de crescimento superior à

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização

média.

Assim a ampliação do crédito culmina invariavelmente com o aumento da

inadimplência, o que transforma o segmento de escritório de cobrança numa boa oportunidade para empreender.

Ressalte-se que o escritório de cobrança para ter sucesso irá depender amplamente do conhecimento do empreendedor sobre o segmento, aliado a uma estrutura operacional funcional, com funcionários interativos, que consigam ser receptivos e acima de tudo proativos.

Por ser um segmento de fácil adaptação, consegue-se inserir esse tipo de empresa nos diversos setores produtivos, ou seja, comércio, indústria e prestação de serviços. O que possibilita então uma amplitude de atuação, não se resumindo apenas a uma área.

3. Localização

A definição do local de funcionamento do escritório de cobrança deverá basear-se em uma região/bairro de fácil acesso, de preferência o centro comercial da cidade que for ser implantado o novo empreendimento. Isto porque a instalação deve ocorrer em um local de fácil localização por parte do inadimplente/cliente, já que as negociações ocorrem no ambiente do escritório de cobrança.

Assim, o local definido, além de fácil identificação e localização pelos

inadimplentes/clientes deve estar próximo a terminais de transporte público e possuir estacionamento próprio ou conveniado.

Com relação ao imóvel onde será instalado o escritório de cobrança, alguns fatores devem ser considerados, conforme segue:

• As instalações atendem às necessidades operacionais referentes à capacidade de implantação do negócio, possibilidade de expansão e características da vizinhança? • O local não está sujeito a inundações ou próximo a zonas de risco?

• O imóvel está legalizado e regularizado junto aos órgãos públicos municipais? • A planta do imóvel está aprovada pela Prefeitura?

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas

• Houve alguma obra posterior, aumentando, modificando ou diminuindo a área primitiva?

• As atividades a serem desenvolvidas no local respeitam a Lei de Zoneamento ou o Plano Diretor do Município?

• Os pagamentos do IPTU referentes ao imóvel encontram-se em dia?

O imóvel escolhido deverá oferecer condições para expansão do escritório. O crescimento ocorrerá com o tempo à medida que o empreendimento angariar novos clientes.

4. Exigências Legais e Específicas

O empreendedor de um escritório de cobrança deverá cumprir algumas exigências iniciais, e somente poderá se estabelecer depois de cumpridas, quais sejam: a) Registro da empresa nos seguintes órgãos:

• Junta Comercial;

• Secretaria da Receita Federal (CNPJ); • Secretaria Estadual de Fazenda;

• Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;

• Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal);

• Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”;

• Corpo de Bombeiros Militar.

b) Visita à prefeitura da cidade onde pretende montar a sua empresa para fazer a consulta de local e emissão das certidões de Uso do Solo e Número Oficial.

c) Antes de iniciar suas atividades comerciais o empreendedor deverá obter o alvará de licença sanitária. Para obter essa licença o estabelecimento deve estar adequado às exigências do Código Sanitário (especificações legais sobre as condições físicas). O empreendedor deverá atentar que em âmbito federal a fiscalização cabe a Agência Nacional de Vigilância Sanitária – ANVISA, já em âmbito estadual e municipal fica a cargo da Secretaria Estadual de Saúde e Secretaria Municipal de Saúde,

respectivamente.

Sobre o Código de Defesa do Consumidor

Um escritório de cobrança deverá estar muito atento as determinações da Lei 8.078/90, que é o denominado Código de Defesa do Consumidor. O artigo 42 da referida lei estabelece que: “na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura

As empresas que fornecem serviços e produtos no mercado de consumo devem observar as regras de proteção ao consumidor, que regula a relação de consumo em todo o território brasileiro, na busca de equilibrar a relação entre consumidores e fornecedores.

O CDC somente se aplica às operações comerciais em que estiver presente a relação de consumo, isto é, nos casos em que uma pessoa (física ou jurídica) adquire produtos ou serviços como destinatário final. Ou seja, é necessário que em uma negociação estejam presentes o fornecedor e o consumidor, e que o produto ou serviço adquirido satisfaça as necessidades próprias do consumidor, na condição de destinatário final.

O SEBRAE local poderá ser consultado para orientação sobre a abertura da empresa.

5. Estrutura

A estrutura física de um escritório de cobrança, de porte médio, deve ter uma área disponível de aproximadamente 90m². Nesse espaço devem ser ambientados os diversos setores que compõem a empresa.

Serão descritos a seguir os setores de um escritório de cobrança:

1) Cobrança e Negociação Administrativa: onde são desenvolvidas as atividades de contato com os inadimplentes via telefone, bem como as negociações com a presença do devedor;

2) Cobrança Judicial: esse setor é o encarregado de conduzir todos os procedimentos de cobrança que envolvem ação judicial;

3) Gerência: esse espaço, além de ser a sala para o profissional que será o encarregado de todo o escritório de cobrança, também deverá ser utilizado no

recebimento dos empresários ou outro visitante que busque o escritório de cobrança; 4) Arquivo: local destinado ao arquivamento de todos os processos, documentos, contratos, dentre outros, tanto os de propriedade do escritório de cobrança quanto de clientes e inadimplentes;

5) Banheiros: para uso dos colaboradores e das pessoas que vão até o escritório de cobrança;

6) Copa: para uso dos empregados em seus lanches e também para preparação de café para oferecer aos visitantes.

Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura /

Pessoal

adequado, respeitando a facilidade de movimentação, tanto de funcionários quanto das pessoas que buscam o escritório de cobrança.

Esse tipo de empresa necessita também de uma área com cadeiras para que os inadimplentes possam se acomodar enquanto aguardam o atendimento.

6. Pessoal

Considerando a estrutura física sugerida, entende-se que o quadro de funcionários fixos para o início das atividades deve ser na ordem de 08 (oito) empregados, distribuídos conforme segue:

• 03 (três) pessoas para atuarem como operadores na área de cobrança administrativa, tanto em atendimento quanto cobrança ativa via telefone;

• 01 (uma) pessoa para atuar na área de cobrança jurídica, sendo um advogado; • 01 (uma) pessoa que será responsável por todo o escritório de cobrança (Gerente); • 02 (duas) pessoas para a área administrativo-financeira do escritório de cobrança; • 01 (uma) pessoa que irá atuar como auxiliar de serviços gerais, dedicada a atender a copa, limpeza, higiene e organização do ambiente.

Funções dos cargos e perfil básico dos ocupantes

- Operadores de cobrança administrativa : responsáveis pelos contatos com os inadimplentes e pelo atendimento na empresa, procurando receber e/ou negociar os valores em atraso. Devem ter experiência na atividade, facilidade para trabalhar em equipe, habilidade de negociação e capacidade para fechar acordos;

- Operador de cobrança jurídica : responsável pelo encaminhamento de processos não resolvidos na forma de cobrança extrajudicial. Deve ser advogado e ter facilidade para trabalhar em equipe;

- Gerente : deve ser responsável pela gestão global do negócio, desenvolvendo atividades de compras, pagamentos, relacionamento com clientes, fechamento de negociações que fogem dos padrões estabelecidos para a equipe de cobrança, contratação de pessoas, controles de contas bancárias e outras atividades correlatas. Deve ter ampla experiência do negócio, noções de qualidade de serviços ao cliente, capacidade de negociação e habilidade para liderar pessoas;

- Auxiliar administrativo-financeiro : responsável pelo apoio ao gerente e por todas as atividades operacionais de controles relativos a finanças, gestão de pessoas,

operações de cobrança, arquivos de documentos, contas bancárias e outras atividades típicas do cargo. Deve ter domínio do pacote office, facilidade para trabalhar em

equipe, capacidade analítica para trabalhar com relatórios, gráficos e tabelas de desempenho, além de noções de qualidade de serviços ao cliente;

- Auxiliar de serviços gerais : responsável pela limpeza e higiene no escritório, servir água e cafezinho aos colaboradores e visitantes. Deve ter experiência na função e

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Pessoal / Equipamentos

facilidade para trabalhar em equipe.

À medida que o escritório for crescendo o empresário deverá promover ampliação do quadro de empregados, de acordo com a necessidade.

Todas as pessoas envolvidas com o processo de cobrança devem receber treinamento sobre a operação do software de cobrança utilizado pelo escritório.

7. Equipamentos

Os equipamentos necessários para a montagem de um escritório de cobrança, de porte médio, são os seguintes:

Área Operacional 1. Mesas; 2. Cadeiras; 3. Microcomputadores; 4. Baias de atendimento; 5. Cadeiras em longarinas; 6. Impressora multifuncional; 7. Fax;

8. Armários para arquivo; 9. Estantes estilo biblioteca; 10. Calculadoras financeiras;

11. Software específico para escritório de cobrança; 12. Telefones. Área Administrativo-financeira 1. Arquivos; 2. Cadeiras; 3. Impressora multifuncional; 4. Mesas; 5. Microcomputadores; 6. Telefones.

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Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria

A parte tecnológica é extremamente importante para um escritório de cobrança, principalmente no que se refere a controles, cálculos, bancos de dados, fornecimento de relatórios e informações em geral, visando oferecer serviços confiáveis e de qualidade.

8. Matéria Prima/Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado. Obs.: Quanto maior for a frequência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques.

Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão.

Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa.

O principal produto de um escritório de cobrança é a prestação de serviços de cobrança externa. Cita-se abaixo os principais:

1. Cobrança Convencional: serviço de cobrança prestado no escritório da empresa de cobrança, dos inadimplentes das empresas contratantes, tais como: - Bancos,

Financeiras, Administradoras de Cartões de Crédito, Administradoras de Consórcios, Empresas de Telecomunicações, TV por Assinatura, Escolas, Faculdades,

Universidades, Lojas Comerciais em Geral e outras.

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Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo

empresa contratante, com o fornecimento de tecnologia e mão-de-obra pelo escritório de cobrança. Sendo essa prestação de serviço mais comum em instituições de ensino, tanto colégios quanto faculdades e universidades. Esse universo de empresas a receber esse tipo de serviço pode ser ampliado.

3. Cobrança Judicial: serviço prestado, no escritório de cobrança, utilizando mão-de-obra especializada de um advogado e os instrumentos legais da justiça brasileira.

9. Organização do Processo Produtivo

A organização do processo produtivo de um escritório de cobrança pode ocorrer através da seguinte distribuição de tarefas e atividades:

1. Cobrança e Negociação Administrativa: Após o recebimento dos arquivos

eletrônicos, ou documentos físicos, contendo as demandas dos clientes por serviços de cobrança, esses são incluídos no fluxo de trabalho da equipe desse setor, que dará andamento aos procedimentos, de acordo com os padrões estabelecidos

internamente. Esse ambiente deve ser dotado de baias, para que cada atendente tenha um espaço reservado, tanto para o contato via telefone com o inadimplente, quanto para o atendimento efetivo dos inadimplentes que vão até o escritório de cobrança. As baias ou espaços de trabalho devem ser dotados de microcomputador conectado a uma impressora, máquina de calcular, gavetas e etc.. Faz-se necessário, também, que junto com esse ambiente tenha disponível pelo menos duas salas para atendimento personalizado.

2. Cobrança Judicial: Desenvolve atividades de cobranças judiciais, com

acompanhamento e cumprimento do rito jurídico requerido para cada tipo de cobrança. Também será o espaço a receber o inadimplente que queira tentar um acordo

extrajudicial, visando evitar a progressão da ação na esfera judicial.

3. Gerenciamento: Envolve as atividades de gestão global do escritório, como: controles gerais, contratação e manutenção de pessoas, negociações com atuais e futuros clientes, gestão financeira, ações mercadológicas, decisões operacionais e administrativas, questões de logística e outras. Deverá ser dotado de um espaço físico agradável, para a instalação do responsável por todo o escritório de cobrança, sendo nesse ambiente o local para receber os empresários contratantes, bem como

recepcionar outros visitantes que queiram conhecer o referido escritório de cobrança. 4. Arquivo: Nessa área ocorre o arquivamento de todos os processos com documentos físicos relacionados a empresas contratantes e também de inadimplentes,

individualizados por pasta e armários totalmente independentes, ou seja, um arquivo exclusivo para manter a documentação das empresas contratantes e outros para os inadimplentes por empresa.

5. Software de Recuperação de Crédito e Cobrança: O escritório necessita de um software de cobrança que contemple todas as etapas de um processo de cobrança, desde a importação dos dados dos arquivos recebidos até a prestação de contas com o cliente. Essa ferramenta deve possibilitar a distribuição de cadastros de devedores

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Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação

entre cobradores, controle da negociação, parcelamento, emissão de boleto, cálculo de comissões da empresa e dos cobradores, prestação de contas com exportação de dados aos clientes, emissão de relatórios e anexos a notas fiscais.

10. Automação

A automação para esse tipo de empreendimento empresarial é fundamental, já que sem um processo automatizado o escritório de cobrança estará fadado ao insucesso.

Diante disto, o empreendedor deverá buscar no mercado um software de automação de escritório de cobrança, se possível um ERP (Enterprise Resource Planning), ou simplesmente denominado sistema de gestão integrado de empresa, que possibilite a execução de todas as tarefas e atividades requeridas para esse tipo de empresa.

É importante salientar que o software que será adotado pelo escritório de cobrança atenda as necessidades primordiais desse segmento de negócio, tais como:

• Possibilitar o cadastramento de todas as empresas contratantes, por segmento empresarial, bem como possibilitar também o registro de cada inadimplente que o escritório receba para efetuar a cobrança. Nesse processo de cadastramento o software deverá oferecer facilidades para o registro de todas as informações sobre cada inadimplente, tais como: nome completo, endereço, nome do pai, da mãe, endereço comercial, dos pais, de amigos, vizinhos, telefones diversos, bem como as informações gerais sobre o referido inadimplente.

O empresário de um escritório de cobrança tem que atuar de forma proativa para aumentar as chances de sucesso de seu empreendimento, traduzindo esse esforço em referência para o mercado, o que irá possibilitar ampliação de sua base de clientes.

O mercado oferece amplas opções de softwares para recuperação de crédito e cobrança, cabe ao empresário selecionar um sistema que além de operar as rotinas específicas, também, satisfaça as necessidades de automação da área administrativa do escritório.

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Canais de Distribuição / Investimento

11. Canais de Distribuição

As ações nessa modalidade de negócio podem ser realizadas no próprio ponto de trabalho que é o escritório, através de venda direta pessoal ou por telefone, além dos canais virtuais e on line para divulgação e encaminhamento de fechamento de negócios.

12. Investimento

Para instalação de um escritório de cobrança o empreendedor deverá dispor de aproximadamente R$ 104.840,00, para fazer frente aos seguintes itens de investimento:

Área Operacional

- 05 mesas comuns – R$ 1.200,00;

- 02 mesas para reuniões (6 lugares) – R$ 1.800,00; - 20 cadeiras – R$ 3.000,00;

- 05 microcomputadores completos – R$ 6.500,00; - montagem de baias para atendimento - R$ 4.000,00;

- 02 conjuntos de cadeiras em longarinas – com 5 unidades – R$ 1.200,00; - 02 impressoras a laser – R$ 600,00;

- 06 armários para arquivo – R$ 2.700,00;

- 04 estantes estilo biblioteca para arquivo – R$ 1.400,00; - 05 calculadoras financeiras – R$ 1.750,00;

- Software para recuperação de crédito e cobrança - R$ 7.500,00; - 04 telefones com head-set – R$ 720,00;

- Instalação de um sistema de servidor (dados) - R$ 9.000,00. Valor itens área operacional - R$ 41.370,00

Área Administrativo-financeira

- 03 arquivos de aço com 2 portas - R$ 1.350,00; - 03 mesas - R$ 900,00;

- 09 cadeiras – R$ 1.600,00;

- 02 impressoras multifuncionais – R$ 600,00; - 03 microcomputadores completos – R$ 3.900,00; - 02 telefones - R$ 120,00.

Valor itens área administrativa - R$ 8.470,00

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Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro

Capital de Giro – R$ 25.000,00

Total do investimento – estimado – R$ 104.840,00

ADEQUAÇÃO DO IMÓVEL

O ideal é que seja alocado em sala comercial que possibilite a instalação de divisórias ou paredes em gesso, ou ainda uma casa residencial que poderá ser adaptada. A reforma deverá girar em torno de R$ 30.000,00. Nesse custo de reforma já estão previstas as instalações elétricas, rede de computadores, hidráulicas e área administrativa.

13. Capital de Giro

Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.

O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.

Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão- de-obra, aluguel, impostos e outros forem menores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta

necessidade do caixa.

Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus

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Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos

pagamentos futuros.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.

O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à ocorrência dos fatores a seguir:

a) Variação dos diversos custos absorvidos pela empresa; b) Aumento de despesas financeiras;

c) Baixa no volume de clientes em carteira;

e) Aumento de custos operacionais do escritório de cobrança; f) Baixo volume de acordos fechados com inadimplentes

g) Inadimplência ou atraso no recebimento de honorários, dependendo da forma que tenha sido fechado o contrato com as empresas contratantes.

O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido, de forma a não consumir recursos sem previsão.

O empresário deve evitar a retirada de valores além do pró-labore estipulado, pois no início todo o recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma a empresa poderá alcançar mais rapidamente sua auto-sustentação, reduzindo as necessidades de capital de giro e agregando maior valor ao novo negócio.

No caso de um escritório de cobrança, o empresário deve reservar em torno de 30% do total do investimento inicial para o capital de giro.

14. Custos

São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente no preço dos produtos ou serviços prestados, como:

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Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor

aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas comerciais, insumos consumidos no processo de prestação e execução de serviços, depreciação de maquinário e instalações.

O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, prestação e venda de serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.

Os custos para abrir uma empresa de cobrança podem ser estimados considerando os itens e valores referenciais indicados abaixo:

1. Salários e encargos - R$ 10.500,00;

2. Aluguel, taxa de condomínio, segurança: R$ 3.600,00; 3. Água, luz, telefone e acesso a internet: R$ 900,00; 4. Manutenção de software: R$ 500,00;

5. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários: R$ 300,00;

6. Recursos para manutenções corretivas e preventivas de maquinários, equipamentos e instalações: R$ 300,00;

7. Propaganda e publicidade da empresa: R$ 1.500,00;

O empreendedor deve primar pelo controle de todos os gastos envolvidos no desenvolvimento do negócio, de forma criteriosa, mantendo em níveis

pré-estabelecidos no Plano de Negócio, as despesas e os custos, buscando alternativa para minimizar esses dois elementos, mas sem comprometer a desempenho comercial.

15. Diversificação/Agregação de Valor

Uma das formas de diversificar e agregar valor ao negócio de escritório de cobrança é oferecer serviços no formato de BPO – Business Process Outsourcing, que é o de efetuar o serviço de negociação com os inadimplentes no ambiente do cliente.

Desta forma haverá uma diversificação de serviço, bem como será também uma forma de agregar valor ao produto.

Há um nicho pouco explorado por terceiros que é a realização de cobrança regular para empresas, principalmente em instituições de ensino. Cada vez mais as empresas

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Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor /

Divulgação

querem dedicar sua energia nas atividades essenciais do negócio, deixando para parceiros alguns serviços necessários e importantes, mas que podem ser muito bem executados por especialistas. Existem empresas terceirizadas que agregam qualidade ao processo de cobrança de mensalidades, melhorando os serviços e oferecendo maior comodidade aos clientes dos parceiros. O empresário poderá desenvolver estudo de viabilidade e ofertar esse serviço, inicialmente, para empresas que já são suas clientes na cobrança de inadimplência, e ir ampliando gradativamente sua atuação.

Outra forma de agregar valor ao seu negócio é o de fazer visitas regulares a todos os clientes, visando uma contínua aproximação entre as partes “escritório de cobrança versus empresa”, sendo esse um momento ímpar para discutir e apresentar novas possibilidades comerciais e melhorias nas rotinas da empresa, o que poderá ensejar possíveis aumentos de parcerias.

O empresário deverá se esmerar ao máximo para oferecer ao seu cliente contratante o maior volume possível de recuperação de créditos, sendo que isto resultará em ponto positivo para o escritório de cobrança, transformando assim em marketing indireto.

16. Divulgação

A divulgação de um escritório de cobrança deverá seguir os conceitos contemporâneos da propaganda existentes no mercado, via meios de comunicação, por exemplo:

televisão, rádio, jornais, revistas locais, internet, canais das redes sociais, e outros.

No entanto, alguns desses meios de comunicação apresentam um custo bastante expressivo, e por isso o empreendedor deverá trabalhar com alguns diferenciais na área de atendimento aos inadimplentes e também um bom nível de recuperação de créditos, pois desta forma poderá ser possível receber uma divulgação gratuita que é a indicação boca a boca.

O empresário deverá investir num site de ótima apresentação na internet,

demonstrando seus pontos fortes, com depoimentos de clientes satisfeitos. Poderá publicar gráficos sobre a eficiência da empresa e a humanização de serviços, com reforço sobre o cumprimento das leis que regem o setor, principalmente, o código de defesa do consumidor.

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Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias

A empresa deverá utilizar todos os canais disponíveis para comunicação com o mercado e construir uma imagem de reputação e respeito.

17. Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de ESCRITÓRIO DE COBRANÇA, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 8291-1/00 como a atividade de cobrança de faturas e de dívidas para clientes e a transferência aos clientes dos pagamentos recebidos, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME

(Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei

Complementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei.

Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f azenda.gov.br/SimplesNacional/):

• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica); • CSLL (contribuição social sobre o lucro); • PIS (programa de integração social);

• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social); • ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza);

• INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal).

Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número

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de meses de atividade no período.

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), o empreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderá optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - Anexo XIII

(http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ). Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo:

I) Sem empregado

• 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária do empreendedor;

• R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer natureza.

II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja de um salário mínimo ou piso da categoria)

O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintes percentuais:

• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração;

• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado.

Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seu empreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL.

Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do

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Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011.

18. Eventos

Congresso Consumidor Moderno de Crédito e Cobrança e Meios de Pagamento -Trata-se de um congresso organizado por brasileiros para a realidade econômica brasileira. Abrange e analisa os mais diferentes setores impactados pela oferta de crédito e a sofisticação dos mecanismos de cobrança na economia sob a perspectiva do seu maior interessado: o consumidor.

http://ccmcc.com.br/

Congresso Nacional das Relações Empresa–Cliente – CONAREC - realizado pela revista Consumidor Moderno e Grupo Padrão, é o maior e mais importante evento da América Latina e um dos mais destacados do calendário mundial, especialmente formatado para disseminar as melhores práticas de relacionamento, fidelização e encantamento do cliente.

http://www.conarec.com.br/.

19. Entidades em Geral

ANEPS – Associação Nacional de Empresas Prestadoras de Serviços ao Consumo. http://www.aneps.org.br

ASERC – Associação Nacional das Empresas de Recuperação de Crédito. http://www.aserc.org.br/si/site.

ACREFI – Associação Nacional das Instituições de Crédito, Financiamento e Investimento. http://acrefi.org.br/.

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SERASA Experian. http://www.serasa.com.br/.

Ministério da Justiça (Departamento de Proteção e Defesa do Consumidor) . http://www.mj.gov.br/dpdc/

20. Normas Técnicas

As normas técnicas são documentos de uso voluntário, utilizados como importantes referências para o mercado.

As normas técnicas podem estabelecer requisitos de qualidade, de desempenho, de segurança (seja no fornecimento de algo, no seu uso ou mesmo na sua destinação final), mas também podem estabelecer procedimentos, padronizar formas, dimensões, tipos, usos, fixar classificações ou terminologias e glossários, definir a maneira de medir ou determinar as características, como os métodos de ensaio.

As normas técnicas são publicadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT.Não há normas técnicas para esse segmento.

21. Glossário

Acervo: é o conteúdo de uma coleção privada ou pública, podendo ser de caráter bibliográfico, artístico, fotográfico, científico, histórico, documental, misto ou qualquer outro;

Acionamento: ato ou efeito de acionar alguém através de mecanismos legais; Baias: espaço individual que tem um atendente para um atendido, ou grupo com o mesmo interesse;

Borderô: documento onde são relacionados os cheques pré-datados, ou títulos de cobrança enviados para bancos;

Conjuntura: combinação ou concorrência de acontecimentos ou circunstâncias num dado momento;

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Propositura: ato ou efeito de propor uma ação na esfera judicial; Vigente: que está em vigor, que tem valor legal.

22. Dicas de Negócio

O candidato a empresário no segmento de escritório de cobrança deve entrar nesse negócio consciente de que enfrentará uma grande concorrência e por isso mesmo terá que estar presente tempo integral; principalmente, no início das atividades do novo empreendimento, tanto na parte de contatos comerciais, quanto operacional, buscando com isto angariar clientes para sua empresa.

Considerando o grande número de empresas desse segmento que já estão em atuação no mercado, o empreendedor deverá atuar de forma altamente profissional e qualificada.

Assim, o atendimento aos clientes e a prestação de serviços deverá ser de alto nível, pois somente assim será possível manter clientes e angariar outros.

O empreendedor desse segmento não necessita, obrigatoriamente, ser um advogado, no entanto, caso o seja os processos facilitarão razoavelmente.

O sucesso de uma cobrança para surtir melhor efeito será necessário contato contínuo com o inadimplente, pois acredita-se que o devedor irá pagar aquele credor que menos lhe crie dificuldades. Assim, deve-se manter contato com o inadimplente por diversas formas: correspondência, telefone, pessoalmente, dentre outros.

23. Características

O empreendedor que tender a iniciar um escritório de cobrança, deve ter algumas características básicas, tais como:

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1. Ter conhecimento específico sobre cobrança de inadimplentes e suas diversas formas legais permitidas e aceitas pelos órgãos protetores do consumidor.

2. Este conhecimento requer habilidade na arte de negociar, já que a negociação é o principal ponto de sucesso de um escritório de cobrança;

3. Estar amparado nas inovações de mercado, ser capaz de elaborar e até mesmo alterar o viés de sua empresa na busca de atingir o que as empresas e empresários esperam de um escritório de cobrança, que é o maior volume de recuperação de créditos de seus inadimplentes;

4. Ser uma pessoa que sempre busca melhorar o nível de seu negócio, com a participação em cursos específicos sobre os mais diversos assuntos e temas que envolvam recuperação de créditos;

5. Ter habilidade no tratamento com pessoas, tanto com seus colaboradores quanto com clientes, fornecedores e com os inadimplentes, enfim com todos que de forma direta ou indireta tenham ligação com o escritório de cobrança;

6. Ser empreendedor com visão prospectiva, atuando com antecipação de tendências, ter visão de futuro no que tange o interesse e expectativa dos empresários dos mais diversos segmentos, além de estar sempre atento com as inovações tecnológicas e de mercado;

7. Manter bom relacionamento com seus pares (concorrentes), já que a troca de informação entre profissionais da área de cobrança poderá ensejar em aprendizado, seja na qualidade de questionador quanto na condição de transmissor de

conhecimento. Isto significa aprendizado contínuo;

8. Além destas características acima listadas, o empresário de um escritório de

cobrança tem que ser uma pessoa extremamente criativa, sempre com capacidade de sugerir ou mesmo criar formas inovadoras de aplicação de seus conhecimentos técnicos em prol do bem das empresas e consequentemente dos empresários.

As características indicadas são apenas direcionamentos, isto não quer dizer que um empreendedor que talvez não se sinta com tais características tenha que desistir de investir neste novo negócio, contudo esse empresário terá que se esforçar um pouco mais do que aqueles que já contam com tais habilidades.

24. Bibliografia

AIUB, George Wilson et al. Plano de negócios: serviços. 2. ed. Porto Alegre: SEBRAE, 2000.

BARBOSA, Mônica de B.; LIMA, Carlos Eduardo de. A cartilha do ponto comercial: como escolher o lugar certo para o sucesso do seu negócio. São Paulo: Clio Ed., 2004.

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BAREFOOT, Darren; SZABO, Julie. Manual de marketing em mídias sociais. São Paulo: Novatec Editora, 2010.

BIRLEY, Sue; MUZYKA, Daniel F. Dominando os desafios do empreendedor. São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2004.

COSTA, Nelson P. Marketing para empreendedores: um guia para montar e manter um negócio. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003.

DAUD, Miguel; RABELLO, Walter. Marketing de varejo: como incrementar resultados com a prestação de Serviços. São Paulo: Artmed, 2006.

DOLABELA, Fernando. O segredo de Luisa. 14. ed. São Paulo: Cultura, 1999.

KOTLER, Philip. Administração de marketing: a edição do novo milênio. 10. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2000.

RED, Jon. Marketing online: como usar sites, blogs, redes sociais e muito mais.São Paulo: Lafonte, 2012.

SILVA, José P. Análise financeira das empresas. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

Revista Economia e Tecnologia. Expansão das operações de crédito. Volume 08, número 04, pag. 05-16, out/dez 2012.

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Código de defesa do consumidor. Disponível em: http://www.planalto.g ov.br/ccivil_03/leis/l8078.htm . Acesso em 23 de julho de 2013.

Softwares de cobrança. Disponíveis em: http://www.virtuasoftware.com.br/ . -http://www.gpr-1.com.br/ . Acesso em 23 de julho de 2013.

Escritório de cobrança. Disponível em: ht

tp://www.antaresassessoria.com.br/conteudo/como_montar_cobradora.pdf>. Acesso em: 23 de julho de 2013.

Saiba como abrir uma empresa de cobrança. Disponível em: http://www.antaresas sessoria.com.br/artedecobrar.pdf>. Acesso em 23 de julho de 2013.

Expansão do crédito no Brasil e a vulnerabilidade do consumidor. Disponível em: h ttp://ojs.c3sl.ufpr.br/ojs2/index.php/ret/article/viewFile/30215/19998 . Acesso em 24 de julho de 2013.

25. Fonte

Não há informações disponíveis para este campo.

26. Planejamento Financeiro

Não há informações disponíveis para este campo.

27. Soluções Sebrae

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28. Sites Úteis

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29. URL

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-um-escrit%C3%B3rio-de-cobran%C3%A7a