TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA UTILIZAÇÃO NO
PROCESSO DECISÓRIO
RESUMO
Buscando um diferencial competitivo as empresas estão investindo cada vez mais em meios que ofereçam informações que venham possibilitar aos gestores tomar decisões estratégicas mais seguras e acertadas. Neste contexto a utilização de sistemas de informação gerenciais serve de suporte à tomada de decisão, onde pede-se integração e troca dos sistemas com todos os envolvidos. O desenvolvimento deste trabalho objetiva demonstrar a inserção de forma gradual da utilização dos Sistemas de Informações como forma de gerar informações que sirvam de base ao processo decisório.
Palavras-chave: Sistemas de Informação, processo decisório, integração dos sistemas.
ABSTRACT
Seeking a competitive businesses are increasingly investing in ways to provide information that will enable managers to make strategic decisions more secure and correct. In this context the use of management information systems used to support decision making, which asks whether the systems integration and exchange with all involved. The development objective of this study demonstrate the gradual insertion of the use of Information Systems as a way to generate information on which to base decision-making process.
Key words: Keywords: Information systems, decision making, integration of systems.
Patrícia Rodrigues Silva1
1
Discente do Programa de Mestrado em Administração - PPA UEM/UEL. Professora no curso de
INTRODUÇÃO
Segundo Jacintho (2004), estamos diante de um cenário de elevada competitividade e aumento do grau de exigência do cliente, quanto à qualidade, preço e atendimento. Nesse contexto o empresário se vê obrigado a estar em constante aprimoramento para manter sua posição no mercado e se possível aumentá-la, com o conseqüente reflexo no faturamento e na lucratividade.
A concorrência, que até pouco tempo era limitada, passa a ser global, com as grandes redes utilizando-se de parcerias para atender com rapidez e eficiência as demandas locais. Os empresários nem sempre conseguem encarar a competitividade como parte do processo e quando se dá conta está lutando com dificuldade para manter uma estrutura que não tem mais resultados positivos.
Segundo Jacintho (2004, p. 14), “*...+ os pequenos empreendedores estabelecem seus negócios pelas facilidades de entrada, ou devido a modismos, não efetuando um plano de negócio para avaliar a viabilidade do empreendimento”. Esse tipo de atitude vem a gerar descontentamento e principalmente prejuízos que afetam diretamente o ambiente organizacional.
Diante desse contexto, torna-se necessário desenvolver alternativas e sistemas de apoio ao processo decisório, para que as atitudes tomadas pelos empresários sejam realmente fundamentadas e baseadas em dados que estejam certamente voltados ao crescimento organizacional. A organização não deve somente viver o presente, mas traçar planos e metas que possam ser atingidas sem que haja o “sacrifício” desse presente.
O presente artigo tem por objetivo apresentar a importância da utilização de sistemas de informações gerenciais como suporte ao processo decisório dentro de organizações através de pesquisas bibliográficas realizadas.
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
Os sistemas de informação (SI) são utilizados para oferecer suporte às organizações em seu processo decisório. Através da utilização dos sistemas de um sistema de informação integrado a empresa pode além de dinamizar seu operacional, ter dados históricos que sirvam de base para decisões futuras.
Sell (2004), afirma que um sistema de informações pode ser tecnicamente definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta ou até mesmo recupera, processa, armazena e distribui informações para a tomada de decisão em uma organização. E através da integração desse conjunto de elementos que as decisões podem se voltar mais claramente para atingir objetivos e metas pré-estabelecidas. D’ascenção (2001, p. 53), relaciona os sistemas de informação com o processo decisório, chegando aos sistemas de informação gerencial (SIG’s):
Sistema de informações é o processo de transformação de dados em informações. E quando esse processo está voltado para a geração de informações que são
necessárias e utilizadas no
processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais.
Nessa abordagem é possível observar que, através dos Sistemas de Informação a organização tem maior suporte para a tomada de decisão, onde são fornecidos os elementos necessários para o bom andamento da organização.
O autor menciona ainda que os Sistemas de Informação possuem seis componentes que formam sua estrutura básica. São eles:
1 Os dados, que são entradas do sistema; 2 O processamento dos dados, que
corresponde ao processo de transformação de dados em informações;
3 As informações que são as saídas do sistema;
4 Os padrões que indicam a qualidade da informação desejada;
5 O controle e avaliação necessários para verificar se as informações processadas pelo sistema estão atendendo aos objetivos estabelecidos;
6 Os objetivos do sistema de informações. Nesse processo, as informações recebidas são transformadas em atitudes e/ou decisões que beneficiam não somente a empresa, mas principalmente as partes envolvidas em toda a dinâmica. Esse processo pode ser observado a seguir:
Fonte: D’ascenção (2001, p. 52).
Além da organização para a busca dos objetivos, é importante destacar que os sistemas de informação tornam a organização cada vez mais competitiva, já que a rapidez das informações agilizam a tomada de decisão diante de dificuldades e/ou atitudes perante a concorrência.
Gil (1995, p. 13) define sistema de informação como “um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações”. Segundo o autor, um sistema de informações tem de trabalhar dados para produzir informações. Dessa forma, os dados funcionam como insumos com os quais o sistema de informações irá trabalhar, e a
Pezzin (2001), afirma serem três as funções básicas de um Sistema de Informações na organização de uma empresa, funções estas relacionadas à transformação de informação em conhecimento. São elas:
1 Resolução de problemas mediante o equacionamento e a proposta de soluções para apoiar o dirigente da empresa a atuar como agente transformador;
2 Produção do conhecimento através da obtenção de informações que seriam de difícil acesso por outros procedimentos; 3 Tomada de consciência, propiciando a
sensibilização a um problema da organização, e o desenvolvimento da consciência da coletividade sobre a sua solução a curto e médio prazo.
Observa-se então a utilização dos Sistemas de Informação em toda a dinâmica organizacional. Não pode se considerar que para um determinado setor ou outro, os sistemas de informação têm maior importância. Sell (2004, p. 45), deixa isso claro quando os classifica por níveis, os quais são:
1 Nível operacional: são utilizados para o controle do fluxo das atividades básicas da organização, tal como vendas, fluxo de caixa, controle de materiais e outros. 2 Nível de conhecimento: apóiam o
processo de coleta e armazenamento de novo conhecimento associado ao negócio para a administração da continuidade das tarefas cotidianas. 3 Nível gerencial: são utilizados
periodicamente no monitoramento, no controle e na tomada de decisões pelos gerentes de nível médio da organização. 4 Nível estratégico: são utilizados pelos
executivos para a realização do planejamento estratégico. Proporcionam a visão necessária da empresa para o planejamento das próximas ações diante
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO ENTRADA SAÍDA PADRÕES DE QUALIDADE O B J E T I V O S CONTROLE E AVALIAÇÃO
Os sistemas de informação podem então ser usados em todas as áreas da empresa ao mesmo tempo em que são integrados, oferecendo aos dirigentes alternativas de como melhorar a performance da empresa em geral.
O que vale ressaltar é que a estrutura e a cultura organizacional estão intimamente ligadas no desenvolvimento dos Sistemas de Informação, pois, não basta a existência de Sistemas de Informação dentro da empresa, é necessário que o mesmo seja utilizado para que as informações fornecidas sejam realmente precisas e confiáveis.
A seguir sãos apresentados os principais Sistemas de Informação utilizados pelas empresas:
Quadro 1 – Principais sistemas de informação utilizados pelas empresas
1. Sistemas de Processamento
de Transações
(SPT)
É tido como um dos primeiros a serem utilizados nas empresas. Registra transações completas de negócios, como as relacionadas às rotinas da folha de pagamento, à parte financeira entre empresa - clientes e fornecedores.
2. Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)
Este sistema focaliza a eficiência operacional. Fornece relatórios pré-programados gerados com dados e informações do sistema de processamento de transações.
3. Sistemas de Apoio à Decisão (SAD)
O foco é a eficácia da tomada de decisão. São usados quando o problema é complexo, envolvendo o julgamento gerencial. Os administradores têm papel ativo no desenvolvimento e na implementação do SAD.
4.Sistemas Especialistas
(SE)
Gera um parecer especializado ou sugere uma decisão em uma área específica. São considerados como um profissional especializado com muitos anos de experiência em determinado campo. 5. Sistemas de
Telecomunicaçã o (ST)
Usados para compartilhar e transferir informações. Os exemplos mais conhecidos são a teleconferência e a videoconferência.
Fonte: Adaptado de Stair, 1998.
O autor diz que a importância dos sistemas de informação está em oferecer aos envolvidos na dinâmica organizacional, um feedback a respeito das operações realizadas na empresa. Essas (as empresas), com suas particularidades e necessidades diferentes promovem a construção de sistemas que se adaptam a sua realidade e atendam suas expectativas enquanto ferramenta de suporte.
A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES PARA AS ORGANIZAÇÕES
É fato que as informações são de grande importância para as organizações, a dificuldade está em administrá-la e determinar seu valor no tempo. Essa subjetividade na determinação do valor ocorre porque o mesmo é atribuído a partir dos resultados alcançados com as informações obtidas.
Para Oliveira (1993), a eficiência na utilização do recurso informação é medida pela relação do custo para obtê-la e o valor do benefício derivado do seu uso. Informações são importantes desde que sejam utilizadas de maneira otimizada, como será observado posteriormente.
Rezende (2000, p. 260), diz que:
A efetividade da informação pode ser avaliada em termos do produto da informação, do uso da informação para trabalhos organizacionais, da utilização dos Sistemas de Informação pelos usuários e o impacto dos mesmos na empresa, especialmente no desempenho organizacional.
Esse fato merece destaque porque apesar de reconhecer a importância das informações para a tomada de decisão e o sucesso empresarial, muitas empresas parecem não se dar conta que o valor da informação está no seu uso e não na sua geração. A informação tem valor somente quando é utilizada e transformada em uma ação que agregue valor ao negócio da empresa, caso contrário, tem-se somente “dados mortos”.
Segundo Prusak e McGee (1994), grandes empresas estão gastando muito dinheiro em tecnologia de informação, para a obtenção de informações, mas grande parte desse dinheiro é perdido na construção de banco de dados com conteúdo irrelevante ou mal utilizado. A capacitação merece destaque nesse momento, pois não basta toda a tecnologia se não se tem pessoas aptas a fazer uso das informações corretamente.
Além disso, tem-se que lutar com a resistência a mudança, quando da implantação de um sistema de informação. Nem sempre os recursos humanos estão preparados a enfrentar novos processos dentro da organização e acabam criando barreiras. O investimento em treinamento nesse momento é de suma importância, pois, assim todos os envolvidos no processo terão a possibilidade de conhecer o que e como devem ser utilizados os Sistemas de Informação.
Segundo Schmitt (2004, p. 20),
As informações podem ajudar as empresas a desenvolverem novos produtos a partir de novas necessidades do mercado, podem indicar novos investimentos ou mesmo aumentar a participação da empresa em determinados nichos de mercado, podem indicar o caminho para a redução dos custos dos seus produtos, em suma, as informações podem fazer com que a empresa se torne mais competitiva no mercado.
Mas para que isso aconteça, é necessário utilizá-las corretamente. Não basta ter informações, é necessário transformá-las. E através do desenvolvimento dos recursos humanos, e de treinamentos adequados, as empresas conseguirão maior comprometimento por parte de seus colaboradores, maximizando assim, realmente as informações obtidas.
INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Conforme abordado até o momento, existem vários sistemas em uma empresa, estando esses em qualquer nível organizacional. O que deve ocorrer é a comunicação entre esses sistemas, pois, há uma interdependência entre eles, ou seja, a saída gerada por um sistema pode ser a entrada necessária para um outro sistema.
Segundo Rezende (2000, p. 68), a integração dos sistemas de informação,
[...] são as relações de interdependência entre os subsistemas que resultam principalmente na troca de informações entre eles. Essas relações são necessárias pra o funcionamento efetivo das funções empresariais e respectivos Sistemas de Informação.
Essa interdependência promove o sincronismo na atualização desses sistemas, evitando assim a redundância de dados e garantindo a integridade da base de informações da organização. Abaixo um exemplo de integração entre sistemas de informação:
Figura 2 – Fluxo de integração presente nos sistemas de informação
Fonte: Adaptado de Schmiit, (2004, p. 38)
Quando observado dessa maneira, a troca entre os setores vem a parecer obvia, no entanto, nem sempre isso acontece. Indivíduos e/ou setores por algumas vezes “seguram” a informação pra si. Isso pode ocorrer devido a diversos fatores, por algumas vezes pessoais. O que deve ocorrer para a mudança desse contexto é a forma com que toda a “esquematização” do processo é mostrada aos funcionários, ou seja, como a cultura da empresa apresenta o processo a seus colaboradores.
E atualmente a tecnologia possibilita essa integração, não somente internamente, mas principalmente com o ambiente externo. A
MANUTENÇÃO RECEBIMENTO COMPRAS CONTABILIDADE Requisição de compra Quantidade, Preço e Fornecedor Ordem de compra Custo e conta Quantidade e Custo
informações entre empresa-fornecedor-cliente, montando uma “cadeia” de informações onde todas as partes são beneficiadas.
FATORES DE SUCESSO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Implementar os sistemas de informação é uma das atitudes inteligentes tomadas por empresas, isto se avaliarem os riscos potenciais na implantação dos mesmos, para que não ocorram falhas nesses processos.
Segundo Schmitt (2004, p. 45),
Entre os fatores de risco, para o sucesso na implantação de sistemas de informação, pode se citar: o tempo de desenvolvimento, o número de pessoas e áreas da empresa envolvidas, os custos do projeto, a constante e rápida evolução da tecnologia e o dinamismo do mercado, entre outros.
A partir daí, nota-se a importância em fazer uma avaliação da empresa em si, e observar se essa está preparada para a implantação dos Sistemas de Informação. É necessário observar atentamente a qual tipo de Sistemas de Informação a empresa pode suportar. É necessário gerenciar os riscos e descobrir os potenciais a serem enfatizados.
Ainda para o autor, nas fases iniciais do projeto, não existe um levantamento detalhado dos requisitos funcionais do sistema, ou seja, tem-se uma base a ser adaptada de acordo com as necessidades do dia-a-dia, mas para isso é imprescindível a utilização do sistema corretamente. É necessário que todos os envolvidos na empresa conheçam “o que”, “o como” e “o porquê”, de cada um dos recursos existentes no sistema.
Para Schmitt (2004), torna-se necessário que haja coerência entre a cultura gerencial e a cultura da tecnologia da informação pra que a utilização de sistemas de informação seja bem sucedida. Ou seja, as pessoas, mesmo com sua
resistência a implantação, serão mais receptivas desde que a cultura gerencial propicie esse tipo de atitude.
De acordo com Freitas (1991, p. 120), “as mudanças provocam sentimentos de perda e diante destas perdas as pessoas tendem a reagir agarrando-se à situação do passado e, portanto, reagindo a mudança”. Para inverter esse processo é necessária a intervenção dos dirigentes apresentando pontos positivos e analisando os riscos para que a implantação do Sistema de Informação seja feita com sucesso.
Nesse momento é possível afirmar que o sucesso na implantação de sistemas de Informação está diretamente ligada as atitudes das pessoas. Quanto maior a participação e aceitabilidade dos integrantes do processo, mais efetivo o levantamento dos requisitos funcionais, reduzindo assim as reações negativas ao Sistema.
CUSTOS E BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Já foi observado que uma informação é valorizada quando ajuda os tomadores de decisões a optarem pela alternativa que segundo eles é tida como a melhor em determinado momento. Assim, a relevância da informação está intimamente ligada às estratégias dos negócios.
Padoveze (1996), diz que a informação não pode custar mais do que possa valer para a administração. Os dirigentes de empresas buscam reduzir custos, aprimorar a eficiência na produção, vantagens competitivas, maior precisão no valor agregado aos produtos, tomadas de decisão gerenciais mais eficazes, enfim, procuram interagir os problemas da empresa para compreendê-los melhor.
Os sistemas de informação devem ser utilizados oferecendo ao escopo estratégico, inúmeras alternativas de como melhorar a performance da empresa, auxiliando-o na percepção da necessidade de mudanças no processo organizacional.
Schmitt (2004), comenta que a determinação dos custos de implementação de um sistema é uma tarefa extremamente complexa, pois, além dos custos de software e hardware, estão envolvidos os custos com pessoal próprio e de terceiros. Sendo os custos de pessoal de difícil previsão, uma vez que a determinação do tempo de elaboração, análise e implementação do projeto torna-se bastante complexa.
Volta-se então, a mesma questão abordada anteriormente, é necessário o treinamento adequado para que os envolvidos possam fazer com que as informações tenham valor. É necessário que as pessoas saibam dinamizar e utilizar as informações no momento certo e da maneira exata.
Para Bio (1996), um sistema de informações bem executado traria benefícios principalmente:
1 Na informação gerencial; 2 Na eficiência operacional; 3 Na racionalização dos sistemas; 4 No controle interno.
Daí a necessidade de um relacionamento integrado entre as partes. Para que dessa maneira exista uma troca das informações disponibilizadas pelos indivíduos e/ou setores.
Stair (1998, p. 6) acredita que uma boa informação deve apresentar certas características, como:
1 Ser precisa: a informação não pode ter erros;
2 Ser completa: conter todos os fatos importantes;
3 Ser econômica: o valor da informação deverá ser avaliado com a sua produção; 4 Ser flexível: a informação poderá ser utilizada para diversas finalidades;
5 Ser confiável: a confiabilidade da informação depende do método de coleta dos dados;
6 Ser relevante: deverá ser importante para o tomador de decisão;
7 Ser simples: uma informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária;
8 Ser encaminhada em tempo: a informação deverá ser enviada somente quando se julgar necessária;
9 Ser verificável: poderá ser checada para saber se está correta.
E apesar de óbvio, nem sempre esses elementos são existentes da transferência da informação. Embora as pessoas dentro das organizações necessitem crescentemente de informações relevantes, elas são ao mesmo tempo vítimas de informações irrelevantes. É necessário, portanto, determinar os objetivos e trabalhar de maneira integrada e determinada em busca desses objetivos, assim, o tempo será utilizado de maneira otimizada e os sistemas não estarão gerando informações, que por muitas vezes se tornam irrelevantes.
PROCESSO DECISÓRIO UMA VISÃO GERAL
De acordo com Oliveira (2004), a tomada de decisão consiste em um processo contínuo de ligação entre as unidades e os agentes organizacionais. Dentro das organizações, as pessoas, freqüentemente, tomam decisões cujas conseqüências variam de acordo com o impacto causado sobre seus objetivos e operações.
Segundo Gomes (2002, p. 11),
Uma decisão precisa ser tomada sempre que estamos diante de um problema que possui mais que uma alternativa para sua solução. Mesmo quando, para solucionar um problema, possuímos uma única ação a tomar, temos as alternativas de tomar ou não essa ação. Concentrar-se no problema certo possibilita direcionar corretamente todo o processo.
O que ocorre dentro das organizações é que seu escopo estratégico nem sempre está preparado para esse processo e acaba tomando decisões que ao invés de beneficiar, prejudicam
são tomadas por falta de informações certas e baseadas em dados reais.
Gomes (2002), diz que o decisor pode ser uma pessoa ou um grupo de pessoas, em nome do qual é tomada a decisão. Os decisores influenciam no processo de decisão de acordo com o juízo de valor que representa relações estabelecidas. As relações devem ter caráter dinâmico, pois poderão ser modificadas durante o processo de decisão devido ao enriquecimento de informações ou interferências existentes.
O que comprova a importância da obtenção de dados que realmente sejam confiáveis para esse processo. Gomes (2002, p. 15), ainda complementa:
Nem todos os decisores têm o poder de decisão. Assim, é importante, ainda, distinguir o grau de influência dos decisores no processo de decisão. Esse grau de influência faz a distinção entre os decisores envolvidos com o processo de decisão, que são colocados em dois grupos denominados de agidos e intervenientes.
Ou seja, é necessários que a empresa tenha claro qual ou quais são as pessoas preparadas para integrarem o processo decisório. Alguns estarão apenas intervindo no processo, enquanto outros estarão realmente tomando as atitudes necessárias para a resolução dos problemas. Cabe ressaltar então, que as decisões variam de acordo com o tipo de problema emergente, gerando então alternativas de solução com objetivos definidos.
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Um grande desafio enfrentado por dirigentes de organizações está no processo de tomada de decisão. O ritmo acelerado de atividades e a complexidade das ações gerenciais visam maior intensificação do fluxo de informações e um maior e melhor manejo dessas para que suas decisões sejam bem sucedidas.
Caso isso não ocorra e tome-se uma decisão errônea, a organização conseqüentemente se tornará menos competitiva, já que a alocação de recursos e sua utilização não foram feitas de formas adequadas. Isso sem contar no tempo despendido dos envolvidos em todo este processo, que acabou por não agregar o valor necessário à atividade, deixando então a organização suscetível à atuação dos concorrentes.
Por fim, a utilização de sistemas de informações gerenciais (SIG´s), bem como sua integração com todos os setores e pessoas envolvidas na organização propiciam uma probabilidade maior de acerto já que atua como suporte no processo decisório.
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