Lançamentos no sistema
O lançamento de ocorrências e requerimentos no sistema ERP não é apenas uma ferramenta de visualização e consulta. É documento. Se não está lançado, significa que você não teve contato com o aluno (mesmo que você tenha tido). Se consta no sistema o contato pessoal, mas nós não temos uma cópia assinada pelo aluno, mesma coisa, significa que ele não teve o contato com você.
Todo atendimento, seja ele de qualquer natureza, deve sempre registrado no sistema, impresso em 2 vias, uma via nós assinamos e entregamos ao aluno e a outra ele assina e deixa conosco. Todos os registros assinados pelo aluno deverão ser entregues no fim do mês ao ADM, para que possa ser arquivado na pasta do aluno.
1. Requerimentos
Toda solicitação que tenha por objetivo alguma alteração de dados no sistema deve ser lançada através de requerimentos. Veja alguns exemplos, de acordo com o tipo:
CANCELAMENTO DE MATRICULA COM DEVOLUÇÃO:
Aluno solicita cancelamento de sua matricula por motivos financeiros. Por estar dentro do prazo de 30 dias da assinatura de seu contrato, solicita devolução integral. Como o cheque de matrícula ainda não foi compensado, o aluno fará a retirada do cheque na franquia matriculadora em data a combinar.
OU
Aluno solicita cancelamento de sua matricula por motivos pessoais. Como está dentro do prazo de 30 dias, solicita devolução. O depósito deverá ser feito no Banco do Brasil, agencia XXX, c/c xxxxxxxx-x.
CANCELAMENTO DE MATRICULA SEM DEVOLUÇÃO:
Aluno solicita cancelamento de sua matricula por motivos financeiros. Como já efetuou a ratificação de seu contato, através da assinatura da Carta de Aula Zero, está ciente que não terá devolução da taxa de matricula.
OU
Aluno solicita cancelamento de sua matricula por motivos financeiros. Como já se passaram mais de 30 dias da assinatura de seu contrato, está ciente que não terá devolução da taxa de matricula.
ALTERAÇÃO DE INICIO (ADIAMENTO)
Aluno solicita adiamento de seu inicio de outubro para novembro devido a uma cirurgia inesperada que o impossibilitará de freqüentar as aulas neste mês. Está ciente que sua primeira mensalidade passa a ser 05/12 e que uma nova alteração não pode ser solicitada. O aluno se compromete a entrar em contato com a coordenação de ensino na primeira semana de novembro para acertar turma e horários e está ciente que caso venha a desistir de seu curso não terá direito a devolução de matricula ou de seu material didático.
ALTERAÇÃO DE INICIO (ANTECIPAÇÃO)
Aluno solicita antecipação de seu inicio de novembro para outubro. Está ciente que sua primeira mensalidade passa a ser 05/11 e que uma nova alteração não pode ser solicitada. O aluno já efetuou Aula Zero, teste de nivelamento e a compra de seu material didático.
DESISTÊNCIA:
Aluno solicita o cancelamento de seu contrato pois será transferido para uma cidade onde não há unidade You Move . Está ciente que ainda efetuará o pagamento referente aos 17 dias estudados no mês de novembro, com vencimento em 05/12. A Rescisão Contratual somente será válida após a compensação do pagamento, desde que ainda no mês de dezembro. Aluno ciente também que, caso queira dar continuidade a seus estudos terá até o final de dezembro para desfazer sua rescisão entrando em contato com a escola.
DESISTÊNCIA NEGOCIADA: (LANÇADA ATRAVÉS DO REQUERIMENTO DE DESISTÊNCIA)
Aluno esteve na escola ontem para solicitar o cancelamento de seu contrato, devido a mudança de cidade. Como não havia horário disponível para atendê-lo, a recepcionista reagendou para hoje. Sendo assim, consideramos a data de 16/11. Aluno ciente que ainda há de ser efetuado o pagamento 05/12 referente aos 16 dias estudados em novembro. Rescisão válida após a compensação do pagamento, desde que ainda no mês de dezembro. Aluno ciente também que, caso queira dar continuidade a seus estudos terá até o final de dezembro para desfazer sua rescisão entrando em contato com a escola.
DESISTÊNCIA PROGRAMADA: (LANÇADA ATRAVÉS DO REQUERIMENTO DE DESISTÊNCIA)
Aluno esteve na escola hoje para programar sua rescisão contratual. Como deseja efetuar a avaliação para mudança de nível, será nosso aluno até 20/12. Para a conclusão de seu contrato nestes termos ainda hão de ser efetuados os pagamentos 05/12/09 (referente a novembro) e 05/01/10 proporcional a 20 dias (referentes a dezembro). Rescisão válida após a compensação dos pagamentos, desde que ainda no mês de janeiro. Aluno ciente que, caso queira dar continuidade a seus estudos terá até o final de janeiro para desfazer sua rescisão entrando em contato com a escola.
TRANSFERENCIA DE MATRICULA:
Aluno efetuou sua matricula para estudar na unidade Bagdá, mas devido à mudança de emprego prefere estudar na unidade Londres. Está ciente que terá seu inicio em novembro, pagamento a primeira mensalidade em 05/12 e que o valor na nova unidade será de R$147,50, mantendo o incentivo de 20% para pagamento até dia 05 de cada mês. Já realizou Aula Zero e a compra do MD. Foi nivelado para A2 e deverá iniciar ainda esta semana na nova unidade. Como o aluno ainda não tem endereço e telefone em Londres,manterá o número de celular pelos próximos dois meses e também poderá ser contatado através do e-mail [email protected].
TRANSFERENCIA DE UNIDADE:
Aluno solicita transferência de unidade de Bagdá para Londres, devido a mudança de emprego. Já efetuou o pagamento da taxa de transferência e da mensalidade 05/12, referente ao mês de novembro. Está ciente que seu inicio na nova unidade deverá ser imediato e a partir da mensalidade 05/01 deverá efetuar os pagamentos na unidade Londres, sendo o valor na nova unidade de R$147,50, mantendo o incentivo de 20% para pagamento até dia 05 de cada mês. Conforme acordado com o coordenador da nova unidade, o aluno fará aulas de A2 às Ter/Qui às 18h. Como ainda não tem endereço e telefone em Londres, manterá o número de celular pelos próximos dois meses e também poderá ser contatado através do e-mail [email protected].
DESCANCELAMENTO: (LANÇADO ATRAVES DE UMA OCORRENCIA DE REVERSAO, E ENVIADO AO REGIONAL PARA ACERTO DO SISTEMA)
Aluno esteve em atendimento hoje para solicitar a continuidade de seu curso. Conseguiu reorganizar seus horários e com isso pede a anulação do cancelamento de contrato feito anteriormente. Está ciente que suas mensalidades continuarão a vencer normalmente e que quando decidir efetuar a rescisão contratual devera comunicar a escola pessoalmente em atendimento com o responsável operacional da escola.
ACORDO DE DESISTÊNCIA:
Aluno devia as mensalidades 05/09, 05/10 e 05/11. Fizemos um acordo de terceira pendência em que o aluno efetuou o pagamento de duas mensalidades integrais em troca da rescisão. Rescisão válida mediante a compensação dos pagamentos.
ESTORNO DE CANCELAMENTO SEM DEVOLUÇÃO: (LANÇADO ATRAVES DE UMA OCORRENCIA DE REVERSAO, E ENVIADO AO REGIONAL PARA ACERTO DO SISTEMA)
Aluno havia solicitado o cancelamento de sua matricula devido a problemas financeiros. Como conseguiu se reorganizar antes do prazo previsto solicita retorno ao curso. Está ciente que, conforme seu contrato original, seu inicio será em dezembro de 2009 e sua primeira mensalidade em 05/01/10.
ESTORNO DE CANCELAMENTO COM DEVOLUÇÃO: (LANÇADO ATRAVES DE UMA OCORRENCIA DE REVERSAO, E ENVIADO AO REGIONAL PARA ACERTO DO SISTEMA)
Aluno havia solicitado o cancelamento de sua matricula devido a problemas financeiros. Como conseguiu se reorganizar antes do prazo previsto solicita retorno ao curso. Pelo fato de administração da escola já ter efetuado o reembolso da taxa de matricula, aluno deixa neste momento um cheque de R$198,00, referente à matricula. Está ciente que, conforme seu contrato original, seu inicio será em dezembro de 2009 e sua primeira mensalidade em 05/01/10.
REATIVAÇÃO:
Aluno reativa seu contrato na data de hoje, deixando programado seu inicio para o mês de janeiro de 2010, com primeira mensalidade em 05/02/10. Deixou acertado na data de hoje o pagamento da taxa de reativação, no valor de R$99,00. Agendamos Aula Zero para ratificação do contrato e teste de nivelamento para 28/11 às 11h.
2. Ocorrências FINANCEIRO:
Aluno veio para atendimento e está ciente que não poderemos liberar o incentivo, uma vez que já passou o dia do vencimento. Aluno ciente que poderá retirar a segunda via do boleto na escola ou solicitar o envio por e-mail antes de seu vencimento para que não perca seu incentivo novamente, caso haja alguma impossibilidade de vir até a escola.
MATERIAL DIDÁTICO:
Entrei em contato com o aluno para verificar se já recebeu o talão de cheques para a aquisição de seu kit. Como a compra é realizada através de encomenda, o aluno está ciente que após o pagamento recebera o material no prazo de aproximadamente 10 dias, quando então poderá iniciar suas aulas. Aluno ficou de vir entre hoje e amanha para efetuar o pagamento.
QUALIDADE:
Em ligação de qualidade a aluna informou que está gostando da turma e do professor. Sentiu um pouco de dificuldade na primeira aula, mas com a preparação dos 4 steps já conseguiu se desenvolver melhor nas demais aulas. Aproveitei a ligação para lembrá-la que o boleto bancário deverá chegar em sua casa no máximo até dia 30 e que caso não o receba deverá nos acionar para providenciarmos a segunda via.
REVERSÃO:
Aluno veio para atendimento solicitar a interrupção de seu contrato por estar com dificuldades de horário. Como conseguimos reorganizar sua agenda, ficou acertado que continuará regularmente no curso e fará aulas ter/qui às 7h. Está ciente que continuará efetuando normalmente seus pagamentos e caso volte a ter dificuldades deverá nos procurar para reprogramarmos suas aulas.
CONTATO RECEPÇÃO:
Aluno veio até a escola solicitar sua rescisão contratual. Como não havia horários disponíveis para o operacional atende-lo, agendei um atendimento para amanhã, 18/11 às 18h.
CONTATO:
Ao efetuar o controle de qualidade, aluno demonstrou insegurança quanto a seu desenvolvimento em sala de aula. Ficou de entrar em contato com o coordenador para tirar algumas dúvidas.
COBRANÇA:
Entrei em contato com o aluno para acertarmos o pagamento pendente de 05/11. Esta ciente que não terá direito ao incentivo e que a cada dia em que o pagamento não é efetuado há incidência de juros. Combinou de pagar no banco entre hoje e amanha.
