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Arquivo Municipal de Constância: do DigitArq ao Archeevo

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Arquivo Municipal de Constância: do

DigitArq ao Archeevo

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Sumário:

1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de Constância;

2. Breve contextualização da utilização do DigitArq;

3. O processo de migração de dados do DigitArq para o Archeevo;

4. BackOffice do DigitArq vs. Archeevo: Principais diferenças na ótica do utilizador;

5. FrontOffice do Archeevo: O Portal do Arquivo Municipal de Constância;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• A origem do Arquivo confunde-se com a do Município, dado que os acervos custodiados pelo Arquivo Municipal provêm essencialmente do armazenamento de documentação produzida pela Câmara Municipal e/ou pela Administração Central respeitante ao concelho;

• As referências históricas aos Arquivos da Câmara de Punhete remontam ao período das Invasões Francesas. A Vila de Punhete foi invadida, pela primeira vez, em 1807 pelas tropas de Junot tendo o seu exército devastado grande parte do património público e privado, incluindo os Paços do Concelho e os Arquivos da Câmara, que ficaram profundamente danificados devido aos atos de vandalismo aí praticados;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• Outro fator que influenciou ao longo dos anos a destruição da documentação foram as frequentes cheias nos rios Tejo e Zêzere, que por norma, inundavam o local onde se posicionava a área de arquivo;

• Em 1868, o concelho de Constância foi extinto e anexado ao de Abrantes, mas apenas pelo período de alguns dias. O Arquivo do Município chegou a ser levado, por ordem superior para Abrantes, mas regressou pouco tempo depois, em 21 de Janeiro desse mesmo ano;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• Em 1895, o concelho de Constância foi novamente anexado ao de Abrantes, tendo o Arquivo da Câmara transitado para a nova sede de concelho. A 17 de Janeiro de 1898 é restaurado o concelho e a documentação trazida para Constância, onde se mantém até hoje;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• Em 25-03-2002, o Município de Constância candidata-se ao Programa de Apoio à Rede Arquivos Municipais – PARAM, PA 2, para adaptação de edifício existente para Arquivo Municipal;

• A 16-12-2002 é foi assinado o acordo de colaboração entre o Instituto dos Arquivo Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), e o Município de Constância, sendo a comparticipação da Torre do Tombo de 50 % do valor total da obra de implantação;

• O novo edifício ficou concluído no 3.º trimestre de 2005;

• Ainda em 2005 efetua-se candidatura no âmbito do PARAM, ao Programa de Apoio à Aquisição de Equipamentos - PA5, com o intuito de obter o indispensável apoio para equipar e mobilar o novo equipamento, com as devidas valências que assegurassem o seu funcionamento;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• O Município é, então, informado pelo IAN/TT de que não haveria disponibilidade financeira para apoiar a candidatura supracitada (PA5). Informaram igualmente que o equipamento poderia funcionar, desde que, asseguradas as condições mínimas para a sua função, sendo todo o investimento, dos encargos realizados para tal, suportado pelo Município de Constância;

• Em 2006, o Município de Constância deliberou que se avançasse, faseadamente, com a aquisição de alguns equipamentos indispensáveis para o apetrechamento do novo edifício;

• Apetrechados os depósitos com estanteria de encaixe e os gabinetes de trabalho com o mobiliário e os equipamentos base, surge a necessidade de contratar pessoal especializado para dar inicio aos trabalhos arquivísticos;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• Em 2007 é contratado um técnico-profissional de arquivo (estagiário) e em 2008 é contratado um técnico superior de arquivo (estagiário);

• Em 2009, fruto das imposições legais, é aprovado um novo organograma que contempla/formaliza, pela primeira vez, a existência de um serviço de arquivo uno e indivisível:

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

• Em abril de 2009 é adquirido um scanner planetário tamanho DIN <A2 e em maio é adjudicado à Keep Solutions o fornecimento, manutenção e suporte da aplicação DigitArq;

• A 10 de junho de 2009, integrado no âmbito das comemorações das Pomonas Camonianas, Dia de Portugal e de Camões é inaugurado/aberto ao público o Arquivo Municipal de Constância;

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

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1. Breve apresentação do Arquivo Municipal de

Constância

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2. Breve contextualização da utilização do DigitArq

• No final do 1.º semestre de 2009 inicia-se a utilização do DigitArq;

• Assume-se então o DigitArq como uma ferramenta essencial na realização das tarefas diárias, objetivos e missão do Arquivo Municipal de Constância;

• A utilização integrada do DigitArq – descrições arquivísticas, gestão de objetos digitais e publicação de objetos digitais, permitiu-nos exponenciar um dos objetivos estratégicos tido como nevrálgico para o arquivo: “quebrar as barreiras físicas e transpor a comunicabilidade e o

acesso à informação custodiada para o ambiente web”;

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2. Breve contextualização da utilização do DigitArq

• Alguns dados da produção interna – 10.06.2009 a 31.12.2012:

• 5499 registos e descrições arquivísticas no DigitArq e disponíveis online;

1873 objetos digitais incorporados no DigitArq e disponíveis online;

• 86.378 imagens digitais incorporadas no DigitArq e disponíveis online;

Ao nível da procura externa: - 10.06.2009 a 31.12.2012:

• 6645 visitas ao Portal do Arquivo Municipal;

• 52.741 páginas visualizadas;

• 64% das visitas têm origem em território nacional;

• os restantes 36% distribuem por países como Brasil, Inglaterra, EUA, França ou Alemanha…;

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3. O processo de migração de dados do DigitArq

• A mudança do DigitArq para o Archeevo ocorre no âmbito do contrato de manutenção e suporte em vigor entre o Município de Constância e a Keep Solutions;

• O processo de configuração, parametrização das bases de dados e a migração dos dados foi antecedido de um “caderno de encargos” acordado e aceite por ambos os intervenientes;

• O processo efetuou-se entre 25.02.2013 e 01.03.2013, através de acesso remoto à infraestrutura tecnológica da CM Constância;

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3. O processo de migração de dados do DigitArq

para o Archeevo

• Neste momento encontram-se a ser validados, pelo Arquivo Municipal, os resultados da migração do DigitArq para o Archeevo;

• Dos resultados já analisados realça-se a inexistência de perda de informação na passagem do DigitArq para o Archeevo;

Dados Migrados Totais

Objetos Digitais 1873

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4. BackOffice do DigitArq vs. Archeevo: súmula das

principais diferenças na ótica do utilizador

• O DigitArq baseava o seu funcionamento em vários módulos distintos para a realização de tarefas/fluxos de trabalho distintos:

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4. BackOffice do DigitArq vs. Archeevo: súmula das

principais diferenças na ótica do utilizador

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4. BackOffice do DigitArq vs. Archeevo: súmula das

principais diferenças na ótica do utilizador

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4. BackOffice do DigitArq vs. Archeevo: súmula das

principais diferenças na ótica do utilizador

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4. BackOffice do DigitArq vs. Archeevo: súmula das

principais diferenças na ótica do utilizador

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5. FrontOffice do Archeevo: O Portal do Arquivo

Municipal de Constância

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Muito Obrigado!

Rui Miguel Albino Duarte

rui.duarte@cm-constancia.pt arquivo.municipal@cm-constancia.pt biblioteca@cm-constancia.pt T. 249 730 284 T. 249 739 367 22

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