Módulo 4
Continuação das etapas para
implantação do 5S, estudo de caso
13 - Feedback para ações não-viáveis
QUEM
QUEM
Representantes das áreas
COMO
COMO
• Explicar recusas ou adiamentos • Registrar em formulário
Dicas:
Ser claro Não desmotivar
14 - Dia “D”
QUEM QUEM
• Coordenador do Comitê • Representantes das áreas • Força-tarefa • Demais funcionários COMO COMO • Obedecer programação • Verificar materiais • Verificar trabalhos
• Verificar áreas de descarte • Verificar organização
• Verificar andamento das etapas • Identificar problemas
• Motivar
• Organizar, arrumar, limpar
Dicas
:
Acompanhar alta direção
15 - Avaliação do processo
QUEM QUEM • Coordenador do Comitê 5S • Demais dirigentes COMO COMOPromover reunião para:
• Relatar atividades concluídas • Apresentar próximos passos • Discutir dificuldades
Dicas:
Fazer pauta Criar envolvimento
15 - Avaliação do processo
Relatório sobre a situação do 5S
15 10 5 Senso de Organização o Senso de Ordenação Senso de Disciplina Senso de Asseio Senso de Limpeza 0 20 Posto de Trabalho Data
16 - Documentação do “depois”
e montagem do quadro de fotos
QUEM QUEM
Representantes das áreas
COMO COMO
• Fotografar locais nos mesmos ângulos • Afixar fotos junto às anteriores
• Divulgar
Dicas: Não identificar
Setorizar Dar visibilidade
17 - Avaliação e contabilização do descarte
QUEM
QUEM
• Comitê 5S
• Representantes das áreas
COMO COMO • Pesar • Contar • Registrar Dicas: Incentivar visitas Providenciar remoção Controlar patrimônio
18 - Promoção, divulgação e reconhecimento
QUEM QUEM Comitê 5S COMO COMO • Divulgar resultados• Promover atividades paralelas • Premiar
Dicas:
Divulgar fotos Divulgar filmes
19 - Manutenção e melhoria do 5s
Action
Check
Plan
Estudo de caso
EXPERIÊNCIA EM UM TRIBUNAL DE CONTAS COM A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S
INTRODUÇÃO
O Programa 5S iniciou-se no tribunal em março de 1996, após trabalho de reconhecimento da cultura institucional promovido pelo escritório de controle da qualidade total. A partir daí,
elaborou-se um plano de ação, com flexibilidade tal que permitisse viabilizar e facilitar a execução, o acompanhamento e o controle da implantação.
Promoveu-se treinamento para 140 facilitadores do tribunal, os quais multiplicaram de imediato o conhecimento adquirido para os demais colaboradores. Foi constituída a estrutura
organizacional do programa pela definição do coordenador técnico e dos facilitadores setoriais, por circular interna contendo as respectivas atribuições e encaminhada a todas as unidades para a ciência dos colaboradores.
Estudo de caso
Subseqüentemente a esta ação, reuniões periódicas foram realizadas com os facilitadores setoriais de cada unidade participante do processo, para acompanhamento formal das etapas que estavam sendo desencadeadas e também para orientação, explicação de
Estudo de caso
ENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES
Comprometimento da alta administração por meio de visitas às unidades pela presidência, ocasião em que billhetes de estímulo e reconhecimento eram fixados em 85 painéis de comunicação, foi uma das estratégias adotadas para a mobilização e o envolvimento dos colaboradores.
O registro fotográfico do ambiente físico, anterior e posterior ao desenvolvimento dos sensos em todas as unidades do tribunal, também colaborou para que fossem observadas e
comprovadas as mudanças ambientais. Inúmeras fotos foram expostas nas áreas internas e externas do tribunal.
A evolução do programa foi comunicada semanalmente com inserções no informativo
produzido e distribuído pelo controle de qualidade aos colaboradores com o objetivo de dar transparência aos fatos ocorridos e estimular ainda mais a participação.
Estudo de caso
Campanhas de prevenção à saúde foram realizadas, entre elas: diabetes, pressão alta e glaucoma.
A copa interna de qualidade total, torneio de futebol masculino, também foi promovida, composta por equipes que representavam times famosos e que proporcionaram ao seu final, prêmios medalhas e troféus aos vencedires. A iniciativa coube à Associação dos Servidores, então
imbuída do espírito de qualidade, que revelou maior eficiência, ampliando sua prestação de serviços aos associados.
O programa 5S para a família dos colaboradores foi planejado e
executado. Nos finais de semana, durante dois meses, foram promovidas aulas sobre o 5S para aplicação em casa. A programação constou, ao seu final, de uma confraternização com grupos artísticos que foi
Estudo de caso
O PROCESSO DE AVALIAÇÃO
Para aferição dos resultados foi elaborada uma planilha -instrumento de avaliação - com a seleção de itens que
permitissem avaliar objetivamente a implantação de cada um dos sensos.
Um sistema de reconhecimento e premiação ao esforço e dedicação demonstrados pelos colaboradores foi
institucionalizado, com publicação no Diário Oficial do município de resolução e portaria, instrumentos integrantes deste sistema. Para a avaliação geral, foi constituída comissão de avaliadores composta por integrantes de unidades distintas que realizaram simulações em unidades previamente selecionadas para teste-piloto. Toda a área física do tribunal foi percorrida para fins da avaliação.
Estudo de caso
As unidades que atingiram pontuação mínima de 70 pontos nesta avaliação foram agraciadas com diplomas bronze, prata e ouro,
conforme classificação. Aquelas agraciadas com diploma ouro também receberam “bottons” com timbre do programa 5S. À unidade vencedora do ano, entre os agraciados com o diploma ouro, coube uma viagem e visitação técnica à uma empresa em estágio avançado do programa 5S. As anomalias mais comuns às diversas áreas foram objeto de relatório e plano de ação corretiva encaminhado à alta administração para
Estudo de caso
ÍNDICES OBTIDOS
Na primeira fase de implantação e desenvolvimento dos
sensos, foram avaliados a incorporação do 1º, 2º e 3º sensos, distribuídos em um total de 20 itens que foram avaliados.
No cômputo geral, o 1º S obteve média de 76,73 pontos, o 2º S ficou com 72,33 e o 3º S registrou 76,28 - sendo que a média geral foi de 75,11.
Os resultados obtidos na avaliação geral não atingiram níveis de excelência. Mas em função desta etapa preliminar do
programa, os índices alcançados foram considerados satisfatórios.
Estudo de caso
RESULTADOS DA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S
Três resultados merecem destaque:
1) Na Seção de Transportes observou-se um verdadeiro processo de mudança de comportamento, gerando economia de recursos bastante expressiva:
- os novos cuidados com a conservação e manutenção favoreceram a recuperação dos veículos, tornando desnecessárias novas aquisições - economia de combustível, como resultado até de campeonato entre os motoristas
- redução de custo de tempo, pelo estabelecimento de novas rotas de percurso
- redução de gastos de limpeza, afora a melhoria do ambiente, também em termos de higiene e limpeza da garagem e das oficinas
Estudo de caso
2) O prédio anexo, construído na época com área de 1.550 m², foi mobiliado com o descarte efetuado pelo edíficio-sede.
3) Embora ampliada a área, com o desenvolvimento do senso de limpeza tornou-se desnecessária a contratação de mais funcionários para a execução destes serviços.
Estudo de caso
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O processo realizado conseguiu resultados de melhoria em período aproximado de 7 meses, o que comprova a viabilidade e o sucesso do programa 5S, referenciando o seu prosseguimento.
Conclusão
Pode-se perceber que o programa 5S dá ganhos a todos nós, pois significa estímulo para as pessoas realizarem o seu trabalho
corretamente com alegria e para assumirem a responsabilidade pelos resultados. É a busca da melhoria contínua na vida de cada um de nós. É praticar e desejar o bem a todos.
Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente estará realmente compreendida a verdadeira essência do 5S.
Pense nisso:
Os grandes resultados e as grandes conquistas jamais serão conseguidos através de GRANDES esforços de POUCAS pessoas.
Os grandes resultados e as grandes conquistas só serão conseguidos através de PEQUENOS esforços de TODAS
Exercício
Indique se é verdadeiro ou falso:
1 ( ) O comprometimento da alta administração com a implantação do programa 5S deve ser divulgado.
2 ( ) A implantação do programa 5S é para limpeza da organização.
3 ( ) Devemos divulgar o reconhecimento às pessoas que fizeram um bom trabalho. 4 ( ) Os grandes resultados e as grandes conquistas só serão conseguidos através de PEQUENOS esforços de TODAS as pessoas.
5 ( ) O incentivo e a premiação são muito importantes.
6 ( ) O responsável nunca deve deixar passar uma oportunidade de reconhecer o bom trabalho de seu funcionário.
7 ( ) O cumprimento do horário não faz parte da disciplina.
8 ( ) Todos os funcionário envolvidos no processo para implantação do programa devem ser treinados.
Resposta do exercício
Indique se é verdadeiro ou falso:
1 ( V ) O comprometimento da alta administração com a implantação do programa 5S deve ser divulgado.
2 ( F ) A implantação do programa 5S é para limpeza da organização.
3 ( V ) Devemos divulgar o reconhecimento às pessoas que fizeram um bom trabalho. 4 ( V ) Os grandes resultados e as grandes conquistas só serão conseguidos através de PEQUENOS esforços de TODAS as pessoas.
5 ( V ) O incentivo e a premiação são muito importantes.
6 ( V ) O responsável nunca deve deixar passar uma oportunidade de reconhecer o bom trabalho de seu funcionário.
7 ( F ) O cumprimento do horário não faz parte da disciplina.
8 ( V ) Todos os funcionário envolvidos no processo para implantação do programa devem ser treinados.
