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Política de Gestão de Ativos Físicos

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Academic year: 2021

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Política de

Gestão de

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1. introdução...4

1.2 Escopo ... 6

1.3 Alinhamento estratégico ... 6

1.4 Alinhamento com princípios da nossa Governança Corporativa ... 7

1.5 Obrigações legais e regulamentares ... 7

1.6 Base normativa de referência ... 8

2. Política ...9

2.1 Princípios relacionados com gestão de ativos físicos ... 9

2.2 Patrimônio e fontes de recursos ... 10

2.3 Capitalização de ativos físicos ... 11

2.4 Terrenos, edifícios, infraestruturas e obras em andamento ... 11

2.4.1 Terrenos...11 2.4.2 Edifícios ...11 2.4.3 Ativos de infraestrutura ...11 2.4.4 Obras em andamento ...11 2.4.5 Reparos e reformas ...12 2.4.6 Acervos de bibliotecas ...12

2.4.7 Obras de arte e acervo histórico ...12

2.5 Veículos automotores, embarcações e aeronaves ... 12

2.6 Leasing ... 12

2.7 Softwares ... 13

2.8 Descarte e utilização de um ativo supérfluo, excedente ou obsoleto ... 13

2.9 Propriedade dos ativos físicos ... 14

2.10 Registro e classificação ... 14 2.11 Depreciação e amortização ... 15 2.12 Impairment ... 15 2.13 Imobilização ... 16 2.14 Movimentação e controle ... 16 2.15 Inventariação ... 16

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Políticas Institucionais da UBEC - POlíTICA dE GEsTãO dE ATIvOs FísICOs

2.17 Despesas não consideradas como ativos ... 17

2.18 Conscientização, treinamento e educação em gestão de ativos físicos ... 17

2.19 Consequências de violações desta política ... 18

2.20 Responsabilidades e alçadas ... 18 2.20.1 Assembleia Geral ...18 2.20.2 Conselho de Administração ...18 2.20.3 Conselho de Associadas ...19 2.20.4 Instituições Mantidas ...20 2.20.5 diretoria Executiva ...20 2.20.6 Gerências ...20

2.20.7 Todos os colaboradores e terceira parte ...20

2.20.8 Auditoria Interna ...20

3. revisão e desenvolvimento ...21

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1. introdução

Fundada em 1972, a União Brasiliense de Educação e Cultura (UBEC) é uma Associação Civil, religiosa de direito privado e de caráter assistencial, educacional e filantrópica, a UBEC é formada pela união de cinco Províncias Religiosas e uma diocese: A Província lassalista de Porto Alegre – Irmãos lassalistas; a Província são José da Congregação dos sagrados Estigmas de Nosso senhor Jesus Cristo – Padres e Irmãos Estigmatinos; a Província Marista do Centro Norte do Brasil – Irmãos Maristas; a Inspetoria são João Bosco – salesianos de dom Bosco; a Inspetoria Madre Mazzarello – Irmãs salesianas, e a diocese de Itabira/Coronel Fabriciano.

Em 1980, a UBEC reuniu as diversas faculdades Católicas existentes no dF e constituiu as FICB – Faculdades Integradas Católica de Brasília, e, em 1994, o Ministério da Educação credenciou a Universidade Católica de Brasília – UCB, fazendo-a chegar à dimensão de Universidade Católica no distrito Federal.

Atualmente, além da UCB, a UBEC mantém, o Centro Educacional Católica de Brasília (CECB), Centro Educacional Católica do leste de Minas Gerais (CECMG), Centro Universitário do leste de Minas Gerais (UNIlEsTE), Colégio Padre de Man (CPM), Faculdade Católica do Tocantins (FACTO), e a Faculdade Católica Recife (FCR).

A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) publicou no final de 2014 as normas NBR IsO 55000, 55001 e 55002, que foram formuladas pela Comissão Especial de Estudo sobre Gestão de Ativos, e que são referência mundial para aplicação de conceitos universais na gestão de ativos, com uma abordagem de eficiência quantificada em termos de risco.

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O controle efetivo e a governança de ativos das organizações são essenciais para perceber o valor através da gestão de riscos e oportunidades, para alcançar valor através da gestão de riscos e oportunidades, para alcançar o equilíbrio desejado de custo, risco e desempenho.

Nosso gerenciamento de ativos físicos é um processo de gestão baseada em risco que trans-forma nossos objetivos organizacionais em decisões relacionadas aos ativos, planos e atividades, que envolve custos equilibrados, riscos, oportunidades e benefícios de desempenho, e esse equilí-brio é considerado ao longo de diferentes períodos de tempo.

Nós possuímos ativos físicos significativos (terrenos, edifícios, equipamentos, infraestrutura, frota de automóveis, entre outros) que são essenciais para realizarmos nossas atividades e alcan-çarmos nossos objetivos estratégicos.

Acreditamos que um dos mecanismos essenciais da boa governança é a gestão segura, efi-ciente e eficaz dos nossos ativos físicos.

1.1 objetivo

O objetivo desta política é garantir que os ativos físicos da UBEC sejam adquiridos, salvaguar-dados, controlados, eliminados e contabilizados de acordo com: a legislação vigente; os requisitos de auditoria, e de inspeção patrimonial; e normas contábeis aplicáveis; e de uma forma que suporte adequadamente a recuperação máxima de custos (indiretos) associados a esses ativos.

Os principais objetivos dessa política são:

1. Estabelecer práticas transparentes e corretas para gestão de ativos físicos.

2. Estabelecer os princípios, diretrizes e responsabilidades para gestão de ativos físicos. 3. Melhorar nosso desempenho financeiro.

4. Aprimorar nossa gestão de riscos. 5. Aprimorar nossos serviços educacionais. 6. Manter nossa reputação.

7. Manter nossas instalações funcionando da maneira prevista, no período previsto e com custo previsto.

8. Melhorar nossa sustentabilidade organizacional. 9. Melhorar nossa eficiência e eficácia organizacional.

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10. Assegurar que nossa gestão de ativos seja realizada de forma: (1) segura.

(2) Eficiente. (3) Eficaz.

(4) legal e em conformidade com os contratos e com a legislação vigente.

11. Responder às demandas legais e institucionais sobre o assunto e iniciar um ciclo de me-lhoria contínua dos mecanismos de governança.

1.2 escopo

Este documento contém definições, parâmetros e diretrizes para os nossos processos de ges-tão de ativos físicos: terrenos, edifícios, frota de automóveis, infraestrutura e equipamentos, entre outros; independentemente da origem dos fundos utilizados para a aquisição desses ativos, incluin-do-se bens doados, e se aplica a todas as instituições mantidas que utilizam, têm a custódia de, ou têm sido atribuídas responsabilidades por esses ativos físicos.

Esta política dever ser considerada em conjunto com outras políticas, padrões, normas e proce-dimentos aplicáveis adotados por nós.

Esta política foi escrita para todos os colaboradores com responsabilidades relacionadas com a nossa gestão de ativos físicos.

Esta política não aborda requisitos específicos relacionados com a aprovação, autorização e apropriação de construção de edifícios ou projetos de investimento de capital.

Esta Política orienta o comportamento da UBEC. Espera-se que as Instituições Mantidas defi-nam seus direciodefi-namentos a partir dessas orientações, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares a que estão sujeitas.

1.3 alinhamento estratégico

Esta política está alinhada com os nossos documentos estratégicos e institucionais abaixo relacionados:

1. Regimento Interno.

2. Código de Ética e de Conduta.

3. Planejamento Estratégico (2014-2020) 4. Estatuto da UBEC.

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5. Regimento do Conselho de Administração.

1.4 alinhamento com princípios da nossa Governança corporativa

1. A transparência, pela disponibilização, às partes interessadas, das informações que sejam de seu interesse e não apenas aquelas impostas por disposições legais ou regulamentos. 2. A equidade, que se caracteriza pelo tratamento justo de todas as partes interessadas, sendo

totalmente inaceitáveis atitudes ou políticas discriminatórias sob qualquer pretexto.

3. A Prestação de Contas, às instâncias adequadas, pelos Gestores da UBEC e Instituições Mantidas, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões.

4. A Responsabilidade Corporativa, com vistas a zelar pela sustentabilidade da UBEC e suas Instituições Mantidas, e sua longevidade, incorporando considerações de ordem social e ambiental, na definição das áreas de atuação e condução das operações

1.5 obrigações legais e regulamentares

legislação descrição

§ 3 do art. 183 da lei 6.404, de 15 de dezembro de 1976

determina que as companhias deverão efetuar, periodicamente, análise sobre a recuperação dos valores registrados no imobilizado e no intangível.

Instrução Normativa sRF nº 162/98 Fixa prazo de vida útil e taxa de depreciação dos bens que relaciona.

lei nº 8.010, de 29 de março de 1990 dispõe sobre importações de bens destinados à pesquisa científica e tecnológica, e dá outras providências.

lei nº 8.032, de 12 de abril de 1990 dispõe sobre a isenção ou redução de impostos de importação, e dá outras providências.

lei nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007.

Altera e revoga dispositivos da lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divulgação de demonstrações financeiras. Traz a inserção do impairment e a extinção da reavaliação de ativos

Instrução Normativa RFB nº 799/2007 dispõe sobre o despacho aduaneiro de importação de bens destinados à pesquisa científica e tecnológica.

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lei nº 10.964, de 28 de outubro de 2004

dá nova redação a dispositivos das leis de nos 8.010, de 29 de março de 1990, e 8.032, de 12 de abril de 1990, para estender a cientistas e pesquisadores a isenção tributária relativa a bens destinados à pesquisa científica e tecnológica; e faculta a inscrição no sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte – sIMPlEs, das pessoas jurídicas que especifica.

decreto nº 6.262, de 20 de novembro de 2007

dispõe sobre a simplificação de procedimentos para importação de bens destinados à pesquisa científica e tecnológica.

1.6 Base normativa de referência

Nós utilizamos as normas abaixo como referência para elaboração desta Política de Gestão de ativos físicos:

norma descrição

Norma Brasileira ABNT NBR IsO 55000:2014

Primeira Edição, publicada em 31/01/2014, Gestão de ativos — visão geral, princípios e terminologia, fornece uma visão geral de gestão de ativos, seus princípios e terminologia, e os benefícios esperados com a adoção da gestão de ativos.

Norma Brasileira ABNT NBR IsO 55001:2014

Primeira Edição, publicada em 31/01/2014, Gestão de ativos — visão geral, princípios e terminologia, especifica requisitos para um sistema de gestão de ativos dentro do contexto da organização.

Norma Brasileira ABNT NBR IsO 55002:2014

Primeira Edição, publicada em 31/01/2014, Gestão de ativos — visão geral, princípios e terminologia, fornece diretrizes para a aplicação de um sistema de gestão de ativos de acordo com os requisitos da ABNT NBR IsO 55001.

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2. Política

2.1

Princípios relacionados com gestão de ativos físicos

1. Nossos ativos existem para fornecer valor para a nossa organização e para todas as partes interessadas.

2. Conhecemos nossas instalações, sabemos quais são suas funções, sabemos como podem falhar, sabemos quais são as consequências de eventuais falhas e temos planos e procedi-mentos para solucionar eventuais falhas.

3. Nossa gestão de ativos físicos traduz nossa intenção organizacional em decisões técnicas e financeiras, planos e atividades.

4. Nossa gestão de ativos físicos garante a disponibilidade de nossos equipamentos e insta-lações para atender nosso processo de produção, confiabilidade, segurança, preservação do meio ambiente e custos adequados.

5. Nossa liderança e nossa cultura organizacional são fatores determinantes da realização do valor dos nossos ativos.

6. Nossa gestão de ativos físicos garante que nossos ativos cumprem sua finalidade.

7. Nós treinamos e orientamos todos os colaboradores responsáveis e os envolvidos com os processos de gestão de ativos físicos têm conhecimento e habilidades necessárias para realizá-los.

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8. Nós não distribuímos qualquer parcela de nosso patrimônio nem de nossa renda a qualquer título.

9. Nós aplicamos no Brasil todos os nossos recursos para atendimento dos nossos Princípios Fundantes, de nossas finalidades ou missão.

10. Mantemos escrituração de nossas receitas e despesas, em livros revestidos de formalida-des capazes de assegurar sua exatidão.

11. Nossa gestão de ativos físicos considera os seguintes princípios:

2.2 Patrimônio e fontes de recursos

Integram nosso patrimônio os bens tangíveis e intangíveis, imóveis, móveis, semoventes, direi-tos, obras de arte ou outros objetos de valor histórico, artístico, ambiental e/ou comercial, dos quais detenha a propriedade, seja em posse direta ou indireta, tidos como necessários à realização de seus Princípios Fundantes e de suas finalidades ou missão.

Nossas fontes de recursos são:

1. As mensalidades escolares e outras receitas decorrentes da nossa prestação de serviços das Instituições Mantidas.

2. Bens títulos e direitos atualmente existentes. 3. As doações e legados recebidos.

4. As patentes e os títulos de propriedade intelectual e comercial.

5. Os auxílios e subvenções dos poderes públicos e pessoas físicas ou jurídicas. 6. Os bens imóveis, móveis e semoventes.

7. Outras receitas, provenientes de nossas atividades.

(1) Asseguramos a conformidade com as normas contábeis e com a legislação vigente. (2) Adotamos as melhores práticas de gestão de ativos físicos.

(3) Observamos as normas e padrões nacionais e internacionais de gestão de ativos físicos.

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2.3 capitalização de ativos físicos

Consideramos de suma importância que toda a propriedade e bem de qualquer valor substan-cial seja adequadamente controlado e contabilizado.

2.4 terrenos, edifícios, infraestruturas e obras em andamento

Todos os nossos terrenos, edifícios e infraestruturas são devidamente valoradas e capitaliza-das de acordo com as leis e normas contábeis.

Analisamos todas as despesas de projeto de obras e nossa equipe de gestão de projetos de-termina a melhor forma de capitalizar nossos projetos. Os custos do projeto de construção são acu-mulados e relatados na categoria de ativos própria até que o projeto seja concluído. Realizamos a capitalização do ativo depois da conclusão do projeto.

2.4.1 terrenos

Consideramos um terreno como um ativo inesgotável (com vida infinita) e, portanto, não o depreciamos.

Não consideramos custos com terrenos os gastos realizados com sua melhoria que são es-gotáveis (ou seja, que se deterioram com o uso ou a passagem do tempo) ou fazem parte de uma infraestrutura de ativos, tais como pavimentação, estacionamentos e cercas.

2.4.2 edifícios

Consideramos nossos edifícios como um ativo e consideramos como edifício todas as estru-turas permanentes e todos os equipamentos, máquinas e outros pertences que não podem ser fa-cilmente removidos sem perturbar ou danificar a base estrutural do edifício ou funcionamento do edifício. Também consideramos como custo do ativo os honorários imobiliários e quaisquer outras despesas necessárias para colocar um edifício ou estrutura em operação.

2.4.3 ativos de infraestrutura

Capitalizamos apenas os ativos de infraestrutura com vida útil superior a um ano, como por exemplo, datacenter, sistemas de geração de energia, entre outros.

2.4.4 obras em andamento

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contrato (materiais, mão de obra e despesas gerais), honorários profissionais e eventuais custos de financiamento de construção.

2.4.5 reparos e reformas

Capitalizamos todos os custos utilizados para reparos e reformas que aumentem a vida útil de um ativo ou que aumentem o valor económico futuro do ativo.

2.4.6 acervos de bibliotecas

Capitalizamos todos os itens do acervo de nossas bibliotecas que tenham utilidade e vida útil superior a um ano.

2.4.7 obras de arte e acervo histórico

Capitalizamos todas as nossas obras de arte e acervo histórico, como itens individuais ou como uma coleção, pelo seu valor de custo ou pelo valor de mercado no momento da aquisição.

Consideramos como uma coleção itens que são:

1. Mantidos para exibição pública, educação em geral, ou para pesquisas em prol do serviço público, sem ganho financeiro.

2. Protegidos, tombados e preservados.

2.5 veículos automotores, embarcações e aeronaves

Consideramos nossos veículos automotores: automóveis, vans, caminhonetes, caminhões, mo-tocicletas; embarcações e aeronaves como um ativo e consideramos como parte dos veículos todos os equipamentos, máquinas e outros itens que não podem ser facilmente removidos deles sem per-turbar ou danificar a base estrutural dos veículos, embarcações e aeronaves. Também consideramos como custo do ativo eventuais honorários e quaisquer outras despesas necessárias para torná-los operacionais.

2.6 leasing

Nós contabilizamos leasing e arrendamentos como ativos imobilizados com a contrapartida em obrigações. Todos os pagamentos, com exceção de impostos, serviços públicos, manutenção, de seguros ou quaisquer outros custos de execução, são registrados como resgate da dívida e despesa de juros, e registramos o ativo no balanço do ano da aquisição como um ativo.

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Consideramos como leasing os arrendamentos de capital que atendam um ou mais dos seguin-tes critérios:

1. Quando há transferência da propriedade do imóvel para o locatário no final do prazo de locação.

2. Quando o contrato de arrendamento contém a opção de compra.

2.7 softwares

Consideramos como ativos intangíveis todos os nossos softwares, desenvolvidos ou adquiri-dos no mercado, desde que a licença de software tenha uma vida útil superior a um ano e que o valor de sua licença seja extremamente relevante. Adotamos essa premissa pois softwares são apenas licenciados, não vendidos propriamente dito, e nós não poderemos modificá-los ou vendê-los pos-teriormente.

Não consideramos como ativos as taxas de manutenção e de suporte, nem os valores pagos pelo licenciamento como ativos.

Consideramos como ativos e capitalizamos todos os custos significativos decorrentes de per-sonalização ou customização de um software para as nossas necessidades, desde que:

1. O software tenha sido adquirido, desenvolvido internamente, ou customizado especifica-mente para satisfazer nossas necessidades.

2. Não haja planos de comercialização do software durante o seu desenvolvimento ou cus-tomização.

Não capitalizamos como ativos os custos associados com o projeto preliminar de software nem com a fase de pós implantação/operação, pois os consideramos como despesas.

2.8 descarte e utilização de um ativo supérfluo, excedente ou obsoleto

Consideramos como ativo intangível e capitalizamos todos os custos internos e externos, diretos e indiretos, com pessoas, ferramentas, tributos, taxas, entre outros, relacionados com o desenvolvi-mento de software: especificação de requisitos, modelagem, codificação, testes e homologação; ou seja, consideramos como ativos os custos decorrentes após a conclusão da fase preliminar, quando as-sumimos o compromisso de financiar um projeto de software com a intenção concluí-lo para executar alguma função planejada.descarte e utilização de um ativo supérfluo, excedente ou obsoleto

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Consideramos como ativos supérfluos ou obsoletos os ativos para os quais não há mais con-dições de reparos, reforma ou manutenção, como por exemplo: computadores / periféricos, veícu-los, equipamentos de escritório, móveis, luminárias, equipamento de laboratório, eletrodomésticos e equipamento audiovisual.

2.9 Propriedade dos ativos físicos

Utilizamos, eventualmente, ativos supérfluos ou obsoletos com parte de pagamento ou como parte de compra de novos ativos.Propriedade dos ativos físicos

Todos os ativos físicos (terrenos, edifícios, equipamentos físicos, infraestrutura, móveis e equi-pamentos) são de nossa propriedade e não de um indivíduo específico, departamento ou alguma Instituição Mantida.

Não temos a propriedade de um ativo quando:

1. Equipamentos adquiridos através de projetos patrocinados pelo governo federal ou quan-do o patrocinaquan-dor for o proprietário quan-dos equipamentos e fornecer equipamentos apenas durante a execução do projeto.

2. Equipamento for emprestado por outra instituição. 3. Equipamento for alugado.

2.10 registro e classificação

Todos os ativos físicos que adquirimos são utilizados única e exclusivamente para o desenvol-vimento das nossas atividades e operações.

vedamos o uso de quaisquer ativos de nossa propriedade por terceiros ou para outras ativida-des que não estejam relacionadas com nossos negócios e operações.

designamos gestores para nossos ativos com a responsabilidade pela guarda e conservação do ativo, em razão de seu cargo ou designação, que respondam pelo setor onde o ativo estiver localizado.

Temos um sistema de registro de todos os nossos ativos físicos, que é constantemente atualizado. A aquisição, movimentação ou obsolescência de qualquer bem registrado como de nossa pro-priedade é realizada mediante documentação que comprove formalmente tal ato e respeitando todo o processo estabelecido para o registro dos respectivos atos administrativos.

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2.11 depreciação e amortização

Calculamos mensalmente a depreciação ou amortização dos ativos da UBEC.

Registramos em nossa contabilidade o desgaste ou obsolescência de nossos ativos, com a fi-nalidade de que o verdadeiro valor dos ativos seja representado em nossas demonstrações contábeis. Realizamos a baixa de nossos ativos quando eles sofrem uma perda inesperada e significativa na sua função ou utilidade, tais como:

1. dano físico (isto é, incêndio, inundação).

2. Promulgação ou aprovação de leis / regulamentos ou outras alterações nos fatores am-bientais.

3. Evolução ou obsolescência tecnológica.

4. Mudança na forma ou duração prevista de um bem de capital. 5. Paralisações de obras, como por exemplo, falta de financiamento.

Consideramos como vida útil de um ativo o período de tempo durante o qual o ativo será depreciado. Consideramos como valor residual de um ativo o saldo do bem totalmente depreciado, entre-tanto, consideramos que o ativo poderá estar em condições de uso e, porentre-tanto, ter valor de mercado, mesmo após a sua depreciação.

Consideramos ativos depreciáveis todos os bens de capital, exceto terrenos, obras em constru-ção, obras de arte e tesouros históricos.

2.12 impairment

verificamos, periodicamente, se há ativos que estejam avaliados por valor não recuperável no futuro, de forma que sempre que houver uma projeção de geração de caixa em valor inferior ao montante pelo qual o ativo está registrado, realizamos a baixa contábil da diferença, para ajustar os valores de nossos ativos ao valor de sua realização, quando este for inferior ao valor contábil.

Consideramos como valor recuperável de um ativo imobilizado o maior valor entre o valor líqui-do de venda de um ativo e o valor de uso desse ativo.

Periodicamente realizamos o teste de recuperabilidade de nossos ativos, reconhecendo-os pelo valor de mercado, para que as demonstrações contábeis ilustrem de maneira adequada o valor econômico dos nossos ativos.

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2.13 imobilização

Realizamos imobilização de bens com expectativa de vida útil superior a 1 (um) ano e cujo valor de aquisição seja inferior a seja superior a R$ 1.200,00 (um mil e duzentos reais). ou de eventuais gastos que aumentem o prazo de vida útil dos ativos. (Já está diluído na política)

2.14 movimentação e controle

Os gestores dos ativos são os responsáveis pela manutenção e conservação dos bens patri-moniais alocados em uma diretoria, área ou setor da UBEC

Permitimos a movimentação de ativos de nossa propriedade nos seguintes casos:

1. Alteração do gestor do ativo: Nenhum dos ativos de propriedade da UBEC é movimentado para fora da diretoria, área ou setor onde foi inicialmente registrado sem a devida autoriza-ção formal dos gestores envolvidos (origem e destino).

2. Movimentação para conserto e/ou manutenção: Nenhum dos ativos de propriedade da UBEC é movimentado para fora das dependências da UBEC, sem a devida autorização do gestor responsável pelo ativo, da identificação formal, clara e precisa do bem, da identifi-cação formal do respectivo fornecedor e do funcionário encarregado de sua retirada, da descrição formal do serviço a ser realizado e do prazo previsto para seu retorno a diretoria, área ou setor da UBEC.

Qualquer movimentação em desacordo com esta política é objeto de apuração e há a respon-sabilização dos envolvidos com o descumprimento desta política. da mesma forma, eventuais desa-parecimentos ou danos a quaisquer de nossos ativos são objeto de investigação.

2.15 inventariação

Realizamos o inventário físico de todos os ativos físicos da UBEC a cada 3 (três) anos, com a finalidade de comprovar a existência física dos ativos constantes dos registros gerenciais e contábeis.

Realizamos também inventários nas seguintes situações:

1. Inicial: é realizado quando da criação de uma diretoria, área ou setor, para identificação e registros dos ativos que são de responsabilidade da unidade criada e estabelecimento do seu respectivo gestor.

2. Transferência de responsabilidade: é realizado quando da mudança do gestor do ativo, quer seja por transferência de diretoria, área ou setor ou por sua retirada dos quadros funcionais da UBEC

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3. Extinção ou transferência: é realizado quando da extinção ou transformação da diretoria, área ou setor.

4. Eventuais: são realizados em qualquer época, por nossa própria iniciativa.

Investigamos todas as divergências, físicas e contábeis, nos inventários realizados, que apre-sentam uma variação positiva ou negativa relevante do valor dos nossos ativos registrados.

Exigimos o imediato ressarcimento dos prejuízos, nos casos de roubo, furto, desaparecimento ou danos em quaisquer ativos de nossa propriedade que sejam praticados por colaboradores ou ter-ceiros que trabalham conosco, com base no valor de mercado do bem e, eventualmente recorremos a processo judicial para ressarcimento de prejuízos dessa natureza.

Consideramos o processo de inventário de ativos importante para o gerenciamento de riscos.

2.16 Perda, roubo e danificação de ativos físicos

Exigimos o imediato ressarcimento dos prejuízos, nos casos de roubo, furto, desaparecimento ou danos em quaisquer ativos de nossa propriedade, com base no valor de mercado do bem.

Recorremos a processo judicial sempre que necessário para obtermos ressarcimento de prejuí-zos causados por roubo, furto, desaparecimento ou danos em quaisquer ativos de nossa propriedade.

2.17 despesas não consideradas como ativos

Não considerarmos como ativos as despesas com reparos, substituição e manutenção de com-ponentes ou peças acessórios, que efetivamente não aumentem a vida útil estimada original de um ativo, não melhorarem significativamente o seu valor líquido, ou não melhorarem significativamente a sua eficiência.

Não consideramos como ativos as despesas com demolição ou desmontagem de equipamen-tos, incluindo aquelas relacionadas com a substituição de unidades ou sistemas.

Não consideramos como ativos as despesas com conexão, rearranjo, transferência ou mudança de ativos de capital de um local para outro, incluindo-se as despesas com desmontagem, transporte, remontagem e reinstalação de ativos em um novo local.

2.18 conscientização, treinamento e educação em gestão de ativos físicos

Todos os colaboradores e terceira parte que trabalham conosco no processo de gestão de ati-vos físicos têm conhecimento formal e expresso desta Política de Gestão de Atiati-vos Físicos.

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2.19 consequências de violações desta política

Toda e qualquer violação desta política deve ser denunciada imediatamente à ouvidoria pelos e-mails ouvidoria@ubec.edu.br, ouvidoria.ubec.@gmail.com ou pelos telefones (61) 3247-7590, 3247-7591, 3383-9030

Considerando que a legislação prevê responsabilidades específicas relacionadas com a gestão de ativos físicos, principalmente em casos de terceirização de serviços, uma violação desta política pode resultar em ação criminal ou civil contra nós e/ou contra nossos colaboradores.

Toda inconformidade ou violação desta política serão tratados em conformidade com as nor-mas disciplinares e/ou disposições legais e contratuais apropriadas e específicas, e poderão ser obje-to de sanções administrativas, de pagamenobje-to ou recomposição de eventuais perdas e danos sofridos por nossa organização, inclusive as de ordem moral ou concorrencial. da mesma forma, as pessoas que violarem esta política estarão sujeitas às penas de responsabilidade civil e criminal na máxima extensão que a lei permitir e a rescisão de contratos.

2.20 responsabilidades e alçadas

2.20.1 assembleia Geral

1. Aprovar o estabelecimento desta política e suas eventuais alterações.

2. definir as alçadas para baixa de bens do patrimônio da UBEC.

3. definir as sanções administrativas e pecuniárias pelo descumprimento desta política.

2.20.2 conselho de administração

1. definir políticas com objetivos estratégicos, diretrizes estratégicas e orientação geral dos negócios da UBEC e de suas Instituições Mantidas.

2. Aplicar esta política nas Instituições Mantidas, como parte de Boas Práticas de Governança Corporativa.

3. submeter esta política para aprovação da Assembleia Geral. 4. Cumprir e propor alterações desta política.

5. Zelar pela implementação desta política na UBEC e nas Instituições Mantidas como parte das boas práticas de Governança Corporativa.

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6. Emitir parecer sobre compra, venda, permuta, hipoteca e quaisquer atos que onerem bens imóveis da UBEC.

7. Emitir parecer sobre aquisição de bens imóveis e sobre a alienação e oneração de bens imóveis da UBEC.

8. Assegurar a existência de uma estrutura adequada para gerenciamento dos ativos físicos da UBEC.

9. Comunicar, periodicamente, a Assembleia Geral o resultado dos inventários realizados pela UBEC.

10. Comunicar a Assembleia Geral o extravio, roubo ou danos ao patrimônio da UBEC, que pos-sam alterar significativamente os registros contábeis da instituição e que sejam perpetua-dos por diretores da instituição.

11. Estabelecer os gestores responsáveis pelo registro, contabilização e inventário dos ativos físicos da UBEC.

12. Receber, em nome a UBEC, doações de pessoas físicas ou jurídicas e verbas de entidades públicas, nacionais e internacionais, nos Termos da lei.

13. Recomendar a alienação de bens do ativo permanente, a constituição de ônus reais, a pres-tação de garantias e a constituição de obrigações em favor de terceiros, conforme alçadas a serem definidas na política financeira da UBEC.

14. Hipotecar, alienar e onerar bens imóveis, com parecer favorável da Assembleia Geral. 15. Propor a Assembleia Geral eventuais alterações desta política.

2.20.3 conselho de associadas

1. Exigir das áreas previstas na Estrutura Organizacional e Administrativa da UBEC e Institui-ções Mantidas a adoção, implantação e cumprimento desta política, como parte das Boas Práticas de Governança Corporativa.

2. Zelar pelo patrimônio ético, moral e material da UBEC e de suas Instituições Mantidas. 3. velar para que os bens estejam, tão somente, a serviço das Finalidades e da Missão da

UBEC, observados os Princípios Fundantes.

(20)

2.20.4 instituições mantidas

1. Atuar alinhadas a esta política.

2. disseminar esta política par realização de suas atividades.

2.20.5 diretoria executiva

1. Acompanhar, dar apoio e suporte à gestão das Instituições Mantidas, para assegurar o seu alinhamento à diretrizes e Políticas da UBEC.

2. Elaborar, coordenar e promover com os Gerentes, ações, projetos e programas para o cum-primento desta política, como uma diretriz Institucional.

2.20.6 Gerências

1. Planejar, implementar e acompanhar esta política.

2.20.7 todos os colaboradores e terceira parte

1. Obedecer a esta política e observar seus princípios, diretrizes e conceitos.

2. 20.8 auditoria interna

(21)

3. revisão e

desenvolvimento

Esta política, e suas respectivas políticas de apoio, serão revistas pela Gerência do Centro de serviços Compartilhados e atualizadas regularmente para garantir que elas estejam adequadas a quaisquer alterações relevantes na legislação, nas políticas organizacionais, nas convenções coleti-vas ou nas obrigações contratuais.

Esta política deverá ser revisada anualmente a contar da data de sua aprovação ou extraordi-nariamente, a qualquer tempo.

A Gerência do Centro de serviços Compartilhados é responsável por determinar os níveis ade-quados de medidas de controle aplicadas à gestão de ativos físicos.

(22)

4. Glossário

amortização: é alocação sistemática do valor amortizável de ativo ao longo da sua vida útil,

ou seja, o reconhecimento da perda do valor do ativo ao longo do tempo.

ativo Físico: é o conceito que define os bens e direitos necessários ao desenvolvimento das

atividades da UBEC. Esses bens fazem parte do seu patrimônio, também chamados bens patrimo-niais. são bens, materiais e equipamentos que fazem parte do nosso patrimônio, também chamados bens patrimoniais, é o conceito que define os bens e direitos necessários ao desenvolvimento das nossas atividades.

ativo supérfluo: é um ativo que não necessita continuar em operação pela área gestora. Bem: é tudo que a empresa possui (carros, mesas, computadores, terrenos, linhas telefônicas,

etc.). Contabilmente, bens são ativos da empresa, mais especificamente Ativos Físicos.

confiabilidade: é a probabilidade de um ativo físico funcionar em falhas, por um determinado

período de tempo, em um determinado contexto operacional.

conformidade: propriedade que garante que o sistema deve seguir as leis e regulamentos

associados a este tipo de processo.

controle: forma de gerenciar o risco, incluindo políticas, procedimentos, diretrizes, práticas ou

estruturas organizacionais, que podem ser de natureza administrativa, técnica, de gestão ou legal. Controle é também usado como um sinônimo para proteção ou contramedida.

(23)

Políticas Institucionais da UBEC - POlíTICA dE GEsTãO dE ATIvOs FísICOs

depreciação: é a redução do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso,

ação da natureza ou obsolescência.

diretriz: descrição que orienta o que deve ser feito e como, para se alcançarem os objetivos

estabelecidos nas políticas

Gestor do ativo: é a pessoa que tenha uma responsabilidade determinada para utilizar,

con-trolar e manter um ativo fixo da UBEC. Todos os ativos de propriedade da UBEC, têm um gestor designado formalmente.

inventário: é a contagem física dos bens a fim de conciliá-los com os registros da empresa. Patrimônio: é o conjunto de bens, direitos e obrigações de propriedade da UBEC.

Política: intenções e diretrizes globais formalmente expressas pela direção.

terceira parte: pessoa ou organismo reconhecido como independente das partes envolvidas,

Referências

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