MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Marcelo Henrique dos Santos
Marcelo Henrique dos Santos
Doutorado em Educação (em andamento)
Mestre em Educação
MBA em Negócios em Mídias Digitais MBA em Marketing e Vendas
Especialista em games : Produção e Programação Bacharel em Sistema de Informação
AULA 04
Tão importante quanto o planejamento adequado dos custos de um projeto é o seu controle.
Apresentação
3 GERENCIAMENTO DE CUSTO
O processo de controle de custos inclui, entre outros objetivos, o monitoramento minucioso dos fatores que causam mudanças nos custos, a fim de salvaguardar as premissas insculpidas no orçamento e evitar variações que possam colocar em risco o desempenho
Dessa forma, muito do esforço desprendido no controle de custos envolve a análise da relação entre o consumo dos fundos do projeto e o trabalho físico sendo realizado para tais gastos (PMI, 2013).
Apresentação
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O controle eficaz dos custos é considerada uma condição indispensável para o gerenciamento da linha de base do desempenho de custos aprovada e suas alterações.
Apresentação
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Objetivos
1. Definir o controle de custos em projeto, bem como as principais entradas do processo “controlar custos”;
2. Conhecer os principais instrumentos e técnicas utilizados no processo “controlar custos” e suas distinções mais relevantes;
3. Compreender as saídas mais importantes do processo “controlar custos”
Controlar os custos é o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos – Guia PMBOK 5ª Edição (PMI, 2013).
Controle de Custos
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O gestor de custos em projeto deve possuir, a qualquer momento, as respostas para os seguintes questionamentos:
• O orçamento inicial do projeto foi alterado posteriormente por alguma alteração pertinente?
• Tal alteração foi aprovada a fim de criar um novo orçamento? • O novo orçamento aprovado contém o projeto?
• Foi verificada a validade das estimativas de custos realizadas durante o planejamento do projeto?
• Ao findar do projeto, o orçamento será rigidamente seguido?
• Existem mecanismos para certificar que não haverá extrapolação do orçamento aprovado?
Controle de Custos
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O controle de custos em projeto procura pelas causas de variações negativas e positivas, sendo parte do processo de controle integrado de mudanças (PMI, 2013).
Conforme o Guia PMBOK (PMI,2013), as metas do controle de custos em projeto inclui:
• Influenciar os fatores que criam mudanças na linha de base de custos autorizadas;
• Assegurar que todas as solicitações de mudanças sejam feitas de maneira oportuna;
• Gerenciar, em tempo real, as mudanças ocorridas;
Controle de Custos
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• Assegurar que os gastos de custos não excedam os recursos financeiros autorizados, por período e total do projeto;
• Monitorar o desempenho de custos para isolar e entender as variações, a partir da linha de base de custos;
• Monitorar o desempenho do trabalho em relação aos recursos financeiros gastos;
• Prevenir que mudanças não aprovadas sejam incluídas no relato do custo ou do uso de recursos;
• Informar as partes interessadas apropriadas a respeito de mudanças aprovadas e custos associados;
• Agir para manter os excessos de custos não previstos dentro de limites aceitáveis.
Controle de Custos
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As entradas serão elencadas a seguir:
Plano de gerenciamento do projeto: Contempla as seguintes
informações que serão utilizadas para controlar custos em projeto:
– Linha de base do desempenho de custos, que é cotejada com os resultados reais, a fim de determinar a necessidade de uma mudança, ação corretiva ou preventiva;
Requisitos dos recursos financeiros do projeto: Como visto na aula 3
sobre o processo de determinar orçamento, os requisitos dos recursos financeiros do projeto são oriundos do orçamento-base (nota) e do fluxo de caixa aguardado do projeto. A política de endividamento da empresa possui importante influência neste último.
Controle de Custos
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Informações sobre o desempenho do trabalho: Abarcam dados do progresso
do projeto, tais como: quais entregas foram iniciadas, quais são os status e quais foram concluídas. Podem abranger também os custos autorizados e executados, bem como estimativas para completar o trabalho do projeto.
Ativos de processos organizacionais: Vale destacar, em sede de rol
exemplificativo, os ativos de processos organizacionais que influenciam o processo de controle de custos:
– Políticas existentes, formais ou informais, relacionadas ao controle de custos;
– Ferramentas de controle de custos; – Métodos de monitoramento.
Controle de Custos
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Serão descritas abaixo as ferramentas e técnicas que podem ser usadas para o desenvolvimento do controle de custos:
Gerenciamento do Valor Agregado (GVA): é uma metodologia que
vem sendo utilizada pelo Departamento de Defesa Americano (DoD), desde década de 60, para controlar custos e tempo de projetos.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
O gerenciamento do valor agregado “em suas várias formas, é um método comumente usado para medição do desempenho. Integra as medidas de escopo, custos e cronograma para auxiliar a equipe de gerenciamento a avaliar e medir o desempenho e progresso do projeto.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
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É uma técnica de gerenciamento de projetos que requer as informações de uma linha de base integrada contra a qual o desempenho pode ser medido na duração do projeto. Os princípios do GVA (Gerenciamento do Valor Agregado) podem ser aplicados a todos os projetos em qualquer setor” – Guia PMBOK 5ª Edição (PMI, 2013).
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
Note que o método GVA (Gerenciamento do Valor Agregado) integra o escopo do projeto (o que está sendo entregue) no cronograma (linha do tempo), acoplando todos os custos pertinentes (recursos despendidos) com vistas a mensurar o desempenho de quaisquer projetos.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
O gerenciamento do valor agregado determina o que o projeto alcançou, dados os custos orçados e reais, em qualquer tempo.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
O gerenciamento do valor agregado é importante como norteador das ações corretivas e preventivas que devem ser tomadas pelo gestor, com base na análise do passado, a fim de controlar o futuro do projeto.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
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Passado:
• Checar o cronograma para saber se está sendo cumprido; • Checar o orçamento para saber se está sendo cumprido; • Conhecer os desvios mais relevantes;
• O porquê dos desvios? • Identificar o responsável;
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
Futuro:
• Conhecer o tempo para o término;
• Conhecer o custo final;
• Como ocorrerá o controle da tendência.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
Ao realizar a análise de desempenho, o GVA (Gerenciamento do Valor Agregado) resultará em:
• Atualização das estimativas de custos, conforme novas situações sejam apresentadas ao projeto;
• Certas mudanças do projeto, bem como inclusão de novas estimativas de custos, resultarão no orçamento-base atualizado;
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
Ao término do projeto, haverá a possibilidade de novas previsões de custos.
Nada obstante, para melhor compreensão dessa ferramenta, faz-se necessário conhecer os conceitos que se seguirão.
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
Valor Planejado (VP) : também conhecido como Custo Orçado do
Trabalho Agendado (COTA) refere-se aos pacotes de trabalho ou às atividades que possuem tempo determinado para término dentro do projeto. O VP “inclui o trabalho autorizado em detalhes, mais o orçamento para o mesmo, distribuído por fase pela vida do projeto” – Guia PMBOK 5ª Edição (PMI, 2013).
Controlar os Custos –
Ferramentas e Técnicas
As saídas do processo são:
Medições do desempenho do trabalho: são os valores do Variação
de Custos (VC), Valor Planejado (VP), Índice de Desempenho de Custos (IDC) e Índice de Desempenho do Prazo (IDP) calculados para cada componente da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Controlar os Custos – Saídas
Atualizações em processos de ativos organizacionais: para seguintes aspectos, conforme prevê o Guia PMBOK 5ª Edição (PMI, 2013):
• Causas das diferenças;
• Ação corretiva escolhida e fundamentação;
• Lições aprendidas a partir do controle de custos em projeto.
• Solicitações de mudanças: são provenientes da análise do
• Elementos do plano de gerenciamento do projeto: podem sofrer as seguintes atualizações:
– Linha de base do desempenho de custos; – Plano de gerenciamento de custos.
– Exemplos de documentos do projeto que podem sofrer atualizações: Estimativa de custos, Bases de estimativas.
Controlar os Custos – Saídas
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 5th ed. [S.l.], 2013. Capítulos 1, 2, 3, 7 e Anexo A1.
______. Um Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK, 4. ed. [S.l.], 2009. Capítulos 1, 2, 3 e 7.
KERZNER, H. Gerenciamento de Projetos Orientado por Valor. Porto Alegre: Bookman, 2011.
______. O que os executivos precisam saber sobre gerenciamento de