Princípios de Gerência de Projeto, Integração e Cases

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MBA em Gerência de Projetos 1

Princípios de Gerência de Projeto,

Integração e Cases

Prof.: André B. Barcaui, M.Sc., PMP

Macro-objetivos da Disciplina

Entender o contexto da gerência de projetos dentro das mudanças organizacionais atuais;

Definir projeto e gerência de projeto;

Definir o ciclo de vida de um projeto e seus processos; Conhecer as áreas de conhecimento pertinentes a gerência de projetos;

Características principais do gerente de projetos; Desenvolvimento e Controle do Plano de Projeto;

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Critérios de Aprovação

Prova de múltipla-escolha (40%);

Apresentação de trabalho em grupo baseado em tema relacionado com a disciplina (30%);

Apresentação de trabalho em grupo baseado em estudo de caso (30%).

________________________________________

“ O correr da vida embrulha tudo. A vida é

assim: esquenta e esfria, aperta e daí afrouxa,

sossega e depois desinquieta. O que ela quer da

gente é coragem.”

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Projetos como

viabilizadores de

mudanças nas empresas

Tecnologia de Informação

IT tem poder de mudar quase tudo em uma empresa; Aumenta o valor de ativos invisíveis: conhecimento, habilidades, etc..;

Possibilita a segmentação de mercado e a customização de produtos;

Democratiza a empresa, uma vez que mais informação flui entre os empregados;

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Mercado e Globalização

Soluções e serviços globais ?

Os produtos e serviços tem igual aplicabilidade ao redor do mundo ?

O mercado está se consolidando para um número menor de empresas ?

O negócio foi regulamentado ou recém-privatizado ? Existem boas fontes de matéria-prima, suprimentos e pessoas nos novos mercados ?

O que é Globalização ?

Globalização 1 :

Globalização é uma princesa inglesa, que estava com um playboy egípcio, num carro alemão, com motor holandês, dirigido por um motorista belga, embriagado

com whisky escocês, capotando num túnel francês, perseguidos por paparazzi italianos, e que foi socorrida por um médico americano, com medicamentos

portugueses... ... Resultado : Morreu !

Globalização 2 :

Globalização é a Plataforma P-36, que foi fabricada na Itália, adaptada no Canadá, vendida por um judeu Boliviano (German Eframovich, dono da Maritima),

assistida por navios noruegueses e técnicos holandeses, que trouxeram seus equipamentos num avião russo e era operada por petronautas brasileiros...

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Os Anseios da Sociedade

Manter-se sempre dentro da ética;

Planejar cuidadosamente táticas de contingência para emergências;

Produzir produtos com preocupação de não afetar negativamente o ambiente;

Produzir produtos que não prejudiquem a saúde da comunidade;

Dar apoio a empregados participantes de processos de downsizing, reengenharia, reorganização, etc.

Os Novos Clientes

O cliente está mais exigente e menos tolerante do que nunca;

Qualidade virando commodity. Preocupação hoje é com a “experiência” proporcionada;

Os maiores lucros vem de relações duradouras;

Um conhecimento detalhado do cliente e o atendimento personalizado se transformam em diferencial;

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Como acontecem as Mudanças

Evolução

Mudanças

Projetos

Na Prática...

Projetos nas empresas sendo conduzidos por amadores, colocados “na fogueira” por força das circunstâncias;

Falta de planejamento estratégico; Pouca ênfase em treinamento;

Miopia gerencial, não desempenhando o papel de “agente de mudanças”;

Dimensionamento inadequado de sistemas de controle; Falta de apoio superior.

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O que estes eventos tem em comum ?

De onde surgem

os Projetos ?

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Projetos surgem de uma

Necessidade

Necessidades tem várias fontes: interna, clientes, governo, competidores, etc.;

Uma vez reconhecida, a necessidade deve ser articulada e seus requisitos funcionais e técnicos estabelecidos;

Requisito Funcional x Requisito Técnico

Os Clientes sabem o que querem ?

Os clientes normalmente sabem exatamente o que

NÃO precisam, depois de ver o produto;

Mesmo quando dizem que sabem o que precisam, a informação deve ser vista e revista novamente;

À medida que o produto se desenvolve (fica mais tangível), os clientes vêem novas possibilidades e tentam mudar o projeto de acordo com elas;

Seu projeto fracassará se o produto não for corretamente utilizado ou não atender as especificações de seu cliente (S = P – E);

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Principais problemas ligados a

Definição de Requisitos

Requisitos incorretos baseados em necessidades mal definidas;

Requisitos ambíguos ou imprecisos; Mudança de Requisitos;

Natureza dinâmica dos projetos.

Administração

Estratégica por meio

de Projetos

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Para que serve isso ?

Estratégia é uma palavra herdada dos gregos, que a usavam para designar a “arte dos generais”. Estrategos eram os comandantes escolhidos para planejar e fazer a guerra na antiga Grécia.

Em termos genéricos na administração, estratégia é a seleção dos meios, de qualquer natureza, empregados para atingir objetivos.

Desdobramento da Estratégia

Empresarial em Projetos

Porque é importante conhecer a estratégia de atuação ?

Projetos devem contribuir para obtenção de resultados empresariais a curto e longo prazo;

Gerentes de projeto devem ser incentivados a entender o porque de estarem implementando determinado projeto e participar do processo desde sua fase de concepção;

A ramificação das estratégias empresariais em projetos é passo fundamental neste processo.

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A Estratégia e a Gestão de

Projetos

GESTÃO POR PROJETOS PENSAMENTO

ESTRATÉGICO ESTRATÉGIAS IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS

PROJETOS

GESTÃO ESTRATÉGICA DEFININDO A EMPRESA DO

FUTURO TRANSFORMANDO IDÉIAS EMREALIDADE

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O que é um Projeto ?

“Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.”

NBR 10006

O que é um Projeto ?

“Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com objetivo de criar um produto ou serviço único.”

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O que é um Programa ?

Um programa é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios difíceis de serem obtidos quando gerenciados isoladamente.

Podem envolver uma série de empreendimentos cíclicos ou repetitivos.

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O que é

Gerência de Projetos ?

O que é Gerencia de Projetos ?

“Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto com o objetivo de atender os requisitos do projeto.”

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O que é Gerencia de Projetos ?

Gerencia de Projetos envolve o balanceamento entre: • Escopo, tempo, custo e qualidade;

• Stakeholders com diferentes necessidades e expectativas;

• Requerimentos identificados (necessidades) e requerimentos não identificados (expectativas).

O que são

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O que é são Stakeholders ?

Stakeholders são indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que podem influenciar de maneira positiva ou negativa o projeto.

Processo de Gerência de Stakeholders

Identificar os Stakeholders Levantar informações quanto aos stakeholders Identificar a missão dos stakeholders Determinar os pontos fortes e fracos dos stakeholders Identificar a estratégia dos stakeholders Prever o comportamento dos stakeholders Implementar a gerência dos stakeholders Equipe de Gerência de Projetos Planejando Organizando Motivando Dirigindo Controlando

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O Contexto da

Gerencia de Projetos

Práticas e Conhecimento de Gerencia Práticas e Conhecimento em

Gerencia de Projetos e

as demais Disciplinas

Competência Técnica Práticas e Conhecimentos geralmente aceitos em Gerencia de Projetos

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Ciclo de Vida de um Projeto

NÍVEL DE ATIVIDADE CONCEPÇÃO/INICIAÇÃO Planejamento CONCLUSÃO EXECUÇÃO 1 2 3 4 TEMPO

I. Concepção

Identificação das necessidades; Equação e definição do problema;

Determinação dos objetivos, metas e escopo; Análise do ambiente;

Estudo da viabilidade; Definição do Gerente; Apresentação da Proposta; Decisão de Go / No go.

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1.Situação Atual 1.Situação Atual

• Descreve o entendimento da Situação • Fatos levantados

• Ameaças e Oportunidades

3.Metodologia 3.Metodologia

•Define a metodologia que será usada •Define a Gerência do Projeto •COMO

2.Escopo 2.Escopo

•Define o escopo do Projeto •Define as Premissas do Projeto •Define os Produtos do Projeto •O QUE

4.Benefícios 4.Benefícios

•Quais benefício serão alcançados

5.Recursos 5.Recursos

•Que recursos serão usados •Pessoas, Espaço, HW, SW •QUEM e com O QUE

7.Aprovação 7.Aprovação

•Força possível de Contrato (Carta-Contrato) •Base para Contrato

6.Prazos e Custos 6.Prazos e Custos

•Define o Plano Macro do Projeto e Check-Points •Define preços e forma de pagamento

•QUANDO e QUANTO

Reconhecimento Formal Reconhecimento Formal como parte dos Planos da como parte dos Planos da

Organização Organização

A Forma de vender o Projeto: A Proposta

II. Planejamento

Detalhamento das metas e objetivos; Programação das atividades;

Determinação de pontos de controle (milestones); Programação de recursos;

Estruturação formal;

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III. Execução

Execução das etapas previstas;

Utilização dos recursos dentro do programado; Consideração do plano de projeto como trilhas e não como leis;

Ativação da comunicação entre os membros do projeto.

IV. Finalização

Re-alocação dos recursos para outras atividades; Elaboração da documentação do projeto baseado em lições aprendidas;

Transferência dos resultados finais; Registro final de acompanhamento.

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Influências

Organizacionais

Tipos de Estruturas Organizacionais

Organização Funcional Tradicional

Organização Funcional - Project Expediter Organização Funcional - Project Coordinator Organização Matricial (Fraca, Balanceada, Forte) Organização Projetizada

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Estrutura Funcional Tradicional

CEO

Fabricação

Engenharia Marketing

Estrutura Funcional - Project Expediter

Presidente

Staff

VP

Engenharia ProduçãoVP FinançasVP MarketingVP

PE PP PP PP PP

PE = Project Expediter

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Estrutura Funcional - Project Coordinator

Presidente

Staff

VP

Engenharia ProduçãoVP FinançasVP MarketingVP

PP PP PP PP

PC = Project Coordinator

PP = Pessoas trabalhando em vários aspectos do projeto

Staff PC

Estrutura Matricial

CEO VP Projetos Ger. Projeto Ger. Projeto VP Fabricação VP Engenharia VP Marketing

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Estrutura Projetizada

Gerencia Superior

Gerente de Projetos Divisão Financeira Divisão de Marketing Divisão de Projetos

Gerente de Projetos Gerente de Projetos

Project #1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 5

Especialidade A Especialidade B Especialidade C Projeto 4

Níveis de Autoridade do Gerente de Projeto

Autoridade do

Gerente de

Projetos

Estrutura

Funcional Matriz Fraca BalanceadaMatriz MatrizForte EstruturaProjetizada

Autoridade

Funcional

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Outros tipos de Influências

Padrões e regulamentos da empresa e do Cliente; Internacionalização;

Influências Culturais:

Atitudes e hábitos de trabalho; Classes sociais; Posições Políticas; Posições Religiosas; Diferentes Costumes.

Características do

Gerente de Projeto

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Um Bom Gerente de Projetos deve ser ...

pró-ativo

tentar novas idéias perseverante orientado a objetivos comunicativo motivador organizado saber priorizar

sensível a pessoas e situações facilitador treinador (coaching) inovador bom ouvinte planejar bem decisivo ter auto-confiança team builder

ter poder de persuasão entusiasta

energético criativo

saber delegar etc., etc., etc.,....

Habilidades Fundamentais

Liderança

Comunicação

Negociação

Tomada de

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Processos da

Gerência de Projetos

O que são Processos ?

Projetos são compostos de processos;

Um processo é uma seqüência repetitiva de operações, com o objetivo de produzir resultados padronizados;

Os processos de um projeto são realizados por pessoas e geralmente caem de duas categorias: Processos de Gerência de Projeto e Processos Orientados a Produto.

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Tipos de Processos

Processos de Gerência de Projeto: preocupados em descrever e organizar o trabalho do projeto;

Processos Orientados a Produto: preocupados com a especificação e criação do produto. Tipicamente definidos pelo ciclo de vida do produto e variando de acordo com a área de aplicação.

Grupos de Processos de Gerência de Projetos

Processos de

Iniciação _PlanejamentoProcessos de

Processos de Execução Processos de Controle Processos de Fechamento

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Iniciação: Reconhecimento de que uma fase de projeto deve ser iniciada e compromisso de iniciar;

Planejamento: criação e manutenção do plano de trabalho; Execução: Coordenação de recursos de forma a executar o plano de trabalho;

Controle: Garantia de que os objetivos do projeto estão sendo atingidos;

Fechamento: Formalização do fim do projeto, registro e aceitação.

Grupos de Processo na Gerência de Projetos

Overlap dos Grupos de Processos

1 Iniciação 2 Planejamento 3 Execução 4 Controle 5 Fechamento 1 2 3 5 Nível de Atividade

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Relacionamento entre Processos

Os grupos de processos estão ligados através dos resultados que produzem. As saídas de um processo são a entradas para outro processo;

Focando nestas ligações, podemos descrever cada processo em termos de suas:

Entradas: documentos ou ítens documentáveis que sofrerão algum tipo de ação no processo.

Técnicas e Ferramentas: mecanismos aplicados as entradas responsáveis pela geração das saídas; Saídas: documentos ou ítens documentáveis que são o resultado do processo.

Áreas de Conhecimento

em Gerência de Projetos

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A Restrição Tripla

Escopo Pra zo Re cu rs os

As 9 Áreas de Conhecimento

Procurement Procurement Custo Custo Qualidade Qualidade Escopo Escopo Recursos Recursos Humanos Humanos Riscos Riscos Comunicação Comunicação Integração Integração

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Gerência de Escopo

Engloba os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para ser completado com sucesso. Inclui:

1) Initiation 2) Scope Planning 3) Scope Definition 4) Scope Verification 5) Scope Change Control

(Iniciação) (Planejamento) (Planejamento) (Controle) (Controle)

Gerência de Tempo

Engloba os processos necessários para garantir que o projeto termine dentro do prazo previsto. Inclui:

1) Activity Definition

2) Activity Duration Estimating 3) Activity Sequencing 4) Schedule Development 5) Schedule Control (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Controle)

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Gerência de Custos

Engloba os processos necessários para garantir que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. Inclui:

1) Resource Planning 2) Cost Estimating 3) Cost Budgeting 4) Cost Control (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Controle)

Gerência de Qualidade

Engloba os processos necessários para garantir que o projeto satisfaça as necessidades para o qual foi empreendido. Inclui a gerência de qualidade do projeto e do produto do projeto. 1) Quality Planning 2) Quality Assurance 3) Quality Control (Planejamento) (Execução) (Controle)

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Gerência de Recursos Humanos

Engloba os processos necessários para garantir o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Inclui todos os stakeholders do projeto. 1) Organizational Planning 2) Staff Acquisition 3) Team Development (Planejamento) (Planejamento) (Execução)

Gerência de Comunicação

Engloba os processos necessários para garantir a correta geração, distribuição, armazenamento, coleta, e disposição final das informações relativas ao projeto. Inclui:

1) Communication Planning 2) Information Distribution 3) Performance Reporting 4) Administrative Closure (Planejamento) (Execução) (Controle) (Fechamento)

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Gerência de Riscos

Engloba os processos necessários para garantir a correta identificação, análise, e resposta aos riscos do projeto; maximizando os efeitos positivos e minimizando a consequencia de efeitos negativos. Inclui:

1) Risk Mgmt.Planning 2) Risk Identification

3) Qualitative Risk Analysis 4) Quantitative Risk Analysis 5) Risk Response Planning 6) Risk Monitoring and Control

(Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Controle)

Gerência de Procurement

Engloba os processos necessários para compra de produtos e serviços de fora da organização executora do projeto. Inclui: 1) Procurement Planning 2) Solicitation Planning 3) Solicitation 4) Source Selection (Planejamento) (Planejamento) (Execução) (Execução)

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Gerência da Integração

Engloba os processos necessários para garantir que os vários elementos do projeto estão propriamente coordenados. Inclui:

1) Project Plan Development 2) Project Plan Execution 3) Overall Change Control

(Planejamento) (Execução) (Controle)

Processos de Planejamento

5.2 Scope Planning 5.3 Scope Definition 6.1 Activity Definition 7.1 Resources Planning 6.2 Activity Sequencing 6.3 Activity Duration Estimating 7.2 Cost Estimating 6.4 Schedule Development 7.3 Cost Budgeting 4.1 Project Plan Development 8.1 Quality Planning 11.3 Commun. Planning 9.2 Staff Acquisition 12.1 Procurement Planning 12.2 Solicitation Planning 11.2 Risk Identification 11.4 Quantitative Risk Analysis 11.5 Risk Response Planning 9.1 Organizational Planning Processos Facilitadores Processos Principais 11.1 Risk Mgmt Planning 11.3 Qualitative Risk Analysis

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Processos de Execução

4.2 Project Plan Execution Processos Facilitadores 8.2 Quality Assurance 12.3 Solicitation 12.4 Source Selection 9.3 Team Development 10.2 Information Distribution 12.5 Contract Administration

Processos de Controle

5.4 Scope

Verification 5.5 Scope Change Control 6.5 ScheduleControl

7.4 Cost

Control 8.3 Quality Control 10.3 Performance Reporting 4.3 Integrated Change Control Processos Facilitadores 11.6 Risk Monitoring & Control

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Framework para Gerenciamento de Projetos

Project Integration Management Project Procurement Management Project Risk Management Project Communications Management Project Human Resources Management Project Quality Management Project Cost Management Project Time Management Project Scope Management

Project Plan Development Project Plan Execution Integrated Change Control Scope Planning Scope Definition Scope Verification Scope Change Control Schedule Control Activity Definition, Activity Sequencing, Activity duration , Estimating Schedule development Resource Planning Cost Estimating. & Budget. Quality Planning

Quality Assurance Quality Control Organisational Planning

Staff Acquisition Team Development Communications Planning

Information Distribution AdministrativeClosure Performance

Reporting

Risk Mgmt. Planning Risk Identification Qualitative Risk Analysis Quantitative Risk Analysis Risk Response Planning

Risk Monitoring & Control Procurement Planning Solicitation Planning Solicitation Source Selection

Contract Administration Contract Close-out

Gerenciando o Projeto Iniciação Planejamento Execução Controle Fechamento

Cost Control Initiation

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O Plano de Projeto

“We never find time to do it right, but we

always find time to do it over.”

Anonymous

O Plano de Projeto

Desenvolvimento do Plano de Projeto Execução do Plano de Projeto Controle Integrado de Mudanças

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O Plano de Projeto

O quão detalhado deve ser um plano de projeto ?

Quando deve ser iniciada a confecção de um plano de projeto ? Quem deve participar da confecção de um plano de projeto ? Quem deve receber uma cópia do plano ?

Quem é o responsável final pelo plano de projeto ?

O que contém um Plano de Projeto ?

Sumário Executivo

Project Charter WBS & Scope Statement Cronograma

Plano de gerência de custos e baseline e performance

Plano de Qualidade Plano de Recursos Humanos

Plano de Comunicação, incluindo matriz de responsabilidades

Plano de gerência de Riscos Plano de Aquisições

Avaliação para fechamento do projeto Glossário e definições

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O Segredo do Sucesso

na Gerência de Projetos

Por que os Projetos têm Sucesso...

1. Envolvimento do usuário 2. Suporte da diretoria executiva

3. Requerimentos claramente definidos e anunciados 4. Planejamento efetivo

5. Expectativas realistas Standish Group, 2000

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O que as estatísticas dizem ?

Taxas de Sucesso de Projetos Internos: • 16% de sucesso total

• 32% com sucesso parcial • 52% falharam

Estudo conduzido pelo Standish Group (www.standishgroup.com/chaos.html, 2000)

Razões das Falhas:

• Requerimentos incompletos • Falta de envolvimento do usuário • Falta de recursos

• Expectativas não-realistas • Falta de apoio executivo • Mudança nas

especificações/requerimentos • Falta de planejamento • Produto não mais necessário

Rad and Raghavan , 2000

A Dificuldade de medir o Sucesso

Escopo esperado 95 pts Qualidade esperada 95 pts Dentro do Prazo 80 pts Dentro do Orçamento 90 pts Atributos relacionados à resultados 360 pts

Moral do Time Alta 50 pts Cliente satisfeito 90 pts Atributos relacionados à pessoas 140 pts Indidcadores de Sucesso em Projetos 500 pts 1-5 rating

*** Modelo proposto por Parviz F.Rad e Ginger Levin em ”The Advanced Project Management Office” . St.Lucie Press, pag.14-17

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Critérios de Sucesso para Projetos

Critérios de Sucesso

Melhora valor das ações Gera lucro para o dono Satisfaz o dono e o sponsor

Satisfaz consumidores Satisfaz usuários Atinge objetivos Cumpre especificações • Funcionalidade, Confiabilidade

• Disponibilidade, Facilidade de Manutenção • Flexibilidade, Facilidade de Atualização Tempo, Custo e Qualidade Satisfaz o time de projeto Gera lucro para o contratante

Stakeholders Shareholders, sponsor Dono Dono, Sponsor Consumidores Usuários Usuários, Dono Usuários, Time

Time de Projeto, Usuários Time de Projeto Tempo Final + Anos Final + Anos Final + Anos Final + Anos Final + Meses Final + Meses Final + Semanas Final Final