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IEFP – INSTITUTO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL INTRODUÇÃO Á GESTÃO DE STOCKS
TÉCNICOS DE APOIO Á GESTÃO
Tânia Rodrigues
taniarodrigues.formadora@gmail.com CONTEÚDO Introdução Enquadramento Conceito de Aprovisionamento • Objectivos • Importância• Gestão racional do aprovisionamento
• Posição / estrutura do aprovisionamento na empresa
Conceito de Logística • Actividades • Pontos principais • Componentes Conceito de Stocks • Importância • Vantagens e Desvantagens • Objectivos • Tipos de stocks
• Classificação (em relação ao processo produtivo)
Gestão de Stocks
Principais atribuições
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INTRODUÇÃOPARTE I - ENQUADRAMENTO
Aprovisionamento – Conceito É uma função da Empresa;
O estudo da função Aprovisionamentos como função da empresa é relativamente recente e surge devido a, essencialmente quatro factores:
- Escassez de bens económicos - Crescimento dos custos financeiros - Concorrência nos abastecimentos - Custo financeiro do imobilizado em stock
Objectivos
A função Aprovisionamento existe com vista a abastecer a empresa atempadamente e nas quantidades determinadas necessárias para o seu eficaz funcionamento, adquirindo a quantidade e qualidade desejada, ao menor custo possível.
(Tempo – Qualidade - Quantidade)
APROVISIONAMENTO
Recepção
Compras
Gestão de Stocks
• Física ou Material
• Administrativa
• Económica
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Importância do Aprovisionamento- Gerar diferenciação face á concorrência, através de uma selecção criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos dos serviços prestados;
- Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e serviços) fornecidos através de contratação adequada, de gestão económica dos stocks, de armazenagem e expedição convenientes;
Uma Gestão Racional do Aprovisionamento evita: • Investimentos desnecessários em stocks; • Rupturas de stocks;
• Elevados custos de encomenda; • Grandes áreas para armazenagem;
• Excesso de meios humanos e materiais para controlo do armazém.
Posição e Estruturação da Função Aprovisionamento na Empresa
A localização do Departamento de Aprovisionamento(s) no organograma da empresa e a sua organização dependem das características da empresa, como a actividade desenvolvida (industrial, comercial, ...), a dimensão (volume de negócios, número de trabalhadores, ...), a importância relativa da rubrica “Existências” no Activo e no Capital Circulante.
Muitas vezes esta função aparece enquadrada no departamento de logística da empresa.
Logística - Conceito
É o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciação, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semi-acabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até
ao destino final (consumidores) externos e internos.
A Logística é a área da gestão para a execução de todas as ac
Entre as actividades da lo armazenagem, processamento
Pela definição do Council of Gestão da Cadeia de Aba armazenamento eficiente e produtos acabados, bem como ponto de consumo, com o prop
A logística é dividida em dois tip • Principais: Transportes • Secundárias: Armazen Planeamento e Sistema
Logística – Pontos Principais
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dores) visando maximizar a satisfação das necessidad
estão responsável por prover recursos, equipamento as actividades de uma empresa.
da logística estão o transporte, movimentação ento de pedidos e gestão de informações.
Supply Chain Management Professionals, "Logís bastecimento que planeia, implementa e cont e económico de matérias-primas, materiais se mo as informações a eles relativas, desde o ponto ropósito de atender às exigências dos clientes"
dois tipos de actividades - as principais e as secundári portes, Manutenção de Stocks, Processamento de Ped
azenagem, Manuseamento de materiais, Embalagem istema de informação.
ssidades dos clientes,
entos e informações
tação de materiais,
gística é a parte da ontrola o fluxo e semi-acabados e nto de origem até o
ndárias: e Pedidos.
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Logística – ComponentesEstas representam a maior fatia no que diz respeito custos no sistema logístico e são essenciais na coordenação do sistema:
Componentes Inter-dependentes: Transportes Gestão de Stocks Comunicação
Stocks - Definição
- Todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilização futura; - O conjunto de todos os artigos em stock constitui o stock global;
- As quantidades em stock devem ser adequadas ás necessidades e, á medida que se vai gastando deve repor-se;
Importância
- Sem eles não seria possível: utilizar racionalmente a capacidade produtiva; produzir de forma económica os artigos vendidos; satisfazer as encomendas nos prazos aceitáveis para os clientes;
- Por outro lado, não podem ser excesso porque custam dinheiro; podem estragar-se ou perder a validade; podem passar de moda; etc.
Vantagens - Evitam a ruptura;
- Asseguram o consumo irregular de um produto, apesar da sua produção ser regular; - Aproveitam-se oportunidades;
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Desvantagens:Todo o stock que exceda as necessidades, torna-se inútil ocasionando custos desnecessários.
- Fragilidade e validade de certos produtos
- Improdutividade do material não vendido
- Capital imobilizado (dinheiro parado) e custos com armazenagem
Objectivos dos Stocks
- Anular ou minimizar as variações imprevisíveis da procura, do consumo, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos;
- Conseguir uma certa autonomia entre a produção, as vendas e as compras, não fazendo reflectir na produção, e consequentemente nas vendas, as variações sazonais;
- Permitir compras a custos mais favoráveis e, consequentemente, a produção de bens a custos inferiores;
Tipos de Stocks
De uma maneira geral, nos armazéns existe uma variedade de artigos, que pela sua natureza, rotação ou importância para os utilizadores, se caracterizam da seguinte forma:
1 – Stock Normal
Agrupa todos os artigos consumidos de modo mais ou menos regular. Divide-se em Stock Activo e Stock de Reserva.
Stock activo = artigos que ocupam no armazém o espaço dos equipamentos de rotação (estantes, caixas, etc) de onde são retirados para satisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores;
Stock de Reserva = constitui as existências do stock normal que não têm espaço no local destinado ao stock activo;
2 – Stock de Segurança ou de Protecção
Parte do stock global destinado a tentar prevenir rupturas de material, provenientes, por exemplo de eventuais excessos de consumo em relação ao previsto; de aumentos de prazo de
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entrega em relação ao que tinha sido acordado; de rejeição de material na sua recepção; roubos; etc
São os activos que farão face a imprevistos de consumo e/ou entrega 3 – Stock Afectado
Parte do stock global que se encontra destinado a fins específicos. Tem normalmente uma existência curta
4 – Stock Global
Toda a existência física de determinado artigo num dado momento, que é igual á soma dos stocks normal, de segurança e afectado.
Outras Definições de Stocks: 5 – Stock Máximo
Valor máximo atingido pelo stock num certo período de tempo. 6 – Stock Mínimo
Valor mínimo atingido pelo stock num certo período de tempo. 7 – Stock Médio
Valor médio das existências num certo período de tempo. 8 – Stock em Trânsito
Aquele que entra no armazém por um período de tempo muito limitado. 9 – Stock de Recuperados
Constituído por artigos que foram devolvidos ao armazém, por não se encontrarem em boas condições, e entretanto, tornados aptos para aquela utilização.
Classificação dos Stocks (em relação ao processo produtivo)
1 – Produtos de Comercialização
Adquiridos aos fornecedores e destinados à venda; 2 – Produtos de Consumo
Produtos adquiridos aos fornecedores para consumo interno da organização; 3 – Matérias-Primas e Componentes
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Gestão de Stocks
• Física ou Material
• Administrativa
• Económica
4 – Materiais AuxiliaresMateriais que se destinam à fabricação mas que não se incorporam na fabricação; 5 – Materiais de Conservação, Peças e Acessórios
6 – Ferramentas
7 – Produtos Finais (produtos fabricados)
PARTE II - GESTÃO DE STOCKS
A função gestão de stocks tem como principais atribuições:
• A determinação das quantidades óptimas a encomendar para a constituição ou para a renovação dos stocks;
• Estabelecimento das datas e da cadência segundo a qual convém efectuar essa determinação;
• A organização administrativa e física dos stocks.
A gestão de stocks deverá manter o volume dos stocks no nível mais baixo possível, sem deixar de assegurar o fornecimento regular aos utilizadores, isto é, sem roturas.
Além disso, devem ser tomadas todas as medidas para evitar que os stocks se deteriorem e para reduzir ao mínimo os encargos relativos à sua conservação.
Estes são atributos da sub-função armazenagem.
A gestão de stocks terá de ponderar as desvantagens e as vantagens de constituir stocks e tomar as decisões económicas.
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ExemplosUm maior volume de stocks representa, na perspectiva financeira, as desvantagens seguintes:
• Maior custo de posse;
• Maior necessidade de fundo de maneio;
• Maior risco de perda por obsolescência (monos);
Mas, representa as vantagens seguintes:
• Melhores condições de compra (descontos de quantidade); • Menor risco de ruptura (stocks de segurança);
Na gestão de stocks há três importantes factores a considerar: • A procura
• Os custos • Os prazos
A Procura
As necessidades logísticas na empresa são desencadeadas pela procura dos seus produtos no mercado.
A procura dos produtos activa os fluxos de informação e de materiais em toda a cadeia logística.
Uma previsão do crescimento das vendas incentiva um aumento da actividade da função aprovisionamento que deve responder em conformidade com a expectativa de crescimento das necessidades de materiais.
Conceito de Procura
Do ponto de vista “económico”, a procura de um produto é definida pela intenção de compra desse produto no mercado, ou Procura é a expressão dinâmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.
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A procura é uma percentagem do mercado total, podendo associar-se a um grupo homogéneo de clientes.
Exemplo
1. O mercado português de iogurtes e a procura de iogurtes magros com sabor a morango.
A procura foi referida como a origem das necessidades logísticas, activando os fluxos de informação e de material na cadeia logística. Esta origem das necessidades de materiais está estritamente ligada ao ciclo de vida do produto acabado, na medida em que este ciclo quantifica o comportamento da procura do produto durante a sua vida.
Ciclo de Vida dos Produtos
Todos os produtos “nascem”, desenvolvem-se, atingem a ”maturidade e “morrem”, isto é, deixam de ser procurados pelos consumidores ou clientes no fim do seu ciclo de vida.
Assim, Ciclo de vida de um produto é o período caracterizado por várias fases (concepção e lançamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declínio), desde a pesquisa inicial até ao fim da produção.
Representa-se graficamente o ciclo de vida do produto através da evolução das vendas nas diferentes fases.
Os custos
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Tipos de custo• O custo de posse (Cp) que é o custo associado à manutenção do stock;
• O custo de efectivação das encomendas (Ce) que é o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo;
• O custo de aquisição do material (Cm) que é o custo do material, encomendado ao exterior, à entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, ...);
• O custo de fabricação (Cf) que é o custo do material encomendado internamente, através de ordem de fabrico;
• O custo de rotura de stock (Cr) que é o custo associado a uma solicitação ou requisição de material de stock, não atendida totalmente pelo armazém
O custo de posse pode incluir várias parcelas:
• Os custos de armazenagem onde se considera
- Os custos de amortização do edifício/armazém(s), do equipamento fixo (exemplo: estantes) e do equipamento móvel (exemplo: empilhadores),
- Os encargos com o pessoal do(s) armazém(s),
- Os custos energéticos (iluminação, climatização, ...) do armazém(s),
• Os custos dos seguros (prémios das apólices de incêndio, roubo, ...);
• Os custos de obsolescência (monos) e deterioração do material;
• O custo do capital imobilizado que é um custo de oportunidade, isto é, o custo inerente à aplicação do capital em stock em lugar de aplicações alternativas rentáveis.
Este custo é, normalmente, importante e calcula-se segundo um critério definido que pode ser o da taxa de rendibilidade dos capitais próprios ou da melhor taxa de mercado para aplicação de risco correspondente (risco baixo, pois o stock tem elevado grau de liquidez).
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Os prazosNa gestão de stocks um dos prazos a considerar é o prazo de aprovisionamento ou prazo de disponibilização do material.
Parcelas do prazo de aprovisionamento
No prazo de aprovisionamento (pa) pode considerar-se quatro parcelas:
• O prazo administrativo de preparação e lançamento da encomenda (circulação e tratamento de informação na empresa);
• O prazo de recepção pelo fornecedor, que pode desprezar-se se for usado fax ou EDI (Electronic Data Interchange);
• O prazo de entrega do fornecedor que inclui o prazo de transporte ou trânsito; • O prazo de recepção e armazenagem na empresa.