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Administração da Universidade de Coimbra. Administração da Universidade de Coimbra. Suporte à memória organizacional. Suporte à memória organizacional

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Administração da Universidade de Coimbra

Suporte à memória organizacional

Cronologia | 2000-2009

Administração da Universidade de Coimbra

Suporte à memória organizacional

Cronologia | 2000-2009

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Processo de implementação do

Sistema de Gestão

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Administração da Universidade de Coimbra

Suporte à memória organizacional

Cronologia | 2000-2009

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FICHA TÉCNICA

Título Administração da Universidade de Coimbra: Suporte à memória organizacional - Cronologia 2000-2009 Compilação Patrícia Neves e Sónia Fonseca

EdiçãoDivisão de Avaliação e Melhoria Contínua

Data Dezembro de 2009 2.ª edição

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Sumário

Âmbito | 3

Suporte à memória organizacional : Cronologia | 2000-2009 | 5

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Preâmbulo

Tal como previsto já na primeira edição deste documento, o último trimestre de 2009, trouxe profundas alterações a nível organizacional, naquela que é a segunda reestruturação da Administração, no espaço temporal em análise, imposta pelos (novos) Estatutos da Universidade de Coimbra [Despacho Normativo n.º 43/2008], que reconhecem a Administração como o serviço de apoio central à governação da Universidade de Coimbra, e que culmina na publicação do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra [Regulamento n.º 423/2009], abrindo caminho à presente edição.

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Âmbito

Integrada numa estrutura activa e dinâmica, e assumindo-se como um dos pilares que suportam e acompanham a mudança estratégica de toda a Universidade de Coimbra, a Administração tem vindo a desenvolver uma cultura de modernização acompanhada de uma grande evolução tecnológica, introduzindo melhorias ao nível do modelo de gestão, baseado numa abordagem por processos e liderado pela gestão de topo, contando com um forte envolvimento de toda a estrutura. A Universidade de Coimbra, a primeira Universidade Pública portuguesa certificada a nível nacional, tem implementado na Administração, desde 2003, um Sistema de Gestão da Qualidade que segue as disposições da Norma NP EN ISO 9001:2000, assente numa metodologia de trabalho única, organizada por processos, com objectivos definidos e monitorização constante que se revelou mais eficiente e eficaz na prestação do serviço. Actualmente, e já decorridos vários processos de alargamento da certificação e implementação de vários

projectos, estamos perante um sistema integrado com interfaces definidos para com as várias Unidades Orgânicas de Ensino e Investigação, Unidades Orgânicas de Investigação e Unidades de Extensão Cultural e de Apoio à da UC, assente numa uniformização de linguagem na organização, e envolvendo activamente os intervenientes institucionais. O desejo permanente de melhorar a prestação do serviço ao cliente e de melhorar os processos internos, valeram já à Administração diversos prémios e distinções e abriram caminho para a avaliação organizacional, um factor crítico de sobrevivência das organizações. Este contexto justifica a presente edição, onde se compilam os momentos mais importantes vividos no seio da Administração ao longo da última década, em matéria de certificação, avaliação e reconhecimento, entre outras, com o objectivo de disponibilizar um documento de referência aos que procuram consultar informação sobre este percurso.

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2001

Suporte à memória organizacional

Cronologia | 2000-2009

A identificação, em 2001, de uma fragilidade interna a nível da sistematização de procedimentos na área então designada de Divisão de Pessoal é reconhecida como a semente do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Após a definição de circuitos e criação de novas metodologias de

suporte à prestação de informação ao cliente, num manual de procedimentos aplicado no então recém-criado Centro de Atendimento a Docentes e Funcionários, foi em 2002 dado início ao projecto de desenvolvimento de um SGQ.

O processo de certificação, de acordo com as disposições da Norma NP EN ISO 9001:2000, teve o seu início na Administração no ano de 2003 com a certificação das áreas de "Pessoal, Financeira e Gabinete de Análise Financeira", que hoje constituem aproximadamente o Departamento de Administração e Finanças. A auditoria de concessão ocorrida em Abril atribuía, então, a certificação da qualidade no âmbito da gestão de recursos humanos e gestão administrativa e financeira. Numa perspectiva interna, a implementação do SGQ desencadeou o

desenvolvimento de ferramentas de monitorização que passaram a permitir aferir, nomeadamente: - o nível de prestação do serviço público prestado no âmbito da

Administração; - o nível de satisfação dos clientes; - o grau de motivação e satisfação dos trabalhadores; - o grau de cumprimento dos objectivos propostos anualmente; e - o grau de concretização das metas estabelecidas. As auditorias internas a processos, asseguradas por uma equipa de trabalhadores, de diversas áreas, que tem vindo a ser aumentada desde então e a quem foi ministrada formação específica para o efeito, assumiu também um papel fundamental na consolidação deste sistema.

2003

5

Manual de Procedimentos

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A filosofia subjacente à norma referida representou para a Administração uma oportunidade de reorganização orientada para a melhoria dos serviços, assentando o processo de implementação, fundamentalmente, numa estratégia de mudança organizacional. O envolvimento dos recursos humanos da organização, nomeadamente através da constituição de grupos de trabalho, a transversalidade do projecto e a criação de uma rede de comunicação e informação interna activa foram factores críticos decisivos de sucesso do projecto. A implementação do SGQ assumiu--se desde logo como um poderoso instrumento na execução de uma

mudança organizacional que exigiu a definição clara de funções e responsabilidades, uma relação comprometida da gestão com os trabalhadores e um sistema eficiente de comunicação, apoiado por um Grupo de Comunicação constituído para o efeito e em que participaram elementos das áreas certificadas. Após a primeira certificação, foi iniciado um processo de auto--avaliação, em Maio de 2003, de acordo com o modelo da EFQM (European Foundation for Quality Management) que permitiu ter uma percepção mais clara do desempenho da organização, identificada através da análise dos pontos fortes e áreas de melhoria, tendo sido envolvidos vários trabalhadores numa equipa multidisciplinar. Este instrumento de gestão, pelas melhorias que permitiu integrar na organização, foi assumido como uma ferramenta essencial ao crescimento sustentado e à optimização de recursos. Permitiu, designadamente: - entender os requisitos para a excelência do desempenho; - medir e identificar onde melhorar o seu desempenho; - considerar e integrar as necessidades de todas as partes interessadas no seu sucesso; - identificar e entender, de forma sistemática, os seus pontos fortes e as suas oportunidades para melhoria; e - promover a cooperação interna entre os sectores, os processos e as pessoas.

Exercício de Auto--avaliação

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Este foi, portanto, um desafio construtivo com que a Administração da UC se comprometeu e que permitiu avaliar, de forma metódica, a sua localização no caminho da Excelência. Este exercício foi efectuado pela primeira vez em 2003 e pela segunda vez em 2004, tendo sido formalizada a candidatura ao PEX

- SPQ em 2004. Em Agosto de 2003 é publicado o Despacho n.º 15949/2003,

referente à reorganização da estrutura da UC. Realça-se o desdobramento da Administração em dois Departamentos e seis Divisões e outros gabinetes.

Em 2004 a auditoria de acompanhamento ao Sistema de Gestão renova o âmbito da certificação iniciando-se, nesse mesmo ano, o projecto de extensão e interface do Sistema de Gestão da Qualidade. Ao nível do reconhecimento, a Administração procurava dar os primeiros passos numa caminhada que desde cedo se adivinhava frutífera e em 2004, um ano após a certificação , apresentava já dois projectos candidatos à 2.ª edição do Prémio Boas Práticas no Sector Público: Centro de Atendimento para Docentes e Funcionários e

Implementação do SGQ segundo a norma NP EN ISO 9001:2000,

nomeados para a fase final e recebia uma Menção Honrosa no Prémio de Excelência 2004 – Sistema Português da Qualidade (Modelo EFQM).

O projecto de implementação do SGQ foi iniciado noutras áreas da Administração tendo em conta a nova realidade organizacional.

2004

Prémio Boas Práticas no Sector Público 2.ª edição Auditoria de Acompanhamento Prémio de Excelência 7 Reestruturação organizacional

(13)

Foram postas em prática duas abordagens diferentes. Uma consistiu, na

extensão do Sistema de Gestão da Qualidade a novas áreas com a

necessária adaptação, integração e desenho dos processos específicos de cada serviço envolvido (Divisão de Gestão de Edifícios, Equipamentos e Infra-estruturas, Centro de Informática, Departamento Académico e Divisão de Relações Internacionais, Imagem e Comunicação). A segunda abordagem foi no sentido de definir a

interface entre as áreas de recursos humanos e financeira (já certificados) e as Faculdades, com projecto idêntico face aos Estabelecimentos da

Universidade (Arquivo, Biblioteca Geral, Centro de Documentação 25 de Abril, Estádio Universitário, Imprensa e Teatro Académico de Gil Vicente). Com o projecto de extensão do Sistema de Gestão da Qualidade às actividades de interface pretendeu-se essencialmente a definição de um “modelo” que permitisse optimizar a relação entre o Departamento de Administração e Finanças da Administração (SGQ certificado) e outras estruturas da Administração e da Universidade, num contexto de Gestão da Qualidade, que permitisse sistematizar e simplificar procedimentos, reduzir tempos, melhorar a comunicação e rentabilizar as capacidades existentes.

A primeira auditoria de acompanhamento e extensão ocorre em 2005. A certificação da qualidade é, nesse ano, alargada à gestão académica, gestão de relações internacionais e gestão de edifícios, equipamentos e infra-estruturas. O Departamento Académico, a Divisão de Relações Internacionais, Imagem e Comunicação e a Divisão de Equipamentos e Infra-estruturas juntam-se nesta data ao Departamento de Administração e Finanças, ao nível da certificação da qualidade. Ainda em 2005, a Administração submete-se a uma avaliação Q-Fit, onde obtém o valor de 2,5, correspondente a “óptimo desempenho”, na Avaliação Q-Fit – suportada pelo sistema de Avaliação de Desempenho IQNet 9004, cujo objectivo foi o de avaliar o desempenho e a eficiência global da organização.

2005

Auditoria de Acompanhamento e Extensão

(DepACAD | DRIIC | DGEEI)

Avaliação Q-Fit Projecto de Extensão do SGQ às novas áreas Projecto de interface do SGQ às Faculdades e Estabelecimentos 8

(14)

O Gabinete de Auditoria, criado na sequência da reestruturação organizacional ocorrida em 2003, e especificamente destinado a proceder à avaliação e acompanhamento dos riscos subjacentes às operações, sugerir a implementação dos controlos necessários à

melhoria dos circuitos e procedimentos instituídos, e verificar os métodos, a eficiência e a eficácia do sistema de controlo interno, inicia a actividade em 2005, reunidas que estavam as condições necessárias para tal.

Na auditoria de renovação e extensão da certificação da qualidade ocorrida em 2006 o âmbito da certificação passa a englobar a gestão de recursos humanos e gestão administrativa e financeira, a gestão académica, a gestão de relações internacionais e a gestão de edifícios, equipamentos e infra-estruturas e gestão de espaços abertos à comunidade. O Auditório, o Gabinete de Auditoria e o Secretariado passam também a estar abrangidos pela certificação da qualidade juntando-se ao Departamento de Administração e Finanças, ao Departamento Académico, à Divisão de Relações Internacionais, Imagem e Comunicação e à Divisão de Equipamentos e Infra-estruturas. Estes projectos de extensão foram pela primeira vez assegurados apenas por recursos humanos da Administração, sem contar, como até à data, com consultores externos.

Das seis candidaturas apresentadas à 5.ª edição do Prémio de Boas Práticas no Sector Público, em 2007, duas delas são distinguidas: 2.º lugar para o projecto Arquivo Automático [Categoria III – Melhoria de Processos] e Menção Honrosa para o projecto Portal

das Saídas Profissionais.

2006

2007

Auditoria de Renovação e Extensão (Auditório | Gabinete de Auditoria | Secretariado)

Prémio Boas Práticas no Sector Público

5.ª edição

Constituição do Gabinete de Auditoria

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Também em 2007 ocorre a auditoria de acompanhamento e extensão da certificação da qualidade cujo âmbito passa a englobar a gestão e controlo de recursos humanos financeiros, académicos e relações internacionais, a gestão e controlo de edifícios, equipamentos, infra-estruturas e espaços abertos à comunidade e a gestão das transferências do conhecimento na Universidade de Coimbra. Às áreas até então certificadas, junta-se o Palácio de São Marcos e o Gabinete de Apoio às Transferências do Saber. Com a extensão do SGQ a este último Gabinete, a certificação é alargada, pela primeira vez, para além do âmbito da Administração, sendo ainda o primeiro gabinete deste tipo certificado a nível nacional.

Em 2008, a Administração vê o seu empenho novamente reconhecido na atribuição de uma Menção Honrosa na 6.ª edição do Prémio de Boas Práticas no Sector Público, com o projecto

Focalização nas Pessoas@UC, de entre quatro candidaturas

entregues. A auditoria de acompanhamento da certificação da qualidade decorre em Outubro desse ano e, pela segunda vez consecutiva, não éregistada qualquer não conformidade pela equipa auditora.

Ao projecto Implementação do SIADAP na UC é atribuída uma Menção Honrosa no Prémio para Equipas de Melhoria, integrado no 33.º Colóquio da Qualidade, promovido pela Associação Portuguesa para a Qualidade.

Os Estatutos da Universidade de Coimbra [Despacho Normativo n.º 43/2008], publicados a 1 de Setembro, reconhecem a Administração como o serviço de apoio central à governação da Universidade de Coimbra.

Auditoria de Acompanhamento e Extensão (Palácio de São Marcos |

GATS)

Prémio Boas Práticas no Sector Público

6.ª edição

2008

Auditoria de Acompanhamento

Prémio para Equipas de Melhoria | APQ

10

Estatutos da Universidade de Coimbra

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No ano seguinte, 2009, a Administração promove a candidatura de dois projectos à 7.ª edição do Prémio de Boas Práticas no Sector Público, na qual a Universidade de Coimbra é distinguida com o Prémio Melhoria de Processos – Ensino, com o projecto BUUC –

Balcão Único@UC.

A segunda reestruturação da Administração, no espaço temporal em análise neste documento, imposta pelos Estatutos da Universidade de Coimbra [Despacho Normativo n.º 43/2008], é

definida no Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, publicado em 27 de Outubro.

2009

Prémio Boas Práticas no Sector Público 7.ª edição Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra 11

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Fontes

- ALMEIDA, Margarida Isabel Mano Tavares Simões Lopes Marques de – Universidade de Coimbra : case study do processo de certificação [Artigo submetido ao 28.º Colóquio Nacional da Qualidade, promovido pela Associação Portuguesa para a Qualidade, 11 a 13 de Novembro de 2003, Lisboa]

- ALMEIDA, Margarida Isabel Mano Tavares Simões Lopes Marques de – Projecto de extensão e interface do Sistema de Gestão da Qualidade da Administração da Universidade de Coimbra [Artigo submetido ao 29.º Colóquio Nacional da Qualidade, promovido pela Associação Portuguesa para a Qualidade, 10 a 11 de Novembro de 2004, Porto]

- SILVA, Marisa Sofia ; NEVES, Patrícia Salomé – A avaliação no ciclo de sobrevivência das organizações : o caso da Administração da UC [Artigo submetido ao 5.º Congresso Nacional da Administração, promovido pelo Instituto Nacional de Administração, 29 e 30 de Outubro de 2007, Lisboa]

- Apresentações e comunicações em Congressos, Colóquios e/ou Seminários existentes no MOS

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Referências

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