Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs

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Norma GS1

®

Portugal para a

Alocação de GTINs

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Norma GS1® Portugal para a Alocação GTINs

Sumário Documento

Item do Documento Valor Corrente

Título do Documento Norma GS1® Portugal para a Alocação de GTINs Data Última Modificação Nov 2014

Referência Versão 1.00

Status Final

Descrição do Documento Este guia de implementação faculta um resumo das regras para a alocação de GTINs, conforme definido nos Standards GS1

Directório de Alterações

Referência Data Autor Sumário

Versão 1.00 Nov 2014 G1 Portugal Adaptação e desenvolvimento de conteúdos

Exclusão de Responsabilidade

Foram desenvolvidos todos os esforços para assegurar que as orientações contidas no presente documento, para utilização das Normas GS1®, estão corretas.

Não obstante, em resposta aos desenvolvimentos tecnológicos, às necessidades negociais, às alterações das normas ou a novos requisitos legais, o documento pode vir a ser atualizado ou alterado.

A GS1® Portugal e qualquer outra entidade envolvida na criação do documento afirmam que, quer expressa quer implicitamente, o documento é fornecido sem garantia de precisão ou adequação à utilização final dada e, por tal, não assumem nenhuma responsabilidade, direta ou indireta, por perdas, danos ou prejuízos relacionados com a utilização do mesmo.

Vários produtos e nomes de empresas aqui mencionados podem ser marcas comerciais e/ou marcas registadas das respetivas empresas.

Autoria

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Norma GS1® Portugal para a Alocação GTINs

Índice

0. OBJETIVOS DO DOCUMENTO ... 3

1. INTRODUÇÃO ... 4

2. DEFINIÇÃO DE GTIN ... 5

3. PRINCIPIOS BÁSICOS DA ALOCAÇÃO DE GTIN ... 7

4. REGRAS DE ALOCAÇÃO DE GTIN ... 8

4.1 EMBALAGEM ... 8

4.2 MARCA ... 14

4.3 PRODUTO ... 17

4.4 PROMOÇÕES ... 21

4.5 FABRICANTE ... 28

ANEXO 1: PRODUTOS CÁRNICOS ... 30

ANEXO 2: PRODUTOS DA PESCA E AQUICULTURA (E MARISCOS) ... 31

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0. Objetivos do documento

Este documento tem a finalidade de esclarecer dúvidas frequentes sobre o que fazer relativamente ao código do artigo, quando as caraterísticas do artigo comercial mudam.

A atribuição de um novo código tem como objetivo evitar ineficiências, logísticas ou comerciais, que podem resultar de uma codificação deficiente.

O documento está elaborado com base nos standards de codificação internacionais da GS1 e apresenta, de forma sucinta, os casos mais frequentes em que um produto pode, ou não, precisar de um novo código GTIN.

Recomenda-se a leitura atenta das notas explicativas que complementam as ilustrações gráficas e que se encontram junto de cada exemplo.

Para completa referenciação das regras de alocação de GTIN, consulte:

GTIN Allocation Rules - Made Even Easier, User Guide, Issue 2, Final, June-2014 Em

http://www.gs1.org/docs/idkeys/GS1_GTIN_Allocation_Rules.pdf

GTIN Allocation Rules – April 2014, GS1 2014

Em

http://www.gs1.org/1/gtinrules/index.php/p=home

GS1 General Specifications

Em

http://www.gs1pt.org/solucoes/default/2/167/gs1-general-specifications/

Nota:

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1. Introdução

Vários milhões de produtos são diariamente “lidos” nos pontos de venda.

A utilização dos códigos de barras como elemento identificador dos artigos tem múltiplas vantagens para todos os intervenientes da cadeia de abastecimento:

 para o consumidor no momento de comprar qualquer produto;

 para o comerciante na faturação, no controlo de stocks, na rastreabilidade e em outros processos;

 e para o fabricante, por poder comunicar com os seus clientes através de uma linguagem comum, os códigos GTIN, vulgarmente conhecidos como códigos EAN de produto.

Para que o sistema funcione de maneira correta, é necessário que o código atribuído a um produto seja único a nível mundial.

Este é o princípio de desambiguidade que estabelece que cada variante de artigo que necessite de ser tratado de maneira diferenciada, deve ter um código único que o identifique, sempre que a variação seja evidente e significativa para qualquer interlocutor da cadeia de abastecimento.

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2. Definição de GTIN

O código GTIN (Global Trade Item Number ou Número Global de Item Comercial) é um código que identifica um artigo inequivocamente de maneira única e universal. Serve para identificar qualquer unidade ou item comercial1_,

o qual necessite de ser valorizado, solicitado ou facturado em qualquer ponto da cadeia de abastecimento, e nesse sentido, para o qual seja necessário aceder a informação predefinida em algum sistema de informação. Para estes casos, as estruturas de numeração e identificação utilizadas em Portugal são normalmente referidas com recurso ao nome do código de barras relacionado, como abaixo se indicam:

EAN-13

Código de Empresa Portuguesa (CEP)*1_{Referência do Item*}2 _{Dígito de Controlo*}3

N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13

EAN-8

Prefixo do País Referência do Item*2 _{Dígito de Controlo*}3

5 6 0 N4 N5 N6 N7 N8

ITF-14

Variável

Logística*4

GTIN dos itens contidos

(sem Dígito de Controlo) Dígito de Controlo*

3

N1 5 6 0 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14

Por outro lado, as estruturas acima indicadas correspondem respetivamente a GTIN-13, GTIN-8 e GTIN 14. Para efeitos de representação em base de dados ou em alguns outros códigos de barras (GS1-128; GS1 DataBar; GS1 Data Matrix), GTIN é o nome genérico que se dá à representação de uma estrutura de dados de 14 dígitos, conforme a seguinte tabela:

1_{O Item Comercial é definido como qualquer item (produto ou serviço) sobre o qual há a necessidade de obter informação}

normalizada, como designação do item, nome do produtor/fornecedor e preço, entre outras. Pode ser encomendado ou faturado pelos parceiros comerciais em qualquer ponto da Cadeia de Valor. Esta definição engloba desde as matérias-primas, até aos produtos para o Consumidor Final, incluindo serviços.

GTIN - Global Trade Item Number (14 dígitos)

Estrutura de Dados T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14

ITF-14 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14

EAN-13 0 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13

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*1

_{Código de Empresa Portuguesa (CEP)}

Os três primeiros dígitos - N₁, N₂, N₃_{- constituem o Prefixo de País Membro da GS1. No caso de Portugal estes} dígitos correspondem ao 560. Os prefixos atribuídos pela GS1 às diferentes regiões geográficas não significam que os itens sejam produzidos ou distribuídos por empresas sediadas nos países por eles identificados, mas sim que a empresa aderiu a uma Organização Membro GS1 num dado país.

O CEP é o Código de Empresa Portuguesa, sempre atribuído pela GS1 Portugal, formado pelo Prefixo de País e pelo Código de Empresa que, em conjunto, pode variar entre os 7 e os 11 primeiros dígitos, dependendo do número de referências que a empresa pretenda codificar.

*2

_{Referência do Item}

A Referência do Item tem geralmente entre 1 a 5 dígitos. É um número não significativo, ou seja, cada dígito que compõe o número não se relaciona com nenhuma classificação nem transmite, por si só, qualquer informação. A GS1 recomenda que a referenciação dos itens seja feita sequencialmente: 000, 001, 002, 003, etc..

*3

_{Dígito de Controlo}

O Dígito de Controlo é o último dígito do GTIN. É calculado a partir dos dígitos que o antecedem, de forma a validar o Código de Barras e garantir a sua correcta captura (Anexo 1).

*4

_{Variável Logística}

A Variável Logística é o 1º dos 14 dígitos que é utilizada na identificação ITF-14 para distinguir as diferentes grupagens logísticas, assumindo o dígito de 1 a 8 para Itens Comerciais de Medida Fixa e o dígito 9 para Itens Comerciais de Peso Variável.

A GS1 recomenda que a Variável Logística seja atribuída sequencialmente, ou seja, 1,2,3... respectivamente para a primeira, segunda, terceira, …, grupagens criada de um item comercial.

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3. Principios básicos da alocação de GTIN

A atribuição de códigos GTIN aos diferentes tipos de unidades comerciais baseia-se em três princípios fundamentais:

 O Detentor ou Proprietário da Marca, independentemente de onde e quem fabricou o/s produto/s, deve ser o responsável pela atribuição do correspondente código GTIN.

 Todas a unidades comerciais destinadas ao ponto de venda a retalho (aquelas que se destinam a ser adquiridas diretamente pelo consumidor final), devem estar claramente identificadas com um código GTIN-13 ou GTIN-8.

 As unidades comerciais para a distribuição geral (aquelas que facilitam a gestão logística ou o transporte, como caixas ou mesmo paletes) podem ser identificadas, quer com códigos GTIN-13, quer com códigos GTIN-14. Estes últimos devem estar relacionados com os GTIN-13 ou GTIN-8 das unidades comerciais contidas nesse mesmo agrupamento.

Nota:

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4. Regras de alocação de GTIN

4.1 Embalagem

4.1.1 Pequenas modificações no desenho da embalagem

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN quando se realizam mudanças puramente estéticas num produto, ou seja, aquelas mudanças que não afetam o nome da marca, nem a descrição do produto, nem as suas dimensões.

Nota: Para controlar a repercussão da mudança do desenho nas vendas recomenda-se alterar o código GTIN. Unidade Expedição

 Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo.

Nota: Se os dois desenhos circulam simultaneamente no mercado, recomenda-se alterar o código GTIN da unidade de expedição caso se queira diferenciá-los e saber qual o desenho que será enviado ao cliente.

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4.1.2 Modificações nas dimensões da embalagem

a) Mudanças inferiores a 20% nas dimensões da embalagem.

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN quando as modificações nas embalagens (volume, altura, etc.) forem inferiores a 20%, sempre que não implique uma mudança do seu conteúdo líquido.

Unidade Expedição

Nota: Os 20% são uma percentagem orientativa. Recomenda-se alterar o código GTIN quando a modificação da embalagem, apesar de inferior a 20%, implicar uma mudança nos processos logísticos (como uma mudança da localização no armazém ou no número de unidades contidas por caixa).

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b) Alterações superiores a 20% nas dimensões da embalagem.

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando as modificações nas embalagens (volume, altura, etc.) forem superiores a 20%, ainda que não implique uma mudança do seu conteúdo.

Nota: Esta alteração deve fazer-se porque gera mudanças nos procedimentos logísticos do produto, (como a localização no linear).

Unidade Expedição

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4.1.3 Alterações de idioma

a) Um produto em diferentes idiomas.

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN no caso de um mesmo produto ser comercializado em diferentes idiomas.

Unidade Expedição

 Alterar o código GTIN para assegurar de que se está a enviar a determinado mercado o produto com o idioma correspondente.

Nota: Pode-se manter o código GTIN da unidade de consumo sempre que o processo de fabrico, embalamento ou distribuição permita diferenciar os mercados alvo do produto. Neste caso, recomenda-se alterar o código GTIN da unidade de expedição para diferenciar o idioma em que estão etiquetadas as unidade de consumo.

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b) Adição de idioma

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN no caso de numa mesma embalagem constarem vários idiomas e o produto ser comercializado com esta mesma apresentação em diferentes mercados em simultâneo.

Unidade Expedição

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4.1.4 Dispositivos anti-roubo

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN quando na embalagem de um produto se acrescenta um dispositivo anti-roubo.

Unidade Expedição

 Alterar o código GTIN para diferenciar os produtos que têm o dispositivo dos que não têm, porque nem todos os pontos de venda têm equipamentos que permitam a sua utilização.

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4.2 Marca

4.2.1 Modificações estéticas da marca

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN quando se realizam mudanças que não modifiquem o nome da marca nem do produto (como a cor ou a fonte de letra).

Nota: Para controlar a repercussão da mudança do novo desenho nas vendas recomenda-se alterar o código GTIN.

Unidade Expedição

Nota: Se os dois desenhos circulam simultaneamente no mercado, recomenda-se alterar o código GTIN da unidade de expedição, caso se queira diferenciá-los e saber qual o desenho que será enviado ao cliente.

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4.2.2 Alteração do nome da marca

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando as mudanças que se realizam no nome do produto ou na marca modifiquem a percepção que o cliente tem do produto.

Unidade Expedição

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4.2.3 Modificação na descrição do artigo

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando se modifica a mensagem disponibilizada ao consumidor (consoante as mudanças do nome do produto ou da sua descrição).

Unidade Expedição

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4.3 Produto

4.3.1 Alterações na informação do produto

a) Mudanças na informação do produto não declaradas ao consumidor (modificações menores2₎

Unidade de Consumo

 Manter o GTIN quando se realizam mudanças de informação na etiqueta que não impliquem nenhuma modificação na mensagem que se dá ao consumidor ou nas caraterísticas do produto.

Unidade Expedição

2 Qualquer alteração na fórmula que, de acordo com o definido pela legislação, não obrigue a uma mudança na declaração ao consumidor, ou qualquer alteração que o consumidor final não reconheça ou não precise de interagir de forma diferente.

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b) Mudanças na informação do produto declaradas ao consumidor (grandes modificações3₎

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando se realiza uma mudança nas caraterísticas do produto (como um novo aroma).

Unidade Expedição

 Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo.

3 Se é esperado que o consumidor consiga distinguir o novo artigo do velho e escolhê-lo com base nisso, ou se for ditado por legislação, outras exigências ou mudanças que alterem o benefício fundamental do consumidor.

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4.3.2 Modificações no conteúdo do produto

a) Mudanças do peso líquido declaradas ao consumidor

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN sempre que se mude o peso líquido declarado ao consumidor.

Unidade Expedição

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b) Mudanças no formato das unidades contidas

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando se altera o modo como se agrupam as unidades de um produto, ainda que não se altere o número total de unidades contidas.

Unidade Expedição

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4.4 Promoções

4.4.1 Modificações no conteúdo do produto

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN se devido a uma promoção é acrescentada uma quantidade extra ao produto.

Unidade Expedição

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4.4.2 Alteração do preço do produto

a) Produtos com coupon de desconto ou prova de entrega

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN quando se acrescenta, a uma unidade de consumo, um coupon de desconto que se encontra dentro ou no produto.

Nota: Alterar o código GTIN, para se diferenciarem do mesmo produto os que possuem ou não coupon. Unidade Expedição

 Com coupon sem data de validade.

Manter o código GTIN, visto que se o coupon não tem data de validade não é necessário ter as localizações dos stocks com coupons para retirá-los da cadeia de abastecimento num determinado dia em concreto.

Nota: Alterar o código GTIN caso se altere o GTIN da unidade de consumo contida. Também alterar o código GTIN para o caso de se pretender saber se o produto que se está a enviar contém ou não coupon.

Unidade Expedição

 Com coupon com data de validade.

Alterar o código GTIN para se diferenciarem as que têm coupon e as que não têm. Isto permite identificá-las e retirá-las do mercado à data de caducidade do coupon.

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b) Promoções em que se fixa o preço

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando a promoção tem o preço fixado ou impresso na embalagem.

Unidade Expedição

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c) Reduções de preço em destaque na embalagem

Unidade de Consumo

 Alterar o código GTIN quando na embalagem se indica explicitamente a redução do preço de venda.

Unidade Expedição

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4.4.3 Ofertas

a) Oferta de produto retratilizado

Unidade de Consumo

 Manter o GTIN, quando pela compra de um produto se oferece outro, desde que não se aumente o peso ou as dimensões brutas do produto original em mais de 20%. Se as modificações superarem esta percentagem tem que se alterar o código GTIN.

Unidade Expedição

 Manter o GTIN se não variar o número de unidades de consumo contidas e se as mudanças do volume ou do peso bruto da unidade de expedição não forem superiores a 20%.

Nota: Os 20% são uma percentagem orientativa. Recomenda-se mudar o GTIN no caso da modificação do volume ou do peso bruto, apesar de ser inferior a 20%, implique uma mudança nos processos logísticos (como uma mudança da localização no armazém ou no número de unidades contidas por caixa).

 Alterar o código GTIN caso o GTIN da unidade de consumo tenha sido alterado ou se as modificações da unidade de expedição forem superiores a 20%.

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b) Oferta de um produto com a compra de outro (2x1)

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN para cada um dos produtos se o produto que se oferece não está retratilizado ao original sendo ou não do mesmo produto.

Unidade Expedição

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c) Oferta de um produto de pequenas dimensões dentro do produto que se compra

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN sempre que não se modifiquem as dimensões da embalagem do produto ou do peso bruto em mais de 20%.

Nota: Para controlar eficientemente a repercussão da promoção, nas vendas, é recomendado mudar o GTIN. Unidade Expedição

Nota: Se a promoção só se realiza em alguns estabelecimentos é recomendável mudar o código GTIN da unidade de expedição para distinguir se estamos a enviar para o cliente com ou sem promoção.

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4.5 Fabricante

4.5.1 Localização do fabricante

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN, mesmo que determinado produto seja fabricado em diferentes locais, porque para o consumidor é o mesmo produto.

Unidade de Expedição

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4.5.2 Diferentes fabricantes do mesmo produto

Unidade de Consumo

 Manter o código GTIN, mesmo que determinado produto seja fornecido por diferentes fabricantes, uma vez que para o consumidor é exactamente o mesmo produto.

FABRICANTE A FABRICANTE B

Unidade de Expedição

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ANEXO 1: Produtos Cárnicos

As modificações de códigos em produtos cárnicos devem ser realizadas tendo em conta a denominação de venda, o tipo de peça e o modo de apresentação final.

O código GTIN deve mudar sempre que mude algum destes atributos. DENOMINAÇÃO DE VENDA

TIPO DE PEÇA (ex.: inteiro ou fatiado)

MODO DE APRESENTAÇÃO (ex.: tipo de embalamento ou a granel)

É ainda importante ter em consideração que a carne bovina está sujeita a uma codificação especial de acordo com os princípios estabelecidos no Regulamento (CE) 1760/2000, em Portugal o Decreto-Lei Nº 323-F/2000.

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Anexo 2: Produtos da Pesca e Aquicultura (e Mariscos)

Para codificar produtos de pescado, devem ser tomados em consideração diversos elementos. Serão objeto de um mesmo código GTIN quando partilhem a espécie, o método de produção, o método de captura, o calibre, a zona de captura e o modo de apresentação.

Neste sentido o código GTIN deve mudar sempre que mude algum dos seguintes atributos: ESPÉCIE (Nome Científico e Nome Comercial)

MÉTODO DE CAPTURA

MÉTODO DE PRODUÇÃO

ZONA DE CAPTURA

MODO DE APRESENTAÇÃO

CALIBRE

Os produtos da Pesca estão sujeitos a uma codificação especial de acordo com os princípios estabelecidos no Regulamento (CE) 1379/2013.

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Anexo 3: Produtos Hortofrutícolas

Para codificar produtos hortofrutícolas, devem ser tomados em consideração diversos atributos. Serão objeto de um mesmo código GTIN quando pertençam à mesma espécie, variedade, calibre, categoria e mesma forma de embalagem.

Assim sendo o código GTIN deve mudar sempre que se altere algum desses atributos. ESPÉCIE

VARIEDADE

CALIBRE

CATEGORIA

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