Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio do Tribunal Superior Eleitoral

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Brasília – 2013

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Metodologia de Gerenciamento

de Projetos, Programas e Portfólio

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Metodologia de Gerenciamento

de Projetos, Programas e Portfólio

do Tribunal Superior Eleitoral

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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Tribunal Superior Eleitoral – Biblioteca Alysson Darowish Mitraud) Brasil. Tribunal Superior Eleitoral.

Metodologia de gerenciamento de projetos, programas e portfólio (MG3P) do Tribunal Superior Eleitoral / [organização] ECP Escritório Corporativo de Projetos. – 2. ed. – Brasília : TSE, 2013.

56 p. ; il. ; 24 cm.

1. Administração de projetos. 2. Projeto. 3. Programa. I. Título.

É proibida a reprodução total ou parcial desta obra sem a autorização expressa dos autores.

Secretaria de Gestão da Informação SAFS, Quadra 7, Lotes 1/2, 1° andar 70070-600 – Brasília/DF Telefone: (61) 3030-9225 Organização: Escritório Corporativo de Projetos Capa e projeto gráfico: Leandro Morais Editoração: Seção de Editoração e Programação Visual (Seprov/Cedip/SGI) Revisão e padronização: Seção de Preparação e Revisão de Originais (Seprev/Cedip/SGI) Impressão e acabamento: Seção de Impressão e Distribuição (Seidi/Cedip/SGI)

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Tribunal Superior Eleitoral Presidente Ministra Cármen Lúcia

Vice-Presidente Ministro Marco Aurélio

Ministros Ministro Dias Toffoli Ministra Nancy Andrighi

Ministra Laurita Vaz Ministro Henrique Neves Procurador-Geral Eleitoral

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Sumário

Apresentação ... .7 1. A metodologia ... .9 2. O que é projeto? ... .9 3. O que é programa? ... .9 4. O que é portfólio? ... .10

5. Por que gerenciar projetos? ... .10

6. Escritório de Projetos ... .10

7. Projetos corporativos ... .11

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas ... .11

8.1. Processo de iniciação ... .13

8.1.1. Processo de iniciação da gestão de portfólio ... .21

8.2. Processo de planejamento ... .26

8.3. Processo de execução, monitoramento e controle ... .30

8.4. Processo de encerramento ... .37

9. Matriz de responsabilidades ... .41

10. Glossário ... .47

11. Referências ... .51

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Apresentação

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Apresentação

Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um conjunto de padrões e práticas que são utilizados para que se possa ter um maior controle sobre os recursos que serão empregados durante a realização de um projeto. Utilizando esses padrões e práticas corretamente, a equipe do projeto terá mais chances de ser eficiente, pois isso possibilita que as entregas sejam feitas com maior grau de acerto em relação aos prazos e custos. O bom uso de uma metodologia é importante porque permite evitar práticas que levam ao insucesso, bem como repetir as que permitem a alcance do sucesso.

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio (MG3P)

do Tribunal Superior Eleitoral, concebida pelo Escritório Corporativo de Projetos

(ECP), é uma publicação que visa auxiliar e orientar os servidores do TSE na condução dos seus projetos.

A MG3P, que já está em uso no TSE desde meados de 2010, foi aprovada formalmente pela Portaria-TSE no_{45, de 25 de janeiro de 2013 (vide anexos).}

Mais informações sobre o trabalho de gestão de projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral, bem como sobre esta publicação, estão disponíveis e podem ser acessadas por meio do Portal TSE, no link http://www.tse.jus.br/institucional/ planejamento-e-gestao/gestao-de-projetos/gestao-de-projetos.

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1. A metodologia

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1. A metodologia

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio (MG3P) é um guia para orientar a condução dos projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral (TSE), possibilitando: padronização de procedimentos e práticas; estabelecimento de linguagem comum; diminuição de custos e aumento de produtividade; redução de riscos operacionais; melhor distribuição de informações sobre o projeto; e compartilhamento de lições aprendidas sobre projetos anteriores.

2. O que é projeto?

Projeto é entendido como um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas, dentro de parâmetros predefinidos de tempo, recursos e qualidade.

Dessa forma, um projeto diferencia-se das demais iniciativas por ser temporário e criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O fluxo abaixo ajuda a identificar se a iniciativa é um projeto:

Ou seja, a iniciativa não pode ser: • uma rotina ou um processo; • uma simples aquisição; ou • uma ação estratégica pontual.

3. O que é programa?

Programa é um conjunto de projetos relacionados entre si e coordenados de maneira articulada para a consecução de objetivos convergentes. A gestão e

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MG3P

o controle centralizados do conjunto de projetos facilitam a operacionalização de cada um e a manutenção da visão em conjunto com os seus objetivos.

4. O que é portfólio?

Um portfólio é uma coleção de programas e/ou projetos agrupados de modo a facilitar a sua integração em torno dos objetivos estratégicos da organização. Os projetos e programas que compõem o portfólio não necessitam estar diretamente relacionados entre si, mas são coordenados de forma centralizada a fim de verificar quais são os que terão maior impacto na estratégia da entidade, ou seja, aqueles que devem ser priorizados.

5. Por que gerenciar projetos?

Gerenciar projetos adequadamente permite fazer planejamentos para diminuir as incertezas e os riscos do projeto, monitorar e controlar o andamento para assegurar sua conclusão no prazo e orçamento estipulados, conforme as especificações, atendendo ou superando as necessidades e expectativas das partes interessadas.

6. Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos é uma entidade organizacional que catalisa o gerenciamento de projetos. É um centro de excelência nas melhores práticas, que atua no alinhamento entre os projetos e as estratégias organizacionais, focado na eficiência e corresponsabilidade do sucesso do gerenciamento de projetos e programas dentro da organização, gerando economicidade, prazos cumpridos e entregas realizadas.

O Escritório Corporativo de Projetos (ECP) do TSE tem por premissa facilitar o cumprimento da missão da Justiça Eleitoral por meio do suporte a projetos e programas. Tem como funções:

• estabelecer instrumentos e padrões;

• prestar consultoria e suporte em gerenciamento de projetos; • realizar monitoramento e controle centralizados dos projetos; • fazer gestão de interdependências.

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7. Projetos corporativos

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7. Projetos corporativos

A metodologia aqui apresentada é direcionada a projetos corporativos – projetos que, por serem críticos e de alto impacto para a instituição, necessitam de atenção da alta gestão –, mas é recomendada também para projetos setoriais, podendo aproveitar as atividades internas das secretarias, destacadas nos fluxos.

No âmbito do TSE, um projeto é considerado corporativo quando se enquadra em pelo menos uma das seguintes categorias:

• envolve aquisições/orçamento significativos; • é derivado do Planejamento Estratégico do TSE; • é eleitoral;

• abrange mais de duas secretarias;

• é demanda da alta gestão (diretoria-geral e ministros); • abrange os TREs;

• abrange instituições externas ao TSE.

8. Processos de gerenciamento de projetos e

programas

O ciclo de vida de um projeto compreende fases que visam garantir a eficácia da sua execução, com a organização do esforço empreendido, propiciando um controle mais eficaz sobre o projeto. As fases do projeto são dividas em processos de iniciação, planejamento, execução e encerramento.

Somam-se ao gerenciamento do projeto os processos de monitoramento e controle que têm por objetivo garantir a eficácia e a integração das fases do projeto.

Cada uma dessas fases tem uma finalidade específica:

• Iniciação: o início do projeto é autorizado formalmente, dando ciên-cia a todos os envolvidos para alinhamento de responsabilidades e expectativas.

• Planejamento: definição da estratégia de execução, desenvolvimento do cronograma, detalhamento das responsabilidades, do orçamento e do escopo do produto.

• Execução: execução das atividades que foram anteriormente planejadas. • Encerramento: formalização do encerramento do projeto, também

dando ciência aos envolvidos do encerramento dos contratos, da des-mobilização das equipes, etc.

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MG3P

No âmbito do TSE, esses processos foram sequenciados de tal forma que todos os interessados e responsáveis participem da tomada de decisão e tenham ciência dos projetos que requisitaram ou daqueles que impactem suas atividades, gerando um nivelamento de expectativas.

Esses processos são documentados em instrumentos que servem para oficializar as decisões referentes a projetos e informar os interessados. Os instrumentos são:

• Termo de Abertura do Projeto (TAP): documento que contém a ideia geral do projeto, as áreas que serão impactadas e um cronograma ma-cro. O objetivo do TAP é autorizar formalmente o início do projeto, designando o seu líder.

• Plano Geral do Projeto (PGP): é um detalhamento do projeto em to-dos os seus aspectos: cronograma, custo, atividades, responsáveis e escopo.

• Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP): documento para re-portar o andamento do projeto, por meio do qual se mede o desem-penho e é possível diagnosticar se há riscos, problemas ou mudanças. • Solicitação de Mudança (SM): utilizado para requerer uma alteração

de impacto no projeto.

• Termo de Encerramento do Projeto (TEP): documento que oficializa o término do projeto, seja por cancelamento ou conclusão do mesmo.

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

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Todos os modelos de documento podem ser encontrados no site do Escritório Corporativo de Projetos: http://intranet.tse.gov.br/unidades/age/ecp/. A seguir, será apresentado o funcionamento de cada um dos processos da MG3P do TSE:

8.1. Processo de iniciação

O processo de iniciação transforma uma iniciativa em um projeto. Isso se faz por meio da apresentação formal do novo projeto a todas as partes interessadas. Esse processo termina com a autorização formal do projeto.

Ter um processo de iniciação formalmente estabelecido garante que o projeto torne-se conhecido por todos os interessados: gestores, patrocinadores, clientes, equipe e, principalmente, áreas impactadas.

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MG3P

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Códig

o: 01

Nome: Elabora Termo de Abertura do Projeto ou Termo de Abertura de Programa (TAPg)

Responsável: Idealizador do projeto Descrição:

O idealizador do projeto elaborará o TAP ou o TAPg, no qual deverão constar as informações básicas de descrição do projeto necessárias para sua análise e aprovação, tais como justificativa, objetivo, cronograma de entregas e marcos, premissas, restrições e riscos, além da indicação do líder do projeto (LP).

Após a elaboração, o idealizador do projeto encaminhará o TAP/ TAPg ao seu Escritório Setorial de Projetos (EP) ou à Unidade de Apoio a Projetos (UAP) para revisão. Se não houver tais unidades, o TAP será encaminhado direto para alinhamento junto às unidades impactadas (vide código 03 deste item).

Observação: Antes de iniciar a elaboração do TAP/TAPg, a demanda deverá ser classificada, visando certificar que se trata realmente de um projeto, de acordo com o seguinte fluxo:

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Códig

o: 02

Nome: Valida TAP/TAPg

Responsável: Escritório Setorial de Projetos ou Unidade de Apoio a Projetos Descrição:

O EP ou a UAP analisará o TAP para verificar o preenchimento correto, a clareza e a coerência das informações, bem como a necessidade de acrescentar dados. Se for preciso fazer alguma alteração, o TAP/TAPg será encaminhado ao seu idealizador para que as modificações sejam feitas.

Sendo o TAP/TAPg validado, o EP, a UAP e o idealizador do projeto deverão alinhar e validar os impactos com as unidades externas afetadas.

Observação: Se não houver EP/UAP na unidade, o TAP seguirá diretamente para alinhamento junto às unidades impactadas.

Resultado esperado: TAP validado Códig o: 03 Nome: Alinhamento e validação dos impactos Responsável: Idealizador do projeto, EP/UAP e unidades impactadas Descrição:

O idealizador do projeto e seu EP ou sua UAP (ou gestor da secretaria, quando não houver EP/UAP) consultarão a unidade solicitante e as unidades externas afetadas sobre os impactos ou o envolvimento que o projeto irá gerar na área. Assim, em conjunto, deverão verificar a viabilidade do projeto, a disponibilidade de recursos, o prazo estimado de entregas, entre outros.

Também é o momento em que poderão identificar outros riscos não levantados na versão preliminar do TAP/TAPg ou detalhar riscos já identificados.

Após o alinhamento com as unidades impactadas externas, o TAP/TAPg será encaminhado aos respectivos gestores da secretaria para aprovação.

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MG3P 18 Códig o: 04 Nome: Aprova TAP Responsável: Gestores da secretaria Descrição:

Os gestores da secretaria irão analisar o TAP sob o aspecto da oportunidade e conveniência, viabilidade e aderência aos objetivos estratégicos da secretaria ou do Tribunal, além de demais quesitos inerentes ao processo decisório do gestor.

Havendo necessidade de ajustes, o TAP será remetido ao seu idealizador para alterações. Em sendo o TAP aprovado, será encaminhado ao EP ou à UAP para categorizar o projeto juntamente com o idealizador.

Resultado esperado: TAP aprovado

Códig

o: 05

Nome: Categoriza TAP/TAPg

Responsável: EP/UAP e idealizador do projeto Descrição:

O EP ou a UAP categorizará o TAP para identificar se o projeto é ou não corporativo. Para que seja considerado corporativo, o projeto deverá estar em, pelo menos, uma das seguintes categorias:

• envolve aquisições/orçamento significativos (acima de R$ 80 mil);

• é derivado do Planejamento Estratégico do TSE ou da Justiça Eleitoral;

• é eleitoral;

• abrange várias unidades do Tribunal;

• é demanda da alta gestão (diretoria-geral e ministros); • abrange os TREs;

• envolve entidades externas ao TSE.

Se o projeto for corporativo, deverá ser remetido ao Escritório Corporativo de Projetos para inclusão no portfólio. Se não, o projeto deverá ser conduzido como projeto interno não sendo suportado pelo ECP.

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas Códig o: 06 Nome: Análise do portfólio Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

O ECP irá incluir o projeto no portfólio (conforme descrito no processo de iniciação de gestão de portfólio, item 8.1.1.).

Após a inclusão, o ECP revisará o TAP/TAPg.

Se o projeto for parte de programa corporativo já incluído no portfólio, ele será encaminhado direto para revisão.

Resultado esperado: TAP/TAPg analisado

Códig o: 07 Nome: Revisa TAP/TAPg Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição: O ECP revisará o TAP/TAPg e verificará o preenchimento correto dos campos, a coerência e a clareza das informações, além da classificação e categorização corretas. Havendo modificações, o TAP/TAPg será encaminhado ao idealizador do projeto para realizar as alterações. Não havendo mudanças, o ECP irá elaborar apresentação juntamente com o idealizador do projeto para o Comitê Executivo do TSE (Comex).

Resultado esperado: TAP/TAPg validado

Códig

o: 08

Nome: Apresenta Termo de Abertura

Responsável: Escritório Corporativo de Projetos e idealizador do projeto Descrição:

O ECP e o idealizador do projeto irão apresentar o TAP/TAPg na reunião do Comex, a fim de serem discutidos a viabilidade, os riscos e a validação definitiva dos impactos nas unidades externas.

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Códig

o: 09

Nome: Delibera sobre o projeto Responsável: Comex

Descrição:

O Comex irá avaliar e debater o TAP/TAPg, verificando a oportunidade e a conveniência do projeto, a adequação aos objetivos estratégicos, a viabilidade, os riscos e os impactos nas demais unidades.

O Comex poderá solicitar modificações, caso em que o TAP/TAPg será remetido ao seu idealizador para alterações ou arquivamento.

Depois, o termo de abertura seguirá para a diretoria-geral para aprovação. Resultado esperado: TAP aprovado Códig o: 10 Nome: Aprova Termo de Abertura Responsável: Diretor-geral Descrição:

Após deliberação do Comex, o diretor-geral irá aprovar ou não o TAP/TAPg.

Sendo aprovado, será encaminhado ao ECP para acompanhamento. Caso contrário, retornará ao idealizador do projeto para ajustes ou arquivamento.

Resultado esperado: TAP aprovado

Códig

o: 11

Nome: Solicita elaboração dos TAPs Responsável: ECP

Descrição:

Se for programa, após aprovação pelo diretor-geral, o ECP irá solicitar ao idealizador do projeto a elaboração dos TAPs que compõem o programa.

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Códig

o: 12

Nome: Encaminha ao gabinete da diretoria-geral (GAB-DG) para distribuição Responsável: ECP Descrição: Após aprovação pelo diretor-geral, o ECP irá remeter o TAP ao GAB-DG para protocolização e formalização em procedimento administrativo. O gabinete, por sua vez, irá remeter o procedimento formalizado ao líder do projeto, podendo, então, dar início ao planejamento do projeto.

Resultado esperado: Procedimento formalizado

8.1.1. Processo de iniciação da gestão de portfólio

A iniciação da gestão de portfólio objetiva incluir o projeto na carteira corporativa de projetos, com prévia priorização, avaliação do impacto nos demais projetos e aderência aos objetivos estratégicos do Tribunal.

Com a gestão do portfólio, é possível ter uma visão global dos projetos e como estes estão interligados entre si, para prever seus impactos na organização, alocando os recursos adequadamente.

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MG3P

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Códig

o: 01

Nome: Preenche planilha de categorização estratégica Responsável: Idealizador do projeto

Descrição:

O idealizador do projeto, após elaborar o TAP ou TAPg, acessará o site do ECP na Intranet e baixará a planilha de categorização estratégica de acordo com a cesta estratégica na qual o líder do projeto acredita que o projeto será inserido, a saber: cesta eleitoral, cesta de sustentabilidade às eleições, cesta de fortalecimento institucional e cesta legal.

Em seguida, o líder do projeto, baseado no TAP/TAPg, preencherá a planilha de categorização estratégica de uma das quatro cestas.

Resultado esperado: Planilha de categorização estratégica preenchida

Códig

o: 02

Nome: Seleciona e prioriza projetos

Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

O ECP validará o preenchimento da planilha de categorização estratégica de acordo com o TAP/TAPg e aplicará os critérios de análise estratégica aprovados pela alta administração do TSE, obtendo uma pontuação para o projeto ou programa.

Caso o projeto ou programa atinja a pontuação mínima estabelecida pela alta administração do TSE, seguirá para o balanceamento do portfólio. Caso contrário, o projeto ou programa retornará ao processo de iniciação de projetos corporativos, especificamente na atividade de revisão do TAP pelo ECP.

Resultado esperado: Projeto ou programa classificado, preliminarmente, como estratégico

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MG3P 24 Códig o: 03 Nome: Realiza balanceamento do portfólio Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

O ECP consolidará todos os projetos ou programas classificados como estratégicos (que atingiram a pontuação mínima) em cada cesta estratégica, elaborará a visão do portfólio de projetos estratégicos e realizará análises.

Caso o balanceamento do portfólio esteja sendo realizado fora do período de captação de projetos e programas estratégicos, ou seja, devido a um projeto/programa esporádico, o novo balanceamento (inclusão do novo projeto/programa no portfólio de projetos estratégicos) seguirá para a deliberação do Comex. Caso contrário, seguirá para a elaboração do Relatório de Balanceamento por secretaria.

Resultado esperado: Portfólio preliminar de projetos/programas estratégi-cos elaborado

Códig

o: 04

Nome: Elaboração do Relatório de Balanceamento por secretaria Responsável: Escritório Corporativo de Projetos

Descrição:

O ECP elaborará relatório que propicie a visão do portfólio de projetos estratégicos, por secretaria, e o respectivo balanceamento entre as cestas estratégicas, e realizará reuniões com os gestores das secretarias para apresentar o relatório.

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas Códig o: 05 Nome: Revisa balanceamento Responsável: Gestor da secretaria Descrição:

Os gestores das secretarias analisarão os Relatórios de Balanceamento dos projetos/programas da sua secretaria e identificarão necessidade de alteração do balanceamento (inclusão/exclusão de projetos/programas nas cestas).

Caso haja necessidade de alteração, o gestor da secretaria providenciará a revisão/atualização do TAP/TAPg, com o consequente novo preenchimento da planilha de categorização estratégica (atividade Preenche planilha de categorização estratégica, código 01). Caso contrário, o ECP elabora o portfólio final de projetos/programas estratégicos e submete à deliberação do Comex.

Importante:

Os gestores das secretarias deverão obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do ciclo de elaboração do portfólio de projetos/programas estratégicos do TSE.

O processo de revisão do balanceamento poderá ocorrer até duas vezes, conforme cronograma.

Resultado esperado: Portfólio final de projetos/programas estratégicos elaborado

Códig

o: 06

Nome: Delibera sobre balanceamento Responsável: Comex

Descrição:

O Comex irá avaliar e debater o balanceamento do portfólio de projetos/programas estratégicos do TSE, verificando a consecução do Planejamento Estratégico do TSE.

Depois, o portfólio final de projetos/programas estratégicos seguirá para a diretoria-geral para aprovação.

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MG3P 26 Códig o: 07 Nome: Aprova balanceamento e autoriza iniciação dos projetos Responsável: Diretor-geral Descrição:

Após deliberação do Comex, o diretor-geral irá aprovar ou não o portfólio de projetos/programas estratégicos.

Sendo aprovado, será encaminhado ao ECP e os projetos/ programas retornarão ao processo de iniciação de projetos corporativos, especificamente na atividade de revisão do TAP pelo ECP. A partir de então, esse projeto comporá o portfólio de projetos estratégico do TSE e será acompanhado diretamente pelo ECP.

Caso a diretoria-geral não aprove, o projeto ou o programa será cancelado.

Resultado esperado: Portfólio final de projetos/programas estratégicos aprovados e projetos/programas com início autorizado

8.2. Processo de planejamento

É onde há o detalhamento de todas as fases do projeto, com desenvolvimento do cronograma, divisão de responsabilidades, especificação do orçamento necessário e escopo.

No planejamento define-se a estratégia de execução do projeto, promovendo maior alinhamento e integração entre as áreas impactadas.

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MG3P 28 Códig o: 01 Nome: Elabora primeira versão do Plano Geral do Projeto ou Plano Geral do Programa (PGP/PGPg) Responsável: Líder do projeto Descrição:

O líder do projeto, com base no TAP, elaborará a primeira versão do PGP/PGPg com o detalhamento das atividades, o orçamento, as responsabilidades, etc. Em seguida, encaminhará essa versão, para que seja validada, ao seu EP ou à sua UAP, se houver.

Resultado esperado: Versão preliminar do PGP/PGPg

Códig o: 02 Nome: Valida PGP/PGPg Responsável: Escritório Setorial de Projetos ou Unidade de Apoio a Projetos Descrição: O EP ou a UAP da unidade revisará e validará o PGP/PGPg. Havendo alterações, devolverá o PGP/PGPg ao LP para fazer as atualizações. Caso contrário, o encaminhará ao LP para desenvolvimento da versão final em parceria com as unidades impactadas.

Resultado esperado: PGP/PGPg validado Códig o: 03 Nome: Desenvolvimento da versão final do PGP/PGPg e validação Responsável: Líder do projeto, EP/UAP e unidades impactadas e solicitantes Descrição:

O LP, o EP ou a UAP, e as unidades impactadas e solicitantes alinharão todos os pontos do projeto e desenvolverão a versão final do PGP/PGPg, incluindo escopo, prazos e responsabilidades.

Resultado esperado: Versão final do PGP/PGPg elaborada Códig o: 04 Nome: Valida PGP/PGPg Responsável: Unidades impactadas e solicitantes Descrição:

Após o desenvolvimento do PGP/PGPg, as unidades impactadas e solicitantes validarão o PGP/PGPg e o encaminharão ao gestor da secretaria.

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas Códig o: 05 Nome: Valida PGP/PGPg Responsável: Gestores das secretarias Descrição:

Ao receber o PGP/PGPg, o gestor da secretaria o avaliará e, se estiver de acordo, fará sua validação. Se for projeto corporativo, o PGP/ PGPg será encaminhado ao Escritório Corporativo de Projetos para revisão. Caso contrário, o projeto será executado e seu monitoramento/controle internamente será iniciado.

Resultado esperado: PGP/PGPg validado Códig o: 06 Nome: Revisa e valida PGP/PGPg Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição: O ECP revisará o PGP/PGPg, verificando os dados preenchidos e a adequação com o TAP, podendo sugerir alterações. Após validar o PGP/ PGPg, encaminhará ao Comex para deliberação.

Resultado esperado: PGP/PGPg revisado e validado

Códig

o: 07

Nome: Delibera sobre PGP/PGPg Responsável: Comitê Executivo do TSE Descrição:

O Comex irá avaliar e debater o PGP/PGPg, verificando adequação estratégica, viabilidade, riscos e impactos nas demais unidades.

Depois, o PGP/PGPg seguirá para a diretoria-geral para aprovação.

Resultado esperado: PGP/PGPg deliberado

Códig o: 08 Nome: Aprova PGP/PGPg Responsável: Diretor-geral Descrição: Após deliberação do Comex, o diretor-geral irá aprovar o PGP/PGPg. Em seguida, este será encaminhado ao ECP.

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Códig

o: 09

Nome: Comunica às unidades impactadas Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

O ECP irá comunicar as unidades que o PGP/PGPg foi validado, podendo dar início à execução, ao monitoramento e ao controle.

Resultado esperado: PGP/PGPg validado Códig o: 10 Nome: Salva linhas de base Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

Com o PGP/PGPg validado, o ECP salvará as linhas de base, que servirão para medir o andamento do projeto. Resultado esperado: Linhas de base salvas Códig o: 11 Nome: Atualiza informações do portfólio Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição: Após salvar as linhas de base, o ECP atualizará as informações do portfólio e verificará o seu impacto nos demais projetos e programas, bem como no desempenho do portfólio. Resultado esperado: Informações do portfólio atualizadas Códig o: 12

Nome: Inicia a execução, o monitoramento e o controle Responsável: Líder do projeto

Descrição:

Com o PGP/PGPg validado, o líder do projeto dará início à execução, ao monitoramento e ao controle do projeto/programa.

Resultado esperado: Projeto planejado

8.3. Processo de execução, monitoramento e controle

É onde começa a execução efetiva do projeto, bem como seu acompanhamento, a revisão e o ajuste do progresso para atender aos objetivos definidos no seu planejamento original.

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Com o processo de monitoramento e controle, é possível identificar riscos e problemas com antecedência para determinar ações preventivas e reduzir o impacto negativo nos projetos.

Abaixo está o painel que resume o modelo de operação com as atividades de cada nível de responsabilidade sobre projetos corporativos e o caminho de escalonamento de riscos, problemas ou mudanças (RPMs):

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MG3P

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MG3P

Códig

o: 01

Nome: Executa projeto ou programa Responsável: Líder do projeto Descrição:

Após planejamento do projeto/programa aprovado, o líder do projeto iniciará sua execução.

Resultado esperado: Projeto/Programa em execução

Códig

o: 02

Nome: Elabora/Atualiza Relatório de Acompanhamento de Projetos (RAP) Responsável: Líder do projeto

Descrição:

O líder do projeto elaborará quinzenalmente o Relatório de Acompanhamento de Projetos (RAP), o qual deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:

• o desempenho do escopo, o tempo e o custo dos projetos; • o registro, a análise e a implementação de ações associadas aos

problemas e riscos dos projetos; e

• as solicitações de mudança, quando for o caso.

Após a elaboração, o LP submeterá o RAP ao EP ou à UAP de sua unidade, quando houver. Caso contrário, passará para a elaboração do plano de ação ou da Solicitação de Mudança (vide código 03 deste item) se houver riscos, problemas ou mudanças (RPMs) identificados, ou enviará o RAP diretamente ao gestor da secretaria (vide código 04 deste item).

Resultado esperado: RAP elaborado

Códig

o: 03

Nome: Valida RAP

Responsável: Escritório Setorial de Projetos/Unidade de Apoio a Projetos Descrição:

Ao receber o RAP do líder do projeto, o EP ou a UAP o analisará, podendo sugerir alterações ou correções, e o validará. Se identificar RPMs no projeto, elaborará o respectivo plano de ação ou a respectiva Solicitação de Mudança; caso contrário, enviará o RAP para análise e aprovação do gestor da secretaria.

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Códig

o: 04

Nome: Elabora plano de ação ou Solicitação de Mudança

Responsável: Escritório Setorial de Projetos/Unidade de Apoio a Projetos/ líder do projeto

Descrição:

O líder do projeto e/ou o EP ou a UAP identificarão os RPMs do projeto com base no RAP, analisarão as alternativas de solução e elaborarão o respectivo plano de ação ou a respectiva Solicitação de Mudança para submissão ao gestor da secretaria.

Resultado esperado: RAP validado

Códig

o: 05

Nome: Valida RAP

Responsável: Gestor da secretaria Descrição:

O gestor da secretaria irá analisar o RAP e o respectivo plano de ação, se houver, verificando se está de acordo com o andamento do projeto e com as soluções propostas aos RPMs.

Após a validação, encaminhará o RAP ao ECP, caso seja projeto corporativo. Se não for projeto corporativo, encaminhará o RAP diretamente ao líder do projeto para que este providencie a implementação do plano de ação ou da Solicitação de Mudança (vide código 14 deste item). Resultado esperado: RAP validado Códig o: 06 Nome: Analisa o RAP e seus impactos no portfólio Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

Se for projeto estratégico, o ECP analisará o RAP e verificará seus impactos no portfólio: desempenho, progresso, necessidade de repriorização, impacto em outros projetos, recursos disponíveis, etc.

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MG3P Códig o: 07 Nome: Apoia/aprova plano de ação ou Solicitação de Mudança Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição: Ao receber o RAP do EP ou da UAP, e se houver RPMs escalonados, o ECP analisará e apoiará a elaboração do plano de ação (que detalha o envolvimento das unidades impactadas), ou da Solicitação de Mudança, ou somente o aprovará o RAP, conforme o quadro de escalonamento de RPMs (item 8.3). Resultado esperado: RAP aprovado ou escalonado ao Comex Códig o: 08 Nome: Elabora RDP Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

Com base nos RAPs dos projetos estratégicos e direcionamento estratégico fornecido pela AGE, o ECP atualizará as informações e elaborará o Relatório de Desempenho de Portfólio, a ser apresentado ao Comex para deliberação.

Resultado esperado: RDP elaborado.

Códig

o: 09

Nome: Delibera sobre RDP e RAPs/SM Responsável: Comex Descrição: O Comex receberá o Relatório de Desempenho de Portfólio, o RAP e os planos de ação, deliberará sobre a viabilidade das ações propostas e os aprovará, direcionando ações. Resultado esperado: RDP e PA/SM aprovados. Códig o: 10 Nome: Analisa e aprova RDP, PA/SM Responsável: Diretor-geral Descrição: A diretoria-geral receberá o RDP e o PA/SM dos projetos, aprovando-os após deliberação da viabilidade das ações propostas na reunião do Comitê Executivo do TSE, podendo requerer o encerramento do projeto se este tiver sido concluído ou se for inviável.

(36)

37

Códig

o: 11

Nome: Atualiza linhas de base de acordo com o replanejamento Responsável: ECP

Descrição:

Após aprovação dos RAPs pela diretoria-geral, o ECP atualizará as linhas de base se houver necessidade de replanejamento do projeto.

Resultado esperado: Linhas de base atualizadas

Códig

o: 12

Nome: Atualiza as informações do portfólio Responsável: ECP

Descrição:

Com base nas decisões tomadas pela diretoria-geral e replanejamentos realizados, o ECP atualizará as informações no portfólio.

Resultado esperado: Portfólio atualizado

Códig

o: 13

Nome: Recebe RAP para conhecimento

Responsável: Unidades impactadas e solicitantes Descrição:

As unidades impactadas e solicitantes receberão o RAP para ter ciência do andamento do projeto, dos seus riscos e das alterações.

Resultado esperado: RAP recebido

Códig

o: 14

e

15

Nome: Implementa o plano de ação ou a Solicitação de Mudança e reporta andamento ao ECP

Responsável: LPs e EPs/UAPs Descrição:

Os planos de ação ou as solicitações de mudança aprovados deverão ser implementados pelos líderes de projetos e pelos EPs ou pelas UAPs, informando o andamento ao ECP, via RAP.

Resultado esperado: Plano de ação implementado

8.4. Processo de encerramento

É o processo que autoriza o encerramento do projeto. Tem por finalidade verificar se todos os produtos previstos foram entregues em conformidade, se os contratos foram encerrados e se as equipes foram desmobilizadas, garantindo, dessa forma, que o projeto seja encerrado sem pendências.

(37)

MG3P

A formalização do encerramento se faz por meio da aprovação do Termo de Encerramento do Projeto.

(38)

39

Códig

o: 01

Nome: Elabora Termo de Encerramento do Projeto Responsável: Líder do projeto

Descrição:

O líder do projeto elaborará o Termo de Encerramento do Projeto, o qual deverá conter as seguintes informações:

• identificação do projeto; • motivo do encerramento; • produtos entregues;

• conclusões sobre a entrega; • lições aprendidas; entre outras.

Após a elaboração, o TEP será encaminhado ao Escritório Setorial de Projetos ou à Unidade de Apoio a Projetos (UAP) da secretaria, se houver. Caso contrário, procederá com a avaliação e validação junto às unidades impactadas.

Resultado esperado: TEP elaborado

Códig

o: 02

Nome: Revisa e valida TEP

Responsável: Escritório Setorial de Projetos (EP) ou Unidade de Apoio a Projetos (UAP)

Descrição:

O EP ou a UAP revisará o TEP a fim de verificar o preenchimento e acrescentar itens, principalmente no que tange a lições aprendidas.

Validando o TEP, fará avaliação junto às unidades impactadas. Resultado esperado: TEP validado Códig o: 03 Nome: Avalia e valida TEP Responsável: LP, EP/UAP e unidades impactadas Descrição: O LP e o EP ou a UAP irão avaliar e validar o TEP junto às unidades impactadas, a fim de verificar se estão de acordo e se o produto atendeu às expectativas do cliente, recolher lições aprendidas, entre outros.

Em seguida o TEP será encaminhado ao gestor da secretaria para ser validado.

(39)

MG3P Códig o: 04 Nome: Aprova TEP Responsável: Gestor da secretaria Descrição:

Recebendo o TEP, o gestor da secretaria avaliará o documento, verificando se o projeto está em condições de ser encerrado e, em caso afirmativo, aprovará o TEP e o encaminhará ao ECP.

Resultado esperado: TEP validado

Códig

o: 05

Nome: Realiza checklist de encerramento Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

Ao receber o TEP, o ECP revisará o preenchimento do documento e realizará um checklist para que não haja nenhuma pendência quanto aquele projeto. Ou seja, verificará se os contratos foram encerrados, se todas as unidades impactadas foram informadas, se as equipes foram desmobilizadas, etc.

Estando de acordo, validará o TEP e o encaminhará ao Comex para que este delibere sobre o TEP.

Resultado esperado: TEP revisado e validado

Códig

o: 06

Nome: Delibera sobre o TEP

Responsável: Comitê Executivo do TSE Descrição:

O TEP será apresentado ao Comex, que avaliará se o projeto poderá ser encerrado ou se há alguma pendência que impeça seu encerramento. Depois será encaminhado para aprovação do diretor-geral.

Resultado esperado: TEP deliberado

Códig

o: 07

Nome: Autoriza o encerramento Responsável: Diretor-geral Descrição:

Após a deliberação do Comex, o diretor-geral autorizará o encerramento e encaminhará o TEP ao ECP para que este providencie o encerramento.

(40)

9. Matriz de responsabilidades

41

Códig

o: 08

Nome: Compila e disponibiliza as lições aprendidas Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

O ECP levantará as lições aprendidas que estão relacionadas no TEP, compilando e disponibilizando para servir de referência a futuros projetos.

Resultado esperado: Lições aprendidas disponibilizadas

Códig

o: 09

Nome: Encerra o projeto

Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

Após a disponibilização das lições aprendidas, o ECP procederá com o encerramento do projeto anexando o TEP ao processo original.

Resultado esperado: Projeto encerrado

Códig

o: 10

Nome: Elabora Relatório de Desempenho de Portfólio Responsável: Escritório Corporativo de Projetos Descrição:

Após o encerramento do projeto, o ECP atualizará as informações no portfólio e elaborará o Relatório de Desempenho.

Resultado esperado: Relatório de Desempenho de Portfólio elaborado.

9. Matriz de responsabilidades

As matrizes apresentadas abaixo indicam a participação de cada agente. Assim pode-se identificar facilmente a responsabilidade de cada um nos processos. A marcação E indica que o agente executa, e P que o agente participa da atividade.

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MG3P

Processo: Iniciação de projetos corporativos

Atividade Idealiz ador do pr oje to Líder do pr oje to EP /U AP Unidades impact adas e unidade solicit an te Ges tor de secr et arias EC P Come x DG

Elabora Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Termo de Abertura

de Programa (TAPg) E P P - - - - -Valida TAP/TAPg P P E P - - - -Alinha e valida os impactos E P P P P - - -Aprova Termo de Abertura do Projeto P P P - E - - -Categoriza TAP/TAPg P - E - P P - -Analisa o portfólio - - - - E - -Revisa TAP/TAPg P P P - - E -

-Apresenta Termo de Abertura E - - - - P -

-Delibera sobre o projeto P P P P P P E P

Aprova Termo de Abertura - - - E

Solicita Elaboração dos TAPs - - - E - -Encaminha ao GAB-DG para

(42)

-9. Matriz de responsabilidades

43

Processo: Iniciação de portfólio

Atividade Idealiz ador do pr oje to Líder do pr oje to EP /U AP Unidades impact adas e unidade solicit an te Ges tor de secr et arias EC P Come x DG Preenche planilha de categorização estratégica E - - - - P - -Seleciona e prioriza projetos - - - E -

-Realiza balanceamento do

portfólio - - - E -

-Elabora o Relatório de

Balanceamento por secretaria - - - E -

-Revisa balanceamento P P P - E - -

-Delibera sobre balanceamento P P P P P P E P Aprova balanceamento e autoriza

(43)

MG3P

Processo: Planejamento de projetos corporativos

Atividade Idealiz ador do pr oje to Líder do pr oje to EP /U AP Unidades impact adas e unidade solicit an te Ges tor de secr et arias EC P Come x DG Elabora primeira versão do Plano Geral do Projeto ou Plano Geral do

Programa (PGP/PGPg) - E P - - - - -Valida PGP/PGPg - P E - - - - -Desenvolve a versão final do PGP/ PGPg e a valida P E P P - - - -Valida PGP/PGPg E - - E - - - -Valida PGP/PGPg - - - - E - - -Revisa e valida PGP/PGPg P P P - - E - -Delibera sobre PGP/PGPg P P P P P P E P Aprova PGP/PGPg - - - E

Comunica às unidades impactadas - - - E -

-Salva linhas de base - - - E -

-Atualiza informações do portfólio - - - E - -Inicia execução, monitoramento e

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-9. Matriz de responsabilidades

45

Processo: Execução, monitoramento e controle de projetos

corporativos

Atividade Idealiz ador do pr oje to Líder do pr oje to EP /U AP Unidades impac -tadas e unidad e solicit an te Ges tor de secr et a-rias ECP _Come x DG

Executa projeto ou programa - E - - - -Elabora e atualiza Relatório

de Acompanhamento de

Projetos (RAP) - E - P - - -

-Valida RAP - P E - - - -

-Elabora plano de ação ou

Solicitação de Mudança - E P - - - -

-Valida RAP - - - - E - -

-Analisa o RAP e seus

impactos no portfólio - - - E -

-Apoia ou aprova plano de ação ou Solicitação de

Mudança - - - E -

-Elabora RDP - P P - P E -

-Delibera sobre RDP e RAPs/SM P P P P P P E P

Aprova RDP, PA/SM - - - E

Atualiza linhas de base de acordo com o

replanejamento - - - E -

-Atualiza as informações do

portfólio - - - E -

-Recebe RAP para

conhecimento - - - E - - -

-Implementa o plano de ação ou a Solicitação de Mudança

(45)

-MG3P

Processo: Encerramento de projetos corporativos

Atividade Idealiz ador do pr oje to Líder do pr oje to EP /U AP Unidades impact adas e unidade solicit an te Ges tor de secr et arias EC P Come x DG

Elabora Termo de Encerramento

do Projeto - E - - -

-Revisa e valida TEP - - E - - - -

-Avalia e valida TEP - E P P - - -

-Aprova TEP - - - - E - -

-Realiza checklist de encerramento - P P - - E -

-Delibera sobre o TEP P P P P P P E P

Autoriza o encerramento - - - E

Compila e disponibiliza as lições

aprendidas - - P - - E -

-Encerra o projeto - - - E -

-Elabora Relatório de Desempenho

(46)

-10. Glossário

47

10. Glossário

Comitê Executivo do TSE (Comex)

– Comitê formado pelo diretor-geral, por secretários e assessores para deliberar questões organizacionais que impactem várias unidades, a fim de promover alinhamento e dar solução definitiva para riscos e problemas.

Escritório Corporativo de Projetos (ECP)

– Unidade responsável pela gestão da carteira de projetos corporativos vinculada à Assessoria de Gestão Estratégica. Monitora e controla de forma centralizada, prestando consultoria e suporte e fazendo gestão de interdependências, além de estabelecer instrumentos e padrões para o gerenciamento de projetos.

Escritório Setorial de Projetos (EP)

– Unidade vinculada a uma secretaria responsável pela gestão da carteira de projetos de sua unidade. Presta consultoria e suporte aos líderes de projeto.

Gerenciamento de projetos

– Aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos predefinidos, num certo prazo, com certo custo e qualidade, por meio da mobilização de recursos técnicos e humanos.

Idealizador do projeto

– Pessoa que originou a iniciativa a ser concretizada na formalização do projeto.

Lições aprendidas

– Registro das ações positivas e negativas realizadas em um determinado projeto, a fim de compartilhar o conhecimento que deverá ser aplicado nos próximos projetos.

Líder do projeto (LP)

– Responsável por planejar, executar e controlar o projeto. Gerencia riscos e interfaces com as áreas impactadas, o solicitante, o patrocinador e os clientes.

Linha de base

– Arquivamento dos dados originais do projeto definidos em seu planejamento para avaliar o desempenho posteriormente.

Plano de ação

– Instrumento utilizado para formalizar o início de uma ação estratégica pontual, de menor complexidade que um projeto, com a designação do seu líder.

(47)

MG3P

Plano Geral do Projeto (PGP)

– Instrumento utilizado para registrar o detalhamento do projeto, com cronograma, orçamento, equipe do projeto, etc.

Portfólio

– Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz do trabalho, a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos.

Processo de encerramento

– Processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto.

Processo de execução

– Processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, para satisfazer as especificações do mesmo.

Processo de iniciação

– Processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, por meio da obtenção de autorização para iniciar o projeto.

Processo de monitoramento e controle

– Processo necessário para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes.

Processo de planejamento

– Processo realizado para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.

Programa

– Grupo de projetos relacionados e gerenciados de maneira coordenada para obtenção de benefícios.

Projeto

– Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP)

– Instrumento para registro do andamento do projeto.

Solicitação de Mudança (SM)

– Instrumento utilizado para formalizar uma solicitação de mudança significativa no projeto, a ser aprovado pelas unidades interessadas.

(48)

10. Glossário

49

Termo de Abertura do Programa (TAPg)

– Instrumento utilizado para formalizar o início do programa com a designação do seu líder e a autorização para elaborar os TAPs dos projetos vinculados.

Termo de Encerramento do Projeto (TEP)

– Instrumento que objetiva formalizar o encerramento do projeto.

Unidade de Apoio a Projetos (UAP)

– Unidade geralmente composta por apenas um servidor, vinculada a uma secretaria responsável pela gestão da carteira de projetos de sua unidade. Presta consultoria e suporte aos líderes de projeto.

Unidade impactada

– Unidade que será impactada de alguma forma no andamento do projeto, ou seja, que é responsável pela execução de alguma parte do projeto.

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(50)

11. Referências

51

11. Referências

OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE. Portfolio Management Guide. 2008 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos: PMBOK. Editora Project Management, 2010. ___________. The standard for portfolio management. 2006

___________. The standard for program management. 2006

WANKES LEANDRO RIBEIRO. Blog Palavras simples. Argumentos fortes. [homepage na Internet]. Brasília: 2010 Ago [atualizada em 2010 Jun 17; acesso em 2010 Ago 2]. Disponível em: http://www.wankesleandro.com

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12. Anexos

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12. Anexos

Para ter acesso aos modelos de instrumentos de trabalho, consulte o site do Escritório Corporativo de Projetos no seguinte endereço:

• http://www.tse.jus.br/institucional/planejamento-e-gestao/gestao-deprojetos/gestao-de-projetos

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MG3P

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