GesToc Gestão de Transferências entre Estoques Versão 7.1 Roteiro: Programação Diária

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Gestão de Transferências entre Estoques

Versão 7.1

GesToc

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Roteiro: Programação Diária

GesToc - Gestão de Transferências entre Estoques

iLab Sistemas Especialistas

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I

Sumário

Parte I Introdução

2 Parte II Procedimentos

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... 5 1 Data ... 6 2 Escalas ... 7 3 Posição ... 9 Produção ... 10 4 Controle ... 11 5 Pedidos ... 12 Retirada ... 13 6 Balanço ... 15 7 Viagens ... 16 Cadastro de Viagem ... 20 Reserva de Vagas ... 21 Composição de Movimentos ... 22 Fechamento de Viagem ... 23 8 Projeção

Índice

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Parte

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1 Introdução

Esse documento apresenta uma lista simplificada dos procedimentos básicos para elaboração de uma programação de transferência diária de produtos entre as unidades da empresa. Determina uma seqüência simplificada das rotinas a serem efetuadas, mas não contempla situações específicas que por ventura venham a ocorrer.

A condição inicial para execução desse roteiro parte do pressuposto de que os dados cadastrais encontram-se atualizados. Ou seja, particularmente as informações sobre tipo de e peso dos paletes de produtos, condição da frota, com a composição de carros e carretas, e capacidade de carga dessas últimas, além dos tempos de deslocamento entre as unidades, encontram-se corretamente alimentados no sistema.

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Parte

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2 Procedimentos

A lista de procedimentos abaixo compreende um roteiro padrão da atividade diária de programação de transferências, utilizando o sistema GesToc. Obviamente, dependendo de condições específicas de uma determinada data, outras operações complementares podem se mostrar necessárias. Abaixo temos uma representação da ordem básica de procedimentos a serem seguidos:

1. Datas 2. Escalas 3. Posição 4. Controle 5. Pedidos 6. Balanço 7. Viagens 8. Projeção

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Procedimentos 5

2.1 Data

Acessar o cadastro de datas, clicando sobre o calendário principal do sistema. Caso não haja a definição do dia de hoje, cadastrá-lo no sistema. Após isso, ativar esse dia como a data atual, efetuando um duplo-clique no registro, ou acionando o menu|botão Selecionar.

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2.2 Escalas

Acessando a função de escalas, definir os horários de trabalho e os carros possíveis para alocação para cada motorista. Caso a programação siga uma escala já existente, como, por exemplo, do dia anterior, pode-se simplesmente copiar essa programação a partir do menu|botão Copiar. Após essa operação, revisar possíveis alterações que possam existir nesse dia específico.

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Procedimentos 7

2.3 Posição

Acionar a função posição, acessando o menu|botão Importar. Ao executar essa função, será solicitada a seleção do arquivo de posição correspondente ao dia de hoje. Após executar a importação, serão exibidos os dados correspondentes à posição de estoque de cada unidade. Caso ocorra um erro ou mensagem indicando a existência de códigos de produtos não cadastrados no arquivo de posição, deve-se antes de efetuar a importação da posição, atualizar o cadastro de produtos.

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A atualização da lista de produtos é feita na função de produtos, acionando o menu|botão Importar, e selecionando-se o mesmo arquivo correspondente ao dia de hoje. Após esse processo, não esquecer de identificar os novos produtos (possivelmente sendo apresentados como grupo e família

DESCONHECIDO), e atualizar os atributos dos produtos, como grupo, família, tipo de palete e vasilhame.

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Procedimentos 9

2.3.1 Produção

Ainda no formulário de posição, filtrar a listagem para apenas a unidade de fábricação e apontar, na coluna Produção da guia Entradas, a quantidade de caixas programadas para produção de cada produto. Caso seja necessária alguma correção de valores, pode-se utilizar a coluna Extra da planilha principal, que aceita tanto valores positivos como negativos para apontamento.

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2.4 Controle

Após analisar os dados importados e o apontamento de produção, é interessante revisar os dados de controle de transferência. Particularmente os dados de dias mínimos de cobertura de estoque dos produtos, onde podemos apontar casos especiais de períodos de promoção ou correções para a programação, modificando os dias atualmente considerados.

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Procedimentos 11

2.5 Pedidos

Acessando a função de pedidos da tela principal, cadastrar diretamente as solicitações extras de produtos, em caixas, efetuadas pelas unidades para o dia atual. Pode já existir no cadastro de pedidos, apontamentos já efetuados com base em uma programação de retirada anteriormente cadastrada – deve-se confirmar e revisar esses dados.

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2.5.1 Retirada

Ainda na função de pedidos, pode-se também efetuar a programação de retirada de produtos dos fornecedores (Água Prata, Kaiser, etc...). Primeiro deve-se indicar qual a família de produtos será analisada (p.e. Cerveja) e para qual unidade será programada a retirada. Após isso acionar o menu|botão Programar que exibe uma planilha para programação da retirada nos próximos dias do calendário. Um detalhe importante nessa programação é o de que são planilhados apenas os dias já cadastrados no calendário de datas. Por isso, caso haja necessidade de mais dias, efetuar

anteriormente o cadastro dessas datas.

A planilha tem como base a posição atual de estoque e a demanda prevista. Para essa posição,

exibe-se a projeção de dias de cobertura, acompanhada dos valores de dias mínimos configurados e da coluna Vezes. O produto dos dias mínimos pelo valor da coluna vezes é que determina qual a

demanda de solicitação de retirada. Por exemplo, para um produto que tenha a necessidade de um estoque de cobertura de 3 dias, ao se definir o valor vezes como sendo 5, será indicada uma demanda de solicitação equivalente a 15 vezes (3 x 5) a demanda de vendas diárias do produto. Isso pode ser encarado como a programação de retirada para formar estoque de maneira a cobrir 5 dias úteis de vendas. Após esse apontamento, deve-se, manualmente, apontar para cada um dos dias seguintes, a programação de quantos paletes solicitar em cada dia, analisando o total de paletes do dia de forma a compor a carga de uma ou mais carretas.

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2.6 Balanço

Após definir os dados de posição e entrada de pedidos, deve-se acessar a função de balanço do sistema. Essa função é um dos mecanismos principais de otimização do sistema, devendo sempre ser reprocessado no caso de alterações nos dados de posição, produção, controle e pedidos do dia atual. Sua execução é simples, bastando acionar o menu|botão Otimizar. Após um procedimento de cálculos, será exibida a lista de movimentações propostas, ordenada, a princípio da maior movimentação para a menor. Essa prioridade será seguida no sistema para auxiliar a compor as viagens e transferências do dia.

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É importante analisar também a planilha 'Alertas', onde são listados os produtos que não foi possível propor movimentação de produtos por falta de excedente nos estoques totais que cobrissem os valores mínimos necessários em determinados estoques. Esses registros devem ser checados, particularmente os que apresentem baixos valores (muito negativos) de excedente. Deve-se verificar a programação de produção desses produtos, as demandas de venda e posições de estoque em todas as unidades,

revisando valores ou alterando a cobertura mínima de dias. Após isso, efetuar novamente o processo de otimização do balanço.

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2.7 Viagens

Após preparar todos os dados de projeção, iniciar o processo de programação de viagens e composição de movimentos. Isso envolve a utilização das funções de viagens, movimentos, e reservas. Detalharemos o ciclo de programação completo de uma viagem, que deve ser repetido até preenchermos as escalas de trabalho dos motoristas segundo a necessidade operacional do dia.

· Cadastro da viagem

· Reserva de vagas

· Composição de movimentos

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2.7.1 Cadastro de Viagem

Acessar a função de viagens, onde estão listadas todas as viagens apontadas para o dia, com a

identificação da rota, motorista, carro e horários a serem seguidos. Importante notar que o conceito de viagem no sistema é o deslocamento entre duas unidades, e não o ciclo completo de ida e volta. O sistema trabalha idealmente com o encadeamento de viagens, amarrando a localização de cada motorista e carro em determinado horário. Para cadastrar a viagem acionar o menu|botão Incluir, sendo exibido um formulário de cadastro.

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Primeiro devemos indicar a rota a ser seguida. Clicando-se no botão Sugestão Rota, é aberto um formulário com as rotas e lista de produtos em ordem decrescente de prioridade. Deve-se analisar essa lista, e ir cobrindo as demandas de preferência seguindo a ordem estabelecida. Ao selecionar um registro, estamos selecionando a rota.

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Após selecionar a rota, deve-se indicar qual o motorista/carro, segundo a escala de alocações do dia, que efetuará essa viagem. Isso é facilitado clicando-se no botão Sugestão Alocação, que exibe uma lista com os motoristas/carros na origem da viagem, e com o horário mínimo para partida da viagem. Note que, caso essa lista não indique um motorista/carro desejado, pode ser necessário enviá-lo antes para esse destino. Ou seja, devemos selecionar uma rota de ida ou volta correspondente, alterando-se a rota da viagem com o botão Rota, e posteriormente selecionar o motorista/carro desejado. Esse procedimento obriga o cadastramento de todas as viagens, mesmo aquelas que possivelmente não envolvam movimentação de produtos, mas que, porém, possibilitam o controle de quilometragem e deslocamentos efetuados pelos motoristas e carros.

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Após apontar os dados de rota, motorista e carro, deve-se confirmar os horários de partida, duração e chegada da viagem. A duração padrão da viagem pode ser obtida clicando-se sobre o botão Duração, que efetua o cálculo do intervalo de tempo da viagem. Todos esses dados podem ser revisados e alterados.

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2.7.2 Reserva de Vagas

Antes de compor os produtos e quantidades movimentados na viagem, deve-se apontar as reservas de vagas nas carretas para outros produtos, caso haja necessidade. Essas reserva de vagas é feita pelo formulário de reservas, devendo-se selecionar a correspondente viagem e cadastrar os itens desejados, não se esquecendo de estimar os peso e ocupação em paletes dos mesmos para desconto da

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2.7.3 Composição de Movimentos

Após cadastrar a viagem, deve-se indicar quais os produtos a serem movimentados na mesma. Isso é feito através do formulário de movimentos acessado na tela principal do sistema ou no menu|botão Movimentos do formulário de viagens.

A seleção de produtos e quantidades a serem transferidas pode ser feita produto a produto,

cadastrando-se um a um, e utilizando o botão Sugestão Produto como orientação para os produtos de maior demanda, ou acionando-se o menu|botão Sugestão do formulário de movimentos. Essa última opção irá compor a viagem completa, indicando os produtos e quantidades necessárias para

transferência, além de respeitar os limites de peso e capacidade das carretas. Essa programação pode, depois, ser refeita, de maneira a atender alguma necessidade específica.

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2.7.4 Fechamento de Viagem

O último processo do cadastro da viagem é o fechamento da mesma. Esse processo irá garantir na não possibilidade de alteração dos dados cadastrados, além de liberar a opção de impressão das ordens de carregamento. O fechamento e reabertura de uma viagem são feitos através de dois menus|botões no formulário de viagens, identificados como Abrir e Fechar Viagem.

A impressão das ordens de carregamento pode ser filtrada para apenas determinadas rotas, motoristas ou carros, utilizando as opções de filtro do formulário.

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2.8 Projeção

Após o cadastramento das viagens, ou mesmo durante qualquer fase da programação, é possível avaliar a projeção de posição final dos estoques através da função projeção do sistema. Por ela, são listados os produtos por unidades, permitindo-se a aplicação de diferentes filtros para análise de posições específicas, calculando os dias de cobertura e déficits de caixas/paletes que por ventura estejam ocorrendo.

Atentar para os casos em que não está ocorrendo cobertura de estoque dentro dos níveis de demanda mínima ou estoque de segurança definido. Para essas condições pode ser necessária alguma

reprogramação, alteração de metas ou mesmo atuação junto a outros setores da empresa indicando o problema e programando o fechamento das vendas dos produtos com volume insuficiente para cobertura de demanda.