UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
CAROLINA DUARTE SILVA PORTO
GESTÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE: ALIADOS PARA OTIMIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL
NITERÓI 2013
CAROLINA DUARTE SILVA PORTO
GESTÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE: ALIADOS PARA OTIMIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel em Arquivologia.
Orientadora: Profª. Lindalva Rosinete Silva Neves
Niterói 2013
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
P853 Porto, Carolina Duarte Silva.
Gestão de documentos e tabela de temporalidade : aliados para otimização da massa documental / Carolina Duarte Silva Porto. – 2013.
49 f.
Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013. Bibliografia: f. 47-49.
1. Gestão de documento. 2. Administração de arquivo. 3. Arquivo Nacional (Brasil). 4. Sistema de Arquivos (SP). I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
CAROLINA DUARTE SILVA PORTO
GESTÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE: ALIADOS PARA OTIMIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel em Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________
Profª Lindalva Rosinete Silva Neves
Universidade Federal Fluminense Orientadora
______________________________________________
Profª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Profª Marcela Sanches Freire
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2013
Dedico este trabalho aos meus pais
Nauro e Lauricéa por tudo que fizeram por mim. Pois o mesmo é fruto de uma vida acadêmica baseada nos valores por eles ensinado desde
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por tudo o que sou e que tenho e por sempre me iluminar.
Agradeço a minha família, principalmente aos meus pais e minha irmã, pelo apoio e compreensão nos momentos difíceis e por sempre acreditarem em mim.
Agradeço ao meu pai, em especial pela dedicação em todas as noites que eu tinha aula em me buscar no ponto de ônibus para me proteger e zelar por mim.
Agradeço a meu amigo Rafael Albertini por tudo que ele foi e ainda é pra mim. Por sempre me incentivar, principalmente na etapa final para realização deste trabalho.
Agradeço as minhas amigas Carla, Alessandra, Vivian, Andressa, Cristiane e Camila por tornarem os dias na faculdade mais engraçados até mesmo nos desentendimentos “saudáveis”, por brigarem comigo quando necessário, por aturarem meus dias desesperados, por encherem a minha caixa de e-mail e pelas palavras de incentivo nos momentos de dificuldade e nos momentos de desespero de entregas de trabalho ou prova sempre estávamos unidas. E também a minha amiga Thaís pelas dicas de qual professor e qual matéria escolher e pelo material didático emprestado, já que ela estava alguns períodos a frente do meu e agradeço também ao meu gestor Rubens Stellet pelas liberações durante a orientação.
Agradeço a minha professora e orientadora pela paciência, atenção e por sanar todas as minhas dúvidas no momento de composição deste trabalho. Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.
“Tão importante quanto conhecer uma informação é saber onde encontrá-la”.
RESUMO
Este trabalho baseia-se nos conceitos e práticas da gestão de documentos, classificação, avaliação e tabela de temporalidade. Mostrando como todos esses conceitos trabalhando juntos e de forma adequada podem ajudar a racionalizar a massa documental acumulada nas instituições. Trazendo benefícios como a melhor utilização do espaço físico, eliminação de documentos que não mais servem para a organização e preservação dos documentos que ainda podem ser consultados futuramente. Aborda e compara as tabelas de temporalidade do Arquivo Nacional e SAESP, voltados para as tipologias documentais de Recursos Humanos.
Palavras Chave: Gestão de documentos, tabela de temporalidade, Arquivo Nacional
ABSTRACT
This work is based on the concepts and practices of document management, classification, evaluation and temporality table. Showing how all these concepts together and working properly can help streamline the accumulated mass in documentary institutions. Bringing benefits such as better use of the physical space, elimination of documents that no longer serve for the organization and preservation of documents can also be consulted in the future. Discusses and compares tables temporality of the National Archives and SAESP facing documentary typologies of Human Resources.
Key Words: Document management, temporality table, National Archives and
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AN – Arquivo Nacional.
CLT – Consolidação das Leis de Trabalho. CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
CTED – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos.
E-ARQ BRASIL – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Getsão Arquivística de Documentos.
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. FRA – Federal Records Act.
GD – Gestão de Documentos.
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social.
PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público. PIS – Programa de Integração Social.
RAMP – Records and Archives Management Program. SAESP – Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.
UNESCO – Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura.
SÚMARIO
1 INTRODUÇÃO... 11
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS...16
2.1 CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS... 16
2.2 CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS...18
2.3 PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS... 20
2.4 E-ARQ BRASIL...23
3 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE... 25
3.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS... 27
3.2 METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO... 30
3.3 IDENTIFICAÇÃO DOCUMENTAL... 33
4 INSTRUMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO: ARQUIVO NACIONAL E SAESP... 35
4.1 ARQUIVO NACIONAL... 35
4.2 SAESP... 37
4.3 ANÁLISE COMPARATIVA DAS TABELAS... 39
4.3.1 Quadro comparativo... 40
4.3.2 Diferenças encontradas na avaliação dos documentos... 43
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS... 44
1 INTRODUÇÃO
A gestão de documentos tem como função gerenciar os documentos e cuidar do patrimônio informacional da instituição, reduzindo a massa documental de modo a racionalizá-la para atingir suas finalidades. Objetiva controlar a produção dos documentos, organizar o fluxo documental, melhorar os serviços arquivísticos, aumentar a eficácia dos serviços prestados, dar suporte para as decisões político-administrativas e proporcionar economia para a instituição.
A gestão de documentos age em todo o ciclo documental, desde o momento da sua produção até seu recolhimento para guarda permanente ou sua eliminação.
Os arquivos servem, em uma primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional. [...] Sem arquivos, nem as ações e transações que formam os processos e nem os processos de trabalho, eles mesmos, poderiam ser vinculados uns aos outros. [...] Arquivos devem não só assegurar que o trabalho seja feito de modo eficiente e efetivo, mas também possibilitar que terceiros chequem se, e como, foi executado. Arquivos também servem para garantir responsabilidade e evidência. Arquivos confiáveis contêm evidência confiável a respeito de decisões tomadas, direitos adquiridos e compromissos assumidos. [...] Arquivos confiáveis tornam pessoas e organizações responsáveis umas com as outras, com fornecedores e clientes, e com a sociedade em geral. (THOMASSEM, 2006, p.7)
A tabela de temporalidade é resultado de uma política de gestão de documentos, pois a partir do levantamento da produção documental é possível mapear quais documentos são criados, de acordo com a função ou atividade que o origina.
Logo, para manter um arquivo que conserve apenas os documentos que necessite guardar, seja administrativamente, legalmente ou pela memória, a tabela de temporalidade, subsequente ao código de classificação, é essencial para definir o prazo de guarda dos documentos. Tornando-se resultado de uma gestão de documentos bem sucedida.
Justifica-se esse trabalho através de uma análise da importância dos fazeres arquivísticos para a gestão de documentos e tabela de temporalidade, visto que esses dois processos usados em conjunto e corretamente facilitam o gerenciamento
dos documentos e cuidam da vida informacional da instituição tornando sua massa documental possível de ser manipulada.
A gestão de documentos e a tabela de temporalidade usam técnicas e métodos com o propósito de resolver ou amenizar os problemas que possam surgir ao longo da produção documental, passando pelo ciclo de vida dos documentos, podendo chegar até a administração do arquivo.
É importante manter uma cultura organizacional voltada para a gestão de documentos e tabela de temporalidade, pois esses processos podem auxiliar no desenvolvimento de tarefas que no futuro propiciam o sucesso da empresa sobre uma suposta concorrente que não tenha seu arquivo organizando, fazendo assim com que a informação demore a chegar ao seu solicitante, podendo por vezes ser a informação errada.
O objetivo geral deste estudo é avaliar a necessidade da tabela de temporalidade e a gestão de documentos para melhor assessorar o bom funcionamento do arquivo, o desenvolvimento satisfatórios de atividades e tarefas, bem como o processo decisório. Os objetivos específicos são: compreender a gestão de documentos e tabela de temporalidade através de uma abordagem conceitual; verificar quais são os fazeres arquivísticos aplicados à gestão de documentos e à tabela de temporalidade; analisar a relação desses conceitos para a melhoria dos fazeres arquivísticos.
A metodologia se constitui de pesquisa bibliográfica, é composta pelo levantamento de artigos acadêmicos, citações de autores importantes da área e pesquisa em livros. Portanto, a partir da análise da literatura já existente poderei explicar o tema da pesquisa.
A tabela de temporalidade é um instrumento que define prazos de guarda de permanência dos documentos em um arquivo e destinação de valor corrente e intermediário. As tabelas baseiam-se na legislação geral, nas normas internas da instituição e, principalmente, na finalidade dos documentos em questão.
Deve- se ter muito cuidado com a documentação e não tomar nenhuma decisão precipitada no que se refere à eliminação de documentos, pois o mínimo erro na hora da construção da tabela e do estabelecimento dos prazos de guarda podem mutilar uma parte da história, comprometer administrativamente ou juridicamente uma instituição.
A existência da Comissão de Avaliação de Documentos Multidisciplinar, constituída por arquivistas, historiadores e administradores é indispensável para que não ocorram perdas irreparáveis de acervos de importância histórica, administrativa e legal. A Comissão de Avaliação de Documentos Multidisciplinar é essencial para o processo de análise documental, graças ao olhar diferenciado dos diversos profissionais envolvidos e os seus variados conhecimentos específicos.
Por trás das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004, p.5).
É muito importante conhecer a estrutura da instituição, seus objetivos e a tipologia dos documentos produzidos e recebidos pela mesma, pois facilita o estabelecimento de prazos, critérios e justificativas para eliminação ou preservação de documentos necessários ou não à instituição.
Para tanto, é necessário que a empresa possua uma gestão de documentos bem aplicada e como complemento uma tabela de temporalidade elaborada de acordo com as normas. Com isso sua documentação se manterá organizada e poderá ser disponibilizada na hora que seja solicitada, guardando-se somente os documentos que tenham valor permanente.
O trabalho está dividido em três capítulos. O primeiro capítulo aborda o tema da Gestão de Documentos desde seu início na segunda metade do século XX, onde houve grande aumento da massa documental devido à Segunda Guerra Mundial, passando por suas características, seus conceitos, teoria das três idades até chegar no e-ARQ Brasil, um modelo de requisitos para sistemas informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
O segundo capítulo disserta sobre a avaliação documental, processo de análise e seleção de documentos, visando à identificação de valores e definição de prazos de guarda. Aborda também sobre a classificação de documentos e sua metodologia, a Tabela de Temporalidade. E sobre a identificação documental, momento arquivístico onde são realizados os estudos de diplomática e tipologia documental.
O quarto capítulo faz uma pequena abordagem sobre duas instituições, o Arquivo Nacional e o SAESP (Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo), onde foi realizada uma pequena análise comparativa dos prazos de guarda dessas instituições. Por fim, nas considerações finais são apresentadas conclusões com base na análise feita nos capítulos anteriores, mostrando como é importante e eficaz uma boa gestão de documentos seguida por uma tabela de temporalidade baseada em fundamentos legais.
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Na segunda metade do século XX, especialmente a partir da Segunda Guerra Mundial, nos Estados Unidos da América, houve um aumento considerável na produção de documentos, e consequentemente o acúmulo dos mesmos. Era preciso tornar os documentos mais acessíveis, de forma mais econômica e eficaz e para isso era necessário utilizar procedimentos técnico-científicos para definir que documentos seriam produzidos e mantidos.
Esta situação ocasionou um crescimento vertiginoso na produção de documentos, fato que alguns denominam como explosão documental, que ocorre devido à exaustão da administração pública em decorrência da diminuição da mão-de-obra ocasionada pela participação dos Estados Unidos no grande conflito mundial.
Em virtude dessa situação [explosão documental], comissões foram criadas, atividades censitárias foram desenvolvidas e atos legislativos foram expedidos, visando autorizar a eliminação de documentos, estudar procedimentos de aplicação das técnicas da administração moderna ao governo federal, recensear o volume de documentos acumulados nas agências federais, bem como autorizar a construção de um edifício para o arquivo nacional. (INDOLFO, 2007, p.32)
2.1 CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Desde a década de 1940 os Estados Unidos são tidos como os grandes percussores na elaboração do conceito de gestão de documentos (records management), que inicialmente possuía uma ótica mais administrativa, otimizando a produção de documentos (limitando sua quantidade) e também o seu prazo de guarda. Os Estados Unidos também foram os pioneiros no que diz respeito à difusão de suas técnicas e teorias usadas acerca desse conceito. Apesar de outros países terem desenvolvido esses métodos, o modelo americano, comparado aos outros é o que melhor atende a demanda causada pelo crescimento documental.
Autores como Fishbein (1970) E Cook (1982), conceberam a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins predominantes de eficácia e economia, sendo considerados os benefícios culturais e de pesquisa, para os futuros pesquisadores, meros subprodutos.
Segundo o historiador norte-americano Lawrence Burnet (1987 apud JARDIM, 1987, p.35), a gestão de documentos é uma operação arquivística entendida como o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da administração moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.100), a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediário, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Também referida como administração de documentos.
Os conceitos de gestão de documentos apresentados pelos autores acima são parecidos, apesar de JARDIM (1987, p.38) falar que essa é uma característica da administração moderna. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística também concebe a gestão de documentos como administração de documentos.
Apesar dos conceitos de gestão de documentos serem bem diversos, os elementos economia, eficácia, eficiência e produtividade são encontrados em todos.
Com o final da guerra e a retomada do governo americano às atividades de organização da massa documental, foi criado em meio a este cenário a Comissão Hoover, um grupo de trabalho responsável por propor e coordenar ações que visavam à eficácia e eficiência dos setores públicos. A Comissão estabeleceu práticas de consolidação da área, gerou ações voltadas para o controle da produção de documentos, racionalizou as eliminações e conservação dos documentos intermediários.
A Comissão Hoover teve duas importantes participações na história americana. A primeira em 1947 elaborando um estudo sobre a implementação de um arquivo intermediário e a segunda e mais importante em 1954, fazendo com que o conceito de gestão de documentos (records management) fosse reconhecido legalmente contribuindo assim para a criação de tarefas de implementação desse conceito nos Arquivos Nacionais e também para a criação de depósitos para onde seria transferida a documentação consultada com menor frequência. Essa atitude desocupava assim os espaços destinados para a documentação de uso corrente, ou seja, documentos que são consultados com frequência pela administração.
Também deve se destacar a Federal Records Act, que em 1950 determinou que órgãos governamentais deveriam dispor de um programa de gestão documental (records managment program) racionalizando e modernizando suas administrações.
Paralelamente com as Comissões Hoover e com o Federal Records Act, o governo canadense promove duas comissões. A Comissão Massey (1951) e a Comissão Glassco (1961-1962) ambas desenvolvidas para a estimulação da aplicação do conceito de gestão de documentos em seus órgãos departamentais visando uma melhor administração e conservação dos documentos públicos que estavam se tornando, sem essas comissões, massas documentais de difícil acesso. Graças a isso, foi possível a construção de um depósito central para Arquivos Públicos Canadenses em 1956. E, em 1966 o programa de records managment passa a ser coordenado por um arquivista.
2.2 CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos é um conjunto de operações técnicas e processos que governam todas as atividades de um arquivo. Surgiu por uma necessidade da administração pública, relacionada com a busca de economia e maior eficiência e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final. No entanto, como as massas documentais produzidas pela administração são cada vez maiores, é necessário o estabelecimento de parâmetros para sua administração.
De acordo com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, art. 3º:
considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Se a gestão de documentos estivesse incorporada há mais tempo na essência administrativa das instituições brasileiras e, conseqüentemente, na produção documental, poderiam ser evitados alguns problemas em relação à massa de documentos perdidas ou praticamente impossíveis de serem manipuladas.
Algumas instituições não têm controle sobre a produção documental e, geralmente, o local destinado para a criação do arquivo torna-se pequeno em relação à grande quantidade de documentos que é produzida. O que dificilmente
ocorreria se tais instituições possuíssem um programa de gestão de documentos e uma tabela de temporalidade.
[gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriação das ações e transações do Governo Federal e efetiva e econômica gestão das operações das agências (44, U.S.C. Chapter 29 apud FONSECA, 2004, p. 73)1
Porém, como toda regra tem exceção, pode-se perceber que a gestão de documentos tem sido bem aceita em algumas instituições e estas consideram que uma boa organização, é fundamental para assegurar a produção de documentos relevantes para a condução das atividades e garantir que estes sejam preservados somente pelo tempo necessário, bem como facilitar o seu acesso.
Conforme mencionou Ricks em trabalho apresentado no VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, a gestão de documentos criou maior consciência em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse seu suporte, e às suas necessidades de conservação. As instituições arquivísticas públicas, particularmente os arquivos nacionais dos EUA e do Canadá, adquiriram uma nova feição, assumindo também a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de orientar programas de gestão de documentos nos diversos organismos governamentais. (JARDIM, 1987, p.37).
Nasce nesses países uma nova concepção de arquivo que tem sua base fundamentada na Teoria das Três Idades, princípio este pelo qual os documentos passam por três fases estabelecidas de acordo com sua administração e freqüência de consulta. Suas fases são:
• Idade Corrente: documentos que estão em curso, isto é, tramitando. São consultados freqüentemente, conservados em seus locais de origem (onde são produzidos e/ou recebidos) ou em locais próximos e de fácil acesso;
• Idade Intermediária documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, não são mais de uso corrente, porém ainda conservam algum interesse administrativo. São guardados em depósitos e aguardam sua posterior eliminação ou guarda permanente;
• Idade Permanente documentos que devem ser guardados devido ao seu valor histórico, de prova ou informativos.
Cada um desses estágios corresponde a procedimentos técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desempenho das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente. A partir dessas transformações (...) a arquivística passa a ser conceituada como o conjunto de princípios e técnicas adotadas na produção, organização e uso dos arquivos. (ARQUIVO NACIONAL, 1995).
Para isso é importante que seja elaborado um programa de gestão de documentos.
2.3 PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Segundo RODRIGUES (2006):
a “gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo seu ciclo de vida2
, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, nos arquivos corrente e intermediário”.
A transferência de documentos de segunda idade foi muito importante, tornando-se um dos pilares do programa de Gestão de Documentos, pois com o arquivamento dos documentos intermediários, as instituições tinham mais espaço físico para serem armazenados os documentos da fase corrente, e consequentemente a diminuição da massa documental acumulada, assim como melhor utilização dos recursos materiais e humanos. Com isso, foram estabelecidos critérios para a organização da documentação pública, tais como: controle da produção documental, conservação dos documentos de idade intermediária e mais atenção na eliminação de documentos para que parte da história ou alguma prova importante não fosse perdida.
Segundo INDOLFO (2007), “a aplicação do conceito de gestão de documentos não compreende um modelo único, um padrão, pois tal conceito deve estar adequado às especificidades culturais, históricas, econômicas e
administrativas de cada país.” Embora não haja um roteiro único a ser seguido, existem aspectos que devem estar presentes em qualquer programa de gestão documental, independentemente da localidade, tais como: eficácia, economia e produtividade.
[...] nenhum [modelo] é exportável tal qual fora do seu próprio contexto, e nenhum pode ser considerado como exemplar in abstracto. Porém, pode-se dizer que também, nenhum país pode, hoje, escapar da necessidade de definir a sua própria doutrina neste terreno. (DUCHEIN, 1993, p. 13, grifo do autor)³
Devido à existência de vários modelos, o autor James Rhoads (1983) desenvolveu o RAMP – Records and Archives Management Program da Unesco, estabelecido em 1979 que:
buscou fazer com que o público em geral e os tomadores de decisão atentassem (despertassem) para a importância dos documentos e arquivos, bem como assessorar os governos no estabelecimento de infra-estruturas eficientes para a gestão de documentos e arquivos, e participassem do debate internacional dos problemas enfrentados pelos arquivos. (INDOLFO, 2007, p. 35)
Segundo os estudos RAMP (1979), o programa de gestão documental tem como finalidade acumular, adequadamente, a documentação para pesquisa histórica, viabilizando a administração. O programa deve ser desenvolvido em três fases:
1 - Produção Documental fase de elaboração de documentos em função de atividades específicas da instituição/setor tais como: sistemas de gestão de formulários e gestão da correspondência e dos relatórios;
2
O ciclo de vida refere-se às sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).
2 - Utilização e Conservação de Documentos atua desde o fluxo a ser percorrido pelo documento até o seu arquivamento. Corresponde ao controle, utilização e armazenamento dos documentos que são necessários para realizar e/ou facilitar as atividades de uma organização;
3 - Destinação (eliminação) de Documentos fase que envolve as atividades de avaliação, seleção, destinação e fixação de prazos de guarda, é a mais complexa das três fases da gestão de documentos. Tem por finalidade determinar quais documentos serão arquivados permanentemente e quais serão eliminados por terem perdido seu valor de prova e seu valor informacional.
Segundo a UNESCO, ainda sobre o trabalho do RHOADS (1983), existem quatro níveis de aplicação do programa de gestão de documentos a saber: o nível mínimo; nível mínimo ampliado; nível intermediário e nível máximo, como podem ser observados abaixo:
Nível mínimo estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente;
Nível mínimo ampliado complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
Nível intermediário compreende os dois primeiros, bem como a adoção
de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivo;
Nível máximo inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos de automação. (ARQUIVO NACIONAL, 1993, p. 15-16)
A gestão de documentos tem um papel primordial para o controle do ciclo vital garantindo cada vez mais a eficiência, eficácia e qualidade tanto na tomada de decisão quanto na preservação da memória, independente do seu suporte, formato ou mídia em que estejam produzidos, armazenados e posteriormente preservados para serem acessados futuramente. Por isso, é de suma importância que sejam incluídos requisitos de natureza arquivística no momento de criação e durante todo o ciclo de vida do documento, garantindo sua integridade4, fidedignidade,
4Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em resguardar um fundo de mistura com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas.
autenticidade e acessibilidade5.
Fidedignidade é o grau de confiabilidade de um documento como declaração de um fato, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados, enquanto autenticidade é a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado ou corrompido. (DURANTI, MACNEIL, 1996, p. 45-47)
De acordo com Rondinelli (2005, p. 64), a fidedignidade “está relacionada ao momento de criação do documento e, portanto, refere-se ao grau de completude da sua forma intelectual e de controle dos seus procedimentos de criação”. Assim, surgiu o e-ARQ Brasil, abordado a seguir.
2.4 e-ARQ BRASIL
É um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Foi elaborado de acordo com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTED) do Conselho Nacional de Arquivos.
O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos que devem ser cumpridos pela organização, tanto a produtora quanto a recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos. Tem por obrigação garantir a confiabilidade, autenticidade e acessibilidade dos documentos, assim como deve garantir a orientação para a identificação de documentos arquivísticos digitais6.
5
Condição ou possibilidade de acesso a serviços de referência, informação, documentação e comunicação.
6 Documento arquivístico digital é um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, que significa Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos7
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde sua produção até sua destinação final.
. Esse sistema deverá funcionar simultaneamente, gerenciando documentos digitais e documentos convencionais. O SIGAD inclui sistema de protocolo informatizado e também funções da gestão arquivística de documentos.
A produção de documentos digitais levou a criação de SIGADs, mas para garantir que os documentos arquivísticos digitais sejam fontes confiáveis e autênticas, é primordial que os sistemas mencionados agreguem os conceitos arquivísticos e suas ramificações no gerenciamento dos documentos digitais.
7 É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de
gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um
software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
3 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE
A avaliação dos documentos arquivísticos é uma etapa primordial para o processo de implantação de políticas de gestão de documentos. Entretanto, o que se entende por avaliação documental?
Para as instituições ou administradores que estão com seus arquivos superlotados de documentos essa avaliação significa eliminar imediatamente determinada quantidade de papel para que seja possível a liberação de espaço físico. Porém, se a avaliação não for implantada juntamente com a Tabela de Temporalidade Documental, esse espaço físico não durará muito tempo e a acumulação da massa documental será inevitável.
A avaliação é um processo que consiste na análise e seleção de documentos, visando à identificação de valores e definição de prazos de guarda para os documentos arquivísticos. Definindo assim quais documentos serão preservados e quais serão eliminados ou recolhidos para guarda permanente.
De acordo com Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 32), “avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos”.
Pode-se considerar a avaliação documental como uma série de medidas e rotinas que proporcionam racionalidade e eficiência para a gestão de documentos. Seus principais objetivos são:
Redução da massa documental;
Rapidez na recuperação dos documentos e informações; Eficiência administrativa;
Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo documental;
Espaço físico.
Os manuais nacionais (ARQUIVO NACIONAL, 1993; 2001) preconizam que nenhum documento deverá ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram.
A aplicação das técnicas de avaliação deve ser feita nos arquivos correntes, momento de criação/nascimento dos documentos com o objetivo de diferenciar
quais são os documentos de valor eventual dos documentos de valor probatório ou informativo.
Pode-se diferenciar os documentos que poderão ser eliminados ou não com o que estabelece a Resolução nº14, de 24 de outubro de 2001 que fala sobre:
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. (CONARQ, 2001, on line)
É fundamental que antes do processo de avaliação de documentos ocorra uma classificação, pois somente ela permite que seja compreendido o conteúdo dos documentos arquivísticos dentro da totalidade do processo de produção, seu uso e acesso à informação, mantendo assim a organicidade com a entidade que o produziu.
Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. (GONÇALVES, 1998, p.13)
Segundo Schellenberg (1974, p.61), “a classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes, com isso todos os outros elementos que compõem as ações que visem ao efetivo controle do ciclo de vida dos documentos dependem da classificação”. E complementa:
Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes. [...] Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. [...] Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. [...] E se, além disso, são classificados pela função [...] então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. (SCHELLENBERG, 1974, p. 62)
O documento de arquivo tem caráter probatório, decorrente da necessidade de comprovar ou evidenciar algo. É importante ressaltar a função e a atividade que
resultaram na criação do documento, identificando os valores atribuídos, primário ou secundário.
• Valor primário pautado na legislação ou na prática administrativa relaciona-se às razões pela qual o documento foi criado, relaciona-seu uso administrativo. Necessários para o cumprimento das atribuições e para o desempenho das funções da entidade produtora/acumuladora: valores administrativo, jurídico e fiscal.
• Valor secundário informações complementares que o documento libera, relaciona-se com o uso para outros fins, que não aquele pelo qual foi criado o documento (valor agregado em função do potencial informativo). Corresponde ao grau de importância que o documento possui para a pesquisa, dentro da entidade que o criou.
3.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
O entrelaçamento entre classificação e avaliação é essencial para garantir o controle dos fluxos informacionais, o acesso e a disponibilização da informação. Isso ocorre porque a Gestão de Documentos intervêm no ciclo de vida dos documentos por intermédio de um conjunto de operações técnicas que governam as atividades dos arquivos correntes e intermediários desde sua produção e uso até a destinação final dos documentos.
Para INDOLFO (2007, p. 48), classificar é dividir em classes ou grupos, segundo as diferenças e semelhanças, um conjunto de conceitos, categorias, metodicamente distribuídos ou dispostos. É um processo mental, habitual, e por que não dizer “natural” do ser humano, pois automaticamente classifica as coisas, os lugares, os espaços, os seres, os fatos e as idéias, a fim de compreendê-los melhor, orientando e ordenando o mundo a sua volta.
De acordo com Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.41), classificação é:
1-Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. 2- Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual sejam recuperadas, podendo-se lhes atribuir códigos. 3- Ato pelo qual se
atribui a documentos, ou às informações neles contidos, graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamado classificação de segurança.
Para Foucault (2002, p. XV), mesmo quando é estabelecida uma classificação refletida não se faz com inteira certeza.
Que coerência é essa – que se vê logo não ser nem determinada por um encadeamento a priori e necessário, nem imposta por conteúdos imediatamente sensíveis? Pois não se trata de ligar conseqüências, mas sim de aproximar e isolar, de analisar, ajustar e encaixar conteúdos concretos; nada mais tateante, nada mais empírico (ao menos na aparência) que a instauração de uma ordem entre as coisas; nada que exija um olhar mais atento, uma linguagem mais fiel e mais bem modulada. [...] E, contudo, um olhar desavisado bem poderia aproximar algumas figuras semelhantes e distinguir outras em razão de tal ou qual diferença.
A partir das citações acima, a classificação pode combinar diversas áreas para os variados objetos a serem classificados, nenhuma classificação propicia somente uma única classificação.
A Classificação Arquivística de Documentos é feita a partir da análise do documento arquivístico, ou seja, somente os documentos com características especificadas no quadro abaixo de DURANTI (1994, p. 49-64), são documentos considerados de arquivo e recebem uma classificação.
Imparcialidade Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e “trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem”.
Autenticidade “Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”.
Naturalidade Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”.
Inter-relacionamento
Os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no mento em que são produzidos ou recebidos, que é
determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade”.
Unicidade Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.
Fonte: DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de
ação. Estudos Históricos. Rio de Janeiro, v.7. n 13, 1994, p. 49-64
Depois de realizada a classificação dos documentos arquivísticos, tem-se a preocupação em estipular o prazo para cada tipo documental, lembrando que é muito importante essa seleção documental, pois documentos que comprovem a existência de alguém, algum acontecimento histórico ou a realização de uma ação não podem jamais ser eliminados, tem que ser enviados para guarda permanente.
Para que essa seleção/avaliação de documentos seja feita de maneira segura e precisa é necessária à criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que consiste em uma equipe formada por profissionais de diversas áreas, ou seja, uma equipe multidisciplinar.
Essa Comissão pode ser constituída por membros efetivos, isto é, atuam durante todo o processo de avaliação. Ou composta por membros eventuais, isto é, aqueles que serão convocados mediante a análise dos documentos relacionados às suas áreas.
De acordo com CAMARGO (2001, p.3), a Comissão deve ser instituída formalmente e integrada pelos seguintes membros efetivos:
Titular ou representante da unidade de arquivo; Profissional da área de arquivo;
Representante da área administrativa, conhecedor da estrutura e do funcionamento da instituição;
Acessor jurídico.
Também segundo CAMARGO (2001, p. 3 - 4), são algumas das competências da Comissão:
identificar e analisar o conteúdo dos conjuntos documentais;
Examinar a legislação que regula as atividades e as informações referentes à vigência e aos prazos de prescrição, à existência de outras fontes recapitulativas e à freqüência de uso dos documentos;
Determinar a destinação e os prazos de guarda dos documentos, de acordo com o levantamento de dados, a análise e a legislação referidos;
Elaborar a tabela de temporalidade;
Orientar a aplicação da tabela de temporalidade;
Elaborar instruções de funcionamento das Comissões (reuniões, peridiocidade, local, horário etc)
3.2 METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o principal instrumento de avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Na tabela de temporalidade vêm determinados os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, sua transferência para o arquivo intermediário e sua destinação final, quando é determinada a eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
A tabela de temporalidade também estabelece critérios para a migração de documentos para outro suporte (microfilmagem, digitalização etc).
De acordo com Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.150), a tabela de temporalidade é definida como, “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente que, determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”.
A tabela de temporalidade é um instrumento da gestão de documentos, por esse motivo, precisa sempre ser atualizada, garantindo assim a incorporação de novos conjuntos documentais que poderão vir a ser produzidos, e também, eventuais mudanças que possam ocorrer na legislação.
Sua aplicação somente ocorrerá mediante a aprovação por parte da autoridade competente e deverá ser amplamente divulgada entre os funcionários da empresa/instituição.
É importante ressaltar, que quando se trata de documentos públicos ou considerados de interesse público, a tabela de temporalidade dependerá de uma aprovação da instituição arquivística pública em sua esfera de competência, determinada pelo art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Segundo BERNARDES (1998, p. 24-25-26), a tabela de temporalidade possui a descrição de diversos campos como especificado abaixo:
• Série documental conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício de uma mesma competência, função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução;
• Tipo documental é a configuração que assume o documento em decorrência da disposição de suas informações. Ex: ofício, ata e relatório. • Suporte material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme,
fita-magnética etc;
• Datas-limite elemento de identificação cronológica onde consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais recente;
• Original (1) ou cópia (2) indica se o documento é original ou cópia. Na inexistência do documento original, a cópia deve ser considerada como tal. • Prazo de vigência é o intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinam a sua produção;
• Prazo de prescrição é o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer um direito seu que entenda ter sido violado;
• Prazo de precaução é o intervalo de tempo o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente; • Prazo de arquivamento é o tempo em que os documentos permanecem
arquivados nos seguintes locais: unidade, arquivo central, arquivo intermediário;
• Destinação final é o resultado da avaliação: encaminha o documento para a eliminação ou para a guarda permanente.
• Observações é o campo reservado para registrar outras informações relevantes, principalmente a legislação que fundamenta a definição dos prazos prescricionais.
Os documentos podem ser descritos como sendo de valor mediato ou de valor imediato.
Os documentos de valor mediato são aqueles de guarda permanente e devem ser preservados após os prazos prescritos na tabela de temporalidade para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. São recolhidos ao arquivo permanente. Por outro lado os documentos de valor imediato são aqueles de guarda temporária; podem ser eliminados depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição e precaução.
Para que seja realizada a eliminação, a tabela de temporalidade deverá indicar o local que a mesma será processada, na própria unidade, arquivo central ou arquivo intermediário.
De acordo com BERNARDES (1998, p. 30), “a eliminação deverá ser registrada em Ata ou Termo de Eliminação onde devem constar os seguintes dados:
Órgão produtor; Série documental; Datas-limite;
Quantidade eliminada (em metros lineares); Data da eliminação;
Assinatura dos responsáveis”.
A correta aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade na massa documental irá garantir uma gestão de boa qualidade, onde poderá ser feita uma avaliação dos documentos para que depois possa determinar se essa documentação será eliminada ou irá para guarda permanente.
3.3 IDENTIFICAÇÃO DOCUMENTAL
A identificação documental é baseada no estudo do órgão produtor (elemento orgânico e funcional) e no estudo sobre tipologia documental, ou seja, é o momento arquivístico onde são realizados os estudos de diplomática e tipologia documental.
A Diplomática surge por volta do século XVII com o interesse nos estudos dos documentos para provar sua fidedignidade e autenticidade pela análise de sua estrutura formal.
Para Heloísa Bellotto (2002, p. 13), “a espécie documental é o modelo juridicamente válido redigido a partir de uma mesma construção semântica e formatado de maneira que torne válido seu conteúdo”. E, completa:
A Diplomática, por definição, ocupa-se da estrutura formal dos documentos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata-se, portanto, dos documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como é o caso dos notários), são submetidos, para efeito de validade, à sistematização imposta pelo Direito.
No século XX, a Diplomática passa a ser chamada por alguns autores como Tipologia Documental ou Diplomática Contemporânea. Isso se deve, pois a partir desse período, a Diplomática foca seus estudos para a contextualização do documento, incluindo em seu campo de atuação documentos contemporâneos.
A autora assevera que
convém hoje que os arquivistas se aproximem dos estudos da gênese documental. Os estudos da diplomática e tipologia levam a entender o documento desde o seu nascedouro, a compreender o porquê e o como ele é estruturado no momento de sua produção.
A tipologia documental pode ser entendida como a ampliação da Diplomática na direção da gênese documental e da sua contextualização na competência, funções e atividades da entidade geradora e/ou acumuladora.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), identificação é o “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.
Segundo Martín-Palomino, Benito e Torre Merino (2000, p.14):
A identificação é, portanto a primeira fase da metodologia arquivística; fase intelectual que consiste na investigação do sujeito produtor e do tipo documental. Seu objetivo será, portanto o conhecimento exaustivo da instituição que produziu o documento, sua evolução orgânica, competências administrativas e tipos documentais nos quais se materializam procedimentos administrativos e demais disposições que afetem o trâmite, elementos imprescindíveis para a delimitação da série documental. O resultado desta fase será a organização do fundo com o estabelecimento do quadro de classificação e ordenação de suas séries documentais, assentando as bases para sua posterior valoração e descrição.
A identificação é uma importante ferramenta para a avaliação documental dentro da gestão de documentos, pois segundo Rodrigues (2008, p. 67), “ a base metodológica da identificação é a aplicação de maneira direta dos princípios da proveniência e da ordem original”, ou seja, permite a recuperação do contexto de produção documental, mostrando assim seu vínculo com o órgão produtor.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.127- 128), o princípio da proveniência é o princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. E o princípio do respeito à ordem é o princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
Para que a identificação documental seja bem sucedida é necessário que a mesma seja feita no contexto de produção dos documentos e juntamente com isso deve ser realizado um estudo, ou seja, uma retrospectiva da história da entidade produtora/acumuladora dos documentos, sua legislação, normas, competências, funções e atividades.
A identificação documental analisa os documentos desde a sua produção/acumulação, respeitando sua proveniência bem como as funções e atividades da instituição produtora/acumuladora dos mesmos. A identificação parte do todo do documento até suas divisões em séries documentais decorrentes das atividades do órgão produtor.
Por isso, cabe nesse momento abordar o instrumento de classificação baseado em duas instituições da área: o Arquivo Nacional e a SAESP.
4 INSTRUMENTO DE CLASSIFICAÇÃO: ARQUIVO NACIONAL E SAESP
4.1 ARQUIVO NACIONAL
Sediado no antigo prédio da Casa da Moeda, Centro do Rio de Janeiro, o Arquivo Nacional é a instituição brasileira responsável pela gerência da produção de documentos da Administração Pública Federal. Foi fundado em 2 de janeiro de 1838 com o intuito principal de recolhimento e preservação dos documentos da administração central e da família imperial. Somente em 1911 passa a se chamar Arquivo Nacional.
A Política Nacional de Arquivos, consoante os princípios teóricos da moderna Arquivologia, compreende a definição e adoção de um conjunto de normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos serviços arquivísticos da administração pública, trazendo, por consequência, a melhoria dos arquivos públicos. A implantação dessa política inclui necessariamente o processo de reestruturação da própria administração pública. (Resolução n° 14, 2001).
No dia 08 de janeiro de 1991, foi promulgada a Lei n° 8.159, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. A partir de então foram estabelecidos como tarefas do Poder Público, a gestão de documentos e a proteção de documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à cultura, à administração e ao desenvolvimento científico, podendo ser utilizados como elemento de prova e informação.
Em novembro de 1994, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional. O CONARQ foi criado de acordo com o artigo 26 da Lei n° 8.159/91 e regulamentado pelo Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Tem entre outras funções:
Estabelecer diretrizes para o funcionamento do SINAR – Sistema Nacional de Arquivos, que visa à gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo;
Estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos; Análise e aprovação do código de classificação de documento de arquivo
Para a elaboração dessa Tabela de Temporalidade foram observados os princípios da teoria das três idades, onde são definidos parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos. A avaliação considera a função pela qual foi criado o documento e identifica os valores a eles atribuídos.
A metodologia para elaboração da Tabela de Temporalidade é fundamentada de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelas instituições públicas. Para a adoção da tabela de temporalidade é necessária à criação de uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por profissionais de todas as áreas envolvidas no processo.
Para a correta aplicação da tabela de temporalidade é importante promover o treinamento dos profissionais responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. Estarão responsáveis também para analisar e propor atualizações pertinentes ao aprimoramento das atividades.
A tabela de temporalidade do CONARQ está organizada por “assuntos”, onde as classes principais correspondem as grandes funções dos órgãos e estas, por sua vez, possuem duas classes comuns a todos os órgãos. A classe 000 Administração Geral e a classe 900 Assuntos Diversos. Os itens restantes se dividem em subclasses, que por sua vez se dividem em grupos e estes em subgrupos que são organizados hierarquicamente, como mostra o quadro abaixo:
Disposição de classes – CONARQ CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPO 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Disposição de classes CONARQ
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (2001)
A estruturação da tabela de temporalidade por “assunto” possibilita uma ampla abrangência às classes, aumentando assim de forma que às divisões se ampliem em sua ordenação.
4.2 SAESP
O Arquivo do Estado de São Paulo foi criado em 1721, é a mais antiga repartição pública do Estado. Instituído pelo Decreto estadual n° 22.789, de 19 de outubro de 1984, o SAESP, Sistema Nacional de Arquivos, têm como objetivo a coordenação geral de implantação de uma política arquivística na administração estadual. O SAESP tem como órgão central o Arquivo Público do Estado de São Paulo.
O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP é o conjunto dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades da Administração Estadual funcionando de forma integrada de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns. O arquivo Público do Estado de São Paulo, por meio de seu Departamento de Gestão de Sistema de Arquivos do estado de São Paulo, é o órgão central e coordenador do sistema, instituído pelo Decreto n° 22.789, de 19 de outubro de 1984 com as seguintes finalidades:
I – assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade;
II – harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação;
III – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as necessidades da comunidade. (SAESP)
O SAESP, juntamente com as Comissões de Avaliação de Documentos de arquivo preocupados em assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual e, em harmonizar as fases da administração dos documentos arquivísticos, ou seja, o ciclo de vida dos documentos. Vem desenvolvendo um conjunto de ações para garantir ao Estado de São Paulo um sistema de Gestão Documental.
As comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo farão aplicar, em suas respectivas áreas de atuação, os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo. (Decreto Estadual n° 48.897/2004, art. 35)
As Comissões funcionam como agentes multiplicadores dos procedimentos e normas de gestão documental, cada um no seu respectivo órgão/entidade. A comissão deverá conhecer a produção documental.
PRODUÇÃO DOCUMENTAL
APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Assim a tabela de temporalidade é um instrumento fundamental que consolida o estudo dos valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos pelo Governo do Estado de São Paulo no exercício de suas funções, subfunções e atividades.
Atividades Documentais Prazo de Guarda (em anos) Destinação Observações Unidade Produtora Unidade com atribuições de arquivo Eliminação Guarda Permanente Fonte: SAESP (2004)
• Prazo de guarda (em anos) tempo de permanência de cada documento no lugar indicado;
• Unidade Produtora número de anos que o arquivo deve permanecer no arquivo corrente do órgão produtor/acumulador, cumprindo sua finalidade de criação (fase corrente);
• Unidade com atribuição de arquivo número de anos que o documento, após o prazo de guarda da Unidade Produtora, deve ainda permanecer arquivado para eventuais consultas (fase intermediária);
Depois de definido os prazos de cada tipo documental, a Tabela de Temporalidade determina qual deve ser a sua destinação final:
• Eliminação campo que indica que os documentos podem ser eliminados após cumprimento de prazos definidos na Unidade Produtora e/ou Unidade com atribuições de arquivo;
• Guarda Permanente campo que indica que os documentos foram considerados de valor permanente, após esgotados os prazos de guarda previstos na Unidade Produtora e/ou Unidade com Atribuições de Arquivo; • Observações campo que indica atos legais ou as razões de natureza
administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos nos campos já descritos. Indica também informações relevantes sobre a natureza e conteúdo do documento, bem como informações sobre sua produção, guarda ou eliminação.
4.3 ANÁLISE COMPARATIVA DAS TABELAS
A partir do exposto será desenvolvida uma pequena análise comparativa dos prazos de guarda estabelecidos pelo Arquivo Nacional e pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo às tipologias documentais da área de Recursos Humanos. Foram selecionadas sete tipologias documentais da respectiva área, constituindo assim uma amostragem representativa.
O prazo de guarda deve ser aplicado à tipologia documental, ou seja, a atividade refletida na espécie, visto que a atividade e seu contexto produtor são apresentados. Caso seja feito o contrário e o prazo de guarda for aplicado à espécie documental ou ao assunto, poderão ser eliminados documentos importantes e depois de feito, seus danos serão irreparáveis junto à sociedade.
Por esse motivo a avaliação documental é substancialmente necessária, pois guardar massa documental sem importância demanda altos gastos com espaço, conservação, recursos e pessoal.
Antes de definir o prazo de guarda dos documentos é preciso estabelecer se a tipologia documental possui valor informativo ou administrativo, considerando o órgão produtor e o vínculo com as competências, funções e atividades. Pois só se poderá avaliar o que estiver classificado.
É necessário levar em conta o valor dos documentos, o custo da preservação e a interação com profissionais da área para se estabelecer o prazo de guarda das tipologias documentais.
4.3.1 Quadro comparativo
Tipologia Fundamentação Legal Arquivo
Nacional SAESP Prazo de Guarda Proposto Provas e gabaritos de concurso público ou processo seletivo
“o prazo de validade do concurso público será de até dois anos,
prorrogável uma vez, por igual período”; “A prescrição ocorre em dez anos, quando a lei
não lhe haja fixado prazo menor”. Constituição Federal, art.
37, III; Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205 6 anos 14 anos Constituição Federal, art. 37,
III; Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. Antes de 11.01.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. 14 anos Processo de recolhimento do PIS/PASEP
“Os contribuintes que não conservarem, pelo
prazo de dez anos a partir da data fixada para o recolhimento, os documentos comprobatórios dos pagamentos efetuados e da base de cálculo das contribuições, ficam sujeitos ao pagamento das parcelas devidas, calculadas sobre a receita média mensal
do ano anterior, deflacionada com base
nos índices de variação das
Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional, sem
prejuízo dos acréscimos e demais combinações previstos
neste Decreto-lei”. “A ação para cobrança
10 anos 11 anos Decreto-Lei Federal n. 2.052/83, arts. 3 e 10 11 anos
das contribuições devidas ao PIS e ao PASEP prescreverá no
prazo de dez anos, contados a partir da data prevista para seu
recolhimento”. Decreto-Lei Federal n. 2.052/83, arts. 3 e 10 Processo de recolhimento do FGTS “O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no título VII da CLT, respeitando o
privilégio do FGTS à prescrição trintenária”. Lei Federal n. 8.036/90, art.
23, §5° 52 anos 31 anos Lei Federal n. 8.036/90, art. 23, §5° 31 anos Recibo de entrega de vale-transporte
“ação, quanto aos créditos resultantes
das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco
anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de
dois anos após a extinção do contrato de trabalho”; “O direito
de ação quanto a créditos resultante das
relações de trabalho prescreve: I – em cinco
anos para o trabalhador urbano,
até o limite de dois anos após a extinção
do contrato; II – em dois anos, após a extinção do contrato
de trabalho, para o trabalhador rural.” Constituição Federal, art.
7°, XXIX; Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), art. 11 8 anos 6 anos Constituição Federal, art. 7°, XXIX; Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), art. 11 6 anos
Recibos de abono de
férias
“Ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os
trabalhadores rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de
trabalho”.
Constituição Federal, art. 7°, XXIX
7 anos 6 anos 7 anos
Processo para pagamento de
pensão alimentícia
“Em dois anos, a pretensão para haver prestações
alimentares, a partir da data em que se
vencerem”; “A vigência esgota-se com o óbito do titular da pensão, com o óbito do titular do benefício de origem ou por determinação judicial. A validade dos atos e negócios
jurídicos celebrados antes de 11.01.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916”.
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 206, §
2°; Instr. Normativa INSS/DC n. 78/2002, art.
463, I, II, III e parágrafo único. 100 anos Vigência + 2 anos Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 206, § 2°; Instr. Normativa INSS/DC n. 78/2002, art. 463, I, II, III e parágrafo único. Vigência + 2 anos Recibo de 13° salário
“Ação, quanto aos créditos resultantes
das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco
anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de
dois anos após a extinção do contrato
de trabalho”. Constituição Federal, art.
7°, XXIX
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (2001) e SAESP (2004)
4.3.2 Diferenças encontradas na avaliação dos documentos
A partir da comparação das Tabelas de Temporalidade do Arquivo Nacional e do SAESP – Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, algumas observações devem ser feitas.
Existe visível discrepância entre as duas instituições, a tipologia “Processo para pagamento de pensão alimentícia” no Arquivo Nacional consta somente como “Pensão Alimentícia”. O modo que está descrito sugere que a mesma é um assunto e não uma tipologia documental que exige “espécie + atividade”.
É importante ressaltar que por causa desse equívoco, a instituição estipulou o prazo de guarda de 100 anos. Diante desse fato, pode-se pensar que a instituição fez isso para não eliminar nenhum documento, já que dentro do assunto “Pensão Alimentícia” devem ocorrer outros tipos documentais, se a mesma for realmente vista como um assunto.
Observa-se ainda sobre essa mesma tipologia, na tabela de temporalidade do SAESP, onde existe fundamentação legal, que o prazo de guarda é de Vigência + 2 anos.
A tipologia “Processo de recolhimento PIS/PASEP” que no Arquivo Nacional tem como prazo de guarda 10 anos e eliminar, o prazo de guarda do SAESP é de 11 anos com fundamentação legal.
É importante ressaltar que somente a tabela de temporalidade do SAESP possui fundamentação legal para seus prazos de guarda, fato de extrema importância para a área, pois a Arquivologia está sempre junto com Direito para qualquer ação.
Destacando-se mais uma vez, que para que sejam destruídos seguramente os documentos físicos devem obedecer aos prazos legais e também aos prazos prescricionais. Portanto, as demais tabelas de temporalidade deveriam seguir esse exemplo e basear-se em decretos e leis.
