Afinal, o que é um projeto?
Com freqüência escutamos a palavra projeto ser utilizada em diferentes situações. Projeto de vida, projeto de governo, projeto social e até como nome de escola infantil, “projeto criança” como vi recentemente!
Afinal, o que é projeto? Até que ponto a palavra projeto pode ser aplicada em diferentes contextos? Este artigo tem como objetivo, a partir de algumas definições, esclarecer as principais características de um projeto bem como as principais diferenças entre eles e as atividades operacionais.
Duas definições como ponto de partida
Esforço temporário conduzido para criar um produto, serviço ou resultado único. É assim que o Project Management Institute, Inc (PMI), uma das mais importantes referências em práticas de gestão de projetos, define projeto.
Já a Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos, no seu Referencial Brasileiro de Competências em Gerenciamento de Projetos expõe como uma definição possível: “conjunto único de atividades coordenadas, com datas de início e fim bem definidas, empreendidas por um individuo ou organização , para alcançar objetivos específicos, dentro de um calendário determinado , com parâmetros de custo e desempenho”.
À parte o debate acadêmico, há outras definições, mas para ficar em apenas duas e sem entrar no mérito das diferenças entre elas, todas possuem características comuns que funcionam como divisores de água quando comparamos projetos com atividades operacionais:
As características de um projeto:
Temporário
Significa que ele é um empreendimento finito. Isto não significa curta ou larga duração. Podemos ter um projeto que tenha uma semana, ou ainda, uma década. Um aspecto chave é que a duração estimada deve ser definida antes do início de sua implantação.
Um período finito de duração não se aplica ao produto do projeto. Por exemplo, a construção de uma nova fábrica é um projeto, a sua operação não. Ou seja, todas as atividades cotidianas envolvidas no funcionamento das linhas de produção fazem parte de um esforço continuo e repetitivo, e portanto, sem uma data de término definida.
Único
Pelo menos em algum momento do seu ciclo de vida, o projeto terá características próprias, o que faz com que ele seja único. Ou seja, cada projeto é um projeto. Independente de serem mais ou menos parecidos, eles sempre possuirão uma característica, uma peculiaridade que estabelece sua singularidade.
Uma empresa de engenharia pode já ter construído dezenas de casas utilizando o mesmo desenho arquitetônico, porém cada projeto segue sendo um projeto diferente. Localização, fornecedores, clientes, materiais utilizados, condições ambientais, ou seja, peculiaridades que fazem com que cada projeto seja único. É inegável que os desafios serão maiores para aqueles projetos que possuem uma carga de ineditismo em função da incerteza inerente a um empreendimento que será realizado pela primeira vez.
Progressivamente elaborado
Significa que o escopo é definido inicialmente de uma forma mais ampla, e à medida que se avança no ciclo de vida, ele se faz mais explícito e detalhado. Ou seja, a cada passo dado, é obtida uma maior compreensão do projeto.
É uma característica importante do ponto de vista administrativo pois nos permite avançar de uma maneira incremental. Ao final de cada fase, uma avaliação é realizada para aprovar o produto gerado e autorizar o início da fase seguinte.
Ainda que importante do ponto de vista de gerenciamento, é uma característica que impõe riscos.
Por exemplo, após compromissos assumidos entre as diferentes partes, se no meio do caminho a parte executante perceber que os recursos necessários para entregar o produto acordado, serão maiores que os inicialmente imaginados, ela sem dúvida enfrentará problemas em equacionar os aspectos de tempo, custo e qualidade do projeto em função dos acordos já assumidos.
Portanto, fica evidente que neste contexto de compreensão gradual do projeto, um grande desafio é coordenar a definição do produto final com a identificação do trabalho que será necessário para gerar tal produto.
Elementos interdependentes
Todo projeto possui um determinado grau de complexidade oriundo, em parte, do inter-relacionamento entre os seus elementos. Atividades que dependem de outras atividades, ou mesmo, que são realizadas simultaneamente, ou ainda, que ocorrem em momentos específicos ao longo do tempo devem ser bem coordenadas, para não colocar em risco os objetivos estabelecidos.
Orientado a um resultado
Todo projeto nasce a partir de determinadas necessidades. Se essas necessidades representam um problema ou oportunidade, pouco importa. Um aspecto básico a todo projeto é a sua orientação a um determinado objetivo ou conjunto de objetivos.
Objetivos estabelecem o norte, o rumo, a direção que o projeto irá tomar. Todo o trabalho e o esforço que será realizado, têm como razão a busca desses objetivos que estarão limitados pelo tempo, custo e qualidade. A forma como eles são estabelecidos podem representar a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.
Definir objetivos não é algo simples. Primeiramente é necessário compreender as necessidades que dão origem ao projeto de uma forma ampla. Conhecer as diferentes perspectivas dos envolvidos é fundamental para se obter uma compreensão dos interesses e expectativas que cercam o projeto.
Objetivos possuem hierarquias, o próximo desafio é entendê-las. É preciso identificar o objetivo final, ou seja, em ultima estância o que se quer atingir. A partir deste ponto, desdobrá-lo em objetivos mais concretos com indicadores de desempenho que vão funcionar como parâmetros de sucesso do projeto. Finalmente um produto e sub-produtos são identificados para materializar o que surge ao final do projeto.
Um instrumento que deve ser utilizado para a formulação dos objetivos é a técnica S.M.A.R.T. (inteligente em inglês). Cada letra representa um atributo que deve ser considerado ao formular um objetivo. Ainda que existam algumas variações quanto o significado de cada atributo, abaixo segue uma perspectiva consistente:
S (specific) – O objetivo deve ser específico o suficiente para gerar um entendimento comum entre os envolvidos quanto ao que se quer alcançar. O questionamento chave é: Está claro o que queremos atingir?
Objetivos ambíguos e genéricos não permitem orientar a equipe ao resultado. Uma visão clara do que se quer buscar é fundamental para a definição de foco.
Múltiplas interpretações de um mesmo objetivo é um poderoso sinal de que o objetivo não está específico o bastante.
M (measurable) - Não pode haver dúvidas sobre como o objetivo será avaliado. Ele deve possuir uma métrica de desempenho que forneça de uma maneira cristalina os parâmetros para avaliação. Perguntas chaves são: O que significa sucesso? Como ele será mensurado?
A (actively-influenced) – Significa que o alcance do objetivo está sob o raio de ação do gerente do projeto e sua equipe. Os recursos necessários foram acordados e disponibilizados.
R (realistic) – Factível de ser alcançado e ao mesmo tempo, desafiador o suficiente para motivar o seu alcance. O verdadeiro sentimento de realização é ultrapassar as “zonas de conforto” na busca de um desempenho superior. Uma forma de estabelecer objetivos que ao mesmo tempo são realistas e desafiadores é envolver tanto os clientes como os responsáveis por fazer “acontecer” o projeto no processo de estabelecimento dos objetivos.
T (time-related) – Uma clara definição quanto ao tempo necessário para a realização é fundamental não apenas para despertar um sentimento de urgência como também para permitir estabelecer pontos de controle intermediários e com isso realizar análises objetivas quanto ao progresso das atividades. Estabelecer resultados intermediários para serem alcançados e comemorados é importante para construir a confiança e expandir a visão sobre o que é possível ser alcançado.
E o que é um programa?
De acordo com a APM (Association of Project Management) um programa engloba o gerenciamento de um ou todos os pontos abaixo:
Um portfolio de projetos relacionados por um objetivo comum
Estratégia de uma organização o qual é implantada através de projetos Interdependências entre projetos
Uma visão largamente aceita, é que um programa é um conjunto de projetos relacionados entre si por meio de um objetivo comum.
Por exemplo, o Programa Apolo, a célebre corrida americana para colocar o homem na lua foi composto por vários projetos na década de 60 que culminaram em 1969 com o alcance de seu objetivo maior
O ciclo de vida de um projeto
Projetos possuem um início, meio e fim composto por fases. O conjunto de fases é conhecido como o ciclo de vida do projeto. Muitas organizações definem ciclos de vida específicos para utilizá-los em todos os seus projetos.
As fases do projeto são concluídas com uma revisão do trabalho realizado, com o objetivo de determinar a aceitação dos produtos gerados. Estas revisões são importantes por que autorizam o início da fase seguinte.
Ainda que os ciclos de vida possuem nomes de fases similares, eles não são idênticos nas empresas. Alguns têm 4 fases (Definição / Planejamento / Execução / Finalização), outros, como aqueles envolvidos no desenvolvimento de produtos, 6 ou mais (Conceito / Proposta / Design / Verificação / Validação / Lançamento). Ainda sim, possuem características comuns:
As fases são seqüenciais, ou seja, o produto gerado em uma determinada fase será utilizado como entrada da fase seguinte.
Os níveis de custo e pessoal é baixo no início, alcança seu pico durante a fase de execução e cai rapidamente quando o projeto se aproxima de seu encerramento.
O nível de incerteza é mais alto no começo e portanto o risco de não atingir os objetivos é maior nas fases iniciais. Ou seja, a medida que o projeto avança, aumenta a segurança de se alcançar os resultados propostos.
O poder que possuem os interessados em influenciar as características finais do produto do projeto, é maior no inicio e diminui à medida que o projeto avança. Isso ocorre por que o custo da correção de erros e mudanças tende a ser maior a medida que o projeto vai evoluindo.
A definição do ciclo de vida do projeto é bastante importante por que irá direcionar os trabalhos e a própria estrutura de gerenciamento que será utilizada para implantar o projeto.
Por exemplo, quando uma empresa identifica uma oportunidade de negócio que gostaria de perseguir, geralmente inicia uma análise de viabilidade que será utilizada como subsídio para a tomada de decisão que culminará com a aprovação ou não do início do projeto.
O ciclo de vida irá determinar se a análise de viabilidade será considerada a primeira fase do projeto ou, se será gerenciada como um projeto separado e independente.
Por tanto, a definição do ciclo de vida deve estar alinhada com o negócio da empresa e seus processos de gerenciamento.
Conclusão
Bem, creio que agora podemos voltar ao questionamento que originou este texto. Afinal, o que é um projeto? Com as colocações feitas, temos elementos suficientes para diferenciar um projeto de atividades cotidianas e operacionais. A gerência de projetos não é uma ciência exata. Possui sem dúvida, uma forte relação com os “hard skills”, através da utilização de processo e métodos, mas também possui uma relação estreita com os “soft skills”, por meio das habilidades inter-pessoais exigidas.
Em um ambiente em que cada vez mais os ingressos das companhias são provenientes de projetos, fica evidente a importância de se buscar uma sólida formação que permita enfrentar os desafios, que garanto não serão poucos, impostos pelos projetos. Conhecer suas características é apenas o primeiro passo.
