Presenciais
Híbridos
Os 3 Tipos
QUANDO OPTAR ENTRE EVENTOS
PRESENCIAIS E ON-LINE?
Na organização de eventos levamos em consideração alguns elementos críticos, como palestrantes, budget, timing, agenda, convidados entre outros. Existem notórias diferenças ao compararmos os eventos presenciais aos eventos on-line, então como e quando faremos a opção entre eles?
• O relacionamento e a
comunicação com o mercado estão cada vez mais importantes; • Apple WWDC – Worldwide
Developers Conference;
• O cliente ganhou o poder da opinião e viralização, junto as presentes redes sociais;
• Pesquisa do EXAME/IBRC mostra maior exigência dos
consumidores;
• (Fonte: Ranking Exame Abril e IBRC)
Introdução
Eventos Presenciais
•
São Paulo é a capital sul-americana das feiras de negócios,
realizando cerca de 90 mil eventos por ano, o que representa um
evento a cada 6 minutos;
•
Motivação de visita à São Paulo:
– 57,3% negócios; – 18,7% eventos;
– 9,9% lazer; – 5,9% estudos; – 3,3% saúde;
– 2,1% visitar parentes e amigos; – 2,8% outros;
(Fonte: SP Turis - Pesquisa de Perfil dos Hóspedes em Meios de Hospedagem, 2º Sem. 2012)
Juntos
correspondem a
76%
Introdução
COMO PREPARAR UM
EVENTO PRESENCIAL?
Eventos físicos, devido ao maior número de tarefas relacionadas, demandam maior tempo para a organização.
Disponibilidade dos convidados Agenda do(s) palestrante(s) Briefing do tema e abordagem Sala(s) e auditório(s) Stand(s) e Brindes Transportes / passagens Hotelaria / hospedagem Invites /
convites Coffee break
Equipamentos Recepção Organização e realização
Os Processos
de um evento presencialORGANIZAÇÃO
• Checar disponibilidade dos convidados; • Verificar agenda dos palestrantes;
• Reservar sala / auditório;
• Reservar transporte / passagens; • Bloquear hotéis;
• Definir e montar stand; • Contratar brindes;
• Contratar recepcionistas; • Enviar invites;
• Buscar patrocinadores / parceiros; • Organizar o evento;
Preparando
ORGANIZAÇÃO
• Checar disponibilidade dos convidados; • Verificar agenda dos palestrantes;
• Reservar sala / auditório;
• Reservar transporte / passagens; • Bloquear hotéis;
• Definir e montar stand; • Contratar brindes;
• Contratar recepcionistas; • Enviar invites;
• Buscar patrocinadores / parceiros; • Organizar o evento;
DESPESAS
• Palestrante; • Sala / auditório; • Transporte; • Hotelaria; • Brindes; • Stand; • Equipamentos; • Coffee break; • Alimentação; • Recepção;Preparando
um evento presencialTÉCNICO
• Projeção; • Áudio; • Vídeo; • Iluminação; • Internet; • Informática;Preparando
um evento presencialTÉCNICO
• Projeção; • Áudio; • Vídeo; • Iluminação; • Internet; • Informática;MATERIAIS
• Organizadores; • Displays; • Púlpitos; • Box Truss; • Praticáveis;• Banners e porta banners; • Flip chart;
• Mesas e cadeiras; • Tendas;
Preparando
TEMPO
+
PESSOAS
+
BUDGET
•
Fortalecimento da marca do organizador;
•
Fortalecimento da marca do parceiro /
patrocinador;
•
Aproximação imediata dos participantes;
•
Network entre os participantes;
O que esperar
•
Os brindes são utilizados por pouquíssimo
tempo;
•
O compartilhamento do conteúdo acontece
apenas no dia;
•
A oportunidade de geração de negócios é
imediata e precisa ser aproveitada;
O que Acontece
Prós
• Maior imersão; • Estimula o network; • Avaliação de reação e comportamento; • Facilita a interação;Prós e Contras
vantagens e desvantagensPrós
• Maior imersão; • Estimula o network; • Avaliação de reação e comportamento; • Facilita a interação;Contras
• Custo de transporte; • Custo de hospedagem; • Tempo investido; • Perda de produtividade;Prós e Contras
vantagens e desvantagensEventos On-line
•
Transmissões on-line não buscam substituir
eventos presenciais, e sim melhor
aproveitá-los.
•
Transmissões on-line tendem a revolucionar
as feiras e eventos assim como a TV
revolucionou os esportes e os shows.
Introdução
COMO PREPARAR UM
EVENTO ON-LINE?
Eventos on-line são mais práticos e fáceis de se organizar, visto o menor número de tarefas relacionadas.
Agenda do(s) palestrante(s) Briefing do tema e abordagem Locais / sala(s) Invites / convites Divulgação Equipamentos Fluência com o sistema Organização Transmissão
Processos
de um evento on-line?ORGANIZAÇÃO
• Verificar agenda dos palestrantes; • Reservar sala; • Enviar invites; • Divulgar o evento; • Organizar o evento;
Preparanto
um evento on-line?ORGANIZAÇÃO
• Verificar agenda dos palestrantes; • Reservar sala; • Enviar invites; • Divulgar o evento; • Organizar o evento;
DESPESAS
• Palestrante;• Equipamentos (áudio, vídeo e Tecnologia);
• Transmissão on-line;
Preparanto
TÉCNICO
• Notebook • Webcam • Microfone • InternetPreparando
um evento on-line?TÉCNICO
• Notebook • Webcam • Microfone • InternetMATERIAIS
• Apresentação em PDF; • Imagens para a divulgação;Preparando
REQUISITOS
+
CRIATIVIDADE
+
DIVULGAÇÃO
•
Maior número de participantes;
•
Viralizações e interações nas redes sociais;
•
Menor investimento;
•
Maior visibilidade aos parceiros e patrocinadores;
•
Maior consumo do conteúdo durante e pós evento
(on demand);
O que esperar
•
Pessoas participam ao vivo e consomem
a gravação;
•
Tweetam e curtem e convidam os amigos;
•
Não gastam com locomoção;
O que acontece
Prós
• Custo de transporte; • Custo de hospedagem; • Visibilidade ao vivo; • Gravação do conteúdo; • Baixo custo de transmissão • Tempo investido;
• Produtividade; •
Prós e Contras
Prós
• Custo de transporte; • Custo de hospedagem; • Visibilidade ao vivo; • Gravação do conteúdo; • Baixo custo de transmissão • Tempo investido;
• Produtividade; •
Contras
• Fluência com internet;
• Conexão mínima de 2Mbps.; • Menor interação;
• Captação de áudio e vídeo com equipamentos de qualidade; •
Prós e Contras
Eventos Híbridos
•
Eventos híbridos atendem ambos os casos;
•
Em eventos híbridos o impacto tende a ser
viralizado, com o apoio dos presente;
•
Eventos híbridos minimizam gastos de
transporte, sem excluir participantes;
Introdução
Quando optar por transmissões
de eventos on-line?
• Quando criatividade é o único recurso; • Quando o esforço para organizar não
pode ser maior que o retorno esperado; • Quando frequência é um requisito;
• Quando o objetivo é valorizar o conteúdo; • Quando se quer causar impacto global e
