Cronograma
Prof. Dr. José Hamilton Chaves Gorgulho Júnior Fevereiro, 2013
Cronograma é uma ferramenta visual relacionada aos tempos que as diversas tarefas de um projeto irão consumir. É uma ferramenta de gestão e tem duas finalidades: planejamento e controle.
• Etapa de planejamento: o cronograma permite definir o sequenciamento das tarefas (quando uma tarefa depende de outra) bem como a simultaneidade delas (quando tarefas distintas podem ser realizadas ao mesmo tempo);
• Etapa de controle: permite acompanhar o andamento do projeto comparando o que foi planejado com o que está ocorrendo efetivamente, permitindo saber se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá algum atraso.
Em geral o cronograma tem forma de uma tabela, planilha ou gráfico. Segundo Cordeiro (2007) a forma mais comum é o gráfico de Gantt (ou de barras horizontais) onde, na horizontal, tem-se a linha de tempo (minutos, dias, anos etc.) e na vertical tem-se as tarefas. No Quadro 1 há um exemplo de cronograma que mostra as atividades de construção de uma casa.
Quadro 1 – Exemplo fictício de cronograma de uma obra
Semanas Atividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 Limpeza do terreno 2 Muro 3 Fundação 4 Alvenaria 5 Telhado 6 Instalações hidráulicas 7 Instalações elétricas 8 Portas e janelas 9 Pintura 10 Limpeza
Olhando para o cronograma nota-se que a primeira atividade irá ocorrer sozinha durante a semana 1. Afinal de contas não é possível fazer nada enquanto o terreno não estiver preparado. A construção do muro (atividade 2) e da fundação (atividade 3) iniciam-se juntas na iniciam-semana 2, mas o muro consumirá 2 iniciam-semanas e as fundações 3 iniciam-semanas.
Na semana 4, quando a fundação estiver sendo terminada irá ser iniciada a parte relativa à alvenaria (Atividade 4) que demora 5 semanas. Na última semana dessa atividade inicia-se a construção do telhado (Atividade 5), que dura 4 semanas.
Observa-se também que durante a etapa de alvenaria, na semana 6, iniciam-se as atividades 6 e 7. A atividade 6 (instalações hidráulicas) demoram apenas 2 semanas, pois envolve apenas banheiros, cozinha e área de serviço. A atividade 7 (instalações elétricas) demora 4 semanas por estar envolvida em todos os cômodos.
A instalação das portas e janelas inicia-se na semana 12, após o término do telhado, e ocupa 2 semanas. Somente após essa etapa ser concluída é que será feita a pintura (Atividade 9), com duração de 2 semanas. Por fim, após o término da pintura, ocorrerá a etapa de limpeza (Atividade 10), com duração de 1 semana.
Os cronogramas podem ter variações diversas para atender a cada situação. Por exemplo, ao invés de cada tarefa ter apenas uma linha, como no Quadro 1, pode ter duas. Na primeira linha tem-se o planejado e na segunda o executado (tempo real consumido pela atividade), como mostra a Figura 1. Um cronograma assim passa a ser uma documentação do desenvolvimento do projeto. Observe na figura que, no momento do planejamento (traços vermelhos), imaginou-se que as fundações iriam ser iniciadas depois dos serviços preliminares e levaria 3 meses. Porém a marcação verde mostra que essas duas tarefas iniciaram ao mesmo tempo e demoraram entre 5 e 6 meses. O cronograma da Figura 1 também mostra que o preenchimento de cada coluna não precisa ser necessariamente completo
Comparando os dois cronogramas apresentados é possível notar outra diferença importante: a definição exata do tempo em que as atividades ocorrerão. Enquanto na Figura 1 os períodos de tempo já foram fixados no Quadro 1 eles estão colocados apenas de forma genérica. Isso mostra que o cronograma do Quadro 1 é uma etapa preliminar do planejamento, quando define-se apenas a “duração” de cada etapa. Em um momento posterior, quando a data de início do projeto for definida, basta colocar as datas e o cronograma definitivo estará pronto.
Atividades derivadas do cronograma
Depois de pronto o cronograma é usado como base para outras atividades de planejamento, como a definição do momento em que cada material irá ser necessário e quais profissionais serão envolvidos em cada etapa.
No caso do exemplo do Quadro 1 (construção da casa) pode-se notar que os profissionais ligados à parte hidráulica e elétrica só deverão iniciar suas atividades a partir da semana 6. Obviamente os materiais como canos, tubos, eletrodutos, fios etc. não precisam chegar ao canteiro de obra antes dessa data. Da mesma forma o madeiramento e as telhas só deverão ser entregues na semana 8, assim como os profissionais especializados na construção de telhados.
Com todas essas definições anteriores surge outra importante função do cronograma: planejar os gastos com o projeto em cada período de seu desenvolvimento. Sabendo que materiais e profissionais estarão envolvidos em cada momento fica mais fácil definir os momentos de compra de materiais, contratação de pessoal e, consequentemente, os valores envolvidos. A Figura 2 traz um exemplo detalhado de um cronograma físico-financeiro onde pode-se acompanhar os gastos por atividade e por período (neste caso, por mês).
É importante deixar claro que é comum estas atividades posteriores alterarem o planejamento inicial do cronograma. Pode-se descobrir, por exemplo, que os investimentos ficaram acima das possibilidades financeiras e, dessa forma, a sequência de atividades deverá ser alterada para caber no orçamento.
Figura 2 – Cronograma físico-financeiro. Fonte: Faria (2012)
Cronograma de um curso
Cada curso tem suas próprias características e necessidades e, dessa forma, seu próprio cronograma. Apesar disso apresentamos um modelo geral básico que pode ser usado e adaptado conforme necessário. Esse modelo, como mostra o Quadro 2, possui 5 etapas principais.
Quadro 2 – Modelo de cronograma das atividades para implantação do curso
Atividades SEMANAS
01 02 03 ... X Fase 1 - Análise
Identificação das necessidades de aprendizagem e do público-alvo ... Fase 2 – Design
Desenvolvimento do mapa de atividades ...
Desenvolvimento da matriz de design instrucional ...
Elaboração do storyboard ...
Fase 3 – Desenvolvimento
Produção do material didático ...
Adaptação dos recursos para o ambiente virtual ... Fase 4 – Implementação
Disponibilização das unidades de aprendizagem ...
Oferecimento do curso ...
Fase 5 – Avaliação
Avaliação da efetividade do curso ...
Na Fase 1 ocorrem as atividades de análise inicial para o planejamento do curso, identificando as características do público-alvo, tais como faixa etária, conhecimentos sobre o tema do curso e assim por diante. Com base nessas informações pode-se definir a abordagem necessária para atender às necessidades de aprendizagem. Nesta etapa definem-se a ementa e a carga horária do curso, bem como a carga horária de cada assunto.
Durante a Fase 2 é desenvolvido o design do curso, ou seja, é o momento em que o projeto do curso é elaborado e onde são usadas as três ferramentas do designer
instrucional (mapa, matriz1 e storyboard). A partir da ementa e da carga horária é
elaborado o mapa de atividades. Esta é a principal etapa do projeto, pois é quando se definem os objetivos que os alunos deverão atingir em cada aula bem como as atividades teóricas e práticas que permitirão que esses objetivos sejam atingidos.
Após o desenvolvimento do mapa (ou mesmo durante) pode-se detalhar as atividades práticas mais complexas usando, para isso, a matriz de design instrucional. O mesmo pode-se dizer com relação aos storyboards, que irão mostrar para a equipe de desenvolvimento como será o visual planejado para o curso.
Com o projeto pronto é hora da Fase 3, ou seja, é o momento do desenvolvimento do curso propriamente dito. Nessa fase os materiais didáticos como textos, vídeos,
animações, exercícios são criados. Dependendo das características do curso será a etapa de maior custo, pois pode envolver uma grande equipe de profissionais:
• Conteudista, para elaborar os textos;
• Fotógrafo e ilustrador, para desenvolver as imagens que irão ilustrar os textos; • Animador e equipe de vídeo, que irão criar vídeos para explicações mais
detalhadas;
• Revisor, para adequar os textos ao público-alvo.
• Designer gráfico, para unir imagens e textos em forma de arquivos PDF (ou outra mídia);
• Web-designer, que irá criar a interface do curso no ambiente virtual de aprendizagem.
É importante destacar que durante a fase de desenvolvimento pode-se concluir que é necessário alterar algo que foi planejado, principalmente no mapa de atividades. Por isso não é incomum que essas duas atividades tenham marcações em um mesmo período de tempo.
Nessa etapa também ocorre a adaptação dos materiais para o ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Por exemplo, o texto principal pode ter sido criado na forma de um livro que, no ambiente virtual, será apresentado em capítulos e não completo.
A Fase 4, denominada implementação, é composta de duas atividades. A disponibilização das unidades de aprendizagem é o processo de liberação ou instalação de todo o conteúdo no AVA (ou em partes durante o curso). Já o oferecimento do curso mostra o momento em que o curso estará realmente ocorrendo.
A última etapa (Fase 5) é quando se avalia o resultado (ou andamento) do curso, normalmente por meio de questionários. Em geral, nos cursos de curta duração, avalia-se apenas no final e os resultados obtidos irão colaborar com melhorias para a próxima turma. Quando a duração é maior pode-se ter dois ou mais momentos de coleta de informação com os alunos para descobrir se algo deve ser mudado ou se está ocorrendo da maneira planejada.
Comentários finais
Como pode-se ver o cronograma é uma ferramenta bastante simples de ser usada e, ao mesmo tempo, de grande importância para o sucesso no planejamento e desenvolvimento de um projeto. Sendo assim é fundamental que o designer instrucional conheça e domine essa ferramenta, aumentando a documentação do seu curso e, consequentemente, a comunicação com todos da equipe. Isso irá colaborar para o sucesso de cada projeto educacional desenvolvido.
Referências
ATOM. Le Classique. Montante Construtora, 2009. Disponível em:
<http://salaleclassique.blogspot.com.br/>. Acesso em: 27 fev. 2013.
COORDEIRO, Flávia Regina Ferreira de Sá. Orçamento e controle de custos na construção civil. Monografia, Curso de Especialização em Construção Civil, Escola de Engenharia, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), 2007. Disponível em: <http://www.cecc.eng.ufmg.br/trabalhos/pg1/Monografia%20Or%E7amento%20e%20cont role%20de%20custos%20na%20constru%E7ao%20civil.pdf>. Acesso em: 11 mar. 2013. FARIA, Renato. Cronograma físico-financeiro. PINI Web, Equipe de Obra, Orçar e Planejar, SENAI, 2012. Disponível em: <http://www.equipedeobra.com.br/construcao-reforma/35/artigo213994-1.asp>. Acesso em: 11 mar. 2013.
