manter a empresa
em dia com o eSocial
Por Gisleise Nogueira
Índice
1. MONITORAMENTO DO CADASTRO DETRABALHADORES
1.1 - Unicidade de Informações do CPF X NIS X Data de Nascimento 1.2 - Alterações ocorridas nos dados cadastrais dos trabalhadores 2. MONITORAMENTO DE ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
3. MONITORAMENTO DE CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMOS 4. GESTÃO DE DIRETORES NÃO CELETISTAS
5. GESTÃO DAS RUBRICAS DA FOLHA DE PAGAMENTO 6. GESTÃO DOS ESTAGIÁRIOS
7. GESTÃO DOS PAGAMENTOS EXTEMPORÂNEOS
8. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES DE SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO - SST 9. GESTÃO DOS SISTEMAS DE TI PARA ESOCIAL
10. GESTÃO DE COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO DO eSOCIAL CONCLUSÃO
SOBRE A AUTORA
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Introdução
O projeto eSocial é uma iniciativa do Governo Federal em participação conjunta com os seguintes órgãos e entidades:
Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB
Caixa Econômica Federal
Instituto Nacional do Seguro Social
Ministério do Trabalho – MTb.
Para o atendimento dessa nova obrigação, as empresas deverão rever e até remodelar os processos atuais das rotinas do RH para atender o nível de detalhamento de informações exigidas pelo projeto.
Os processos no eSocial são de suma importância porque através deles as informações são coletadas e registradas para posterior transmissão ao fisco. A falta de remodelagem ou adequação dos processos e rotinas ao escopo do projeto pode ocasionar, por exemplo, em prestações de informações fora do prazo ou ainda incompletas, o que ocasionará a aplicação de multas pelos órgãos ou entidades integrantes do projeto.
Por outro lado, a uniformização dos processos trabalhistas, previdenciários e fiscais para o
atendimento das exigências estabelecidas pelo projeto gera benefícios para as empresas, como: a
minimização dos riscos de aplicação de penalidades pelos entes do projeto e o ganho de produtividade decorrente da simplificação de rotinas e processos do RH, pois vão reduzir o tempo e o custo na execução tanto das rotinas como para atendimento da obrigação.
Por isso, é de extrema importância que você tome conhecimento das dicas de processos que separamos nesse e-book porque elas tratam de processos
importantíssimos e que repetem-se com muita frequência diariamente. Assim sendo, devem ser
cumpridas com o maior grau de conformidade possível para evitar surpresas inesperadas no futuro.
em dia com o eSocial
1. MONITORAMENTO DO CADASTRO DE TRABALHADORES
Coletar as informações necessárias, e ainda manter atualizado os cadastros de empregados ou de trabalhadores sem vínculo de trabalho, é um processo muito importante em uma empresa. No entanto, o que geralmente ocorre são falhas nesses processos, ocasionando cadastros com informações incompletas ou até mesmo errôneos.
Com a implantação do eSocial, as empresas necessitam rever seus processos de contratação de trabalhadores com o objetivo de evitar que informações ou documentos obrigatórios exigidos pelo sistema não sejam apresentados em tempo hábil pelo departamento de recursos humanos.
E , para que isso seja possível, sua empresa precisa superar os desafios listados abaixo. Fique atento, pois estes são os problemas mais comuns no cadastramento de trabalhadores no envio do eSocial.
1.1 - Unicidade de Informações do CPF X NIS X Data de Nascimento
O empresário ou RH deve tomar bastante cuidado com o trio de informações “CPF x NIS x Data de Nascimento”
que obrigatoriamente devem estar consistentes no Cadastro do eSocial, tendo em vista que uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador referente aos trabalhadores que estão a seu serviço.
O empregador deve zelar pela consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores que estão a seu serviço com os dados constantes na base do CPF e do CNIS e, se necessário, proceder à sua atualização antes da data de entrada em vigor do eSocial.
Para facilitar o trabalho de regularização cadastral dos trabalhadores, e ainda como medida preventiva à rejeição dos dados, foi disponibilizado no Portal do eSocial, a aplicação CQC (Consulta Qualificação
Cadastral) para antecipar a identificação de possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, a data de nascimento, ao CPF e ao NIS (Número de Inscrição Social).
Consequência
Qualquer divergência existente no trio “CPF x NIS x Data de Nascimento” impossibilita o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.
No caso de inconsistência das informações enviadas, pode haver recusa de recebimento de eventos “S- 2 2 0 0 – C a d a s t r a m e n t o I n i c i a l d o V í n c u l o d e Admissão/Ingresso do Trabalhador” ou “S-2300- Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatutário–Início”, que são os eventos que alimentam o “Registro de Eventos Trabalhistas” – RET.
Recomendação
1.2 - Alterações ocorridas nos dados cadastrais dos trabalhadores
Os fatos cotidianos ocasionam diversas alterações nos dados dos trabalhadores. Assim, o nascimento ou adoção de filhos ocasionam o surgimento de novos dependentes legais, bem como a contração de casamento faz com que haja a alteração do estado civil e mudança no nome do trabalhador.
Outros fatos corriqueiros e que têm impacto no cadastro dos trabalhadores no eSocial são:
a) MUDANÇA DE ENDEREÇO RESIDENCIAL por alterações decorrentes de fatos da vida civil dos trabalhadores como o casamento, o divórcio e a separação. Assim como a mudança de domicílio para outro bairro, cidade ou até estado.
b ) A L T E R A Ç Ã O D O G R A U D E E S C O L A R I D A D E ocasionadas pela continuidade dos estudos do trabalhador após a contratação.
Consequência
Qualquer alteração no cadastro do trabalhador que seja c o m u n i c a d a f o r a d o t e m p o h á b i l p r o v o c a consequências diretas, principalmente para os profissionais do RH, já que a correção da informação gera um retrabalho para a equipe na retificações das informações já enviadas ao eSocial.
Outra situação comum é a solicitação, por parte do trabalhador, de inclusão de dependentes. Caso essa inclusão seja realizada fora do prazo, ocasiona a necessidade de retificação das informações já enviadas ao eSocial. Com a reabertura do sistema e o recálculo da folha, pode até mesmo influenciar na retenção incorreta do IRRF incidente sobre a remuneração do trabalhador, já que dependentes podem reduzir a base de cálculo do tributo.
Recomendação
A Empresa deve criar processos e controles sistêmicos das alterações de cadastros para envio ao eSocial. Deve, ainda, capacitar a equipe de recrutamento e seleção para que no processo inicial de contratação os dados do CANDIDATO à VAGA sejam rigorosamente checados junto aos diversos órgãos que compõem o eSocial, como o Ministério do Trabalho, a Previdência Social, assim como Caixa Econômica Federal e também a Receita Federal do Brasil.
2. MONITORAMENTO DE ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
As alterações do contrato de trabalho são fatos rotineiros para o RH.
Assim, todo empregador - em relação ao vínculo do empregado - ou empresa de trabalho temporário - em relação ao contrato do trabalhador temporário - deve obrigatoriamente enviar o evento S- 2206 Alteração de Contrato de trabalho quando ocorrerem alterações no contrato de trabalho.
O evento acima deve ser transmitido ao eSocial até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da competência informada no evento.
Entretanto, os dados originais do vínculo do contrato de trabalho já devem ter sido enviados previamente através do evento S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador.
Outro ponto que deve ser objeto de atenção pelo RH das empresas são as alterações de função que, quando ocorrida depende da nova função, exige a obtenção de novo ASO - Atestado de Saúde Ocupacional.
O ASO é regido pela norma regulamentadora nº 07 do Ministério do Trabalho e Emprego e faz parte integrante do PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - do Ministério do Trabalho e Em preg o , tendo co m o o b j e t i v o a p r o m o ç ã o e preservação da saúde dos trabalhadores.
Assim, ocorrendo alteração de função, que podem impacta nos riscos de trabalho, além do evento S-2206 Alteração de Contrato de trabalho, deve ser transmitido ao eSocial o evento S-2220–Monitoramento da Saúde do Trabalhador e Exame Toxicológico, com as informações do novo ASO, obtido em razão da alteração da função já que o evento acima é responsável pelo acompanhamento da saúde do trabalhador durante o seu contrato de trabalho e contém as informações relativas aos atestados de saúde ocupacional (ASO) e seus exames complementares exigidos no PPP-Perfil Profissiográfico Previdenciário, bem como no PCMSO - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional.
Consequência
Se as alterações ocorridas no contrato de trabalho forem comunicadas ao RH dentro do período de ocorrência do seu fato gerador para que sejam informadas no eSocial evitar-se-á retrabalhos à equipe do RH para reabertura do sistema e recálculo retroativo da folha de pagamento, podendo ainda ocasionar notificações futuras e aplicações de multas.
Recomendação
As empresas devem criar políticas para contratação e movimentações de funcionários além de regras e premissas para a sua realização, capacitando os diversos departamentos da empresa para que exista sincronismo entre os departamentos, de forma que as informações cheguem ao RH completas e em tempo hábil para envio ao eSocial.
Além disso, um bom plano de comunicação dirigido aos funcionários deve servir não só para divulgar constantemente as políticas internas de recursos humanos mas também como um instrumento de comunicação dos riscos existente no eSocial no envio de informações fora do prazo para o RH.
Nesse sentido, recomendamos também a revisão e a documentação dos processos para atendimento ao RH, bem como sua implantação de forma unificada nos diversos estabelecimentos da empresa.
Também recomendamos a adoção ou implantação de controles sistêmicos que são essenciais para o registro e o controle das alterações ocorridas nos contratos de trabalho.
3. MONITORAMENTO DE CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMOS
O trabalhador autônomo é aquele que exerce sua atividade profissional por conta própria, sem que exista vínculo empregatício e que, ainda, organiza sua rotina de trabalho e assume os riscos inerentes ao negócio, sem qualquer subordinação.
O que geralmente ocorre é a contratação de autônomos realizada diretamente por outros departamentos das empresas, já que suas regras de contratação geralmente são mais flexíveis.
No entanto, as informações da contratação de autônomos acabam não chegando ao departamento de RH, pois na maioria das vezes elas ficam retidas entre a área contratante e o departamento fiscal das empresas que apenas exigem do autônomo a emissão do RPA - Recibo de Pagamento de Autônomo, com a finalidade de escrituração fiscal e recolhimento de tributos envolvidos na contratação.
Assim, as informações de pagamentos realizadas a autônomos poder ser informadas informadas d i r e t a m e n t e n o e v e n t o d e f o l h a ( R P A ) e , consequentemente, deve ser transmitido mensalmente até o dia 7 (sete) do mês subsequente por meio de um evento S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, contendo as informações da remuneração creditada ao autônomo, sem a necessidade de haver registro prévio da contratação.
Caso a empresa opte para um controle mais detalhado dos autônomos, Assim como se faz necessário o envio de evento “TSV”-Trabalhador sem Vínculo através do envio do evento S-2300–Trabalhador-Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - início, esse evento deve ser utilizado para prestar informações cadastrais relativas a trabalhadores que não possuem vínculo empregatício com a empresa e consequentemente informar no S- 1200 - Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social os devidos pagamentos.
Consequência
A inconsistência no registro das informações cadastrais dos trabalhadores sem vínculo de Trabalho
“TSV” pode levar a uma divergência de dados entre a empresa contratante e o autônomo contratado, podendo acarretar fiscalizações e aplicações de multas.
Recomendação
Recomendamos que sejam estipulados processos homogêneos para contratação de trabalhadores autônomos para todos os departamentos da empresa exigindo a coleta e o envio para o RH, das informações exigidas pelo eSocial para contratação de autônomos, d e n t r o d o m ê s d a c o n t r a t a ç ã o . D e s s e m o d o , informações como nome, data de nascimento e número de inscrição no CPF da Receita Federal, bem como a inscrição no PIS/NIT devem ser obrigatórias no ato da contratação.
Mais uma vez, recomendamos a implantação de controles sistêmicos que possibilitem a gestão das contratações de autônomos e o armazenamento dos dados cadastrais necessários para o eSocial.
4. GESTÃO DE DIRETORES NÃO CELETISTAS
Segundo o Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, considera-se diretor não empregado aquele que, participando ou não do risco econômico do empreendimento, seja eleito por assembléia geral dos acionistas para cargo de direção das sociedades anônimas, não mantendo as características inerentes à relação de emprego.
Sendo assim, a remuneração paga pela empresa a esse diretor normalmente é denominada de pró-labore e normalmente não é registrada em sistemas de folha de pagamento. Geralmente, essas informações são registradas por meio de planilhas. O fato é que com o advento do eSocial, apesar de não serem celetistas, seus dados cadastrais e informações de pagamento devem ser obrigatoriamente registrados no eSocial.
Assim, faz-se necessário o envio de evento S-2300–Trabalhador-Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - início, para prestação das informações cadastrais dos diretores sem vínculo empregatício com a empresa.
Nesse registro deve ser informado o código e a descrição do diretor conforme abaixo:
721 - Contribuinte individual - Diretor não empregado, com FGTS;
722 - Contribuinte individual - Diretor não empregado, sem FGTS.
O pró-labore pago ao diretor no período (mensal) deve ser enviado através de evento S-1200–Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social com as informações da remuneração creditada ao diretor.
Consequência
De fato, todos os pagamentos efetuados aos diretores não empregados serão transmitidos ao eSocial. Desta forma, a Receita Federal obterá diretamente da empresa os dados da remuneração efetiva paga ao diretor e assim poderá fazer um confronto com as informações prestadas pelo mesmo a Receita Federal, podendo eventual divergência ser objeto de autuação pelo fisco.
Recomendação
Recomendamos que as empresas façam uma revisão dos dados cadastrais e informações exigidas dos diretores pelo eSocial, assim como efetuem a implantação de controles sistêmicos que registrem os cadastros e as remunerações efetuadas ao diretores sem vínculo empregatício.
5. GESTÃO DAS RUBRICAS DA FOLHA DE PAGAMENTO
Uma vez que as rubricas são as denominações dadas pela empresa para o eventos que incidem sobre a folha de pagamento, as empresas já possuem um conjunto de rubricas que utilizam cotidianamente nos eventos de folha. Porém, quando as empresas enviarem as i n f o r m a ç õ e s d e r e m u n e r a ç ã o e d e s c o n t o s d o s trabalhadores/servidores, as rubricas discriminadas em sua folha de pagamento precisam fazer correspondência com a tabela 3 –
“Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento” do eSocial.
O objetivo é fazer com que as rubricas utilizadas pelo empregador tenham correspondência com a tabela de rubricas permitidas no eSocial. Assim, o empregador deverá enviá-las ao ambiente do eSocial sempre que esta for criada, alterada ou tiver alguma rubrica excluída.
Por opção, as empresas podem manter as suas tabelas com os nomes e as descrições que já utilizam, podendo ainda adequá-las no formato da tabela de rubricas do eSocial.
As rubricas do eSocial podem ser consideradas como o
“coração” do projeto, já que as informações declaradas na folha de pagamento no eSocial servirão de base para os cálculos da Contribuição Previdenciária, do FGTS, do IRRF - Imposto de Renda Retido na Fonte, assim como para cálculo do Pis sobre a folha para as empresas obrigadas ao seu recolhimento.
Consequência
As tabelas de Rubricas das empresas, na maioria das vezes, são criadas sem qualquer tipo de critério pelo RH e muitas vezes sem a devida validação por parte da equipe tributária, podendo gerar recolhimentos maiores, indevidos ou deixarem de ter incidência de algum tributo - podendo ocasionar notificações do fisco para recolhimento das diferenças acrescidas de multa e juros.
É provável que a tabela de rubricas utilizadas pela empresa necessite de um a revisão . Po r isso , recomendamos que seja feita uma análise criteriosa para verificar a frequência de utilização das mesmas na folha de pagamento, eliminando possíveis rubricas repetidas ou sem uso. Só então podemos criar o “Plano d e R u b r i c a s ” , c o m r u b r i c a s q u e a t e n d a m a s necessidades da empresa e ao mesmo tempo façam correspondência com a tabela de rubricas do eSocial.
Também é preciso envolver especialistas em t r i b u t a ç ã o d e f o l h a d e p a g a m e n t o , F G T S e Contribuições Previdenciárias para que revisem criteriosamente as parametrizações de incidência de tributos sobre cada rubrica para evitar diferenças entre os cálculos da empresa e os cálculos do eSocial.
Recomendamos ainda a implantação de controles sistêmicos para padronização e uniformização do
“plano de rubricas” da empresa, assim como das alterações, inserções ou exclusões efetuadas. É com essa iniciativa que ocorrerá a facilitação do acesso ao histórico de alterações das rubricas e de suas parametrizações de cálculo de tributos incidentes sobre a folha.
6. GESTÃO DOS ESTAGIÁRIOS
A Lei 11.788/2018, conhecida como “lei do estágio”, define o mesmo como um ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, visando a preparação para o trabalho produtivo de educandos que estejam frequentando o ensino regular em instituições de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos.
Desta forma, o estágio pode ser obrigatório ou não-obrigatório. Será obrigatório quando definido como tal no projeto do curso, cuja carga horária é requisito para aprovação e obtenção de diploma. Por outro lado, será não-obrigatório quando desenvolvido como atividade opcional, acrescida à carga horária regular e obrigatória.
Tanto o estágio obrigatório quanto o estágio não-obrigatório não criam vínculo empregatício de qualquer natureza, desde que sejam observados os requisitos impostos pela lei.
Como já sabemos, o eSocial unifica a prestação de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Assim, as informações referentes aos contratos de estágio devem ser prestadas ainda que o mesmo não seja remunerado.
Empregadores que possuam estagiários devem utilizar o evento S-2300–Trabalhador - Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Início para transmissão das informações cadastrais dos estagiários, sendo certo que a responsabilidade do seu correto preenchimento será sempre do empregador, mesmo que a empresa tenha um agente integrador de estágio.
É de suma importância que todos os dados exigidos pelo eSocial estejam atualizados e sejam preenchidos corretamente, principalmente as informações obrigatórias de cada estagiário da empresa enviadas pelo evento S-2300, que são:
Natureza do estágio: obrigatório ou não-obrigatório;
Nível: Fundamental ao Superior; Especial ou Mãe Social;
Área de atuação;
Número da apólice de seguro;
Valor da bolsa: Somente se for remunerado
Data de término;
CNPJ da Instituição de Ensino;
Endereço completo da Instituição de Ensino;
CNPJ do Agente de Integração;
Razão Social;
Endereço completo do Agente de Integração;
Consequência
Com a implementação das fases do eSocial, a gestão de estagiários pelo RH será muito mais complexa do que é hoje. Afinal, muitas informações exigidas pela nova escrituração em relação ao contrato de estágio não são objeto de armazenamento sistêmico pela empresa.
Esse projeto modifica drasticamente a forma como as empresas atualmente realizam a gestão dos contratos de estagiários, pois necessitarão de sistemas e processos apropriados e desenhados especificamente para atender o eSocial. Caso contrário, a empresa sofrerá um risco muito alto de notificações ou autuações do Ministério do Trabalho.
Recomendação
Para que a rotina da gestão de contratos possa atender os requisitos exigidos pelo projeto, recomendamos que a empresa execute algumas ações:
Revisão dos contratos dos estagiários atualmente contratados pela empresa com a finalidade de análise e armazenamento das informações necessárias ao eSocial e que hoje não são objeto de controle pela empresa;
Revisão ou recadastramento das informações atualizadas, referente aos estagiários, para entrega ao eSocial;
A adoção e a implantação de controles sistêmicos específicos para o tratamento dessas informações, c o m o o b j e t i v o d e s i m p l i f i c a r e g a r a n t i r a conformidade na entrega da escrituração ao fisco.
7. GESTÃO DOS PAGAMENTOS EXTEMPORÂNEOS
Eventos extemporâneos, também conhecidos como eventos fora do prazo ou eventos impróprios, ocorrem quando a data do envio de um evento ocorre fora da ordem cronológica de sua ocorrência.
Assim, o envio de um evento extemporâneo poderá ser rejeitado desde que seja mantida a coerência fática no encadeamento dos eventos. Ou seja, os eventos devem ser enviados em uma ordem sequencial para que sejam recepcionados e validados.
As regras para eventos extemporâneos estão em produção no eSocial desde Abril de 2018. Para que o sistema aceite um evento extemporâneo é preciso atentar para os procedimentos específicos para esse tipo de evento.
Inalterabilidade dos cálculos totalizadores após a recepção dos eventos S-5001 e S-5002
Os eventos S-5001 - Informações das contribuições sociais por trabalhador - e S-5002 - Imposto de Renda Retido na Fonte por trabalhador - não são aplicáveis ao contribuinte, pois são eventos de retorno do ambiente nacional do eSocial.
S - 5 0 0 1 : p a r a c a d a e v e n t o d e R e m u n e r a ç ã o transmitido pelo contribuinte e recepcionado no ambiente nacional do eSocial após as devidas validações;
S-5002: para cada evento de Pagam ento de Rendimentos do Trabalho transmitido pelo contribuinte e recepcionado no ambiente nacional do eSocial após as devidas validações.
Preservação da integridade referencial
Integridade referencial assegura que todas as inter- relações entre eventos (tabelas) propostos no sistema sejam mantidas, certificando que as informações permanecerão sadias.
Fechamento da folha (Reaplicação da regra)
Para a recepção de um evento extemporâneo, o sistema aplica a regra do Fechamento da Folha de Pagamento por todo o período atingido por aquele evento. Desta forma, se o evento extemporâneo impossibilitar o fechamento do mês, este será recusado. Assim, a folha deve ser reaberta para que seja efetuado as devidas mudanças.
Dissídios Coletivos fora do Prazo
Os dissídios normalmente são aplicados em uma determinada data base. Entretanto, sua publicação pode ocorrer em data posterior, sendo essa situação prevista no eSocial.
Assim, no envio das informações de pagamentos retroativos, em observância a dissídios coletivos, devem ser aplicadas as regras para preenchimento do campo {infoPerAnt} do evento S-1200 ou do evento S- 2299 (Desligamento) - é a competência em que ocorreu a obrigatoriedade do pagamento.
Se o dissídio foi publicado na competência do desligamento e o pagamento retroativo for feito nessa competência, deve ser usado o campo {infoPerAnt} do evento S-2299.
Todavia, se o dissídio foi publicado em competência posterior ao desligamento, mesmo se referindo a c o m p e t ê n c i a s a n t e r i o r e s a e s s e m o m e n t o , o desligamento não precisa ser retificado, já que não houve qualquer erro em suas informações. Neste caso, o pagamento deverá ser informado pelo campo {infoPerAnt} do evento S-1200, referente à competência em que o dissídio foi publicado.
Recomendação
Para minimizar os impactos de pagamentos realizados fora do mês, recomendamos que as empresas efetuem o mapeamento de todos os pagamentos a serem realizados no âmbito do eSocial e identifiquem principalmente os que ocorram fora do mês.
Outra ação recomendada é o estabelecimento de controles internos visando evitar ocorrência de possíveis desvios realizados por meio desses eventos.
8. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES DE SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO - SST
Atualmente, todas empresas que possuem trabalhadores contratados pelo regime da CLT - Consolidação das Leis do Trabalho - são obrigadas a elaborar e implementar o PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - e o PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.
Ambos os programas são obrigatórios para qualquer empresa estabelecida no Brasil, não importando o tamanho e nem a quantidade de empregados contratados.
Assim, os programas PPRA e PCMSO foram instituídos visando a promoção da saúde e da segurança do trabalhador no ambiente de trabalho, bem como a redução de riscos de acidentes e prejuízos para a saúde do trabalhador.
Para uma boa gestão de SST, uma empresa precisa elaborar e implementar os programas de PPRA e de PCMSO. No entanto, sabemos que apenas um reduzido número de empresas elaboram esses programas e, mais raro ainda, são as que implementam os programas de forma sistêmica.
Esse cenário está prestes a sofrer uma revolução por conta do projeto, pois o eventos de SST são de envio obrigatório ao eSocial e finalizam a quarta e última fase de implementação do projeto, com obrigatoriedade de início de envio em Janeiro/2019 para todas as empresas.
No cenário que antecede a implementação do eSocial, a i n d a é c o m u m q u e a s e m p r e s a s a d m i t a m t r a b a l h a d o r e s s e m a r e a l i z a ç ã o d o s e x a m e s obrigatórios antes da contratação. Algumas empresas, visando a regularização, realizam os exames posteriormente a contratação, com datas retroativas.
Entretanto, é altamente recomendável que essa prática não seja mais realizada após a implantação do eSocial, já que o sistema obrigatoriamente exigirá informações do ASO - Atestado de Saúde Ocupacional - e de outros exames complementares nos eventos de admissão de novo trabalhador.
Consequência
Uma gestão ineficiente dos processos que envolvam Segurança e Saúde do Trabalhador, principalmente em relação à implementação da rotina de realização de exames periódicos para admissão ou retorno ao trabalho, ou ainda referente à mudança de função, tem sido objeto de aplicação de multas pelo MTB - Ministério do Trabalho - e a cada ano tornam-se mais numerosas e frequentes.
Essa situação demonstra o descaso com que as empresas lidam com esses eventos. É preciso muito cuidado, pois com o advento do eSocial, o MTB terá em suas mãos um instrumento muito mais eficaz para f i s c a l i z a r . A s s i m , i n f o r m a ç õ e s p r e s t a d a s incorretamente ou não prestadas, podem acarretar na aplicação de infrações automáticas pelo MTB.
Recomendação
As empresas devem preocupar-se com a segurança e a saúde de seus trabalhadores, pois eles constituem o patrimônio humano. Precisam estabelecer controles internos fundamentados em rotinas sistêmicas para padronização das rotinas de controle e gestão dos exames médicos ocupacionais minimizando ou reduzindo o impacto de aplicação de sanções por erro ou omissão de informação.
9. GESTÃO DOS SISTEMAS DE TI PARA ESOCIAL
Desde sua instituição, em Dezembro de 2014, por meio da publicação do Decreto 8373/2014, até a sua efetiva implantação iniciada em Janeiro/2018, o projeto do eSocial passou por diversas atualizações em seus ambientes ou em seus leiautes e esquemas XSD que definem as regras de validação dos arquivos XML.
O eSocial inovou o cenário de prestação de informações das obrigações trabalhistas e previdenciárias, pois promete simplificar processos e diminuir a incidência de erros nos cálculos do FGTS e demais tributos incidentes sobre as remunerações dos trabalhadores.
Assim, é de suma importância o envolvimento de TI na gestão mais rigorosa dos sistemas do eSocial, desde a customização do ERP ou na contratação de novas soluções para o correto envio da obrigação. Ou ainda estabelecendo políticas para atualização dos sistemas para que possam acompanhar a evolução da atualização do leiaute ou dos esquemas XSD, já que, por exemplo, uma falta de atualização do sistema ou um determinado erro originado no ERP e ainda não tratado na origem pode complicar ou impedir o envio do eSocial.
Recomendação
A fim de que seja realizada uma gestão mais efetiva dos sistemas da empresa para atendimento do eSocial, recomendamos a realização de um mapeamento de todas as soluções sistêmicas utilizadas bem como a implantação de um plano de ação para garantir a atualização constante dos sistemas.
Além disso, é importante a definição de um processo para contratação de novas soluções no atendimento do projeto, priorizando a definição de requisitos administrativos e técnicos da solução a ser adquirida visando a conformidade dos processos junto ao eSocial.
10. GESTÃO DE COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO DO eSOCIAL.
O eSocial traz diversas melhorias para os trabalhadores, como a concessão de benefícios de forma mais rápida e a maior rigidez no controle das regras de saúde e segurança do trabalho em relação ao empregador.
O projeto também garante maior segurança e transparência jurídica, pois os empregados tendem a sentir-se protegidos trabalhando em uma empresa usuária do sistema. Essa é uma garantia de respeito aos seus direitos, o que aumenta o índice de satisfação dos colaboradores e reduz o número de questões trabalhistas, pois a tendência é que o trabalhador tenha uma maior garantia no recebimento dos seus direitos.
De fato, para que os trabalhadores possam se beneficiar do eSocial é preciso fazê-los entender a importância do projeto e engajá-los a manter os seus dados cadastrais atualizados junto ao RH.
Com o propósito de conscientização da importância do projeto, recomendamos a criação de um plano de comunicação direcionado aos empregados.
O plano ao mesmo tempo serve de canal de divulgação dos benefícios do projeto para os trabalhadores, e também estabelece os alicerces de uma nova cultura voltada para a conformidade das informações junto ao eSocial.
Como resultado, a realização da gestão da comunicação no e-Social é de fundamental importância para o sucesso do projeto em sua empresa. Para vencer as barreiras da comunicação no projeto do e-Social os gestores devem:
Definir que tipo de informação e quem deverá receber tais informações em cada uma das áreas do projeto;
Utilizar uma linguagem clara e objetiva para todos os assuntos do e-Social, a fim de facilitar o entendimento das informações;
Evitar enviar mensagens com termos muito técnicos;
Fazer apresentações sobre o e-Social com espaço para perguntas durante as apresentações;
Criar canais para esclarecimento de dúvidas sobre o eSocial.
CONCLUSÃO
O eSocial é uma forma totalmente nova dos empregadores prestarem ao governo as informações trabalhistas e previdenciárias decorrentes das relações de emprego.
Essa nova forma de escrituração exige que a empresa tenha o controle das informações obrigatórias exigidas pelo projeto.
Nesse sentido, é fundamental que as empresas invistam na remodelagem dos atuais processos que suportam as rotinas do RH, de modo que as informações não sejam enviadas erroneamente ou, ainda, fora do prazo. Tendo em vista que colocaria a empresa na mira de possíveis fiscalizações da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal ou do Ministério do Trabalho.
Em outras palavras, a adequação aos processos permitirá que as empresas atendam o eSocial em sua completude e, desta forma, poderão beneficiar-se da tão sonhada simplificação tributária.
Sócia e diretora do Portal Sped Brasil e serviços;
Mestre em Ciências Contábeis pela PUC/SP;
15 anos na área fiscal e tributária;
Desde 2006 representando empresas no projeto piloto do SPED;
