Introdução à Auditoria
Profª. Ana Cristina Pereira
Elementos de controle
Os elementos de controles internos podem ser conceituados como:
- Plano de organização;
- Sistemas de autorização e procedimentos
de registro;
Plano de organização
O plano de organização é representado
normalmente pelo organograma e
complementado pelas diretrizes da
administração e manuais de
procedimentos; deve levar em
consideração o seguinte:
- Conservar linhas de responsabilidade e autoridade claramente definidas. Nesse caso, é fundamental que a definição de normas e procedimentos seja feita através de manuais internos.
- Que haja adequada independência entre
os departamentos, seções e funcionários em todos os aspectos referentes à autorização, execução e controle, bem como nos relativos à custódia dos ativos. Essa característica não surgirá apenas de um organograma bem definido, mas de procedimentos detalhados para cada operação.
Exemplo: Para uma transação de vendas seria necessário:
- O registro pela contabilidade;
- A autorização de venda pelo departamento
de vendas. A aprovação do crédito pelo departamento de crédito;
- A entrega da mercadoria pela expedição;
Sistemas de autorização e procedimentos de registros
Os sistemas de autorização e procedimentos de registros compreendem:
a) Planos de contas e manuais de procedimentos que esclareçam dúvidas sobre o registro dos dados e que facilitem a elaboração de demonstrações e outras informações financeiras de uso interno e externo;
b) Existência de normas escritas e organizadas, bem como de manuais de procedimentos e fluxogramas;
c) Separação de cada transação em etapas, de forma que nenhum indivíduo possa controlá-la integralmente;
d) Registros e formulários adequados, que levem em consideração aspectos, tais como: simplicidade de entendimento, facilidade de preenchimento e organização dos dados.
Utilização de pessoal adequado
O funcionamento apropriado de um sistema de controle interno depende não apenas de um planejamento da organização e de procedimentos e diretrizes adequados, mas também e principalmente da escolha de funcionários aptos e experientes, e de pessoal capaz de cumprir os procedimentos
estabelecidos, de forma eficiente e
Para a obtenção e a manutenção de pessoal íntegro e qualificado, devem-se abranger as seguintes etapas:
a) Procedimentos que garantam a
contratação de pessoal de qualidade;
b) Treinamento e capacitação constante
para manter a motivação;
c) Avaliação de desempenho, rodízio
periódico de funções e adequada política de remuneração.
Levantamento (conhecimento) e avaliação dos controles internos
As empresas, para atingirem seus objetivos, agrupam e organizam, de forma lógica, uma série de funções necessárias para a realização de tarefas.
Esse agrupamento resulta no
estabelecimento de uma série de rotinas que são conhecidas como sistemas. Exemplos:
- Compra de suprimentos;
- Vendas e cobranças;
- Controle e remuneração de pessoal;
- Pagamentos e recebimentos etc.
O sistema de controle interno objetiva
assegurar que os procedimentos
anteriormente definidos estejam
Para avaliar o sistema de controle interno de uma rotina operacional, é necessário, em primeiro lugar, conhecer o funcionamento do sistema.
Esse conhecimento pode ser obtido através da leitura de manuais de procedimentos da empresa auditada ou, o que é mais comum, mediante entrevistas com o responsável pela operação.
Uma descrição do sistema deve ser arquivada nos papéis de trabalho para servir de consulta nos trabalhos seguintes e para evidenciar o trabalho realizado. Essa descrição pode ser feita através de fluxogramas ou de forma narrativa.
Após tomarmos conhecimento do funcionamento do sistema, torna-se necessário proceder à avaliação do mesmo. Para auxiliar nessa avaliação, os auditores utilizam questionários previamente desenvolvidos chamados de Questionário de Avaliação e Controles Internos, que deve ser adaptado às características de cada empresa.
O questionário é desenvolvido de forma que qualquer resposta “não” às questões formuladas possa ser indício de problemas de controle interno e necessitará de explicações e trabalhos complementares.
Como exemplo, apresentamos a seguir um modelo de Questionário de Avaliação de Controles Internos da área de compras.
Questionário de Avaliação de Controle Internos Sim Não Observações
Função I – Cadastro de Fornecedores
A empresa mantém um cadastro atualizado de fornecedores?
É feita análise do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores?
É efetuada análise de custo das compras de fornecedores nacionais e estrangeiros?
É feita análise quando à entrega de produtos com as especificações técnicas requeridas? É mantida análise quanto à exclusividade (dependência) de fornecedores?
O cadastro tem sido atualizado periodicamente?
Foi analisado o custo benefício da manutenção do cadastro?
Questionário de Avaliação de Controles internos Sim Não Observações
Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para o Cadastro de Fornecedores? Estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?
Função II – Compra (origem e escolha do fornecedor)
Nas compras, são analisados os relatórios de planejamento das necessidades de materiais e/ou relatórios de insuficiência nos estoques?
As demais compras são suportadas por requisições devidamente aprovadas por pessoas autorizadas? As aprovações estão formalizadas em manual de assinaturas autorizadas?
É feita uma verificação prévia para assegurar que o material a ser comprado está de acordo com as especificações solicitadas?
Somente são contatados os fornecedores cadastrados?
Questionário de Avaliação de Controles internos Sim Não Observações
O fornecedor escolhido é aquele que melhor atende às necessidades da empresa?
A emissão do pedido de compra tem sido aprovada para o fornecedor que melhor atende ás necessidades da empresa?
Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para a função de compras (origem e escolha do fornecedor)?
Os manuais estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?
Função III – Recebimento de material e/ou serviços
Existe um ponto central para recebimentos em cada fábrica ou localidade?
Todas as mercadorias, materiais e suprimentos precisam passar, necessariamente, por esse ponto central?
Foram estabelecidas cópias dos pedidos de compras para a seção de Recebimento para confrontar com as mercadorias recebidas?
Questionário de Avaliação de Controles internos Sim Não Observações
As quantidades de mercadorias recebidas são confrontadas com as quantidades mencionadas na nota fiscal?
São preparados relatórios de recebimentos assinados para todas as mercadorias recebidas?
Os produtos sujeitos a controle de qualidade são inspecionados?
O almoxarifado confere novamente as quantidades com o Relatório de Recebimento para efetuar o registro em seus controles?
O acesso aos pontos de recebimento, aos formulários vitais (relatórios de recebimento e arquivo de pedidos de comprar) é permitido somente a funcionários autorizados?
Existem manuais de políticas e procedimentos específicos de materiais e/ou serviços?
Estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?
Questionário de Avaliação de Controles internos Sim Não Observações
As notas fiscais dos fornecedores são enviadas ao setor fiscal para registro?
Posteriormente, são enviadas para a contabilidade juntamente com Relatório de Recebimento para os registros contábeis?
Existe diário auxiliar de compras ou similares?
Esses diários são conciliados periodicamente com os registros fiscais?
Há algum controle na contabilidade que permita apurar os saldos pendentes de a pagamento?
Esses saldos são conciliados com o razão?
Os impostos contabilizados são conciliados periodicamente com os livros fiscais?
O acesso às áreas fiscal e contábil, formulários vitais (nota fiscal, fichas, razão etc.) é permitido somente a funcionários autorizados?
Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para o registro fiscal e contábil das notas fiscais (faturas de fornecedores)?
Questionário de Avaliação de Controles internos Sim Não Observações
Estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?
Função V - Desembolso
São os comprovantes adequadamente conferidos e aprovados para pagamento por uma pessoa responsável?
O Diário Auxiliar de Pagamentos é conciliado periodicamente com as posições bancárias?
Os saldos pendentes no arquivo de Contas a Pagar são listados periodicamente e conciliados com os saldos de fornecedores não razão?
O acesso à área de Contas a Pagar e formulários vitais é permitido somente a funcionários autorizados?
Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para Contas a Pagar e registro de pagamento?
Teste de cumprimento das normas internas
Após revisar e avaliar os procedimentos de controle interno e tendo concluído que tais procedimentos são adequados e vigoraram durante todo o período sob exame, o auditor deve testar esses procedimentos.
Para testar esses controles, são aplicados os chamados testes de observância ou de cumprimento, com o objetivo de:
- Confirmar nosso conhecimento sobre os
controles;
- Confirmar seu funcionamento na prática;
- Descobrir eventuais falhas em seu
funcionamento e o efeito desta sobre as demonstrações contábeis;
- Demonstrar se o sistema é capaz de
fornecer informações adequadas para o sistema de informações gerenciais.
Para a realização dos testes de auditoria são utilizados Programas de Auditoria.
Programa de Trabalho
Descrição Referência Auditor / Data
I – OBJETIVOS DA AUDITORIA: os objetivos de auditoria relativos ao Ciclo de Vendas são:
1) Determinar que os procedimentos contábeis e de
controle interno são suficientes para permitir a correta apuração sobre Vendas, Contas a Receber, Recebimentos e Apropriação das Receitas, de acordo com os princípios fundamentais de Contabilidade.
II – ESCOPO DO TRABALHO:
O programa de trabalho está encaminhado para verificar a aderência dos pontos fortes do sistema, descritos na guia de avaliação do controle interno do ciclo, como controles praticados durante o processamento do sistema, e determinar a ocorrência de erros originados pelos pontos fracos ou falta de controles.
Com base no conhecimento do sistema e resultado da avaliação do controle interno, que indicam a adequação do sistema, o escopo básico de nosso teste será o exame das principais operações fluxografadas, isto é, daquelas operações que foram base para a avaliação do sistema e demais procedimentos nelas compreendidos.
Quanto à exceção de nossos testes, selecionaremos aleatoriamente 30 processos de venda ocorridos durante o período de janeiro a outubro de 19X2.
III – PROCEDIMENTO DE AUDITORIA:
Nota – qualquer verificação de erros ocorridos nas operações examinadas deve ser imediatamente comunicada ao encarregado do trabalho, para análise dos riscos envolvidos e determinação de procedimentos alternativos.
1) Conforme definição no escopo de auditoria, selecione 30 processos de vendas com base no arquivo do Depto de Vendas, relacionando-os em papel específico com os seguintes dados:
Nome do cliente, número, data e valor do pedido, número, data e valor da nota fiscal e número, valor e vencimento da duplicata.
2) Verifique se os pedidos estão assinados pelos compradores, conferindo a assinatura destes com o cadastro de clientes.
3) Confira os cálculos do pedido e preços das mercadorias com a tabela de preços vigente na época.
4) Examine o registro e baixa dos pedidos, no registro de pedidos do Depto de Vendas, atentando para a adequacidade dos dados.
5) Verifique se os pedidos de vendas foram aprovados quanto ao crédito, para faturamento.
Programa de Trabalho
Descrição Referência Auditor / Data
I – OBJETIVOS DA AUDITORIA: os objetivos de auditoria relativos ao Ciclo de Vendas são:
1) Determinar que os procedimentos contábeis e de
controle interno são suficientes para permitir a correta apuração sobre Vendas, Contas a Receber, Recebimentos e Apropriação das Receitas, de acordo com os princípios fundamentais de Contabilidade.
II – ESCOPO DO TRABALHO:
O programa de trabalho está encaminhado para verificar a aderência dos pontos fortes do sistema, descritos na guia de avaliação do controle interno do ciclo, como controles praticados durante o processamento do sistema, e determinar a ocorrência de erros originados pelos pontos fracos ou falta de controles.
Com base no conhecimento do sistema e resultado da avaliação do controle interno, que indicam a adequação do sistema, o escopo básico de nosso teste será o exame das principais operações fluxografadas, isto é, daquelas operações que foram base para a avaliação do sistema e demais procedimentos nelas compreendidos.
Quanto à exceção de nossos testes, selecionaremos aleatoriamente 30 processos de venda ocorridos durante o período de janeiro a outubro de 19X2.
III – PROCEDIMENTO DE AUDITORIA:
Nota – qualquer verificação de erros ocorridos nas operações examinadas deve ser imediatamente comunicada ao encarregado do trabalho, para análise dos riscos envolvidos e determinação de procedimentos alternativos.
1) Conforme definição no escopo de auditoria, selecione 30 processos de vendas com base no arquivo do Depto de Vendas, relacionando-os em papel específico com os seguintes dados:
Nome do cliente, número, data e valor do pedido, número, data e valor da nota fiscal e número, valor e vencimento da duplicata.
2) Verifique se os pedidos estão assinados pelos compradores, conferindo a assinatura destes com o cadastro de clientes.
3) Confira os cálculos do pedido e preços das mercadorias com a tabela de preços vigente na época.
4) Examine o registro e baixa dos pedidos, no registro de pedidos do Depto de Vendas, atentando para a adequacidade dos dados.
5) Verifique se os pedidos de vendas foram aprovados quanto ao crédito, para faturamento.
Regulamentação técnica
As normas relativas a avaliação e teste do controle interno estão definidas nas seguintes normas:
NBC TA 315 – Identificação e Avaliação dos Riscos de Distorção Relevante por meio do Entendimento da Entidade e do seu Ambiente.
NBC T 16 – Controle interno (setor público)
NBC TA 265 – Comunicação de Deficiências de Controle Interno.
A NBC TA 315 apresenta apêndice definindo os Componentes do controle interno que devem ser observados pelo auditor.
