O objetivo principal do trabalho foi propor um modelo de gestão de benefícios dos investimentos em sistemas e tecnologias de informação, num organismo da administração pública. Em concreto, pretendia-se justificar o racional dos vários projetos de sistema

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(1)Avaliação das competências em Excel: aplicação numa instituição de ensino superior António Martins 1, Raul M. S. Laureano 2 *. 1) Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE-IUL), ADETTI, Lisboa, Portugal António.Martins@iscte.pt. 2) Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE-IUL), UNIDE, Lisboa, Portugal Raul.Laureano@iscte.pt. Resumo Neste trabalho avaliam-se as competências percepcionadas dos colaboradores de uma universidade portuguesa na utilização da folha de cálculo Excel. Tendo por base um questionário com 48 itens, agrupados em 13 dimensões de competências de nível básico e avançado, constatou-se que o grau de domínio desta aplicação é moderado, revelando uma evidente lacuna na organização. Agruparam-se os colaboradores em três níveis de conhecimentos de Excel, fraco, médio e avançado, sendo que nenhum dos grupos apresenta um completo domínio da aplicação em competências fundamentais para aumentar a produtividade no posto de trabalho, existindo mesmo muitos colaboradores com conhecimentos muito reduzidos, apesar de uma utilização generalizada desta aplicação. Esta constatação indica claramente e de forma global a necessidade de reforçar as competências em todas as dimensões analisadas, através de recurso à formação profissional. Constatou-se que o nível de conhecimentos de Excel se relaciona de forma fraca com o nível de utilização da ferramenta e com o tipo de necessidade de formação profissional necessária. Identificou-se ainda uma influência fraca das características demográficas dos colaboradores e da sua antiguidade na organização no nível de conhecimentos percepcionados.. Palavras chave: Gestão de Competências, Folha de Cálculo Excel; Literacia Informática, TIC. 1. Introdução Longe vão os tempos em que os postos de trabalho eram dominados pela lógica Taylorista com reduzidas actividades de forma a obter-se elevados níveis de produtividade. Actualmente os postos de trabalhos suportados em TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação), tornaram-se complexos, com múltiplas tarefas, mas exigindo-se igualmente níveis de produtividade e de qualidade elevados. Se associarmos ao facto da maioria das organizações estarem suportadas inteiramente nas TIC, exige-se que os postos de trabalho sejam ocupados por trabalhadores com elevadas competências na utilização de ferramentas informáticas que suportam o seu posto de trabalho. *. Os autores são apresentados por ordem alfabética, tendo, no entanto, igual importância..

(2) Diversos estudos empíricos têm evidenciado que a aprendizagem das ferramentas foi na maioria dos casos feita de forma informal, sendo muitas vezes “suficiente fazer”, independentemente da forma, ou seja, do nível de produtividade. Por exemplo, Hoffman e Vance [2005] concluem que estudantes universitários do primeiro ano dominam bastante tarefas relacionadas com e-mail, chat (mensagens instantâneas), pesquisas na Internet e com o processador de texto Word, mas que dominam bastante menos tarefas relacionadas com a gestão de pastas em rede e criação e manutenção de páginas de Internet. Paralelamente, identificam que o principal meio para adquirir os conhecimentos é através da auto aprendizagem, o que ocorrem em 10 das 14 tarefas avaliadas. A mesma conclusão foi obtida por Wallace e Clariana [2005]. No seu estudo sobre literacia e competências informáticas dos alunos do ensino superior identificam que os alunos chegam à universidade a saber enviar e-mails, efectuar downloads de músicas e usar mensagens instantâneas, mas apontam para o facto de os empregadores pretenderem recrutar alunos que saibam utilizar os computadores como ferramenta de produtividade para resolver os problemas recorrentes. McLennan e Gibbs [2008] encontraram evidências para afirmar que em 2008 os estudantes universitários eram utilizadores com menos competências percepcionadas em ferramentas de produtividade, como as folhas de cálculo ou as aplicações de gestão de base de dados, do que o eram em 1999. No entanto, os mesmos autores concluem que os alunos em 2008 revelavam maiores conhecimentos e competências de informática, nomeadamente em actividades sociais ligadas à Internet, o que é explicado, em parte, pela massificação da utilização e posse de computadores e também pela aprendizagem no ensino secundário. É também uma constatação que os computadores e as aplicações vão evoluindo a um ritmo bastante acelerado, tornando-se mais sofisticados e mais funcionais. Deste modo, apesar de cada vez mais fáceis de usar, as suas crescentes capacidades e potencialidades resultam numa necessidade constante de formação e de treino, pelo que as competências exigidas também vão sofrendo alterações com o decorrer do tempo [Phillips 2001]. Moore et al. [2002], citam Bourgoyne [1989], que refere que a competência é a capacidade e disponibilidade para desempenhar uma tarefa, isto é, para ser competente não basta ser capaz de realizar uma dada tarefa, mas é também necessário querer fazê-la. Le Boterf [2005] vai ainda mais longe ao referir que a competência existe quando é demonstrada, ou seja, quando um colaborador é capaz de aplicar as suas aptidões ou capacidades na sua actividade profissional e abrange as dimensões do saber agir, poder agir e querer agir. Coloca-se assim a necessidade de formação contínua dos profissionais, aliás prevista no Código do Trabalho português e posterior regulamentação pela Lei 35/2004 (de Portugal), e adequar os planos de formação às verdadeiras necessidades do posto de trabalho e da organização em geral, numa perspectiva de rotação de pessoal. Associado à necessidade de formação encontra-se a necessidade de avaliação de competências, por forma a garantir que o plano de formação seja o mais adequado. Nesta perspectiva são normalmente utilizadas duas técnicas de avaliação, nomeadamente as competências percepcionadas e as competências reais, podendo em ambos os casos a recolha dos dados ser feita por entrevista, questionário ou testes de avaliação. As competências percepcionadas pelos colaboradores de uma organização num determinado software variam em função do empenho individual, do tempo de utilização da ferramenta, do nível de exigência dos serviços e da diversidades das tarefas onde as ferramentas são utilizadas [Lawson et al. 2009]. O saber agir traduz a capacidade para combinar e mobilizar os recursos adequados (conhecimento, saber fazer, redes, entre outros). O querer agir representa a motivação pessoal do indivíduo e, também, o contexto mais ou menos estimulante no qual intervém. Por fim, o.

(3) poder agir refere-se à existência, entre outros, de um contexto, de uma organização do trabalho, de condições sociais que possibilitam a aplicação do saber [Cabral-Cardoso et al. 2006]. Neste contexto, as organizações deparam-se com o problema de avaliar correctamente as competências dos seus colaboradores e, perante os resultados obtidos, definir quais os critérios de selecção da formação mais adequada para reforço de competências, a realizar através de cursos de formação profissional. Muitas vezes, a escolha da acção de formação deriva da percepção que cada um tem da utilização de um software e também das suas competências percepcionadas na utilização dessa ferramenta. O objectivo central deste estudo reside na identificação das necessidades de desenvolvimento de competências em ferramentas de produtividade, nomeadamente do Microsoft Excel, numa grande organização, utilizando instrumentos de avaliação de competências percepcionadas pelos colaboradores e um perfil de competências reconhecido internacionalmente e que se enquadre dentro dos programas de certificação internacional. A abordagem adequada é a adoptada pela própria Microsoft, que em termos de competências em ferramentas Office é globalmente reconhecida como o standard, para demonstrar as capacidades neste ramo das tecnologias de informação [Pierce e Evelyn 2011] [Lambert e Cox 2010]. Para a identificação das competências percepcionadas na ferramenta Excel recorre-se, assim, às dimensões definidas pela Microsoft para avaliar as competências reais e efectivas (skills) dos candidatos à certificação de especialista (MOS - Microsoft Office Specialist), nível mais básico, e de perito (Expert), nível avançado (Figura 1).. Figura 1: Dimensões das competências em Excel. Moore [2002] aponta que nos últimos anos tem surgido a necessidade dos jovens demonstrarem competências, entre outras, em folha de cálculo e em processador de texto, apresentando um certificado que valide os seus conhecimentos nessas ferramentas. Esta constatação vem reforçar a importância de programas de certificação, amplamente reconhecidos. De acordo com as competências avaliadas a organização pretende propor aos seus colaboradores acções de formação profissional que inclua não só aspectos relacionados com a funcionalidade.

(4) da ferramenta, mas também com a sua aplicação na resolução de tarefas do dia-a-dia. O tipo de formação e o método de ensino devem ser definidos de acordo com as características do colaborador e com o tipo de tarefas que este desempenha, podendo ser mais ou menos orientada para a funcionalidade da ferramenta [Gupta e Bostrom 2006] [McGuire 2007]. Para além desta secção introdutória, o artigo tem mais quatro secções. Na secção 2 apresentam-se algumas questões metodológicas, nomeadamente no que se refere ao instrumento de recolha de dados, e definem-se as hipóteses em estudo. Na secção 3 são apresentados os resultados empíricos e termina-se com a secção 4 onde as principais conclusões e implicações são apresentadas.. 2. Metodologia Para a avaliação das competências percepcionadas pelos colaboradores da organização na utilização da folha de cálculo foi necessário definir um instrumento de recolha de dados. O questionário teve por base, essencialmente, os exames para a certificação Microsoft como especialista ou como perito, todos eles em língua inglesa. Paralelamente, complementou-se com a análise de programas de formação profissional, quer de empresas nacionais, quer internacionais, e de bibliografia de referência de Excel, quer em inglês, quer em português. O instrumento utilizado na recolha dos dados tem o intuito de caracterizar as competências em Excel em diferentes dimensões. É, pois, um instrumento de avaliação multidimensional, que inclui 48 itens referentes às 13 dimensões do Excel (Figura 1). Por exemplo, a avaliação das competências relativas à dimensão 2 (introduzir e editar dados) tem em consideração nove itens, entre os quais: “razões pela qual as datas ficam encostadas/alinhadas à esquerda”; “inserir e eliminar linhas e colunas”; “apagar e mover conteúdos de células”; e “encontrar e substituir valores numa folha”. Como a base do instrumento de recolha se encontrava escrito em língua inglesa, foi necessário proceder à sua validação linguística que é definida, de forma estandardizada, em seis fases [Chávez e Canino 2005]: 1) tradução do inglês para o português (por um tradutor com bons conhecimentos de inglês, mas sendo a sua língua materna o português); 2) retroversão (tradução da versão traduzida para inglês, sendo a língua materna do tradutor a inglesa); 3) reunião dos investigadores e os tradutores para acertar pormenores da tradução; 4) reunião com um conjunto de técnicos/especialistas nas ferramentas para correcção de alguns termos utilizados; 5) reunião com utilizadores das ferramentas em ambiente de trabalho para análise de possíveis dificuldades de entendimento da escala; e 6) revisão do texto por um especialista em língua portuguesa para eventuais correcções ortográficas e gramaticais. Assim, solicitou-se a um indivíduo português, não especialista em informática, para traduzir os tópicos constantes dos exames. No caso específico não se procedeu à retroversão visto que a tradução efectuado pelo indivíduo estava de acordo com as expressões utilizadas nos programas de formação e nos livros, tendo-se procedido a pequenos acertos em reunião com o tradutor. Posteriormente pediu-se a um professor universitário de informática que validasse os itens ou sugerisse alterações e apresentou-se o questionário a alguns utilizadores das ferramentas informáticas para avaliar a facilidade de compreensão. Estando tudo correcto considerou-se o instrumento de recolha adequado para avaliar as competências percepcionadas dos utilizadores desta ferramenta informática. Para além do bloco de questões que avalia o grau de domínio da realização de 48 tarefas em Excel, medido numa escala tipo Likert de cinco pontos, de nenhum domínio (1) a completo domínio (5), o questionário contempla mais algumas questões. Por um lado, tem perguntas directas sobre o nível de utilização do Excel, a necessidade de formação percepcionada e o nível de domínio global da aplicação. Por outro, inclui um bloco relacionado com a caracterização demográfica e profissional dos utilizadores..

(5) Este instrumento de recolha foi designado IACP-E (Instrumento de Avaliação de Competências Percepcionadas em Excel) e tem a sua primeira aplicação numa população de 243 colaboradores não docentes da instituição de ensino superior, com diferentes perfis demográficos e profissionais. Os dados foram recolhidos no período de 26/Maio/2011 a 7/Junho/2011, tendo sido disponibilizado um link que dá acesso ao questionário online, de resposta obrigatória e com um único acesso. O link foi divulgado a todos os colaboradores não docentes da instituição, tendo-se controlado a cada dois dias as não respostas e enviado um email para relembrar a necessidade de resposta ao questionário. Sendo o objectivo identificar o tipo de formação profissional adequada a cada colaborador as respostas não poderiam ser anónimas, antes pelo contrário. Com base nas respostas obtidas procede-se à validação psicométrica do instrumento, calculando-se o alpha de Cronbach para cada uma das 13 dimensões de competências definidas. Para que a consistência interna das dimensões seja boa o alpha deverá apresentar valores superiores a 0,7 [Nunnally 1978] [Maroco e Garcia-Marques 2006]. De acordo com estudos anteriores, e tendo por base as respostas dos colaboradores, pretendem-se verificar, em concreto, as seguintes cinco hipóteses: H1) O nível global de domínio do Excel não é elevado, sendo o nível de domínio do Excel básico superior ao nível de domínio do Excel avançado; H2) O nível de domínio do Excel não é semelhante para todos os colaboradores; H3) Existe relação entre o nível de domínio do Excel e o nível de utilização desta ferramenta; H4) Existe relação entre o nível de domínio do Excel e a necessidade de formação percepcionada; H5) Existe relação entre o nível de domínio do Excel e as características demográficas e profissionais dos colaboradores. Para avaliar a hipótese um recorre-se às medidas descritivas, nomeadamente à média e ao desvio-padrão (DP), para quantificar o nível de domínio global de Excel e de cada uma dos seus dois níveis de domínio. Para a verificação da hipótese dois procede-se à definição de grupos de colaboradores de acordo com as suas competências percepcionadas em Excel através de uma análise de clusters. Este tipo de análise visa agrupar os colaboradores em grupos homogéneos, isto é, em grupos de indivíduos que apresentam semelhanças entre si. É adoptado o método de optimização k-means, cujo objectivo é encontrar uma partição de dados tal que minimize o quadrado da distância euclidiana ao centro do cluster, procurando grupos homogéneos [Hair et al. 2010]. Procura-se uma solução de três grupos, um com baixo nível de domínio, outro com nível médio e um terceiro com nível elevado. Esta classificação é usual ao nível de cursos de formação profissional, em que existem programas de nível básico, intermédio e avançado. Assim, a opção por uma solução de três grupos homogéneos tem a justificação na prática corrente ao nível da formação em Excel. Havendo efectivamente três grupos de colaboradores recorre-se a técnicas de estatística descritiva bivariada, nomeadamente a tabelas de contingência e a medidas de associação, para avaliar as três últimas hipóteses [Laureano e Botelho 2010]. Por fim, é de salientar que toda a análise estatística é realizada com recurso ao IBM SPSS Statistics, versão 19..

(6) 3. Análise dos resultados Do universo de 243 colaboradores não docentes da instituição de ensino superior, responderam ao questionário 207, representando 85,2% do universo.. 3.1. Caracterização da amostra A caracterização demográfica dos colaboradores (Tabela 1) revela que a grande maioria (70,5%) é do sexo feminino e que as suas idades variam entre 23 e 62 anos, isto é, variam, no máximo, em 39 anos. A média de idades é de 38,8 anos e a dispersão média em seu torno é de 8,8 anos. Metade dos colaboradores tem, no máximo, 39 anos e 25% têm, no mínimo, 44 anos. A grande maioria dos colaboradores (72,9%) tem idades entre os 30 e os 49 anos e apenas 13,5% está abaixo dos 30 anos. As habilitações tendem a ser elevadas, já que mais de metade (51,9%) tem um grau superior e apenas 10,2% tem habilitação igual ou inferior ao ensino obrigatório (9º ano). Características Sexo. Nº 146. Masculino. 61. 29,5. 207. 100,0. 23 a 29 anos. 28. 13,5. 30 a 39 anos. 88. 42,5. 40 a 49 anos. 63. 30,4. 50 a 62 anos. 28. 13,5. 207. 100,0. 13. 6,3. 8. 3,9. 11º ou 12º ano. 78. 37,9. Bacharelato/Licenciatura. 88. 42,7. Mestrado/Doutoramento. 19. 9,2. 206. 100,0. Total Escalão etário. Total Habilitações literárias. %. Feminino. Máximo 6ª ano 9º ano. Total. 70,5. Tabela 1: Caracterização demográfica dos colaboradores. Em relação à situação profissional dos colaboradores (Tabela 2) verifica-se que há cerca de seis colaboradores sem função de chefia por cada colaborador que exerce um cargo de chefia. Quanto à antiguidade na organização, 27% dos colaboradores estão, no máximo, há dois anos na organização. Com mais de 10 anos “de casa” estão 41,1% dos colaboradores e quase um em cada 4 estão há mais de 15 anos. Características Função de chefia. Nº. %. Não. 178. 86,0. Sim. 29. 14,0. Total Antiguidade. 207. 100,0. Menos de 1 ano. 41. 19,8. 1 a 2 anos. 15. 7,2. 3 a 4 anos. 32. 15,5. 5 a 7 anos. 17. 8,2. 8 a 10 anos. 17. 8,2. 11 a 15 anos. 37. 17,9. Mais de 15 anos Total. 48. 23,2. 207. 100,0. Tabela 2: Caracterização profissional dos colaboradores.

(7) 3.2. Avaliação de competências A aferição de conhecimentos percepcionados tem por base um conjunto de 48 tarefas, em que os colaboradores avaliaram o seu grau de domínio na escala de 1 – nenhum domínio a 5 – completo domínio. Estes itens foram agrupados em 13 dimensões de acordo com os programas de certificação da Microsoft. Todas as dimensões com mais do que um item apresentaram uma consistência interna razoável ou boa (o alpha de Cronbach mais baixo foi de 0,78) As oito primeiras dimensões referem-se a conhecimentos básicos (nível de formação básica) e as restantes cinco à formação avançada (Tabela 3). Nos dois níveis os conhecimentos não são elevados, sendo as médias de 2,83, para o básico, e ligeiramente mais baixa para o avançado (2,05). No global das 13 dimensões a média é de 2,47, valor inferior ao ponto central da escala (3). Como era de esperar, nas últimas dimensões observa-se que as médias registam os valores mais baixos, tendo a utilização das tabelas dinâmicas e das macros médias inferiores a 2. No global a maior parte das dimensões apresentarem valores inferiores a 3, variando a média entre 1,73 (DP=0,96) para a gravação de macros (item 12 do avançado) e 3,80 (DP=1,32), para a formatação de células (item 3 do básico).. Dimensões. Itens. Alpha Média. DP. Mín. P25. P50. P75. Max. 1. Gerir o ambiente de trabalho. 3. 0,78. 2,62. 1,07. 1,00. 1,67. 2,67. 3,33. 5,00. 2. Introduzir e editar dados. 9. 0,91. 3,12. 0,98. 1,00. 2,56. 3,22. 3,89. 5,00. 3. Formatar células. 1. NA. 3,80. 1,32. 1,00. 3,00. 4,00. 5,00. 5,00. 1. NA. 2,83. 1,45. 1,00. 1,00. 3,00. 4,00. 5,00. 4. Gerir folhas. 10. 0,96. 2,56. 1,09. 1,00. 1,80. 2,40. 3,30. 5,00. 6. Inserir gráficos e outros objectos. 1. NA. 2,93. 1,30. 1,00. 2,00. 3,00. 4,00. 5,00. 7. Gerir e partilhar dados. 1. NA. 2,79. 1,39. 1,00. 2,00. 3,00. 4,00. 5,00. 0,91. 2,76. 1,26. 1,00. 1,67. 3,00. 3,67. 5,00. 5. Inserir fórmulas e funções. 8. Analisar tabelas de dados. 3. Total básico. 29. 0,98. 2,83. 9. Gerir e partilhar livros. 3. 0,78. 2,72. 0,94. 1,00. 2,33. 2,67. 3,33. 5,00. 10. Inserir fórmulas e funções avançadas. 5. 0,92. 2,21. 1,05. 1,00. 1,20. 2,00. 2,80. 5,00. 7. 0,95. 1,83. 0,88. 1,00. 1,00. 1,57. 2,29. 5,00. 12. Gravar macros de comandos. 3. 0,97. 1,73. 0,96. 1,00. 1,00. 1,33. 2,00. 5,00. 13. Editar código em VBA. 1. NA. 1,81. 1,01. 1,00. 1,00. 1,00. 2,00. 5,00. Total avançado. 19. 0,97. 2,05. Total Excel. 48. 0,98. 2,47. 11. Aplicar tabelas dinâmicas e tendências. Tabela 3: Dimensões do conhecimento de Excel. Na Tabela 4 são apresentados os coeficientes de correlação linear entre as dimensões do conhecimento de Excel, sendo a relação mais fraca entre formatar células e gravar macros (Pearson = 0,220) e a mais elevada entre inserir fórmulas e funções e inserir fórmulas e funções avançadas (Pearson = 0,890). Os resultados encontrados dão suporte estatístico à hipótese um (H1), isto é, verifica-se a existência de competências não muito elevadas no global da aplicação, sendo ainda mais baixas ao nível do Excel avançado..

(8) 1. Gerir o ambiente de trabalho 1. Gerir o ambiente de trabalho. 2. Introduzir e editar dados. 1,000. 2. Introduzir e editar dados. 3. Formatar células. 4. Gerir folhas. 5. Inserir 6. Inserir 7. Gerir e 8. Analisar 9. Gerir e 10. Inserir 11. Aplicar 12. Gravar 13. Editar fórmulas e gráficos e partilhar tabelas de partilhar fórmulas e tabelas macros de código em funções outros dados dados livros funções dinâmicas e comandos VBA objectos avançada tendências s 0,843 0,712 0,719 0,781 0,812 0,778 0,739 0,629 0,643. 0,846. 0,641. 0,654. 1,000. 0,825. 0,659. 0,821. 0,727. 0,710. 0,791. 0,871. 0,727. 0,621. 0,514. 0,512. 1,000. 0,583. 0,617. 0,685. 0,540. 0,625. 0,696. 0,478. 0,322. 0,220. 0,274. 3. Formatar células 4. Gerir folhas. 1,000. 5. Inserir fórmulas e funções. 0,662. 0,594. 0,505. 0,770. 0,606. 0,566. 0,508. 0,388. 0,410. 1,000. 0,734. 0,713. 0,810. 0,794. 0,890. 0,765. 0,630. 0,650. 6. Inserir gráficos e outros objectos. 1,000. 7. Gerir e partilhar dados. 0,628. 0,636. 0,654. 0,619. 0,507. 0,392. 0,428. 1,000. 0,611. 0,685. 0,631. 0,538. 0,458. 0,435. 8. Analisar tabelas de dados. 1,000. 9. Gerir e partilhar livros. 0,744. 0,719. 0,622. 0,506. 0,506. 1,000. 0,745. 0,705. 0,635. 0,604. 10. Inserir fórmulas e funções avançadas. 1,000. 11. Aplicar tabelas dinâmicas e tendências. 0,813. 0,724. 0,737. 1,000. 0,838. 0,829. 12. Gravar macros de comandos. 1,000. 13. Editar código em VBA. 0,835 1,000. Todas as correlações são significativas para 0,01 (N=207). Tabela 4: Coeficientes de correlação linear entre as dimensões do conhecimento de Excel. No entanto, quando os colaboradores avaliam o seu nível percepcionado de domínio da utilização da folha de cálculo, medido igualmente numa escala de 1 (nenhum) a 5 (completo), verifica-se que este é relativamente mais elevado do que quando analisado tarefa a tarefa, já que 45,5% indicaram ter, no máximo, conhecimentos de nível 3 contra 54,5% dos colaboradores que consideraram que dominam a aplicação (resposta de 4 ou 5). Com base nas 13 dimensões de conhecimentos em Excel realizou-se uma análise de clusters, pelo método de optimização k-means, com o objectivo de agrupar os colaboradores em três níveis de conhecimentos: Fraco, Médio e Elevado (Tabela 5).. Nível conhecimentos Fraco. Médio. N=70 (33,8%) 1. Gerir o ambiente de trabalho 2. Introduzir e editar dados 3. Formatar células 4. Gerir folhas 5. Inserir fórmulas e funções 6. Inserir gráficos e outros objectos 7. Gerir e partilhar dados 8. Analisar tabelas de dados 9. Gerir e partilhar livros 10. Inserir fórmulas e funções avançadas 11. Aplicar tabelas dinâmicas e tendências 12. Gravar macros de comandos 13. Editar código em VBA. Elevado. N=109 (52,7%). N=28 (13,5%). Média 1,60 2,12 2,56 1,46 1,49 1,67 1,60 1,56. DP 0,57 0,74 1,35 0,67 0,45 0,86 0,86 0,63. Média 2,83 3,41 4,34 3,28 2,81 3,33 3,08 3,06. DP 0,63 0,49 0,75 1,20 0,70 0,90 1,12 0,89. Média 4,36 4,45 4,79 4,54 4,27 4,54 4,64 4,62. DP 0,53 0,41 0,42 0,58 0,60 0,51 0,56 0,52. 1,82 1,32 1,19 1,19 1,20. 0,66 0,43 0,32 0,41 0,44. 2,97 2,36 1,85 1,71 1,83. 0,55 0,76 0,64 0,74 0,80. 4,02 3,90 3,33 3,19 3,29. 0,63 0,75 0,81 1,21 1,21. Tabela 5: Caracterização dos níveis de conhecimento - Excel. O grupo com nível de conhecimento fraco representa 33,8% (N=70) do total dos colaboradores e apresentam baixos níveis de conhecimentos em todas as dimensões, variando as médias de domínio de utilização básico (itens 1 a 8) entre 1,46 (DP=0,67), para gerir folhas, e 2,56 (DP=1,35), para a formatação de células. O grupo com conhecimentos médios constitui o maior grupo com 109 elementos (52,7%) e mostram ter conhecimentos médios perto ou acima de 3 nas dimensões básicas (variam entre 2,81 (DP=0,70), para inserir fórmulas e funções, e 4,34 (DP=0,75), para a formatação de.

(9) células), mas muito abaixo de 3 nas dimensões do Excel avançado, sendo a média mais elevada de 2,97 (DP=0,55), para gerir e partilhar livros, e a mais baixa de 1,71 (DP=0,74), para a gravação de macros. Por fim, o grupo com conhecimentos elevados representa apenas 13,5% (N=28) do total de colaboradores e demonstra fortes conhecimentos nas dimensões da formação básica (médias acima de 4) e conhecimentos médios entre 3,19 e 4,02 nas dimensões avançadas. A identificação de três grupos de colaboradores com níveis de competências distintos conduz à não rejeição da hipótese dois (H2).. 3.3. Nível de utilização do Excel e necessidade de formação segundo o nível de conhecimentos A necessidade de utilização do Excel é generalizada já que 86% dos colaboradores diz que necessita utilizar esta ferramenta e 7,7% refere não utilizar mas que necessita, sendo apenas 6,2% os colaboradores que responderam que não sabem, nem interessa ou que desconhecem. A Tabela 6 apresenta a distribuição do nível de utilização do Excel segundo o nível de conhecimentos, sendo os resultados obtidos os expectáveis, nomeadamente os que têm nível de conhecimento fraco 35,7% não utiliza o Excel e nos outros dois níveis de conhecimento a utilização é generalizada.. Utlização de Excel. Nível Não utilizo, nem Não utilizo, mas Não sei o que é interessa necessito conhecimentos Nº. %. Nº. Utilizo. Total. %. Nº. %. Nº. %. Nº. %. Fraco. 3. 4,3. 6. 8,6. 16. 22,9. 45. 64,3. 70. 100,0. Médio. 0. 0,0. 4. 3,7. 0. 0,0. 105. 96,3. 109. 100,0. Elevado. 0. 0,0. 0. 0,0. 0. 0,0. 28. 100,0. 28. 100,0. Tabela 6: Distribuição do nível de utilização por nível de conhecimento - Excel. Por sua vez a Tabela 7, apresenta a distribuição do nível de conhecimentos de Excel segundo o nível da sua utilização, sendo de realçar que dos 178 utilizadores mais de metade (59%) tem conhecimentos médios e apenas 15,7% apresenta elevados conhecimentos.. Utlização de Excel Não utilizo, nem Não utilizo, mas Nível Não sei o que é interessa necessito conhecimentos Nº Fraco. 3. % 100,0. Nº. %. Nº. %. Utilizo Nº. %. 6. 60,0. 16. 100,0. 45. 25,3 59,0. Médio. 0. 0,0. 4. 40,0. 0. 0,0. 105. Elevado. 0. 0,0. 0. 0,0. 0. 0,0. 28. 15,7. 3. 100,0. 10. 100,0. 16. 100,0. 178. 100,0. Total. Tabela 7: Distribuição do nível de conhecimento por nível de utilização - Excel. A existência de uma relação, embora fraca (V de Cramer = 0,336), entre o nível de utilização e o nível de domínio do Excel leva a não rejeitar a hipótese três (H3). Relativamente à necessidade e formação em Excel, 193 (93,2%) colaboradores indicam não ter frequentado nenhuma formação de Excel nos últimos dois anos. Por outro lado, 86% dos colaboradores indicam ter necessidade de formação, a grande maioria formação avançada.

(10) (54,6%). Destaca-se ainda que 13,5% refere ter necessidade de formação à medida e 16,9% considera que a formação base é a mais adequada (Tabela 8).. Característica Formação em Excel. Nº. %. 2. 1,0. Não necessito de formação. 29. 14,0. Formação base. 35. 16,9. 113. 54,6. 28. 13,5. 207. 100,0. Não sei o que é. Formação avançada Formação à sua medida Total. Tabela 8: Distribuição da necessidade de formação - Excel. A Tabela 9 relaciona o nível de conhecimentos com as necessidades de formação indicadas pelos colaboradores. Dos colaboradores com nível fraco 35,7% indicam necessitar de formação base e 48,6% de formação avançada ou à medida. Já os colaboradores com nível médio indicam que pretendem formação avançada (71,6%) ou à medida (11,9%), sendo estes dois tipos de formação a opção de cerca de 83% dos colaboradores. Por fim, os colaboradores com conhecimentos elevados referem que pretendem formação avançada (50%) ou que não necessitam de formação (39,3%).. Necessidade de formação em Excel Não necessito Nível conhecimentos de formação Fraco Médio Elevado. Formação base. Formação avançada. Formação à sua Não sei o que é medida. Nº. %. Nº. %. Nº. %. Nº. %. Nº. 9. 12,9. 25. 35,7. 21. 30,0. 13. 18,6. 2. 9. 8,3. 9. 8,3. 78. 71,6. 13. 11,9. 11. 39,3. 1. 3,6. 14. 50,0. 2. 7,1. %. Total Nº. %. 2,9. 70. 100,0. 0. 0,0. 109. 100,0. 0. 0,0. 28. 100,0. Tabela 9: Distribuição da necessidade de formação por nível de conhecimento - Excel. Por outro lado, os colaboradores que referem necessitar de formação base possuem essencialmente conhecimentos fracos (71,4%). Verifica-se ainda que 81,4% dos que referem necessitar de formação avançada percepcionam conhecimentos médios ou elevados (Tabela 10).. Nível Não sei o que é conhecimentos Nº. %. Necessidade de formação em Excel Não necessito Formação Formação base de formação avançada Nº. %. Nº. %. Nº. %. Formação à sua medida Nº. %. Fraco. 2. 100,0. 9. 31,0. 25. 71,4. 21. 18,6. 13. 46,4. Médio. 0. 0,0. 9. 31,0. 9. 25,7. 78. 69,0. 13. 46,4. Elevado Total. 0. 0,0. 11. 37,9. 1. 2,9. 14. 12,4. 2. 7,1. 2. 100,0. 29. 100,0. 35. 100,0. 113. 100,0. 28. 100,0. Tabela 10: Distribuição do nível de conhecimento por necessidade de formação - Excel. A existência de uma relação entre o tipo de necessidade de formação e o nível de domínio do Excel leva a não rejeitar a hipótese quatro (H4), embora essa relação seja fraca (V de Cramer = 0,373)..

(11) 3.4. Perfil dos colaboradores por nível de conhecimentos A Tabela 11 permite caracterizar os colaboradores incluídos em cada nível de competências quanto ao sexo, idade e habilitações. Verifica-se que à medida que o nível de conhecimentos aumenta a percentagem de colaboradores do sexo masculino é maior, passando de 18,6%, no nível fraco, para 50%, no nível elevado (V de Cramer = 0,218). Quanto ao escalão etário verifica-se que no grupo com conhecimentos elevados a percentagem de colaboradores mais jovens é superior. De facto, neste grupo 75% tem idades entre 23 e 39 anos, enquanto no grupo com conhecimentos fracos a maioria dos colaboradores (65,7%) tem idades entre os 40 e os 62 anos (Spearman = 0,312). Já no que respeita às habilitações verifica-se igualmente uma relação fraca e inversa (Spearman = -0,320) entre estas e os conhecimentos, sendo que 45,7% dos colaboradores com conhecimentos fracos tem o 11ª ou 12º ano, 55,6% dos que têm conhecimentos de nível médio possuem bacharelato ou licenciatura e, finalmente, metade dos colaboradores com conhecimentos elevados têm o 11ª ou 12º ano.. Tabela 11: Distribuição das características demográficas por nível de conhecimento – Excel. Atendendo à Tabela 12 verifica-se que não existe relação entre o exercício de função de chefia e o nível de conhecimentos (V de Cramer = 0,085), sendo que em todos os níveis de conhecimento a grande maioria (mais de 80%) não exerce cargo de chefia. Já no que se refere à antiguidade existe uma relação fraca entre estas duas características (Spearman = 0,258). Os colaboradores com conhecimentos de nível fraco estão há mais de 15 anos na organização (34,3%) ou entre 11 e 15 anos (17,1%). No nível médio a maior parte dos colaboradores está na organização há menos de um ano (27,5%) e no nível de conhecimentos elevado um em cada quatro colaboradores está há menos de um ano na organização, mas 28,6% está entre 11 e 15 anos e 21,4% há mais de 15 anos..

(12) Tabela 12: Distribuição das características profissionais por nível de conhecimento - Excel. Os resultados anteriores levam a não rejeitar a hipótese cinco (H5) de que o nível de conhecimentos e as características demográficas e profissionais estão relacionados, sendo no entanto relações todas elas fracas. No caso do exercício de função de chefia não existe relação.. 4. Conclusões e implicações O presente estudo visou a avaliação das competências percepcionadas dos colaboradores não docentes numa instituição de ensino superior numa das mais importantes ferramentas do Office, o Excel, a partir de um questionário definido para o efeito, o IACP-E (Instrumento de Avaliação de Competências Percepcionadas em Excel). Constatou-se que na instituição o grau de domínio desta aplicação, avaliado em 13 dimensões de competências, é moderado. Esta constatação indica claramente e de forma global a necessidade de reforçar as competências em todas as dimensões analisadas, através de recurso à formação profissional. No entanto, constatou-se que existem três grupos de colaboradores com nível de conhecimentos de Excel diferenciado. Nenhum dos grupos apresenta um completo domínio da aplicação em competências fundamentais para aumentar a produtividade no posto de trabalho, sendo que existem mesmo muitos colaboradores com conhecimentos muito reduzidos. A segmentação por níveis de conhecimentos, baseada na avaliação de competências percepcionadas permite, de certa forma, adequar os programas de formação à diversidade de conhecimentos existentes. No caso em estudo, permitiu a distribuição dos colaboradores por três níveis de formação: básico, intermédio e avançado, respectivamente, para conhecimentos fracos, médios e elevados. Mesmo para os colaboradores que possuem um nível de conhecimento considerado elevado, pode justificar-se a formação, já que apresentam, em média, um grau de domínio entre 3 e 4 nas dimensões de competências de Excel mais avançadas. O tipo de formação a facultar aos colaboradores deverá, igualmente, ter em consideração o nível de utilização do Excel (existem alguns colaboradores que não utilizam esta ferramenta) e o tipo de formação que consideram adequada para as suas necessidades. Por fim, também o perfil demográfico dos colaboradores deverá ser tido em conta na definição do plano e programa de formação, nomeadamente no caso dos conhecimentos mais fracos em que predominam colaboradores com idade mais avançada. Esta investigação apresenta duas grandes limitações. Por um lado, o instrumento de recolha de dados (IACP-E) necessita de validação, quer através da sua aplicação a outras organizações,.

(13) quer através da aplicação a outros grupos profissionais (docentes e alunos) da instituição de ensino superior em análise. Por outro, a literatura reconhece que as competências percepcionadas tendem a ser sobreavaliadas em relação às competências reais, medidas de forma objectiva através, por exemplo, de testes de escolha múltipla. Esta discrepância é mais acentuada no Excel do que no Word [Grant et al. 2009]. No futuro, pretende-se continuar com esta investigação e avaliar se na organização: 1) existe, de facto, uma diferença entre competências percepcionadas e competências reais; e 2) se uma acção de formação profissional se traduz na realidade num aumento das competências. Para o efeito, espera-se realizar testes de avaliação após a aplicação do IACP-E e no início e fim de acções de formação. A importância da realização de testes no início de cursos sobre ferramentas informáticas é apontada por Hindi et al. [2002], destacando-se a possibilidade do conteúdo do curso e dos materiais disponibilizados aos formandos poderem ser adaptados aos conhecimentos demonstrados por estes no teste de avaliação.. 5. Referências Burgoyne, J., “Creating the managerial portfolio: building on competency approaches management development”, Management Education and Development, 20, 1, (1989), 56-61. Cabral-Cardoso, C., C.V. Estêvão e P. Silva, Competências transversais dos diplomados do ensino superior: perspectiva dos empregadores, TecMinho, Guimarães, 2006. Chavez, L. e C. Canino, Toolkit on Translating and Adapting Instruments, Human Services Research Institute e U.S. Department of Health and Human Services, 2005. Grant, D., A. Malloy e M. Murphy, “A Comparison of Student Perceptions of their Computer Skills to their Actual Abilities”, Journal of Information Technology Education, 8, (2009), 141-160. Gupta, S. e R. Bostrom, “End-User Training Methods: What We Know, Need to Know”, SIGMIS-CPR’06, April, (2006), 13-15. Hair, J., W. Black, J. Babin e R. Anderson, Multivariate Data Analysis, 7ª edition, Pearson Prentice Hall, 2010. Hindi, N., D. Miller e C. Wenger, “Computer Literacy: Implications for teaching a college-level course”, Journal of Information Systems Education, 13, 2, (2002), 143-151. Hoffman, M. e D. Vance, “ Computer Literacy : What Students Know and From Whom They Learned It”, SIGCSE’05, (2005), 356-360. Lambert, J., J. Cox, MOS Study Guide for Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook, Microsoft Press, 2010. Le Boterf, Construire les compétences individuelles et collectives : les réponses à 90 questions, 3. ed., Paris: Éditions d’Organisation, 2005. Laureano, R. e M. Botelho, SPSS: o meu manual de consulta rápida, Edições Sílabo, 2010. Lawson, B., K. Baker, S. Powell, e L. Foster-Johnson, “Acomparison of spreadsheet users with different levels of experience”, Omega, 37, (2009), 579-590. Maroco, J. e T. Garcia-Marques, “Qual a fiabilidade do alfa de Cronbach? Questões antigas e soluções modernas?”, Laboratório de Psicologia, 4, 1, (2006), 65-90..

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