ELABORADOR/REVISOR: Felipe Homem, Janaína Cunha e Bruno Lopes
ANÁLISE CRÍTICA e APROVAÇÃO: Josiane Salgado
Data: 22/03/2021 Data: 29/03/2021 Visto: somente no original
1 OBJETIVO
Descrever as atividades realizadas pela área Comercial do setor de Concursos, no que se refere a divulgação da marca, prospecção de clientes, fidelização e fechamento de novos negócios.
1.1 ABRANGÊNCIA
Áreas de Concursos, Comunicação, Financeiro e Assistência Institucional.
2 RESPONSABILIDADE
O Setor Comercial de Concursos é responsável:
- Pela definição dos planos de ação de prospecção de novos negócios; - Pela divulgação dos serviços da área;
- Pelo levantamento de custos e necessidades de serviços de acordo com a solicitação/termo de referência; - Pelo envio de propostas;
- Pelo follow (monitoramento e acompanhamento das propostas enviada);
- Pela conferência de contrato e solicitação de assinaturas até a entrega ao setor de Editais para início das fases editalícias.
3 DESCRIÇÃO
3.1 TIPOS DE SERVIÇO:
A Fundatec conta em seu portfólio a realização de diversos serviços:
- Desenvolvimento e/ou aplicação de diversos modelos de Prova: Teórico-Objetiva, Títulos, Prática, Teste de Aptidão Física, Redação, Discursiva, Peça Processual, Oral, Desempenho Didático;
- Aplicação de avaliações de Personalidade/Perfil: Avaliação Psicológica e Avaliação Psiquiátrica; - Avaliação Diagnóstica (ADF) dos alunos de escolas públicas e privadas;
- Trabalho de impressão de provas – Onde somente fizemos as impressões e entregamos as provas para serem aplicadas sob a responsabilidade dos clientes;
- Aplicação de Provas específicas, como: somente aplicar a Prova Teórico-objetiva, Avaliação Psicológica, TAF, Avaliação Psiquiátrica, Sindicância de Vida Pregressa etc, em que tenha que ser contratado juntamente com a aplicação da Prova Teórico-objetiva;
3.2 TIPOS DE PROVA:
Prova Teórico-objetiva – São provas com questões objetivas, geralmente com 4 ou 5 opções de respostas
e somente uma alternativa correta.
Prova de Títulos – Avaliação da apresentação dos títulos que comprovam Formações Acadêmicas
(Ex.:Doutorado, Mestrado ou Especialização) e/ou de Aprendizagem (cursos de capacitação), bem como experiências profissionais.
Prova Prática – As Provas Práticas têm por objetivo avaliar os candidatos quanto ao conhecimento das
atribuições dos cargos.
Teste de Aptidão Física – O teste consiste na realização de exercícios que avaliem as habilidades físicas
dos candidatos, normalmente são aplicados: teste de corrida, teste de flexão de braços sobre o solo (apoio) e flexão de tronco (resistência abdominal).
Redação/Discursiva – A prova geralmente é composta de uma questão aberta, na qual o candidato
precisa se posicionar a respeito do tema ou uma situação apresentada pela Banca, de acordo com as atribuições do cargo.
Peça Processual – Trata-se de uma prova em que os candidatos, após a análise do enunciado proposto,
em que uma situação jurídica é posta, exige-se a elaboração de uma peça processual (petição inicial).
Prova Oral – Os candidatos serão arguidos por uma Banca, geralmente composta por dois membros, que
farão a análise dos conhecimentos, postura e habilidade em explanar um determinado tema.
Prova de Desempenho Didático – Destina-se a avaliar o candidato quanto ao domínio do assunto e à
adequação da sua abordagem metodológica, consistindo de aula a ser ministrada perante uma Banca Examinadora.
Avaliação Psicológica – Visa identificar o grau de interesse, de conhecimento e de aprendizagem do
candidato em relação às tarefas que desenvolverá, sendo um importante instrumento para a eficácia dos processos seletivos ou por ocasião de transferências e/ou promoções.
Avaliação Psiquiátrica – A avaliação Psiquiátrica consiste na análise da condição de saúde mental dos
candidatos numa perspectiva biopsicossocial
Os padrões de tempo de aplicação, conforme os tipos de provas a serem aplicados está descrito na IT-Conc-27 – Critérios de Tempo de Prova, que podem ser alterados de acordo com os termos de referências.
3.3 ELABORAÇÃO DE PROPOSTA
Usualmente, a elaboração de proposta segue o fluxo demonstrado a seguir:
Quando do recebimento da Solicitação de Proposta/Orçamento, é realizado o registro na Planilha SDP – Unificada. Essa planilha é atualizada eletronicamente, constando as propostas desde o ano de 2015. A partir dos dados levantados, é analisada a viabilidade de participação no envio da proposta ou se será declinada, baseado na estratégia gerencial considerando a modalidade de licitação, valor de referência, etc.
Geralmente, é encaminhado o Edital de Licitação e/ou Termos de Referência, ou ainda um simples por e-mails de negociação, onde constam as informações básicas para a formulação da proposta.
Os custos levantados para execução do Concurso/Processo Seletivo solicitado são registrados na Planilha de Precificação no FDTtest, protegida com acesso individual.
Após o preenchimento dos dados no FDTtest é gerada a planilha de precificação é encaminhado para análise da Gerência e/ou Diretoria, para determinar os percentuais finais e providenciar ajustes, caso sejam necessários. A utilização da ferramenta FDTest está disponível através de tutoriais de vídeo, conforme descrito na ITV-CONC-05 – Tutoriais FDTest.
As propostas validadas são enviadas ao cliente via e-mail, em PDF, ou presencialmente, sendo considerado válida a última versão.
No aceite da proposta (publicação legal, e-mail de confirmação, ata de licitação, entre outros registros), é providenciado a Minuta do Contrato, o qual é revisado pelo Comercial e pela Gerência/Diretoria que registra os valores para acompanhamento financeiro na PE-CONC-18 – Valores de Contratos.
Após revisão e solicitados os ajustes (caso necessário), é feito o preenchimento do FPe-Conc-004 – Resumo de Contrato e aberto o Cadastro Básico de Concursos/Processo Seletivo, no sistema (SIC) que gera um comunicado automático para conhecimento de todas as áreas que poderão ser envolvidas na execução do Concurso/Processo Seletivo, tais como: Comunicação, Financeiro e TI.
Toda a documentação do processo é encaminhada ao Setor de Editais que inicia o contato com o cliente para início da elaboração do Edital de Abertura.
O Setor Comercial é acionado novamente quando, durante a elaboração do Edital de Abertura, há a necessidade de suprimir ou acrescentar serviços, alterando a proposta inicial acordada conforme fluxograma abaixo.
3.4 PSU/RMS – PROCESSO SELETIVO UNIFICADO PARA RESIDÊNCIA UNI E MULTIPROFISSIONAL EM SAÚDE.
O Processo Seletivo Unificado para Residência Uni e Multiprofissional em Saúde é um produto desenvolvido pela FUNDATEC que tem como objetivo realizar a 1ª etapa de seleção para os programas de saúde das instituições participantes. Essa etapa consiste na aplicação de uma Prova Teórico-objetiva, com número de questões e conteúdo definidos no Edital de Abertura Unificado.
O processo permite que o candidato realize uma única prova e concorra a diversas instituições que oferecem bolsa em residência multiprofissional. A adesão ao processo, não tem custo para a instituição contratante, e geralmente segue o fluxo determinado a seguir.
3.5 DEFINIÇÃO, ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE METAS E PROSPECÇÃO DA MARCA
Anualmente, geralmente no mês de novembro, é realizada uma reunião (DIGER), para avaliar as estratégias comerciais realizadas durante o ano, através da apresentação de indicadores, e definir as metas e as estratégias para o ano seguinte.
São estabelecidas as metas pessimistas, realistas e otimistas a fim de impulsionar o comercial a estrategiar novas ações de fechamento de negócios.
O acompanhamento das metas é feito constantemente, sejam em reuniões internas ou a pedido da Diretoria.
Quando possível, são realizados Roadshows que se refere a uma estratégia comercial, realizando uma série de visitas em diferentes cidades com o objetivo de divulgar a marca, conquistar o reconhecimento nacional e abordar clientes em potencial para a contratação da FUNDATEC. São visitados diversos estados e municípios, oportunizando reuniões com os responsáveis pela contratação.
O controle das propostas é através do Follow-Up (SDP PJ – UNIFICADO), o qual é compartilhado por todas as áreas comerciais da Fundação. Na ferramenta é realizado o monitoramento semanal classificando as propostas com o termômetro classificado em FRIO, MORNO e QUENTE, conforme quadro demonstrado a seguir:
Controle no Follow
Termômetro PROSPECÇÃO FRIO PROSPECÇÃO MORNO PROSPECÇÃO QUENTE
Critério
Cliente que inicialmente não demonstra interesse em fazer o concurso imediatamente ou que informa que será feito licitação por menor preço.
Tempo do critério:
Se houver mudança significativa, a
prospecção passa para MORNO. Após 6 meses de monitoramento, sem o cliente se posicionar, é retirado do follow e inserido no SEM RETORNO.
Cliente que demonstra interesse em fazer o concurso imediatamente e fornece as informações de forma organizada e detalhada. Se posiciona positivamente na
contratação por dispensa de licitação e participa na formulação da proposta, aceitando as orientações dadas pela Fundatec.
Tempo do critério:
Se houver mudança significativa, a prospecção passa para QUENTE. Após 6 meses de monitoramento, sem o cliente se posicionar, é retirado do follow e inserido no SEM RETORNO.
Cliente demonstra interesse em fazer o concurso
imediatamente, fornece as informações de forma organizada, já foram clientes da Fundatec, ou, demonstram interesse em fazer com a Fundatec. Posiciona positivamente na contratação por dispensa de licitação, participa na formulação da proposta, aceitando as orientações dadas e solicitam um cronograma prévio. Tempo do critério: Monitoramento mais intenso do cliente para tentar fechar o contrato. Caso após 6 meses de monitoramento e ainda assim não se obteve uma informação concreta do cliente, é retirado do follow e inserido no SEM
RETORNO.
Monitoramento
/Contato A cada 21 dias A cada 15 dias A cada 7 dias
Definido o posicionamento correto, é feita a atualização do Status no Follow, conforme opções: perdido, cancelado, declinado ou negócio fechado.
O Controle de Metas é feito através de uma planilha chamada PE-BI-GERENCIAL – PJ – Acompanhamento das Metas, onde os valores de contratos fechados são somados e controlados de acordo com a meta estabelecida em reunião anual, realizada geralmente em dezembro. Os valores de contrato que alimentam o PE-BI-GERENCIAL – PJ – Acompanhamento de Metas é registrado no SDP - Planilha Unificada, sendo ambas planilhas vinculadas.
FP-CONC-121 - TERMO DE ADESÃO PSU; IT-CONC-27 – Critério de Tempo de Prova;
PE-BI-GERENCIAL – PJ – Acompanhamento das Metas; PE-CONC-14 – Propostas Comerciais Enviadas;
PE-CONC-18 – Valores de Contratos; Proposta de prestação de serviço em PDF; SDP - Planilha Unificada;
FP-CONC-121 - TCT – Termo de Cooperação Técnica PSU;
Termos de Referências, Editais de Licitações e E-mails de Negociação.
5 INSTRUÇÃO DE TRABALHO
ITV-CONC-05 – TUTORIAIS FDTest.
6 MICROPROCESSO
Ações de Prospecção;
Contato com o cliente (e-mails, visitas, ligações, etc.); Follow (acompanhamento de propostas);
Negociação.
7 INDICADOR(ES) E TABELA(S) DE ACOMPANHAMENTO
PE-BI-GERENCIAL – PJ – Acompanhamento das Metas.
PE-CONC-14 – Propostas Comerciais Enviadas - Propostas encaminhadas x fechadas;
PE-CONC-14 – Propostas Comerciais Enviadas - Propostas fechadas período anterior x período atual; PE-CONC-14 – Propostas Comerciais Enviadas - Taxa de Conversão.
8 GESTÃO DE RISCOS
RISCO AÇÃO/PREVENÇÃO
Não atendimento aos Editais de Licitação
(Documentos) Duplo Check
Precificação Incorreta Duplo Check
Formatação da Proposta com informações não
previstas Proposta modelo e Duplo Check
Abrangência não significativa no mercado de Concursos/Processos Seletivos
Planejamento estratégico e percentual de propostas declinadas e perdidas
Não atingir as Metas de Vendas estabelecidas Reuniões de acompanhamento frequentes e abordagem da necessidade de novas ações comerciais
9 PARTES INTERESSADAS PARTES
INTERESSADAS
EXPECTATIVA DO PROCESSO
COMO ALCANÇAMOS ESSAS
EXPECTATIVAS COMO CONTROLAMOS
Cliente Contratante
Segurança, sigilo, atendimento as exigências do contrato e/ou termo de referência.
Visitas, Apresentação de Atestados de Capacidade Técnicas e documentos de certificação. Propostas customizadas e transparentes.
Contato com o cliente,
reuniões e
acompanhamento dos Processos
Seletivos/Concursos de acordo com os termos negociados e registrados em contrato. Diretoria/Gerentes Manutenção e captação dos clientes/contratantes com resultados sustentáveis. Reuniões de feedback, customização, execução dos serviços contratados com qualidade.
Fortalecimento da marca em um mercado Nacional, através de ações estratégicas para entrada em cada estado específico, observando novos modelos de logística para redução de custos e atingir maior competitividade neste mercado. Pesquisa de Satisfação. Acompanhamento através da PE-MKR-03-Propostas Enviadas. Comunicação Fundatec
Definição das ações de acordo com as estratégias de marketing da Fundação.
Folders, e-mkt, e materiais de
divulgação em geral. Reuniões de alinhamento.
Colaboradores
Gerar um ambiente estável de trabalho a partir da segurança financeira.
Através de práticas do Setor Comercial para atingir as metas e objetivos Acompanhamento através da PE-MKR-03-Propostas Enviadas. Áreas Concursos (Editais e Bancas) e Financeiro Recebimento claro das informações alinhadas de acordo com a proposta e contrato fechado com o cliente.
Através da criação do cadastro básico, e envio da proposta e contrato aos setores envolvidos.
Cadastro Básico, FPe-CONC-004–Resumo do Contrato e PE-CONC-18 – Valores de Contratos 10 ENTRADAS Solicitações de Proposta; Editais de Licitação;
Contratos e Termos aditivos;
FP-CONC-004–Resumo de Contrato; PE-CONC-18 – Valores de Contratos Propostas.
12 GUARDA DE DOCUMENTOS
Conforme descrito no Manual da Qualidade (MQ-SGQ-01), a guarda de documentos deve ser realizada da seguinte forma:
Assistência Institucional (AI): guardar contratos e processos judiciais permanentemente.
Concursos (CONC): Propostas e Planilhas de Precificação: obrigatório a guarda eletrônica até 2 anos após a emissão do documento.
13 HISTÓRICO DAS REVISÕES
Versão Data Responsável Motivo e descrição da alteração
18 12.07.18
William Vara, Cláudio Nunes e
Felipe Homem
Inclusão das Partes interessadas, e Planilha BI de Acompanhamento de Metas, Entradas e Saídas.
19 01.04.19
Janaína Cunha, Josiane Salgado e
Bruno Lopes
Atualização dos processos, alterações de texto e atualização do fluxograma. O documento deixou de ser PD-MKR-02 e passou a ser PD-CONC-01.
20 06.08.19
Janaína Cunha, Josiane Salgado e
Bruno Lopes
Atualização dos processos após a Auditoria.
21 14.04.20
Janaína Cunha, Josiane Salgado e
Bruno Lopes
Atualização do item 3, no que se refere ao aceite da Proposta; Inclusão da Guarda de Documentos.
22 21.09.20
Janaína Cunha, Josiane Salgado e
Bruno Lopes
Atualização do item 1 Objetivo, do item 2 Responsabilidades; Alteração do item 3 incluindo os subitens 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.4.1 e 3.5; Alteração do item 4 incluindo FP-Conc-121 e IT-Conc-27 e inclusão do PE-CONC-18 – Valores de Contratos.
23 22.03.21
Felipe Homem, Janaína Cunha, e
Bruno Lopes
Atualização do item 3.3 – Elaboração da Proposta; 5 Instrução de Trabalho.
