Atualização CTRA0014
Copyri ght 2011. Todos os di rei tos res erva dos . Control Informá ti ca .
Vers ã o 3.0 Gera da em 31/10/2011
Retaguarda e Parametrização Implementação, parâmetros, configuração e preparação de ambiente
Índice
Capítulo I Introdução
Capítulo II Glossário
Capítulo III Fluxo Operacional
Capítulo IV Preparação de Ambiente
... 6 1 Atualização do sistema de Gestão
... 7 2 Atualização Palmtop
... 7 3 MasterCross
Capítulo V Atualização do sistema
... 8 1 Download do arquivo de atualização
... 9 2 Atualizando o módulo de gestão
... 11 3 Pontos Importantes
Capítulo VI Conversão de arquivos
... 12 1 Conversão
... 13 2 Pontos Importantes
Capítulo VII O que mudou?
... 15 1 Cadastro de canais ... 16 2 Cadastro de Produtos ... 17 3 Cadastro de ocorrências ... 18 4 Cadastro de Natureza de Operação
... 19 5 Cadastros Diversos
... 21 6 Resumo Mudanças
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Introdução
O presente manual descreve os principais tópicos do processo de atualização da CTRA14. Trata-se da atualização de praticamente todos os programas do sistema, em função das diversas alterações realizadas no sistema em função da amplicação do tamanho de alguns campos pré-existentes no sistema bem como a criação de outros.
Visualmente, a maior modificação sofrida pelo sistema está nesta ampliação dos campos, porém, internamente diversos processos foram otimizados, melhorando a performance interna do sistema e implementando alguns padrões de desenvolvimento visando agilizar futuros processos de desenvolvimento, garantindo maior velocidade em implementações futuras.
Este manual serve como passagem do conhecimento para execução do processo de
atualização do sistema, garantindo que as equipes de suporte interno e externo adquiram o conhecimento necessário para sua execução junto aos nossos clientes.
Esta atualização é fruto do esforço de toda a equipe de projetos, desenvolvimento, testes e suporte interno e externo, onde procuramos estabelecer alguns novos conceitos no que diz respeito ao processo de especificação, desenvolvimento, execução de testes de aceite e pilotos de avaliação.
Como todo processo realizado por seres humanos, não está isenta de falhas, porém, procuramos minimizá-las o máximo possível.
Recomendamos a leitura deste documento antes da implementação das rotinas de atualização do sistema.
PALAVRAS CHAVE: Atualização, Pacotes, ERP Control, Controle de mudanças
Atenciosamente Equipe de Projetos Control Informática Ltda.
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Glossário
Este capítulo descreve os principais termos utilizados neste manual.
S.F.A.: Acrônimo de Sales Force Automation ou Automação de força de vendas, trata-se de
um software especialmente escrito para utilização em dispositivos móveis.
P.D.A.: Personal digital assistants ou Assistente Pessoal Digital, é um computador de
dimensões reduzidas, dotado de grande capacidade computacional, também conhecido como PalmTop.
E.R.P.: Enterprise Resource Planning ou SIGE - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no
Brasil, é o termo que descreve uma série de atividades de gestão empresarial suportadas por aplicações de IT. Estas são compostas de muitos módulos, incluindo planejamento de
produto, compras, estoque, relacionamento com fornecedores, atendimento ao cliente e acompanhamento de pedidos.
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Fluxo Operacional
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Preparação de Ambiente
Este capítulo descreve os passos necessários para atualização do ERP Control e do módulo de automação de força de vendas.
4.1
Atualização do sistema de Gestão
O processo de atualização do sistema de gestão permanece inalterado, processo esse que consiste em:
1. Baixar o arquivo de atualização no site da Control (Link enviado por email)
2. Verificar espaço disponível em disco rígido (requisito: o triplo do tamanho da pasta SOF livres !)
3. Isolar a CPU da rede afim de não ter interferência de outros usuários 4. Esvaziar a pasta SOF \ TEMP pois a atualização trabalha com ela.
5. Ajustar o sistema Operacional para não haver Hibernação ou Proteção de tela 6. Garantir que todos os usuários estejam fora do sistema
7. Executar Backup Full do sistema, independente de rotina de backup existente na
revenda.
8. Executar limpeza na base de dados excluindo arquivos desnecessários ou qualquer outro que não tenha relação com o sistema.
9. Executar o .CCA por pastas no sistemas
10.Rodar um VUTIL -C em todas as pastas. Caso encontre arquivos corrompindos execute o VUTIL -R no arquivo.
11.Salvar o arquivo CTRA0014A.arj no diretório ?:\SOF\RX onde "?" corresponde ao drive da rede onde se encontra a pasta SOF/RX
12.Executar no módulo de vendas a opção ATUALIZA PROGRAMAS / ARQUIVOS e aguardar o término da atualização
4.2
Atualização Palmtop
A atualização do coletor na base do ERP é efetuada automaticamente pelo processo de atualização, porém, ainda se faz necessário atualizar a aplicação nos equipamentos utilizados pela equipe de vendas.
Existem alguns pontos de atenção com relação a atualização no coletor que devem ser tratados antes de iniciar esse processo, que são:
· Vendedores que não retornam a base diariamente utilizando M3 para transmissão.
· TODOS os vendedores devem ter efetuado a descarga dos pedidos.
· TODOS os pedidos remetidos via M3 já devem ter sido processados
· TODOS os equipamentos devem estar em sua empresa.
· TODOS os equipamentos deverão ter a pasta SOF excluída assim como as demais pastas auxiliares do M3.
Após isso você deverá executar a geração de cargas do palmtop no módulo de gestão e via transfer efetuar a instalação do coletor. Nesse processo o novo coletor será transferido para o sistema.
Para verificar se a nova versão foi instalada proceda da seguinte forma:
· Abra o coletorp no PDA
· A versão será exibida na tela de abertura. Verifique se a versão bate com a informada no pacote de atualização.
Outra forma de verificar é após a abertura do coletor clicar na opção MENU -> SOBRE -> SOBRE O COLETORP
A versão exibida deve conter ao seu final a sigla INT
4.3
MasterCross
Em função da atualização do tamanho de alguns campos no sistema de gestão será necessário instalar a nova versão do Mastercross / Action presente em sua empresa. Para isso entre em contato com o departamento de Business Inteligence da Control para maiores detalhes sobre a instalação do Mastercross / Action em sua empresa.
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Atualização do sistema
Este capítulo descreve os passos necessários para efetuar a atualização do sistema. O processo está dividido em efetuar o download do arquivo de atualização CTRA0014a.arj, atualizar o ERP Control, efetuar a geração da carga de dados do SFA e atualizar o SFA. A CTRA0014 foi desenvolvida para atender as contantes solicitações de clientes relativas a ampliação de campos de cadastros do sistema , não podendo ser considerada apenas como um pacote de atualização do sistema, e sim como uma “conversão” de todo o Sistema Control.
Essa atualização, diferente das demais, converte diversos dados do sistema e atualiza a maioria dos seus programas.
Para atualizar a 14 é imprescindível tomar alguns cuidados devido se tratar de um Sistema Novo e Convertido. Toda atenção e paciência se faz necessária, não sendo permitido pular nenhum dos passos da implantação.
Como pré requisito para execução se faz necessário que o ERP Control já esteja na versão CTRA0013c.arj
Caso não esteja nesta versão ou inferior atualize o sistema para esta versão antes de atualizar para a CTRA0014a,arj
5.1
Download do arquivo de atualização
O download do arquivo de atualização segue o padrão da Control; Você irá receber um link de atualização por email, devendo baixar o arquivo e salvá-lo na pasta SOF\ RX , em seguida acessando o menu Especiais / Atualiza Programas-Arquivos.
Antes de executar qualquer rotina de atualização do sistema certifique-se de que as orientações previstas no capítulo Preparação de Ambiente foram seguidas à risca.
5.2
Atualizando o módulo de gestão
Para iniciar o processo de atualização siga os procedimentos abaixo: Pré condições:
1. Fase de preparação de ambiente concluída 2. Download do arquivo executado.
Mesmo se aparecer algum tipo de erro semelhante ao da imagem na próxima página , devemos prosseguir com o procedimento padrão de atualização, acessamos o sistema novamente e tentamos novamente pelo menu: Especiais / Atualiza.
Você deverá executar a rotina de atualização até momento em que o sistema de gestão for encerrado. Ao abrir novamente o sistema irá executar uma rotina de conversão dos
5.3
Pontos Importantes
É importante ressaltar que caso o sistema seja fechado de forma abrupta durante a execução da atualização, conforme figura abaixo, pode ser que ao tentar reabrir o sistema seja apresentado algum erro (39 - Estrutura ou mismatched).
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Conversão de arquivos
Este capítulo descreve os passos necessários para efetuar a conversão do sistema. A conversão dos arquivos será iniciada de forma automática.
6.1
Conversão
Ao acessar o Vendas pela primeira vez após a atualização será executado uma crítica conversão dos dados do Sistema Control, sendo, Cadastros Diversos e Arquivos de Movimentações do módulo vendas e alguns arquivos do livro fiscal.
Ao término , o responsável deverá acessar cada um dos módulos CTR e executar o verifica cria arquivos por período , pois tem arquivos mensais e anuais por todo sistema e por isso nenhum deles pode ficar de fora da conversão da CTRA0014. Este procedimento de conversão é realizado a partir da data de primeira
movimentação do sistema, uma dica é consultar o primeiro pedido da distribuidora afim de descobir a data de início da movimentação.
6.2
Pontos Importantes
ConversãoLê: Arquivo original do layout CTRA0013
Grava: Arquivo do novo layout CTRA0014 convertido e com nome
NOVO-Backup Original: Cópia fiel do arquivo original CTRA0013 com nome
BKP-Ordem de execução: Primeiro a conversão faz uma cópia do arquivo original , criando o arquivo BKP- na pasta temporária, em seguida o sistema já cria o arquivo do novo layout com o nome NOVO- na mesma pasta do original.
Se o BKP e o arquivo NOVO estiverem ok , dai por fim a conversão EXCLUI o arquivo original , e em seguida renomeia o nome do arquivo convertido retirando a palavra NOVO- ,
sobrando-se então na pasta um arquivo convertido.
Caso encontre algum arquivo com nome NOVO- no sistema , é porque a conversão não se completou para este arquivo , pois não deverá existir nenhum com nome
NOVO-Alguns arquivos podem estar bloqueados, com atributos e até corrompidos com erro FS 98 , eles não serão convertidos e dependendo da importância deste arquivo , a atualização pode sofrer complicações.
Fica então a dica para verificar o sistema com o VUTIL32 -C para descobrir se tem mesmo arquivos corrompidos ou bloqueados por atributo.
Se por algum motivo o sistema for interrompido/encerrado durante a conversão de um arquivo você deverá retornar o arquivo BKP- e entrar no sistema novamente para continuar a conversão.
7
O que mudou?
Este capítulo descreve o estado do sistema após a atualização CTRA0014a.arj
7.1
Cadastro de canais
Campo 01 - Código do canal passa a receber conteúdo Alfanumérico. Campo 04 - Grupo de canal passa a receber conteúdo Alfanumérico.
7.2
Cadastro de Produtos
7.3
Cadastro de ocorrências
7.4
Cadastro de Natureza de Operação
7.5
Cadastros Diversos
Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 02 para 03 posições e passa a receber conteúdo Alfanumérico.
Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 01 para 03 posições e passa a receber conteúdo Alfanumérico.
Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 02 para 03 posições.
Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 01 para 03 posições.
7.6
Resumo Mudanças
Arquivos com a estrutura antiga e nova após conversão do sistema
Versão Conversão Antiga Nova
NF ESPECIE XXX XXXXXX
NF SERIE XX XXX
NF NR 9(7) 9(9)
CÓDIGO REDUZIDO PRODUTO 9(4) 9(10)
CÓDIGO BONIFICAÇÃO BWS 99 999 CÓDIGO BONIFICAÇÃO BWD 99 999 CANAL 99 XX GRUPO DE CANAL 99 XX GRUPO DE FAMILIA 99 999 NATUREZA OPERAÇÃO 99 999 CÓDIGO OCORRENCIA 99 999
NOME REDUZIDO OCORRENCIA X(6) X(11)
CÓDIGO BLOQUEIO PEDIDO 99 999
MOTIVO BLOQUEIO CLIENTE X XXX
MOTIVO NÃO PESQUISA X XXX
MOTIVO TROCA 99 XXX
MOTIVO NÃO COMPRA X XXX
CÓDIGO DEVOLUÇÃO 99 XXX
UNIDADE FATURAMENTO XX XXX
ITEM DE PEDIDO 99 999
ITEM PEDIDO FATURADO 99 999
CEV (VDCEVTIP/PEN/EST) 99 XXX
Onde XXX – Alfa numérico 999 – Numérico
