Universidade Federal Fluminense Pró-Reitoria de Planejamento Coordenação de Orçamento e Custos PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO

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Universidade Federal Fluminense

Pró-Reitoria de Planejamento

Coordenação de Orçamento e Custos

PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO

Niterói, Outubro de 2014

Versão 1.0

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(3)

Índice

PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO ... 1

1 DAT-PLOR ... 6

1.1 DAT/PLOR ... 7

1.1.1 Elementos do processo ... 7

1.1.1.1 ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ... 7

1.1.1.2 ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM

PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES ... 7

1.1.1.3 ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS ... 8

2 DAT-PLOR 01 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ... 9

2.1 ANÁLISE

DE

PROCESSOS

-

CURSOS

AUTOFINANCIÁVEIS

-

UFF ... 10

2.1.1 Elementos do processo ... 10

2.1.1.1 Receber processo ... 10

2.1.1.2 Conferir documentos ... 10

2.1.1.3 Documentação correta? ... 11

2.1.1.4 Elaborar despacho (documentação incorreta) ... 11

2.1.1.5 Encaminhar o processo ao Coordenador ... 11

2.1.1.6 Elaborar despacho final ... 11

2.1.1.7 Atualizar controles internos ... 12

2.1.1.8 Encaminhar processo para a PROPPI ... 12

3 DAT-PLOR 02 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSO AUTOFINANCIÁVEL EM

PARCERIAS COM OUTRAS INSTITUIÇÕES ... 13

3.1 ANÁLISE

DE

PROCESSOS

-

CURSOS

AUTOFINANCIÁVEIS

EM

PARCERIA

COM

OUTRAS

INSTITUIÇÕES ... 14

3.1.1 Elementos do processo ... 14

3.1.1.1 Receber processo ... 14

3.1.1.2 Conferir documentos ... 14

3.1.1.3 Documentação correta? ... 15

3.1.1.4 Elaborar despacho (documentação incorreta) ... 15

3.1.1.5 Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? ... 15

(4)

12/10/2014

4

3.1.1.7 Recebimento do processo ... 16

3.1.1.8 Deferido? ... 16

3.1.1.9 Elaborar despacho (indeferimento) ... 16

3.1.1.10 Encaminhar processo ao Coordenador ... 16

3.1.1.11 Elaborar despacho final ... 17

3.1.1.12 Atualizar controle interno ... 17

3.1.1.13 Encaminhar processo à PROPPI ... 17

4 DAT-PLOR 03 - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS ... 18

4.1 ANÁLISE

DE

PROCESSOS

-

PROJETOS ... 19

4.1.1 Elementos do processo ... 19

4.1.1.1 Receber processo ... 19

4.1.1.2 Conferir documentos ... 19

4.1.1.3 Documentação correta? ... 20

4.1.1.4 Elaborar despacho (documentação incorreta) ... 20

4.1.1.5 Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? ... 20

4.1.1.6 Encaminhar processo ao Pró-Reitor ... 21

4.1.1.7 Recebimento de processo ... 21

4.1.1.8 Deferido? ... 21

4.1.1.9 Elaborar despacho (indeferimento) ... 21

4.1.1.10 Encaminhar processo ao Coordenador ... 21

4.1.1.11 Elaborar despacho final ... 22

4.1.1.12 Atualizar controles internos ... 22

4.1.1.13 Fonte 281? ... 22

4.1.1.14 Copiar processo em 2vias ... 23

4.1.1.15 Encaminhar uma via para DO/PLOR ... 23

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(6)

12/10/2014

6

1

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Versão: 1.0

Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico

1 . 1 D A T / P L O R

Descrição

Os principais processos realizados pela Divisão de Apoio Técnico da Coordenação de Orçamento e Custos são:

Análise de processos - Cursos Autofinanciáveis UFF;

Análise de processos - Cursos Autofinanciáveis em parceria com outras instituições; Análise de processos - Projetos.

1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO

1.1.1.1 ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF

Descrição

Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do plano de aplicação de recursos.

Processo

DAT-PLOR 01 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF -

ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS - UFF

1.1.1.2 ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM

PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES

Descrição

Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Convênios (Recursos públicos, Recursos privados) - Contrato

Processo

DAT-PLOR 02 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSO AUTOFINANCIÁVEL EM PARCERIAS

COM

OUTRAS

INSTITUIÇÕES

-

ANÁLISE

DE

PROCESSOS

-

CURSOS

AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES

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12/10/2014

8

1.1.1.3 ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS

Descrição

Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos, e tem como objetivo principal o estudo de viabilidade econômica para implementação de projetos que visem gerar recursos diretamente arrecadados.

Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Protocolo de intenções;

- Acordo de cooperação; - Termo de cooperação;

- Termo de execução descentralizada;

- Convênios (recursos públicos, recursos privados); - Contrato.

Processo

DAT-PLOR 03 - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS - ANÁLISE DE PROCESSOS -

PROJETOS

(9)

2

2 D

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12/10/2014

10 Versão: 1.0

Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico

2 . 1 A N Á L I S E

D E

P R O C E S S O S

-

C U R S O S

A U T O F I N A N C I Á V E I S

-

U F F

Descrição

2.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO

2.1.1.1 Receber processo

Descrição

Objetivo:

Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos.

2.1.1.2 Conferir documentos

Descrição

Objetivo:

Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida.

Entrada:

Processo recebido.

Descrição das ações:

Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Resolução CUV nº155/06, abaixo descriminados:

- Plano de trabalho - Art. 5º; - Edital do curso;

- Aprovações setoriais: da Unidade e do Departamento - Art. 6º e 7º;

- Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa (anexo VI) - Art. 5º;

- Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 13 e 14.

Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida.

Saída:

(11)

2.1.1.3 Documentação correta?

Descrição

Dada a conferência de documentos realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.

Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho' será realizada.

Portões

SIM

NÃO

2.1.1.4 Elaborar despacho (documentação incorreta)

Descrição

Objetivo:

Esclarecer à Unidade, em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade.

Entrada:

Análise realizada na atividade anterior.

Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada.

Saída:

Despacho elaborado.

2.1.1.5 Encaminhar o processo ao Coordenador

Descrição

Objetivo:

Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação.

2.1.1.6 Elaborar despacho final

Descrição

Objetivo:

Informar à PROPPI que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido.

Entrada:

Análise realizada na atividade anterior .

(12)

12/10/2014

12

Saída:

Despacho elaborado.

2.1.1.7 Atualizar controles internos

Descrição

Objetivo:

Registrar as informações relativas à distribuição dos percentuais de receitas arrecadadas.

Entrada:

Processo analisado.

Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada do processo recebido. Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo.

Saída:

Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN. Planilha de controle de processos.

2.1.1.8 Encaminhar processo para a PROPPI

Descrição

Objetivo:

(13)

3

3 D

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S

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12/10/2014

14 Versão: 1.0

Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico

3 . 1 A N Á L I S E

D E

P R O C E S S O S

-

C U R S O S

A U T O F I N A N C I Á V E I S

E M

P A R C E R I A

C O M

O U T R A S

I N S T I T U I Ç Õ E S

Descrição

Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Convênios (Recursos públicos, Recursos privados) - Contrato

3.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO

3.1.1.1 Receber processo

Descrição

Objetivo:

3.1.1.2 Conferir documentos

Descrição

Objetivo:

Entrada:

Processo recebido.

Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Resolução CUV nº155/06, abaixo descriminados:

- Proposta contratual;

- Minuta do instrumento contratual; - Plano de trabalho - Art. 5º; - Edital do curso;

- Aprovações setoriais: Unidade e Departamento - Art. 6º e 7º; - Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa - Art. 5º;

- Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 13 e 14.

(15)

Processo analisado.

3.1.1.3 Documentação correta?

Descrição

Dada a conferência dos documentos, realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para avaliação da existência de solicitação de isenção/redução de percentuais.

Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho (documentação incorreta)' será realizada.

Portões

NÃO

SIM

3.1.1.4 Elaborar despacho (documentação incorreta)

Descrição

Objetivo:

Esclarecer à Unidade em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade.

Entrada:

Saída:

Despacho elaborado.

3.1.1.5 Existe solicitação de isenção/redução de percentuais?

Descrição

Se a documentação do processo contiver o formulário de solicitação de isenção/redução de percentuais, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo ao Pró-Reitor'.

Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.

Portões

NÃO

SIM

3.1.1.6 Encaminhar processo ao Pró-Reitor

Descrição

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12/10/2014

16

Objetivo:

Encaminhar o processo ao Pró-Reitor.

3.1.1.7 Recebimento do processo

Descrição

Recebimento de processo após avaliação do Pró-Reitor.

3.1.1.8 Deferido?

Descrição

Se a solicitação de isenção/redução de percentuais for deferida pelo Pró-Reitor, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.

Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho (indeferimento)'.

Portões

SIM

NÃO

3.1.1.9 Elaborar despacho (indeferimento)

Descrição

Objetivo:

Esclarecer à Unidade em relação à definição do Pró-Reitor, quanto à solicitação de isenção/redução de percentuais da UFF.

Entrada:

Processo contendo o parecer do Pró-Reitor.

Elaborar despacho à Unidade, solicitando ajustes no plano de trabalho e o formulário de manifestação, conforme percentuais contidos no parecer do Pró-Reitor.

Saída:

Despacho elaborado.

3.1.1.10 Encaminhar processo ao Coordenador

Descrição

Objetivo:

(17)

3.1.1.11 Elaborar despacho final

Descrição

Objetivo:

Informar à PROPPI que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido e que a solicitação de isenção/redução de percentuais foi deferida.

Entrada:

Processo recebido do Pró-Reitor.

Elaborar despacho à PROPPI com as informações relativas à documentação analisada e as informações pertinentes a solicitação de isenção/redução de percentuais, salientando as observações apontadas na análise dos documentos.

Saída:

Despacho elaborado.

3.1.1.12 Atualizar controle interno

Descrição

Objetivo:

Registrar as informações relativas à distribuição dos percentuais de receitas arrecadadas.

Entrada:

Processo analisado.

Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada no processo recebido. Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo.

Saída:

3.1.1.13 Encaminhar processo à PROPPI

Descrição

Objetivo:

(18)

12/10/2014

18

4

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Versão: 1.0

Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico

4 . 1 A N Á L I S E

D E

P R O C E S S O S

-

P R O J E T O S

Descrição

Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos, e tem como objetivo principal o estudo de viabilidade econômica para implementação de projetos que visem gerar recursos diretamente arrecadados.

Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Protocolo de intenções;

- Acordo de cooperação; - Termo de cooperação;

- Termo de execução descentralizada;

- Convênios (recursos públicos, recursos privados); - Contrato.

4.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO

4.1.1.1 Receber processo

Descrição

Objetivo:

4.1.1.2 Conferir documentos

Descrição

Objetivo:

Entrada:

Processo recebido.

Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Norma de Serviço Nº 626/2012, abaixo descriminados:

- Proposta comercial - Art.3º;

- Minuta do instrumento contratual - Art.3º; - Plano de trabalho - Art.3º;

- Aprovações setoriais: Unidade e Departamento - Art. 6º;

- Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa - Art. 3º e 11;

- Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 4º.

Saída:

(20)

12/10/2014

20

4.1.1.3 Documentação correta?

Descrição

Dada a conferência dos documentos, realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para a avaliação da existência de solicitação de isenção/redução de percentuais.

Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho (documentação incorreta)' será realizada.

Portões

SIM

NÃO

4.1.1.4 Elaborar despacho (documentação incorreta)

Descrição

Objetivo:

Esclarecer à Unidade em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade.

Entrada:

Saída:

Despacho elaborado.

4.1.1.5 Existe solicitação de isenção/redução de percentuais?

Descrição

Se a documentação do processo contiver o formulário de solicitação de isenção/redução de percentuais, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo ao Pró-Reitor'.

Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.

Portões

SIM

NÃO

(21)

4.1.1.6 Encaminhar processo ao Pró-Reitor

Descrição

Objetivo:

Encaminhar o processo ao Pró-Reitor para decisão sobre solicitação de isenção/redução de percentuais.

4.1.1.7 Recebimento de processo

Descrição

Recebimento de processo após avaliação do Pró-Reitor.

4.1.1.8 Deferido?

Descrição

Se a solicitação de isenção/redução de percentuais for deferida pelo Pró-Reitor, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.

Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho (indeferimento)'.

Portões

NÃO

SIM

4.1.1.9 Elaborar despacho (indeferimento)

Descrição

Objetivo:

Esclarecer à Unidade, em relação à definição do Pró-Reitor, quanto à solicitação de isenção/redução de percentuais da UFF.

Entrada:

Processo contendo o parecer do Pró-Reitor.

Elaborar o despacho, para enviar à Unidade, solicitando ajustes no plano de trabalho e o formulário de manifestação, conforme percentuais contidos no parecer do Pró-Reitor.

Saída:

Despacho elaborado.

4.1.1.10 Encaminhar processo ao Coordenador

Descrição

Objetivo:

(22)

12/10/2014

22

4.1.1.11 Elaborar despacho final

Descrição

Objetivo:

Informar à SAPT/CAD que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido e que a solicitação de isenção/redução de percentuais foi deferida.

Entrada:

Processo recebido do Pró-Reitor.

Elaborar despacho à SAPT/CAD, com informações relativas à documentação analisada e informações sobre a solicitação de isenção/redução de percentuais, salientando as observações apontadas na análise de documentos.

Saída:

Despacho elaborado.

4.1.1.12 Atualizar controles internos

Descrição

Objetivo:

Registrar as informações relativas à distribuição de percentuais de receitas arrecadadas.

Entrada:

Processo analisado.

Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada no processo recebido. Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo.

Saída:

4.1.1.13 Fonte 281?

Descrição

Se a fonte do convênio presente na documentação do processo for a fonte 281 (convênio com órgãos públicos), segue-se para a atividade 'Copiar processo em 2vias'.

Caso contrário, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo para a assinatura do Reitor'.

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SIM

NÃO

4.1.1.14 Copiar processo em 2vias

Descrição

Objetivo:

Manter em arquivo físico cópias de documentos de partes relevantes do processo.

Entrada:

Processo com despacho final e fonte 281.

Separar documentos relevantes e copiá-los em duas vias.

Saída:

Cópias realizadas.

4.1.1.15 Encaminhar uma via para DO/PLOR

Descrição

Objetivo:

Uma via do processo copiado será enviada à DO/PLOR.

4.1.1.16 Arquivar uma via

Descrição

Objetivo:

Arquivar uma via no DAT/PLOR para fins de controle.

4.1.1.17 Encaminhar processo para assinatura do Reitor

Descrição

Objetivo: