A FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS (OSM)

A FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO,

SISTEMAS E MÉTODOS (OSM)

ALGUMAS DEFINIÇÕES

 ORGANIZAÇÃO

“Associação ou instituição com objetivos definidos.”  SISTEMA

“Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada.”

 ATIVIDADE

“Qualquer ação ou trabalho específico.”

 PROCESSO

“Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas.”

(Fonte: Aurélio Buarque de Holanda)

VAMOS PENSAR JUNTOS...

Eu sou uma pessoa organizada, sistemática e metódica?

Se não somos, como

administradores há algo errado conosco.

EVOLUÇÃO DAS TEORIAS

 Escola Clássica:

 Taylor – administração científica: uso de metodologias,

cada um deve saber o que fazer e fazer muito bem, racionalização do trabalho, simplificação (divisão do trabalho).

 Fayol – teoria clássica: prever, organizar,

comandar, coordenar e controlar. Grande preocupação com organização e comando. Estruturação da empresa.

EVOLUÇÃO DAS TEORIAS

 Relações Humanas: grupos informais (organização informal).

 Abordagem estruturalista: estrutura da empresa, burocracia.

 Teoria comportamental: comportamento das pessoas, motivação.

 Teoria neoclássica: clássicos com nova “roupagem”.

EVOLUÇÃO DAS TEORIAS

 Abordagem dos sistemas abertos: introdução da

variável ambiente. O sistema aberto precisa de

constante e apurada informação do ambiente ao qual ela opera.

 Abordagem contingencial: está em conexão com a

abordagem sistêmica, pois também preocupa-se com a variável ambiente, dividindo-a em dois tipos:

ambiente geral (comum a todas as organizações) e ambiente de tarefas (específicos de cada empresa). Preocupa-se também com a tecnologia, que é

conhecimento necessário para transformar as entradas em saídas do sistema.

HISTÓRICO

 A mudança organizacional teve origem na análise estrutural.

 Estudos de Organização, Sistemas e Métodos objetivam a racionalização e a estruturação.

 A OSM atuava na organização com excessiva e, havia praticamente, pouco envolvimento com

relação aos componentes tecnológicos, isso é, com o ferramental de OSM e comportamental.

HISTÓRICO

 Nos anos 70, os estudos de OSM avançaram,

dando maior ênfase ao comportamento estratégico, afetando a partir da década de 90, toda a ação de OSM.

HISTÓRICO

 Na década de 90, praticamente acaba o cargo de analista de organização e métodos.

 A função perde vida própria e passa a integrar o quadro de atribuições de qualquer função

gerencial na empresa.

 Ou seja, o gerente, deve estar em condições de

discutir ações, metas, estratégias das demais funções organizacionais.

HISTÓRICO

 No passado não era exigido ao analista de O&M, o conhecimento dos objetivos, das metas da

organização.

 O analista de O&M era detentor do conhecimento da tecnologia tradicional de OSM (instrumentos de levantamento de dados, fluxogramas, estudos de layout, organogramas, formulários, manuais de organização).

HISTÓRICO

 Bastava conhecer a tecnologia que provocaria mudanças nos segmentos da empresa.

 A tecnologia de OSM, ainda que tradicional, é parte integrante dessa nova roupagem dos

profissionais de alto nível, gerentes incluídos.

ORIGEM DE O&M

 Tem sua origem na Escola Clássica (tendo Taylor como precursor e maior contribuinte).

 Administração Científica

 Estudo dos Tempos e Movimentos

 Desenvolvimento de procedimentos

 Mecanização e controle exagerado

O&M: Organização & Métodos

 Antigo setor de O&M:

 Apenas aconselhamento, muito isolado.

 Pouca preocupação com o “o que”, mais com o “como”.

 Pouco ligado ao objetivo da Empresa

 “Organizava, por organizar”.

 “Excesso de formulários”.

 “Mero desenho de fluxogramas”.

DE O&M PARA OSM

 Com a necessidade de organização, devido ao uso da TI pelas empresas, o O&M foi mudando

gradativamente para Organização, SISTEMAS e Métodos (OSM).

DE O&M PARA OSM

 Fatores Determinantes

 Crescimento e complexidade organizacional

 Problemas estruturais de difícil solução

 Desvio de objetivos planejados

 Defasagem de técnicas e processos

 Estudos científicos de Taylor e Fayol

 Produtividade e eficiência

 Rendimento humano (físico e intelectual)

 Satisfação e motivação

Objetivo: Criar organizações consistentes e funcionando harmonicamente

Organização, Sistemas e Métodos

 A OSM atualmente esta mais focada em processos:

 Mais estratégica.

 Não planeja pela organização.

 Métodos para alcançar os objetivos da organização.

 Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos.

 Consultoria: melhorar os processos da empresa.

 Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas.

 Objetivos básicos:

 Eliminar o inútil ou supérfluo.  Maximizar os resultados.

 Otimizar recursos e minimizar custos.

Organização, Sistemas e Métodos

 OSM é uma atividade administrativa voltada para a

obtenção da melhor produtividade possível dos

recursos humanos e materiais, através de técnicas

científicas que envolvem aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno e externo da empresa.

RESUMINDO

preocupação com o ambiente onde a

FUNÇÕES DE OSM

 Introduzir métodos de trabalho mais eficazes:

 Bom nível de produtividade.  Minimização de ociosidade.  Ao menor custo possível.

 Eficiência versus Eficácia

 Proporcionar melhores resultados com:

 Pessoal  Material

 Espaço físico  Tempo

APLICAÇÕES DE OSM

 Estrutura organizacional:

 Descrever o objetivo e as funções de cada uma das

unidades empresariais.

 Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e

acompanhar a execução.

 Elaborar e divulgar as normas, regulamentos e manuais

necessários.

 Desenvolvimento organizacional:

 Estudar e definir os ciclos organizacionais.

 Analisar ações alternativas visando a maturidade.  Avaliar os impactos decorrentes de ações.

 Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades.

APLICAÇÕES DE OSM

 Racionalização do trabalho:

 Definir a movimentação de documentos.  Definir o fluxo das decisões nos sistemas.  Estudar os sistemas e rotinas administrativas.

 Melhorar os métodos de trabalho através da análise e

criação de formas alternativas.

 Definir os formulários e demais instrumentos que

acompanham as soluções adotadas.

 Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas

pela empresa em suas áreas.

 Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas.

APLICAÇÕES DE OSM

 Controle de sistemas:

 Elaborar análise de viabilidade

 Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal  Avaliar equipamentos disponíveis

 Sistemas de informação:

 Analisar e definir a amplitude dos níveis organizacionais

contemplados

 Definir e estruturar os dados contemplados

 Definir e estruturar as atividades contempladas  Definir e estruturar as informações contempladas

ESTRUTURAS DA ÁREA DE OSM

 Externa (Consultoria)

Vantagens:

Visão imparcial dos problemas

Ausência de favoritismo nas soluções

Fácil caracterização dos custos

Desvantagens:

Consome mais tempo no diagnóstico

Desconhece a cultura interna Perigo de criar dependência

 Interna

Vantagens:

Conhece a cultura interna Consome menos tempo

para diagnósticos Desvantagens:

Pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder

Difícil alocação de custos Propensão ao vício nas

visões de diagnósticos

FUNÇÕES DE OSM

 Pessoal:

 Racionalização na distribuição de tarefas  Ferramentas mais adequadas

 Eliminação de atividades desnecessárias

 Material:

 Padronização de documentos

 Evitar desperdício (formulário e cópias)

 Espaço:

 Melhor distribuição do espaço

 Tempo:

 Evitar desperdício de tempo e re-trabalho

HABILIDADES

 Chiavenato (1999), descreve que há pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executar eficazmente o

processo administrativo:

 Habilidade técnica

 Habilidade humana

 Habilidade conceitual

HABILIDADE TÉCNICA



Consiste em utilizar

conhecimentos

,

métodos

,

técnicas

e

equipamentos

necessários para a

realização de suas tarefas específicas, através

de sua

instrução

,

experiência

e

educação

.

HABILIDADE HUMANA



Consiste na capacidade e no discernimento

para

trabalhar com pessoas

, compreender

suas atitudes e motivações e aplicar uma

liderança eficaz.

HABILIDADE CONCEITUAL



Consiste na habilidade para compreender as

complexidades da organização

global e o

ajustamento do comportamento da pessoa

dentro da organização.



Esta habilidade permite que a pessoa se

comporte de acordo com os

objetivos da

organização total

e não apenas de acordo

com os objetivos e as necessidades de seu

grupo imediato.

CONHECIMENTO DAS HABILIDADES

CONHECIMENTO DAS HABILIDADES

 O profissional de OSM que apresentar o melhor

equilíbrio das três habilidades é o que terá grande

diferencial na empresa e melhor desempenhará sua função.

 É importante que para ter uma visão sistêmica ele consiga transitar em todas as unidades de forma generalista, mas com forte conhecimento do todo.

POSICIONAMENTO DE OSM NA

ESTRUTURA DA EMPRESA

 No passado era comum encontrar uma área,

departamento ou mesmo divisão denominada OSM.

 Hoje quase não existe mais a unidade de OSM.

 O melhor posicionamento da área de OSM é

estruturada como uma unidade organizacional de Assessoria.

 É uma área que deve ficar alocada nos níveis hierárquicos mais elevados da empresa ou em menor escala da Diretoria Administrativa.

Diretoria Geral

Assessoria de Sistemas, Organização e Métodos

Diretoria Industrial

Diretoria de Marketing

Diretoria Administrativa Financeira

“Existe, também, a possibilidade da não existência da

área de OSM, sendo que suas atividades podem ser

contratadas por projetos”

POSICIONAMENTO DE OSM NA

ESTRUTURA DA EMPRESA

POSICIONAMENTO DE OSM NA

ESTRUTURA DA EMPRESA

 Existe também a possibilidade da não-existência da área de OSM.

 Suas atividades são alocadas como de responsabi-lidade das diversas unidades organizacionais da empresa.

 Os profissionais de OSM também podem trabalhar como consultores, prestando consultoria para

diversas empresas.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Atitude interativa: interação progressiva com toda a empresa.

 Atitude racional: o bom profissional é o que evita alguns comportamentos naturais do ser humano.

 Possuir ampla e sólida cultura geral: conhecimento sobre diversos setores.

 Ter adequado relacionamento com as pessoas: a atividade humana constitui o coração da máquina organizacional;

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Saber obter comprometimento de pessoas:

reconhece a real importância de pessoas na vida organizacional.

 Ter diálogo otimizado: saber ouvir oferece muito mais chances de sucesso.

 Ter alma de negociador: negociar é parte do cotidiano das empresas.

 “Vestir a camisa da empresa”: interessar-se de verdade pelo negócio da empresa.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Saber trabalhar com erros: usar a falha como uma alavanca para a aprendizagem.

 Abraçar a inovação: ter a mente sempre aberta para inovações.

 Prestar auxílio adequado no estabelecimento de

prioridades e tomada de decisões: possuir

conhecimento técnico especializado e conhecimento generalizado para o auxílio e orientação.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Possuir pensamento estratégico, ser um agente de

mudanças e ser intuitivo: razão e intuição devem se unir para traçarem a ação estratégica.

 Saber trabalhar em equipe: a comunicação plena é a única forma de atingir fins planejados.

 Trabalhar com otimismo e realismo: trabalhar acreditando na possibilidade da mudança,

mantendo a lucidez quanto às limitações que surgirão.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Domínio sobre aspectos quantitativos e

qualitativos: lembrar que existem informações importantes que podem estar ocultas.

 Assumir a responsabilidade: estar preparado

para arcar com todos os méritos, mas também com as críticas que forem feitas a seu esforço pessoal.

 Capacidade de resolução de conflitos: a mudança organizacional sempre é acompanhada de muita resistência.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Possuir conhecimento tecnológico: dominar todas as tecnologias a fim de escolher as de aplicação mais conveniente para aquele dado momento da organização.

 Ser generalista com especialização: deve

entender de tudo um pouco, mas a especialização em determinados assuntos o habilitará a atuar em certas frentes organizacionais.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Possuir visão de longo e curto prazo: saber trabalhar com as histórias do passado, as

necessidades do presente, mas sempre olhando à frente, buscando melhorias compatíveis com o

futuro.

 Estar voltado para as necessidades do mercado: a empresa existe em função do ambiente, mercado incluído.

CARACTERÍSTICAS DO CONSULTOR

OU GESTOR ORGANIZACIONAL

 Possuir conhecimentos de economia e política

internacional: atualmente estes são pontos muito importantes para o sucesso da empresa, visto que tais fatores influenciam diretamente na posição competitiva das organizações.

FINALIZANDO

 AGORA VOCÊ SABE a função da OSM...

 OSM é uma atividade administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade possível dos Recursos Humanos - RH, Recursos Materiais - RM, e Recursos Tecnológicos - RT, através de técnicas

científicas que envolvem os aspectos

comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa.

Questionário

1. Diferencie atividade de processo.

2. Diferencie O&M e OSM.

3. Conceitue OSM.

4. A racionalização é uma das aplicações de OSM, cite 4

atividades que contemplam a racionalização.

5. Cite uma função da OSM a nível Pessoal, Material, de

Espaço e Tempo.

6. Diferencie consultoria interna e consultoria externa.

7. Descreva as habilidades necessárias para que o

administrador possa executar eficazmente o processo administrativo.

8. Cite 5 características do consultor ou gestor organizacional