RELATÓRIO ANUAL DAS AUDITORIAS INTERNAS DE 2009 1. Introdução
O Gabinete de Auditorias (GA) foi estabelecido pelo Despacho nº 1736, de 29 de Abril de 2008, publicado no Diário da República nº 122, II Série, de 26 de Julho de 2008.
O GA tem por objectivo o cumprimento dos requisitos estipulados no nº 6 do artigo 4º do Regulamento nº 882/2004, de 29 de Abril de 2004, em termos de Auditoria Interna às actividades desenvolvidas pela Direcção Geral de Veterinária (DGV) no âmbito das suas competências, e tendo em conta os Temas previstos na Decisão da Comissão nº 2007/363/CE, de 21 de Maio de 2007 (listagem do ponto 5 do anexo). O GA tem ainda como competências realizar outras auditorias que sejam determinadas pelo Director Geral e acompanhar auditorias externas, nomeadamente as realizadas por serviços da União Europeia.
Na hierarquia da DGV o GA depende directamente do Director Geral, de modo a agir com independência relativamente ao processo de desenvolvimento, implementação, supervisão/controlo e acompanhamento das leis, regras, instruções e outros procedimentos que são da responsabilidade dos serviços operativos da DGV, a nível central, regional e local.
2. Procedimentos seguidos nas Auditorias Internas
Tendo como objectivo uniformizar os procedimentos a seguir durante as auditorias internas, foi elaborado um Manual de Procedimentos: Auditorias Internas (MPAI), antes de se ter iniciado o Programa Anual de Auditorias (PAA) para 2009.
Este Manual contém os vários aspectos relacionados com os procedimentos a seguir nas auditorias internas, nomeadamente as características e requisitos das Equipa Auditora (EA), o seu âmbito e a sua classificação, o PAA, a metodologia de actuação durante as diferentes fases de cada auditoria, a publicitação das auditorias e dos seus resultado e o arquivo informatizado.
Ainda de acordo com o MPAI as auditorias internas abrangem em ciclos de 5 anos os Temas constantes no Anexo da Decisão 2007/363/CE e que são da responsabilidade da DGV.
Relativamente à frequência as Auditorias podem ser:
Auditorias de Rotina quando realizadas no ciclo de 4 anos e com o âmbito dos Temas referidos no Anexo da Decisão 2007/363/CE,
Auditorias Esporádicas quando realizadas na sequência de Auditorias de Rotina para efeitos de verificação do Plano de acção apresentado, por
motivos relacionados com as constatações verificadas ou por solicitação dos serviços operativos da DGV na base dos controlos dos oficiais efectuados.
3. Formação
Os Auditores são técnicos superiores da DGV com vários anos de experiência profissional nos diversos Temas que são auditados. O GA tem 5 auditores no regímen de tempo inteiro. Em complemento tem uma bolsa de auditores em regímen de tempo parcial, constituída por outros auditores e peritos técnicos e das Direcções de Serviço de Veterinária das Regiões (DSVR). As Equipas Auditoras para cada auditoria são constituídas pelo menos por 2 pessoas, sendo uma do Gabinete de Auditoria, que é o Auditor Coordenador, e a outra de uma Direcção de Serviços Veterinário da Região, que não a auditada.
Os Auditores receberam formação específica em “Auditorias Internas de Qualidade – Metodologias de Implementação”, realizada pelo Instituto Nacional de Administração (INA: www.ina.pt). Esta formação teve como referência o Regulamento 882/2004, a Decisão 2006/677/CE, a Decisão 2007/363/CE e as normas ISO 19011/2002 e 9001/2008.
4. Programa Anual de Auditoria (PAA) para 2009.
Auditorias realizadas
O PAA decorre de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro de cada ano, de acordo com o estipulado no Manual de Procedimentos – Auditorias Internas. No entanto por ser o primeiro ano em que se iniciaram as actividades do GA o PAA de 2009 decorreu de Novembro de 2008 a Dezembro de 2009.
O PAA para 2009 abrangeu um total de 23 Auditorias de Rotina, efectuadas a 16 dos Temas incluídos no Anexo da Decisão 2007/363/CE, a seguir discriminados:
Sistema de Notificação das Doenças dos Animais; Planos de Contingência; Planos de Erradicação da Tuberculose, Brucelose e Leucose Bovina.
Higiene Pública Veterinária: Subprodutos de Origem Animal; Carnes Frescas de Animais de Talho, Caça Selvagem e Produtos à Base de Carne.
Alimentação Animal: Intermediários; Produção Primária; Produção de Derivados e Subprodutos; Transportadores; Venda a Retalho e Armazenistas sem Funções Comerciais.
Identificação Animal: Ovinos e caprinos.
Estas Auditorias de Rotina iniciaram-se nas Direcções de Serviço (DS) centrais e seguiram para as diferentes DSVR de modo a abranger em cada Tema todas as Unidades Orgânicas da DGV, com competências nos Temas e responsáveis pela sua
implementação. O GA elaborou os Relatórios Preliminares e Finais das auditorias internas efectuadas. Os comentários aos Relatórios Preliminares e os Planos de Acção foram sujeitos a avaliação pelo GA. O Relatório Final, em conjunto com os comentários da Unidade Orgânica auditada ao Relatório Preliminar, são publicitados na intranet e na extranet da DGV.
As Auditorias Internas efectuadas no âmbito do PAA para 2009 foram as seguintes:
Nº da Auditoria Local Tema (s)
1 DGV-GA/2008 Direcção de Serviços de Higiene
Pública Veterinária Subprodutos de Origem Animal
2 DGV-GA/2008 Direcção de Serviços de
Produção Animal Identificação: Ovinos e Caprinos
3 DGV-GA/2008
Direcção de Serviços de Saúde e
Protecção Animal Planos de Contingência e Sistema de notificação das
doenças dos animais
1 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços de Produção Animal
Alimentação Animal:
Intermediários
2 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços de Higiene Pública Veterinária
Carnes frescas de animais de talho, caça de criação, caça selvagem e produtos à base de
carne.
3 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região do Norte
Alimentação Animal:
Intermediários
4 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região do
Algarve
Planos de Contingência, Sistemas de notificação das doenças dos animais e Planos de
erradicação da tuberculose, brucelose e leucose bovina.
5 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região do
Alentejo
Carnes frescas de animais de talho, caça de criação…
6 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região do Norte
Carnes frescas de animais de talho, caça de criação…
7 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região do
Alentejo
Planos de Contingência, Sistemas de notificação das doenças dos animais e Planos de
erradicação da tuberculose, brucelose e leucose bovina.
8 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços
Veterinários da Região de Alimentação Animal:
Lisboa e Vale do Tejo Intermediários 9 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços de Saúde e
Protecção Animal Subprodutos de origem animal
9A DGV-GA/2009 Direcção de Serviços de Planeamento
Subprodutos de origem animal.
Sistema de Identificação e recolha de cadáveres.
10 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região Centro
Alimentação Animal:
Intermediários
11 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região Centro
Carnes frescas de animais de talho, caça de criação, caça selvagem e produtos à base de
carne.
12 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região do Norte
Planos de Contingência, Sistemas de notificação das doenças dos animais e Planos de
erradicação da tuberculose, brucelose e leucose bovina
14 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços de Saúde e Protecção Animal
Planos de erradicação da tuberculose, brucelose e leucose
bovina
15 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região Centro
Planos de Contingência, Sistemas de notificação das doenças dos animais e Planos de
erradicação da tuberculose, brucelose e leucose bovina.
16 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região do
Algarve
Carnes frescas de animais de talho, caça de criação, caça selvagem e produtos à base de
carne.
17 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região do
Alentejo
Alimentação Animal:
Intermediários.
19 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região do
Alentejo
Alimentação Animal: Produção Primária, Produtores de Derivados e Subprodutos, Venda
a retalho, Transportadores e Armazenistas sem funções
comerciais.
20 DGV-GA/2009
Direcção de Serviços Veterinários da Região de
Lisboa e Vale do Tejo
Planos de Contingência, Sistemas de notificação das doenças dos animais e Planos de
erradicação da tuberculose,
brucelose e leucose bovina.
21 DGV-GA/2009 Direcção de Serviços Veterinários da Região de
Lisboa e Vale do Tejo
Carnes frescas de animais de talho, caça de criação, caça selvagem e produtos à base de
carne.
Constatações verificadas durante as auditorias
As auditorias são efectuadas na base de uma amostragem de assuntos e requisitos da legislação, normas, instruções e manuais referentes à implementação das actividades de execução e monitorização do (s) Tema (s) que em cada auditoria são sujeitos a avaliação.
Na amostragem de assuntos e requisitos auditados nas 23 Auditorias Internas efectuadas as Constatações foram classificadas do seguinte modo:
215“Constatações positivas (Cp)”
246“Observações (Obs)”
132“Não Conformidades (Nc)”
A “Cp” é a actividade ou situação considerada como ponte forte. A “Obs” é o requisito considerado conforme (que está a ser cumprido), mas que deve ser sujeito a uma oportunidade de melhoria. A “Nc” é o requisito considerado não conforme (que não está a ser cumprido).
Conclusões das auditorias
Dos 16 Temas auditados, referidos anteriormente, apenas um não se encontrava incluído no PNCPIU. No entanto relativamente a este Tema verificou-se a existência de Procedimento específico estabelecido a nível central, que se encontrava implementado em termos globais de modo satisfatório nas 6 Unidades orgânicas auditadas.
Nos Relatórios Preliminares e Finais a EA emite conclusões relativamente a cada um dos assuntos sujeitos a amostragem no (s) Tema (s) abrangido (s) pelas Auditorias Internas. Estas Conclusões, são o resultado de uma avaliação do Tipo de Constatações verificadas (Cp, Obs e Nc) nos requisitos dos assuntos amostrados em cada uma das AI.
Estas conclusões foram as seguintes:
9“Conclusões Não satisfatórias”, nos sectores da saúde animal, higiene pública veterinária e alimentação animal;
73“Conclusões Satisfatórias
O procedimento instituído para esta fase do processo de implementação das AI não prevê uma Conclusão Geral para cada uma das 23 Auditorias que foram efectuadas,
pelo que as classificações anteriores dizem respeito aos assuntos verificados na amostragem avaliada.
Acções de seguimento das auditorias
O processo utilizado para o seguimento do Plano de Acção apresentado é o de avaliação documental do Plano e eventuais esclarecimentos adicionais até se concluir pela sua aceitação total, encerrando-se a auditoria em causa. No entanto em situações particulares, definidas no Manual de Procedimentos, pode haver Auditorias Esporádicas no ano seguinte ou acções imediatas no âmbito dos controlos oficiais.
Como resultado das Auditorias Internas realizadas em 2009 ocorreram4 situações de risco imediato em termos de segurança alimentar, que originaram a elaboração de Relatórios específicos e a consequente implementação de acções imediatas e urgentes no âmbito dos controlos oficiais, e foram programadas 2 auditorias esporádicas a realizar em 2010.
