uma experiência da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro :: Brapci ::

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CDU 002.6:61

SISTEMA DE INFORMAÇAo CIENTfFICA: UMA EXPERIENCIA DA SECRETARIA DE ESTADO DE SAUDE DO RIO DE JANEIRO'

MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES CAVALCANTI

Diretora do CENTRO Df INFORMAÇÃO CIEN-TIFICA PARA A SAÚDE

SECRETARIA DE ESTADO DE SAÚDE DO RIO DE JANEIRO

Aprl'sl'nta<;ào do Sistl'ma dl' Informa<;ão Cll'ntífica da S", crdaria dc I stado ,k Saúde do RIo dl' Janl'lro cm scu du-plo aspl'cto intra " l'slra ins!itul'lollal para sl'rvir ao d,'sc'n volviml'nto da pl'squisa biomédka do l'nsino " da práti-ca n" htado do Rio d,' Janl'iro. A intl'gral,'ão do Sish'-ma, sua probklldll,'a " ,U1nponl'n1l's, ,; abordada como \olu\jo viá\'l'l.

() Cl'ntro dl' Informa<;ão Clentífll'a para Saúde (SUPCI co-mo órgão dl' apoio à estrutura da própria 'Secretaria no qUe' se referl'àinformação <:ientífica e como responsável pelo planejamento, coordemaão, supervisão l'

impleml'nta-I,';io da Rl'dl' d,' Bibliotecas esp,'cializadas nas llnidad",

da Secrdaria,

Análisl' dos sl'TVil,'os dl' infra-estrutura dirigidosàRedc d,' Rihlioh'cas (aquisi<;ão planificada " procl'ssaml'nto técnil'o ,'entralizados, l'atálogo coletivo e preparação d,' sumárim corrcnll's) e dos serviços de referén<:ia l' divulgação presta· dos dirdamente, ou através dos l'omponentes da Rl'd,', aos usuários institucionais ou individuais,

Caractnização dos usuários do Sistema, Participação do Slstl'ma da Secretaria dl' Estado' de Saúde cm atividadl" ""'pnatlv,)s da árl'a hiomédica, lk âmbito nacional.

Van-ＱＬＩｾｬＧｬＱＧ ,>btldas1",1aadol;ão da forma sistémica,

INTRODUÇÃO

As medidas de coopera\ão efetiva. entre os diversos órgãos destinados ao controle e à transferência da infurmação. vem se impondo como soluçãoàproblemática criada pelos vários fatores atuan tes em nossos dias. Entre estes fatores, o cresci-mento documentário e a necessidade de maior rapidez a seu tratacresci-mento e divulga-ção já se tomaram lugar comum e o elemento económico se faz sentir de fomla crescen te,

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Desde então, as bibliotecas da Secretaria de Saúde puderam desenvolver·se soh a chefia de Bibliotecários, embora dependentes em grande parte, do interesse e apoio que viessem a receber das Direções dos órgãos a que estivessem vinculadas. Desta fonna, Sistemas e Redes, centralizados ou (oopela tl\US, tem sido

estahele(i-dos em toestahele(i-dos os níveis - local, nacional e internacional - destinaestahele(i-dos a áreas espe-cíficas ou, dentro do espírito do NA TIS muito abrangente. à base de hihliutecas públicas, escolares, universitárias e espedlalizadas em âmbito nacional.

r.ntre os diversos ramos do conhecimento, a área biomédica vem sendo, sistemati-camente, uma das mais bem cobertas internacionalmente. Aliás, não deve ser es-quecido que, hostoricamente, uma das primeiras bibliografias conhecidas. já 110

sé(ul0 II. foi elaborada por um médico, Galeno, no De libris propriis Iiber

191

6 (2) jul./dez. 1978

III - receber, processar tecnicamente e tomar acessível a doCumetação bibliográ-fica especializada em Saúde, nos diversos órgãos integrantes do SISTEMA;

IV - manter intercâmbio de infonnações e publicações com bibliotecas, centros de documentação, hospitais e universidades de âmbito municipal, estadual, nacio-nal e internacionacio-nal, bem como, com outras instituições científicas e profissionais

dasáreas de Saúde;

Tendo por finalidade primeira o constituir-se em central de infonnações que pu-desse servir de órgão de apoio à Secretaria no que se refere à infonnação científi-ca, o SUPC recebeu as seguintes competências:

pertencessem e que tinham completa autonomia para a constituição do acervo e a detenninação dos serviços a serem implantados.

Somente após a fusão dos antigos estados da Ganabara e Rio de Janeiro em 1975, foi possível a criação do Sistema de Infonnação Científica da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro, graças às diretrizes administrativas que presidiram a política de saúde no novo Estado do Rio de Janeiro.

1. SISTEMA DE INFORMAÇÃO CIENTíFICA DA SECRETARIA DE ESTADO DE SAÚDE DO RIO DE JANEIRO

Pela Resolução nQ50de24/08/76que reestruturou a Secretaria de Estado de Saúde do Rio Saúde Janeiro, foi criada o Centro Saúde lnfonnação Científica para a SaúSaúde -SUPC, subordinado ao Departamento Geral de Programas Especiais da Subsecreta-ria.

II - facilitar e incentivar o estudo e a pesquisa, prestando infonnações aos órgãos da Secretaria e demais usuários institucionais e individuais, integrados na área de Saúde no Estado do Rio de Janeiro;

I - planejar, coordenar e supervisionar o SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA SE-CRETARIA DE SAÚDE, promovendo a integração dos recursos de infonnação científica em serviços locais, nacionais e internacionais, mediante referências que possam atender as consultas feitas sobre os diversos asssuntos de interesse dos de-mais órgãos da Secretaria;

V - servir, quando couber, como depositário da produção técnico-científica do pessoal especializado integrante dos órgãos da Secretaria.

Para a consecução de seu objetivo maior de servir ao desenvolvimento da pesquisa biomédica - do ensino e da prática - no estado do Rio de Janeiro, as atribuições do SUPC, como resultantes destas cinco competências podem ser resumidas sob dois aspectos:

R. Bibliotecan. Brasília

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190

6 (2) jul./dez. 1978

Através dos tempos. a in terdependência entre a evolução das ciênCias médicas e as possibilidades de acesso às infornlações existentes, vem sendo um fenómeno cons. tante. Embora proveniente de várias causas, este fenômeno resultou em que as bi-bliotecas se tomassem órgãos complementares de infra-estrutura das organiza.;ões hospitalares e que surgissem precocemente bibliografias universais de medi(ina e ciências afins, em uma reação de cadeia.

No Brasil são inúmeros os exemplos de bibliotecas ligadas a hospitais e Institul<;úes de pesquisa biomédica que mereceram o reconhecimento internacional. No Estado da Guanabara, embora existentes de fato nos estabelecimentos hospitalares, desde os tempos do Distrito Federal, as bibliotecas da Secretaria de Saúde só foram ofi. cialmente reconhecidas nas estruturas dos diversos órgãos com a criação das Se-çàes de Bibliotecas, pelos Decretos "N" I 196e 1.197,amhos de 30( 12(I %8. que alteravam as estruturas, respectivamente. da Senetaria de Saúde e da SUSEME Superintendência de Serviços Médicos.

Na maioria dos casos, a fonna sistêmcia tem Sido resultante da InlL'gla.;ão de <'lr-gãos e sistemas pré-existentes, através de planejamen to cuidadoso para que, pela distribuição de responsabilidades e competências, somem-se os esforços e re(ursos em benefício dos participantes, evitando-se, contudo, as duplicações de tarefas e coleções que iriam resultar em falta de cobertura adequada de considerável parecia infonnativa.

A necessidade de nomlalização e de cooperação efetiva, logo de início sentida pe-los bibliotecários, encontrou eco na Secretaria de Saúde. Com este fim, foi criado o Conselho Técnicu de Bibliotecas constitu ído, sob a direção do Diretor do Depar-tamento de Planejamento, pelos Chefes das Seções de Bibliotecas das Unidades. No entanto, corno estc Conselho era órgão apenas nonnativo e deliberativo em as suntos técnicus. visando o mínimo de nonnalização e unifonnidadc, isto não im-pediu que o crescimento das bibliotecas se produzisse de fonna heterogênea, uma vez que seus chefes estavam subordinados integralmente ao Diretor do órgão a que

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a ASPECTO INTRA-INSTITUCIONAL. como orgão de apoIo e ceo tro

reteren-cial para a própria Secretaria no que se refere à mformação clentífica_ bem como. ｾｯ11::1:

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diversas unidades vinculadas à Secretaria de Estado de Saude para melhor aprovel- o WcnII:W

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Estado do Rio de Janeiro; prestando assistência técnIca para o levantamento de bl-

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2. SUPC - CENTRO DE INFORMAÇÃO CIENTIFICA PARA A SAÚDE

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tos e mantidas, pela FUSÃO, em âmbito estadual.

Devido à grande diversidade nas finalidades dos Órgãos aos quais se destinavam anteriormente estas coleções, o material bibliográfico recebido apresentava, por

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um lado, grande número de duplicações devidas à anterior autonomia de cada 'eu· o ....

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R. Bibliotecon. Brasrlia

R. Bibliotecon. Brasília 6 (2) jul./dez. 1978 a - títulos muito solicitados pelos usuários e inexistentes no Sistema, obrigando recorrer ao empréstimo interbibliotecário;

Uma vez redistribuído o acervo existente e, na medida do possível, preenchidas as falhas verificadas, pmtiu-se para a ampliação das coleções através de compra e per-muta com a REVISTA MÉDICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, cuja res-ponsabilidade editorial havia sido transferida para o SUPC.

Ver Fig. 2 na página seguinte.

b - localização das bibliotecas já instaladas, sua proximidade recíproca, e estabe· lecimento de meios de comunicação e divulgação.

b - títulos muito citados nos trabalhos especializados;

Para a assintura de novos títulos foram levados em consideração:

a - assunto de especialização, com a verificação da situação das coleções já exis-tentes e avaliação de sua pertinênciaàs necessidades dos usuários individuais, me. diante aferição dos índices de consulta e utilização;

Como primeira medida ao estabelecimento do Sistema, impunha-se a redistribui-ção do acervo de acordo com uma política de aquisiredistribui-ção que, através de concentra-ção, pudesse atender aos interesses dos usuários institucionais e individuais, asse-gurando-lhes o acesso a todas as informações sem redundar entretanto em duplica· ção das coleções.

2.1.1 AQUISIÇÃO PLANIFICADA

As áreas de concentração estabelecidas por assunto, acham-se representadas na Fig. 2. O estabelecimento destas áreas abedeceu aos seguintes critérios:

O quadro comparativo, a seguir, dá uma idéia clara do crescimento das coleções a partir de 1977 (quando o Sistema se tornou operacional) até a presente data (da· dos de30/06/78).

d - títulos inexistentes no Catálogo de Periódicos Correntes nas Bibliotecas do Grupo de Bibliotecários Biomédicos, ou localização em bibliotecas de difícil aces-so.

e - títulos mais citados no Sistema MEDLINE, conforme os 300títulos levanta-dos pela BIREME;

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2.2.1 USUÁRIOS

SERViÇOS DIRETAMENTE AOS USUÁRIOS

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PESQUISA BIBLIOGRÁFICA

I LEVANTAMENTO DE BIBLIOGRAFIAS

. I IDENTIFICAÇÃO E VERIFICAÇÃO DE CITAÇOES BIBLIOGRÁFICAS : I FORNECIMENTO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PRIMÁRIO ATRAｾｓ

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DE CÓPIAS XEROX I CONSULTA NA SEDE

I LOCALIZAÇÃO E BUSCA DE LITERATURA PARA ATENDER PEDIDOS I

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PERiÓDICOS CORRENTES NO SISTEMA DA SECRETAR'IA DE ESTADO DE SAÚDE

a - todos os Órgãos da Secretaria de Estado de Saúde e os especialistas a eles vinculados;

c - faculdades e escolas das ciências da saúde;

d - médicos e demais especialistas da saúde, bem como os estudantes, em nível de graduação ou pós-graduação;

De início, puderam ser logo indetificados os segumtes usuários em potenCial.

b - instituições congêneres, dedicadas à informação eà pesquisa na área biomé-dica, bem como, hospitais e institutos da área de saúde. municipais. federais ou particulares, sediados no Estado;

2.2 DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

e - bibliotecários e documentalistas dedicados ao campo de especialização da saúde.

O acesso imediato de todos os usuários institucionais e individuais à totalidade das coleções do Sistema foi a meta primordial estabelecida pelo SUPC. desde sua criação.

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2.2.2 ATIVIDADES E SERVIÇOS

- pesquisa bibliográfica e levantamento de bibliografias;

a - SERVIÇOS DE ｒｅｆｅｾｎｃｉａＮ constituídos pela prestação de mformações através de:

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197 Fig. 3

R. Bibliotecon. Brasília 6 (2) jul./dqz. 19'78

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- - - -: SERViÇOS DE DIVULGAÇAO

I ELABORAÇÃO DE SUMÁRIOS CORRENTES

I SERVIÇO DE S. D.I.A ÓRGÃOS DA SECRETARIA I PESQUISA DAS NECESSIDADES DOS USUÁRIOS

: ANÁLISE DOS DOCUMENTOS E DE SUA UTILIZAÇÃO P/ADEQUAÇÃO

I DAS COLEÇOES DOS INTERESSES ESPECfFICOS DOS USUÁRIOS

I EDITORAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DA REVISTA ｍｾｄｉｃａ DO ESTADO DO I

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R. Bibliotecon. Brasnia 6 (2) jul./dez. 1978 Para garantir o acesso de todos os usuários a toda a informação disponível no Sis-tema, independentemente de sua localização, as atividades do SUPC foram dirigi-das para o estabelecimento de dois tipos de Serviços diretamente aos usuários Fig. 3.

(6)

- pesquisa das necessidades dos usuários; - elaboração de Sumários correntes;

199

3. ATIVIDADES COOPERATIVAS

Embora ainda nfo haja completado dois anos de criaçã"o, o Sistema de Informaç[o Científica da Secretaria de Estado de Saúde já apresenta resultados que

demons-tram as vantagens resultantes da forma sistêrnica adotada e que podem ser assim resumidas:

Neste sentido, o Sistema da Secretaria participa dos programas do IBICT, Catá-logo Coletivo de Periódicos e de Bibliografia Brasileira de Medicina, através do Grupo de Bibliotecários Biomédicos do Rio de Janeiro.

O SDI dirigido ao Departamento Geral de Epidemiologia apresenta um aspecto que merece destaque. Este Departamento te, entre outras competências, a atribuição de elaborar e analisar os Dados Estatísticos Vitais em âmbito estadual. Desta for-ma, a informação recebida pelo Orgão, depois de análise e comparaç[o, será de im-portância para os trabalhos doBoletim Epidemiol6gico,publicaç[o corrente men· sal.

A integraçfo dos Orgã"os de Informaç[o da Secretaria de Estado de Saúde emum Sistema dinâmico, que procure adaptar-se continuamenteàs tendências verificadas nos interesses específicos de seus usuários n[o é, contudo, a metafmal do SUPC.

Desde seus primórdios, todos os esforços vêm sendo dirigidds no sentido de que, através de atividades cooperativas, o Centro possa ampliar seu raio de açlo e

assu-miras responsabilidades que lhe cabem como integrante de um sistema de âmbito nacional.

CONCLUSÃO

Os relatórios das atividades realizadas para estes atendimentos, através de cada um dos Serviços, servirão de base para o estabelecimento das tendências, podendo re-sultar em trabalhos a serem divulgados através da REVISTA MÉDICA DO ESTA-DO ESTA-DO RIO DE JANEIRO. Sob este aspecto, a correspondência recebida pela RE-VISTA também é objeto de análise, para tomada de decisões na preparaçã"o dos novos números em elaboraçã"o, de forma a que, também ela venha ao encontro dos interesses reais de seus destinatários.

relaçlo aos Gabinetes da Secretaria de Estado e da Subsecretaria, por exemplo, todos os itens são nitidamente influenciados por determinações, normas, ou le· gislação emanadas do Governo Federal ou de Entidades Internacionais. Condições absolutamente locais, fenômenos sociais, temários de congressos e conferências e até interesses particulares, que cheguem ao SUPC através de pedidos enviados dire-tamente ao Serviço de Referência ouàSeção de Aquisição, irão acionar o Sistema globalmente, atingindo as Unidades do Sistema extrapolando até em atividade co-operativa.

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R. Bibliotecan. Brasl1ia 6 (2) jul./dez. 1978

R. Bibliotecan. Brasília 6 (2) jul./dez. 1978

A Disseminação Seletiva da Informação dirigida a Orgãos da Secretaria é uma das atividades que poderá servir para exemplificar bem esta interdependência.

Estes tópicos, bastante amplos, sofrem contudo influência de vários fatores. Com Este serviço é produto do acompanhamento corrente da literatura. Consiste no en-vio imediato dos artigos pertinentes, tão logo os periódicos dêem entrada na Se-ção de Aquisiçã"o, através de cópias xerox que são providenciadas simultaneamente com os Sumários correntes. Os assuntos estabelecidos em caráter permanente, pa-ra os diversos Orgã"os, aparecem naFig.4.

- serviço de SDI a Orgãos da Secretaria;

2.2.3 CARACTERIZAÇÃO DOS USUÁRIOS DA DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO DIRIGIDA AOS ORGÃOS DA SECRETARIA

- editoração e coordenação da distribuição da REVISTA MÉDICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Orgão Oficial da Secretaria de Estado de Saúde.

- acompanhamento corrente da literatura pertinente ao interesses dos usuários; - análise dos documentos e de sua utilização, para adequação das coleções aos in-teresses específicos dos usuários;

b - SERViÇOS DE DIVULGAÇÃO dirigidos para atividades de:

- fornecimento de material bibliográfico primário através de cópia xerox, ou para consulta no local;

- localização e busca de literatura, para atender a pedidos. - identificação e verificação de citações bibliográficas;

Na realidade, todos estes serviços são interdependentes e todos fornecem dados para melhor identificação dos usuários. Como, no entanto, os suários são elemen-tos altamente dinâmicos e seus interesses sofrem continuamente variações, devidas às informações que vão sendo recebidas, a retroalimentação do Sistema se faz atra-vés da análise dos dados fornecidos de per si, pelos diversos Serviços, e sua poste-rior integração que fornece ao Sistema, como um ｴｾ､ｯＬ diversas formas de saída que irão retomar aos Serviços, para melhor ajustamento aos interesses dos usuá-rios.

1-98

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R. Bibliotecon. Brasnia 6 (2) jul./dez. 1978

201

- melhor distribuição dos recursos fmanceiros e dos acervos;

- abstenção de duplicações de títulos e de tarefas;

- aproveitamento de todo o material documentário por todos os usuários, inde-pendentemente da sua lotação e das Unidades onde se encontrem concentrados os ,cervos;

- possibilidade de que os bibliotecários lotados nas Unidades possam dedicar-se tlxclusivamente ao atendimento dirigido ao usuário individual.

ABSTRACT

A system of scientific information of the "Secretaria de Estado de Saúde (Health Departarnent) is presented. The center for the scientific information - (SUPC) is resposible for the planning, coordination, fulfielment&supervision of the Health Ubrary network.

Analysis of groundwork services such as planned acquisition & centralized techni-cal processes, union catalogs& the confection of current' information, reference services& dissemination are also considered.

Participation in the system of the "Secretaria do Estado de Saúdé" (Health) in co-operative activities related io National Biomedical areas. Advantages achieved by adopting the structure of the system.

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