IMPLANTAÇÃO DE FERRAMENTA NO ACOMPANHAMENTO VIA
INTERNET DOS PROCESSOS ENTRE INGRESSO E
APOSENTADORIA DOS SERVIDORES DA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA MUNICIPAL
Belo Horizonte
2013
IMPLANTAÇÃO DE FERRAMENTA NO ACOMPANHAMENTO VIA
INTERNET DOS PROCESSOS ENTRE INGRESSO E
APOSENTADORIA DOS SERVIDORES DA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA MUNICIPAL
Projeto técnico-científico apresentado para concorrer ao I Prêmio Inovar BH, conforme Edital n° 01/2013, na categoria servidor
Tema: Modernização Administrativa
Belo Horizonte
2013
RESUMO
O acompanhamento dos processos que iniciam pelo ingresso até a aposentadoria do servidor através de um sistema pressupõe uma importante ferramenta no processo de gestão e de tomada de decisão. Neste sentido, a proposta do projeto versa sobre a implantação de um sistema onde através da internet o servidor possa ter acesso ao andamento destes processos permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez no acompanhamento e satisfação e benefícios para Administração Pública Municipal e servidores.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO 4
1.1 Caracterização da Situação Anterior
2 DESCRIÇÃO DO TRABALHO 5
2.1 Objetivos propostos e resultados visados 5
2.2 Público-alvo do trabalho 6
2.3 Ações e etapas da implementação 7
3 RECURSOS UTILIZADOS 10
3.1 Recursos Humanos, Financeiros, Materiais tecnológicos, etc. 10
4 CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL 11
4.1 Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação dos resultados e
indicadores utilizados 11
5 LIÇÕES APRENDIDAS 11
5.1 Soluções adotadas para superação dos principais obstáculos encontrados 11
6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 12
1. INTRODUÇÃO:
A proposta do trabalho visará, inicialmente, abordar de maneira acadêmica a implantação e utilização de sistema de acompanhamento via internet dos processos compreendidos entre o ingresso (posse) até a aposentadoria dos servidores da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte. Em outro plano, defrontamo-nos na incumbência de conceituar aspectos e temas que relacionam obrigatoriamente ao tema abordado e por conseqüência, em expor aqui o produto desta pesquisa, que é também, a satisfação do usuário-servidor e da transparência da informação, ponto chave a ser abordado nesta estrutura de pesquisa.
A solução proposta é criar um sistema de acesso com senha individual do servidor onde o mesmo poderá acompanhar os procedimentos de atendimentos, formulários, protocolo dos processos entre o ingresso e aposentadoria. O servidor terá acesso do andamento de seu prontuário com acompanhamento da informação de onde se encontra, qual natureza do processo, data de cadastro, ano de referência, localização, situação, procedência, ano de tramitação, pendência de documentos, entre outras. A pretensão deste sistema é que o mesmo seja disponibilizado e apresentado no Portal de Informações e Serviços ao Servidor do sítio eletrônico da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte: http://portalpbh.gov.br/pbh/ .
Por outro lado, entende-se que é preciso repensar nas ferramentas básicas de gestão voltadas para participação dos servidores e cidadãos como: na elaboração dos orçamentos municipais, planos diretores, fiscalização das metas, projetos que revalorizem a transparência das ações, a legalidade dos atos, o compromisso do bem-estar social, a proposição de mudanças a favor da coletividade, a segurança do patrimônio público, entre outros.
Apesar do reconhecimento do papel do servidor público no processo de gestão, poucos esforços têm sido empreendidos para materializar esse papel. Constatam-se lacunas e deficiências na compreensão sobre quais mecanismos funcionam (ou não) na capacitação destes servidores para dinamizar essas participações.
Na literatura existe uma carência de trabalhos sobre o grau de conscientização dos servidores públicos e, sobretudo, que aborde sua participação nos processos democráticos bem como tal participação pode ser atingida, que são fatores indispensáveis para efetiva
reflexão sobre os problemas enfrentados pelas gestões das entidades públicas. Na presente proposta pretende-se, através do tema modernização administrativa, conscientizar o servidor de sua importância no processo e expor através de sistema de implantação via internet, um mecanismo de acompanhamento dos processos que tramitam entre o ingresso (posse do servidor) até a aposentadoria, facilitando assim transparência e acesso as informações aos servidores.
2 DESCRIÇÃO DO TRABALHO
Este trabalho visa a facilitar o acesso às informações dos servidores quanto ao seu ingresso até a aposentadoria, colaborando diretamente com a interface deste em auxilio a tramitação dos processos administrativos, jurídicos e físicos de forma a acelerar e validar as tomadas de decisões da administração de forma transparente e correlata, subjetivando assim a diminuição dos fluxos de serviços, desgaste do servidor, redundando em economia para a Administração.
2.1 – Objetivos propostos e resultados esperados:
A grande vantagem da implementação do sistema advém da própria facilidade no armazenamento das informações, permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez no acompanhamento dos processos entre ingresso e aposentadoria dos servidores e transparência das informações. Por esta concepção de gestão de monitoramento dos processos espera-se os seguintes benefícios alcançados:
Integração e padronização através da automação dos processos;
Informação de todos os fluxos entre ingresso e aposentadoria dos servidores;
Agilidade e comprometimento das informações a serem obtidas pelos usuários da informação – servidores públicos;
Indicadores de gerenciamento para acompanhamento por parte dos gestores;
Significativa redução de pessoas no atendimento presencial e redução dos custos, otimização dos fluxos de papéis através de um maior controle da informação através do armazenamento e unicidade dos dados através da internet.
Produção e acesso das informações em tempo real e, consequentemente melhora dos processos;
Planejamento, acompanhamento e funcionalidade dos processos; Transparência;
Satisfação do servidor Segurança dos processos Economia do processo
2.2 – Público alvo do trabalho
O público-alvo deste projeto resume-se a todo o servidor público ingresso na Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, quer seja por via de concurso público, quer seja por nomeação em cargo comissionado por ato do Chefe do Executivo Municipal.
Concomitantemente, visualiza-se ao longo de sua vida funcional que o servidor público municipal dá entrada em vários processos que podem ser exemplificados em: revisão de cálculo de benefícios e vantagens auferidas, pedido de certidão de contagem de tempo de serviço, informação sobre boletim de Matrícula - BM congelado, solicitação de cópia de processo em inteiro teor, etc. Finalmente, ao completar o tempo fito para lograr a aposentadoria, este servidor, através de pedido formalizado, dá entrada a abertura de processo para aposentação.
Toda juntada de documentação é feita através de processo físico cuja tramitação – simples e resumida- só é disponibilizada aos servidores através de consulta no sistema que hoje denomina-se “OPUS”. Tal sistema não permite ao usuário informações acerca de despachos, procedência, tramitações com data e gerências responsáveis pelas análises, localização, complementação de documentação, procedimentos para regularização, situação do processo (aberto, em análise, cancelado, concluído), telefones de acesso em caso de dúvidas, etc.
Todas estas informações quando acessíveis ao servidor, seja ele ativo ou aposentado/pensionista, além de garantir um ganho na questão do monitoramento e acompanhamento dos processos; possibilitando transparência aos usuários da informação em ambiente informatizado, por fim, constituem subsídio para o gerenciamento daqueles que buscam a informação sob vários enfoques.
O servidor público municipal, usuário principal da informação, atua neste contexto e cenário como agente fiscalizador e contribui para facilitação da instrução dos processos, garantindo eficiência e efetividade nos resultados.
2.3 – Ações e etapas da implementação
Uma das situações iniciais do projeto concentrou-se no levantamento do universo dos servidores públicos municipais da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte - servidores ativos, inativos e pensionistas. Para tanto, como referência foi adotado o mês de agosto do exercício corrente (2013) e, diante das informações obtidas foram traçadas as análises de dados:
Tabela 1 - Servidores ativos por faixa etária – Referência 08/2013
Faixa Quantidade de Servidores Masculino Feminino Até 15 anos 0 0 De 15,1 a 20 anos 0 4 De 20,1 a 25 anos 157 216 De 25,1 a 30 anos 878 1.380 De 30,1 a 35 anos 1.360 3.015 De 35,1 a 40 anos 1.165 3.405 De 40,1 a 45 anos 828 3.481 De 45,1 a 50 anos 982 4.805 De 50,1 a 55 anos 964 3.662 De 55,1 a 60 anos 652 1.848 De 60,1 a 65 anos 301 974 De 65,1 a 70 anos 126 326 Acima de 70 anos 1 4 Sub total 7.414 23.120 Total Geral 30.534
Fonte: Gerência de Benefícios Previdenciários – GBEN/Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Previdenciária
Pode-se extrair da tabela 1 que do total de 30.534 servidores municipais ativos da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, mais de 75% são do sexo feminino, que a faixa etária onde contempla o maior número de servidores (masculino e feminino) é a faixa que vai de 45,1 a 50 anos e que, existem em atividade 5 servidores acima de 70 anos.
Tabela 2 - Servidores aposentados por faixa etária – Referência 08/2013 Faixa Quantidade de Servidores Masculino Feminino Acima de 40 anos 4 8 Servidores de 41 a 45 anos 12 34 Servidores de 46 a 50 anos 23 72 Servidores de 51 a 60 anos 212 2.334 Servidores de 61 a 70 anos 1.080 4.118 Servidores de 71 a 80 anos 911 1.479 Servidores de 81 a 90 anos 431 269 Servidores de 91 a 100 anos 74 36
Servidores acima de 100 anos 2 2
Sub total 2749 8352
Total Geral 11.101
Fonte: Gerência de Benefícios Previdenciários – GBEN/Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Previdenciária
Na Tabela 2 pode-se perceber que o total de servidores aposentados da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte no mês de referência é de 11.101, e que a faixa etária que congrega o maior número de aposentados é a faixa com idade de 61a 70 anos e que, existem atualmente 4 servidores que têm idade acima de 100 anos.
Tabela 3 - Servidores aposentados por escolaridade – Referência 08/2013
Descrição da escolaridade Número aposentados
229
Analfabeto 21
Ensino Fundamental I - 1ª a 4ª série 792 Ensino Fundamental II - 5ª a 8ª série 1.339
Ginasial Incompleto 467
Ginasial Completo 597
Segundo Grau Incompleto 184
Segundo Grau Completo 1.778
Superior Incompleto 156
Superior Completo 4.463
Mestrado Completo 36
Pós-Graduação 1.039
Total 11.101
Fonte: Gerência de Benefícios Previdenciários – GBEN/Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Previdenciária
Segundo a Tabela 3, o comparativo entre o número de aposentados e o grau de escolaridade, é que 40% dos servidores aposentados possuem curso superior completo, e que existem 229 servidores sem qualquer detalhamento de grau de instrução no sistema (não informado) e que existem 21 servidores analfabetos.
Tabela 4 - Servidores por vínculo da Administração Direta – Referência: Março de 2013 Vínculo Nº de Pessoas CONTRATO ADMINISTRATIVO 2.387 EFETIVO CELETISTA 3.820 EFETIVO ESTATUTÁRIO 30.147 ESTAGIÁRIO 2.079 MUNICIPALIZADOS 622 RECRUTAMENTO AMPLO 962 Total Geral 40.017
Fonte: Sistema ARTERH
A tabela 4 demonstra o número de servidores por vínculo, onde percebemos que existem 30.147 servidores efetivos estatutário e 962 servidores em recrutamento amplo.
Outro dado disponibilizado pela Gerência de Concessão de Benefícios – GBEN é que existem 2.975 pensionistas. A folha de pagamento dos 11.101 servidores aposentados, é de R$ 39.938.375,05 (trinta e nove milhões, novecentos e trinta e oito mil, setecentos e setenta e cinco reais e cinco centavos) mensal
Com o cenário dos números apresentados a implantação do sistema visa congregar todas as informações necessárias para que a ferramenta de acompanhamento do processo seja operante e altamente eficaz objetivando os benefícios esperados.
Tabela 5 – Cronograma das ações de implementação do projeto.
Ações Prazos Riscos Proposta de mitigação
avençada
1- Modelagem do sistema
5 meses Não contemplar todos os fluxos existentes e esperados para os avanços na implementação das informações propostas Envolvimento das gerencias e respectivos responsáveis para atualização, acompanhamento, mapeamento dos fluxos e controle concomitante
Ações Prazos Riscos Proposta de mitigação avençada 2- Inserção das informações existentes acerca dos processos
4 meses Digitação da totalidade dos processos existentes
Mão-de-obra para subsidiar a alimentação das informações
3- Testes e validação dos dados
3 meses Falha na inserção dos dados
Revisão das inserções
4- Treinamento dos envolvidos
2 meses Relutância em
implementação
Criticidade para melhoria do sistema
5- Monitoramento do processo
Indefinido Falha em monitorar os fluxos e etapas
Retificação das falhas
3 RECURSOS UTILIZADOS
3.1 – Recursos Humanos, Financeiros, Materiais Tecnológicos, etc.
Aproveitamento dos setores de pessoal e recursos humanos bem como, pessoal da tecnologia de informação e Departamento Pessoal.
Para a implementação física deste sistema, será necessário que a Administração adquira equipamentos de alta capacidade de armazenamento e de alta velocidade com assistência e rastreamento de todo o processo, visando à difusão do conhecimento para todos os envolvidos.
Para tanto, os custos deste sistema deverão vir do Orçamento Anual, estendido subsequentemente nas próximas orçamentações com previsão de investimento no Plano Plurianual.
O impacto econômico de pessoal será significativo, reduzindo assim despesa com pessoal , mobiliário e espaço físico. Sendo assim, a Administração terá uma ferramenta para análise e tomada de decisões em curto prazo que visa implementar a fluidez dos processos.
4 CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL
4.1 – Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação dos resultados e indicadores utilizados
Os métodos de monitoramento serão adquiridos no decorrer da implementação e uso do sistema, substanciado pela opinião dos usuários internos e externos com indicativos físicos de monitoramento tais como pesquisa de satisfação e opiniões para melhoria do mesmo.
Este processo, avaliará resultados através dos preceitos de economicidade, eficiência e efetividade bem como, a economia a médio longo prazo.
4.2 – Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados
Os resultados deverão ser avaliados de forma a garantir aos usuários através de endereçamento de pesquisas e avaliação interna sucessivas e temporais objetivando a aferição em tempo e curso de prazo abreviados.
Com a implementação de tal sistema, a Administração terá elementos em tempo real e futuro para tomada de decisões que se fizerem necessárias quanto a capacitação, desenvolvimento e economia de pessoal e mão-de-obra, bem como o planejamento de novos quadros de servidor e também suporte na concepção de novos concursos para preenchimento dos quadros da Administração Pública Municipal. No entanto, a Administração gerencial não possui neste momento sistemas que possam subsidiar e diagnosticar de forma concisa os quadros de ativos e inativos deste órgão, sendo assim, o retrabalho da Administração é exaustivo e dispendioso.
5 LIÇÕES APRENDIDAS
5.1 – Soluções adotadas para superação dos principais obstáculos encontrados
Para modernização da administração é necessário que haja ferramentas de informação disponibilizadas para acompanhamento dos diversos processos de gestão, gerando simultaneamente reduções significativas de custos e otimizando processos. Neste sentido, é salutar que os processos que envolvam informações de ingresso do servidor e aposentadoria sejam informatizados pois não é cabível que tais informações fiquem armazenadas em processos através de instrução física em papéis.
O aproveitamento dos recursos, o armazenamento desses processos e a mão de obra dispendida na autuação dos mesmos é significativamente melhorada com adoção de práticas que simplificam e facilitam a redução de custos administrativos e operacionais, frente a brusca redução dos trâmites, que originam montes de papéis, os quais operam em fluxos viciosos de vai-e-vem de vias de documentos, protocolos e assinaturas.
6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
LAKATOS, E.M.; MARCONI, M.A. Fundamentos da Metodologia Cientifica. São Paulo: Saraiva, 1998. 3.ed
Revista Transparência Ibracon – Número 1 Abril- Junho 2011- Matéria: “As novas fronteiras”, páginas 12 a 17. Editora Ex Libris, São Paulo.
MARSHALL, T. H. Cidadania, Classe Social e Status. Rio de Janeiro: Zahar, 1967.
