PORTARIA DIREF 118 DE 30 DE JUNHO DE 2015

(1)

SEÇÃO JUDICIÁRIA DE MINAS GERAIS

PORTARIA DIREF 118 DE 30 DE JUNHO DE 2015

Institui o Escritório de Projetos Estratégicos da Seção Judiciária de Minas Gerais

O Juiz Federal MIGUEL ANGELO DE ALVARENGA LOPES, Diretor do Foro da Justiça Federal de Primeiro Grau em Minas

Gerais, conforme designação constante da Portaria Presi/Asmag nº 173, de 15.5.2014, do TRF-1ª Região, publicada no e-D.J.F-1 de 20.5.2014, Caderno TRF, no uso das atribuições que lhe conferem a Lei nº 5.010/66, Resolução n° 79, de 19.11.2009, alterada pela de nº 2013/00243, de 9.5.2013, ambas do Conselho da Justiça Federal, e o Provimento COGER nº 38, de 12.6.2009, com redação dada pelo de nº 39, de 3.11.2009, ambos do TRF-1ª Região.

CONSIDERANDO:

os termos da Resolução n. CJF-RES-2014/00313 de 22 de outubro de 2014, que dispõe sobre a Gestão da Estratégica da Justiça Federal e dá outras providências;

os termos da Resolução PRESI 8 e Resolução PRESI 29 de 17/12/2014, que dispõe sobre o Planejamento Estratégico da Justiça Federal da 1ª Região e dá diretrizes para sua gestão no âmbito do Tribunal, das Seções e das Subseções Judiciárias;

os termos da Portaria PRESI 92, que trata sobre a Rede de Governança da Estratégia da Justiça Federal da 1ª Região;

que a implementação de ações voltadas ao alcance dos objetivos e metas estratégicas da Justiça Federal é exigência contida nas normas do CJF, CNJ e TRF-1ª Região;

que a gestão de projetos é fundamental para o alcance dos objetivos estratégicos da instituição, sendo necessário dotar a Seção Judiciária

(2)

de Minas Gerais de setor para orientar e controlar os projetos e programas a serem implementados, padronizando os processos de trabalho por meio de ferramentas e práticas integradas de gestão;

o interesse da Administração;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído o Escritório de Projetos Estratégicos da Seção Judiciária de Minas Gerais – EPES/SJMG e regulamentada a tramitação de Projetos Estratégicos a serem por ele coordenados por meio desta Portaria.

Art. 2º O EPES-SJMG, vinculado à Secretaria Administrativa - SECAD, tem suas atividades coordenadas por servidor vinculado à Seção de Modernização Administrativa - SEMAD.

Art. 3º São atribuições do EPES/SJMG:

I - prestar apoio e acompanhar a implantação de projetos estratégicos da Seccional;

II - garantir que o portfólio de projetos da Seccional estejam adequados ao alcance de seus objetivos estratégicos, contribuindo para o alinhamento das ações à estratégica da Justiça Federal.

III - difundir e assegurar a correta aplicação da Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Justiça Federal no âmbito da Seccional;

IV - prestar apoio e assessoramento técnico aos gerentes de projetos aprovados pela Administração, bem como às respectivas equipes, em todas as suas fases.

§1º Rotinas são ações de caráter contínuo, com pouco valor inovador e sem prazo de encerramento.

:: SEI / TRF1 - 0838156 - Portaria :: https://sei.trf1.jus.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir_web&acao_origem=arvore_visua...

(3)

§2º Projetos são denominados esforços temporários, com prazo determinado de início e fim, com custos estabelecidos e objetivos definidos.

§3º Projetos estratégicos são aqueles relacionados a um ou mais objetivos estratégicos previstos no Planejamento Estratégico da Justiça Federal de Minas Gerais e que contribui para o alcance de metas definidas.

§4º Projetos funcionais são aqueles decorrentes de demandas não classificadas como estratégicas e que podem ter seu desenvolvimento pela própria unidade requisitante.

Art. 3º Serão acompanhados pelo EPES-SJMG somente projetos estratégicos.

Parágrafo Único. Quanto aos projetos funcionais caberão apenas orientações técnicas a fim de se difundir o modelo de gestão por projetos e possibilitar a qualquer unidade o aprimoramento da metodologia.

Art. 4º A tramitação de demandas estratégicas a serem acompanhadas pelo EPES-SJMG obedecem às seguintes regras de tramitação, classificadas em três fases:

I - FASE 1 – CONCEITUAÇÃO: fase de formalização dos pedidos, respectiva análise e autorização.

a) As unidades demandantes deverão preencher, com apoio do EPES/SJMG, o Termo de Abertura do Projeto – TAP (Anexo I) e encaminhar à Diretoria da SECAD um pedido via PAe-SEI para análise.

b) Apresentado o TAP pela unidade, o EPES-SJMG classificará a demanda recebida como rotina, projeto funcional ou projeto estratégico observando-se os seguintes procedimentos:

1. Classificado como Rotina, será devolvido à unidade requisitante para seguir com o seu rito próprio.

2. Classificado como Projeto Funcional, será encaminhado à Diretoria da SECAD para deliberar acerca da conveniência ou não de atuação do EPES/SEJMG junto à unidade requisitante. Em caso positivo seguirá o rito de projeto estratégico sem necessidade dos respectivos registros.

(4)

3. Classificado como Projeto Estratégico, o pedido será enviado ao NUCAF para verificar a viabilidade orçamentária, retornando-o ao EPES-SJMG com a respectiva manifestação.

c) Na hipótese de Projeto Estratégico, o EPES/SJMG submeterá o pedido à Diretoria da SECAD, instruindo os autos com a respectiva análise técnica no que se refere à importância do prosseguimento e as considerações acerca dos resultados a serem alcançados com a sua execução.

d) Em seguida a Diretoria da SECAD submeterá o pedido à Diretoria do Foro, com a sua manifestação prévia.

e) Recebida autorização de prosseguimento pela Administração, o pedido será devolvido à unidade requisitante pelo EPES.

f) Verificando o EPES/SJMG que o projeto envolverá uma solução específica da área da tecnologia da informação, deverá encaminhá-lo ao NUTEC para prosseguir por aquele Núcleo.

II) FASE 2 – DETALHAMENTO: Etapa para definição das ações e escolha das melhores alternativas para o alcance dos objetivos propostos pelo Projeto Estratégico.

a) Nesta fase a unidade requisitante, com a orientação do EPES/SJMG, deverá instruir os autos com os seguintes formulários, a fim de detalhar as atividades, indicar responsáveis, prazo, custo e finalização:

. PSP – Plano Simplificado do Projeto – Anexo 2 . EAP – Estrutura Analítica do Projeto – Anexo 3 . MAP – Mapa de Aquisição do Projeto – Anexo 4

III) FASE 3 – IMPLEMENTAÇÃO: Esta fase tem como objetivo tornar real tudo o que foi planejado na etapa de detalhamento, observando-se:

a) A fase de implementação será de responsabilidade do Gerente de Projeto que deverá, com as orientações do EPES/SJMG, no que tange às técnicas de gestão de projetos, concentrar os esforços de execução, monitoramento e controle das ações, devendo instruir os autos do PAe-SEI do

(5)

projeto com os formulários abaixo:

- ATA – Ata das Reuniões de Acompanhamento – Anexo 5 - RAP – Relatório de Acompanhamento de Projetos – Anexo 6 - SMP – Solicitação de Mudança de Projeto – Anexo 7

- RLA– Registro de Lições Aprendidas e Boas Práticas – Anexo 8

IV – FASE 4 – FECHAMENTO: Etapa a ser iniciada após todos os objetivos do projeto serem alcançados.

a) Nessa fase a unidade responsável pela implementação do projeto deverá providenciar a finalização do processo PAe-SEI, instruindo-o com os seguintes formulários:

- TAC - Termo de Aceite do Projeto – Anexo 9, no caso de produtos e serviços entregues .

- TEP – Termo de Encerramento de Projeto – Anexo 10, ocasião na qual o gestor do projeto registrará o encerramento do Projeto, por estar concluído ou cancelado, avaliando o seu sucesso, registrando a existência de pendências, motivos do cancelamento, se for o caso, e registrando lições aprendidas e boas práticas.

b) Após a instrução dos autos, como descrito no item anterior, a unidade requisitante deverá encaminhar os autos ao EPES/SJMG, que se incumbirá de emitir parecer, a ser dirigido à Diretoria da SECAD, contendo, com base nas informações do gerente do projeto, a avaliação do projeto quanto à sua execução, alcance dos objetivos específicos planejados e os resultados pretendidos, bem como o comportamento da gestão quanto ao prazo e custos.

c) A Diretoria do SECAD se cientificará das informações prestadas pelo EPES/SJMG e determinará o arquivamento dos autos ou a execução de eventual medida, se necessária.

Art. 5º Esta Portaria terá efeitos a partir de 17 de agosto de 2015.

MIGUEL ANGELO DE ALVARENGA LOPES

(6)

Juiz Federal Diretor do Foro Documento assinado digitalmente

Documento assinado eletronicamente por Miguel Ângelo de Alvarenga Lopes, Diretor do Foro, em 30/06/2015, às 18:54 (horário de Brasília), conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://portal.trf1.jus.br/portaltrf1/servicos/verifica-processo.htm informando o código verificador

0838156 e o código CRC 50FC169B.

Av. Álvares Cabral, 1805 - Bairro Santo Agostinho - CEP 30170-001 - Belo Horizonte - MG - http://portal.trf1.jus.br/sjmg

0012252-77.2015.4.01.8008 0838156v7

(7)

Seção Judiciária de Minas Gerais

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-001 TAP – PÁGINA 1/3

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO – TAP

IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO

NOME DO PROJETO

OBJETIVO GERAL

DOCUMENTO DE REFERÊNCIA

UNIDADE DEMANDANTE DATA

GERENTE DO PROJETO RAMAL

HISTÓRICO DE REGISTRO

VERSÃO DATA AUTOR (elaboração/alteração) DESCRIÇÃO

ALINHAMENTO ESTRATÉGICO (indicar os objetivos estratégicos relacionados ao projeto)

JUSTIFICATIVA (descrever a situação/problema; o porquê do projeto)

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DO PROJETO (o que se deseja alcançar com o projeto, se possível, com resultados mensuráveis)

BENEFICIÁRIOS (órgãos, unidades ou pessoas que serão beneficiadas com o projeto)

PARTES ENVOLVIDAS E SUAS RESPONSABILIDADES NO PROJETO

(8)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-001 TAP – PÁGINA 2/3

PCTT: 00.13.00.00

ESCOPO (descrever quais atividades e tarefas serão realizadas e como)

NÃO-ESCOPO (o que não será realizado)

PRÉ-REQUISITOS (projetos, atividades ou recursos indispensáveis)

RISCOS E OPORTUNIDADES (incluir planos de contingência)

PRAZO ESTIMADO (mês/ano previsto para a conclusão do projeto)

CUSTO ESTIMADO / FONTE DOS RECURSOS

ENCAMINHAMENTO DO TAP

UNIDADE DEMANDANTE

GERENTE DO PROJETO DATA ASSINATURA

DIRETOR DA UNIDADE DEMANDANTE DATA ASSINATURA

ESCRITÓRIO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS REGIONAIS DA 1ª REGIÃO – EPER

MANIFESTAÇÃO

DIRETOR DA SECGE DATA ASSINATURA

(9)

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-001 TAP – PÁGINA 3/3 MANIFESTAÇÃO

DIRETOR DA SECOR DATA ASSINATURA

DIRETORIA-GERAL – DIGES

APROVAÇÃO

( ) Autorizo a abertura do projeto. Ao EPER, para inclusão no portfólio de projetos da 1ª Região. ( ) Não autorizo a abertura do projeto pelas seguintes razões:

(10)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-002 PSP – PÁGINA 1/2

PCTT: 00.13.00.00

PLANO SIMPLIFICADO DO PROJETO – PSP

NOME DO PROJETO

PROCESSO ADMINISTRATIVO N. UNIDADE DEMANDANTE

PALAVRAS-CHAVE

JUSTIFICATIVA (Caso haja acréscimo em relação ao TAP)

OBJETIVOS ESPECÍFICOS (Caso haja acréscimo em relação ao TAP)

DETALHAMENTO DO ESCOPO E DO NÃO-ESCOPO (Descrever o plano de ação. Anexar os formulários EAP – PRO 15.003 e MAP – PRO 15.004)

RISCOS E OPORTUNIDADES (Incluir planos de contingência)

(11)

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-002 PSP – PÁGINA 2/2 NOME UNIDADE RAMAL DATA ASSINATURA

ENCAMINHAMENTO DO PSP/EAP/MAP

UNIDADE DEMANDANTE

Senhor Diretor-Geral, tendo em vista a aprovação do TAP do projeto em referência, submetemos à apreciação de Vossa Senhoria o presente Plano de Projeto, acompanhado da Estrutura Analítica (EAP) e do Mapa de Aquisições (MAP).

DESTINAÇÃO DE RECURSOS

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO – SECOR

RECOMENDAÇÕES DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS

AUTORIZAÇÃO PARA EXECUÇÃO DO PROJETO

DIGES

( ) Autorizo a execução do projeto. Ao EPER, para atualização do portfólio de projetos da 1ª Região. ( ) Não autorizo a execução do projeto pelas seguintes razões:

(12)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-003 EAP – PÁGINA 1/3

PCTT: 00.13.00.00

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO – EAP

NOME DO PROJETO

EAP

IDENTIFICAÇÃO DO PT/ATV/TAR – ENTREGAS RESPONSÁVEL PRAZO CUSTO PT 1 ATV 1.1 TAR 1.1.1 TAR 1.1.2 TAR 1.1.3 ATV 1.2 TAR 1.2.1 TAR 1.2.2 TAR 1.2.3 PT 2 ... ...

Para incluir linhas na tabela, posicione o cursor na última célula, destacada em azul, e pressione a tecla TAB ( ). Veja abaixo as instruções de preenchimento da tabela.

Este formulário é parte integrante do PLANO SIMPLIFICADO DO PROJETO – PRO 15-002.

(13)

INSTRUÇÕES PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

1. Dividir o escopo do projeto (o que vai ser feito) em partes chamadas pacotes de trabalho – PT, com as suas devidas “entregas” – nível 1 da EAP;

2. Analisar se os pacotes de trabalho podem ser decompostos em componentes menores, que são mais fáceis de gerenciar. Em caso afirmativo, dividir os pacotes de trabalho em atividades – ATV (nível 2 da EAP);

3. Se necessário, dividir as atividades em tarefas – TAR (nível 3 da EAP);

4. Definir os responsáveis pelos pacotes de trabalhos, atividades e tarefas, bem como o prazo e o custo envolvidos;

5. Comparar a EAP gerada com EAPs de projetos similares.

Glossário da EAP:

Pacotes de trabalho (PT): representam as etapas nas quais o projeto será dividido. Cada PT é um

conjunto de várias iniciativas (atividades e tarefas). Costumeiramente, cada término de uma etapa é marcado por uma entrega.

Atividades (ATV): os pacotes de trabalho são decompostos em atividades necessárias para produzir

as várias entregas do projeto. O nível de detalhe dessa decomposição pode mudar de projeto para projeto e até de pacote de trabalho para pacote de trabalho. A decomposição demasiada cria um custo gerencial maior no projeto, e a falta adequada dela pode causar estimativas erradas.

Tarefas (TAR): a tarefa é uma subdivisão da atividade. Serve para melhor detalhar o que será

reali-zado para o cumprimento da ATV e do PT.

Responsável: pessoa que executará o PT, a ATV ou a TAR, sendo responsável pelo seu

cumpri-mento. Para cada PT, ATV ou TAR deve haver um responsável, a quem o gerente do projeto pode consultar para acordar o prazo e custo do PT, ATV ou TAR.

Prazo: estimativa do número de dias de trabalho que serão necessários para concluir os PT, ATV ou

TAR.

Custo: estimativa do valor necessário para realizar cada PT, ATV ou TAR.

Entrega: são produtos ou serviços significativos para o controle do projeto. Determinam um marco

para o projeto e facilitam o controle por parte do gerente e das unidades envolvidas.

Exemplo de EAP:

Preparação de imóvel para implantação de uma nova vara federal

IDENTIFICAÇÃO DO PT/ATV/TAR – ENTREGAS RESPONSÁVEL PRAZO CUSTO

PT 1 Identificação do imóvel

ATV 1.1 Selecionar e conhecer imóveis TAR 1.1.1 Contatar imobiliárias

TAR 1.1.2 Agendar visitas (verificar agenda Diref) TAR 1.1.3 Realizar visitas

Antônio Silva (Nucad) Até jul/1999

ATV 1.2 Aprovação do imóvel pelo Diretor do Foro Diref 15/ago/1999 TAR 1.2.1 Elaborar relatório comparativo dos imóveis

visitados Antônio Silva (Nucad)

Até 15/ago/1999 TAR 1.2.2 Submeter ao Diref Wanderley Souza (Secad) 15/ago/1999 ATV 1.3 Elaborar o Projeto Básico da reforma, com

(14)

JUSTIÇA FEDERAL

PCTT: 00.13.00.00

IDENTIFICAÇÃO DO PT/ATV/TAR – ENTREGAS RESPONSÁVEL PRAZO CUSTO ATV 1.4 Assinatura do contrato de locação Ciclano (unidade

PT 2 Reforma física do imóvel R$ 10.000,00

ATV 2.1 Detalhar em ATVs e TARs

PT 3 Instalação de mobília

ATV 3.1 Detalhar em ATVs e TARs

PT 4 Instalação do complexo de TI

(15)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-004 MAP – PÁGINA 1/2

PCTT: 00.13.00.00

MAPA DE AQUISIÇÃO DO PROJETO – MAP

NOME DO PROJETO

MAPA DE AQUISIÇÕES N. PT /

ATV / TAR DESCRIÇÃO DO ITEM QTD. FORNECEDOR (potencial)

PRAZO DE AQUISIÇÃO CUSTO UNIT. CUSTO TOTAL

Para incluir linhas na tabela, posicione o cursor na última célula, destacada em azul, e pressione a tecla TAB ( ).

(16)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-004 MAP – PÁGINA 2/2

PCTT: 00.13.00.00

(17)

PCTT 00.10.00.05

TRF 1ª REGIÃO / MOD 15-03-04 PÁGINA 1 DE 1

ATA DAS REUNIÕES DE ACOMPANHAMENTO

IDENTIFICAÇÃO DA REUNIÃO

DATA HORÁRIO INÍCIO HORÁRIO TÉRMINO

LOCAL

OBJETIVO

PARTICIPANTES

NOME CARGO UNIDADE

ASSUNTOS TRATADOS (PAUTA)

CONCLUSÕES

PRÓXIMAS PROVIDÊNCIAS

ITEM PROVIDÊNCIAS/ATIVIDADES RESPONSÁVEL DATA LIMITE AUTENTICAÇÃO ________________________________ SECRETÁRIO ________________________________ COORDENADOR

(18)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-005 RAP – PÁGINA 1/1

PCTT: 00.13.00.00

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DO PROJETO – RAP

NOME DO PROJETO

RELATÓRIO (análise do projeto como um todo, incluindo entregas, atrasos, custos, riscos, próximos passos etc.)

(19)

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-006 SMP – PÁGINA 1/2

SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA NO PROJETO – SMP

NOME DO PROJETO

E-MAIL DO GERENTE DO PROJETO PROCESSO ADMINISTRATIVO N.

IDENTIFICAÇÃO DA MUDANÇA

DESCRIÇÃO DETALHADA DA MUDANÇA PROPOSTA

BENEFÍCIOS ADVINDOS DA MUDANÇA PROPOSTA

IMPACTOS NO PROJETO EM CASO DE NÃO-IMPLANTAÇÃO DA MUDANÇA PROPOSTA

ALTERAÇÕES NO PROJETO (descrever as alterações que a mudança proposta acarretará no projeto)

NO ALINHAMENTO ESTRATÉGICO NO ESCOPO NO CRONOGRAMA NO CUSTO NA QUALIDADE OUTROS (especificar)

(20)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-006 SMP – PÁGINA 2/2

PCTT: 00.13.00.00

ENCAMINHAMENTO DA SOLICITAÇÃO

UNIDADE DEMANDANTE

MANIFESTAÇÃO

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO – SECOR (quando houver alteração nos custos)

MANIFESTAÇÃO

APROVAÇÃO

( ) Autorizo a alteração do projeto. Ao EPER, para atualização do portfólio de projetos da 1ª Região. ( ) Não autorizo a alteração do projeto pelas seguintes razões:

(21)

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-012 RLA – PÁGINA 1/1

REGISTRO DAS LIÇÕES APRENDIDAS E BOAS PRÁTICAS – RLA

NOME DO PROJETO

REGISTRO DAS LIÇÕES APRENDIDAS

FASE SITUAÇÃO LIÇÕES APRENDIDAS Abertura

Detalhamento Execução Encerramento

REGISTRO DE BOAS PRÁTICAS

FASE SITUAÇÃO LIÇÕES APRENDIDAS Abertura

Detalhamento Execução Encerramento

Este formulário é parte integrante do TERMO DE ECERRAMENTO DO PROJETO – PRO 15.011.

(22)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-008 TAC – PÁGINA 1/1

PCTT: 00.13.00.00

TERMO DE ACEITE DE PRODUTOS/SERVIÇOS – TAC

NOME DO PROJETO

ACEITE DE PRODUTOS E SERVIÇOS

PRODUTO/SERVIÇO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO DATA ASSINATURA

Para incluir linhas na tabela, posicione o cursor na última célula, destacada em azul, e pressione a tecla TAB ( ). Veja abaixo as instruções de preenchimento da tabela.

(23)

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-011 TEP – PÁGINA 1/2

TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO – TEP

NOME DO PROJETO

MOTIVO DO ENCERRAMENTO

Projeto concluído.

Projeto cancelado pelas seguintes razões:

RESULTADOS DO PROJETO (percepção geral, dificuldades, alcance dos objetivos. Anexar os formulários TAC – PRO 15.008 e RLA – PRO 15.012)

PENDÊNCIAS

PENDÊNCIA SOLUÇÃO PRAZO RESPONSÁVEL ASSINATURA

ENCAMINHAMENTO DO TEP

(24)

JUSTIÇA FEDERAL

TRF 1ª REGIÃO/PRO. 15-011 TEP – PÁGINA 2/2

PCTT: 00.13.00.00

CIÊNCIA E MANIFESTAÇÃO

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO – SECOR

CIÊNCIA E MANIFESTAÇÃO

APROVAÇÃO

Autorizo o encerramento do projeto. Ao EPER, para atualização do portfólio de projetos da 1ª Região. Não autorizo o encerramento do projeto pelas seguintes razões: