Gestão de documentos arquivísticos digitais: análise do sistema informatizado da empresa PRL

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CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

DANIELE DE SOUZA PEREIRA

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA PRL

Niterói 2016

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Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

ORIENTADOR:Professora Margareth da Silva

Niterói 2016

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Ficha Catalográfica S719 de Souza, Daniele Pereira.

Gestão de documentos arquivísticos digitais: análise do sistema informatizado da empresa PRL / Daniele de Souza Pereira. – Niterói: [s.n.], 2016.

50 f.

Orientador: Margareth da Silva.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, 2016.

Bibliografia: f. 48-50.

1. Gestão de documento. 2. Documento arquivístico. 3. Documento eletrônico. 4. Automação de arquivo. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.

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Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

APROVADA EM: / /

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________ Prof.ª Margareth da Silva - Orientador

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________ Prof.ª Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza

______________________________________________ Prof.ª Ana Célia Rodrigues

Niterói 2016

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A Deus, pela luz, oportunidade e fôlego.

Ao meu pai, mãe e irmã, pela educação, ensinamentos e carinho.

Ao meu namorado, por seu amor, companheirismo, compreensão e encorajamento.

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Ao autor da vida, pelo socorro, luz e oportunidade concedida. A minha família, Nelson, Denise e Dara.

Ao meu grande amor, Marco Aurélio.

Ao corpo docente de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense, pela competência na condução das disciplinas.

A Prof.ª Margareth da Silva pela sabedoria e paciência na orientação deste trabalho. Aos bravos alunos e colegas do curso de Arquivologia.

A todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para a realização desta pesquisa.

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Proteger os documentos contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro dever dos arquivistas.

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A partir do levantamento da literatura arquivística em relação aos conceitos pertinentes da área, pretende-se evidenciar neste trabalho o conceito da Gestão de Documentos, seus princípios e práticas, além de questões como a autenticidade, acesso contínuo aos documentos e a importância da implementação de uma política de gestão nas organizações. A fim de exemplificar tal relação entre a literatura e a prática, foi realizada uma análise do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, utilizado pelo Departamento de Engenharia, de uma empresa voltada para o setor de Óleo e Gás, tendo como base alguns requisitos obrigatórios observados no e – ARQ Brasil (2011).

Palavras-chave: Gestão de Documentos. Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

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From the survey of the archival literature in relation to the relevant concepts of the area, we intend to highlight in this work the concept of Document Management, its principles and practices, as well as issues such as authenticity, continuous access to documents and the importance of implementing a management policy in organizations. In order to exemplify this relationship between literature and practice, an analysis was made of the electronic document management system used by the Engineering Department of a company focused on the Oil and Gas sector, based on a number of mandatory requirements observed at e - ARQ Brasil (2011).

Keywords: Records Management. Electronic Records Management. Electronic Records Management System

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1 INTRODUÇÃO... 11

2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS... 14

2.1 ARQUIVO... 14

2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO... 16

2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO... 17

2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL.. 20

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS... DIGITAIS 23 3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS... 23

3.2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA NO AMBIENTE DIGITAL... 27

3.3 SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA... DE DOCUMENTOS 29 4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA PRL... 33

4.1 EMPRESA PRL: HISTÓRIA, VISÃO, MISSÃO E O ARQUIVO DO... DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA 33 4.2 SISTEMA INFORMATIZADO SISGEARQ:... FUNCIONALIDADES X REQUISITOS 34 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 47

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1 INTRODUÇÃO

O conceito de gestão de documentos foi elaborado após a Segunda Guerra Mundial, nos Estados Unidos, em virtude do notável aumento na produção de documentos em instituições públicas e privadas. O norte-americano Philip C. Brooks (1940, apud INDOLFO, 2007, p. 31) é pioneiro em discutir o conceito do ciclo de vida dos documentos, base do records management, que compreendia desde a produção dos documentos até a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assim, a partir da elaboração e aplicação do conceito de gestão de documentos, os autores e profissionais da Arquivologia identificaram uma redefinição do perfil das instituições e dos profissionais de arquivo, onde estes não poderiam apenas se limitar a preservar e garantir acesso aos documentos, e sim se posicionar frente às políticas públicas voltadas à gestão de documentos.

No final do século XX e início do século XXI, com o avanço da tecnologia de informação e comunicação, os computadores e sistemas informatizados se consolidaram como meios de criação, processamento e disseminação da informação. Por este motivo, identificar o documento arquivístico e sua verdadeira natureza no ambiente eletrônico, independente dos suportes onde estão registrados e a tecnologia utilizada, se tornou cada vez mais difícil para os arquivistas.

Em virtude do tema e da necessidade de otimização de esforços a fim de garantir resultados positivos na gestão de documentos, diversas organizações, tais como a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), elaboraram diretrizes e procedimentos que devem ser adotados para a implementação eficiente da gestão de documentos arquivísticos digitais.

Assim, é de extrema importância a discussão sobre a gestão de documentos arquivísticos digitais no âmbito nacional e internacional. Os problemas causados pela obsolescência tecnológica e a degradação das mídias acarretam falhas, sendo consequência as perdas parciais ou totais dos documentos arquivísticos digitais, que muitas acontecem de forma silenciosa e imperceptível, sendo observada apenas no momento solicitado pelo usuário.

Desse modo, compreender a importância da gestão de documentos arquivísticos digitais pelos profissionais da área é fundamental, pois garantir o controle dos documentos desde a criação até a destinação final torna-se cada vez mais difícil com as novas tecnologias de informação e comunicação.

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Atualmente, o gerenciamento arquivístico de documentos digitais é um dos desafios da Arquivologia, pois a bibliografia sobre gestão de documentos é vasta, porém são poucos os estudos que tratam da identificação e controle dos documentos digitais, bem como a fundamentação teórica sobre a identificação, classificação, avaliação e preservação dos documentos arquivísticos digitais.

A presente pesquisa a ser realizada é relevante para a Arquivologia, pois identifica e descreve elementos essenciais dos documentos arquivísticos digitais e como deve ser implementada a gestão desses documentos, apresentando a sua importância de acordo com conceitos, métodos e práticas disponíveis na bibliografia da área.

O objetivo geral deste trabalho de pesquisa consiste em demonstrar a importância de sistemas informatizados que implementam os procedimentos de gestão, especialmente a classificação e avaliação, de forma a garantir a autenticidade, organicidade e preservação dos documentos arquivísticos. O objetivo específico consiste em analisar o SISGEARQ utilizando o e-ARQ Brasil como parâmetro de referência a fim de verificar se o sistema está aderente aos requisitos estabelecidos por esse modelo.

Este trabalho tem como marco teórico a proposta desenvolvida pelo Projeto InterPARES, o qual vem pesquisando desde 1997 a preservação de documentos arquivísticos autênticos em sistemas eletrônicos, o qual utiliza a Diplomática como base para identificá-los, juntamente com os princípios e conceitos da Arquivologia a respeito da necessidade de manter as características dos documentos arquivísticos e dos arquivos.

Para o desenvolvimento deste estudo, foi utilizada a metodologia de busca no referencial teórico em literatura específica, como artigos, revistas especializadas e livros da área de Arquivologia. Importante ressaltar a abordagem teórica do Projeto InterPARES e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que analisam e apresentam propostas para a preservação do patrimônio arquivístico digital, sendo essenciais para a pesquisa, cuja fundamentação teórica procura fazer a conexão entre os princípios e conceitos da preservação com a gestão de documentos digitais.

O presente trabalho é composto por quatro capítulos, sendo o primeiro a introdução. O segundo capítulo apresenta definições sobre arquivo, informação, documento, documento digital, documento eletrônico e documento arquivístico digital.

O terceiro capítulo consiste em apresentar definições sobre gestão documental e suas nuances de acordo com os respectivos países, a definição brasileira, conceito de sistemas informatizados e operalização da gestão de documentos através de sistemas informatizados e GED’s.

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O quarto capítulo apresentará a análise sobre o sistema informatizado de arquivo, aplicado para a gestão eletrônica de documentos técnicos de engenharia, de acordo com diretrizes e procedimentos do e-ARQ Brasil nas seguintes funcionalidades: organização dos documentos arquivísticos (plano de classificação); avaliação e destinação; pesquisa, localização e apresentação dos documentos.

As considerações finais são realizadas com base na literatura sobre o tema destacando a importância dos aspectos arquivísticos, no qual se avalia o sistema adotado pela empresa PRL se está de acordo com o que é proposto pelo Modelo de Requisito para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.

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2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS

Os principais conceitos teóricos da Arquivologia, necessários para o desenvolvimento deste capítulo, estão divididos em quatro seções: arquivo, informação e documento, documento arquivístico e documento digital e documento arquivístico digital.

2.1 ARQUIVO

Compreender as diversas definições do termo “arquivo” é essencial para os profissionais da área, já que identificá-los no contexto de produção está cada vez mais difícil, devido ao constante desenvolvimento das tecnologias de comunicação e informação, que ocasionam a produção cada vez maior de arquivos sem suporte físico aparente ou definido. Assim sendo, serão apresentadas algumas definições sobre esse termo, de forma a esclarecer o seu uso pela área.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), o termo “arquivo” apresenta quatro definições e deve analisado de acordo com o contexto.

1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos. 4. Móvel destinado à guarda de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27).

Jardim e Fonseca apresentam a definição do termo “arquivo”, de acordo com o significado atribuído pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com Associação dos Arquivistas Franceses:

[...] o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas atividades (DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE/ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, 1970 apud JARDIM; FONSECA, 1998, p. 1).

No Brasil, a Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, acabou por consolidar a definição do termo “arquivo”, conforme estabelecido pelo artigo 2º:

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Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Também deve ser levada em consideração a definição utilizada desde o final do século XIX, que foi elaborado pelos arquivistas holandeses, definindo arquivo como:

[...] o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 13, grifo nosso).

Segundo Schellenberg (2006), Jenkinson apresenta em seu manual intitulado Manual of archive administration, edição de 1937, a definição de arquivos como:

[...] documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo

ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subseqüente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para a sua própria informação (JENKINSON, 1937 apud SCHELLENBERG, 2006, p.37).

Brennecke, diretor do Arquivo do Estado da Prússia, teve suas conferências reunidas por Wolfgang Leesch em forma de manual intitulado Archivkunde, que apresentava a definição do termo:

[...] como conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do

passado (BRENNECKE, 1953 apud SCHELLENBERG, 2006, p. 37).

Paes define o termo “arquivo” com quatro significados, a saber:

1.Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2. O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3. Unidade administrativa cuja função

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é reunir, ordenar, guardar e dispor para uso conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticos. 4. Móvel destinado à guarda de documentos (PAES, 2004, p. 24).

De acordo com Herrera (2007, p.1), o objeto de estudo para os arquivistas são os arquivos. Portanto, a interpretação correta do termo “arquivo” é indispensável, visto que novas perspectivas e possibilidades são descobertas em ritmo acelerado, já que segundo a autora, a Arquivística está no centro da sociedade sofrendo com o impacto do desenvolvimento dos comportamentos sociais, normalizações, integrações interdisciplinares e globalização.

2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO

A origem do termo "informação", segundo Capurro e Hjorland (2007), tem origens gregas e latinas. No século II a.C já existiam registros do uso da língua latina nos termos informatio e informo como sentido de dar "forma, porém o uso da palavra informação se apresentava em dois contextos, segundo Capurro e Hjorland (2007, p. 155) "[...] o ato de moldar a mente e o ato de comunicar o conhecimento".

Em relação à origem grega, segundo Capurro (1978) as palavras quando traduzidas para informatio e informo também apresentavam o sentido de dar "forma", porém quando utilizadas as palavras hypotyposis (modelo); prolepsis (representação), eidos, idea e typos transmitiam a ideia de algo intangível.

Muitas palavras gregas foram traduzidas para informatio e informo, como

hypotyposis (que significa modelo, especialmente em um contexto moral) e prolepsis (representação), mas a maioria dos usos de nível mais elevado são

explicitamente relacionados a eidos, idea e typos e morphe; isto é, a conceitos-chave da ontologia e epistemologia gregas (CAPURRO, 1978 apud CAPURRO; HJORLAND, 2007, p. 156).

Ultrapassando as origens do termo informação, na Arquivística são apresentadas outras definições. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107) informação é "elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento”.

Seguindo esta linha de pensamento, Bellotto (1998, p. 22) define informação como: "[...] uma substância, uma matéria que passa por um processo de comunicação para chegar a um receptor que dela faz uso e consumo".

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A origem do termo "documento" vem do latim documentum, que segundo Lopez Yepes (1977, p. 91 apud RONDINELLI, 2011, p. 28) tem “[...] a mesma raiz de docere (grifo nosso), ensinar, o que outorga ao documento o significado de ensino [...]”. O sufixo mentum segundo Rodríguez Bravo (2002, p. 77 apud RONDINELLI, 2011, p. 28) significa “[...] um sentido instrumental”, sendo assim, o termo documento originalmente denota um meio de ensinar ou informar, seja uma lição, uma experiência ou um texto. Contudo, o conceito de documento é variado de acordo com diversos ambientes e para melhor entendimento, foram abordadas algumas definições a fim de reforçar tal termo.

Na Arquivística, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73) define documento como “unidade de registro de informações, quais informações quer que seja o suporte ou suporte formato“.

Para Bellotto (1998) o documento é constituído por informações registradas em um suporte.

Dentre estes campos que são objeto de estudo das ciências da informação situa-se o das ciências documentárias, isto é, aquelas que se ocupam da informação registrada em suportes chamados documentos, quer sejam os da área administrativa e/ou da área jurídica (BELLOTTO, 1998, p. 22).

Indolfo (1995, p. 11) define documento como:

[…] toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Portanto, toda informação registrada em um suporte, seja ele qual for, é considerado um documento. Sendo assim, os termos ”informação” e ”documento” estão interligados pela materialidade, ou seja, para que a informação seja transmitida e acessada, é necessário que seja documentada e apresentada através do suporte. O que irá distinguir os diferentes tipos de informações e documentos será o contexto nos quais foram criados, seus objetivos, usos e natureza.

2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

O documento arquivístico apresenta características específicas, diferentemente de um simples documento. Duranti considera que os documentos arquivísticos registram fatos e

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podem ser evidência desses fatos, destacando a relação entre os documentos e a atividade da qual eles resultam:

Essa capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e conseqüências, e de preservar e estender no tempo a memória e a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam, relação essa que é plenamente explorada no nível teórico pela diplomática e no nível prático por numerosas leis nacionais (DURANTI, 1994, p.50).

Além disso, a autora apresenta cinco características que o documento deve apresentar para ser considerado documento arquivístico: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e autenticidade.

Duranti se refere à imparcialidade, isto é, a fidedignidade ao fato e à ação, independente do propósito do criador do documento. A razão e circunstância pelos quais foram criados garantem que os documentos não foram elaborados a fim de transmitir informações futuras, e sim, foram registos de uma ação.

Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, como diz o arquivista britâ-nico Hilary Jenkinson, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os pesso usamos hoje. Isso não quer dizer que as as que intervêm em sua criação são livres de preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstãncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos “na intenção ou para a informação da posteridade", nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público (DURANTI, 1994, p. 51).

Autenticidade diz respeito à não adulteração ou qualquer corrupção no documento arquivístico.

Os documentos são autênticos porque são criados tendo a necessidade de agir através deles, mantidos para garantir futuras ações e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados (DURANTI, 1994, p.51).

Naturalidade se refere à acumulação dos documentos durante as transações, ocorrendo de forma contínua e progressiva, nos escritórios em função dos objetivos administrativos. Nos museus esta característica também está presente, mesmo que sejam coletados artificialmente para cumprir o objetivo da instituição (DURANTI, 1994, p. 52).

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Duranti (1994, p. 52) define inter-relacionamento como o fato de que todos os documentos se relacionam, de acordo com as necessidades, com outros documentos dentro ou fora do grupo.

Em outras palavras, os documentos estáo ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade (DURANTI, 1994, p. 52).

Com relação à unicidade, Duranti (1994) afirma que todo documento de arquivo é único, seja original ou cópia, pendendo existir no mesmo grupo cópias de um documento arquivístico, mas cada cópia é única e suas relações com outros documentos também são únicos.

A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros regishos é sempre único, e - como foi enfatizado acima - um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental: uma duplicata de um registro só existe quando ambos os elementos são perfeitamente idênticos, isto é, quando múltiplas cópias de um mesmo documento sáo incluídas em um mesmo lugar dentro de um mesmo grupo (e somente um criador de registro descuidado poderia fazer tal coisa!) (DURANTI, 1994, p. 52).

Schellenberg (2007, p.41) já destacava na definição de documento arquivístico que este independia das características físicas e do suporte em que estava registrado para ser considerado documento de arquivo.

Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ (2010a, p.12) define documento arquivístico como: “… documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de

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uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência”.

Contudo, é evidente que o documento de arquivo é um registro de ação, que captura os fatos e deve atender a requisitos legais, fiscais e administrativos, que indicam o contexto jurídico-administrativo no qual o documento é produzido e arquivado. Com o desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação, e a geração de documentos produzidos em formato digital obrigou os especialistas da área a discutirem e refinarem os conceitos arquivísticos a fim de enfrentar os desafios postos por esse novo tipo de documento no tocante à sua gestão, preservação e acesso.

2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL

Documentos digitais e documentos arquivísticos digitais são confundidos frequentemtente, sendo assim, é necessário abordar algumas definições sobre os dois termos a fim de reforçar suas diferenças.

Documento digital é definido pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), Glossário do Projeto InterPARES (2012b) e o Glossário da CTDE (2010) como documento codificado em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional.

O documento arquivístico digital é tratado pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, o qual apresenta o documento arquivístico digital como: “documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 122).

Em Glossary of Society of American Archivists1, o documento arquivístico digital é apresentado como electronic record, que significa: “Dados ou informação que tenha sido capturado e fixado para o armazenamento e manipulação de um sistema de torna-lo inteligível para uma pessoa”2 (PEARCE-MOSES, 2005, tradução nossa).

Duranti e MacNeil (2005) afirmam que para compreender o que é documento arquivístico digital, devem ser observadas seis características: forma fixa, conteúdo estável,

1_{PEARCE-MOSES. GLOSSARY OF SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Disponível em:} <http://www2.archivists.org/glossary> Acesso em: 20 set. 2016.

2_{No original electronic record. Disponível em: <http://www2.archivists.org/glossary/terms/e/electronic-record>} Acesso em: 20 set. 2016.

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relações explícitas com outros documentos, contexto administrativo identificável, pessoas envolvidas e ação.

A forma fixa, segundo as autoras, está relacionada à apresentação do documento, onde deve ser mantida a mesma forma de apresentação de quando foi armazenado pela primeira vez. Por sua vez, o conteúdo estável está relacionado ao fato de que o documento deve ser inalterável, completo e estável durante sua exibição, permanecendo com a mesma apresentação documental do que quando elaborado ou recebido e salvo pela primeira vez.

As relações explícitas devem ser mantidas por um plano de classificação ou por identificador único. Esta relação se refere à relação orgânica, ou seja, relação do documento com outros documentos do mesmo grupo.

A relação orgânica, referente à ligação que todo documento eletrônico tem com o anterior e o subseqüente na rede conceitual de relações entre os documentos produzidos no curso da mesma atividade, é um componente essencial do documento, na manutenção do nosso entendimento de que documentos arquivísticos são necessariamente compostos de documentos e a complexidade de suas relações (DURANTI; MACNEIL, 2005, n.p.).

O contexto administrativo identificável se refere à estrutura jurídico-administrativa na qual ocorre a ação e que é apresentada no documento. As autoras ressaltam que não deve confundir o contexto eletrônico com o administrativo.

Enquanto que pode haver algo como “bancos de dados compartilhados”, que contêm documentos, informações ou dados acessíveis a muitas pessoas, cada banco de dados é de responsabilidade de uma pessoa jurídica (que pode ser um consórcio de pessoas), e cada pessoa que usa os documentos, informações ou dados contidos num banco de dados compartilhados no curso de sua própria atividade gera com eles, no próprio sistema eletrônico, os próprios documentos eletrônicos (DURANTI; MACNEIL, 2005).

As pessoas envolvidas são representadas por, no mínimo, três pessoas no momento da criação do documento, que são: autor, redator e destinatário.

A diplomática afirma que, enquanto muitas pessoas podem participar da criação de um documento (entre elas, testemunhas e co-assinantes), são necessárias somente três pessoas para sua existência, quais sejam, o autor (a pessoa com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou ordem o documento foi emitido), o destinatário (a pessoa para quem o documento é direcionado ou para quem se destina o documento) e o escritor (a pessoa com autoridade e capacidade para articular o conteúdo do documento) (DURANTI; MACNEIL, 2005).

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A ação que é aquela cujo documento participa ou que o documento apoia, sendo parte do processo decisório. Duranti e MacNeil (2005) definem ação como: “A ação é o componente núcleo de cada documento, independente do suporte e da forma. Uma ação é qualquer exercício da vontade que visa criar, mudar, manter ou encerrar situações”.

Portanto, o documento arquivístico digital abrange todas as características de um documento digital, porém as características específicas do primeiro é que irá diferenciar do segundo. Para ser um documento arquivístico digital, é necessário ser tratado e gerenciado como um documento arquivístico, que contém forma fixa e conteúdo estável e que não pode sofrer variação e alteração.

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3 GESTÃO DE DOCUMENTOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

O presente capítulo apresenta as diferentes definições do termo “gestão de documentos” e como o conceito é desenvolvido e aplicado no ambiente digital.

3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS

Nos Estados Unidos, após a Segunda Guerra Mundial, ocorreu um aumento considerável na produção de documentos, sendo necessário buscar novas soluções para gerir grandes massas documentais acumuladas nos arquivos das organizações. Segundo Indolfo (2007, p. 30), os Estados Unidos e países anglo-saxônicos são considerados os pioneiros na elaboração do conceito de gestão de documentos, cujo objetivo inicial era mais administrativo e econômico do que arquivístico, uma vez que, inicialmente o objetivo era otimizar o funcionamento da administração limitando a produção de documentos e restringindo o prazo de guarda, o que é confirmado na própria legislação americana:

O termo ‘gestão de documentos’ significa o planejamento, controle, direção, organização, treinamento, promoção e outras atividades gerenciais referentes à criação de documentos arquivísticos, manutenção e uso dos documentos arquivísticos e destinação dos documentos arquivísticos de forma a obter documentação adequada e apropriada das políticas e transações do Governo Federal e a administração efetiva e econômica das operações das agências

(United States Code. Title 44, Chapter 29, §29013_{, tradução nossa).}

É nesse contexto que o norte-americano Philip C. Brooks, segundo Indolfo (2007, p. 31), é identificado como o pioneiro em fazer referência ao ciclo vital dos documentos, base da definição do conceito de records management, que busca ampliar a visão para outras fases do ciclo de vida, objetivando o aprimoramento dos procedimentos de guarda e realização de uma responsável gestão de documentos.

Segundo Indolfo (2007, p. 31). Posner e Schellenberg são os responsáveis pela difusão e aplicação da gestão de documentos, nas décadas de 1950 e 1960, que consequentemente ocasionou uma autêntica revolução na disciplina arquivística. Esta revolução transformou o perfil das instituições arquivísticas, dos profissionais e da própria Arquivologia, pois as instituições não poderiam se limitar somente em preservar e garantir acesso, mas deveriam assumir um papel de liderança nas políticas públicas relacionadas à gestão de documentos.

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Assim, não se pode falar em um único modelo e conceito da gestão de documentos, uma vez que, devem ser observadas as tradições arquivísticas, administrativas, contexto histórico e institucional durante sua elaboração e aplicação em todo ciclo de vida dos documentos. De forma a esclarecer o termo “gestão de documentos” utilizado pela área, serão expostas algumas definições e objetivos apresentados por diversos autores.

Segundo Llansó i Sanjuan (1993, p. 82) records management é apresentado como:

El records management cubre todo el ciclo de vida de los documentos desde su “nacimiento” hasta su “muerte” o destrucción, o su “reencarnación” como archivos, a través de tres fases: creación, mantenimiento y uso y disposición.

Para Fishbein e Cook (1982 apud Indolfo, 2007, p. 37) a gestão de documentos é apresentada como: ”[...] a aplicação da administração científica com fins predominantes de eficácia e economia, sendo considerados os benefícios culturais e de pesquisa, para os futuros pesquisadores, meros subprodutos”.

Já para o historiador norte-americano Lawrence Burnet (s.d. apud JARDIM, 1987, p.35) é apresentada como:

[...] uma operação arquivística entendida como o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da administração moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

Contudo, segundo Indolfo (2007, p. 36), a diversidade conceitual levou a UNESCO, por intermédio do RAMP (Records and Archives Management Program), a apresentar uma única definição do conceito: “[...] domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos”.

No Brasil, a Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, acabou por consolidar no Brasil a definição do termo “gestão de documentos”, conforme estabelecido no artigo 3º:

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

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O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 90) define gestão de documentos como:

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Bernardes (2008, p. 10) considera que a gestão de documentos deve garantir seu efetivo controle, desde a produção até a destinação final, seja para guarda permanente ou eliminação, auxiliando na localização dos documentos e acesso rápido às informações para que todas as fases do ciclo de vida sejam cumpridas, que são: corrente, intermediária e permanente.

Assim, com o desenvolvimento do conceito de records management e a influência da administração, tendo em vista a introdução de ideias gerenciais de planejamento e controle, a adoção do conceito de gestão de documentos relacionado ao ciclo de vida é apresentada por diversos autores da Arquivística com diferentes aspectos teóricos. Com isso, serão apresentadas algumas abordagens de forma a esclarecer o seu uso pela área.

No Brasil, a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, define as fases correntes, intermediária e permanente da seguinte maneira, conforme o art.8º:

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Paes (2004, p. 53) apresenta três fases básicas da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. A produção de documentos se refere à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor; a utilização inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, além de elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações; avaliação e destinação dos documentos, talvez a mais completa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos

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acumulados nos arquivos, a fim de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados.

Para Rhoads (1983 apud INDOLFO, 2007, p. 36), a gestão de documentos deve conduzir à economia e à eficácia durante o ciclo vital dos documentos, adotando três fases básicas: elaboração, utilização e manutenção e eliminação de documentos. Para o autor, um sistema integral de documentos deve ser o responsável em garantir que o ciclo de vida seja cumprido pelos arquivos, isto é, desde seu “nascimento”, passando por sua vida ativa e produtiva como meio de cumprir com as funções da organização, até sua “morte” ou destruição quando tenham cumprido com todas as finalidades pertinentes, ou sua “reencarnação” como arquivos, se possuem valores que justifiquem sua conservação.

Contudo, é possível afirmar que as três idades juntamente com o conceito de records management contribuíram para noção do arquivo intermediário, no qual suas funções ao serem cumpridas na fase corrente necessitam ser guardados por determinado período para fins de informação e prova antes de serem destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Para que a aplicação do conceito de gestão de documentos no setor público seja realizada de forma eficiente, é necessária uma política arquivística, liderada pela instituição arquivística pública, que implemente os instrumentos fundamentais que auxiliam na gestão de documentos como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, os quais segundo Bernardes (2008, p. 10) são instrumentos fundamentais para a gestão de documentos:

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente.

Desta forma, segundo Indolfo (2007, p. 40), é notória a consolidação do conceito de gestão de documentos na Arquivística, mesmo que apresente aplicações e práticas distintas em diversos países. Atualmente, os avanços científicos e o impacto das novas tecnologias de comunicação e informação são os grandes desafios para a Arquivologia, pois proporciona aos profissionais da área a revisão e a renovação, mais uma vez, de seus princípios e métodos de trabalho.

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3.2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA NO AMBIENTE DIGITAL

Na segunda metade do século XX e início do século XXI, em virtude da disseminação do uso de computadores e o desenvolvimento das novas tecnologias de comunicação e informação, ocorreu aumento considerável na produção de documentos em formato digital. Essa extensa produção tem provocado a necessidade de adequar as práticas e teorias tradicionais da Arquivística às novas realidades vivenciadas pelos profissionais da área durante o tratamento documental.

Para apoiar os programas de gestão de documentos nas organizações públicas e privadas, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ vem apresentando resoluções e instrumentos a fim de auxiliar a gestão de documentos digitais, conforme apresentadas a seguir.

A Resolução nº. 20, de 16 de julho de 2004, do CONARQ: “Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos”. Esta resolução apresenta os requisitos arquivísticos básicos que um sistema eletrônico de gestão de documentos deve apresentar, expondo também a importância na identificação dos documentos arquivísticos digitais produzidos dentro do conjunto de documentos, recebidos ou armazenados em mídia digital. Vale ressaltar que o art. 2º afirma que o programa de gestão de documentos deve ser aplicado tanto em ambientes de documentos convencionais como nos digitais ou nos híbridos.

A Resolução nº. 24, de 03 de agosto de 2006 “Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas”. De acordo com a resolução, a transferência e o recolhimento, devem atender a natureza particular dos arquivos digitais, expressando as responsabilidades dos produtores e dos preservadores durante a preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, no qual essa política deve contemplar e assegurar a integridade e a confiabilidade dos documentos arquivísticos digitais. A estrutura das instituições deve suportar a preservação de documentos digitais para receber, descrever, preservar e permitir o acesso, incluindo recursos humanos, financeiros e tecnológicos.

A Resolução nº. 25, de 27 de abril de 2007: “Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR”.

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A Resolução nº. 32, de 17 de maio de 2010: “Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil”.

As duas resoluções, 25 e 32, devem ser aplicadas em conjunto visto que a primeira apresenta o modelo de requisitos para desenvolvimento, aquisição e customização de sistemas de gestão de documentos aderentes ao e-ARQ Brasil e a segunda complementa com a inserção dos metadados no sistema.

A Resolução nº. 36, de 19 de dezembro de 2012: “Dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR”. O correio eletrônico corporativo tem sido utilizado constantemente para a transmissão e recebimento de mensagens durante as atividades desenvolvidas por instituições públicas ou privadas, portanto esta resolução é de extrema importância.

Deste modo, visto as grandes dificuldades encontradas pelos profissionais da área no desenvolvimento de suas atividades, é evidente que as resoluções do CONARQ apresentam como objetivo a orientação das entidades públicas e privadas no programa e procedimentos de gestão arquivística de documentos digitais.

Além disso, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE, tendo como base os modelos e padrões internacionais, considerando as práticas arquivísticas no Brasil e seguindo a legislação específica existente, elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, modelo citado na resolução n°. 25.

O e-ARQ Brasil foi um trabalho desenvolvido em caráter multidisciplinar que tem como objetivo orientar a implantação da gestão arquivística de documentos e especificar os requisitos e metadados necessários para os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Assim, o e-ARQ Brasil é definido como:

É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 9).

Esse documento é dividido em duas partes. Na primeira parte são apresentados os princípios que orientam a gestão de documentos digitais e a metodologia utilizada para o

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planejamento e implantação de um programa de gestão. Na segunda parte são abordados os requisitos que um SIGAD deve apresentar a fim de atender as especificidades necessárias que garantam a autenticidade e acesso dos documentos pelo tempo que for necessário, realizando todos os procedimentos de gestão arquivística de documentos.

Segundo Rocha e Silva (2007, p. 120), o projeto InterPARES norteou toda a elaboração do documento, seja pelos princípios ou pela base conceitual, sendo nitidamente observado nas definições, na caracterização dos documentos arquivísticos e nas exigências do programa de gestão. Na redação do e-ARQ Brasil, buscou-se segundo as autoras:

[...] adequar as orientações do MoReq e da ISO 15.489 às práticas e normas brasileiras relacionadas à gestão documental, com o objetivo de sistematizar e consolidar as orientações para a implantação de programas de gestão arquivística de documentos no Brasil.

Assim, as orientações apresentadas pelo e-ARQ Brasil e as resoluções elaboradas pelo CONARQ são fundamentais para garantir a aplicação e o funcionamento de um sistema informatizado de arquivos, seja com documentos digitais ou convencionais, pois se seguido corretamente, garantem a autenticidade, o controle do ciclo de vida e o acesso em longo prazo dos documentos.

3.3 SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

A discussão sobre a criação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos surgiu, segundo Rondinelli (2005, p. 15), com a proliferação dos documentos eletrônicos, na década de 1980, em instituições públicas e privadas.

No e-ARQ Brasil pode ser observada a mesma justificativa apresentada pela autora a fim de afirmar o motivo de criação dos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10).

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Para o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10), o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD é:

[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma

combinação destes.

De acordo com o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 11), para que o sistema seja caracterizado como SIGAD, deve apresentar requisitos mínimos, que são:

 Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;

 Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;

 Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

 Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);

 Integração entre documentos digitais e convencionais;

 Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;

 Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;

 Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;

 Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;

 Gestão de preservação dos documentos.

O SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e para que a execução do sistema ocorra com sucesso, será necessário, principalmente, uma

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implementação prévia do programa de gestão arquivística de documentos, ou seja, é necessário um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos apoiado em um sistema informatizado.

O SIGAD é um sistema desenvolvido para que seja aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, ambientes que incluem documentos digitais e convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

No caso dos documentos digitais, o SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. Assim, um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso ao longo do tempo aos documentos arquivísticos, ou seja, guardar seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.

Na perspectiva da gestão de documentos, é relevante diferenciar um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), pois a escolha do entre as duas aplicações interfere diretamente no tratamento documental que a instituição irá desenvolver dentro do sistema.

Segundo o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10) a principal diferença ente o GED e o SIGAD é:

Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos; Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.

Rocha e Silva (2007, p. 121) também afirmam que as características evidenciadas por cada aplicação no momento da gestão dos documentos são os principais fatores que distinguem um GED de um SIGAD.

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A maior parte das aplicações de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não tem por objetivo distinguir os documentos arquivísticos de outras informações e dar tratamento adequado a esses documentos, como atribuir código de classificação e gerir o ciclo de vida até a destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente [...] Além disso, a distinção entre um SIGAD e uma ferramenta de GED são determinadas características que um sistema que pretende gerir os documentos arquivísticos deve ter.

Assim, é evidente que o GED e o SIGAD apresentam objetivos diferentes na gestão dos documentos arquivísticos, visto que o GED é uma ferramenta para rápida recuperação de informações e documentos, independente da organicidade e naturalidade na acumulação de documentos, mostrando-se na maior parte das vezes como uma ferramenta de automação de processos. Em contrapartida, o SIGAD busca garantir o controle do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, seja convencionais ou eletrônicos, assegurando a autenticidade, integridade e acesso em longo prazo.

Contudo, o e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação, utilização e destinação final, seja para guarda permanente ou eliminação. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas por um SIGAD se desenvolvidos em conformidade com os requisitos aqui apresentados, garantindo a credibilidade na produção e manutenção de documentos arquivísticos em qualquer instituição (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011).

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4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA PRL

Este capítulo apresenta uma análise comparativa entre as características do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, SISGEARQ, e os requisitos estabelecidos pelo e-ARQ Brasil - Modelos de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, a fim de verificar se esse sistema está de acordo com os requisitos pré-estabelecidos. O SISGEARQ é o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos da empresa PRL, onde a empresa será apresentada com nome fictício em virtude da impossibilidade de utilizar o nome oficial.

4.1 EMPRESA PRL: HISTÓRIA, MISSÃO, VISÃO E O ARQUIVO DO

DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA

A PRL foi fundada em 2007, no Rio de Janeiro, com sua estrutura de capital formada por empresas privadas do setor de óleo e gás. A empresa desenvolveu um grande porto no estado do Rio de Janeiro, que é sua principal fonte de renda. Neste local serão instaladas indústrias offshore, polo metalmecânico, base de estocagem para granéis líquidos, estaleiros, base para tratamento de petróleo, termoelétricas, pátio logístico, terminal de reparo naval, entre outros.

A missão da empresa PRL é criar valor significativo para seus clientes utilizando o porto como plataforma de desenvolvimento de soluções dos problemas de infraestrutura. Sua visão é ser uma empresa de multinegócios, planejada para desenvolver soluções para os problemas de energia e infraestrutura do Brasil, a partir de um dos mais eficientes e seguros complexos porto-indústria do mundo. Seus princípios são: seus clientes - excelência no serviço, relacionamento de confiança e uma proposta de valor; seus funcionários, trabalho em equipe, desenvolvimento de talentos e meritocracia; meio ambiente - ética e segurança, respeito às pessoas e ao meio ambiente e desenvolvimento sustentável.

A empresa é constituída por dez departamentos: Comercial, Comunicação, Controladoria, Engenharia, Jurídico, Operações, Recursos Humanos, Suprimentos, Sustentabilidade/Meio Ambiente e TI, sendo cada departamento responsável pelo seu arquivo corrente, intermediário e permanente. A empresa está em processo de desenvolvimento da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, sendo assim, todos os arquivos que compõe o acervo não são descartados.

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O sistema informatizado desenvolvido para uso do Departamento de Engenharia será analisado neste trabalho. O acervo desse departamento é constituído totalmente por documentos digitais, que cobrem as fases corrente, intermediária e permanente e que compreende documentos textuais como memoriais descritivos, relatórios técnicos, lista de documentos e documentos iconográficos como desenhos de projeto.

4.2 SISTEMA INFORMATIZADO SISGEARQ: FUNCIONALIDADES X REQUISITOS

O SISGEARQ é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), sendo utilizado exclusivamente pelo Departamento de Engenharia. É um software proprietário que foi projetado para atender basicamente às necessidades desse departamento no tocante à elaboração de desenhos de projeto, plantas, mapas, bem como documentos textuais como memoriais descritivos, cronogramas, lista de materiais, atas de reunião, entre outros.

Desse modo, foi realizada a análise do sistema SISGEARQ tendo como base o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011), de acordo com o quadro comparativo - Quadro 1.

Quadro 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo sistema de gerenciamento de documentos da empresa PRL.

1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos 1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD

Item 1.1.1: Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade.

O plano de classificação dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovado pela instituição arquivística na esfera de competência específica.

A empresa não possui plano de classificação, portanto os itens 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

Item 1.1.2: Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.

Por exemplo, quando se adotar o método decimal para codificação, cada classe pode ter no máximo dez subordinações, e assim sucessivamente.

Item 1.1.3: Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que necessário.

Item 1.1.4: Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado.

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Item 1.1.5: Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado.

Item 1.1.6: Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluídas as subclasses, grupo, subgrupos e documentos nela classificados, para outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é necessário fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificação.

Item 1.1.7: Um SIGAD deve permitir que usuários autorizados tornem inativa uma classe em que não sejam mais classificados documentos.

Item 1.1.8: Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado apague uma classe inativa.

Só pode ser apagada uma classe que não tenha documentos nela classificados.

Item 1.1.9: Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos nela classificados. Essa eliminação pode ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados.

Item 1.1.10: Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.

Item 1.1.11: Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identificadores a classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicação: • atribuição de um código numérico ou alfanumérico; • atribuição de um termo que identifique cada classe.

Item 1.1.12: Um SIGAD deve prever um atributo associado às classes para registrar a permissão de uso daquela classe para classificar um documento. Em algumas classes, não é permitido incluir documentos.

Nesse caso, os documentos devem ser classificados apenas nos níveis subordinados. Por exemplo, no código de classificação previsto na Resolução do CONARQ n. 14: Não é permitido classificar documentos no grupo 021 (ADMINISTRAÇÃO GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEÇÃO). Os documentos de recrutamento e seleção devem ser

classificados nos subgrupos 021.1

(ADMINISTRAÇÃO GERAL:PESSOAL:

RECRUTAMENTO E SELEÇÃO:CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS) e 021.2

(ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL:

RECRUTAMENTO E SELEÇÃO:EXAMES DE

SELEÇÃO).

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Item 1.1.13: Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente àquela classe. Por exemplo: MATERIAL:AQUISIÇÃO:MATERIAL PERMANENTE:COMPRA MATERIAL:AQUISIÇÃO:MATERIAL DE CONSUMO:COMPRA

Item 1.1.14: Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no plano de classificação.

Item 1.1.15: Um SIGAD pode prever pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica.

Item 1.1.16: Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar, total ou parcialmente, um plano de classificação.

Ver item 12 – Interoperabilidade

Item 1.1.17: Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de classificação, incluindo a capacidade de:

• gerar relatório completo do plano de classificação; • gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia; • gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação;

• gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa.

Item 1.1.18: Um SIGAD deve possibilitar a consulta ao plano de classificação a partir de qualquer atributo ou combinação de atributos, e gerar relatório com os resultados obtidos.

2. Tramitação e Fluxo de Trabalho 2.1 Controle do Fluxo de Trabalho

Item 2.1.1: Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos necessários para o cumprimento de trâmites preestabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossiê/ processo de um participante para outro, a fim de serem objeto de ações.

Todo fluxo de trabalho é executado dentro do sistema, cumprindo todos os trâmites preestabelecidos.

Item 2.1.2: Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitações, de estabelecer o número necessário de trâmites nos fluxos de trabalho.

O fluxo de trabalho é determinado pelo gerente do departamento, sem qualquer restrição do número de etapas necessárias para o cumprimento do fluxo pelo sistema.

Item 2.1.3: O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função para avisar um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ação necessária.

O usuário recebe apenas uma notificação por correio eletrônico informando o início de um novo fluxo de trabalho e qual a ação necessária que o usuário deve executar.

Item 2.1.4: O fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do correio eletrônico, para que um usuário possa informar a outros usuários sobre documentos que requeiram sua atenção.

Esse requisito requer a integração com um sistema de correio eletrônico existente.

A única notificação recebida por correio eletrônico, como informado anteriormente, é a sinalização que um novo fluxo foi iniciado no sistema e qual a próxima atividade deve ser realizada. O usuário deverá consultar sua lista de atividades para saber quais os fluxos de trabalho estão pendentes.