A importância da tecnologia da informação e comunicação nas Organizações de Serviços de Contabilidade

INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS ECONÓMICAS E EMPRESARIAIS

LICENCIATURA EM CONTABILDADE E ADMINISTRAÇÃO RAMO: ADMINISTRAÇÃO E CONTROLO FINANCEIRO

A importância da tecnologia da informação e comunicação

nas Organizações de Serviços de Contabilidade

INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS ECONÓMICAS E EMPRESARIAIS

LICENCIATURA EM CONTABILDADE E ADMINISTRAÇÃO RAMO: ADMINISTRAÇÃO E CONTROLO FINANCEIRO

A importância da tecnologia da informação e comunicação

nas Organizações de Serviços de Contabilidade

Marília do Rosário Delgado Ramos

Aos meus pais, a minha querida filha, aos meus irmãos e ao meu namorado pelo apoio compreensão e motivação

Agradecimentos

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer ao Professor/Orientador Dr. Afonso Zego todo o apoio na orientação do trabalho.

De igual modo, agradeço às pessoas e instituições que de forma directa ou indirecta me apoiaram ao longo deste percurso, nomeadamente:

- A minha família, pelo amor e incentivo;

- O ISCEE e o ISCAL pela oportunidade de concluir esta licenciatura em Cabo Verde; - Aos meus colegas e amigos que fiz durante o período curricular;

- A todas as pessoas que, de uma forma ou de outra, contribuíram para a elaboração deste trabalho.

“Novas maneiras de pensar e de conviver estão sendo elaboradas no mundo das telecomunicações e da informática”. (Lévy)

Resumo

Este trabalho tem como foco central demonstrar a importância das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) na Contabilidade, visando o acréscimo de sua eficiência, e a rapidez dos serviços indispensáveis a uma economia globalizada.

O desenvolvimento da TIC trouxe mudanças significativas na elaboração das actividades Contabilísticas, proporcionando maiores ganhos de produtividade e mais eficiência nos seus trabalhos. Entretanto, as Organizações de Serviços de Contabilidade terão sempre a necessidade de acompanhar os avanços da TIC, para atender as necessidades de um mercado cada vez mais exigente.

Desse modo, demonstra-se também a importância dos métodos informatizados para atender às exigências legais, à recuperação de informações através dos arquivos electrónicos, o que torna as empresas mais protegidas, visando facilitar as auditorias, confirmar a contribuição da empresa para o desenvolvimento socioeconómico e valorizar a actuação dos Contabilísticas. Palavra-chave: Tecnologia informação; Organizações Serviços Contabilidade; Informática; Telecomunicações.

Abstract

This work focuses on demonstrating the central importance of Information and Communication Technology (ICT) in Accounting, aiming to increase its efficiency, speed of services essential to a globalized economy.

The development of ICT has brought about significant changes in the preparation of accounting activities, providing higher productivity gains and greater efficiencies in its work. However, Accounting Services Organizations will always need to monitor the progress of ICT to meet the needs of an increasingly demanding market.

Thus, it also demonstrates the importance of computerized methods to meet legal requirements, the recovery of information through the electronic archives, which makes companies more protection, facilitating audits, confirming the company's contribution to the development socio-economic and values the activity of Accounting.

Keyword: Information Technology, Accounting Services Organizations, Computer science, Telecommunications.

Índice

1.

Introdução... 1

2.

Enquadramento teórico e histórico das tecnologias da informação e

comunicação e da Contabilidade... 3

2.1. Considerações iniciais ... 3

2.2. Resenha da evolução histórica das tecnologias da informação e comunicação. ... 4

2.3. Resenha da evolução histórica da Contabilidade ... 7

2.4. Enquadramento das tecnologias de informação e comunicação e da Contabilidade nas Organizações em Cabo verde... 10

2.4.1. Resenha Histórica sobre as TICs nas Organização em Cabo Verde ... 10

2.4.1.1. O Impacto da Reforma da Administração financeira do Estado (RAFE) na divulgação das TICs em Cabo Verde ... 11

2.4.1.2. O Impacto e a evolução da Internet na Sociedade Cabo-verdiana... 14

2.4.2. Resenha Histórica sobre a Contabilidade nas Organização em Cabo Verde ... 15

2.4.2.1. Período Colonial - 1460 a 1975 ... 15

2.4.2.2. Período Pós-Independência até 1983 ... 16

2.4.2.3. Período de 1984 a 1990... 17

2.4.2.4. Período de 1991 até o Presente ... 18

2.4.2.5. Alguns Acontecimentos Correspondentes à Contabilidade em Cabo Verde19

3.

- Importância das TICs para as Empresas e para a Contabilidade... 21

3.1. Considerações iniciais ... 21

3.2. A importância das TICs nas pequenas e médias empresas... 21

3.3. As TICs nas grandes empresas ... 22

3.4. Benefícios das TICs na Contabilidade actual ... 23

4.

Introdução e Implantação da Contabilidade Informatizada... 26

4.1. Considerações iniciais ... 26

4.2. Saída do sistema mecanizado para o informatizado ... 26

4.3. Da Estrutura dos Lançamentos por Computador... 28

4.4. Organização e Controlo de Informações ... 29

5.

A Importância da Tecnologia da Informação e Comunicação para as

Organizações de Serviços de Contabilidade ... 31

5.1. Considerações iniciais ... 31

5.2. Razão porque as organizações de serviço Contabilidade apostam em TIC. ... 31

5.3. Recursos de TIC utilizados... 35

5.3.1. Telecomunicações ... 35 5.3.2. Software ... 36 5.3.3. Hardware ... 36 5.3.4. Internet ... 37 5.3.5. Intranet ... 38 5.3.6. Extranet ... 38

6.

Conclusão ... 40

7.

Referências Bibliografia... 41

Lista de Abreviatura

aC Antes Cristo

JIT Just In Time

NOSI Núcleo Operacional Sociedade Informação NRF Normas de Relato Financeiro

PME Pequenas e Médias Empresas PNC Plano Nacional Contabilidade PND Plano Nacional Desenvolvimento

RAFE Reforma de Administração Financeira do Estado

SI Sistema de Informação

SLT Solid Logic Tecnology

SNCRF Sistema Normalização Contabilístico e de Relato Financeiro TI Tecnologia da Informação

Lista de Figura

Lista de Quadro

Quadro 1- Etapas dos sistemas informáticos e de comunicação. ... 4

Quadro 2 - Tecnologias da informação e comunicação em geral ... 5

Quadro 3 - Acontecimentos Passados ... 8

Quadro 4 - Evolução da Internet em Cabo Verde ... 14

1. Introdução

Actualmente, os avanços tecnológicos na área da Contabilidade vêm sendo marcados pelo ritmo acelerado e pela variedade de inovações tecnológicas que estão sendo introduzidas no mercado. Esses factores, aliados à difusão da tecnologia da informação e comunicação por todas as actividades das empresas, vêm impondo a necessidade de reflectir, cada vez mais, sobre os impactos gerados por estes avanços tecnológicos na actividade Contabilística.

Neste trabalho, pretende-se analisar a importância da tecnologia da informação e comunicação nas Organizações de Serviços de Contabilidade de forma a mostrar os problemas e benefícios, os desafios com a apresentação de informações aos tomadores de decisão e sugestões para adopção das TICs.

1.1. Justificativa

Com todo o avanço tecnológico, a área da Contabilidade vem seguindo o ritmo das TICs, trilhando os caminhos do desenvolvimento, visando atingir os padrões de agilidade e qualidade exigidos pela sociedade para uma maior e melhor eficiência e eficácia. É percebível a permanente necessidade de automação da Contabilidade, que tem estado vulnerável às constantes alterações do contexto económico, de um lado atingida pelas mudanças da economia, e de outro, pelo volume e complexidade das transacções que envolvem as operações das empresas em geral.

1.2. Objectivo

O objectivo geral deste trabalho visa demonstrar a importância das Tecnologias da Informação e Comunicação nos Serviços de Contabilidade e como os Contabilistas têm estado a se adaptar às novas evoluções/mudanças, na busca da maior e melhor qualidade de seus serviços e contribuindo para a função real no mundo virtual que é o da melhoria da sociedade em todos os aspectos. Visa ainda demonstrar o impacto que as tecnologias da informação e comunicação têm nas Organizações de Serviços de Contabilidade, conferindo se faz reduzir custos, aperfeiçoar o sistema de gestão, encurtar distâncias, garantir maior

inter-operacionalidade e consolidação da informação, proporcionar maior eficácia e eficiência no seu tratamento e garantir a sua continuidade, integridade e confidencialidade.

Como objectivo específico pretende: Descrever o processo de implantação dos sistemas da informação em uma Organização de Contabilidade; indicar medidas de adaptação no processo de implantação dos sistemas da informação nas Organizações de Serviço Contabilidade; identificar de que forma a tecnologia da informação e comunicação influencia os factores organizacionais, após implantação dos sistemas nas Organizações de Serviços de Contabilidade.

1.3. Metodologia

O referido trabalho será desenvolvido com base numa investigação intensa e detalhada em livros, revistas, monografias, sites de Internet ou qualquer outro meio de informação que ajude a compreender o mercado e definir o projecto. A informação recolhida será posteriormente analisada, sistematizada e organizada de acordo com a estrutura do trabalho.

1.4. Estrutura

O tema está desenvolvido em quatro capítulos, sendo que no primeiro capítulo faz-se uma abordagem sobre o enquadramento teórico e histórico das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) e da Contabilidade, focando alguns acontecimentos, evoluções e/ou revoluções que tenham acontecido até os dias de hoje.

No segundo capítulo é abordado a importância das TICs para as empresas e para a Contabilidade, analisando o impacto que a evolução tecnológica lhes provocou e os seus reais benefícios.

No terceiro capítulo analisa-se a implantação da Contabilidade informatizada, suas formas, os cuidados, os factores estruturais que possibilitam o êxito na mudança do sistema.

No quarto e último capítulo é exposto a importância da tecnologia de informação e comunicação nas Organizações de Serviços de Contabilidade, focando a razão porque estas apostam em TIC e por fim analisa-se recursos de TIC utilizados.

2. Enquadramento teórico e histórico das tecnologias da

informação e comunicação e da Contabilidade

2.1. Considerações iniciais

A informação começou a fluir com maior velocidade desde do século XX, onde ficou marcado a “Era da Informação”. Com a invenção do telégrafo eléctrico em 1839, os meios de comunicação, o surgimento da grande rede de comunicação de dados que é a Internet, fazem com que a humanidade continua a aprender a conviver com um crescimento exponencial das tecnologias.

Nos anos 70, começaram a abrir novas opções para a transformação de dados em informações, melhorando os sistemas de acordo com as necessidades da empresa. Passados dez anos, começou a ocorrer mudanças tecnológicas, pois o termo “Tecnologia da Informação” passou a ser mais usado. Foi nessa altura que os gerentes de banco de dados dominaram o mercado reduzindo os custos dos PCs e softwares, na busca de novas estratégias com base nas Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). Em 1990, na perspectiva de optimizar o funcionamento das empresas, a integração tecnológica facilitou a troca e o acesso às informações.

As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) estão ligadas a todas as tecnologias que interferem nos processos informacionais e comunicativos dos organismos, pois são entendidas como um conjunto de recursos tecnológicos interligados entre si proporcionados por meio de hardware, software e telecomunicações.

Hoje existem várias tecnologias que viabilizam a comunicação, porém, o que vai agregar maior peso a essas tecnologias é a integração, e a colaboração de cada uma delas. A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), tem um papel significativo na criação de um ambiente colaborativo e de uma Gestão do Conhecimento, sendo importante ressaltar que as TIC desempenham um papel promovendo apenas as infra-estruturas, pois o trabalho

colaborativo e a gestão do conhecimento envolvem também aspectos humanos, culturais e de gestão.

2.2. Resenha da evolução histórica das tecnologias da informação e

comunicação.

Antes da proliferação dos computadores, os sistemas de informação nas Organizações eram praticamente baseados em técnicas de arquivo e recuperação de informações de grandes arquivos. Geralmente existia um responsável (arquivista) em organizar, registar, catalogar e recuperar os dados quando era necessário. Apesar de esse método ser simples, exigia um enorme esforço para manter os dados actualizados assim como recuperá-los. Também, as informações em papéis não possibilitavam a facilidade de cruzamento e análise dos dados. Por exemplo, nessa época, o inventário de stock de uma empresa não era uma tarefa comum, isto é, a actualização dos dados não era uma tarefa prática e quase sempre envolvia muitas pessoas, aumentando a probabilidade de ocorrerem vários erros.

Dada a importância dos factos históricos que marcaram no passado, na evolução das novas tecnologias de informação e comunicação, apresenta-se no quadro abaixo as seguintes etapas dos sistemas informáticos e de comunicação.

Quadro 1- Etapas dos sistemas informáticos e de comunicação.

Etapa Características

I

Válvulas electrónicas (1940-1952): componentes grandes e caros; técnica lenta e pouco durável; cálculos rápidos; mão obra elevada na manutenção; ocupavam grandes áreas; programação feita na linguagem da máquina; dados colocados em papel perfurado.

II

Transístores (1952-1964): Diminuição do tamanho de máquinas, cabos e fios; comercializados por grandes empresas; Utilização da técnica de integração (cápsulas transístores); utilização linguagem programação ASSEMBLY; armazenamento das fitas e tambores magnéticos.

III SLT - Solid Logic Technology - (1964-1971): Circuito Integrados, isto é micro circuitos; utilização de linguagens orientadas.

linguagens de alto nível; transmissão de dados entre redes.

V

Inteligência Artificial (1981): Enorme velocidade; com um ou mais núcleos por processadores; grandes frequências e transferência de dados; programas com alto grau de interactividade com o utilizador; grande rede mundial.

VI

2009 Nova Era: As tecnologias da informação e comunicação não incluem somente componentes de máquinas, mas também tecnologias intelectuais usadas para lidar com o ciclo da informação, isto é, técnicas de classificação que não usam as máquinas apenas como esquema. As tecnologias de classificação e organização de informações existem desde que as Bibliotecas começaram a ser formadas. Com pesquisas técnico-científicas, surgem avanços de informação, fazendo com que o futuro seja plena para todos, com rapidez eficiência e eficácia nos processamentos.

Daniels (1996) realça que, para que uma empresa se torne global, deve usar uma ampla variedade de tecnologias de informação, minimizando factores relevantes como a distância e o tempo, e absorver o conhecimento dos vários elementos da empresa. Por outro lado, afirma que as tecnologias de informação não podem ser consideradas de forma isolada, uma vez que possibilitam equilibrar os processos tecnológicos e organizacionais. A convergência de comunicação nas actividades empresariais diárias, está a contribuir para os rápidos avanços da tecnologia de informação e comunicação (ver Quadro 2).

Quadro 2 - Tecnologias da informação e comunicação em geral1

Anos Portfolio de aplicações Tecnologia Software

70

- Apoio a transacções; Mainframes;

- Microcomputadores - Redes operacionais Programas isolados; - Alphanumeric. 1

80 - Apoio funcional; - Apoio profissional - Mais computadores - Redes funcionais - Programa separado de dados - Utilização de gráficos 90 - Apoio a processos; - Apoio a conhecimento integrado de produtos; - Coordenação de controlo. - Infra-estrutura de Integração; - Cliente servidor; - Redes de produto; - Redes de informação (networks). - Objectos de software compartilhados; -Documentos compostos; - Som; -Imagens em movimento.

Fazendo uma breve análise do Quadro 2, pode-se observar a evolução das práticas organizacionais com a tecnologia. Na década de 70, a informatização das aplicações era realizada de forma isolada, não se verificando, assim, a integração dos sistemas pela transferência de informação, como actualmente existe. A filosofia da época consistia em utilizar os recursos tecnológicos, com o propósito de tornar os procedimentos operacionais mais rápidos, seguros e eficientes.

Actualmente, além de utilizar a tecnologia de informação e comunicação para esse fim, novos e maiores desafios foram incorporados, principalmente com a visão da informação global, na procura de uma gestão mais eficiente e eficaz. Esta incorporação transforma-se numa mais-valia para as organizações, possibilitando-lhes poder de responder à procura na sua área de actuação, assegurando, não só, a sua sobrevivência, como a possibilidade de prestar serviços com qualidade, o que lhes garante a manutenção da sua competitividade.

No que respeita aos ambientes turbulentos estes conduzem as organizações:

 A usarem TIC para traduzir as informações preferenciais do ambiente, em metas;  A usarem TIC para analisar as suas estruturas em função do meio;

 A fazer maior uso de TIC para incrementar as suas características orgânicas (delegação de autoridade e controlo);

 A reduzirem suas dimensões;

2.3. Resenha da evolução histórica da Contabilidade

A história da Contabilidade é tão antiga quanto a própria história da civilização. Está ligada às primeiras manifestações humanas da necessidade social de protecção à posse e interpretação dos factos ocorridos com o objecto material de que o homem sempre esteve disposto para alcançar os fins propostos. Depois de ter deixado a caça, o homem volta a organização da agricultura e do pastoreio. A organização económica acerca do direito do uso do solo acarretou em separabilidade, rompendo a vida comunitária, surgindo divisões e o senso de propriedade. Assim, cada pessoa criava sua riqueza individual.2

A origem da Contabilidade está ligada à necessidade de registos do comércio. Há indícios de que as primeiras cidades comerciais eram dos fenícios. A prática do comércio não era exclusiva destes, sendo exercida nas principais cidades da Antiguidade.

A actividade de troca e venda dos comerciantes semíticos requeria o acompanhamento das variações de seus bens quando cada transacção era efectuada. As trocas de bens e serviços eram seguidas de simples registos ou relatórios sobre o facto. Mas as cobranças de impostos, na Babilónia já se faziam com escritas, embora rudimentares. Um escriba egípcio contabilizou os negócios efectuados pelo governo de seu país no ano 2000 a.C.

À medida que o homem começava a possuir maior quantidade de valores, preocupava-lhe saber quanto poderiam render e qual a forma mais simples de aumentar as suas posses; tais informações não eram de fácil memorização quando já em maior volume, requerendo registos.

A medida em que as operações económicas se tornam complexas, o seu controle se refina. As escritas governamentais da República Romana (200 a.C.) já traziam receitas de caixa

2

http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/historia.htm (Consultado 12 Janeiro 2010)

classificadas em rendas e lucros, e as despesas compreendidas nos itens salários, perdas e diversões.

No período medieval, diversas inovações na Contabilidade foram introduzidas por governos locais e pela Igreja. Mas é somente na Itália que surge o termo Contabilitá. Sendo assim, podemos resumir sucintamente a evolução da Contabilidade da seguinte forma:

Quadro 3 - Acontecimentos Passados

Período Acontecimentos

PERÍODO ANTIGO

Período que se inicia com as primeiras civilizações e vai até 1202 da Era Cristã, onde o homem praticava a sua contabilidade empírica, e tinha como objecto o Património, que era representado pelos rebanhos e outros bens nos seus aspectos quantitativos. Os seus primeiros registos eram processados na memória, depois com o tempo passou-se a utilizar gravações e outros métodos alternativos. Os registos combinavam o figurativo com o numérico, onde era gravada a cara do animal cuja existência se queria controlar e o número correspondente às cabeças existentes. O Sistema Contabilístico era dinâmico e evoluiu com a duplicação de documentos e "Selos de Sigilo". Os registos se tornaram diários e, posteriormente, foram sintetizados em papiros ou tábuas, no final de determinados períodos. Sofreram nova sintetização, agrupando-se vários períodos, o que lembra o diário, o balancete mensal e o balanço anual.

PERÍODO MEDIEVAL

Período que vai de 1202 da Era Cristã até 1494, foi nessa altura que foram feitas vários estudos, tais como: as técnicas matemáticas, pesos e medidas, câmbio, etc., tornando o homem mais evoluído em conhecimentos comerciais e financeiros. Foi um período importante na história do mundo, especialmente na história da Contabilidade, denominado a

"Era Técnica". A indústria artesanal proliferou com o surgimento de novas técnicas no sistema de mineração e metalurgia. O comércio exterior incrementou-se por intermédio dos venezianos, surgindo, como consequência das necessidades da época, o Livro-Caixa, que recebia registos de recebimentos e pagamentos em dinheiro. Já se utilizavam, de forma rudimentar, o débito e o crédito, oriundos das relações entre direitos e obrigações, e referindo-se, inicialmente, a pessoas.

PERÍODO MODERNO

Período que vai de 1494 até 1840, isto é, essa foi a fase da pré-ciência que ficou marcado com três importantes acontecimentos: 1453 - os turcos tomam Constantinopla, o que fez com que grandes sábios bizantinos emigrassem, principalmente para Itália; 1492 - é descoberta a América e, em 1500, o Brasil, o que representava um enorme potencial de riquezas para alguns países europeus; 1517 - ocorreu a reforma religiosa; os protestantes, perseguidos na Europa, emigram para as Américas, onde se radicaram e iniciaram nova vida. Mas o início da fase da Contabilidade ficou marcado com o aparecimento da obra de Frei Luca Pacioli, contemporâneo de Leonardo da Vinci, que viveu na Toscana, no século XV.

PERÍODO CIENTÍFICO

Período que se inicia em 1840 e continua até os dias de hoje. Nesse período os estudos envolvendo a Contabilidade fizeram surgir três escolas de contabilidade: a primeira, chefiada por Francisco Villa, foi a Escola Lombarda; a segunda, a Escola Toscana, chefiada por Giusepe Cerboni; e a terceira, a Escola Veneziana, por Fábio Bésta. A partir de 1920, iniciou-se a fase de predominância norte-americana dentro da

Contabilidade. As escolas norte-americanas com suas teorias e práticas de contabilidade, favorecidas não apenas pelo apoio de uma ampla estrutura económica e política, mas também pela pesquisa e trabalho sério dos órgãos associativos.

2.4. Enquadramento das tecnologias de informação e comunicação e da

Contabilidade nas Organizações em Cabo verde

Cabo Verde tem mostrado uma forte evolução nos últimos anos na aplicação das TICs e na prestação de serviço da Contabilidade, o que fez crescer muitas empresas nessas áreas, pois começaram a ganhar dimensão e a internacionalizar os seus negócios. Posto isso apresentaremos um resumido historial sobre as tecnologias de informação e comunicação e da Contabilidade nas Organizações em Cabo verde.

2.4.1. Resenha Histórica sobre as TICs nas Organização em Cabo Verde

Desde a década de 80 que as tecnologias têm vindo a evoluir substancialmente, provocando, consequentemente, algumas mudanças na organização da vida progressivamente, várias áreas do quotidiano da população em geral, das pessoas e na forma como vivemos e pensamos. A tecnologia, marcada pela sua ubiquidade revela-se já imprescindível em determinados domínios do quotidiano, quer esteja no trabalho ou em momentos de lazer. É um facto que, o mundo mudou e se desenvolveu, ou seja, o que era uma miragem, há bem poucos anos atrás, hoje é uma realidade.

Em 1983, Cabo Verde começou a dar os seus primeiros passos rumo aos novos desafios da integração na economia do conhecimento mundial e da Sociedade da Informação. A informática ficou marcada historicamente em Cabo verde quando foi realizado o seminário na cidade da Praia nos dias 18 e 19 de Março de 1983, sob a protecção da Secretaria de Estado de Cooperação e Planeamento.

Actualmente em Cabo Verde existe um desfasamento entre a rápida evolução dos meios tecnológicos e o enquadramento legal dos mesmos nos diversos fluxos de despesas e receitas

do Estado tornando muito complicado o processo de identificação de eventuais irregularidades.

Neste sentido, é necessária a criação de um quadro legislativo flexível, capaz de acompanhar a evolução tecnológica e a nova economia dita “digital” contribuindo, em larga medida para a concretização das expectativas geradas em redor desta problemática.

Hoje é considerado que, para fazer uma avaliação correcta do desempenho e do processo de mudanças das organizações, a Informação é um factor crucial, tanto a nível interno da própria Organização como para a sociedade em geral, assumindo neste contexto grande importância a Tecnologia de Informação e Comunicação. As TICs desempenham o papel de instrumento de permanente renovação dos processos organizativos, de agente para viabilizar novos produtos e serviços, inclusive, novas maneiras de satisfazer as procuras sociais, e um elemento flexível entre ambiente, organização e pessoas, já que o ambiente se modifica com uma velocidade superior à capacidade de adaptação dos outros factores.

É de realçar que a TIC não pode ser concebida como um fim em si mesma, mas como um instrumento necessário à modernização da nossa economia e da nossa sociedade em geral, em todas as suas vertentes: económica, política, social e cultural.

2.4.1.1. O Impacto da Reforma da Administração financeira do Estado (RAFE) na divulgação das TICs em Cabo Verde

O Plano Nacional de Desenvolvimento 1997/2000 (PND) reconhece o desenvolvimento e a aplicação das Tecnologias de Informação e da Comunicação (TIC) como um imperativo em prol do desenvolvimento dos países. As TICs, pela potencialidade que encerram em matéria de criação de riqueza, de elevação dos padrões de vida e de melhoria dos serviços prestados, são, sem dúvida, um recurso precioso ao serviço do desenvolvimento, tanto à escala nacional como regional ou local. Entretanto o PND, através do Programa de Melhoria do Sistema de

Desenvolvimento da Administração e Serviços Públicos, coloca particular ênfase na

necessidade de dotar o país de meios e competências que visam:3  Melhorar significativamente a qualidade da informação;

 Aumentar os mecanismos de produção e os circuitos de distribuição de informação;  Aumentar as qualificações profissionais em tecnologias de informação e da

comunicação;

 Melhorar a eficiência e a eficácia da administração pública;  Aproximar a administração do cidadão;

 Reforçar a descentralização;

 Desenvolver instrumentos de coordenação inter-organizacional;

 Analisar novas formas organizacionais e novas tecnologias de gestão aplicável à realidade cabo-verdiana, objectivos e metas que dependem fortemente de SI adequados e disponibilizados através do recurso à organização, telecomunicações e informática.

A nível dos SIC foram conseguidos avanços de extrema importância no sentido de destacar o contributo que a privatização da CV Telecom tem dado para dotar o país de uma infra-estrutura de telecomunicações avançada e potenciadora do desenvolvimento económico. Neste contexto a administração pública cabo-verdiana tem beneficiado com a criação da Unidade de Coordenação do Programa de Reforma da Administração Financeira do Estado (RAFE) em 1998, concebida para coordenar e desenvolver projectos no âmbito da reforma da contabilidade pública e orçamento, mas com importantes externalidades a nível de SI para a gestão.

Para que haja sucesso no Programa RAFE, é necessária que haja organização nos sistemas de gestão, nomeadamente a nível da racionalização das estruturas administrativas e o

desenvolvimento das tecnologias de informação e da comunicação, produção e disponibilização na óptica do desenvolvimento e integração nacional.

A infra-estrutura básica do sistema de comunicações do Estado, pensada a partir das necessidades específicas da administração financeira, induz importantes externalidades que poderão revolucionar a administração pública cabo-verdiana permitindo uma exploração harmoniosa e consistente de diversos fluxos de informação totalmente electrónicos a nível do correio electrónico, workflow, gestão de arquivos, vídeo - conferências e aplicações específicas de diversa natureza, incluindo a possibilidade de exploração do comércio electrónico. O acesso à informação estará facilitado através da intranet, extranet e internet. Como um instrumento gerador de externalidades, o sistema de comunicação do Estado irá permitir dar resposta às seguintes prioridades que se enquadram na reforma da administração financeira do Estado e na reforma da administração pública, conjugado com o desenvolvimento ou aquisição de aplicações específicas de gestão:

 Interligação através de uma rede básica de todos os departamentos governamentais e seus serviços de administração directa e indirecta, incluindo as missões diplomáticas no exterior;

 Disponibilização e exploração de fluxos de informação electrónicos através de correio electrónico, workflow, gestão de arquivos e vídeo - conferências;

 Informatização, através do desenvolvimento de aplicações específicas, da gestão orçamental e fiscal;

 Informatização, através do desenvolvimento de aplicações específicas, dos serviços de conservatória dos registos civis;

 Informatização, através do desenvolvimento de aplicações específicas, dos procedimentos administrativos relacionados com a gestão do pessoal da administração pública.

A RAFE tem como objectivo o desenvolvimento de aplicações que possam tirar partido da infra-estrutura de comunicações já montada e desta forma garantir o agilizar de processos técnico - administrativos. Actualmente, em fase activa de desenvolvimento, estão as

aplicações para a gestão e controlo orçamental e financeiro, integrados com uma nova contabilidade pública, tanto a nível das despesas como das receitas.

2.4.1.2. O Impacto e a evolução da Internet na Sociedade Cabo-verdiana

A Internet foi introduzida em Cabo Verde, em 1996 com ligação à Telepac4, através da empresa de comunicações Cabo-verdiana “Cabo Verde Telecom”. A disseminação da Internet em Cabo Verde tem tido um percurso muito lento, devido à ausência de uma política definida e partilhada da sua divulgação e de uma plena assunção do papel que lhe está reservado no desenvolvimento social e económico do país5.

O quadro legal para a prestação do serviço da Internet em Cabo Verde privilegiava, até 2006, o monopólio da empresa Cabo Verde Telecom, pois a evolução do mercado tem vindo a fazer-se da seguinte forma:

Quadro 4 - Evolução da Internet em Cabo Verde

Evolução da Internet em Cabo Verde

1998 2000 2005 2007 2009

Subscrições 1.139 2.456 5.581 6.298 15.000

ADSL - - 940 2.833 ?

Aos números apontados, que respeitam aos subscritores do serviço da Cabo Verde Telecom (extensão cvtelecom.cv) acrescem os utilizadores da rede do Estado (gov.cv) que deverá conter cerca de 3.700 utilizadores. Tem-se assim um total próximo dos 20.000 endereços electrónicos. A esse controlo escapam largos milhares de registos de outros provedores internacionais do serviço de correio electrónico (gmail, hotmail, yahoo, msn, etc.).

4_{Fonte: Empresa de Telecomunicações Portuguesa.}

5_{Fonte:http://www.portugalcaboverde.com/item2_detail.php?lang=1&id_channel=33&id_page=161&id=222}

Em comparação com outros países com indicadores socioeconómicos similares, Cabo Verde tem uma boa penetração em termos de subscritores da Internet. As estimativas apontam para 108.000 utilizadores (2009) o que representa 21% da população, sendo a faixa etária entre os 15 e 24 anos a que a ela mais recorre. As estatísticas apontam ainda que 11% dos Cabo-verdianos possuem computador em casa e 40% utiliza internet nos cibercentros. A esta projecção não será alheia a influência exercida pela aliança entre o NOSI e a Microsoft que deverá culminar na instalação de um Centro de Inovação na Cidade da Praia. Esta dedicação vem sendo reconhecida internacionalmente com a classificação de Cabo Verde como 5º país africano em governação electrónica, de acordo com o relatório das Nações Unidas sobre

e-government, e a referência, no II Fórum Africano de Melhores Práticas das TIC, como melhor

experiência no domínio das TIC em África. Contudo, considerando o estado de desenvolvimento das infra-estruturas de telecomunicações em Cabo Verde e a adesão que se verifica noutros serviços de telecomunicações, presume-se que penetração da Internet ainda seja inferior ao potencial existente.

2.4.2. Resenha Histórica sobre a Contabilidade nas Organização em Cabo Verde

Nos últimos anos aconteceram mudanças significativas na legislação tributária Cabo-verdiana e nos procedimentos contabilísticos. O processo manual de escrituração contabilística foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo electrónico.

Partindo do pressuposto que a histórica sobre a Contabilidade nas organizações em Cabo Verde deverá basear-se nos primórdios da colonização portuguesa e em marcos específicos subsequentes, no que se refere à legislação sobre a matéria e ao respectivo suporte e controlo administrativo, apresentaremos por ordem cronológica, uma breve resenha dos factos históricos mais relevantes sobre a Contabilidade nas Organizações em Cabo Verde, considerando os seguintes períodos: período colonial, período pós independência até 1983, período de 1984 a 1990 e período de 1991 até o presente.

2.4.2.1. Período Colonial - 1460 a 1975

Com o desenvolvimento do comércio na Costa Ocidental Africana, logo após a descoberta das ilhas de Cabo Verde, a então Metrópole determinou que era de todo necessário que, de entre

outras acções administrativas centralizadas na ilha de Santiago, é terminante registar e fiscalizar as despesas e receitas advenientes das actividades económicas desenvolvidas nessas duas colónias. Entretanto convém realçar que todas as disposições legais consagradas à escrituração contabilística tinham como suporte legal até 1835 diversos decretos-régios.6 Este foi o ano em que introduziu-se alguma descentralização administrativa, com a instituição do cargo de Administrador de Concelho para as antigas colónias portuguesas, sob autoridade e supervisão de um Governador Civil. Já em pleno “Estado Novo” (1926), Salazar, através do Decreto - Lei 23. 229 de 15 de Novembro de 1933, introduziu a Reforma Administrativa das Colónias Ultramarinas, harmonizando as normas administrativas, incluindo um novo método de escrituração contabilística, tratando-se, de um conjunto de normas inovadoras que perduraram até meados da década de 70, altura da independência das então chamadas Províncias Ultramarinas.

2.4.2.2. Período Pós-Independência até 1983

Com a Independência de Cabo Verde (1975), tornou-se necessário a reformulação da legislação do país, tendo um impacto administrativo tal como aponta o Decreto-Lei nº 2/75, de 9 de Janeiro. Com o objectivo de instaurar uma nova ordem legal em matéria Administrativa do novo país, através do Decreto-Lei nº 58/75, de 13 de Dezembro, foram extintas as antigas Comissões Administrativas que tutelavam a Gestão Administrativa da ex-província de Cabo Verde e criado o Conselho Deliberativo e o Secretariado Administrativo. Dada a inexistência de um Plano Nacional da Contabilidade (PNC), que foi aprovado pelo Decreto-Lei nº 4/84 de 30 de Janeiro, e de uma consequente harmonização contabilística, os chamados Guarda-Livros7 escrituravam-se de forma manifestamente empírica, orientando-se em princípios, normas e procedimentos contabilísticos. Perante isso, em 1981 o Governo delegou a uma Comissão Económica Especializada para preparar um ante-projecto de um

6 _{Fonte: Por tratar de um longo período, e por não encontrar documentação disponível, não nos foi possível}

enumerar os Decretos-régios a respeito.

PNC, com vista a organizar e optimizar a forma de apresentação das escritas contabilísticas das empresas que, entretanto, constituíam, nessa época, as principais fontes de receitas do Estado. Os resultados desse ante-projecto foram apresentados ao Governo em finais de 1983, os quais viriam a servir de base à implementação do primeiro PNC de Cabo Verde.

2.4.2.3. Período de 1984 a 1990

Passados nove anos que Cabo Verde já havia ter tido a sua independência, onde o país já se preparava ao desenvolvimento, o Governo resolveu introduzir maior rigor no exercício da escrituração contabilística, com o intuito de proporcionar um maior controlo sobre as contas das empresas públicas, mistas e privadas, com excepção das Instituições de Crédito, Seguros e Previdência Social, dada à especificidade da sua organização.

Posto isso, surgiu o primeiro Plano Nacional de Contabilidade (PNC) de Cabo Verde, por força do Decreto Lei nº 4/84 de 30 de Janeiro e inspirado no Plano Oficial de Contas português de 1976. Esta grande medida visava igualmente, normalizar e harmonizar conceitos e princípios contabilísticos internacionalmente aceites, assim como facultar aos operadores económicos novas ferramentas de gestão e de controlo das suas actividades rotineiras. À luz do referido Decreto-Lei, de acordo com a natureza da actividade económica, passou a ser obrigatória a exibição dos seguintes mapas financeiros, logo após o encerramento dos exercícios económicos:

 Balanço sintético;  Balanço analítico;

 Demonstração de resultados líquidos;

 Demonstração de resultados extraordinários do exercício;  Demonstração de resultados de exercício anteriores;  Demonstração de resultados por funções e

É de realçar que a adopção de um plano de contas normalizado para todas as Empresas do País, quer públicas quer mistas ou privadas, visava fundamentalmente satisfazer as necessidades dos diversos utilizadores, nomeadamente:

 Estado: controlo estatal, planificação económica, estatística nacional, contabilidade

nacional, fisco, etc.

 Sindicatos e outras associações;  Trabalhadores das próprias empresas;  Sócios a accionistas;

 Credores;

 Financiadores, especialmente o Banco de Cabo Verde17;

 Profissionais de Contabilidade e de economia e gestão de empresas e  Ensino.

2.4.2.4. Período de 1991 até o Presente

Este foi o período em que se deu esclarecimento sobre a “Reforma Fiscal”, pelo que teve o poder de introduzir profundas alterações a nível da legislação fiscal do país, criando, assim, enormes desafios à gestão administrativa não só das empresas como também das instituições públicas de um modo geral. Assim sendo, apresentaremos, por ordem de data, as disposições legais mais salientes afectos a esse período divido em três fases:

1ª Fase: de 1992 a 1995

- Código Geral Tributário de 1993, com inclusão do Regulamento do Imposto Industrial; - Regulamento do Imposto Único sobre Rendimentos (IUR) (o qual entraria em vigor em 1996)

2ª Fase: de 1996 a 1999

- Abolição da Contribuição Industrial; Imposto de Capital; Imposto Profissional e Imposto Complementar e entrada em funcionamento do Imposto Único sobre o Rendimento (IUR). 3ª Fase: de 2000 a 2003

- Decreto-Lei nº 39/2003, de 20 de Outubro

- Adaptação do Plano Nacional de Contabilidade por exigência do novo modelo de tributação - Introdução do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA).

- Abolição dos Impostos de Consumo, da Taxa dos Emolumentos gerais aduaneiros, imposto de Tonelagem; Selo Alfandegário e de Turismo, todos absorvidos pelo IVA.

2.4.2.5. Alguns Acontecimentos Correspondentes à Contabilidade em Cabo Verde

Cabo Verde adoptou um novo Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro, uma vez que, com a globalização dos negócios as empresas passaram a operar em vários mercados. Esse novo SNCRF foi adoptado em 2008, pelo Decreto-Lei (DL) n.º 5/2008 de 4 de Fevereiro, em substituição do Plano Nacional de Contabilidade, aprovado pelo Decreto n.º 4/84 de 30 de Janeiro.

Esse novo normativo tem como objectivo:

 Acompanhar os desenvolvimentos havidos nas directivas internacionais quanto à qualidade da informação financeira; e

 Transpor para o direito interno Normas de Relato Financeiro (NCR) que constituem uma adaptação das Normas Internacionais da Contabilidade a as Normas de relato Financeiro emitidas pelo IASB.

O SNCRF teve em consideração a previsível evolução do sistema fiscal, a modernização do tecido económico do País e do mercado de capitais, bem como a preocupação de melhorar a qualidade das demonstrações financeiras e do relato financeiro das empresas, como factor de credibilidade ao funcionamento da economia real em Cabo Verde. Sendo obrigatório para diversas entidades, o SNCRF para Cabo Verde não é de aplicação geral, na medida em que para as empresas dos sectores financeiros, segurador, previdência social e bancário de Cabo Verde aplicam-se planos de contabilidade específicos.

O SNCRF assente mais em princípios do que em regras explícitas, embora atendendo a aspectos particulares do País, tem uma linha orientadora que possibilita que o relato

financeiro elaborado com as NRF esteja preparado para serem aceites pela maioria dos outros países e das praças financeiras internacionais.

O SNCRF embora atendendo a aspectos particulares do País tem uma linha orientadora que possibilita que o relato financeiro elaborado com as Normas de Relato Financeiro (NRF) esteja preparado para serem aceites pela maioria dos outros países e das praças financeiras internacionais.

As entidades que estejam a preparar as demonstrações de um exercício em que utilizem pela primeira vez o Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro (SNCRF), devem assegurar que essas demonstrações financeiras contenham informação que:

a) Seja transparente para os utentes e comparável em todos os períodos apresentados;

b) Proporcione um ponto de partida conveniente para a contabilização e posterior relato

3. - Importância das TICs para as Empresas e para a

Contabilidade

3.1. Considerações iniciais

A informática proporciona à Contabilidade inúmeras facilidades, que vão desde o lançamento e processamento das informações até a geração dos relatórios que podem ser produzidos pelo sistema. Além dessas facilidades, podem-se associar outros factores, como segurança, confiabilidade e rapidez nas informações prestadas.

Alguns procedimentos são necessários para que os resultados da informática aplicada à contabilidade sejam plenamente favoráveis à empresa e aos profissionais que actuam na área, visto que este deve ser o objectivo principal de quem busca melhorar suas condições de trabalho, por meio da informatização.

3.2. A importância das TICs nas pequenas e médias empresas

A maioria das PMEs investe pouco nas suas funções administrativas, dando mais importância aos aspectos comerciais do que as organizacionais. No entanto têm uma grande importância o reinvestimento nas TICs, uma vez que este tipo de empresas terá ganho, qualquer que seja a perspectiva de análise. Também dadas as constantes evoluções ambientais, a especificidade dos mercados em que operam e o pouco peso negocial individual, as empresas deste tipo que perderem o fluxo das novas Tecnologias de Informação e Comunicação estarão certamente, num futuro muito próximo, a enfrentar sérios problemas de competitividade. Os escassos recursos disponíveis levam, muitas vezes, a que as empresas retardem a adopção dessas tecnologias ou que procuram soluções limitadas e particularizadas que pouco tempo mais tarde se revelam inadequadas e difíceis de integrar. Um maior conhecimento das TIC por parte das PME e uma rápida e reflectida estratégia de investimento nestas tecnologias é ainda mais importante para este tipo de empresas do que para as de maior dimensão.

As maiores dificuldades para a adopção e implementação das TICs podem ocorrer em função de alguns factores, tais como:

 Dificuldades de reestruturação das áreas necessitadas de informatização, com a formação dos trabalhadores e equipamentos necessários;

 Dificuldades financeiras, uma vez que para algumas empresas o custo com a informatização podem ser significativo;

 Receio de ficar dependente de pessoal qualificado para alimentar as informações e operar os diversos sistemas informatizados.

Algumas empresas chegaram a investir em equipamentos, mas não foram devidamente orientadas quando à configuração adequada deles, resultando em futuras dificuldades quando da utilização de aplicativos mais atualizados.

A importância atribuída às PMEs tem tido um aumento significativo nos últimos tempos, e o sector tem cada vez mais peso na economia de um país. Para fazer face às constantes mudanças contextuais, as grandes empresas tentam manter-se flexíveis e eficientes, subcontratando cada vez mais, quer parte da produção, quer os serviços de apoio. Pode-se dizer que, as TICs suportam por um lado o aumento das práticas de subcontratação, por outro, o desacoplamento vertical e a reestruturação em redes contribuindo para um maior número de PME, na maior parte dos casos fortemente especializados. Com a adopção das TICs, as PME podem-se tornar em empresas globais. Entretanto essa adopção vai depender, da existência de uma perspectiva estratégica que orienta os investimentos, da ligação estreita entre os objectivos e a estratégia do negócio e da disponibilidade de recursos financeiros e humanos.

3.3. As TICs nas grandes empresas

As grandes empresas necessitam de uma estrutura de informática mais completa, inclusive com a utilização de redes em todas as áreas que possam gerar informações.

A automação das grandes empresas atinge praticamente todos os sectores e, em alguns casos, exige a interacção deles, de maneira que a informação possa fluir com rapidez para as áreas que se interessam por ela.

Diante das exigências dos governos municipais, estaduais e federais na área tributária, com reflexos diretos na contabilidade, fica cada vez mais evidente a necessidade de adequada estrutura informatizada nas grandes empresas. (LORENZI JUNIOR, 2002).

Áreas das grandes empresas que devem ser informatizadas:  Stock

 Património (controle do imobilizado)  Produção/ Vendas/ Facturação  Cobrança

 Contas a Pagar e a Receber  Tesouraria/ Caixa/ Bancos  Contabilidade/ Carteira Fiscal  Pessoal/ Serviços Gerais  Segurança/ Transportes  Serviços Médicos

O ideal é informatizar todas as áreas da empresa. A estrutura de informatização pode ser de maior ou menor porte, dependendo da necessidade e da conveniência administrativa e financeira.

3.4. Benefícios das TICs na Contabilidade actual

As empresas que adoptaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e procuram cada vez mais melhorarem esse processo. São incontáveis os benefícios gerados pela informatização de uma empresa. Entre esses benefícios estão:

 Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informações, quando se faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O tempo gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se reproduzir um balancete ou outro relatório da contabilidade nos sistemas convencionais, é muito superior ao tempo gasto quando se utilizam os sistemas informatizados.

 Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão electrónica, por meio de boas impressoras matriciais, a jacto de tinta ou a laser, apresenta como resultado um trabalho de melhor aspecto, quando comparado com a forma manuscrita. Às informações que o sistema gera, são geralmente consistentes, seguras e exactas. A

probabilidade de erros nos programas é muito pequena, e isto aumenta a confiança nos trabalhos realizados.

 Mais estímulo para os profissionais da área: em função das facilidades que a informática proporciona no cumprimento das diversas tarefas de seu dia-a-dia, os profissionais da área de Contabilidade, sentem-se mais à vontade para trabalhar e, consequentemente, produzem mais. O trabalho torna-se menos estafante e em função disso mais estimulante, resultando em satisfação para quem trabalha com o computador.

 Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas podem ser lidos previamente, na tela, mesmo antes de serem impressos. Quando são impressos, tornam-se de fácil manuseio e leitura, porque são emitidos em ordem, indicando a numeração, a data e a hora em que foram processados e gerados, alem da quantidade de páginas e outras informações relacionadas com o controlo produtivo.  Atendimento às exigências dos órgãos quanto ao cumprimento de prazos: o

cumprimento de algumas exigências de ordem tributária, laboral e de segurança social, por exemplo o recolhimento dos impostos e das contribuições, só se tornou possível para algumas empresas a partir do uso do computador. Muitas dessas obrigações têm seus prazos de recolhimento no início do mês seguinte ao do facto gerador. O não recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigação geralmente implica em pagamento de multas e juros para a empresa.

 Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito de maneira rápida por meio do sistema, localizando um lançamento, informando o saldo ou a posição de qualquer das contas cadastradas, ou ainda demonstrando a evolução das receitas e despesas por meio de relatórios específicos.

 Maior segurança das informações: devido aos recursos de protecção dos arquivos de dados, por meio de cópias de segurança ou backup, existe pouca hipótese de perda total das informações processadas, as quais podem ser reproduzidas em qualquer lugar que exista um equipamento de informática apropriado e que nele esteja instalado um sistema igual ao que gerou as informações.

 Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: os equipamentos físicos (hardwares), incluindo mesas, gabinetes, monitores de vídeo, impressoras, ratos e

estabilizadores ocupam pouco espaço físico e podem ficar sobre uma mesa no canto de uma sala.

Os arquivos em disquetes, cd’s ou pen-drives facilitam a guarda e o manuseio das informações já processadas e são bem mais práticos e fáceis de ser organizados e guardados, em comparação aos arquivos de papéis. Esses recursos de armazenamento podem conter balancetes e outros relatórios contabilísticos do ano inteiro, dependendo do volume de informações geradas pela empresa. Com os dados protegidos neles, na forma de cópia de segurança, o balancete pode ser gerado e impresso quantas vezes se fizerem necessárias, em qualquer lugar, dentro ou fora da empresa.

Esses são alguns dos aspectos positivos que justificam o uso da informática pelas empresas, tanto na Contabilidade quanto em outras áreas, levando-se sempre em contas as necessidades operacionais e organizacionais.

4. Introdução e Implantação da Contabilidade Informatizada

4.1. Considerações iniciais

A fase mais importante da automação contabilística de uma empresa é a que antecede sua implantação, não devendo ser desprezado o planeamento das etapas a serem cumpridas. A mudança de um sistema convencional para o informatizado pode ser feita de forma parcial ou integral. Quando a mudança é parcial, somente a Contabilidade é beneficiada com o uso do novo sistema.

4.2. Saída do sistema mecanizado para o informatizado

Na fase de implantação do sistema informatizado, devem ser avaliados os seguintes factores:  Estrutura geral da empresa;

 Estrutura da contabilidade;

 Nível de capacitação dos profissionais da área de Contabilidade;  Tendências ou perspectivas de crescimento da empresa;

 Software a ser utilizado;

 Possibilidade de integração do sistema com os instalados em outras áreas da empresa;  Configuração adequada dos equipamentos necessários;

 Suporte ou apoio técnico necessário.

Na análise da estrutura geral da empresa, deve ser observado seu funcionamento como um todo, bem como o funcionamento dos sectores, das sessões e das demais áreas com actividades ligadas à Contabilidade, levando-se sempre em consideração a possibilidade de expansão a médio ou longo prazo, para se evitar alterações substanciais na estrutura do elenco de contas, depois que o mesmo estiver implantado.

É importante se fazer uma avaliação da capacitação técnica dos profissionais envolvidos com os trabalhos de Contabilidade e demais áreas envolvidas, a fim de identificar aqueles que não atendem aos requisitos necessários ao bom desempenho das tarefas. Uma formação específica

pode solucionar o problema, visto que todos os aplicativos são de fácil assimilação. Essa formação pode ser feita na empresa fornecedora dos aplicativos e é de curta duração, sendo importante a leitura dos manuais de uso e das instruções contidas no próprio sistema.

O sistema a ser utilizado deve ser superior às necessidades actuais da empresa, devendo ser considerada a expectativa de crescimento e médio ou longo prazo. Além disso, ele deve ser compatível com outros existentes no mercado ou aqueles já instalados em outras áreas da empresa, com possibilidade de integração das informações produzidas naquelas áreas e na Contabilidade.

A configuração correcta dos equipamentos de informática na empresa é um factor determinante para torná-los compatíveis ou adequados com a estrutura de informatização desejada, para se evitar sobrecarga, muito verificada quando se usa plenamente os sistemas e programas instalados em uma máquina. A não observância desse requisito pode comprometer seriamente o desempenho das actividades, principalmente quando acontece aumento substancial das transacções da empresa, não prevista com antecedência. Isso sobrecarrega os arquivos de dados e torna o sistema muito lento, dificultando a geração de determinados relatórios, a exemplo de um balancete ou o diário de um período.

É importante observar também a adequação do ambiente físico onde os equipamentos serão instalados, evitando-se que fiquem expostos ao sol ou à humidade. Em algumas empresas, tem sido difícil promover essa adequação, pois elas possuem instalações antigas, que não foram planeadas pensando-se na instalação de microcomputadores ou de redes.

Para a efectiva implantação do sistema informatizado, é preciso que todos os cadastros já tenham sido informados e as diversas unidades operacionais envolvidas directa e indirectamente devem conhecer o plano de implantação, observando-se ainda os seguintes cuidados:

 Conferir os títulos e os níveis das contas, antes de fazer qualquer lançamento;  Informar os saldos do balancete ajustado que servirá de base para a implantação;  Conferir todos os lançamentos do saldo de abertura ou saldo inicial;

 Gerar o balancete implantado no sistema e conferir com o balancete do sistema mecanizado;

 Corrigir qualquer distorção verificada nos saldos do balancete implantado, antes de fazer os lançamentos de movimentação das contas;

 Fazer cópia de segurança dos trabalhos que tiverem sido concluídos.

Para sair do sistema mecanizado, convém estabelecer um mês apropriado e um cronograma de trabalho. É recomendável que esse mês seja Janeiro ou Fevereiro do ano seguinte, devido aos novos lançamentos de movimentações das contas.

4.3. Da Estrutura dos Lançamentos por Computador

Todo o lançamento contabilístico costuma seguir a tradição instituída das partidas dobradas. Isto quer dizer que o lançamento a débito em uma ou mais contas deve ter o crédito no mesmo valor em uma ou mais contas prevalecendo a igualdade entre valores debitados e creditados.

A estrutura básica de um lançamento por computador contém: data do registo, código das contas, histórico, valor, opção de alteração antes da inclusão definitiva e chave do lançamento.

Segundo Oliveira, “o processamento do lançamento pelo sistema é feito de forma simultânea para os diversos relatórios ou arquivos de dados. No momento em que o utilizador digita a tecla ‘Enter’, o sistema processa as informações, distribuindo-as para vários destinos. Assim, a mesma informação vai para a razão, diário, balancete, fluxo de caixa, relatório de gestão, etc. Isso dispensa a repetição de lançamentos em várias fichas ou formulários, como acontecia nos sistemas manuais”.

Este processamento contabilístico é feito em: lotes, linha (on-line) e tempo real (real-time). No que trata especificamente da operação de controlo este precisa ser acedido por uma senha individualizada. O chefe é quem restringe as operações de segurança ao pessoal dos cargos de confiança na empresa. O chefe é o responsável pela atitude de impedir alterações nos documentos sem sua legítima autorização. O último mês do ano é o que demanda controlo redobrado por causa das despesas extras e planeamento de férias que onera a empresa.

As mais comuns formas de correcção de um lançamento são respectivamente: alteração, complementação, estorno com relançamento, exclusão com reclusão.

Os SI por computador, oferecem opções de ajustes e correcções instantâneos que evitam problemas aos vários sectores integrados de uma empresa facilitando a gestão.

4.4. Organização e Controlo de Informações

A natureza das informações Contabilísticas está dividida em duas fontes (fontes internas e fontes externas). As primeiras se originam dentro da empresa enquanto as segundas estão em bancos, fornecedores, clientes, etc. Cabe ao contabilista examinar previamente, avaliar que espécie de informação contabilística circulará nos sistemas integrados. No que se refere ao controlo de documentos, sabe-se que este constitui um desafio tradicional para os profissionais da área de Contabilidade. Um factor determinante para o controlo é a organização dos documentos.

Os arquivos devem ser separados de documentos fiscais, de seguida as pastas de arquivos dos documentos contabilísticos devem ser organizados por dia, mês e ano. Posto isso, os documentos deverão ser conservados evitando assim o uso excessivo de grampos e clipes, guardando-os longe de humidade, e digitalizar para armazenamento em suportes magnéticos. Quanto à segurança da documentação recomenda-se ao contabilista que este trabalhe com o menor número possível de papéis sobre sua mesa para evitar perdas e também danos.

O sistema de computadores empresariais já tem seus próprios arquivos protectores de documentos e de informações relevantes ou estratégicas, gavetas e ficheiros, hoje são desnecessários porque no arquivo do computador a guarda e a armazenagem são mais controláveis. Isto, no entanto, não dispensa certamente atenção e cuidados.

No caso particular das empresas que operam em rede, há necessidade maior de uma segurança eficaz, evitando desta forma emergências indesejadas e riscos de quebra de sigilo das informações. Sobre o arquivo e a protecção dos relatórios são variáveis as formas de resguardá-los.

Com os recursos da informática, é possível processar todas as informações e emitir novos relatórios a qualquer tempo. Isto facilita a decisão de manter ou não determinados relatórios após a prescrição de prazo exigido pela legislação fiscal.

5. A Importância da Tecnologia da Informação e Comunicação

para as Organizações de Serviços de Contabilidade

5.1. Considerações iniciais

Hoje, a Tecnologia da Informação e Comunicação é mais que um recurso operacional, passando a representar um recurso estratégico para as empresas. Para as Organizações de Serviços de Contabilidade, este raciocínio também se aplica. Os recursos da TIC possibilitam novas formas de interacção e de disponibilização da informação para os clientes, aumentando as possibilidades de diferenciação no serviço oferecido, ou então, a redução de custos nas actividades. Desta forma, as TICs constituem-se em um recurso que integra e sustenta a estratégia da organização contabilística.

Considerando-se que as TICs estão em constante evolução, o cuidado na sua gestão é fundamental, por isso, é necessário que as organizações de serviço contabilidade:

 Tenham um conhecimento detalhado, dos recursos de TIC que possui, incluindo hardware, software e que saiba avaliar o potencial desses recursos;

 Saibam monitorar o ambiente interno e externo para detectar as mudanças ocorridas ou possíveis de ocorrer, que possam afectar as suas operações;

 Procurem novas formas para melhorar os seus recursos de TIC, seja por meio de novas aquisições ou de novos usos para os recursos já existentes;

 Protejam os recursos e conhecimentos em TIC que possuem, evitando que se tornem atrasados ou que se percam.

5.2. Razão porque as organizações de serviço Contabilidade apostam em

TIC.

Com o nível de globalização actual, as empresas sentem cada vez mais a necessidade de serem competitivas para sobreviverem, pelo que as TICs representam, sem dúvida, uma ferramenta importante para a competitividade das organizações. As organizações de serviço

Contabilidade apostam nas TICs, sobretudo para diminuir o tempo de dar resposta aos seus clientes, tendo em vista conseguir fazer operações em tempo real, ou seja, operações

Just-In-Time.

A adesão das organizações de serviço Contabilidade às TICs, possibilita o fenómeno do desaparecimento das barreiras geográficas, os seja, as empresas são cada vez mais globais, pelo que a barreira constituída pela distância deixa de constituir um obstáculo. As TICs permitem, assim, a uma empresa reduzir: custos de produção, custos de inventário, custos de distribuição e custos de comunicação.

As TICs podem, ainda, melhorar os processos dessas organizações em várias perspectivas. Quadro 5 - Perspectivas das TICs

Perspectivas Descrição

Transaccional - Permite transformar os processos não estruturados em transacções rotineiras;

Geográfica

- Permite que sejam elaborados processos

independentemente da localização da empresa, ou seja, transforma a informação para que esta possa ter um acesso rápido e fácil;

Automatização - Permite reduzir, ou eliminar, o trabalho humano dos processos, de forma a reduzir custos e tempo;

Analítica

- Permite usar métodos complexos para implementar os processos, de forma a conseguir-se extrair a melhor informação possível;

Informal

- Pode trazer grande quantidade de informação detalhada para os processos, para que esta possa ser tratada e analisada;

Sequencial - Permite mudanças nas sequências das tarefas, de forma a poder executá-las em paralelo;

Conhecimento - Permite a captura e disseminação de conhecimento para melhorar um processo;

Filtro

- Permite um resultado detalhado do Just-In-Time (JIT), referente à resposta em tempo real que a empresa pode dar perante determinado prazo.

Anular a intermediação - Permite ligar duas entidades de um processo que, normalmente, se comunicariam através de uma terceira.

Para melhor se compreender as vantagens das TICs, importa referir o modelo das cinco forças que orientam a estratégia concorrencial. (ver ilustração – Figura 1)

Segundo Michael Porter, a vantagem competitiva sustentável, provém do modo como as actividades se ajustam entre si e se reforçam mutuamente, donde resulta que a configuração de uma actividade aumente o valor competitivo de outras actividades.

Para Porter, é fundamental a análise sistemática da vantagem competitiva onde o que importa é a avaliação da empresa pelo sistema complexo de suas actividades, nas suas relações (ajustes), e não nas partes (forças específicas, competências essenciais ou recursos críticos da empresa).

Figura 1 - Modelo das 5 Forças (Michael Porter)8

No seguimento da análise das 5 forças competitivas, é importante analisar a razão pela qual essas organizações se devem preocupar com as forças competitivas. Devem preocupar-se com

8