MANUAL Encerramento do Exercício no Siscontw nas versões SQL

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MANUAL

Encerramento do Exercício

no Siscontw nas versões SQL

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ÍNDICE

1º Passo: Conferir a base de dados ... 3

2º Passo: Verificar o Resultado do Exercício ... 4

3º Passo: Configurar as Contas... 5

4º Passo: Encerramento das Contas... 11

5º Passo: Encerramento do Exercício ... 12

6º Passo: Conferir Saldos Iniciais... 13

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ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO NO SISCONTW

NAS VERSÕES EM SQL

O objetivo deste manual é instruir os usuários do Sistema Siscontw a realização do encerramento do exercício.

OBS: É EXTREMAMENTE IMPORTANTE FAZER UM BACKUP ANTES DE INICIALIZAR ESTA OPERAÇÃO.

1º Passo: Conferir a base de dados

Conferir se o encerramento realmente ainda não foi realizado.

Para fazer essa conferência, deve-se acessar o menu Consultas>>Consulta:

Na janela ‘Consultas’ que se abre, acessar a aba ‘Balancete’. No período colocar o dia 31/12 do ano que será encerrado a 31/12 do ano que será encerrado e clicar no botão ‘Exibir’.

No relatório que se abre, deve-se conferir se os saldos das contas de Despesas e Receitas não estão ‘zerados’. Caso as contas destes grupos apresentem saldos iguais a zero, significa que o encerramento já foi realizado.

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2º Passo: Verificar o Resultado do Exercício

Deve-se agora descobrir se o conselho apresenta saldo para Déficit ou Superávit.

Para fazer essa conferência, deve-se entrar no menu Consultas>>Balanços.

Na janela ‘Consultas - Balanços’ que se abre, acessar a aba ‘Variações Patrimoniais’.

No primeiro combo, localizar o mês de janeiro do ano que vai ser encerrado, no segundo combo localizar o mês de Dezembro do ano que vai ser encerrado e clicar em ‘Exibir’.

No relatório que se abre, deve-se conferir no fim do relatório, se existem valores em ‘Déficit do Exercício’ ou ‘Superávit do Exercício’.

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3º Passo: Configurar as Contas

Realizar a configuração das contas, associando cada uma a sua contrapartida. Para acessar a janela ‘Configurações do Encerramento de Contas’, o menu é Encerramento>>Configurações:

Nessa janela, do lado esquerdo, aparecem as contas a serem encerradas e do lado direito às contrapartidas.

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Conforme explicado no 2º passo, depois de descobrir se o resultado foi de Déficit do Exercício ou Superávit do Exercício, as contas que se iniciam com 3.3.2. deverão ser associadas à contrapartida 3.3.2.03.02 – Déficit Verificado ou 3.3.2.03.01 - Superávit do Exercício, conforme o resultado da pesquisa feita no 2º passo.

Essa configuração deve ser feita da seguinte forma:

Conforme explicado acima, do lado esquerdo marque as contas que se iniciam com 3.3.2. pressionando a tecla ‘Alt’ e clicando sobre cada conta, depois marcar do lado direito a conta 3.3.2.03.02 – Déficit Verificado ou 3.3.2.03.01 - Superávit do Exercício. No caso desse exemplo foi o Superávit.

Depois de marcar as contas, clicar no botão que está localizado entre as duas telas. Pode-se perceber que as contas apareceram no quadro ‘Equivalência’ na parte inferior da tela.

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As contas que se iniciam com 2.4.1. no quadro ‘Contas a Encerrar’ devem ser associadas no quadro ‘Contrapartida’ com a 3.4.1., sempre clicando no botão que está localizado entre os dois quadros.

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As demais contas serão associadas conforme a sua origem, essa origem, em caso de dúvidas, pode ser conferida clicando no botão , para que se abra a janela ‘Plano de Contas’.

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Na janela ‘Plano de Contas’, basta clicar no ‘+’ na frente dos números, para que se abra o plano de contas e se visualize as contas existentes. No exemplo acima, veja como localizar a conta 1.3.10.01 (Alugueis) e sua respectiva contrapartida.

Logo, a sua contrapartida será ‘1.3.10.00 – RECEITAS IMOBILIARIAS’ ou ‘1.3.00.00 – RECEITA PATRIMONIAL’ ou ‘1.0.00.00 – RECEITAS CORRENTES. Essa localização será feita para todas as demais contas que ainda não foram encerradas.

Depois de identificar a contrapartida, basta marcar a conta a ser encerrada no quadro ‘Contas a Encerrar’ que está do lado esquerdo da tela, marcar sua contrapartida no quadro ‘Contrapartida’ que está do lado direito da tela e clicar no botão que está entre os dois quadros.

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No caso do exemplo acima, a Contrapartida da conta ’13.10.01 – Decorrentes de Alugueis’ é a ‘3.3.2.01.01.01.01.02 – Receita Patrimonial ’. Observe que o número apresentado na janela ‘Contrapartida’, para ‘Receita Patrimonial’, não é o mesmo da janela ‘Plano de Contas – Tabela’, mas o nome da conta é o mesmo.

Depois de associadas todas as contas às suas contrapartidas, o quadro ‘Contas a Encerrar’ deve ficar vazio, como mostra a figura abaixo:

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4º Passo: Encerramento das Contas

O próximo passo é o encerramento de contas. O menu para realizar este procedimento é Encerramento>>de Contas.

Depois de clicar no menu Encerramento>>de Contas, um aviso de alerta será apresentado, como mostra a figura abaixo. Deve-se clicar em sim para fazer o encerramento das contas.

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Aparecerá uma tela chamada ‘Conta(s) que receberá(ão) resultado do exercício 2008’.

Nessa tela, o usuário terá a liberdade de alteração conforme achar melhor, mas geralmente não são alteradas. Depois de fazer as alterações, caso deseje, clicar no botão ‘OK’.

5º Passo: Encerramento do Exercício

O próximo passo é o encerramento do exercício. O menu para fazer esse encerramento é Encerramento>>do Exercício.

Depois de clicar no menu Encerramento>>de Exercício, um aviso de alerta será apresentado, como mostra a figura abaixo. Deve-se clicar em sim para fazer o encerramento do exercício.

Verificar a data do encerramento

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Depois que o processo for finalizado, o sistema emitirá uma mensagem avisando que o encerramento do exercício foi concluído com sucesso. Basta clicar no botão ‘OK’.

6º Passo: Conferir Saldos Iniciais

Depois do encerramento, o ideal é que se faça a conferência dos saldos iniciais. O acesso aos saldos se dá através do menu Tabelas>>Saldos Iniciais.

A janela abaixo se refere aos valores de Saldos Iniciais de Contas. Caso seja detectado algum valor incorreto, é nessa janela que o mesmo deverá ser editado:

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PARA ANULAR O ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO NAS VERSÕES EM SQL

OBS: É EXTREMAMENTE IMPORTANTE FAZER UM BACKUP ANTES DE INICIAR ESTA OPERAÇÃO.

Procedimentos de Anulação de Exercício 1º Passo:

Ir ao menu Encerramento>>Anular Encerramento. Será apresentado um aviso de advertência perguntando se deseja realmente anular o exercício, é só clicar no botão ‘Sim’ para que o encerramento seja anulado.

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2º Passo:

Faça as alterações desejadas e depois proceda ao Encerramento de CONTAS, não se fazendo necessário o Encerramento do Exercício.