MANUAL DO SISTEMA
Parametrizando o sistema ... 3
Administradoras ... 3
Aba Configurações Gerais ... 5
Aba Licenciamento/Valor Produto ... 9
Aba Configurações Comissões ... 10
Copiar Configurações ... 12
Equipe de Vendas ... 15
Inserindo a Equipe de Vendas e suas Comissões ... 21
Copiar Configurações ... 28
Configurando o Módulo ... 30
Modelos de Veículos ... 30
Grupos de Consórcio ... 32
Situação dos Contratos ... 34
Pontos de Venda ... 36
Assembléias ... 37
Parâmetros ... 39
Cadastro de Clientes e Fornecedores ... 40
Controlando o Estoque de Contratos Novos ... 44
Cadastrando novos contratos ... 44
Distribuindo os Contratos Novos ... 46
Integração IHS ... 48
Importação de Contratos ... 51
Analisando Contratos com Pendência ... 53
Etiquetas ... 54
Relatórios da Integração ... 55
Contratos Importados ... 55
Apuração/Pré-Cancelados/2ª Parcela em Atraso/4ª Parcela a Vencer ... 56
Controle de Vendas ... 57
Vendendo um contrato ... 58
Aba Geral ... 58
Aba Dados da Pessoa: ... 63
Baixando a Primeira Parcela ... 65 Versão 6.08
Visualizando e Gerando Comissões ... 69
Inserindo Lances no Contrato ... 71
Configurando o Cadastro de Modelos de Veículos ... 73
Remessa de Contratos ... 74
Situação dos Contratos no Processo de Upload ... 77
Controle de Comissões ... 78
Baixa, Estorno e Cancelamento ... 78
Comissões da Concessionária ... 78
Aba Receber ... 79
Aba Estornar ... 80
Aba Cancelar ... 81
Aba Resumo Geral ... 82
Comissões dos Funcionários ... 83
Aba Pagar ... 83
Aba Estornar ... 84
Aba Cancelar ... 85
Aba Resumo Geral ... 85
Re-Abertura de Comissões ... 88
Re-Processa Valor Comissão ... 90
Relatórios ... 93
Mix de Estoque de Contratos ... 93
Mix de Venda de Cotas ... 95
Mix de Comissões ... 97
Recibo de Comissão ... 99
Etiqueta de pessoas por grupo ... 100
Etiqueta de pessoas por período de venda ... 101
Relatório Mapa Resumo de Consórcio ... 102
Contratos Comissões não Geradas ... 104
Parametrizando o sistema
Para que o usuário possa utilizar a rotina do módulo de controle de vendas de cotas de consórcio, é necessário primeiramente proceder com a parametrização do sistema, como mostraremos neste capítulo.
Administradoras
É através do cadastro das administradoras que faremos a principal configuração deste módulo. Todas as rotinas de venda, comissões e valores estão vinculadas a este cadastro. Portanto é de inteira importância que o usuário que a fizer possua pleno conhecimento deste departamento.
Para criar as administradoras de consórcio, acesse o menu “Consórcio >> Tabelas >> Administradoras de Consórcio/Financeira/Leasing”. O sistema irá carregar a seguinte tela:
A partir dessa tela, o usuário poderá:
Visualizar os dados de uma administradora Botão VISUALIZAR Inclusão de uma administradora Botão INSERIR
Visualizar os dados de uma administradora Botão VISUALIZAR Inclusão de uma administradora Botão INSERIR Exclusão de uma administradora Botão EXCLUIR
Copia comissões de um prazo/plano de venda a outros. Botão COPIAR CONFIGURAÇÕES
Ao Inserir, Editar ou Visualizar uma Administradora, a primeira aba é a Geral, nela constam os dados cadastrais da Administradora.
Observe que nesta aba existe um campo chamado Apelido, este é utilizado para o relatório de Mix de Venda (“Faturamento >> Relatórios >> Mix de Venda”) que traz as vendas separadas por Administradora.
A próxima aba é a de Configurações Gerais, nela são especificados parâmetros imprescindíveis para as vendas dos contratos.
Aba Configurações Gerais
Ao acessar esta aba, a seguinte janela será apresentada:
Aqui são cadastrados os Prazos, Planos de Venda, Modelos e Comissões da concessionária. O cadastro deve ser feito nesta mesma ordem, pois um cadastro é ligado diretamente a outro, desta forma, começaremos pelos Prazos.
Para cadastrar um novo prazo, clique no botão Inserir:
venda, primeiro selecione o prazo referente a ele e logo após clique no botão Inserir dos planos de venda:
E digite: o número que representa o plano, a contribuição mensal, a taxa de adesão, taxa de administração, fundo reserva, seguro e licenciamento. No campo Licenc., que refere-se a licenciamento, informe se este plano possui licenciamento incluso ou não.
Todos estes valores são tabelados pela Administradora.
Para cadastrar mais planos de venda, basta clicar novamente em Inserir, se desejar inserir planos para outros prazos, primeiramente selecione o prazo que desejar para depois iniciar a inserção dos planos.
Depois de inseridos os prazos, informaremos os modelos que podem ser vendidos para cada prazo. Para tal operação, selecione primeiramente o prazo e o plano, e clique no botão Inserir:
Clique na caixa de seleção para escolher o modelo. Somente serão apresentados os modelos que estiverem com a opção “Em Produção” marcada em seu cadastro, veja capítulo de Modelos de Veículos .
Agora iremos configurar as comissões que a concessionária receberá da administradora.
A comissão é de acordo com cada prazo, plano de venda e modelo, portanto para inseri-las, primeiramente selecione o prazo, o plano de venda e o modelo, para depois clicar no botão Inserir, como mostra a imagem abaixo:
Digite o número da parcela, o percentual de comissão que a concessionária receberá por venda de contratos novos e reposição e a quantidade de dias de vencimento para a comissão que será aplicada sobre a data base (veja na Aba Configurações Comissões como escolher a data base para o cálculo das comissões).
Para inserir as demais parcelas, clique novamente no botão Inserir.
Caso a concessionária tenha uma mesma configuração para todos os prazos e planos, então poderá utilizar o recurso de Comissão Padrão, verifique na página 10.
Aba Licenciamento/Valor Produto
Nesta aba, em % Limite para Licenciamento informe o percentual do licenciamento de cada modelo e em Valor do Produto informe o valor de cada modelo. Desta forma, ao efetuar a venda com um plano de venda que foi configurado com Licenciamento – Sim, será calculado automaticamente o valor do produto + % Limite para Licenciamento informados nesta aba.
Para informar os valores, basta selecionar o modelo e clicar no botão Editar.
Esta configuração é de extrema importância para a integração fábrica, veja em
Integração ao IHS – Importação de Contratos como realizar a integração e a
Aba Configurações Comissões
Aqui indicaremos o momento e a data base para geração de todas as comissões e sobre qual valor será aplicado o percentual de comissão.
• Qual momento será gerada as comissões?: Marque se deseja que as
comissões sejam geradas no momento da Venda do contrato, ao realizar a Emissão Remessa no sistema ou no Retorno que é no momento da importação dos arquivos de contratos digitados da administradora.
• Qual data deverá ser utilizada p/ calcular comissão? Informe qual a data
base para calcular a comissão, sobre a Data Venda, a data em que foi realizada a Emissão Remessa ou a data do Borderô Fábrica.
Para um melhor entendimento adotaremos um exemplo: se na aba Configurações Gerais foi configurada a comissão da concessionária e foi indicado na segunda parcela um Vencimento de 30 dias, e na aba Configurações/Comissões foi marcada a opção Data Venda como data que deverá ser utilizada para calcular comissão, então a comissão da segunda parcela da concessionária será gerada com data de baixa de 30 dias após a data da venda.
• Parcelas de Comissão da Concessionária – Padrão: Utilizada quando a
planos e modelos, não sendo necessário configurar cada item na aba Configurações Gerais.
Clique no botão Inserir e cadastre as parcelas que irão gerar comissão para a concessionária, informando o percentual de contratos novos e reposição e o seu vencimento. Se houver necessidade de alteração ou exclusão, clique no botão Editar ou Excluir.
As opções: Novo e Reposição, significam poder utilizar a comissão padrão para os dois tipos de contratos ou somente para um dos dois.
Configurando a Comissão Padrão, o sistema primeiramente fará a checagem se existem configurações para o prazo, plano de venda e modelo do contrato; caso não exista, fará a checagem se para aquela concessionária está configurado que permite configuração padrão mediante o tipo de contrato (Reposição ou Novo), estando habilitada a opção, será considerado o percentual cadastrado.
• Valor base p/ calcular a comissão da administradora, vendedor,
supervisor e gerente. O valor selecionado aqui é sobre o qual será aplicado o percentual de comissão de cada um deles. O Valor do Produto é o valor informado na aba Licenciamento/Valor Produto e o Valor do Crédito é o valor do produto + % de limite de crédito.
Copiar Configurações
Como já citado anteriormente, para que o usuário não precise cadastrar as comissões várias vezes de cada plano de venda, foi criada a rotina de Copiar Configurações, com esta opção é possível copiar todas as configurações de um prazo – plano de venda para outro.
Para acessar esta opção, selecione a administradora dos prazos – planos de venda que serão copiados e clique no botão Copiar Configurações.
• Origem: Selecione o Prazo e o Plano de Venda anteriormente configurados. • Destino: Aparecerão os demais Prazos - Planos de Venda constantes no cadastro
da administradora. Os prazos que estiverem sem plano de venda não serão apresentados.
• Destino Selecione para quais prazos/planos que deseja realizar a cópia. • Tipo de Cópia: indique o que deseja copiar:
◦ Copiar Somente Modelos de Veículos? o sistema irá copiar somente os
modelos do Prazo – Plano de Venda origem. Caso o Prazo – Plano de Venda destino já possua modelos e/ou comissões configuradas, estas serão excluídas e as comissões perdidas, pois esta opção copia somente os modelos.
◦ Copiar Modelos de Veículos e Comissões? o sistema irá copiar todos os
modelos e comissões configuradas de cada um para o Prazo – Plano de Venda destino selecionado(s). Caso estes já possuam modelos e/ou comissões configuradas, elas serão excluídas e ficará gravado somente o que for copiado. Depois de selecionar as opções desejadas, clique no botão Copiar e clique em Sim na mensagem de confirmação:
Se a cópia for realizada corretamente a seguinte mensagem será apresentada:
Equipe de Vendas
Antes de incluir uma equipe de vendas, será necessário cadastrar os funcionários que trabalham no departamento de consórcio no sistema Adicion. Para cadastrá-los, acesse o menu “Utilitários >> Tabelas Gerais >> Funcionários”.
A partir dessa tela, o usuário poderá:
Visualizar um cadastro Botão VISUALIZAR Inclusão de um Funcionário Botão INSERIR Alteração dos dados já anteriormente cadastrados Botão EDITAR Exclusão de um funcionário Botão EXCLUIR
Observação:
Na inclusão de um funcionário novo não esqueça de informar o CPF dos funcionários, principalmente os relativos à consórcio, pois durante a integração fábrica os funcionários serão identificados através do número deste documento, a falta dele pode causar inconsistências na integração e tomar um tempo desnecessário. Veja como realizar a integração fábrica em Importação de Contratos.
A partir da versão 5.0 do sistema, será possível pesquisar funcionários pela aba empresa, essa rotina é útil para clientes que possuem o sistema FUSION, pois permite que a empresa que esta acessando o sistema visualize somente os funcionários dela.
Ao inserir, alterar ou visualizar o cadastro de um funcionário, verifique as seguintes abas:
Aba “Configurações”: Além dos dados cadastrais do funcionário, na aba “Departamentos” o usuário deverá habilitar o funcionário no departamento, como mostra a figura.
Em seguida acesse a aba Permissões e verifique a opção:
“Avisa este funcionário para atualizar módulos ?”: Marcando esta opção o funcionário poderá efetuar atualização de módulos ao acessar o sistema. Essa rotina faz a verificação de arquivos mais atualizados e copia para a rede do cliente. Para que essa rotina seja concluída com sucesso, a máquina que estiver realizando a atualização de módulos deverá estar conectada na internet.
As outras opções devem ser analisadas nos manuais de controle Financeiro, Faturamento, Peças e Veículos, pois envolvem risco.
Aba “Segurança”:
Para que o funcionário tenha acesso ao sistema, habilite para o funcionário os menus nos quais o ele poderá ter acesso.
Além disso, deverá mencionar o “LOGIN” do funcionário. Esse login será usado para acessar o sistema na tela inicial. (Para cadastros novos, a senha de acesso ao sistema é igual ao login. Se o funcionário desejar alterar a senha de acesso, proceda com a alteração da senha pelo menu “Utilitários >> Gersys >> Controle Acesso >> Trocar Senha Acesso”, após ter completado a inclusão).
Também na aba “Segurança”, o usuário poderá imprimir o acesso que foi configurado para cada funcionário, através do botão “Imprimir”.
Observação:
É de fundamental importância que, os dados cadastrais do funcionário sejam feitos corretamente (principalmente o número do CPF, para fins de integração com o IHS, veja no capítulo de “Integração ao IHS”).
Na aba de Segurança, como pode observar, o sistema trouxe pré-configurado um perfil de acesso. Esse perfil pode ser criado ou alterado através do menu “Utilitários >> Gersys >> Controle de Acesso >> Perfil de Acesso”.
Inserindo a Equipe de Vendas e suas Comissões
Para criar a equipe de vendas de cotas de consórcio e configurar suas comissões e metas, acesse o menu “Consórcio >> Tabelas>> Funcionários - Configurações /Comissões/Metas”.
A partir dessa janela, o usuário poderá fazer a inclusão da equipe de vendas. Observe que a janela está dividida em 3 partes:
Gerente (1.ª Parte - Superior)
Inclusão de um gerente Botão INSERIR
Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR
Exclusão de um Gerente Botão EXCLUIR
Supervisor (2.ª Parte - Central)
Inclusão de um supervisor Botão INSERIR Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR
Vendedor (3.ª Parte - Inferior)
Inclusão de um vendedor Botão INSERIR
Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR
Exclusão de um vendedor Botão EXCLUIR
Primeiramente deve ser inserido o Gerente da equipe, para isso, clique no botão Inserir que se encontra ao lado da caixa de gerentes:
Selecione o Gerente através da lupa e selecione a opção Gerar comissão para o gerente? para que as comissões das vendas dos contratos sejam geradas. Será necessário inserir os percentuais de comissão, que serão pagos ao gerente de acordo com as vendas de sua equipe. As comissões são configuradas de acordo com a Administradora, prazo, plano de venda e modelo de veículo já configurados anteriormente no cadastro da administradora escolhida, veja em Parametrizando o
configuração no cadastro do gerente:
1. Selecione na caixa Administradora a que será configurada, os prazos que já estiverem configurados na administradora aparecerão logo abaixo.
2. Selecione na caixa Prazo o que será configurado, os planos de venda já configurados para o prazo selecionado serão apresentados ao lado direito dos prazos.
3. Selecione o Plano de Venda, e os modelos já inseridos no plano de vendas selecionados serão apresentados ao lado direito dos planos de venda.
Depois destas seleções, a seguinte janela será obtida:
Veja que as informações são vinculadas umas às outras. Depois de selecionadas as opções acima descritas, clique no botão Inserir, conforme mostra o destaque da imagem para iniciar o cadastro das comissões e informe:
• % Reposição: Informe o percentual pago de comissão para venda de contratos
de reposição.
• Vencimento: Informe a quantidade de dias de vencimento para o vencimento da
parcela. A data base é a configurada no cadastro da administradora, por exemplo, se a data base for a data da venda e for informado na primeira parcela de comissão do vendedor, 5 dias de vencimento, o vencimento será a data da venda + 5 dias.
Para inserir mais parcelas, basta clicar novamente no botão Inserir. Para configurar as comissões de outras administradoras, não esqueça de selecioná-las antes, o mesmo vale para os prazos, planos de venda e modelos.
Além das Comissões, há a opção de configurar as Comissões – Padrão que são utilizadas quando se deseja gerar um mesmo percentual de comissão do gerente para os prazos, planos e modelos, não sendo necessário configurar cada item na aba Comissões.
Para configurar as Comissões Padrão, clique no botão Inserir da aba Comissões – Padrão, e informe os dados, como mostra a figura:
Sempre selecionar a administradora de consórcio que deseja configurar.
As opções: Novo e Reposição, significam poder utilizar a comissão padrão para os dois tipos de contratos ou somente para um dos dois.
Configurando a Comissão Padrão, o sistema primeiramente fará a checagem se existem configurações para o prazo, plano de venda e modelo do contrato; caso não existam, fará a checagem se para aquele gerente está configurado que permite configuração padrão mediante o tipo de contrato (Reposição ou Novo), estando habilitada a opção, será considerado o percentual cadastrado.
Outra opção seria a configuração das Metas/Prêmios para os funcionários, especificando os mesmos a partir de uma quantidade de vendas mínima de contratos. Por exemplo, se o funcionário vender 15 contratos, receberá um prêmio de 20% sobre o valor de sua comissão. Esta quantidade é controlada através da baixa da primeira parcela de comissão. Se forem baixadas no fechamento do mês, incluindo as 15 primeiras parcelas de comissão, ele atingiu a meta. Para verificar como baixar comissões, veja Controle de Comissões.
Para configurar as metas e prêmios, clique no botão Inserir da aba Metas/Prêmios, e informe os dados, como mostra a figura:
• Qtde.: Informe a meta para o pagamento do prêmio, no nosso exemplo, o
funcionário deverá ter pelo menos, 15 contratos vendidos.
• Sobre Base: Informe o percentual a ser pago sobre o valor total das vendas, caso
o funcionário atinja a meta.
• Sobre Comissão: Informe o percentual a ser pago sobre o valor total da
comissão recebida, caso atinja a meta. Por exemplo, se o funcionário recebeu R$ 300,00 de comissão e neste campo é informado um percentual de 20%, ele receberá como prêmio R$ 60,00.
• Valor Prêmio: Neste campo é informado um valor fixo em reais, por exemplo, se
o funcionário vender 15 contratos receberá R$ 50,00 de prêmio. Não é necessário informar os três prêmios, informe quais desejar.
As metas/Prêmios não são vinculadas aos prazos, planos de venda e modelos, são vinculadas somente às administradoras.
Depois de incluído o gerente, inclua o Supervisor da mesma forma, configurando as Comissões, as Comissões - Padrões e as Metas/Prêmios.
Já com o gerente e supervisor inseridos e configurados, inclua o Vendedor, onde deverá também ser realizada as configurações de Comissões, Comissões - Padrões e as Metas/Prêmios e somente no caso do vendedor, o máximo de contratos que ele pode receber de cada administradora, veja a imagem:
Observe que no quadro de administradoras existe uma nova coluna chamada Número Máximo de Contrato. Selecione a administradora, clique no botão Editar e digite o máximo de contratos desta Administradora, que o vendedor pode ter em mãos . Conforme as vendas forem lançadas no sistema, este entende que há menos contratos nas mãos do vendedor.
O restante das informações devem ser configuradas de acordo com o explicado no cadastro do gerente.
Ao final do cadastro dos funcionários, obteremos a seguinte tela:
Copiar Configurações
Para facilitar a configuração de comissões dos funcionários, existe a possibilidade de cópia das configurações de um funcionário para outro. Para executar esta rotina, clique no botão Copiar Configurações:
• Tipo: Informe se irá copiar as configurações de vendedor, supervisor ou gerente; • Funcionário Origem: selecione o funcionário que servirá como base para a cópia. • Copiar: Selecione o que será copiado do funcionário origem para o funcionário
destino, este deve ser selecionado na caixa Funcionário Destino. Para que os nomes apareçam nesta caixa, eles já devem estar inseridos como funcionários em gerente, supervisor ou vendedor. Selecione a Administradora, que será copiada suas configurações. Clique no botão SALVAR para confirmar a cópia, e ao final será apresentada a mensagem:
Configurando o Módulo
Veja agora alguns cadastros básicos necessários para o funcionamento perfeito do módulo de consórcio.
Modelos de Veículos
Para cadastrar os modelos dos veículos, acesse o menu “Veículos >> Tabelas >> Modelos”. A seguinte janela será apresentada:
A partir dessa tela, o usuário poderá:
Visualizar o cadastro de um modelo de veículo Botão VISUALIZAR Inclusão de um modelo de veículo Botão INSERIR Alteração dos dados já anteriormente cadastrados Botão EDITAR Exclusão de um modelo de veículo Botão EXCLUIR
Na janela de inclusão de um modelo, além dos dados cadastrais, verifique os demais campos:
• “Em produção” na aba Geral: Campo destinado para informar se o modelo em
Administradora.
• “Ordem de Impressão” na aba Geral: Campo destinado para que o usuário
possa definir em qual ordem no relatório os modelos serão listados.
• “1º Cód. Fábrica” e “2º Cód. Fábrica” na aba Informações Adicionais: Campos
destinados para informar o pseudo fábrica de veículos, para proceder com a importação de arquivos de faturamento de veículos (Integração dos arquivos de faturamento de motos).
• “Cód. Fábrica Upload” na aba Informações Adicionais: Campo destinado para o
pseudo fábrica de consórcio. Para fins de integração com o IHS. Esse campo é de EXTREMA IMPORTÂNCIA, pois é através dessa configuração que os arquivos de vendas de cotas serão exportados no sistema (Veja mais detalhes da integração de arquivos do IHS no capítulo Upload de Contratos de Consórcio Fabrica – CNH.
• “Cód. Fábrica Download” na aba Informações Adicionais: Campo destinado para
o pseudo fábrica de consórcio. Para fins de integração com o IHS. Esse campo é de EXTREMA IMPORTÂNCIA, pois é através dessa configuração que os arquivos de vendas de cotas serão importados no sistema (Veja mais detalhes da integração de arquivos do IHS no capítulo Integração IHS .
Grupos de Consórcio
Para criar os grupos de consórcio, acesse o menu “Consórcio >> Tabelas >> Grupo de Consórcio”.
A partir dessa tela, o usuário poderá fazer:
Visualizar o cadastro de um grupo Botão VISUALIZAR Inclusão de um grupo de consórcio novo Botão INSERIR Alteração dos dados já anteriormente cadastrados Botão EDITAR Exclusão de um grupo de consórcio Botão EXCLUIR
Ao clicar no botão Inserir para cadastrar um novo grupo, as seguintes informações serão pedidas:
Selecione a Administradora através da lupa. Digite o número do Grupo e a Data da Abertura do mesmo. Clique no botão SALVAR para confirmar o cadastro.
Os grupos não precisam ser cadastrados para a administradora Consórcio Nacional Honda, pois são cadastrados automaticamente na integração do arquivo CCO - Cadastro Consorciado, portanto não deixe de realizar a integração deste arquivo.
Situação dos Contratos
Para criar as situações dos contratos de consórcio, acesse o menu “Consórcio >> Tabelas >> Situação dos Contratos”.
A partir dessa tela, o usuário poderá fazer:
Inclusão de uma nova situação Botão INSERIR Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR Exclusão de uma situação Botão EXCLUIR
Para Inserir uma nova situação, basta informar o nome da mesma:
cadastro.
A situação dos contratos é atualizada automaticamente na integração do arquivo CCO - Cadastro Consorciado, portanto não deixe de integrá-lo no sistema.
Pontos de Venda
Os pontos de venda são cadastrados para que no momento da venda ele seja informado, assim o concessionário tem o controle das vendas externas, como estandes em shoppings, feiras, pontos de venda, etc.
Para realizar o cadastro entre em “Consórcio >> Tabelas >> Pontos de Venda”.
A partir dessa tela, o usuário poderá fazer:
Visualizar um ponto de venda (anteriormente cadastrados) Botão VISUALIZAR Inclusão de um novo ponto de venda Botão INSERIR Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR Exclusão de um ponto de venda Botão EXCLUIR
Clique no botão Inserir para cadastrar um novo ponto de venda, e informe o nome do mesmo:
Assembléias
Há a possibilidade de cadastrar assembléias no sistema Adicion, facilitando seu controle. Para cadastrá-las acesse o menu “Consórcio >> Tabelas >> Assembléias”.
• Administradora: Selecione a administradora responsável pela assembléia.
• Grupo: Selecione o grupo da assembléia. Nos contratos vendidos neste grupo,
constará a assembléia cadastrada.
• Data: Informe a data que será realizada a assembléia. • Horário: Informe o horário que será realizada a assembléia. • Local: Informe o local onde será realizada a assembléia.
As assembléias do Consórcio Nacional Honda, não precisam ser inseridas, basta realizar a Integração fábrica do arquivo CCA – Assembléias. Veja como realizar a integração em Integração IHS .
Parâmetros
Há algumas opções nos parâmetros do sistema que devem ser informadas, para verificá-las acesse o menu “Configurações >> Parâmetros >> Geral >> Aba Geral” e proceda com a configuração dos campos:
• “Corrigir dados de pessoas cadastradas através da integração do
consórcio com a fábrica?”: Selecionando esta opção, o cadastro do cliente será atualizado no sistema Adicion quando for realizada a integração do consórcio de acordo com o digitado no IHS.
• “Administradora de Consórcio Fábrica”: Selecione através da lupa
administradora de consórcio da fábrica.
Cadastro de Clientes e Fornecedores
Para iniciarmos o módulo de vendas é importante que o usuário saiba cadastrar cliente e fornecedores, pois na maioria das vendas serão necessárias a inclusão ou a manutenção no cadastro de pessoas.
Para acessar o cadastro de pessoas, acesse Utilitários >> Tabelas Gerais >> Pessoas.
A partir desta janela o usuário poderá:
Visualizar os dados de uma pessoa Botão VISUALIZAR
Inclusão de uma pessoa Botão INSERIR
Consulta/Alteração (dos dados já anteriormente cadastrados) Botão EDITAR
Exclusão de uma pessoa Botão EXCLUIR
Veremos agora como incluir uma pessoa e para facilitar o entendimento, para incluir clique em INSERIR, traremos uma imagem com os dados do cliente já preenchidos, assim servindo como parâmetro ao usuário, pois o novo cliente deverá conter todas as informações que esta imagem trouxer:
Todos os campos do cadastro de pessoas são obrigatórios para a venda de contratos, portanto este deve ser feito de forma completa, com atenção especial para o Nome, CPF, Endereço e Telefones, que devem ter pelo menos dois.
Preencha o campo Grupo e o Endereço Secundário, sendo que este último é indispensável na venda de contratos e deve ser diferente do endereço principal.
Preencha todos os dados do trabalho, em especial o campo Profissão que deve ser selecionada através da lupa e os campos Salário e Outras Rendas.
Para atualizar o cadastro de Profissões, veja o capítulo Atualizando Profissões e Veículos.
Depois de digitadas todas as informações, clique no botão SALVAR e a pessoa estará cadastrada.
Controlando o Estoque de Contratos Novos Cadastrando novos contratos
Para cadastrar novos contratos no sistema, acesse o menu “Consórcio >> Controle de Contratos” ou clique no botão
A janela abaixo será apresentada:
Para proceder com a inclusão de contratos novos, clique no botão “NOVOS” e a janela de cadastro será aberta:
• Administradora: Informe a administradora dos contratos novos. • Vendedor: Informe o vendedor que receberá os contratos novos.
• Contrato Inicial/Final: Informe o número inicial e final dos contratos novos, o
intervalo de numeração será criado automaticamente. no nosso exemplo serão gerados os contratos de número 100 até 200, todos com série C.
• Série: Informe a série do contrato, caso houver.
• Data Inclusão: Data de inserção dos contratos no sistema.
Clique em SALVAR para confirmar a inclusão, e uma janela de confirmação será apresentada:
Distribuindo os Contratos Novos
Para proceder com a distribuição de contratos novos, acesse o menu “Consórcio >> Controle de Contratos” ou acesse o Browser de Consórcio (figura localizada logo abaixo do menu consórcio), em seguida clique no botão ”DISTRIBUIR”. A janela abaixo será apresentada.
• Administradora: Informe a administradora dos contratos que serão distribuídos. • Vendedores: Informe o vendedor que receberá os contratos.
• Pesquisa: Se desejar visualizar todos os contratos que podem ser distribuídos
para o vendedor, selecione a opção Disponível, todos os contratos com situação disponível que esteja em nome de outros vendedores que não seja o selecionado, serão apresentados. Porém, se já souber a numeração de contratos que serão distribuídos, selecione a opção Contato de... à e informe o número inicial e final. Clique no botão Pesquisar, os contratos serão apresentados na caixa.
• Termo de Distribuição: Clique na lupa para selecionar ou criar um termo para
ser impresso após a distribuição dos contratos.
Selecione os contratos que serão distribuídos ao vendedor e clique no botão “DISTRIBUIR”. A seguinte mensagem será apresentada:
Clique em Sim para confirmar, e uma nova mensagem informará a quantidade de contratos distribuídos:
Para fechar a mensagem, clique no botão OK, e o termo de distribuição escolhido será impresso em vídeo com o número dos contratos distribuídos.
Integração IHS
O módulo Consórcio, disponibiliza para seus clientes Honda a integração com o IHS, que funciona da seguinte forma: o usuário faz a digitação das vendas das cotas de consórcio no site do IHS (http://www.hondaihs.com.br/global/) e este por sua vez, disponibiliza em arquivos os contratos (propostas) digitados, através destes arquivos é feita a integração dos dados digitados com o sistema Adicion, gerando automaticamente a inclusão da venda dos contratos. A seguir falaremos do processo de integração.
Para fazer a integração, siga os seguintes passos: 1º Passo:
Acesse o site do IHS (http://www.hondaihs.com.br/global/); Selecione a opção: Honda Serviços Financeiros;
Digite o login e senha da concessionária;
Escolha a opção Formulários e Downloads e depois na opção Baixar Informações;
Faça o download dos arquivos de contrato de consórcio e salve no diretório C:\integra, (caso não haja, pode ser criado a pasta);
Os arquivos que podem ser integrados ao sistema são: CCA - Assembléias
CCB - Contratos Digitados CCO - Cadastro Consorciado CCS - 2ª Parcelas em Atraso CCM - Comissão Concessionária CCP - Contratos Pré-Cancelados
CCQ – Contratos até a 4ª Parcela a Vencer CCK - Apuração de Contratos Pré-Cancelados CRE - Títulos pendentes
CCC - Conta Corrente 2º Passo:
Acesse o Adicion 2R, vá até o menu “Utilitários >> Integração Fábrica”. Nesse momento o sistema irá descompactar os arquivos e deixará pronto para importação:
integrado:
Clique no botão “IMPORTAR” na parte inferior da janela de integração e uma confirmação será pedida:
Importação de Contratos
Depois de realizado o procedimento acima descrito, caso tenha sido integrado o arquivo CCB – Contratos Digitados, os contratos vendidos e digitados no IHS ficarão disponíveis para importação no sistema Adicion no menu “Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Importação Contratos”.
Nesta janela serão apresentadas todas as vendas à importar no sistema. Observe que alguns contratos estão com uma bolinha vermelha em Vendedor, isto quer dizer que durante e integração o sistema não encontrou o vendedor deste contrato, portanto deve-se clicar no botão Editar Vendedor e selecionar o vendedor do contrato. O supervisor e o gerente serão preenchidos automaticamente, se forem preenchidos com os nomes incorretos, utilize os botões Editar Supervisor e Editar Gerente para alterar. O vendedor é buscado no cadastro de funcionários pelo numero do CPF, portanto para que não volte a ocorrer este problema corrija o cadastro dos funcionários, veja como fazê-lo em Equipe de Vendas.
É necessário informar o Ponto de Venda dos contratos no momento da importação, basta selecionar o contrato e clicar no botão Editar Outros para que a caixa de seleção do ponto de venda desejado seja habilitada.
Alguns contratos também constam com Valor Produto zerado, para que apareça o valor correto configure-o no cadastro da administradora, veja em Administradoras –
possível informá-lo na própria janela de importação, clicando no botão Editar Outros e pressionando a tecla <TAB> até chegar na coluna de Valor Crédito, onde será possível digitar o valor desejado.
Caso tenha algum contrato que não deseje importar, selecione o mesmo e clique no botão Excluir. Depois dos dados corrigidos, clique no botão Importar para efetivar a integração dos contratos no sistema.
Analisando Contratos com Pendência
O módulo de Consórcio oferece também, através da integração da fábrica, a importação dos contratos com as seguintes situações:
• Contratos Pré-Cancelados – CCP; • 2ª parcela em atraso – CCS;
• Contrato até a 4ª Parcela a Vencer – CCQ; • Apuração de Contratos Pré-Cancelados – CCK;
Para a visualização dessas informações, faça o processo de Integração IHS, explicado no início deste capítulo, baixando o arquivo referente à cada tipo de informação que desejar no site do IHS.
Após a integração, veja os dados importados em “Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Situação dos Contratos”. Cada informação estará em sua respectiva Aba.
No nosso exemplo, estamos visualizando os contratos com segunda parcela em atraso, para verificar as demais situações, clique na aba desejada.
Etiquetas
É possível após a integração dos arquivos de pendência imprimir etiquetas com os dados dos clientes na situação escolhida. Para imprimir as etiquetas, acesse “Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Etiquetas”.
Selecione se deseja imprimir etiquetas dos clientes com Contratos 2ª Parcela em Atraso, que estão na Apuração Contratos Pré-Cancelados ou com Contratos Pré-Cancelados.
Em Ordenar pesquisa por selecione a opção Contrato para que os clientes sejam listados por ordem de número do contrato, e Consorciado para que sejam listados em ordem alfabética.
Clique no botão Pesquisar. Deixe selecionados somente os clientes que terão sua etiqueta impressa. Indique a Etiqueta Inicial para impressão e no campo Qtde Colunas informe se irá utilizar formulário com duas ou três colunas.
Relatórios da Integração
Para visualizar as informações importadas na integração através de relatórios, acesse o seguinte caminho “Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Relatórios” e visualize os seguintes:
Contratos Importados
Visualize através deste relatório os contratos que foram importados no sistema através da Integração em Consórcio >> Consórcio Fábrica >> Importação de Contratos.
Informe o Período de Importação dos contratos no sistema. Em Ordem Impressão indique de que forma deseja ordenar as informações no relatório.
Apuração/Pré-Cancelados/2ª Parcela em Atraso/4ª Parcela a Vencer
Neste relatório é possível listar os clientes dentro de cada situação, assim tendo uma visão geral dos clientes em situação de pendência.
Em Tipo Relatório, selecione o tipo de pendência que deseja listar os clientes referentes à ela.
Para que o endereço dos clientes seja impresso no relatório, selecione a opção Inserir Endereço do Consorciado. E para inserir os clientes que estão com contrato sem vendedor, selecione Inserir Contratos sem Vendedores.
Em Ordem de Impressão indique como devem ser organizadas as informações do relatório e informe o Período da Assembléia.
Para listar todos os contratos vendidos de todos os funcionários, deixe a opção Todos os Funcionários selecionada, mas se quiser selecionar funcionários específicos, desmarque esta opção.
Controle de Vendas
O usuário poderá também fazer a venda de uma cota de consórcio direto pelo sistema Adicion, através do menu “Consórcio >> Controle de Contratos”. Para realizar a venda o contrato já deve estar disponível no sistema.
Visualizar os dados de um contrato Botão VISUALIZAR
Vender um contrato Botão VENDER
Alterar um contrato já cadastrado Botão EDITAR Cancelar contrato disponível Botão CANCELAR Retornar contrato para status anterior Botão RE-ABRIR Excluir definitivamente um contrato Botão EXCLUIR
Vendendo um contrato
Digite o número do contrato a ser vendido e clique no botão Vender, a janela de venda será aberta para preenchimento dos dados.
Aba Geral
Concessionárias Honda:
A partir da versão 5.02.175 os contratos inseridos no sistema são tratados como PROPOSTAS. Os contratos inseridos anteriormente permanecem na forma de contrato.
Para facilitar nosso exemplo, veja abaixo uma Proposta já preenchida:
• Administradora: Preenchido automaticamente de acordo com o que foi
cadastrado no momento de inserir a proposta.
• Contrato: Preenchido automaticamente de acordo com o que foi cadastrado no
• Digito: Informe o digito do contrato. Campo obrigatório para envio de Arquivo
Remessa.
• Tipo: Indique se é uma proposta nova ou de reposição.
• Prazo / Plano de Venda: Selecione o prazo e em seguida o plano de venda. Veja
como configurar prazos e planos de venda em Administradoras - Configurações Gerais
• Grupo/Cota/RD: Informe o Grupo, Cota e RD.
• Dia Vencto: Informe o dia de vencimento da proposta • Duração: Informe a duração do consórcio.
• Nº. Participantes: Informe o número de participantes do consórcio.
• “Autoriza Divulgação de Dados em Lista?”: Marque a opção para permitir a
divulgação dos dados em lista.
• Data da Venda: Inicialmente preenchida com a data do computador, mas pode
ser alterada.
• Sit. Contrato: Informe a situação do contrato.
• “Substituta?”: Marque esta opção em caso de proposta substituta.
◦ Nº. Proposta Original/Dg.: No caso de propostas substitutas, informe o
número da proposta original.
• Modelo: Selecione o modelo do veículo. Será apresentado neste campo somente
os modelos configurados no cadastro da Administradora, dentro do prazo e plano de venda escolhidos. Veja como efetuar a configuração em: Administradoras -
Configurações Gerais. Ao selecionar o modelo, o Valor do Produto e o Valor
Crédito (valor do produto + licenciamento, se houver)
• Produto: Selecione o produto.
• Valor Crédito: Valor do produto + licenciamento, se houver. Preenchido
automaticamente de acordo com a configuração do modelo em Licenciamento / Valor Produto.
• Lance Fixo:
◦ “Autoriza?”: Marque esta opção para autorizar lances fixos. Deve ser
preenchido de acordo com a característica do produto.
◦ Amortização: Informe como será feita a amortização: Antecipado, Redução ou
Nenhuma para casos onde não haverá amortização. Deve ser preenchido de acordo com a característica do produto.
• Vendedor/Supervisor/Gerente: Serão preenchidos conforme informado na
distribuição da proposta, mas podem ser alterados .
• Ponto de Venda: Informe o ponto de venda.
• Taxas (%): As taxas serão preenchidas automaticamente de acordo com o que
foi configurado em Administradoras - Configurações Gerais.
• 1ª Parcela: Informe a data de pagamento, valor da parcela e se o pagamento foi
em dinheiro ou cheque.
◦ Aba Dados do cheque: Caso o pagamento tenha sido feito em cheque,
preencha os campos com os dados do cheque:
• Conta corrente: Em caso de ressarcimentos, marque a opção para autorizar
Outras concessionárias:
• Administradora: Preenchido automaticamente de acordo com o que foi
cadastrado no momento de inserir a proposta.
• Contrato: Preenchido automaticamente de acordo com o que foi cadastrado no
momento de inserir a proposta.
• Sr / Digito: Informe a série e digito do contrato. • Tipo: Indique se é uma proposta nova ou de reposição.
• Prazo / Plano de Venda: Selecione o prazo e em seguida o plano de venda. Veja
como configurar prazos e planos de venda em Administradoras - Configurações Gerais
• Grupo/Cota/RD: Informe o Grupo, Cota e RD.
• Dia Vencto: Informe o dia de vencimento da proposta • Duração: Informe a duração do consórcio.
divulgação dos dados em lista.
• Data da Venda: Inicialmente preenchida com a data do computador, mas pode
ser alterada.
• Sit. Contrato: Informe a situação do contrato.
• Modelo: Selecione o modelo do veículo. Será apresentado neste campo somente
os modelos configurados no cadastro da Administradora, dentro do prazo e plano de venda escolhidos. Veja como efetuar a configuração em: Administradoras -
Configurações Gerais. Ao selecionar o modelo, o Valor do Produto e o Valor
Crédito (valor do produto + licenciamento, se houver)
• Valor Crédito: Valor do produto + licenciamento, se houver. Preenchido
automaticamente de acordo com a configuração do modelo em Licenciamento / Valor Produto.
• Vendedor/Supervisor/Gerente: Serão preenchidos conforme informado na
distribuição da proposta, mas podem ser alterados .
• Ponto de Venda: Informe o ponto de venda.
• Taxas (%): As taxas serão preenchidas automaticamente de acordo com o que
foi configurado em Administradoras - Configurações Gerais.
• 1ª Parcela: Informe a data de pagamento, valor da parcela e se o pagamento foi
em dinheiro ou cheque.
◦ Aba Dados do cheque: Caso o pagamento tenha sido feito em cheque,
Aba Dados da Pessoa:
Para inserir o cliente no contrato, basta digitar o CPF do mesmo, se ele já estiver cadastrado, os dados do cadastrado serão trazidos, ou selecione o mesmo pela lupa.
Caso ele não esteja cadastrado, veja no item Cadastro de Clientes e
Fornecedores, como proceder.
Somente será possível a venda de contratos para maiores de 16 anos. Venda à menores, o sistema bloqueará.
Por enquanto deixaremos a aba Situação, Comissões e Observações e Assembléias/Lances, pois elas estarão mais completas depois da geração da venda.
Depois de digitado os dados da venda e do consorciado, basta clicar no botão SALVAR para que o contrato fique como vendido.
Baixando a Primeira Parcela
Depois de Vendida a cota, é o momento do caixa realizar a baixa da primeira parcela que o cliente pagou, para isso acesse o botão ou Financeiro >> Movimentações, selecione a conta caixa onde foi recebida a primeira parcela, e clique no botão Inserir. Na janela de lançamento, selecione o lançamento: Recebimento de Venda Consórcio, como mostra a imagem abaixo:
Selecione a administradora e digite o número do contrato e a série, clique no botão Pesquisar e os contratos encontrados serão listados. Selecione o que deseja baixar e clique no botão Confirmar. O sistema retornará à janela principal do caixa, agora com os dados do lançamento em tela:
O valor em Dinheiro e/ou Cheque já serão preenchidos conforme o informado na venda do contrato. Agora basta clicar no botão Confirmar e a baixa será efetivada.
A primeira parcela pode ser recebida antes da venda do contrato no sistema, desde que o contrato já esteja cadastrado e disponível.
Ao Editar o contrato agora, e entrar na aba Observações, as seguintes informações serão apresentadas:
As informações financeiras somente serão apresentadas após o recebimento da primeira parcela no caixa. Nesta aba além das informações financeiras, podem ser digitadas as informações que o funcionário acreditar ser importantes.
Situação do Contrato
Nesta aba, é possível visualizar os dados da venda do contrato algumas informações financeiras e informações sobre upload e download no caso de Concessionárias Honda.
O sistema indica nesta aba: a Administradora do contrato, o Número, Série e Digito do mesmo, a Situação e de que forma o contrato entrou nesta situação. No nosso exemplo, ele está vendido. E Financeiro está como recebido, porque já foi feita a baixa da primeira parcela no sistema.
Visualizando e Gerando Comissões
Se no cadastro da administradora, foi selecionado na aba Configurações Comissões, para que as comissões fossem geradas no momento da venda do contrato, já é possível através da aba Comissões, visualizar as comissões geradas para a concessionária, vendedor, supervisor e gerente, somente se foram configuradas para gerar comissão.
Veja em Administradora – Aba Configurações Comissões como configurar em que momento as comissões serão geradas, para saber quando deve consultar a aba Comissões do contrato.
O sistema indica nesta aba: a Administradora do contrato, o Número, Série e Digito do mesmo, a Situação e de que forma o contrato entrou nesta situação. No nosso exemplo, ele está vendido. E Financeiro está como recebido, porque já foi feita a baixa da primeira parcela no sistema.
Logo abaixo está indicado que a Comissão já foi gerada, em que Momento gerou comissão e qual a Data Base Comissão.
Em Concessionária visualize as comissões geradas para a concessionária que serão pagas pela administradora.
Em Funcionários veja as comissões do vendedor, supervisor e gerente, se configuradas para gerar comissão no cadastro de funcionários.
Caso não tenham sido geradas as comissões por algum erro de configuração, clique no botão Gerar Comissão para que elas sejam geradas. Desta forma o campo Momento Gerou Comissão ficará como Manual e a Data Base Comissão será a do micro onde foram geradas as comissões.
Inserindo Lances no Contrato
Na aba Assembléias/Lances, somente aparecerão as assembléias já cadastradas. Veja em Assembléias como cadastrar assembléias.
Somente será possível a inserção ou visualização de assembléias no contrato depois que for informado o grupo do mesmo, seja editando o contrato e selecionando o grupo, seja por integração do arquivo de cadastro de consorciado (concessionárias Honda), pois as assembléias são cadastradas por grupo.
Com as assembléias cadastradas, é possível inserir no contrato os lances feitos pelo consorciado. Para isso, na aba Assembléias/Lances, insira os lances da seguinte forma:
• Número de Assembléia de / a: O número da assembléia é o que consta no
canto esquerdo do quadro de assembléias. Para inserir lances para várias assembléias de uma só vez, insira o número da assembléia inicial e final, que será atribuído os dados do lance à todas automaticamente.
• Valor: Informe o valor em reais do lance.
• Percentual: Informe o percentual do lance em relação ao valor do produto ou
valor do crédito.
• Data Efetuou Lance: A data em que o consorciado efetuou o lance. • Horário Efetuou Lance: A hora em que o consorciado efetuou o lance.
Com os dados acima preenchidos, clique no botão Inserir Lance para que os dados sejam atribuídos na assembléia.
Configurando o Cadastro de Modelos de Veículos
Para que a transferência dos arquivos seja completada com sucesso, é necessário que cada modelo esteja relacionado ao código disponibilizado pelo IHS. Para esta configuração entre em “Veículos >> Tabelas >> Modelos”, selecione o modelo desejado, clique no botão “EDITAR”, acesse a aba Informações Adicionais e a seguinte janela será visualizada:
Observe o campo “Cód. Fábrica Upload”. Neste campo deve ser informado qual o código referente a este modelo. Este campo não deve ser digitado e sim selecionado através da lupa.
Remessa de Contratos
É através da geração da remessa de contratos que o arquivo de remessa para o IHS é gerado. Para acessar esta opção, entre em “Consórcio >> Remessa de Contratos”.
Veja como funcionam as opções da geração da remessa:
• Tipo Movimentação:
◦ Emissão: Selecione esta opção para gerar uma nova remessa.
◦ Re-Emissão: Selecione esta opção para emitir novamente uma remessa já
gerada.
◦ Cancelamento: Selecione esta opção para gerar o cancelamento de uma
remessa.
• Informações da Remessa
◦ Remessa: No caso de Emissão da Remessa este número será gerado
automaticamente pelo sistema de forma seqüencial, podendo ser alterado pelo usuário se desejar.
◦ “Deseja gerar arquivo texto para upload?”: Selecione esta opção para que
ao gerar a remessa, seja criado um arquivo xml contendo os contratos vendidos selecionados, para ser enviado ao IHS.
• Pesquisa: Indica as formas de pesquisa dos contratos para geração da remessa. ◦ Data Venda: Selecione o período de venda dos contratos vendidos no sistema
que deverão integrar esta remessa.
◦ Data Digitação: Se preferir, ao invés de localizar os contratos por data da
venda, localize-os pela data de digitação da venda dos mesmos no sistema.
◦ Cancelados em: Além dos contratos vendidos, podem ser inseridos na
remessa os contratos cancelados. Para inseri-los, selecione esta opção e indique o período de cancelamento. Verifique antes com a administradora para onde a remessa está sendo gerada, se os contratos cancelados devem ou não constar na remessa.
◦ Somente Contratos Recebidos pelo Financeiro?: Selecionando esta opção,
somente os contratos que já tiveram a primeira parcela baixada no financeiro serão selecionados para gerar a remessa. Veja em Baixando a Primeira
Parcela, como proceder com a baixa.
◦ Contratos Novos: Marque esta opção para que os contratos novos sejam
selecionados.
◦ Contratos Reposição: Marque esta opção para que os contratos de reposição
sejam selecionados.
Depois de todos os dados informados, clique no botão Pesquisar, e os contratos que o sistema encontrar de acordo com as informações digitadas, serão apresentados.
Para visualizar os cancelados, clique na aba Cancelados.
Marque todos os contratos que desejar que entrem na remessa, e clique no botão IMPRIMIR. Uma janela de aviso será apresentada, contendo o caminho em que o arquivo foi gerado.
Quando o usuário for realizar o envio da remessa deverá selecionar o caminho que constar em sua mensagem.
Para a Re-Emissão, não é necessário selecionar novamente os contratos, basta informar a administradora, o número da remessa, se desejar gerar arquivo para upload e clicar no botão IMPRIMIR, que ela será gerada novamente.
Para Cancelamento, informe somente a administradora e o número da remessa, clique no botão IMPRIMIR para confirmar o cancelamento. Desta forma todos os contratos constantes na remessa cancelada, poderão fazer parte de uma nova remessa.
Situação dos Contratos no Processo de Upload
No processo de upload, é possível visualizar se os contratos foram apenas digitados no sistema, se foram transferidos e se já foram confirmados. Isto é possível através dos símbolos constantes ao lado esquerdo da situação dos contratos.
Digitado → A venda do contrato foi digitada no Adicion.
Transferido → Este contrato já foi ou está pronto para ser enviado. Ele fica com esta situação quando foi incluído em alguma remessa.
Confirmado → O IHS recebeu a venda do contrato. Após o envio do arquivo para o IHS, este disponibilizará para download, o arquivo de Contratos Digitados. Fazendo o procedimento de integração previsto no capítulo Integração IHS os contratos disponibilizados no arquivo, que antes se encontravam como “Transferido”, passarão ao status de “Confirmado”,
Observação:
O contrato com situação “Transferido” encontra-se no arquivo de remessa gerado para ser enviado para o IHS, isto não quer dizer que certamente foi ou será enviado.
Controle de Comissões
Passaremos a entender agora, como funciona o controle geral de comissões da concessionária e dos funcionários. Antes de ver este capítulo, consulte o capítulo de
Parametrizando o Sistema – Administradoras e Equipe de Vendas, para verificar
como configurar a geração das comissões. Baixa, Estorno e Cancelamento
É possível baixar, estornar ou cancelar comissões em um único processo no sistema Adicion, facilitando o controle de comissões dos funcionários e concessionária. Para acessar este recurso, entre em “Consórcio >> Comissões >> Baixa/ Estorno/Cancelamento Comissões”.
Comissões da Concessionária
O procedimento de baixa de comissões da concessionária pode ser feito de forma manual ou através da integração fábrica.
Para realizar a baixa por integração, o usuário deverá realizar a baixa do arquivo CCM - Comissão Concessionária e proceder conforme explicado no capítulo Integração IHS. Ao realizar a integração no sistema, as comissões encontradas que estivem no arquivo CCM, serão automaticamente baixadas.
Para a baixa manual, acesse o caminho acima descrito e visualize as seguintes abas:
Aba Receber
Nesta aba informe os dados das parcelas que deseja baixar.
Informe a Administradora e o Vencimento Inicial e Final das parcelas que serão baixadas. Para verificar uma parcela específica, digite em Somente Parcela o número da mesma, assim se parcelas diferentes da informada vencerem no mesmo período, não serão listadas.
Clique em Pesquisar para que as parcelas encontradas pelo sistema, de acordo com as informações fornecidas, sejam listadas.
Selecione as parcelas que desejar baixar. Caso alguma esteja com valor incorreto, selecione a mesma e clique no botão Editar Valor para alterar.
Aba Estornar
Nesta aba, estorne a baixa de parcelas. Ao estornar uma baixa, não será possível realizá-la novamente para a mesma parcela.
Para encontrar as parcelas a serem estornadas, informe a Administradora e o número do Contrato e Série ou a data de Pagamento inicial e Final. Clique no botão Pesquisar para que o sistema liste as parcelas encontradas.
Aba Cancelar
Cancele comissões que não serão recebidas ou que foram geradas incorretamente. Para esta rotina, as parcelas deverão estar abertas.
Para encontrar as parcelas a serem canceladas, informe a Administradora e a data de Vencimento inicial e Final das parcelas. Clique no botão Pesquisar para que o sistema liste as parcelas encontradas de acordo com os dados informados.
Aba Resumo Geral
Nesta aba finalize tudo o que foi selecionado em receber, estornar e cancelar.
O Resumo Geral é o total selecionado em cada aba, somando as Comissões a Receber das parcelas selecionadas e diminuindo as Comissões a Estornar. As Comissões a Cancelar são neutras, não influindo no Total Geral a Receber.
Caso seja necessário alterar algo, é possível voltar na aba que desejar para fazer as alterações necessárias.
Se estiver tudo certo, clique no botão Confirmar para que um recibo seja gerado com todas as informações de baixa, estorno e cancelamento que foram marcados até a aba Resumo Geral.
Este recibo tem numeração seqüencial, e poderá ser re-impresso através deste número, portanto a re-impressão será uma cópia exata do recibo impresso aqui. Veja em
Comissões dos Funcionários
Para ilustrar melhor, faremos as três etapas (baixa, estorno, cancelamento) do contrato que vendemos. Ao acessar o menu de baixa, estorno e cancelamento, entraremos na aba Vendedor. O procedimento que iremos ver para o vendedor é o mesmo utilizado para o supervisor e o gerente.
Aba Pagar
Esta aba é o local para fazer a baixa das comissões.
Para baixar as comissões, primeiro devemos localizá-las, para isso informe a Administradora, o Vendedor, o Vencimento Inicial e Final das parcelas que serão baixadas. Para verificar uma parcela específica, informe o número da mesma em Somente Parcela, assim se parcelas diferentes da informada vencerem no mesmo período, não serão listadas.
Selecionando Somente parcelas recebidas pela concessionária, somente serão disponibilizadas para baixa as parcelas que a concessionária já recebeu da
Clique em Pesquisar para que as parcelas encontradas pelo sistema de acordo com as informações fornecidas, sejam listadas.
Selecione as parcelas que desejar baixar. Caso alguma esteja com valor incorreto, selecione a mesma e clique no botão Editar Valor para alterar.
Aba Estornar
Nesta aba é feito o estorno de comissões já baixadas. Atente-se que não será mais possível baixar a parcela após o estorno de uma baixa anterior.
Para encontrar as parcelas a serem estornadas, informe a Administradora, o Vendedor, o número do Contrato e Série ou a data de Pagamento inicial e Final. Clique no botão Pesquisar para que o sistema selecione as parcelas que satisfaçam a pesquisa. No nosso exemplo nenhuma parcela foi encontrada, pois o contrato informado para o vendedor, não teve nenhuma baixa ainda, pois ainda não confirmamos o passo anterior da aba pagar.
Aba Cancelar
Utilize esta aba para cancelar comissões em aberto que não serão mais baixadas.
Para encontrar as parcelas a serem canceladas, informe a Administradora, o Vendedor e a data de Vencimento Inicial e Final das parcelas. Clique no botão Pesquisar para que o sistema liste as parcelas encontradas de acordo com os dados informados.
Selecione as Parcelas que deseja cancelar. Aba Resumo Geral
Depois de selecionar as comissões a pagar, estornar e cancelar entraremos na aba resumo geral que é o local onde todas as informações se encontram.
Em Meta/Prêmio o sistema analisa quantas primeiras parcelas estão sendo baixadas, se este número atingir o indica nas configurações do funcionário em metas/prêmios, o sistema irá calcular o prêmio informado neste cadastro. No nosso exemplo, havíamos configurado uma meta de 15 contratos, como estamos baixando apenas 1, não está sendo calculado o prêmio.
Em Resumo Geral há os totais selecionados em cada aba: o total selecionado a pagar, o total selecionado a estornar e o total a cancelar.
As Comissões a Pagar, somam ao total, as Comissões a Estornar, diminuem e as Comissões a Cancelar não somam nem diminuem, são neutras. Se houver Prêmio por meta, também será somado ao Total Geral a Pagar.
Se estiver tudo certo, clique no botão Confirmar para que um recibo seja gerado com todas as informações de baixa, estorno, cancelamento e prêmio que foram marcados até a aba Resumo Geral.
Este recibo tem numeração seqüencial, e poderá ser re-impresso através deste número, portanto a re-impressão será uma cópia exata do recibo impresso aqui. Veja em
Relatórios – Recibo de Comissão como re-imprimir os recibos.
Antes de clicar no botão Confirmar, em qualquer momento o usuário poderá voltar em quaisquer abas para realizar as alterações que desejar. Somente depois de confirmado isto não será mais possível, neste caso, caso tenha feito algum procedimento incorreto, o usuário deverá Re-abrir as Comissões.
