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Introdução à ISO

19011

AUDITORIAS DA

QUALIDADE

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OBJECTIVOS

No final deste módulo os participantes deverão ser No final deste módulo os participantes deverão ser

capazes de enquadrar o processo de auditoria no capazes de enquadrar o processo de auditoria no

contexto do Sistema

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OBJECTIVOS

No final deste módulo os participantes deverão ser No final deste módulo os participantes deverão ser

capazes de enquadrar o processo de auditoria no capazes de enquadrar o processo de auditoria no

contexto do Sistema

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CONTEÚDO



A Norma NP EN ISO 19011;A Norma NP EN ISO 19011;



Conceito de auditoria;Conceito de auditoria;



Objectivos da auditoria;Objectivos da auditoria;



Tipos de auditorias;Tipos de auditorias;



 Responsabilidades na auditoria;Responsabilidades na auditoria;



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AUDITORIA INTERNA E O REFERÊNCIAL ISO 9001

Assegurar a realização de auditorias internas periódicas para avaliar se o SGQ está:

Conforme com as disposições planeadas, com os

requisitos da norma e os requisitos do SGQ estabelecidos pela organização;

 Implementado e mantido com eficácia.

Programa de Auditorias Procedimento documentado

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NP EN ISO 19011

Norma

Portuguesa

NP EN ISO 19011 2003

Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental

(ISO 19001:2002)

Elaboração: CT 80 (APQ) EDIÇÃO:

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NP EN ISO 19011

Susana Marques 6

LINHAS DE ORIENTAÇÃO PARA AUDITORIAS A SGQ/SGA 1. Campo de aplicação

2. Referências normativas 3. Termos e definições 4. Princípios de auditoria

5. Gestão de um programa de auditorias 6. Actividades da auditoria

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NP EN ISO 19011

Esta norma proporciona orientações para a:

gestão dos programas de auditorias a SGQ/SGA;

condução de auditorias internas ou externas a SGQ/SGA;

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ISO 19011 - CAMPO DE APLICAÇÃO

Aplica-se:

a auditorias a SGQ e/ou SGA;

a outros tipos de auditorias, desde que salvaguardada a competência necessária na equipa auditora;

a auditorias interna (1ª parte) e a auditorias externas (2ª e 3ª parte).

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CONCEITO DE AUDITORIA

Definição, segundo a ISO 19011:

Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objectiva com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos.

 PROCESSO

Conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas e saídas

SISTEMÁTICO

As auditorias requerem planeamento e necessitam de ser conduzidas de forma estruturada.

 INDEPENDENTE

Os auditores não podem auditar uma actividade que eles próprios tenham desempenhado ou na qual têm responsabilidades.

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Critérios da auditoria

Conjunto de políticas,

procedimentos ou requisitos.

Os critérios da auditoria são utilizados como referência em relação à qual as evidências de

auditoria _{são comparadas.}

CONCEITO DE AUDITORIA

Evidências de auditoria

Registos, afirmações factuais ou outra informação, que sejam

verificáveis e relevantes para os critérios da auditoria.

As evidências de auditoria podem ser qualitativas ou quantitativas.

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Constatações da auditoria

Resultados da avaliação das evidências de auditoria de acordo com os critérios da auditoria.

As constatações da auditoria podem tanto a conformidade ou não

conformidade com os critérios da auditoria como oportunidades de melhoria.

CONCEITO DE AUDITORIA

Conclusões da auditoria

Resultados finais de uma auditoria, decididos pela

equipa auditora após ter tido em consideração os objectivos da auditoria e todas as

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EVIDÊNCIA OBJECTIVA

Informação quantitativa ou qualitativa, registos ou

constatação de factos relevantes para a qualidade de um

produto ou serviço, baseada na observação, medida ou

ensaio e que possa ser verificada (exemplo: relatórios,

dados tratados, monitorização, indicadores, registos e

relatórios com feedback dos clientes, relatórios externos,

qualificação

de

fornecedores,

bases

de

dados

informatizadas, etc.).

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Critérios da Auditoria

Ex: ISO 9001, ISO 14001, Manual Qualidade, Procedimentos, etc

PRÁTICAS

DA EMPRESA

Evidências

da auditoria

Ex: Registos, constatações de factos, etc.

Comparação das evidências com os critérios da auditoria

Constatações da auditoria Conclusões da auditoria Conformidade Não Conformidade

CONCEITO DE AUDITORIA

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EVIDÊNCIA OBJECTIVA

“Facto ou Dedução?”

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OBJECTIVOS DA AUDITORIA

 Verificar se as actividades relativas à qualidade e os

resultados associados estão conformes com as disposições previstas;

 Determinar a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade

(SGQ);

 Identificar áreas de melhoria potenciais;  Consolidar a implementação do SGQ;  Satisfazer exigências regulamentares;  Avaliar fornecedores.

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OBJECTIVOS DA AUDITORIA

 Verificar se actividade está suficiente e adequadamente

documentada;

 Verificar se as instruções e informações transmitidas estão a

ser entendidas e postas em prática;

 Verificar se os procedimentos estabelecidos são eficazes.

A avaliação de qualquer actividade compreende sempre três tipos de aspectos:

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QUANTO ÀS ENTIDADES PROMOTORAS Audita e Certifica o Fornecedor FORNECEDOR 1ª Parte Necessidades e interesses próprios Provê confiança FORNECEDOR 2ª Parte Necessidades e Expectativas

Partes envolvidas na avaliação da conformidade

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Auditorias de 1ª Parte

AUDITORIAS INTERNAS _– realizadas por iniciativa da organização com vista a avaliar o seu próprio sistema de gestão da qualidade (podem ser realizadas por auditores externos à organização).

Características específicas:

A frequência de realização é relativamente curta;

As acções correctivas são relativamente rápidas de implementar;

Os seus resultados e a sua análise fazem obrigatoriamente parte da Revisão

do Sistema pela Gestão de Topo.

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Auditorias de 2ª Parte

Auditorias realizadas pelos clientes aos respectivos fornecedores com a finalidade de avaliar o grau de confiança e adequabilidade do Sistema da Qualidade destes.

São realizadas nas seguintes situações:

Em caso de quebra de confiança no fornecedor;

Quando o fornecedor não tem um SGQ certificado ou quando os produtos a

adquirir estão fora do âmbito da certificação;

No âmbito de um fornecimento específico .

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Auditorias de 3ª Parte

Auditorias externas realizadas por uma terceira entidade independente:

Auditorias para efeitos de registo e certificação de

conformidade de acordo com as normas de referência:

 NP EN ISO 9001:2008  NP EN ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007

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Auditorias de 3ª Parte

AUDITORIA DE CONCESSÃO – auditoria realizada para efeitos de concessão

da certificação, na sequência da análise do processo de candidatura.

AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO – auditoria realizada para efeitos da

manutenção da certificação.

AUDITORIA DE EXTENSÃO _– auditoria realizada para efeitos de tornar a certificação extensível a outras áreas ou actividades, anteriormente não abrangidas.

AUDITORIA DE RENOVAÇÃO _– auditoria realizada para efeitos de renovação de certificação.

AUDITORIA DE SEGUIMENTO _– auditoria realizada para avaliar a implementação, adequação e eficácia de acções correctivas decorrentes de auditorias anteriores.

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TIPOS DE AUDITORIA

“Auditorias na CBE”

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Cliente da auditoria

Pessoa ou organização que requer uma auditoria.

O Cliente da auditoria pode ser o auditado ou qualquer outra organização que tenha direito regulamentar ou contratual de requerer uma auditoria.

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA

Quem solicita a auditoria;

Responsável por informar o auditor coordenador sobre o objectivo e âmbito da

auditoria;

Recebe o relatório final da auditoria; Normalmente não participa na auditoria;

Auditorias internas _– Pode ser o representante da gestão para a qualidade; Auditorias de segunda parte _–Pode ser o Director de Compras ou o

Representante da gestão;

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Auditor Coordenador

Pessoa com competência para gerir e liderar uma auditoria.

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA

Necessário designar um coordenador da auditoria quando existe mais

do que um auditor envolvido;

Responsabilidades:

‐Condução geral da equipa auditora; ‐Tomar as decisões finais;

‐Selecção da sua equipa;

‐Preparação da equipa e do plano de auditoria; ‐Ligação com o Cliente e/ou auditado;

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Auditor

Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA

Equipa auditora

Um ou mais auditores que

realizam uma auditoria apoiados, se necessário, nos peritos técnicos.

Um dos auditores da equipa auditora é nomeado auditor coordenador.

A equipa auditora pode incluir auditores em formação

Papel do auditor:

Preparar, executar e reportar a auditoria, de acordo com as

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Perito técnico

Pessoa que possui conhecimento específico ou experiência qualificada para a equipa auditora.

Os conhecimentos e a experiência

qualificada referem-se tanto à organização, processo ou actividade a auditar, à língua ou

à orientação cultural.

Um perito técnico não actua como auditor no âmbito da equipa auditora.

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RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA

Auditado

Organização a ser auditada

Proporcionar o acesso à equipa auditora; Disponibilizar instalações;

Disponibilizar documentos e registos conforme solicitado;

Colaborar com a equipa auditora de forma a garantir a conclusão da

auditoria com sucesso.

Recebe uma cópia do relatório da auditoria;

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TERMOS DE DEFINIÇÕES

AUDITADO NÃO É A PESSOA

SISTEMA PROCESSO PRODUTO REPRESENTANTE DO AUDITADO GERENTE DIRETOR CHEFE

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RESPONSABILIDADE

“Responsabilidades no processo

de auditoria”

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Relacionados com os Auditores

 Conduta ética: Pilar do profissionalismo. - Confiança;

- Integridade,

- Confidencialidade; - Discrição.

Apresentação imparcial: Obrigação de relatar com verdade e rigor.

 Devido cuidado profissional: Aplicação de diligência e de discernimento na auditoria.

PRINCÍPIOS DE AUDITORIA

Susana Marques 31

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Relacionados com a Auditoria

 Independência: base para a imparcialidade da auditoria e para a objectividade das conclusões da auditoria.

Abordagem baseada em evidências: método racional para chegar a conclusões de auditoria fiáveis e reprodutíveis num processo de auditoria sistemático.

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CARACTERÍSTICAS DAS AUDITORIAS

 São legítimas. Se internas, são autorizadas pela Gestão de Topo.

Se externas, são autorizadas pela perspectiva de um contrato/compra, ou pelo próprio contrato;

 Consistem numa avaliação das práticas reais praticadas na

empresa e consequente comparação com os padrões de boas práticas. Não são uma investigação sem método ou objectivo definido;

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 São realizadas por pessoas experientes, bem treinadas e

independentes (sem responsabilidade directa sobre a actividade submetida a auditoria);

 São programadas com antecedência, não devendo ser

efectuadas apenas nas situações de crise;

 São programadas e realizadas com o conhecimento prévio e na

presença das pessoas cujo trabalho é objecto de auditoria. Sem segredos ou surpresas;

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 Os seus resultados e recomendações são

examinados ao nível da Gestão de Topo e acompanhados para se verificar o

cumprimento das acções correctivas;

 Não têm conotação punitiva, mas sim

acção correctiva de aprimoramento;

CARACTERÍSTICAS DAS AUDITORIAS

 Os factos revelados pela auditoria são abordados de forma

franca e discutidos antes do relatório ser elaborado e enviado à Gestão de Topo;